Tabulex Forvaltning Brugeradministration, kommunikation og feriepasning 10. februar 2017
Indhold Indledning... 3 Hvad er Tabulex Forvaltning?... 3 Log ind... 3 Velkomstside... 4 Beskeder... 4 Mine beskeder... 5 Mine fora... 5 Kommunikation... 6 Nyheder... 6 Fora... 8 Opsætning (kun for Admin-bruger)... 10 Brugere... 10 Opret bruger...11 De forskellige roller...13 Feriepasning... 15 Opret fællespasningsperiode... 15 Titel...15 Fra- og til dato...15 Sidste frist...15 Pasningen foregår på...16 Pasning tilbydes til...18 Status...19 Lister i Tabulex Børn... 20 Visning af ferieperioden i Tabulex Børn... 20 Log ind på egne institutioner... 21 Support... 21
Indledning Denne vejledning er til dig der er administrator af Tabulex Forvaltning. Hvad er Tabulex Forvaltning? Tabulex Forvaltning er forvaltningens indgang til at kommunikere med kommunens daginstitutioner, dagplejere og legestuegrupper. I Tabulex Forvaltning har man mulighed for at oprette nye brugere, tildele rettigheder, sende nyheder ud til de institutioner man har rettigheder til, oprette fora på tværs af institutionerne samt mulighed for at logge ind i de institutioner man er bruger på. Når man logger ind i de enkelte institutioner/grupper, har man blandt andet mulighed for at kunne trække lister og statistik for den enkelte institution/gruppe. Log ind Åbn en internetbrowser og indtast adressen forvaltning.borneweb.dk i browserens adresselinje. Indtast det udleverede Tabulex Login, i login-boksen. Har du adgang til fanen Opsætning, kan du ændre dit Tabulex Login ved at trykke Rediger, ud for dit eget navn. Ellers kan du få en forvaltnings administrator til at ændre dette.
Dit Tabulex Login er gennemgående for alle programmerne og du benytter derfor samme login uanset om du logger ind i Tabulex Børn eller i Tabulex Forvaltning. Velkomstside Din personlige opstartsside for Tabulex Forvaltning, fungerer som overblik over beskeder fra de institutioner du er bruger på og kan logge ind i. Derudover viser siden et overblik over de fora du er tilknyttet på forvaltningsniveau. Beskeder Under Mine Beskeder har du adgang til dine private beskeder, på de institutioner du er bruger på. Du kan også se de fora du er tilknyttet som forvalter.
Mine beskeder Ved at trykke på Mine beskeder kan du se en oversigt over de institutioner du er bruger på, samt se om der er nye private beskeder fra de enkelte institutioner eller legestuegrupper. Beskeder kan modtages fra både forældre og personale. Bemærk: For at kunne modtage privatbeskeder fra forældre og medarbejdere skal funktionen Privatbeskeder være slået til af IST. Funktionen er ikke slået til som standard. Tal med jeres IST Konsulent, om fordele og ulemper ved denne funktion. Nye beskeder er markeret med et nyt-ikon ud for institutionens navn. Læs beskederne ved at trykke Gå til ud for institutionens navn. Institutionen åbner i et nyt vindue. Ved at logge ind på de enkelte institutioner, har du blandt andet mulighed for at trække lister og statistik for den enkelte institution/dagplejegruppe, se ferielister eller se børnenes stamkort. Du kan nemt lukke vinduet ned på krydset i højre hjørne og logge ind på en anden institution herefter. Mine fora Nye indlæg i de enkelte fora er markeret med et brev-ikon på forsiden. Se indlæggene i dine forvaltningsfora ved at trykke på de enkelte fora.
