Beretning 2010/2011 Ejerlejlighedsforeningen Fortbo Indledning: 23. marts 2011 Ejerforeningen Fortbo afholder i år sin 33. ordinære generalforsamling, idet foreningen blev stiftet d. 31. december 1978. Det er igen tid til at gøre status over den forgangne tid, og samtidig prøve at se på den kommende periodes mange udfordringer og muligheder. Vi afholder igen i år generalforsamlingen på Tinderhøjskolen fordi det er det mest praktiske sted i omegnen. Lokalerne her er mere brugervenlige i sammenligning med DM, og så længe vi kan være her synes valget af Tinderhøjskolen at være den bedste mulighed. Men nu tilbage til det foreningsmæssige. Bestyrelsen tilstræber fortsat, at beretningerne skal bibringe medlemmerne en opdatering af de mange hændelser, der har påvirket de beslutninger, som har skullet tages, og beretningen i år er i den henseende ingen undtagelse. Vi har imidlertid igen i år et stort program foran os, og jeg skal derfor forsøge at tilpasse årets beretning lidt, så der bliver tid til det hele. Fra tid til anden kan en beretning virke lidt for teknisk og måske kan alt ikke opfattes tilstrækkeligt klart under en oplæsning på en generalforsamling, men da beretningen i sin fulde ordlyd på et senere tidspunkt udsendes til samtlige medlemmer og endvidere bringes på foreningens hjemmeside, gives der dermed mulighed for, at alle med interesse for et eller flere punkter kan nærlæse teksten, og evt. efterfølgende stille afklarende spørgsmål til bestyrelsen. Årets beretning vil således også i år omfatte en grundig gennemgang af de vigtigste aktiviteter indenfor foreningens forskellige hovedområder med en naturlig fremhævelse af særlige forhold. Bestyrelsen fremlagde på generalforsamlingen sidste år planer for den kommende periodes udvikling, og resultatet af de fremlagte planer vil være omfattet af dette års beretning. Gennemgangen heraf er for overskuelighedens skyld opdelt i de hovedområder, hvor foreningens aktiviteter har fundet sted. Disse hovedområder er: Foreningen Tekniske anlæg Kommende opgaver Sammenfatning Afslutning 1
Foreningen: Umiddelbart efter sidste års generalforsamling konstituerede bestyrelsen sig med genvalg af undertegnede som foreningens formand, og som medunderskriver af foreningens udbetalinger genvalgtes Mette Florin. Mette har således blandt andet til opgave at vogte foreningens kontante midler, og naturligvis passe på formandens udbetalinger. Begge valgene var enstemmige, hvilket jeg noterer med tilfredshed. Løsgående hunde er fortsat til betydelig gene for vore medlemmer, og bestyrelsen har igen i år modtaget flere klager over utrygge forhold. Det er lykkedes at identificere de fleste hundeejere, og bestyrelsen har efterfølgende tilskrevet de pågældende. Resultatet er stadig ikke tilfredsstillende, idet påbuddet om at holde hunde i snor på foreningens område ikke følges konsekvent af såvel medlemmer som hundeejere udefra. Der er altså ikke sket nogen mærkbar ændring af forholdene siden sidste generalforsamling. Generalforsamlingen vedtog på baggrund af disse konstateringer en tilføjelse til ordensreglementet vedr. husdyrhold. Dette indebærer, at alle beboere er blevet bedt om at aflevere et spørgeskema til registrering af husdyrhold. Desværre har ikke alle efterkommet beslutningen om at aflevere skemaet en enkelt har ligefrem nægtet at aflevere skemaet. Som bekendt er samtlige medlemmer forpligtet til at følge generalforsamlingens flertalsbeslutninger, og jeg skal herfra kraftigt opfordre de sidste til at aflevere det udsendte skema uanset om man har husdyr eller ej. I alt er 65 skemaer modtaget retur, hvilket giver anledning til at rykke de ejere, som ikke har returneret skemaet. Fortbo`s hjemmeside er løbende opdateret, og en hel del oplysninger