NETOP netværk for oplysning Kommunikationsstrategi for lokalforeninger - 2011 Martin T. Hansen 1
Intro NETOPs medlemsforeninger er meget forskellige og har meget forskellige måder at kommunikere på. Som udgangspunkt har NETOPs landsorganisation ikke nogen ambitioner om at bestemme over lokalforeningernes kommunikation. NETOP respekterer forskelligheden. Derfor giver det ikke mening at lave en traditionel kommunikationsstrategi for lokalforeningerne. Det er op til den enkelte forening at lave dens egen strategi. Det betyder dog ikke, at landsorganisationen ikke har en holdning til, hvordan lokalforeninger bør kommunikere. Holdningen er tværtimod helt klar: Lokalforeningerne skal tage aktiv stilling til deres kommunikation! Som en udløber af NETOPs egen kommunikationsstrategi er det også en ambition, at alle lokalforeninger lever op til en række målsætninger. Blot er målsætningerne for lokalforeningerne overordnede retningslinjer i forhold til landsforbundets meget specifikke målsætninger. NETOPs kommunikationsstrategi for lokalforeningerne består derfor af nogle overordnede kommunikationsmål samt planer for, hvordan NETOP kan hjælpe foreningerne med at nå disse mål. Men i sidste ende er det helt op til foreningerne selv at arbejde for at nå målene. Overordnet strategi Som defineret ovenfor har den overordnede strategi to ben: Overordnede kommunikationsmål for foreningerne Serviceydelser til at opnå målene Kommunikationsmål De overordnede kommunikationsmål tager udgangspunkt afsæt i NETOPs tre værdier: Kvalitet Samarbejde Nytænkning Af hensyn til lokalforeningernes lokale prioriteringer skal kommunikationsmålene give plads til lokal fortolkning. Derfor lægges der ikke mere i målene end at de på en eller anden måde skal signalere et eller flere af de tre værdier. Og først og fremmest skal foreningerne og dermed deres kommunikation have kvalitet. Hvad der mere præcist lægges i begrebet kvalitet er nærmere beskrevet i nedenstående idealforening. NETOP har lavet en beskrivelse af den ideelt kommunikerende lokalforening. Dette ideal danner grundlag for NETOPs serviceydelser. Den ideelt kommunikerende lokalforening Den ideelt kommunikerende forening fremstår helstøbt og ensartet i sin kommunikation. Den har en rød tråd igennem al sin kommunikation med omverdenen. En del af denne røde tråd er kvalitet. Med kvalitet menes overordnet, at kommunikationen: 2
er målrettet til den pågældende modtager, indeholder korrekte og opdaterede informationerne, ikke indeholder stavefejl, forkert tegnsætning og lignende, at informationer udsendes rettidigt, bruger illustrationer på en god måde (god kvalitet i både indhold og udseende), er lavet i et sammenhængende, ensartet og genkendeligt design, sender de rigtige signaler (der er bestemt af foreningen), og i øvrigt foregår af forskellige relevante kanaler (kataloger, flyers, annoncer, lokalaviser, messer, udstillinger mm.) Eksempel NETOP Frederiksberg har en hjemmeside, udsender et kursuskatalog og skriver både breve og mails til sine deltagere og medlemmer. Foreningen har et fast design, der går igen i alle disse ting, så både hjemmesiden, kataloget, mails og brevpapir fremstår ensartet. Til at styre dette har NETOP Frederiksberg lavet en lille manual. Den beskriver, hvordan de har besluttet sig for, foreningen skal fremstå. De har for eksempel taget stilling til, hvilket logo, de altid bruger. Ud fra logoet har de valgt nogle farver, de primært benytter. Desuden har de besluttet, at evt. billeder altid skal indeholde mennesker helst taget tæt på (dette gælder dog ikke for deres billedgalleri på hjemmesiden). De har også beskrevet, hvordan de skriver. De vil gerne