Opdateret: 18. maj 2017 SPØRGSMÅL OG SVAR maj 2017 Udbud af kantinedrift på
Spørgsmål nr. Spørgsmål 1. Er de angivne maksimumspriser med eller uden moms? De angivne maksimumspriser på dagens varme måltid, salatbar, sandwich og levering samt afhentning af mødeforplejning er inklusiv moms (salgspriser). 2. Vil der være mulighed for en rundvisning i de bygninger, som er omfattet af udbuddet? Der vil være mulighed for en rundvisning i bygningerne omfattet af udbuddet. For at aftale tidspunkt for en rundvisning skal teknisk chef Eigil Jensen kontaktes på +45 40372188. Svar
3. Bilag 1, afsnit 2: Antal besøgende pr. dag i kantinerne: Jeg kan konstatere at man har anført 400 besøgende/kunder i NØ-hjørnet pr. dag. Ud fra de tal jeg har afleveret er det totale antal besøgende i 12 måneder 121.730, da dette er sket på i alt 253 antal åbningsdage, svarer det til ca. 484 pr. dag, så ergo 21% flere besøgende end anført i det fremsendte materiale Ad 1: Ordregiver har valgt et konservativt estimat af antal besøgende pr. dag for begge kantiner. Ad 2: Kantinen på Fuglesangs Alle har haft 262 åbningsdage i 2016. dette er inklusiv lørdage og 6 søndage. Ad 3: Der betales ved kassen. Spørgsmålet er derfor 1. Er det samme gældende for Fuglesangs Alle, at de daglige antal besøgende er 21% højere? 2. og hvor mange åbningsdage har været i den givne periode? Der er 200 medarbejdere på Fuglesangs Alle som dagligt anvender kantinen. 3. Hvordan foregår betalingen i dag fra disse medarbejdere? Via løntræk eller betales der ved kassen?
4. Bilag 1, afsnit 5: Åbningstider, der er anført som i det fremtidige set-up er længere og på flere dage (lørdage) end det nuværende set-up. NØ-hjørnet: 1. Sker der en ændring af den gruppe af studerende eller af de ansatte, som man forventer skal anvende kantinen, siden åbningstiden forlænges? 2. Matematisk kantine servicerer Folkeuniversitet med spisning aften, forventer man at Folkeuniversitet flyttes omkring NØ-hjørnet? 3. Hvilke terminer ønsker man lørdags åben i kantinen? Fuglesangs Alle 4. Har pt. lukket lørdag, så samme spørgsmål som ovenfor. Hvilke terminer ønsker man lørdags åben i kantinen? Ad 1: Nej. Ad 2: Nej. Ad 3: Ordregiver påtænker, at der skal være lørdags åben i kantinerne i følgende perioder: september december februar maj Ad 4: Se svar på ovenstående spørgsmål 3. Ad 5: Dette aftales fra arrangement til arrangement Ad 6: Dette aftales fra arrangement til arrangement Ved gæstearrangementer og andre større arrangementer skal Forpagteren kunne stille personale til rådighed efter behov og nærmere aftale. 5. Er der tale om arrangementer hvor forpagter ligeledes har salget af forplejning herunder drikkevarer? 6. Hvis ikke, sker udlån af medarbejdere i givet fald så efter regning til aftalt timepris? 5. Bilag 1, afsnit 10: Der anvendes følgende ord i beskrivelsen, oplæg og forslag. Vi har internt snakket om der er en forskel på betydningen af disse ord. Ordregiver beder om en beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver påtænker at løse opgaven. Det er således Ikke fra Ordregivers side tiltænkt en forskel på anvendelsen af ordene oplæg og forslag. Hvilken forskel er der på oplæg og forslag?
6. Bilag 1, afsnit 12: Levering og afhentning af mødeforplejning 75 kr. Såvel for NØ-hjørnet og for Fuglesangs Alle vil vi gerne, om vi kan få en oversigt over hvilke bygninger der er tale om, hvor denne levering/afhentning er tiltænkt. 7. Bilag 1, afsnit 13: Ordregiver vil ved evaluering af kvaliteten af de indkomne tilbud vurdere i hvor høj grad nedenstående er opfyldt i prioriteret rækkefølge. Følgende bygninger er omfattet af levering og afhentning af mødeforplejning: Kantinen, Fuglesangs Allé: Bygning 2610-2641 Kantinen, NØ-hjørne: Bygning 1320-1448. Der vedlægges en bygningsoversigt, jf. bilag 7A (bygningsoversigt for Fuglesangs Allé) og 7B (bygningsoversigt for NØ-hjørne). Ordregiver vil evaluere kvaliteten i henhold til de angivne 3 kategorier sortiment, service og personale. Prioritering sker indenfor de enkelte kategorier. Der er angivet 3 kategorier Sortiment 8 områder Service 2 områder Personale 3 områder Hvordan prioriteres der mellem de 3 hovedområder? Er rækkefølgen: 1. sortiment (alle punkter) 2. service (alle punkter) 3. personale (alle punkter) Eller er de 3 hovedområder ligestillet og en prioritering sker indenfor det enkelte område?
