Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet (Bilaget vil blive udfyldt med de eventuelle spørgsmål, der vil blive stillet under udbudsperioden) Spørgsmål modtaget under informationsmøde d. 27.09.2013 Spørgsmål 1) Kan der gives accept pr. delaftale? Svar: Ja, der kan byde på én delaftale, flere eller alle delaftaler Spørgsmål 2) Svares der løbende eller samlet til sidst, når der sendes spørgsmål ind? Svar: Så vidt muligt besvares spørgsmålene løbende. Vær opmærksom på at svar offentliggøres på hjemmesiden og at der ikke sendes svar direkte til spørger. Spørgsmål 3) Hvad skal oplyses i Tilbudsbilag mht. m2 prisen. Glas ved jorden er billigere at pudse end i højden? Svar: Det er gennemsnits kvadratmeterprisen pr. glasareal for bygningen, der skal anføres. I nogle tilbudslister bygninger opdelt i etager. Her er det gennemsnits kvadratmeterpris pr. glasareal pr. etage der angives. Spørgsmål 4) Når alle frem til samme antal m2 vinduesareal pr. bygning? Kunne udbyder ikke angive m2 måling pr bygning, så alle havde ens udgangspunkt? Svar: Det er ikke muligt at fremskaffe tilstrækkeligt tegningsmateriale over de vedrørte bygninger, hvorfor det ikke er muligt for Ordregiver at angive et eksakt vinduesareal. Kolonnen Anvendt pris. Pr. m² glas ved beregning af vederlaget for udendørs polering, som er angivet i Kontraktbilag 2 Tilbudslisten anvendes ikke ved tilbudsevalueringen men skal alene tjene som reguleringsfaktor i forhold til prisafregning i de situationer, hvor bygninger, som følge af om- eller tilbygning helt eller delvist undtages for vinduespolering Spørgsmål 5) Er der indsat en omregningsmodel i tilbudslisten? Svar: Ja, formlen fremgår af beregningsfelterne yderst til højre i Kontraktbilag 2 Tilbudslisten. Når beløb skrives i de gule felter i kolonnerne Vederlag pr. år for bygningen angivet i kr. og Vederlag pr. gang angivet i kr. angives den vægtede værdi, automatisk i yderste højre kolonne lige som totalværdien, som vil blive anvendt ved tilbudsevalueringen pr. delaftale, fremgår af rubrikken nederst i denne kolonne. Spørgsmål 6) Hvis der er meget stor forskel på dyreste og laveste tilbud, vil det så under alle omstændigheder være laveste bud, der vinder? Svar: Tildelingskriteriet er laveste pris, hvorfor det er det billigste tilbud pr. delaftale, der bliver tildelt kontrakt. I flg. Udbudsdirektivets artikel 55 skal Ordregiver i visse situationer afvise et tilbud med unormalt lave priser
Spørgsmål modtaget d. 30.09.2013 Spørgsmål 7) Er det muligt at afgive tilbud uden at deltage i besigtigelsen? Svar: Det er muligt at afgive tilbud uden at deltage i besigtigelserne. Dog er det tilbudsgivers ansvar, at det afgivne tilbud dækker alle de lokaliteter der vises på besigtigelsen. Der vil f.eks. ikke blive ydet ekstra betaling til dækning af udgifter i forbindelse med polering eller tilhørende bi- og tillægsopgaver af områder, som tilbudsgiver ikke var klar over skulle udføres, hvis disse er fremvist ved besigtigelsen og fremgår af oversigten over lokaliteter der besigtiges. Spørgsmål modtaget under besigtigelsen d. 30.09.2013 Spørgsmål 8) Kan man komme tilbage på de besigtigede områder, hvis der var noget man kommer i tvivl om efter besigtigelsen? Svar: Med mindre tilbudsgiver kan påpege, at være blevet forholdt oplysninger under besigtigelsen, gives der ikke mulighed for at re-inspicere lokaliteterne. Tilbudsgiverne har altid mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, som besvares på Regionens hjemmeside. Hvis mængden og karaktererne af sådanne spørgsmål indikerer, at der kunne være behov for at gense et område, afgør Ordregiver om der indkaldes til endnu en besigtigelse af det pågældende område. I så fald vil alle deltagere i besigtigelsen blive indbudt. Spørgsmål modtaget under besigtigelse