Intranet IntraNote Portal Server 1
Vi er specialister i intranet til små og store virksomheder Intranettet er en webbaseret medarbejderportal, som giver organisationen en strategisk kommunikationskanal, der når ud til alle på tværs af tid og sted. Samtidig er løsningen så brugervenlig, at alle medarbejdere på alle niveauer kan indgå som både afsendere og modtagere af information og viden. Intranettet gør det nemt oprette, dele og finde relevant information og viden. Konkrete eksempler kan være: nyheder, telefonlister, debatter, blogs, billeddatabase, elektroniske blanketter til fx tidsregistrering, kørselsregnskab og bestillinger, manualer, workflows, kompetencesøgning, projektrum og CRM med videre. Se et video-uddrag af vores intranet-løsning på: /intranet Eksempel på forside 2
Vi er med jer hele vejen Der kan være store forskelle på medarbejdernes erfaring med it. Derfor har vi lavet et intuitivt system, IntraNote Portal Server (IPS), der er logisk i sin opbygning. Vi har med specialisterfaring fra over 400 løsninger udviklet et standardintranet og, via de medfølgende skabeloner, videregivet den værdifulde erfaring, så det er nemt og hurtigt at komme i gang uden forudgående systemudvikling. Og uanset hvilke it-systemer, I har i forvejen, sørger vi for en nem, overskuelig og funktionel integration. I er aldrig alene; Vi hjælper jer med at strukturere og komme i gang med intranettet. Vi uddanner jer samtidig til hurtigt at blive selvkørende. Værktøjerne til at ændre og opsætte siderne, formularerne m.v. følger med, når vi installerer løsningen. Efter installationen står vi klar med opdateringer, support og ERFAgrupper. Hurtige fakta om vores intranet-løsning Over 250.000 daglige // over 400 kunder // 30 sprog Standardsystem - løbende opdateringer Opbygning i faser (tænk stort - start småt) ERFA-grupper i intranet Minimalt ressourceforbrug påkrævet Køreklare intranetskabeloner Mindst mulig belastning for it-afdelingen Intranetdesign i tråd med jeres ønsker Effektiv support, som hjælper jer under og efter implementeringen er ikke kun en leverandør, men også jeres samarbejdspartner. 3
Udvalgte funktioner i basispakken til IntraNote Portal Server (IPS) tilbyder en basispakke til intranet med en række grundlæggende moduler. Vælg dertil mellem 25 tillægsmoduler, der giver dig mulighed for at sammensætte præcis den løsning, der passer til din organisations behov. Læs mere om modulerne: Abonnement Personalisering E-mail advisering Alerts IPS understøtter nyhedspublicering gennem abonnement, der kan målrettes helt ned til den enkelte bruger (personalisering), som selv får mulighed for at tilvælge informationskanaler. Der kan også opsættes et Tvunget abonnement, hvor brugerne får tvunget informationer fra bestemte områder ud i deres personlige abonnement. Abonnementet kan også være på basis af metadata og der kan opsættes automatisk e- mail advisering, når ny information bliver lagt ud. Adressebog Adressekartotek Leverandøroversigt Adressebogen er et kartotek, hvor du kan oprette og vedligeholde fx kunder, leverandører, kreditorer m.v. Der kan oprettes et ubegrænset antal kontaktpersoner på et firma. På kontaktpersonerne kan der indsættes notater og kontaktoplysninger. Tillægsmodulet CRM er datamæssigt baseret på adressebogen, så hvis CRM tilkøbes udvides mulighederne i adressebogen, fx med kampagnestyring, brevfletning m.v. 4 Afdeling- / gruppestyring Målrettet information Rettigheder Afdelinger, grupper, teams, projektgrupper, firma (koncern) m.v. oprettes i den indbyggede afdelings-/gruppestyring og kan, udover en præsentation af afdelingen/gruppen, anvendes til at målrette informationerne til de respektive afdelinger/grupper. Afdelinger og grupper kan vedligeholdes manuelt og/eller via de grupper, der allerede er oprettet på netværket (kræver modulet AD-integration). Aktivitetskalender Firmaarrangementer Firmakalender I aktivitetskalenderen kan organisationens fællesaktiviteter vises både de, der er for hele organisationen og de, der er afdelings- /gruppespecifikke. En aktivitet kan valgfrit tilknyttes elektronisk tilmelding, så brugere kan se, hvem der er meldt til og fra.