fremstå som en personlig og nærværende forening, og derfor skriver de altid du til deres modtagere og er meget påpasselige med at bruge ord, som andre måske ikke kender (fx fagtermer fra fagene). Og de sørger altid for at kontrollere, at der ikke er fejl i tekster både breve og på hjemmesiden. De har en beskrivelse af, hvornår nye deltagere skal modtage bekræftelse på deres tilmeldinger og hvad der bør stå i disse af relevante oplysninger. NETOP Frederiksberg er også aktive i forhold til lokalpressen. De har et godt forhold til specifikke journalister, som de med mellemrum er i kontakt med. Det betyder, at de får omtale af relevante nye tiltag. Alt i alt har NETOP Frederiksberg en meget ensartet kommunikation, der byder medlemmer og deltagere varmt velkommen og viser, at foreningen har styr på tingene. Som skrevet er dette blot et eksempel. Der findes andre måder at sikre kvalitet i kommunikationen på. Blot opfordres foreningerne til aktivt at tage stilling til, hvordan de vil kommunikere. 3
Serviceydelser Serviceydelserne tager naturligt afsæt i de kommunikationsmidler, som størstedelen af foreningerne i forvejen benytter. Alle serviceydelserne skal beskrives under et særskilt kommunikationsområde på www.netoplysning.dk. Desuden skal udvalgte, relevante ydelser med mellemrum have særlig omtale i NETOPnyt og Infomail og evt. på forsiden af www.netoplysning.dk, så det sikres, at medlemmerne husker dem. Kursuskatalog NETOP vil stille en række ydelser til rådighed for, at foreningerne kan lave kursuskataloger, der lever op til de ovennævnte kvalitetskrav. Det drejer sig om løbende rådgivning og regelmæssige, relevante kurser i forhold til at skrive til og layoute kataloger. Hertil kommer, at vi skal hjælpe foreningerne med at stramme layoutet op, så katalogerne fremstår mere professionelle i de foreninger hvor det er ønskværdigt. Dette sikres ved at tilbyde en god og målrettet skabelon. Samtidig er skabeloner også en administrativ hjælp til de foreninger, der i forvejen har gode kataloger. Skabelonen skal laves i et pc-program, der kan tilgås af størstedelen af foreningerne hvilket reelt set begrænses til Word. I tilknytning til skabelonen tilbydes rådgivning og evt. kurser, hvis det skønnes nødvendigt. I forlængelse af hjælpen til kursuskataloger er tilbuddet om at deltage i NETOPs aftale om udsendelse af adresseløse forsendelser i samarbejde med bl.a. Post Danmark. Skabelonen kan laves i huset og kræver ikke eksterne ressourcer. Den kræver et forbrug af 25 arbejdstimer. Der sigtes mod at opdatere skabelonen en gang om året op til fabrikation af kursuskatalog til udsendelse i august/september. Altså skal skabelonen ligge klar til landsmødet 2011. Postaftalen eksisterer og er allerede indarbejdet i rutinerne over året. Hjemmesider Et stigende antal kurser formidles og handles via Internettet. NETOP søger, at tilbyde et hjemmesidesystem, der hjælper foreningerne med at markedsføre sig på nettet. Systemet, NETOPweb, er udviklet med to hovedformål: at det skal være let at administrere for mennesker uden speciel stor viden om IT og det skal præsentere foreningen og dens tilbud på en konkurrencedygtig måde. NETOPweb udvikles løbende med disse formål for øje. NETOP udbyder løbende rådgivning og kurser i brugen af NETOPweb. NETOPweb er allerede et system, der benyttes af en stor del af NETOPs foreninger. Den store udbredelse har medført øgede krav fra brugerne, og der skal nu laves faste rammer for den løbende udvikling. For 4