på Psykiatrisk Sygehus i Middelfart d. 01.10.2013 Spørgsmål 9) Er det muligt at få facadetegninger, da det på grund af igangværende byggeri ikke er muligt at komme tæt på alle facader? Svar: Ja, fem tegninger offentliggøres på hjemmesiden som: Delaftale11_1.salsplan.pdf Delaftale11_Facader med sikringsmur.pdf Delaftale11_Facader.pdf Delaftale11_Kælderplan.pdf Delaftale 11.Stueplan.pdf Spørgsmål modtaget d. 11.10.2013 Spørgsmål 10) Vi vil gerne deltage på tilbudsgivningen af ovennævnte, men har desværre ikke deltaget på besigtigelse og informationsmøde. Jeg vil blot høre om vi kan deltage med et konditionsmæssigt bud uden besigtigelsen, da vi har folk der kender til opgaven fra tidligere udbud. Svar: Der henvises til svar afgivet i forbindelse med spørgsmål 7. (Se ovenfor)
Spørgsmål modtaget d. 14.10.2013 Spørgsmål 11) Der er på tilbudslisterne beskrevet at vi skal angive Vederlag pr. år for bygningen angivet i kr. (Indvendig og udvendig). Bekræft at vi i denne kolonne ikke skal angive vederlag for polering mellem forsatsruder, Ovenlys, internt glas mv. og kun skal angive prisen for udvendig og indvendig polering. Der er på nogle delaftaler lavet separate optioner på forsatsruder/ovenlys/internt men det er ikke generelt for alle delaftaler. Hvis dette kan bekræftes, hvor skal de øvrige omtalte ydelser så angives? Svar: Det til delaftalen hørende Kontraktbilag 2 Tilbudsliste (Tilbudslisten) skal i kolonnen Vederlag pr. år for bygningen angivet i kr. (Indvendig- og udvendig) indeholde samtlige de til delaftalen hørende opgaver jf. Kontraktbilag 1.XXa Delaftale XX Opgavebeskrivelse (Opgavebeskrivelsen), hvor XX udtrykker nummeret på delaftalen. For nogle delaftalers vedkommende kan opgaver som f.eks polering af forsatsruder være en del af den ordinære opgaveløsning og prisen for udførselen af denne opgave skal følgelig være indeholdt i vederlaget, som angives i kolonnen Vederlag pr. år for bygningen angivet i kr. (Indvendig- og udvendig). For andre delaftalers vedkommende kan lignende opgaver i Opgavebeskrivelsen være angivet under afsnittet Option på tilkøb af ydelser. I disse situationer skal vederlaget for udførselen i Tilbudslisten angives under den specificerede option. Den i spørgsmålet angivne påstand kan således ikke bekræftes. Spørgsmål 12) Der blev ved besigtigelsen spurgt til hvorvidt leverandøren skal fjerne objekter for at komme til at polere vinduer eller om ordregiver skal sørge for at objekter er fjernet før polering. Der kom ikke et entydigt svar under besigtigelsen. Hvordan skal vi forholde os? Svar: Ordregiver er som udgangspunkt ansvarlig for at fjerne løse objekter forud for vinduespoleringen. Det må dog forventes, at der i mindre omfang kan forefindes løse objekter, som forventes fjernet af Leverandøren i forbindelse med udførselen af opgaven. Der henvises i denne forbindelse til mindstekrav angivet i Kontraktbilag 1 pkt. 1.8 og pkt. 5.6 samt til Kontraktens afsnit 5, 7, 10 og 17. Spørgsmål 13) Delaftale 6. Der er på frekvensplanen ikke angivet at der skal gives bud på Polering mellem forsatsruder og ovenlys. Dog er der i beskrivelsen af opgaven beskrevet begge disse ting. Hvordan skal vi forholde os til dette? Svar: Opgavebeskrivelse og Frekvensplan er korrigeret for delaftalen. Endeligt svar på spørgsmålet offentliggøres senere Spørgsmål 14) Delaftale 6. Det blev på besigtigelsen, omtalt at ovenlystaget i bygning 1 ikke skal medregnes. Bekræft venligst dette. Svar: Opgavebeskrivelse og Frekvensplan er korrigeret for delaftalen. Endeligt svar på spørgsmålet offentliggøres senere Spørgsmål 15) Delaftale 6. På glasgangen mellem bygning 3 og 5, bliver glastaget på tiden ikke poleret. Der blev ved besigtigelsen omtalt at det fremover skal medregnes. Angiv venligst frekvens hvorved dette skal poleres?