Billeddatabase Mediedatabase Billedarkiv Billeddatabasen er et fælles billedarkiv, som giver adgang til billeder på tværs af hele intranettet. De understøttede formater er jpeg, gif og png. Billederne i databasen kan rettighedsstyres og tagges med metadata, hvilket gør det nemt at fremsøge billederne og identificere, hvordan de relaterer sig (fx afdeling, produkt, arrangement, personer osv). Blog Sociale netværk Web 2.0 Blog med medarbejderne med den indbyggede blogfunktion. Sideskabelonerne hjælper til med at gøre oprettelsen nemt og hurtig. Brugerdatabase Medarbejderdatabase Personaleliste Telefonliste Telefonbog Kompetencekort Kompetencestyring Alle brugere af intranettet får eget stamkort med navn og kontaktinformationer samt yderligere ønskede felter (titel, geografisk placering mv). Brugerstamkortet er desuden rettighedsstyret, så brugerne selv kan vedligeholde enkelte felter (fx uddannelse, interesser, kompetenceområder) Ved tilkøb af AD-integration kan brugerstamkortet vedligeholdes direkte fra det eksisterende AD. Medarbejderdatabasen er søgbar og kan anvendes som en telefonbog, men tillader også udtræk af telefon- og maillister til en given side i intranettet. 5 Dataudtræk SQL-udtræk Udtræk Via SQL Views kan du trække data ud i Excelark til videre behandling. Det kan eksempelvis være en kundeliste, en tilfredshedsundersøgelse (poll) eller andet. Debat/forum Notatfunktion Dokumentnotater Diskussionsfora Intranettet kan rumme et ubegrænset antal debatter, og dertil kan man åbne for, at brugere kan kommentere på enkelt indlæg. Det er også muligt at føre en trådet debat på de enkelte dokumenter, og ikke kun på et generelt diskussionsemne.
Dokumentarkiv: Infobase Dokumenter Dokumentarkiv Dokumentstyring Stifinder Navigationstræ Foldere FAQ Håndbøger Infobase Intranettet understøtter tekst, billeder, lyd, video, e-mails og scannede dokumenter. I den fælles dokumentstruktur (med navigationstræ) samles og gemmes alle dokumenter centralt, men dokumenterne er naturligvis kun synlige for de medarbejder, der har rettigheder til at se dem. Vi kalder dokumentarkivet Infobasen. Ved oprettelse af indlæg kan du bruge IntraNote Editoren (inkl. vedhæftede filer), filupload og links (interne såvel som eksterne). Der kan vedhæftes alle typer dokumenter, og ved installation på MS SQL Server kan IPS søge ned i indholdet af de vedhæftede filer af typen: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, HTML, tekst, PDF. Ved tilkøb af MS Office modulet kan WS Word og andre Office programmer bruges som redigeringsværktøj (editor). Du kan oprette et ubegrænset antal foldere og niveauer. Folderne kan indeholde dokumenter, referencer til dokumenter i andre foldere og referencer til andre sager, som ligger helt andre steder i træstrukturen. Herved kan der oprettes logiske samlinger på tværs af træet. Oprettelse og redigering af dokumenter kan ske direkte i navigationstræet, men også front-end det vil sige direkte fra forsiden (brugerinterfacet) af intranettet. 6 Dokumentrevision Opgavesystem Oversigt over mine dokumenter Ajourføring Personalisering Dokumentrevisionen giver overblik over de dokumenter, der skal ajourføres. Intervallerne opsættes individuelt, men kan også påføres automatisk ud fra dokumenttype. En smart funktion, der hjælper til at alle dokumenter løbende opdateres. Editor Redigeringsværktøj Writer Værktøj til dokumentoprettelse Editoren er en mini-word - et redigeringsværktøj til at oprette indlæg (dokumenter) direkte i IPS. Resultatet gemmes i HTML-format. Editoren indeholder funktioner som stavekontrol (på flere sprog), understøttelse af det design, I har valgt (stylesheet), indsættelse af tekst fra Word, tabeller, hævet/sænket skrift, billeder, tekstadskillere (vandret), symboler (fx copyright), farver, skriftstørrelse, afsnitsformatering, punktopstilling, talopstilling, bogmærker, ur, dato, hyperlinks, interne links, arkiveringsfunktion, resumetekst, resumebilleder, vedhæftede filer m.v.