eksempel er et begreb som søgemaskineoptimering blevet et stort fokuspunkt. Derfor skal der ud over løbende fejlrettelser ske en årlig funktionsopdatering hvilket fremover skal indregnes i driftsbudgettet. Det undersøges (pr. januar 2011) om der med fordel kan udvikles i samarbejde med LOF. Billeddatabase Som et led i at opgradere al kommunikation fra foreningerne, oprettes en billeddatabase, som kan benyttes til både trykt og elektronisk materiale. DOFO indeholder allerede en oplagt mulighed for et online billedgalleri til brug ved markedsføring af kurser på nettet. Sideløbende skal der laves et tilsvarende galleri til trykte materialer (herunder kursuskataloger). Billeddatabasen er allerede teknisk set tænkt ind i både DOFO og i oplægget til et intranet for NETOPs (se Handlingsplaner for kommunikation). Derfor tilbagestår blot at skaffe selve billederne. Billeddatabasen bør koordineres med katalogskabelonen, således at disse kan supplere hinanden. Derfor skal billederne kunne distribueres (uagtet at intranettet ikke er lavet færdigt) i maj 2011. Aftenskole.dk En kursusportal har flere formål. I denne sammenhæng (i forhold til foreningerne) skal den sælge kurser, tiltrække trafik til foreningernes hjemmesider og hjælpe til med at søgemaskineoptimere disse hjemmesider. Aftenskole.dk er grundigere beskrevet i Handlingsplaner for kommunikation, hvor også budget mm. er anslået (og godkendt af styrelsen). Forskellige kursusportaler Der eksisterer en række forskellige kursusportaler i Danmark. Disse gør, at vores foreningers tilbud når ud til en større målgruppe, og de hjælper til med at søgemaskineoptimere foreningernes hjemmesider. I øjeblikket har vi alle vores DOFO-foreningers kurser på Findkurser.dk, der er et samarbejde imellem NETOP, DOF og LOF og er administreret udelukkende af DOF som et gratis tilbud uden egentlig indflydelse fra NETOP. Desuden har flere af vores foreninger deres kurser på Aftenskole.nu, der er en portal finansieret af deltagende kommuner. Denne portal er dermed gratis for NETOP, men NETOP har heller ikke reel indflydelse på den. NETOP har tillige indgået en aftale med Kultunaut.dk, der sikrer, at alle NETOP-kurser i DOFO automatisk kommer på Kultunaut.dk og dermed også på en lang række kommunale og lokale kursusoversigter. Aftalen med Kultunaut.dk koster 700,- om måneden. 5
Herudover skal der på hjemmesiden informeres om, hvordan man udnytter muligheden for at komme på de ovennævnte portaler. Denne information kan også bringes evt. i forkortet form med mellemrum i NETOPnyt. Annoncering NETOP rådgiver og afholder løbende kurser i layout og markedsføring bl.a. som en del af lederuddannelsen. Det vurderes med mellemrum, om der skal udbydes kurser fx ifm. Workshopdag eller Landsmøde. Desuden laves en skabelon, der hænger sammen med skabelonen for kursusprogram. Skabelonen skal være klar samtidig med programskabelonen (landsmødet 2011). Den antages at kunne laves internt på omkring 5 timer. Presse NETOP rådgiver og afholder løbende kurser i pressearbejde bl.a. som en del af lederuddannelsen. På www.netoplysning.dk findes endvidere vejledning til og en skabelon for pressemeddelelser. I forbindelse med opdatering af www.netoplysning.dk udbygges siden om presse også. Det vurderes med mellemrum, om der skal udbydes kurser fx ifm. Workshopdag eller Landsmøde. Sociale medier Facebook er blevet en ny, effektiv platform for markedsføring og kommunikation. NETOP tilbyder vejledning i at oprette lokalforeningen på Facebook, samt rådgivning i at vedligeholde og overvåge denne tilstedeværelse. Det foregår dels ved skriftlig beskrivelse i NETOPnyt og på www.netoplysning.dk, dels ved personlige kurser over telefon. Det skriftlige materiale er stort set udarbejdet i skrivende stund. De personlige kurser køres ad hoc men vurderes ikke at trække unødigt meget på ressourcerne. 6