Svar: Opgavebeskrivelse og Frekvensplan er korrigeret for delaftalen. Endeligt svar på spørgsmålet offentliggøres senere Spørgsmål 16) Delaftale 7. De 2 blokke med??????? på billedet er ikke beskrevet i frekvensplan og er ej tildelt et bloknummer. Hvordan skal vi forholde os til disse 2 bygninger? Svar: Billedet kan ikke gengives. Svar på spørgsmål offentliggøres senere. Spørgsmål 17) 16 Det synes at være en uforholdsmæssig/uproportional stor risiko at Leverandøren skal påtage et ansvar i forbindelse med krav rejst af 3. mand overfor ordregiver uden begrænsning for størrelsen på et eventuelt krav og uden at ansvaret i øvrigt kan tilskrives Leverandøren som culpøst. Det foreslås at bestemmelsen omformuleres dels således at tabet skal kunne henføres til Leverandøren som culpøst dels at der indsættes et maksimum på størrelsen af det krav Leverandøren skal erstatte. Såfremt Leverandøren ved en culpøs handling og i forbindelse med udførelsen af sin Leverance under kontrakten har påført 3. mand en skade der medfører at 3. mand rejser et erstatningskrav overfor Ordregiver, friholder Leverandøren Ordregiver for et sådant krav. Leverandøren kan imidlertid aldrig blive ansvarlig for at erstatte krav på over DKK 10 millioner kr. pr. skade pr. år. Svar: 16 er en kodificering af dansk rets almindelige regler vedrørende krav rejst af 3. mand. Det er således et spørgsmål, der skal afklares mellem leverandøren og 3. mand uden indblanding fra regionen, hvorfor regionen ikke kan indsætte begrænsninger i kravets størrelse. Spørgsmål og almindelig erstatningspligt er reguleret i 17, litra c, hvor der også er indsat en beløbsgrænse på erstatningens omfang vedrørende tingskade. 23.10.2013 Besvarelse af spørgsmålene 13, 14, 15 og 16 modtaget d. 14.10.2013 Spørgsmål 13) Svar: Der findes ikke dobbeltvinduer på Give Sygehus. Formuleringen Polering mellem dobbeltvinduer er inkl. rengøring af karme og rammer slettes fra Kontraktbilag 1.06a Spørgsmål 14) Svar: Opgavebeskrivelse og Frekvensplan er korrigeret for delaftale 6. Det kan bekræftes at ovenlystaget i bygning 1 i ikke skal medregnes i tilbuddet. Spørgsmål 15) Svar: Udvendigt glastag poleres 2 gange årligt. Dette fremgår nu af opgavebeskrivelse og frekvensplan Spørgsmål 16) De 2 blokke med??????? på billedet er ikke beskrevet i frekvensplan og er ej tildelt et bloknummer.
Hvordan skal vi forholde os til disse 2 bygninger? Svar: Blokkene hedder Pavillon 40 og 41 i frekvensmaterialet og er blevet flyttet siden dette luftfoto blev taget. Blokkene er på deres nuværende beliggenhed vist frem under besigtigelsen. Spørgsmål modtaget d. 21.10.2013 Spørgsmål 18) Vedr. delaftale 9 Vejle Sygehus: Hvad er frekvensen for polering af Vandret glas ved indgang L og A3/A7 Svar: 2 gang udvendig og 2 gange indvendigt. Denne rettelse indføjes i Kontraktbilag 1.09b Frekvensplan ver 3 Spørgsmål 19) Give Sygehus: Glasgang Bygning 1B: Ved besigtigelse blev det oplyst at lodrette vinduer skal med. Kan vi få dette bekræftet, da det ikke er nævnt i udbudsmaterialet. Svar: Lodrette vinduer medtages med to gange polering om året. Denne rettelse indføjes i Kontraktbilag 1.06b Frekvensplan ver.3
Spørgsmål 20) Vejle Sygehus: Bygning E4 er ikke nævnt, skal denne ikke med? Svar: Bygning E4 er en del af bygning E3 nu. Dvs. de to bygninger er slået sammen til een bygning, som i frekvensmatrixen hedder E3. Spørgsmål 21) I hele A komplekset er der mange vinduer, der ikke kan åbnes. Skal vi bruge lift til udvendig polering eller bliver vinduer lavet, så de kan åbne? Svar: Der er ingen aktuelle planer om at udskifte vinduespartier i A - komplekset Spørgsmål modtaget d. 30.10.2013 Spørgsmål 22) Kommer der en version 2 af tilbudsliste delaftale 7 xls. Den stemmer ikke overens med den nye frekvensplan Svar: Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Delaftale 7 ver 2. offentliggøres d. 31.10.2013. Der er derefter overensstemmelse mellem dette bilag og den for Delaftale 7 tilsvarende frekvensplan. Som følge af denne tilretning af kontraktbilaget forlænges tilbudsfristen i.h.t. Rettelsesblad 6 Spørgsmål 23) Værdien som beregnes i kolonnen Værdi som indgår i tilbudssammenligningen opdateres ikke når der lægges beløb ind i kolonnerne Vederlag pr. år for bygningen angivet i kr. og i Vederlag pr. gang angivet i kr. Svar: Hvis værdierne ikke opdateres under indtastningen opdateres de, når regnearket gemmes. Spørgsmål modtaget d. 01.11.2013 Spørgsmål 24) Jeg er faldet over en formulering i kontraktbilag 1 som undrer mig - set i forhold til formulering i udbudsbetingelserne. Udbudsbetingelserne Punkt 1.21 Tildelingskriterium "Tildeling af kontrakt vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet den laveste pris." Kontraktbilag 1 Kravspecifikation/Løsningsbeskrivelse punkt 2 "Leverandørens redegørelse for graden af opfyldelse og/eller måden for opfyldelse af ordregiverens krav vil indgå i tilbudsevalueringen". Jeg mener ikke, der er overensstemmelse mellem de to formuleringer, idet laveste pris udelukker andre tildelingskriterier eller vægtning af andre forhold end pris. Svar: Det er korrekt, at formuleringen af krav ikke er relevant for nærværende udbud. Kontraktbilag 1 indeholder i kravspecifikationen udelukkende mindstekrav, som harmonerer med tildelingskriteriet Laveste pris. Beskrivelsen af krav i nævnte bilag er derfor ikke relevant i det konkrete udbud. Der foretages ikke ændringer i bilagene som følger af dette spørgsmål.