Google Gadgets Google Gadgets er små online-programmer fra Google, der nemt indsættes på hvilken som helst side i intranettet. Google Gadgets er fx: Valutaomregner Vejrudsigter YouTube Video søgning Wikipedia-søgning Verdensur Lommeregner Facebook Notifications World Webcams Citater Flickr billeder Live TV Image Map Editor Billedlink Image Mapping gør det muligt at sætte flere links på samme billede. Det bruges fx i forbindelse med visualisering af arbejdsgange, hvor hver proces i arbejdsgangen skal pege på hvert sit dokument. 7
Index Indholdsfortegnelse Alfabestisk oversigt Index giver alfabetisk indeksering af Infobase-dokumenterne. Hvert resultat optræder som et link, der sender brugeren direkte frem til emnet, uden omfattende navigation. Jubilæer og fødselsdage Mærkedage Jubilæer og fødselsdage kan vises for alle eller for udvalgte brugere. Funktionen trækker data fra felterne Fødselsdato og Ansættelsesdato på brugerstamkortet. Kalender Multikalender Der kan oprettes et ubegrænset antal kalendere med hver sine undergrupperinger. I praksis er kalenderen en folder i Infobasen, som er markeret som typen Kalender og som vises i en webpart til formålet. Derfor er det utrolig enkelt at oprette flere kalendere til hvert sit formål. Oprettelsen af en aktivitet sker på samme måde som oprettelsen af et indlæg - dog er aktivitetsoprettelsen forsynet med ekstra felter så som Dato fra, Dato til, Starttidspunkt, Sluttidspunkt og Sted. Kompetenceliste Kompetencekort CV-database Med kompetencestyringen på medarbejderen er det nemt at finde den rigtige medarbejder til en opgave, sammensætte en projektgruppe ud fra bestemte kriterier m.v. Kompetencelisten indeholder typisk: CV samt oplysninger om ansvarsområder, projekttilknytning, erfaring, uddannelse, efteruddannelse, kursus, tillidshverv og fagniveau (fx it). Kompetencelisten baserer sig på brugerdatabasen. 8 Kontorplan Oversigtskort Medarbejdsplacering Med kontorplan, som en del af medarbejderdatabasen, kan du i IPS få vist en skitsetegning over det kontor, brugeren er tilknyttet via et symbol på det kontor, hvor brugeren sidder. Kryptering Sikkerhed Sikker adgang ude fra IPS krypterer som standard sine URL er. Det betyder, at sikkerheden er i top, og at særlige følsomme dokumenter ikke kommer i forkerte hænder. Det er vigtigt på intranettet ligesom det er på extranettet, som kan kobles til intranetløsningen og åbnes for eksterne parter, fx leverandører, kunder og andre samarbejdsrelationer
Layout og design Grafisk udtryk Corporate identity Stylesheet Temaer Navigation Menuer Dashboards Webparts CSS Der følger med IPS en række færdige stylesheets (temaer, layout og navigationer), ligesom du selv kan oprette et ubegrænset antal nye. Dashboards er selve præsentationsfladerne i intranettet, og alle dashboards kan tage udgangspunkt i et master dashboard, som derved bliver en underliggende skabelon, der styrer baggrunds- og topgrafik, global linkmenu og placering af fx søgefeltet, så alle nye dashboards automatisk bliver født med et fast defineret layout, som man naturligvis kan afvige fra, hvis man finder det nødvendigt. Via webparts kan informationer fra intranettet vises på forskellige måder. Administratoren opretter Webparttemaer (dvs. farver, rammer m.v.) og Webpartlayouts (dvs. visninger) som lokale redaktører af dashboards kan anvende. Linksamling Links Linkbibliotek Intranettet understøtter linksamlinger, som vedligeholdes på indlægsniveau. Links kan både oprettes internt (dvs. til andre indlæg, andre dashboards, forskellige medarbejdere) og eksternt til fx. hjemmesider. 9 Logning Logbog Recordsmanagement Logning giver en hurtig og effektiv måde til at sikre sig dokumentation for, hvad der er sket med sager og dokumenter, hvad der er udført ned i mindste detalje og af hvem.