kan nu findes her. For dem, som ikke er bekendt med hjemmesidens eksistens, kan jeg oplyse at adressen er: www.fortbo.dk. Jeg håber at mange af vore medlemmer og forretningsforbindelser vil besøge hjemmesiden, og jeg skal nævne, at kommentarer og evt. forslag til forbedringer vil være særdeles velkomne. I år har indkaldelsen til generalforsamlingen med dagsorden længe ligget på hjemmesiden, og årets beretning ligger der allerede. Hver måned er der 60-70 individuelle IP-adresser der besøger hjemmesiden, hvilket kommer til at betyde en fortsat udvikling af hjemmesiden. Parkeringssituationen skal også i år finde sin plads i beretningen. Først og fremmest skal jeg erindre om, at der faktisk eksisterer regler for parkering på området. Reglerne kan læses i foreningens ordensreglement, og hvis der skulle være medlemmer, som ikke har et eksemplar af ordensreglementet, kan en henvendelse til varmemesteren afhjælpe problemet. Ordensreglerne findes også på foreningens hjemmeside, som beretningen netop har omtalt. Jeg skal hermed opfordre alle vore medlemmer og øvrige beboere til at genopfriske reglerne og aller vigtigst: at rette sig efter dem. Parkering langs græsrabatterne og i det hele taget uden for de afmærkede felter er ikke tilladt. 2
Bestyrelsen er helt klar over at det til tider kniber med parkeringspladserne, med det giver ikke automatisk ret til at parkere uden for de afmærkede felter. Der findes en del pladser på Rødovrevej og tillige på de tilstødende veje. Jeg skal opfordre vore medlemmer til at benytte disse pladser, når området er fyldt op. Der er planer om udvidelse af parkeringsarealet, men foreningens finanser og prioriteringer har endnu ikke muliggjort en gennemførelse af dette projekt. Når vi nu er ved parkering skal jeg venligst anmode bilister om at parkere på en sådan måde, at bilen ikke dækker de grønne rabatter, og at der tages hensyn til buske og planter. Dette blandt andet af hensyn til den løbende vedligeholdelse. Det gælder naturligvis også om at give den nødvendige plads til udrykningskøretøjer. I et konkret tilfælde har den røde kassevogn, som ofte holder ulovligt parkeret, medført betydelige gener for en tilkaldt ambulance under udrykning. Ambulancen kunne med stort besvær vende efter at have optaget den syge. Dette forhold vil blive fulgt på med de sanktioner, der fremgår at foreningens takstblad. Bestyrelsen skal endvidere, ligesom sidste år, henstille til ejerne af varevogne og andre store køretøjer om fortrinsvis at benytte parkeringspladserne imellem elevatortårnet i blok B og Juelsmindevej mod det grønne område. Denne anmodning fremsættes bl. andet fordi de store biler er bredere end almindelige personbiler og at parkering ind imellem personbilerne besværliggør ind og udstigning. Det skal her nævnes, at der ofte observeres uvedkommende parkering på Fortbo`s arealer. Omfanget er svært at opgøre, men bestyrelsen overvejer at lade parkeringsmærkater fremstille, og samtidig forbyde parkering uden disse rudemærker. Det vil være interessant at høre generalforsamlingens bemærkninger til denne ide efter beretningen. Skatteministeriet har i 2010 besluttet at pålægge moms på ejendomsadministration. Dette betyder for vores lille forening, at der fremover skal betales moms af et beløb på ca. kr. 160.000,- eller en forhøjelse af administrationsudgifterne på godt kr. 40.000,-. Foreningen har i den anledning overvejet at lade sig momsregistrere. En momsregistrering vil betyde en øget indtjening for foreningen, men desværre en øget udgift for det enkelte medlem. Indtil videre undlades derfor en momsregistrering af Fortbo. Ændringen af momsreglerne har betydet, at momsen på administrationshonoraret vil optræde i regnskabet som en overskridelse af det