Se seneste indlæg ved at trykke på det seneste indlæg. Du kan nu læse alle indlæg i forummet, oprette et nyt indlæg samt vedhæfte en fil til dit indlæg. Hvis du vil vedhæfte en fil, kan du med fordel vedhæfte den som pdf, så du er sikker på at vedhæftningen kan åbnes på alle computere, tablets og telefoner. Tryk Gem for at sende dit indlæg til brugerne. Har du brug for at vedhæfte faste dokumenter til dit forum f.eks. årshjul, information om pædagogiske værktøjer eller lign., kan du vedhæfte dokumenterne via Vedhæft til forum. Hvis du er tilknyttet lokale fora, oprettet af institutionerne, skal du logge ind på de enkelte institutioner for at se dine institutionsfora. Kommunikation I venstremenuen under menupunktet Kommunikation, har du mulighed for at oprette nyheder samt at administrere forvaltningens fora. Nyheder Under menupunktet Nyheder, ses et samlet overblik over nyheder opretter af Forvaltningen.
Opret en ny nyhed ved at trykke på Opret nyhed og udfylde felterne i nyhedsskabelonen. Der kan både vedhæftes billede og fil til nyheden. Hvis du vil vedhæfte en fil, kan du med fordel vedhæfte den som pdf, så du er sikker på at vedhæftningen kan åbnes på alle computere, tablets og telefoner. Du kan kun oprette nyheder til de institutionerne du har rettigheder til. Modtagere Tag stilling til hvem der skal modtage din nyhed og vælg via modtager-boksene nederst. Det er vigtigt at du som minimum tager stilling til hvilke roller og institutioner der skal modtage din nyhed. Tryk på Gem når du er færdig. Du kan kun oprette nyheder til de institutioner du har rettigheder til, via Tabulex Forvaltning. Institutionens personale kan finde nyheden under Min Side Nyt fra forvaltningen. Forældre kan finde nyheden under fanen Beskeder Nyt fra forvaltningen.
Personale og forældre bliver ikke adviseret om nyt fra Forvaltningen, via deres E-mail adresse. Nye nyheder er markeret med et nyt-ikon ud for Nyt fra forvaltningen. Har du brug for at vedhæfte faste dokumenter til forældre og personaler, kan du vedhæfte dokumenterne via Vedhæft under Dokumenter. Institutionens personale kan se de vedhæftede dokumenter under Min Side Nyt fra forvaltningen. Forældre kan finde nyheden under fanen Beskeder Nyt fra forvaltningen. Både forældre og personaler kan se de vedhæftede dokumenter uanset om du opretter en nyhed eller ej. Fora Her kan du oprette fora på tværs af institutionerne eller legestuegrupperne. Du kan kun oprette fora til de institutioner du forvalter, via Tabulex Forvaltning. Tryk på Opret
Angiv en titel og tilknyt de enkelte institutioner eller dagplejegrupper. Ud for de enkelte institutioner, kan du vælge hvilke forvaltere der skal være tilknyttet. Det er institutionens administrator der selv tilknytter deltagere til forvaltningsforummet. Institutionens administrator benytter knappen Admin og menupunktet Fora i Tabulex Børn i det enkelte program.
Opsætning (kun for Admin-bruger) Brugere Her har du mulighed for at oprette og administrere brugere både i Forvaltning og i de enkelte institutioner og legestuegrupper. Brugere kan oprettes med forskellige roller. Hvilken rolle brugeren skal have, afhænger af arbejdsområder.
Opret bruger Tryk på Opret bruger, indskriv brugerens personnummer og tryk på Find. Tildel et brugernavn og kodeord under Brugeroplysninger. Tilknyt brugeren til de institutioner som brugeren skal kunne logge ind og/eller til de institutioner som brugeren skal kommunikere til, via Tabulex Forvaltning Tryk på Tilføj og vælg institution fra listen. Skal brugeren have rettigheder til Tabulex Forvaltning, skal institutionen Forvaltning vælges. Når institutionen er valgt, tryk Tilføj. For hver institution du vælger at tilknytte brugeren til, skal du udfylde detaljer om brugerens profil på netop denne institution.