8. Bilag 1, afsnit 13: Se svar på spørgsmål 6. Indsamling af brugt service i kantinen og de nærtliggende bygninger. Kan der ligeledes her oplyses hvilke bygninger (bygningsnummer) der er tale om? 9. Referat punkt 1: Spisearealet Fuglesangs Alle bliver brugt til andet end spisning. 1. Er dette i den normale kantine åbningstid? 2. Stilles der andre lokaler til rådighed for kantinedrift og spisning? 10. Referat punkt 2: Serviceindsamling, der foretages 2 tallerkenrunder pr. dag til vogne og the-køkkener. 1. Kan det oplyses hvor disse er placeret i dag er begge steder? 2. Vil samarbejdet med rengøring fortsat være muligt? 3. Hvornår sker disse runderinger? 11. Bilag 3A/B inventarliste: Fuglesangs Alle har i dag 3 kasseterminaler. Indgår disse i det inventar der stilles til rådighed, eller skal forpagter selv anskaffe sig kasseterminaler? Ad 1: Ja. Ad 2: Nej. Ad 1: Det kan ikke oplyses, hvor disse er placeret i dag. Ad 2: Ja. Ad 3: 1. tallerkenrunde (efter frokost) ligger mellem kl. 14 og kl. 15. 2. tallerkenrunde (efter aftensmaden) ligger mellem kl. 19 og kl. 20. De 3 kasseterminaler indgår ikke i det inventar Bortforpagter stiller til rådighed. Forpagter skal selv anskaffe sig kasseterminaler.
12. Bilag 6A/B punkt 2.3: Ad 1: Ordregiver kan ikke oplyse på forhånd, hvornår disse arrangementer vil forekomme, men de kan forekomme på alle 1. På hvilke ugedage og i hvilke tidsrum kan Studenterforeninger og/eller tider af dagen dog vil de primært finde sted Bortforpagter afholde arrangementer hvor Forpagter ikke har rettigheden til salg af mad og drikkevarer. eftermiddag/aften. 2. Er ovenstående type arrangementer i dag indeholdt i den omsætning der er angivet som arrangement-salg på Fuglesangs Alle? 3. I givet fald, hvor stor en andel udgør dette salg? Ad 2: Nej. Ad 3: Se ovenstående svar ad 2). 13. Bilag 6A/B punkt 5.3: Det er korrekt. Option på forlængelse, er kun en mulighed som Bortforpagter har og er ikke gensidig? 14. Bilag 6A/B punkt 7.1: Fakturering skal ske pr. leverance. Skal der faktureres samlet for alle leverancer i løbet af måneden? Eller kan fakturering ske pr. leverance? 15. Bilag 6A/B punkt 9.1: Forefindes der medarbejderomklædningsrum (M/K)? 16. Bilag 6A/B punkt 9.7: Ja, der forefindes medarbejderomklædningsrum. Bortkommet bestik skal erstattes af forpagter. Vi har konstateret, såvel i NØ-hjørnets kantine, som i vores kantine i Nobel parken, at de studerende, af en eller anden årsag glemme at aflevere bestik efter brug. (Tager det med) Spørgsmål: Bortkommet bestik i relation til ovennævnte, hvordan håndteres det i forhold til punkt 9.7?
17. Bilag 6A/B punkt 9.9: Nej. Prisen er vel Kostpris + 10 % + løn + 25% moms? 18. Bilag 6A/B punkt 11.2.3: Kan bortforpagter trods stigning i nettoprisindekset for fødevare, og fremsendt dokumentation for prisstigninger, nægte at godkende de fremsendte prisstigninger? 19. Bilag 6A/B punkt 12.2: Ordregiver vil godkende en prisstigning, såfremt denne er korrekt udregnet i henhold til betingelserne herfor. Ja. Er forpagters rengøring begrænset til det i bilag 5A viste køkken (D1 til B5,5) inklusiv inventar, udstyr med mere? 20. Bilag 6A/B punkt 13.1: Ja. Er der tale om, Bortforpagter foretager en generel godkendelse af skiltningskoncept/skiltningsdesign? 21. Bilag 6A/B punkt 15.3: Kan vi tolke en kundereklamation som enten en skriftlig kundereklamation, eller en reklamation fremkommet via møde med forpagter eller dennes repræsentant? 22. Jævnfør punkt 9 stiller Bort forpagter inventar og udstyr til rådighed for forpagter, i tilfælde af påbud fra offentlig myndighed om anskaffelse af sådan udstyr. Der er tale om en reklamation, når reklamationen er fremkommet via møde mellem Forpagter (eller dennes repræsentant) og Ordregiver. Ja. Dækker Bortforpagter i sådanne tilfælde dette inventar og udstyr?
