Hovedudvalget Møde nr. : 12/05 Sted : Rådsalen, Grenaa Dato : 16.08.2012 Start kl. : 13:00 Slut kl. : 16:00 BESLUTNINGSREFERAT Medlemmer (Ledelse) Deltog Medlemmer (Medarbejdere) Deltog Jesper Kaas Schmidt (Formand) X Ole Andersen (3F) X Eva Iversen X Laila Christensen (AR) (Arbejdsmiljø) X Kenneth Koed Nielsen X Anette Elsborg (HK) X Finn Mikkelsen Afbud Jytte Skiffard (HK) X Hanne Nielsen X Karin Mathiesen (FOA) Suppl Lotta Sandsgaard X Ellen Christensen (FOA) (Næstformand) X Kim Bruun Nielsen X Vibeke Binnerup (DSR) X Søs Fuglsang x Michael Aagaard Laursen (DLF) X Tinne Christiansen (BUPL) X Kirsten Højgaard (DS) X Inge Kusk (SL) X Carsten Willadsen (AC) X Kennet Hansen (AR) (Arbejdsmiljø) X Anni Hovmann Nielsen er suppleant for Karin Mathiesen Medarbejdersiden holder formøde fra kl. 10.00 Norddjurs Kommune
Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra møde d. 24. maj 2012... 1 2. Orientering vedr. budgetopfølgningerne og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold... 2 3. Budget 2013... 3 4. Arbejdsmiljø... 4 5. Ny personalepolitik... 7 6. Informationssikkerhedspolitik... 8 7. Orientering fra ledelsen... 10 8. Orientering fra medarbejderne... 11 9. Information og kommunikation... 12 Norddjurs Kommune
1. Godkendelse af referat fra møde d. 24. maj 2012 Formanden indstiller, at referatet godkendes. Referatet blev godkendt 1
2. Orientering vedr. budgetopfølgningerne og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Det fremgår af MED-aftalen, at hovedudvalget skal orienteres om budgetopfølgningerne. Der foretages to store årlige budgetopfølgninger pr. 1. april og 1. november. Endvidere udarbejdes der halvårsregnskab pr. 1. august. Budgetopfølgningerne og halvårsregnskabet forelægges kommunalbestyrelsen til behandling. Derudover foretages månedlige budgetopfølgninger på de enkelte udvalgsområder. Der henvises til fagudvalgenes behandling af budgetopfølgningerne. Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Formanden orienterede om de seneste budgetopfølgninger og samlet set viser den, at vi overholder budgettet for 2012. Der skal være et stort fokus alle steder i organisationen på, at overholde budgettet. Orienteringen blev taget til efterretning. 2
3. Budget 2013 Formanden orienterer om status på budget på 2013, herunder budgetprocessen samt hovedpunkterne fra kommunalbestyrelsens temadag d. 9. august 2012. Der henvises herudover til økonomiudvalgets møde d. 7. august 2012. Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning Formanden orienterede om det tekniske budget som er fremlagt. Budgettet viser, at der er en strukturel ubalance. Såfremt kassebeholdningen skal være på 80 mio. kr. og der skal være et anlægsniveau på 65 mio. kr. de kommende år, vil det kræve en besparelse på 12 mio. kr. i 2012 og 36 mio. kr. i 2014. Formanden informerede derudover om budgetprocessen. Økonomiudvalget indstiller d. 29. august 2012 budgettet til 1. behandling i kommunalbestyrelsen- Hovedudvalget orienteres om budgettet d. 30. August 2012. 1. behandling i kommunalbestyrelsen finder sted d. 4. september 2012. 2. Behandling d. 9. Oktober 2012. Derudover afholdes borgermøder d. 5. september i Ørum, 6. september i Auning og 10. september i Grenaa. Formanden pointerede vigtigheden af at områdeudvalgene planlægger møder i høringsperioden med henblik på udarbejdelse af eventuelle høringssvar. 3
4. Arbejdsmiljø I henhold til MED-aftalen planlægger, leder og koordinerer hovedudvalget det overordnede arbejdsmiljøarbejde. Hovedudvalget afholder fast den lovpligtige årlige arbejdsmiljødrøftelse på det ordinære møde i tredje kvartal, hvor der samles op på arbejdsmiljørapporter fra områdeudvalgene og uddeles en arbejdsmiljøsmiley for det samlede arbejdsmiljø i Norddjurs Kommune. Derudover behandler hovedudvalget kvartalsvise sygefraværs- og arbejdsskadestatistikker../. Fraværsstatistikken for perioden 1. januar 2012 30. juni 2012 vedlægges som bilag../. Arbejdsskadestatistikken for perioden 1. januar 30. juni 2012 vedlægges som bilag. I forhold til arbejdsskader kan der i andet kvartal 2012 konstateres et fald i såvel skader som sygedage sammenlignet med andet kvartal 2011. Der henvises til opsummeringen på side 1 i arbejdsskadestatistikken. Hovedudvalget har modtaget arbejdsmiljørapporter fra områdeudvalgene med henblik på afholdelse af den årlige arbejdsmiljødrøftelse. De enkelte arbejdsmiljørapporter præsenteres på mødet af medlemmer fra det pågældende områdeudvalg../. Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for administrationen vedlægges som bilag./. Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for Voksen- og pleje vedlægges som bilag./. Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for Børn- og unge vedlægges som bilag./. Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for Kultur- og udvikling vedlægges som bilag./. Arbejdsmiljørapport fra Entreprenørgården vedlægges som bilag Med udgangspunkt i arbejdsmiljørapporterne identificerer hovedudvalget eventuelle temaer, som de supplerende arbejdsmiljøuddannelser skal adressere i det kommende år. Der udbydes supplerende arbejdsmiljøkurser d. 26. oktober 2012 og d. 12. november 2012. 4
