København 27. maj 2013 Konference: Bliv klar til de nye IKT-krav om digitalisering hos kommunale bygherrer og driftsherrer Samlet to-do liste Liste over er fra hver workshop spor - Klar til brug Workshopspor 1: Match mellem byg- og driftsherrens interesser og IKT-bekendtgørelsen Udarbejdelse af værktøjer Kortlæg processer i organisationen (anlæg + drift) Inspiration fra Københavns Ejendomme Udarbejd/tilpas oplæg til IKTspecifikationer IKT-model program Ledelsesfokus Tilgang til valide nøgletal Overblik over bygningsdata Standardisering Fastholdelse og tiltrækning af attraktive medarbejdere Genanvendelse fra sag til sag Ophæver skjult viden Øget fokus på krav/behov Keep it simple! Gøre materialet tilgængeligt for alle! (undgå forkortelser) Side 1 af 5
Workshopspor 2: Organisering af arbejdet med IKT i organisationen og i projekterne Valide data Nedsættes arbejdsgruppe til retningslinjer Kortlægning af eksisterende data - Hvad har vi? - I hvilket formater? - Skal/kan det købes? - Hvor findes data henne? Networking Kortlægning af fremtidig data - Spørg internt - Afklare databehov Find dataledelse (udpeg) Skab ejerskab i organisationen - Medarbejderinvolvering Strukturer data Skab standard for data Strategi for dataopbevaring Valg af dataprogram IKT-manual Udarbejd IKT-strategi - Dan en arbejdsgruppe Ledelsesengagement - IKT på dagsordnen Udpeg en styringsgruppe (definer roller) Udpeg en IKT-koordinator (definer roller) Kortlæg data og system - Hv-ord Undersøg udgifter ved systemer Undersøg hvad der skal driftes (driftshåndtering) Kortlæg formålet med IKT-manual Networking Side 2 af 5
Kompetencer - Desk research af andres projekter - Indrette sig efter omverdenen Definer behovet i organisationen - Undersøge nuværende niveau Finde ildsjæle i organisationen Definere hvordan der skal uddannes - E-learning, foredrag, face-2-face, kurser etc. Find What s in it for me! Spørg kollega om udfordringer i dagligdagen Oplyse kollega om potentiale (forandre kultur) Fortæl succeshistorier (forandre kultur) Hav PC-udstyr, der virker Workshopspor 3A: Indsatser vedr. digital projektering, udbud og tilbud Digital aflevering Identificering af behov og data med driftsafdelingen KS-procedure for digital aflevering Få formuleret et fælles mål. Og tag kun det der er nødvendigt for at nå dertil Få sat fokus på potentielle gevinster Undervisning til leverandører Formidle at det er et lovkrav Formuler et anlægsønske til ledelsen - Bevilling Forbedre ejendomsadministration og arealstyring Help desk funktion indarbejdet i IKTorganisationen Side 3 af 5
Skelne mellem typer af opgaver ift. de potentielle (lokale) leverandører Etablering af egen IKT-organisation Kompetenceopbygning Workshopspor 3B: Indsatser vedr. digital projektering, udbud og tilbud Kompetencer Standarder Ensartethed - I udbud - I leverance Tjeklister - Stille de rigtige krav - For meget information Paradigmer Kommunikation Implementering Netværk Projektet låses tidligere (+ og -) Fokus på økonomi i projektet Organisation ressourcer Forstå teknologi og processer Mere smidighed i been (tilbud) Lettere håndtering af tilbud For meget information Overblik over systemer Implementering i organisationen Koordinering (IKTkoordinator) Kravstillelse (der er en koordinator for projektet og en overordnet IKT-koordinator) Side 4 af 5
Bedre beslutningsgrundlag Visualisering, formidling, kommunikation i projekt Færre fejl Workshopspor 4: Indsatser vedr. digital aflevering og driftsdata Kompetencer In-house / ansættelse Vidensdeling erfa-grupper Definere krav Politisk / ledelsesopbakning Bekendtgørelse kun et skridt af vejen forsinket effekt Info fra KL Skærpelse på vej? Kontrol Fælles og konkret forslag/visualisering af fordel Dokumentere at bedre datakvalitet giver driftsbesparelse Side 5 af 5