Boligselskabet Domea København. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 27. marts 2012 kl. 17.30 i bestyrelseslokalet beliggende Gadekærvej 32, 2500 Valby. Dagsorden:. 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligselskabet Domea København.... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 3 3.4 Ansøgning fra afd. 35-12 Tingvej om tilskud til vedligeholdelseopg.... 3 3.5 Ny samlet forretningsføreraftale for Boligselskabet Domea København.... 4 3.6 Orientering om sammenlægning af ventelister.... 5 3.7 Driftsbudgetter godkendelse af driftsbudget for afd. 3522... 6 4 Mødeplanlægning... 7 5 Mødeplanlægning... 8 6 Eventuelt... 8 Deltagere fra bestyrelsen: Villy Brejning formand Jens Thestrup, næstformand Holger Juel Hansen Joan Thygesen Søren Nielsen - afbud Knud Johnsen Poul Erhard Nielsen - afbud Leif Devald Preben Stampe Rasmussen Barbara Ehrenberger Uffe Frejdal Nielsen - afbud Øvrige deltagere: Pia Christiansen Domea Jytte Jensen Domea Domea Boligcenter Høje Taastrup, den 1. juni 2012
1 Godkendelse af dagsorden Dagsordene er udsendt og der er ikke efterfølgende kommet tillægsdagsordner. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Beslutning: Dagsorden godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 7. februar 2012. Det indstilles, at referatet godkendes. Beslutning: Referatet blev godkendt af bestyrelsen. 3 Boligselskabet Domea København. 3.1 Orientering fra formanden Formanden berettede om bestyrelsens tur til Stockholm, som var en rigtig god tur, hvor der både var plads til at styrke det sociale netværk i bestyrelsen samt blive inspireret af de bebyggelser der blev præsenteret. Formanden orienterede om byggesagerne: Ragnhildgade kører med et meget snævert budget, der blev holdt 1. spadestik den 28. feb. 2012. Alt går planmæssigt, der holdes byggeudvalgsmøder ca. hver måned fremover. Teglholmen er ikke rigtigt kommet i gang endnu, der bliver første spadestik først i maj. Der bygges også på Rothesgade, plejecenteret Kærbo udvider med serviceareal. Kommunen er bygherre og arbejdet starter op snarest. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen taget til efterretning. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Formanden havde ingen nye informationer. Side 2 af 8
3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Knud Johnsen havde ingen nye informationer. 3.4 Ansøgning fra afd. 35-12 Tingvej om tilskud til vedligeholdelsesopg. Bilag 1 ansøgning fra Tingvej. Ansøgning: Afdeling 35-12 Tingvej søger om økonomisk tilskud på kr. 187.500 inkl. moms til reparationsudgifter på diverse arbejder i afdelingen. Baggrund: Afdelingen har en opfattelse af at være nødlidende. Afdelingen har en høj m2 husleje på ca. 1150 kr. Afdelingen har en sag om skimmelsvamp i badeværelserne på vej til Landsbyggefonden. Det kan være yderst tvivlsomt om LB vil tage del i sagen, da byggeskadefonden i 2010, har afvist sagen pga. manglende vedligeholdelsesanbefalinger ved 1- og 5 års eftersyn. Større uforudsete udgifter: Afdelingen har i 2012 haft øgede udgifter i forbindelse med reparation på varmeanlægget på kr. 31.250. I forbindelse med skybruddet i juli 2011 sank et område af fortovet mellem lyskasserne. I forbindelse med undersøgelserne af skaden, blev det konstateret at der var ulovlig tilslutning til drænrør i samtlige tilslutninger af lyskasserne i alt 5 stk. Et foreløbigt prisoverslag er ca. 15.000 pr. lyskasse i alt skønnet til kr. 93.750. Endeligt til bud indhentes når midler er til rådighed. Endvidere har der være problemer i kælderen med opsivning af vand og olie gennem kældergulvet to steder. Udbedring ved opgravning nedlæggelse af membran m.m. skal dækkes af afdelingen, da forsikringen ikke dækker. Prisoverslag kr. 31.250. Det har efterfølgende vist sig at forsikringens tekniske konsulent har anbefalet ikke at begynde på at reparere denne skade, da det er en forurenet grund huset er bygget på og at det kan risikere at blive en større miljømæssig sag. Hvis problemerne opstår igen må vi tage sagen op. Derudover har der for nogle år siden været problemer med rotter. Der blev