23. Afregner den tidligere forpagter, (Studenterlauget) som er forpagter indtil 01.08.2017, alle Medarbejder tilgodehavende med Forpagter overtager medarbejderne på vilkår som fremgår af Virksomhedsoverdragelsesloven 2. Forpagter overtager således alle pligter i relation til medarbejderne, der vedrører Den nye forpagter pr. 01.08.2017 tiden forud for aftalens ikrafttræden, herunder udgifter til Eller afregnes disse direkte med Medarbejderne via feriekort og lønudbetaling og lignende Således at den nye forpagter herefter overtager medarbejderne jævnfør lov om Virksomhedsoverdragelse? Ved medarbejder tilgodehavender tænker vi på Feriepenge optjent inden 01.08.2017 Feriefridage optjent inden 01.08.2017 Løn op til skæringsdagen 01.08.2017 Optjent overarbejde / afspadsering inden 01.08.2017 Søgnehelligdagsbetalinger optjent inden 01.08.2017 Andre medarbejdertilgodehavende optjent inden 01.08.2017 24. Bortforpagter kan opsige forpagtningsaftalen med 6 måneders varsel Kan Bortforpagter opsige forpagtningsaftalen i de første 24 måneder uden der foreligge misvedligeholdelse, jævnfør punkt 23? 25. Hvilke kriterier ligger til grundlag for godkendelse Budget for det kommende regnskabsår? feriepenge i henhold til ferieloven, feriefridage, løn, overarbejdsbetaling, søgnehelligdagsbetaling og alle andre forpligtelser over for medarbejderne optjent forud for aftalens ikrafttræden. Ordregiver kan opsige forpagtningsaftalen med 6 måneders varsel til den første i en måned - selvom der ikke foreligger væsentlig misligholdelse. Det er et krav at driftsbudgettet påviser et overskud.
26. Arrangementssalg Fuglesangs Alle Af udbudsbetingelserne, fremgår det, at der er et arrangementssalg på Fuglesangs Alle på i alt Arrangementssalget dækker over samtlige arrangementer, hvor forplejning kommer fra nuværende leverandør. Omfanget over arrangementer med forplejning andetsteds fra er ukendt for Ordregiver. Kr. 3.500.000 Jf. bilag 6A punkt 9.9 fremgår det ligeledes at Studenterforening eller bortforpagter kan anvende kantinen til lukkede arrangementer. Der er vel her en form for sammenfald af interesser, som vanskeliggør vores arbejde med Udbuddet, da Studenterlauget vel både er en Studenterforening og i dag ligeledes er Forpagter af Kantinen på Fuglesangs Alle, kan det være svært, helt at tolke, hvor stor en omsætning der kan kalkuleres med i det fremtidige budget for Fuglesangs Alle, da man vel må tolke, at Studenterlauget jævnfør bilag 6A punkt 9.9 har mulighed for i fremtiden, selv at afholde arrangementer hvor den fremtidige Forpagter ikke har mulighed for salg af mad og drikkevarer. Spørgsmål. Tages der højde for dette arrangementssalg som Studenterlauget tager med sig, hvor stor er herefter det forventede arrangementssalg på Fuglesangs Alle? 27. Vedr. Automater Forefindes der automater på Fuglesangs Allé? Hvis Ja varetager driften af disse? Der forefindes en automat på Fuglesangs Allé (i bygning 2610), som kantinen drifter.
28. Vedr. telefon I henhold til kontrakt pkt. 9.1 stiller telefon til rådighed, betyder dette at også betaler forbruget? Det er korrekt. Ordregiver stiller 1 telefon til rådighed og betaler forbruget. 29. Serviceindsamling Kan det oplyses hvor mange vogne der er opstillet på campus og hvor mange thekøkkener der forefindes? På Fuglesangs Allé er der opstillet 4 vogne, og der forefindes ca. 12-14 tekøkkener.