budgetterede beløb. Bestyrelsen har besluttet ikke at fremlægge et revideret budget alene af denne grund. I forbindelse med den afsluttede retssag med VVS-rådgiveren har Fortbo et beløb til gode på momsandelen af kr. 480.000,- som foreningen blev tilkendt ved retssagens afslutning. Momsdelen kan først komme til udbetaling, når der foreligger regninger med en momsandel på det nævnte beløb. Bestyrelsen har fremsat et tilbud til rådgiveren med et forligsbeløb, idet der vil gå mange år inden beløbet er tilbagebetalt. Vi afventer rådgiverens beslutning. Der er desværre en del af vore medlemmer, der næsten konstant er i restance til foreningen. Det er både dyrt og tidskrævende at skulle rykke disse medlemmer, og ofte udebliver de efterfølgende betalinger og vi må derfor begynde forfra. Restancerne betyder en manglende likviditet for 3
foreningen og risikoen for at foreningen lider tab er naturligvis til stede især hvis restancen overskrider ejerpantet. Bestyrelsen har på baggrund af den negative udvikling af restancer anmodet administrator om at skærpe kursen, og at indlede inkassoforretning ved restancer over 2 mdr. Årets varmeregnskab forelå rimeligt tidligt i år. Af varmeregnskabet fremgår det, at ydelserne for varmeforsyning er steget for de flestes vedkommende. Stigningerne er begrundet i den lange hårde vinter samt stigende energipriser. Det skal bemærkes, at Dan-Ejendomme i forbindelse med et meget stort antal efterbetalinger efter aftale med bestyrelsen har justeret á/conto indbetalingerne til et niveau, der i højere grad afspejler de individuelle forbrug. Der kan ikke drages nogen egentlig konklusion i forbindelse med gennemgangen af forbruget kun at der er betydelig forskel på de individuelle forbrug. Bestyrelsen finder ikke anledning til at foretage sig yderligere i forbindelse med det afsluttede varmeregnskab. Der har været stillet spørgsmål til forrige års varmeregning som følge af en variation ud over det normale. I den forbindelse har bestyrelsen undersøgt kalibreringsforhold for varmemåleren uden at finde anledning til noget unormalt. Tekniske anlæg: Rengøringen af Fortbo s ejendomme har gennem de seneste år været udført af Leth`s rengøring, og arbejdet har været nøje overvåget af varmemester, bestyrelse og af mange medlemmer. Der har fra tid til anden været rejst kritik af rengøringen, og bestyrelsen besluttede derfor at nedsætte et lille udvalg der skulle afsøge rengøringsmarkedet med henblik på en efterfølgende vurdering af vore muligheder. Service og pris blev efterfølgende nøje gennemgået, og der blev afholdt møder med udvalgte entreprenører. Efter en samlet vurdering besluttede bestyrelsen efter indstilling fra udvalget at skifte rengøringsselskab. Valgt blev firmaet Team Racoon, og indtil videre ser det ud til at valget var rigtigt. Vi følger denne nye leverandør nøje, og er selvfølgelig indstillet på endnu en udskiftning hvis vore forventninger ikke bliver indfriet. Som det fremgår af budget 2012 skal Juelsmindevej nyasfalteres i meget nær fremtid. Vore naboer er allerede klar, men da en væsentlig del af udgiften til asfaltering påhviler Fortbo, er der ikke truffet endelig beslutning om arbejdets udførelse. Fortbo fik i december 2010 påbud fra Rødovre kommune om at lappe vejhuller, man da påbuddet vedrørte en del af Juelsmindevej, som ikke hører under Fortbo`s område, er påbuddet afvist af bestyrelsen. Om kommunen har fundet en anden ansvarlig for reparationerne vides ikke på nuværende tidspunkt. Jeg er næsten sikker på at vore medlemmer har bemærket, at det nu og da har sneet i den netop overståede vintersæson. Varmemesteren har i hvert fald bemærket sneen. Det har en del beboere på 2. sal desværre også. Fugningerne på taglejlighederne har ikke været udført korrekt, og der er sket vandindtrængen i 6-7 underliggende lejligheder. Bundfugerne var i orden, men fugerne op langs dørene var utætte. 4