konstateret at der var brud på et rør og afdelingen er blevet pålagt at udbedre skaden inden for 3 år. Der burde have været sat penge af til dette, hvilket ikke er sket. Prisoverslag kr. 31.250. Afdelingens økonomi. Afdelingen er i fuld gang med at forbedre deres økonomi, ved at øge henlæggeler og medtage alle relevante poster i DV-planen. De er i 2011 kommet ud med et overskud på 80.000 kr. som dækker tidligere års underskud og hvor resten afvikles i indeværende år. Afdelingen har i de seneste år haft store huslejestigninger med 7-8%, sidst med kun 9 mdr. interval pga. ny skæring. I budgettet for 2012/2013 kommer de endelig ud med en præsentabel stigning på 2,31%. Afdelingens henlæggelser til planlagt vedligehold er pr. 30.6.2011, 399.000 kr. Det anbefales at øge henlæggelserne da det forventede fremtidige årlige forbrug vil være stigende, hvilket medfører, at henlæggelserne på sigt ikke vil være tilstrækkelige. Side 3 af 8
Dog skal det oplyses at afdelingen, som ovenfor nævnt, har en ukendt udgift til renovering af badeværelser, pga. skimmelsvamp, som afdelingen ikke kan føle sig sikre på at få tilskud til fra LB. Konklusion. Afdelingen søger om tilskud på 187.500 kr. til dækning af disse uforudsete udgifter. Jf. ovenstående må denne ansøgning reduceret til kr. 156.250, som følge af, at skaden på kældergulvet ikke skal repareres. I lyset af den stramme økonomi i afdelingen vil det være svært for afdelingen selv at løfte byrden uden igen at skulle forhøje huslejen yderligere. Det indstilles at organisationsbestyrelsen drøfter ovenstående og træffer beslutning på baggrund af beskrivelsen. Beslutning: Bestyrelsen besluttede, at kr. 156.250 bevilges afdelingen, under forudsætning af, at den løbende snak om udtræden af Domea København ophører. Beløbet blev bevilget som et rente- og afdragsfrit lån i 3 år, hvorefter bestyrelsen vil vurdere om lånet skal tilbagebetales. Bemærkning: I forbindelse med beslutningen har Domea undersøgt muligheden for at opnå midler til forbedringer af afdelingen i Landsbyggefonden og det har vist sig, at afdelingen ikke umiddelbart opfylder kriterierne for tildeling af Landsbyggefondsmidler. 3.5 Ny samlet forretningsføreraftale for Boligselskabet Domea København. Bilag 2 Ydelseskatalog for bolig og ejendomsadministration. Bilag 3 Ydelseskatalog, prisliste og tilvalg. Bilag 4 Udkast til ny samlet forretningsføreraftale. Efter fusionen er det nødvendigt at udfærdige en ny samlet forretningsføreraftale for Boligselskabet Domea København. Udkastet til den nye forretningsføreraftale er dannet på baggrund af Domeas gældende ydelseskatalog, prisliste og tilvalgskatalog af 2012. Udkastets samlede administrationsbidrag udgør 4.306.430 kr. incl. afdelingernes kendte tilvalgsydelser. I forhold til de tidligere selskabers forretningsføreraftaler, er der sket ændringer i måden, som den samlede forretningsføreraftale sammensættes på. På mødet vil regionschef Pia Christiansen gennemgå ydelseskatalogerne, administrationsbidragets prissætning og mulighederne for tilvalg. At der træffes beslutning om ny samlet forretningsføreraftale, på baggrund af Pia Christiansens gennemgang. Beslutning: Der blev indgået ny forretningsføreraftale for Boligselskabet Domea København. Der blev valgt fuld pakke, samt begge tilvalgspakker. Side 4 af 8
Det blev aftalt, at der herudover udfærdiges en allonge til forretningsføreraftalen som beskriver ændringen i betalingen i forbindelse med nedrivning af Københavns Ældre boligselskab samt opførelse af ny afdeling. 3.6 Orientering om sammenlægning af ventelister. Som en følge af fusionen skal de gamle selskabers ventelister nu sammenlægges, således at der ventelisterne følger de normale regler for opskrivning på ventelisten til Boligselskabet Domea København. Det betyder, at der fremover vil være 2 former for ventelister, sådan som man altid har kendt systemet: 1. Én intern venteliste til boligselskabet. Beboere i afdelingen har fortrinsret til ledige boliger. Herefter kommer andre beboere i boligselskabet. 