For en bruger der skal være forvalter og kommunikere til en eller flere institutioner, ser det således ud. Under Institutioner kan man tildele de institutioner brugeren har rettighed til kommunikere til. Tildel Rolle som administrator eller almindelig bruger og indskriv evt. titel. Sæt flueben i Forvaltning og tryk Opret. For en medarbejder der skal være bruger en institution, og skal kunne logge ind i denne, ser det således ud. Vælg en af de afdelinger der er oprettet på institutionen, indskriv evt. titel og tildel rolle som administrator eller almindelig bruger. Skal medarbejderen være bruger på flere institutioner, tryk på Tilføj og gentag. Tryk Opret når du er færdig.
De forskellige roller Når du skal oprette nye brugere skal du tage stilling til hvad de forskellige brugere skal have adgang til. Følgende er en beskrivelse af de forskellige roller og hvor de afviger fra hinanden. A.Forvaltningsbruger 1. Administrator 1. Med adgang til Tabulex Børn 2. Uden adgang til Tabulex Børn 1. Med adgang til Tabulex Børn Opret bruger 2. Almindelig bruger 2. Uden adgang til Tabulex Børn 1. Administrator B. Institutionsbruger 2. Almindelig bruger A.1.1. Administrator i Tabulex Forvaltning. Kommunikation til alle institutioner. Adgang til alle institutioner. Brugeren har en forvaltningsprofil til alle institutioner, er oprettet som administrator på de enkelte institutioner og kan logge ind som administrator på alle institutioner. Brugeren kan oprette nye forvaltnings- og institutionsbrugere. Brugeren kan oprette nyheder og fora til alle institutioner og kan logge ind i alle institutioner. Kommunens kontaktperson til IST, kommunens systemadministrator eller IT kontaktperson er ofte oprettet med denne rolle. A.1.1. Administrator i Tabulex Forvaltning. Kommunikation til en gruppe af institutioner. Adgang til gruppens institutioner. Brugeren har en forvaltningsprofil til en gruppe af institutioner og kan logge ind i gruppens institutioner. Brugeren kan oprette nye forvaltnings- og institutionsbrugere med adgang til gruppens institutioner eller dele af denne (med samme eller færre rettigheder). Brugeren kan oprette nyheder og fora til gruppens institutioner og kan logge ind i gruppens institutioner. Administrativt personale på et område, er ofte oprettet med denne profil. Er man f.eks. administrativ medarbejder i Dagplejen, har man brug for at kunne logge ind i dagplejegrupperne, men ikke i daginstitutionerne. Dagplejekonsulenter/dagplejepædagoger er ofte oprettet med denne rolle.
A.1.2. Administrator i Tabulex Forvaltning. Kommunikation til alle institutioner. Ingen adgang til institutioner. Brugeren har en forvaltningsprofil til alle institutioner, men har ikke adgang til at logge ind i nogen institutioner. Brugeren kan oprette nye forvaltningsbrugere og oprette nye institutionsbrugere. Brugeren kan oprette nyheder og fora til alle institutioner. Administrativt personale på forvaltningen, er ofte oprettet med denne rolle. A.2.1. Almindelig bruger i Tabulex Forvaltning. Kommunikation til en gruppe af institutioner. Adgang til gruppens institutioner. Brugeren har en almindelig brugerprofil i Forvaltning, til en gruppe af institutioner og har adgang til at logge ind i en denne gruppe. Brugeren kan ikke oprette nye forvaltnings- eller institutionsbrugere. Kan oprette nyheder og fora til de institutioner brugeren er tilknyttet som forvaltningsbruger og har adgang til at logge ind i en eller flere institutioner. Dagplejekonsulenter/dagplejepædagoger er ofte oprettet med denne rolle. A.2.2. Almindelig bruger i Tabulex Forvaltning. Kommunikation til en gruppe af institutioner. Ingen adgang til institutioner. Brugeren har en almindelig brugerprofil til en gruppe af institutioner, men har ikke adgang til at logge ind i denne gruppes institutioner. Brugeren kan ikke oprette nye forvaltnings- eller institutionsbrugere. Brugeren kan kun oprette nyheder og fora til den gruppe af institutioner brugeren er tilknyttet som forvaltningsbruger. Administrativt personale på forvaltningen, er ofte oprettet med denne rolle. B.1. Administrator i Tabulex Børn Brugeren er oprettet som administrator på den enkelte institution. Brugeren har ikke adgang til Tabulex Forvaltning. Brugeren kan oprette og redigere i basisopsætningen af det enkelte program under knappen Admin. Brugeren har adgang til alle funktioner i institutionens Tabulex Børn. Lederen eller souschefen i den enkelte institution er ofte oprettet med denne rolle. Admin med adgang til alle institutioner via Tabulex Forvaltning, er ofte oprettet med denne rolle. B.2. Almindelig bruger i Tabulex Børn Brugeren er oprettes som almindelig bruger i den enkelte institution. Brugeren har ikke adgang til Tabulex Forvaltning. Brugeren har ikke adgang til basisopsætning af programmet under knappen Admin. Har adgang til alle hverdagens funktioner i institutionens program. Den almindelige pædagog uden administrativt ansvar i den enkelte institution, er ofte oprettet med denne rolle.