Fugerne skulle være udbedret nu bortset fra i 2 tilfælde -, og forhåbentlig kan vi undgå disse gener i fremtiden. De af vore medlemmer, der har oplevet vandskader som følge af nedsivende vand, har kontaktet varmemesteren, og der er aftalt en procedure for udbedring af skaderne. Og specielt til 3. sals beboerne: Husk nu at skovle evt. sne væk fra altanerne det vil hjælpe betydeligt på vandskaderne i lejlighederne på 2. sal. De betydelige vandmængder har også igen forårsaget opstigning af vand i kloakerne. En udskiftning af kloakernes vandlåse er højt prioriteret således at vi kan undgå ubehageligt slam i kældrene. På antenneområdet er der - som det ses af dagsordenen - stillet forslag om udskiftning af antenneanlægget. Det fremsatte forslag er indsendt af et enkelt medlem, og begrundelsen for forslaget er alene ønsket om at kunne se TV i HD kvalitet. Forslagsstilleren ønsker også bestyrelsen låst til en enkelt udbyder, YouSee. Jeg vil på bestyrelsens vegne fraråde denne fastlåsning til et bestemt selskab, bl.a. fordi der er næsten lige så mange holdninger til spørgsmålene om forsyning med TV, Radio og internet som der findes udbydere på området. Hvad selve forslaget angår, har bestyrelsen ladet forslaget ledsage af et financieringsforslag, idet forslaget efter bestyrelsens opfattelse ikke skal nyde fremme i forhold til langt mere presserende opgaver. Bestyrelsen har tidligere søgt rådgivning i disse spørgsmål, og har lagt hovedvægten på en afklaring af følgende forhold: - mulighed for individuelt at vælge og betale for programmer - kost pr. lejemål med oplysning om tilvalg af hardware - økonomiske konsekvenser for den enkelte husstand - øvrige relevante oplysninger, telefoni m.v. Stort set alle holdninger til de rejste spørgsmål er stærkt farvet af egne interesser, og da systemerne ustandselig ændres og til stadighed rummer nye muligheder anbefales det at vente med beslutninger på dette område indtil antenneanlægget skal udskiftes. Et medlem har sidste år ladet altandøre og vinduer udskifte uden at spørge bestyrelsen således som det er krævet i foreningens vedtægter. Da de opsatte vinduer afviger betydeligt fra hvad der anses for at kunne opfylde kravet til ensartet udseende, har foreningens bestyrelse krævet udskiftning af de opsatte vinduer og døre. Denne udskiftning har det pågældende medlem nægtet, og bestyrelsen søger derfor at gennemtvinge udskiftningen af rettens vej. Da der foreligger en uacceptabel tilsidesættelse af vedtægternes bestemmelser i denne sag skulle der ikke være problemer med at gennemtvinge den krævede udskiftning. Den gamle containergård er under udskiftning, da den gamle var rådden og på det nærmeste faldefærdig. Bestyrelsen blev udkommanderet en tidlig søndag morgen for at nedrive og bortkøre den gamle indhegning, og for denne dåd skal bestyrelsesmedlemmerne have stor tak. Foreningen sparede ved dette arbejde ca. kr. 25.000,-. Opsætning af en ny containergård var planlagt til ultimo januar, men på grund af forsinkelser hos producenten er opsætningen først nu under færdiggørelse. 5