Metadata Nøgleord Emneliste Emnesystem Taksonomi Arkivskabsnøgle Metadata er populært sagt information om information et emneregister. I IPS gør det sig gældende ved oplysninger på et indlæg, der defineres som primære metadata. Det er fx oplysninger så som redaktør, oprettelsesdato osv. Via sekundære metadata kan I mærke jeres informationer med specifikke emneord. Der kan oprettes forskellige typer af metadata, som kan anvendes der, hvor det er relevant. Metadata oprettes i kategorier, som gør resultatet af en søgning mere specifik. Der kan vælges mellem følgende metadata kategorityper: Liste: Her kan man oprette en værdiliste, hvorfra brugeren kan vælge én ud af mange foruddefinerede valgmuligheder. Fritekst: Her kan man oprette et tekstfelt, hvori brugeren senere kan indtaste valgfri tekst. Nøgleord: Her kan man oprette en værdi-liste, hvorfra brugeren senere kan vælge en eller flere af mange foruddefinerede valgmuligheder Numerisk: Her kan man oprette et talfelt, hvori brugeren senere kan indtaste heltal eller decimaltal. Dato: Her kan man oprette et datofelt, hvori brugeren senere kan indtaste en valgfri dato. 10 Ved anvendelse af Metadata bliver det muligt at lave specifikke søgninger samt at opsætte metadatafiltre, som fremhæver den ønskede information. Nyhedskanaler Abonnement Personalisering Nyhedskanaler er defineret som en række grupper i intranettet, som brugeren kan tilmelde sig. Nyheder oprettes i én eller flere Infobasefoldere som indlæg og grupperne tildeles læserettigheder hertil. Det er intranetadministratorens opgave at bestemme, om brugere skal have mulighed for at tilmelde sig mere end én gruppe. Nyheder vil blive præsenteret på den side, som er bestemt af administratoren og kan læses af de valgte grupper, der har læserettigheder hertil.
Organisationsdiagram Nærmeste chef Organisationstræ Organisationstilknytning Få vist et simpelt organisationsdiagram i en træstruktur (2 niveauer). Organisationsdiagrammet dannes ved at sætte afdelinger og grupper i relation til hinanden og herfra linke direkte til afdeling/gruppelister og Personaledatabasen. Det samme kan lade sig gøre for nærmeste chef. Med MS Word er det endvidere muligt at forfine denne med et grafisk klikbart organisationsdiagram. Printfunktion Udskrifter Alle informationer kan udskrives i et printvenligt format. Projektrum Projektstyring Childwebs Websider med skabelon Websteder Projektrum (childwebs) er et modul, du kan bruge som arbejdsrum. Skabelonerne, du opbygger, kan genanvendes et ubegrænset antal gange til at oprette nye intranetsider med. Der kan ligeledes oprettes et ubegrænset antal childweb-skabeloner. Dokumenteksempler i et projektrum: Projektbeskrivelser Leverandørtilbud Risikoanalyser Bevillingsanmodninger Konsulentkontrakter Korrespondance Relaterede e-mails Ordrer Tidsplaner Projektmødereferater Opfølgningsrapporter Projektorganisationsdiagrammer Konstruktionstegninger og layout/designplaner 11 Nogle dokumenter kopieres med ud til hvert projektrum, mens andre peger på en fælles samling af projektdokumenter, som vedligeholdes på tværs af projektrummene. Med Projektrum bevares overblikket og giver en nemmere tilgang til projekter samtidig med at viden forankres. Den indbyggede søgemotor kan søge lokalt i det enkelte projektrum eller på tværs af alle projektrum.