Formanden indstiller, at punktet drøftes, at hovedudvalget identificerer emner til de supplerende arbejdsmiljøkurser og at der gives en arbejdsmiljøsmiley. Hovedudvalget drøftede punktet Formanden indledte med at sige, at det er vigtigt, at vi har en arbejdsmiljøorganisation, der kan løse de arbejdsmiljømæssige udfordringer. Det er derfor vigtigt, at der er åbenhed og gennemsigtighed på arbejdsmiljøområdet. Det er den årlige arbejdsmiljødrøftelse i hovedudvalget et udtryk for. Sygefraværet og arbejdsskaderne er faldende for andet kvartal i træk. Hovedudvalget glæder sig over, at det forøgede fokus på forebyggelse og håndtering af bl.a. sygefraværet ser ud til at have en positiv effekt. Der er dog enighed om et fortsat fokus er meget vigtigt, og at der er tale om et permanent fokus, ikke blot en midlertidig indsats. De enkelte arbejdsmiljørapporter blev gennemgået af repræsentanterne fra de pågældende områdeudvalg. Arbejdsmiljørapporterne peger på, at det fysiske arbejdsmiljø er under pres flere steder, bl.a. pga. nedslidte bygninger og inventar. Det er en løbende proces, at arbejde med at forbedre arbejdsmiljøet. I 2012 har bl.a. de fysiske rammer været et tema i budgetseminarerne ligesom der på en række områder arbejdes med investeringsplaner for bygningsrenoveringer. Formanden informerede også hovedudvalget om at han fremsender arbejdsmiljørapporterne til kommunalbestyrelsen. Derudover ønskede hovedudvalget at fremhæve følgende temaer under det psykiske arbejdsmiljø: IT-problemer, har påvirket det psykiske arbejdsmiljø i det forløbne år, nedbrud medfører ophobning af opgaver med frustrationer til følge. Derudover påpegede hovedudvalget at nye strukturer, omorganiseringer og deraf manglende ro giver en række psykiske udfordringer. Medarbejdersiden lagde vægt på vigtigheden af efteruddannelse for at kunne løse nye opgaver i forbindelse med større ændringer. 5
På baggrund af arbejdsmiljørapporterne udpegede hovedudvalget følgende emner til det kommende års supplerende arbejdsmiljøuddannelser: Håndtering og forebyggelse af sygefravær Relationer hvordan taler vi med hinanden og om hinanden? Relationen mellem medarbejder og borger den svære borger, nye krav til medarbejderne. Der var enighed om, at der hvor TR, AMR og leder kunne komme på uddannelse sammen ville der være gode muligheder for at få skabt gode samarbejdsvilkår og det derfor skulle tilstræbes at tilrettelægge uddannelsesforløbene således. I forhold til den generelle værdi af arbejdsmiljørapporterne drøftedes det at udvide rapporterne, således at det ikke alene er en opsamling af de ting, der er udfordringer med, men også de ting, der går godt. Samt at arbejde på at sikre et mere ensartet materiale. Det blev aftalt at der vil blive arbejdet videre med dette og det vil blive taget med på et kommende hovedudvalgsmøde. Hovedudvalget giver det samlede arbejdsmiljø i Norddjurs Kommune følgende smiley Med bemærkningen: Der er fortsat en række opmærksomhedspunkter, men vi er på rette vej. 6
5. Ny personalepolitik Arbejdsgruppen for revideringen af personalepolitikken har udarbejdet en endelig udgave til et samlet materiale til den nye personalepolitik bestående af: overordnet personalepolitik retningslinjer for befordringsgodtgørelse retningslinjer for markering af mærkedage retningslinjer for ekstraordinær frihed retningslinjer for gennemførelse af sygefraværssamtaler retningslinjer for tryghed i ansættelsen retningslinjer for beskæftigelse af nært beslægtede retningslinjer for stillingsskift mellem aftaleenheder retningslinjer for ekstraordinær tjenestefrihed./. Materialerne vedlægges som samlet bilag. I forhold til den videre proces skal den nye personalepolitik godkendes i økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen. Herefter skal der tages stilling til layout, form og ikke mindst hvordan politikken udbredes til hele organisationen. Formanden indstiller, at den nye personalepolitik godkendes og at den videre proces, herunder markedsføring, drøftes. Personalepolitikken blev godkendt og sendes til endelig godkendelse i kommunalbestyrelsen. I forhold til markedsføringen af politikken blev det besluttet, at samle hele MED-systemet og præsentere både den nye personalepolitik og den nye MED-aftale. Derudover skal der tænkes i formidling og hvordan personalepolitikken kommer ud i organisationen. 7