2. Én ekstern venteliste til Domea København. Intern venteliste til den afdeling man bor i. Der sker ikke nogen ændringer for dem som er skrevet op på intern venteliste til den afdeling man bor i. Disse ventelister bliver blot opdateret med nyt afdelingsnummer. Konsekvenser ved sammenlægningen af interne ventelister til afdelingen. For dem som står på den interne venteliste til lejligheder i den afdeling man bor, sker der ingen ændringer. Man bevarer sin plads på ventelisten. Intern venteliste til hele boligselskabet. Alle der er skrevet op til Amagerbo, BSB København, Kærbo og Københavns Ældreboligselskab på interne ventelister, vil blive overført til en samlet venteliste, med den opskrivnings anciennitet, som man havde på de gamle ventelister. Konsekvenser ved sammenlægning af interne ventelister til boligselskabet. Dem som har stået på interne ventelister til de 4 gamle selskaber, vil blive overflyttet til én samlet venteliste, med den opskrivnings anciennitet man havde. Det kan betyde, at nogen bliver rykket ned på ventelisten, fordi andre har en bedre anciennitet. Fordelen er, at der nu er mange flere boliger som der kan søge på i boligselskabet, så det vil formentlig være ganske få, der oplever at de må vente længere på en ny lejlighed i selskabet. Ekstern venteliste til Domea København. Alle som er skrevet op til Amagerbo, BSB København og Kærbo på eksterne venteliste, vil bliver overført til en samlet ekstern venteliste, igen med den opskrivningsanciennitet, som man havde på de gamle ventelister. For Københavns ældreboligselskab vil det være lidt anderledes. Ventelisten til KÆB er suspenderet / nedlagt, da man overgik til udlejning på midlertidige kontrakter, fra den 1. april 2011. Der kan forsat opskrives på en venteliste, men opskrivningen er gratis, idet der er tale om tidsbegrænset lejemål. Endvidere er denne venteliste udelukkende til Peder Lykke. Ligeledes er der lukket for opskrivning på intern venteliste til Peder Lykke eller boligselskabet for de lejere som er flyttet ind efter 1. april 2011. Side 5 af 8
Den interne venteliste, som indeholder opskrivning af personer som hele tiden har boet i Peder Lykke, eksisterer fortsat og den vil blive sammenlagt med de øvrige gamle selskabers interne ventelister. Konsekvenser ved sammenlægning af eksterne ventelister. Ventelisterne vil blive samlet til en venteliste, igen med udgangspunkt i opskrivningsdatoen. Nogen personer har stået opskrevet på to eller alle tre eksterne ventelister. Disse personer vil får et brev for hvert nummer som de har haft på de gamle ventelister. Domea skal have tilbagemelding om, hvilket nummer som vedkommende ønsker bevaret og som vedkommende fremover vil være opskrevet på. Mange vil opleve en stor fordel ved sammenlægning af ventelisterne, da der vil være mange flere lejligheder og adresser at søge på. Modsat vil der være nogle få, som vil opleve at deres anciennitet til en bestemt adresse / lejlighed forringes, da andre med ældre anciennitet, er kommet ind på listen. Dette kan desværre ikke være anderledes, da regler om opskrivning og tildeling af lejemål, skal følge de lovgivningsmæssige regler. Over tid vil denne ulempe dog forsvinde, i takt med at der tildeles lejligheder, således at ventelisten finder sit nye leje. Hvornår sker sammenlægningen. Aktuelt arbejdes der på sammenlægningen af listerne. Alle der er opført på de forskellige lister, vil få tilsendt brev med oplysninger og forklaringer. Det forventes at arbejdet er færdigt i slutningen af april måned. Suspension af ventelisten i forbindelse med genhusning af Peder Lykke. Som bekendt skal der genhuses ca. 200 lejemål i løbet af 1½ til 2 år. Der vil fortrinsvis blive tale om genhusning i 1 til 2 værelses lejligheder. Domea København har ikke selv nogen brugbare 1 værelses lejligheder, men en del 2 værelses lejligheder som bestemt kan og skal anvendes til genhusning. Ud over det som Domea København selv kan anvise til genhusning, så vil andre selskaber under Domea hjælpe med genhusningen. Derudover bliver det også nødvendigt, at bede om hjælp til genhusningen hos andre store boligorganisationer og Københavns kommune. Det betyder, at alle anvendelige ledige lejemål, først bliver tilbudt til genhusning, før de udbydes på den interne eller eksterne venteliste. At orienteringen tages til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning de ønskede dog ikke at beboerne i KBH ÆB, Peder Lykke centret fik brev fra Domea. 3.7 Driftsbudgetter godkendelse af driftsbudget for afd. 3522 Bilag 5 - fremsendes efter den 22. marts. Godkendelse af driftsbudget for Peder Lykke afd. 3522. Side 6 af 8
Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Driftsbudgetter for perioden 1. juli 2012 30. juni 2013 blev forelagt og godkendt på mødet den 13. december 2011 dog undtaget driftsbudgettet for Peder Lykke, idet afdelingen har haft en anden kutyme for tidsterminer for afdelings godkendelse af det kommende års driftsbudget. Peder Lykke har altid holdt afdelingsmøde om dette i 4. måned før nyt budgetår. Der afholdes afdelingsmøde med vedtagelse af budget den 20. marts 2012. Domea har følgende kommentarer til budgettet: Generelt: Peder Lykke har en god og solid økonomi. I de kommende år vil budgetterne blive tilrettelagt således, at alle nødvendige planlagte og ikke planlagte vedligeholdelsesopgaver kan udføres, men der spares ikke op til nye aktiviteter. Det fremlagte budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 16.329.000 og indebærer en lejeregulering på 0 % pr. 1. juli 2012. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 20. marts 2012. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at lejeindtægten for boligerne er nedsat med 144.000 kr. Årsagen til dette skyldes, at lejen for 60 boliger er nedsat med 200 kr. månedlig. Kompensationen gives til de 4 yderlejligheder på hver etage. Disse lejligheder har en meget kold ydervæg, idet gavlen på huset overhoved ikke er isoleret. Derfor har disse lejligheder et noget større varmetab og der er ingen varmekilde i badeværelset som vender ud mod gavlen. Indtil 2009 var der fælles el-afregning for hele huset, og derved blev yderlejlighedernes større forbrug, udlignet på alle lejemål. Efter der er opsat individuelle elmåle, kan der ikke kompenseres for det større forbrug på denne måde. Det er indiskutabelt at yderlejlighederne har et væsentlig større varme- og el forbrug, p.g.a. de nævnte forhold, og den kompensation der lovmæssigt kan gives på fordeling af varmeforbruget, dække ikke nær det merforbrug der er. I årene har det jævnligt været drøftet hvilke muligheder der var for at kompensere for dette og den eneste mulige løsning har vist sig at være en nedsættelse af huslejen i de berørte lejemål. At bestyrelsen godkender afdelingens driftsbudget for kommende regnskabsår. Leif Devald, bestyrelsesmedlem i KÆB orienterede om driftsbudgettet og den nedsatte leje til ydrelejlighederne. Beslutning: Bestyrelsen godkendte driftsbudgettet. 4 Mødeplanlægning På mødet den 7. februar 2012, blev der aftalt møder i december og marts. Der blev ikke fastsat mødedatoer, da administrationen skulle fremkomme med forslag. Administrationen foreslår at der afholdes organisations- og repræsentantskabsmøder den 12. december 2012, hvor hovedtemaet er godkendelse af regnskaber. Side 7 af 8
Endvidere foreslår administrationen, at der afholdes organisationsbestyrelsesmøde den 20. marts 2013 hvor hovedtemaet er godkendelse af budgetter. Administrationen foreslår også, at der allerede nu fastsættes mødested på de to nævnte møder. At der træffes beslutning om mødedatoer og mødested for møderne i december 2012 og marts 2013. Beslutning: Der blev aftalt følgende mødedatoer frem til marts 2013 05.09.2012 - Organisationsbestyrelsesmøde, Tivoli 12.12.2012 - Organisations- og repræsentantskabsmøde, Domea Godkendelse af regnskaber 20.03.2013 - Organisationsbestyrelsesmøde, sted aftales Godkendelse af budgetter 5 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i. 25. april 2012 Temamøde vedr. indførelse af driftscentre. Der er ikke fastsat mødested til dette møde. At bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og at mødested fastlægges. 6 Eventuelt Der var intet til eventuelt. Villy Brejning Formand Jytte Jensen Referent. Side 8 af 8