Rettighedsstyring Målgrupper Personalisering AD-integration Netværksintegration Authentication Intranettet rummer rettighedsstyring på gruppeniveau. Rettighedsgrupperne kan vedligeholdes manuelt eller automatisk ved tilkøb af AD-integration. Rettigheder er opdelt i: Opret, Rediger, Slet, Læs, Redaktør. Redaktør-rettigheden giver de overordnede administratorer mulighed for at uddelegere lokale administratoropgaver. Sitemap Automatisk sitemap Indholdsoversigt IPS Sitemap linker til alle sider/informationer på IPS på de første tre niveauer. Et sitemap er en god måde at sikre brugerne overblik og lettere navigation i et omfattende indhold. Skabeloner Websteder Childwebs Undersider Skabeloner (childwebs) giver dig tomme sider, som på forhånd er opbygget med informationsstruktur og opsætning af indholdsvinduer (webparts). Skabelonerne kan genanvendes et ubegrænset antal gange, som en genvej til at oprette nye intranetsider. Ligeledes kan du selv oprette et ubegrænset antal skabeloner (childweb). 12 Dokumentskabeloner: ved tilkøb af modulet MS Office integration kan du også oprette dokumentskabeloner. Statistik Samtlige indlæg og dokumenter i IPSs Infobase er tilknyttet en statistikfunktion, så du på det enkelte indlæg kan se, hvor mange, der har læst et givent indlæg. Du kan også se en udvidet visning, der oplyser hvem og hvornår et indlæg er læst. Generelt: onlinestatistik (dage, uger, måneder, browsertyper m.v.). Søgning Søgemotor Fremfinde dokumenter Søgemotoren i IPS gør det nemt at finde relevante dokumenter. I intranettet er der to søgefunktioner: en standardsøgning og en udvidet søgning. Derudover kan du vælge at søge på et eller flere ord i hhv. vilkårlig eller bunden rækkefølge.
Søgning på netværk LAN-søgning Søgemotor IPSs søgefunktion lader brugerne fritekstsøge på filer, der ikke kun ligger i IPS, men også på netværksdrev og foldere. Det fordrer adgangen til information, som af den ene eller anden grund endnu ikke har fundet vej til intranettet. Tidsstyret publisering Automatisk arkivering Et dokument kaldes i intranettet for et indlæg. Til et indlæg kan der vedhæftes dokumenter af forskellig karakter. Når der oprettes et indlæg, et billede eller andet, påsættes det en dato for oprettelse og en dato for udløb samt eventuel arkivering. I kan bestemme udløbsdatoen på den enkelte folder, så det bliver ens for alle medarbejdere. Indlægget mærkes også med redaktører, ligesom det angives, hvem der sidst har rettet i indlægget. Ved at lave links til et indlæg kan det optræde flere steder i strukturen. Video Film Windows Stifinder Drag & Drop Gem direkte fra programmer Jeres egne film eller film fra kilder som fx YouTube kan vises direkte i IPS. Med installationen af IPS følger et virtuelt drev, hvor I kan uploade jeres egne filer. IPS er direkte integreret med Windows Stifinder. Det betyder, at intranettets dokumenter er tilgængelige fra den almindelige Windows Stifinder, og dermed kan dokumenter opdateres med Drag & Drop. 13 Teknologi og hardware Kravene er: Server Windows 2003 eller nyere MS IIS 6.0 eller nyere MS MSDE/Express eller MS SQL Database 2000 eller nyere Klient MS IE Explorer 6.0 eller nyere (læs/redigér) Firefox i forbindelse med læsning MS Office 2000 eller nyere (hvis Word skal bruges som editor) Se et video-uddrag af vores intranet-løsning på: /intranet