6. Informationssikkerhedspolitik Af kommunalbestyrelsens (sammenlægningsudvalget) vedtagne overordnede sikkerhedspolitik for Norddjurs Kommune fremgår det bl.a. at der skal etableres et IT-sikkerhedsudvalg som med reference til den sikkerhedsansvarlige har ansvaret for at sikre, at målsætningen for sikkerhedspolitikken bliver opfyldt. På denne baggrund blev der i 2010 nedsat en IT-sikkerhedsgruppe med repræsentation fra hvert direktørområde Formålet med informationssikkerhedspolitikken er at beskytte informationer og systemer uafhængigt af hvor disse findes. Informationssikkerhedspolitikken skal bl.a. tilgodese følgende behov: Informationer og IT-services skal være tilgængelige, når de personer, som er autoriseret til at benytte dem, har behov herfor, Informationerne er korrekte og systemerne fungerer korrekt, Følsomme og fortrolige informationer beskyttes, så de forbliver fortrolige for alle, der ikke har ret til at kende dem. Den nuværende overordnede IT-sikkerhedspolitik byggede på den danske standard DS484. Da denne standard ikke længere vedligeholdes tager det vedlagte udarbejdede forslag til ny informationssikkerhedspolitik udgangspunkt i den internationale IT-sikkerhedsstandard ISO 27001/27002../. Regelsæt for informationssikkerhedspolitikken vedlagt som bilag./. Procedurer/Vejledninger til informationssikkerhedspolitikken vedlagt som bilag Direktionen har behandlet punktet d. 25. januar 2012 og besluttet, at informationssikkerhedspolitikken skal sendes i høring i alle MED-udvalg På mødet d. 9. februar 2012 behandlede hovedudvalget forslag til informationssikkerhedspolitik for Norddjurs Kommune og det blev besluttet at afvente høringssvar fra lokaludvalg og områdeudvalg før en endelig behandling af materialet. Hovedudvalget har modtaget nedenstående materiale fra områdeudvalgene. 8
./ Høringssvar fra områdeudvalget for administrationen vedlægges som bilag. Formanden indstiller, at punktet drøftes og at der udarbejdes et høringssvar fra hovedudvalget. Hovedudvalget støtter de forslag, de har modtaget fra områdeudvalget og ønsker sig derudover en udgave, der er let læselig og effektivt kan kommunikere det helt basale indhold ud til alle i Norddjurs Kommune. 9
7. Orientering fra ledelsen Formanden orienterede om at MED-aftalen nu er forhandlet færdig og at forhandlingsorganet mødes d. 21. august for at underskrive aftalen. Herefter offentliggøres aftalen, således at den kan træde i kraft pr. 1. september 2012. Der vil efterfølgende blive arbejdet på at få lavet et flot layout og få trykt aftalen, så den kan distribueres til hele organisationen. Det forventes, at der vil blive nedsat en arbejdsgruppe til dette formål. Konsekvenserne af den nye rygelov vil blive afdækket og der tilføjes en henvisning til rygeloven i personalepolitikken. 10
8. Orientering fra medarbejderne Medarbejdersiden orienterede om muligheden for deltagelse i budgetkonsultationsmøde udbudt af OAO og FTF. Konsultationen finder sted i Grenaa d. 5. september 2012. Medarbejdersiden påpegede at punkterne orientering fra ledelsen og orientering fra medarbejderne bør omdøbes til information fra ledelsen og information fra medarbejderne. Dette bliver rettet til næste møde. Medarbejdersiden udtrykte tilfredshed med ledelsens holdning, om at det ikke er hensigtsmæssigt at lave besparelser på sygefravær. Medarbejdersiden ytrede derudover et ønske om et årligt møde med kommunalbestyrelsen. Formanden og næstformanden drøfter mulighederne. 11
9. Information og kommunikation Formålet med punktet er, at hovedudvalget drøfter om der, på baggrund af mødet, er emner, der skal informeres ud til resten af organisationen. Derudover kan der være andre emner, som hovedudvalget mener der skal informeres om. Den nye MED-aftale underskrives formelt d. 21. august og den offentliggøres i umiddelbar forlængelse heraf. Selve aftalen træder i kraft pr. 1. september 2012. Den nye personalepolitik er godkendt i hovedudvalget og afventer nu endelig godkendelse i kommunalbestyrelsen inden den træder formelt i kraft. 12