Foreningens vaskeri benyttes flittigt af ca. halvdelen af ejendommenes beboere. Bestyrelsen foretager med jævne mellemrum en vurdering af vaskeriets økonomi ud fra princippet om at driften skal hvile i sig selv. Det betyder, at prisen for en vask skal dække el og vand tillige med bidrag til service og henlæggelser til udskiftning. Priserne for benyttelse af vaskeriet vil løbende blive justeret i overensstemmelse med udgiftsniveauet. Med det nuværende antal brugere kommer det ikke på tale at nedlægge vaskeriet. Kommende opgaver: Nødvendige større vedligeholdelsesarbejder: Prioritet: Art: Pris x 1000 kr. 1 stigeledn. k/v vand 2.600 1 afløb, kælder 330 1 parkeringspl. m/lys 450 1 ny containergård 100 3.450 2 ny flisebelægning overalt 800 2 rep. Af murkroner 75 2 gelænder, kældertrapper 80 2 belægning, Juelsmindevej 120 2 nyt antenneanlæg 200 1.275 3 køling, varmeanlæg 255 3 termovinduer, opgange 206 461 Samlet behov for finansiering inden for 5 år 5.186 Sammenfatning: Som det ses af regnskaberne, er der god overensstemmelse mellem de budgetterede og de afholdte udgifter for driftsforholdene, men det ses også, at den generelle vedligeholdelse har været lidt mere behersket end tidligere år. Som det fremgår af indkaldelsen til dette års generalforsamling, er der i 2012 lagt op til en forhøjelse af fællesudgifterne. Dette betyder, at de tiltrængte forbedringer og renoveringer vil kunne udføres inden for en rimelig tidshorisont, hvis forhøjelsen altså vedtages. Med det nuværende niveau for fællesudgifterne synes udviklingen for mange beboere at gå for langsomt. Det vil således stadig være nødvendigt at prioritere opgaverne efter bedste skøn, og bestyrelsen håber naturligvis på medlemmernes forståelse herfor. 6
Afslutning: Det grundlag for foreningens drift, der blev udarbejdet i 2010, er blevet fulgt, idet der dog har været løbende justeringer. Det sker som bekendt ikke så sjældent, at forholdene ændrer sig fra en beslutning er truffet og til det tidspunkt, hvor tingene skal føres ud i livet. Bestyrelsen oplever med glæde, at der stadig fra mange medlemmer udtrykkes stor tilfredshed med den måde, foreningen drives på, men der er naturligvis også eksempler på, at noget kunne ønskes anderledes. Det er vigtigt, at sådanne ønsker når bestyrelsen, og ikke kun drøftes på parkeringspladsen om lørdagen. Det handler derfor stadig om at være fælles om at opbygge et positivt miljø, hvor vi finder nye og bedre måder at arbejde sammen med medlemmerne på, mens vi samtidig bevarer en sund omgangstone. Fortbo s værdier indeholder det, som medlemmerne kan forvente af foreningen, og det foreningen kan forvente af medlemmerne. Derfor er det vigtigt at deltage aktivt i foreningens generalforsamlinger og i dagligdagen søge mest mulig indflydelse på de beslutninger, som senere skal føres ud i livet. Vi skal i dag som sædvanligt vælge bestyrelse. Lad mig i den anledning udtrykke et stort og velment ønske om, at de fremmødte til årets generalforsamling vil lade fornuften råde, og vælge eller genvælge de bestyrelsesmedlemmer, som et flertal anser for kvalificeret til at løfte den kommende tids opgaver, men som også kan fungere som aktivt medlem af foreningens bestyrelse. 2011/2012 forventes på alle områder at blive et godt år for Ejerlejlighedsforeningen Fortbo. Finanskrisen er ikke slut, og vil uden tvivl sætte sit præg på foreningens medlemmer på forskellig vis, men lad os håbe, at vi alle overlever den kommende tids udfordringer uden for mange skrammer. Jeg vil slutte min beretning med at rette en stor tak til mine kolleger i bestyrelsen for den smidighed, mødedisciplin og indlevelse, der er udvist i året der gik. Ligeledes vil jeg rette en varm tak for en god indsats til foreningens varmemester, som aldrig forsømmer nogen mulighed for at bruge penge på ejendommens vedligeholdelse. Jeg vil på bestyrelsens vegne også rette en stor tak til vore forretningsforbindelser herunder også til foreningens administrator -, samt sende en venlig tanke til Fortbos lejere, som ikke er til stede i dag. Antallet af lejere er med det seneste salg reduceret til 23. En særlig varm velkomst skal rettes til vore nye medlemmer, som jeg håber hurtigt må komme til at føle sig godt til rette i Fortbo. På bestyrelsens vegne 7
Allan Kirkestrup 8