Mest købte tillægsmoduler ud af 25 tillægsmoduler AD integration Brugerstyring Netværksintegration AD-integration sikrer single sign-on, hvilket betyder at brugeren automatisk valideres og logges ind i IPS med det samme login, som anvendes på det eksisterende AD-netværk. Det betyder at oprettelser eller rettelser på brugerne i AD, såvel som NT, automatisk slår igennem i IPS. Derved undgås manuelle arbejdsgange og dobbeltoprettelser, når brugerlisten automatisk holdes opdateret med stamdata fra respektive AD. Brugere der ikke findes i AD (netværk) oprettes manuelt. DataManager Dataudveksling Data integration Med DataManager kan du importere, eksportere og synkronisere data fra forskellige kilder og i forskellige formater, fx CSV, XML, Webservices, FTP mv. Det hele foregår via et brugervenlig Windows interface, hvorfra du kan udpege de data, du gerne vil udveksle mellem et eksternt program og IPS. Med DataManager får du et leverandøruafhængigt og let tilgængeligt integrationsværktøj, der forbinder de bagvedliggende systemer gennem en åben, serviceorienteret arkitektur og som gør det nemt at udpege, konvertere og overføre data mellem forskellige it-systemer. 14 E-mail -arkivering MS Outlook integration Arkivér indkomne og udgående e-mails nemt og hurtigt. E-mail-arkivering er en integration, der håndterer såvel e-mailens tekstindhold og eventuelle vedhæftninger direkte fra Outlook med et add-in til intranettet. Outlook integrationen giver også medarbejderne adgang til alle deres Outlookfunktioner, såsom indbakke, kalender, opgaveoversigt og kontaktpersoner, på deres personlige forside i intranettet. Derved kan alle de informationer, som de dagligt tilgår, samles på en side i en personaliseret løsning. IntelliForms Elektroniske formularer Blanketter IntelliForms er et databasemodul, der er udviklet til at afløse papirbaserede formularer. Med IntelliForms elektroniske formularer har organisationen et reelt elektronisk alternativ til det, som mange i dag gør: at benytte formularer i Word og Excel til fx kørselsafregning, ferieønsker, udlægsformularer mv.
Kalenderintegration MS Exchange Lotus Notes Kalenderintegration er et værktøj til central styring og planlægning i organisationen. Kalenderintegrationen viser informationer fra det eksisterende kalendersystem på intranettet. Her kan medarbejderne vælge at se, ikke bare deres egen, men også alle kollegaers kalendere, fx afdelings- eller gruppevist. KPI BI Business Intelligens (mini) Nøgletal Grafisk visning af tal Med KPI-funktionen kan I grafisk visualisere tal i intranettet. Tallene kan tastes direkte ind i intranettet eller komme fra Excel, Navision, Axapta, XAL, en tekstfil, XML ODBC eller andre kilder. Den grafiske visning kan være søjler, speedometre, termometre, lagkagediagrammer og meget andet. MS Office integration MS Word Editor I intranettet kan du med Office integration anvende MS Word til at oprette og redigere dokumenter direkte. Åbn skriv gem; det hele foregår via browseren med fuldt funktionsdygtige dokumentrettigheder og -skabeloner. Publicering DataManager Med modulet Publicering kan dokumenter publiceres fra intranettet til andre systemer, fx jeres extranet. På denne måde undgår I dobbeltarbejde og at dokumenter skal vedligeholdes flere steder. Publiseringen er baseret på tillægsmodulet DataManager. 15 Bestil en online demonstration her: http:///demo