Feriepasning Med funktionen Feriepasning i Tabulex Forvaltning, har du mulighed for at oprette fælles feriepasningsperioder og rulle disse perioder ud til de enkelte institutioner. Institutionernes almindelige ferieperioder, udover fælles feriepasning, opretter de enkelte institutioner selv i Tabulex Børn. Opret fællespasningsperiode I sidemenuen under Opsætning vælges menupunktet Feriepasning. Tryk opret ferieperiode. Udfyld følgende felter: Titel Titel angiver navnet på ferieperioden og er det navn som ses hos forælde og af personalet på børnenes normale institutioner. Ferieperiodens titel benyttes alle steder op til- og i ferieperioden, så vær opmærksom på at få oprettet perioden med en sigende beskrivelse f.eks. Fælles feriepasning uge xx, Nødpasning i uge xx. Du behøver ikke at skrive hvor feriepasningen foregår, idet programmet selv påfører dette. Fra- og til dato Angiver hvornår perioden starter og slutter. Det er i denne periode forældre og evt. personaler skal tage stilling til om et barn kommer/ ikke kommer. Sidste frist Angiver sidste frist for forældrene, at tilmelde barnet til feriepasningen. Forældre har stadig mulighed for at registrere at barnet ikke kommer, efter fristens udløb. Efter sidste frist, har personalet dog stadig mulighed for at registrere feriepasning på de enkelte børn.
Forældre som ikke har svaret på feriepasningen, adviseres 1 dag og 1 uge før svarfrist. Adviseringen vil blive sendt til de forældre der har registreret en e-mail i programmet og har sagt ja tak til adviseringer under fanen Tjenester, på forældresiden. Advisering er automatisk sat fra programmet når børnene indskrives i institutionen og skal aktivt afmeldes af forældre. I adviseringen stå hvordan/hvor de udfylder skemaet. Der kan ikke ferietilbagemeldes via Tabulex Forælder App. Eksempel: Pasningen foregår på Vælg jeres feriepasningsinstitutioner i boksen Pasningen foregår på. Tryk Tilføj og sæt flueben ud for de institutioner som modtager børn fra andre institutioner i perioden. Vælg ud fra listen af kommunens daginstitutioner/ dagplejegrupper
Udfyld ferieåbningstid pr. institution, pasningen foregår på. Ferieåbningstider vil blive vist på forældre-siden, når de melder deres barn til feriepasningen. Informationen omkring børnenes ankomme- og gå hjem tid i ferieperioden, kan hjælpe institutionen med bedre planlægning af ressourcer, primært i ydertimerne.
Pasning tilbydes til Når du har valgt hvor pasningen skal foregå, skal du angive hvilke institutioner pasningen skal tilbydes til. Eksempel: I ovenstående oversigt, foregår den fælles feriepasning på Børnehuset Solstrålen og Børnehuset Bækkestien. I eksemplet tilbyder Børnehuset Solstrålen pasning til Børnehuset Grøftekanten og egne børn og Børnehuset Bækkestien tilbyder pasning til egne børn, Børnehaven Skovly og Børnehuset Himmeldalen. Når man er valgt som ferieinstitution (Pasningen foregår på), er man som standard indstillet til at passe børn fra egen institution og man behøver kun at vælge de resterende institutioner som pasningen tilbydes til. Tryk Gem og din feriepasningsperiode er oprettet.
