Hvorfor er denne workshop om produktion af tilgængeliggørelsesversioner relevant for mig? Står I over for særlige problemstillinger? Hvad skal I anvende denne viden til? Ønsker I svar på konkrete spørgsmål?
Brug af digitale arkivalier Ann-Kristin Egeland Systemudvikler
3 typer tilgængeliggørelsesformater 1. Kopi af AIP udleveres Typisk hvis data skal indlæses i statistikprogram Kræver en teknisk kompetent bruger og programmer Uhensigtsmæssig hvis AIP indeholder digitale dokumenter 2. AIP genrejses som database i Sofia Kræver en teknisk kompetent bruger Bruger laver egne SQL-forespørgsler 3. Søgeformular laves i Sofia Brugervenlig søgning Bruger skal ikke forholde sig til noget teknisk
Erfaring Hvis data ikke er velbeskrevet, i metadata og kontekstdokumentationen, bliver data ubrugelige!
Migreringsstrategien Nyt dataformat Originalt data medie Nyt medie = CD Originalt system Nyt system = PC
Konsekvens: Den kontekst som har givet data mening forsvinder ved arkivering! Den mening og brug der fremgik af ESDH-systemets skærmbilleder. Den mening der fremgik af systemets kildekode, hvor sammenhænge mellem data i brug beskrives. Medarbejdernes erfaringer med hvordan systemet anvendtes.
Et par gode råd om Metadata og dokumentation Beskriv tabeller og felters indhold GRUNDIGT! Forklar forkortelser. Kodeforklaringer er vigtige! Helst digitale! Beskriv den administrative brug af systemet
Konsekvenser af mangelfuld dokumentation Hvis metadata er mangelfuld Betydning mistes Hvis nøgler ikke er korrekte eller unikke Fejl laves ved udtræk Hvis data mangler Resten af data måske ubrugelige Hvis brugen af systemet ikke er dokumenteret Vi laver utilstrækkelige søgninger
NU SKAL VI PRØVE AT VÆRE BRUGERE
OPSAMLING Hvordan er det at være bruger af digitale arkivalier?
Hvis metadata er mangelfuld Betydning mistes Øvelse 1 Hvornår er sagen 2001-002-0001 oprettet? SAGSLBNR SAGSNR DATO_1 KORTTEKST DATO_2 DATO_3 51 2001-90-0001/AHJ 24-10-2001 Annis adviseringssag 03-06-2003 31-12-2001 56 2001-90-0001-NKO 31-10-2001 Omjournaliseret 23-11-2001 57 2001-90-0001-DBJ 31-10-2001 Dans adviseringssag 03-06-2003 58 2001-90-0002-LPE 31-10-2001 Louises adviseringssag 03-06-2003 59 2001-90-0001- MKG 31-10-2001 Meretes adviseringssag 03-06-2003 60 2001-90-0001-TSG 11-01-2001 Omjournaliseret 23-11-2001 61 2001-90-0001-BWI 31-10-2001 Birgittes adviseringssag 05-01-2006 62 2001-90-0001-JOP 31-10-2001 Jannies adviseringssag 03-06-2003 65 2001-002-0001 01-11-2001 Anmeldelse af nyt journalsystem 23-08-2002 66 2001-112-0001 01-11-2001 Dokumentliste virker ikke længere 23-11-2001 68 2001-112-0003 01-11-2001 Flagning med nordiske flag 23-11-2001 69 2001-112-0004 01-11-2001 Opholds-/arbejdstilladelse 23-11-2001 70 2001-112-0005 01-11-2001 Førtidspension/sygedagpenge 23-11-2001