Hvis forældre skal kunne vælge mellem flere feriepasningsinstitutioner, kan du vælge flere institutioner under pasningen skal foregå på. Eksempel: I foregående eksempel kan forældrene fra Børnehuset Grøftekanten vælge mellem pasning i Børnehuset Solstrålen eller i Børnehuset Bækkestien. Tryk Gem og din fælles feriepasningsperiode er oprettet. Den fælles feriepasning er nu aktiv hos forældre og personaler og er åben for tilmelding. Status I takt med at forældre indberetter til den fælles feriepasning, kan du på feriepasningen se en overordnet status for tilmeldinger til feriepasningen. Når tilmeldingsfristen er overskredet og der er x antal der ikke har svaret, kan man med fordel henvende sig til institutionerne der kan følge op på tilmeldingerne med forældre.
Lister i Tabulex Børn Personalet på institutionen hvor pasningen foregår på, har mulighed for at trække forskellige lister vedrørende den fælles feriepasning og allerede fra den dag feriepasningen oprettes. Er du i Tabulex Forvaltning, oprettet til at logge ind i de institutioner hvor feriepasningen foregår, kan du også trække listerne. Listerne ligger i menupunktet Lister Feriepasning i Tabulex Børn og indeholder følgende lister: Tilmeldte børn i feriepasning: Tilbagemeldinger overordnet: Komme/gå-tider: Individuelle tilbagemeldinger: Listen viser hvilke børn er tilmeldt pr. dag, pr. institution i ferieperioden samt kontaktoplysninger på forældre Listen viser antal tilmeldte børn pr. dag, pr. institution samt total pr. dag. Listen viser det forventede antal børn pr. halvtimes-interval. (Forventet belægningsgrad) Første side opsummerer den forventede belægningsgrad for det samlede antal børn tilmeldt feriepasning og de følgende sider viser forventet belægningsgrad fordelt på de institutioner børnene kommer fra. Listen viser hvilke børn der er tilmeldt pr. dag, individuelle kommegå tider pr. dag, pr. institution, pr. uge. Det er kun institutioner der har afholdt fælles feriepasning det har adgang til listen Feriepasning. Børnenes normale institutioner kan følge med i tilmeldinger, manglende tilmeldinger og lign, under deres sædvanlige ferielister. Visning af ferieperioden i Tabulex Børn 14 dage før perioden starter, har institutionen hvor feriepasningen foregår på, mulighed for at se hvilke børn der kommer i feriepasningsperioden. I perioder med fælles feriepasning, bliver der i Tabulex Børn oprettet en ny afdeling med samme navn som feriepasningsperiodens titel. Det er på denne afdeling personalet arbejder når perioden starter. De enkelte institutioner, pasningen tilbydes til, lægger sig som grupper under denne afdeling og man kan nu se de børn der er tilmeldt pasning. Børn der har registret nej/ikke svaret på feriepasning vil blive frasorteret her.
Log ind på egne institutioner Er du oprettet som bruger på enkelte institutioner/legestuegrupper, kan du via menupunktet Gå til og herefter vælge Dagpleje / institution, logge direkte til dine institutioner uden yderligere login Ved at logge ind på de enkelte institutioner, har du blandt andet mulighed for at trække lister og statistik for den enkelte institution/dagplejegruppe, se ferielister eller se børnenes stamkort. Institutionerne åbner i et nyt vindue. Du kan nemt lukke vinduet ned på krydset i højre hjørne (ikke på Log ud-knappen) og logge ind på en anden institution herefter. Support Har du brug for hjælp, kan du kontakte Tabulex Dagtilbud på dagtilbud@tabulex.dk eller på telefon nr. 4676 1957. Vi har åben mandag-fredag kl. 8.00-17.00.