Løsning, øvelse 1 Dårlig metadata Feltnavn Feltinfo SAGSLBNR PN i tabel SAG SAGSNR SAGSNR, alternativ PN i tabel SAG DATO_1 Dato KORTTEKST Sagens titel DATO_2 Dato DATO_3 Dato God metadata Feltnavn Feltinfo SAGSLBNR PN i tabel SAG SAGSNR SAGSNR, alternativ PN i tabel SAG DATO_1 Dato for sagens oprettelse KORTTEKST Sagens titel DATO_2 Dato for sagens afslutning DATO_3 Planlagt afslutningsdato
Hvis nøgler ikke er korrekte eller unikke Fejl laves ved udtræk Øvelse 2 I udtrækket er opmærkede nøgler anvendt. Men der er en fejl. Kan I finde den? Eksamenskode Eksamen Karakter Termin 401 Statistik 1 7 8805 8374 Ledelse og Organisation 10 8805 8025 Svejseteknik - Øvelseskursus Bestået 8801 403 Introduktion til Operationsanalyse, Operationsanalyse 1 6 8712 1845 Ikke-Destruktiv Prøvning (NDT) 6 8712 8026 Svejseteknik - Materialeteknologi 11 8712 8031 Generel Plastteknologi (Materiale-Proces-Produkt) Ej mødt 8712 3602 Øvelser i Kemiske Enhedsoperationer Bestået 8706 2541 Human Fysiologi, Human Fysiologi Bestået 8705 2541 RAM 41 Søjler, bjælkesøjler og rammer Bestået 8705 3305 Støbe-og Svejsemetallurgi 10 8705 8002 Almen Proceslære 2, Almen Proceslære 2 Bestået 8705 8002 Produktudviklingslinien m.apparattilvalg Bestået 8705
Løsning, øvelse 2 Nøgle der kobler kode til beskrivelse er ikke unik Institution Eksamenskode Eksamensbeskrivelse DTH 2311 Organisk Kemi 1, Øvelseskursus DIA-B 2311 DAT 11 Elementær datamatik DTH 2541 Human Fysiologi DTH 2541 Human Fysiologi DIA-B 2541 RAM 41 Søjler, bjælkesøjler og rammer DTH 2542 Immunologi DIA-B 2542 RAM 42 Skiver og plader Institution Studieretning Optagelsestermin Afsluttet dato Status DTH Civilingeniørstuderende uden ret til elektro-kurser 8309 890131 Kandidat
Hvis data mangler Resten af data er ubrugelige Øvelse 3 I hvilke fag fik han karakteren 10? Fagniveau Karakter Karaktertype På bevis 6353I 6 Skriftlig årskarakter Ja 61030 9 Mundtlig eksamen Ja 6353I 9 Mundtlig årskarakter Ja 68528 8 Mundtlig årskarakter Ja 54230 6 Mundtlig årskarakter Nej 53020 7 Mundtlig eksamen Ja 67020 Bortfaldet Mundtlig eksamen Ja 64030 8 Mundtlig årskarakter Ja 54230 6 Mundtlig årskarakter Ja 53020 7 Mundtlig årskarakter Ja 51030 10 Mundtlig årskarakter Ja 52030 7 Mundtlig årskarakter Ja 62030 10 Mundtlig årskarakter Ja 66020 Bortfaldet Mundtlig eksamen Nej 53020 7 Mundtlig årskarakter Ja 51030 10 Mundtlig årskarakter Ja 76330 8 Mundtlig eksamen Ja 51030 Bortfaldet Mundtlig eksamen Ja 62030 10 Mundtlig årskarakter Ja 7,6 Gennemsnit
Løsning, øvelse 3 Hvad er forklaringen til fagniveaukode 61030? 61030 = ABCDE AB = 61 = Oldtidskundskab C = 0 = stud.eks. oblig. D = 3 = gymnasiet fælles E = 0 = bekendtgørelsesfag Kontekstdokumentation i AIP Bilag 3 GIA kodefiler Bilag 0 GIA snitflade
Burde vi teste semantikken? I dag laves grundig test af syntaksen. Ved aflevering af SIP testes om den overholder bekendtgørelsen, så data teknisk kan blive vist igen. Skal vi kun bevare data eller bør vi også bevare datas betydning? Giver det mening at bevare data vi ikke kan forstå og bruge?