Ordre Faktura match i IndFak Indhold 1. Formål... 2 2. Standardopsætning... 2 2.1. Opsætning af matchtolerancer... 2 3. Varemodtagelse på ordren... 2 3.1. Varemodtagelse på ordre... 2 3.2. Tjek varemodtagelse er overført til fakturamodul... 4 4. Match håndtering... 5 4.1. Auto-match... 5 4.2. Routing af fakturaer med manglende match... 6 4.3. Smart match (manuel tilknyttet ordrereference)... 7 5. Håndtering af fejlmatch... 8 5.1. Behandling af fejlmatchet faktura... 8 5.2. Tjek varemodtagelse er på ordren... 9 5.3. Tjek afvigelse på antal...10 5.4. Tjek af afvigelse på beløb...11 5.5. Håndtering af afvigelse på beløb (difference på linjen højere pris)...12 5.6. Håndtering af afvigelse på beløb (difference på totalbeløb)...14 5.7. Håndtering af afvigelse på beløb (difference på moms)...15 5.8. Visning af tilknyttet ordre...16 6. Bilag Flowdiagrammer...17 Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 1
1. Formål Formålet med match i IndFak, er at der er en indkøbsordre registreret i systemet og når faktura kommer fra leverandøren, skal den ikke behandles yderligere. Varemodtagelse sker på ordren, så der ikke skal varemodtages og godkendes på faktura ved automatch Faktura kan automatisk matches (godkendes, konteres og overføres til Navision Stat) mod indkøbsordre Fakturaen arver konteringslinjerne og bilagstekst fra indkøbsordren Automatisk routing af fakturaer til Indkøber på baggrund af indkøbsordrer (fx ved fejlmatch) 2. Standardopsætning 2.1. Opsætning af matchtolerancer I IndFak2 kan der opsættes kriterier, som sikrer at der sker automatch, ud fra en opsat afvigelsesgrænse. Som udgangspunkt er der opstat overordnede tolerancer for alle de organisationer, som benytter indkøbsmodulet. Følgende standardkriterier er gældende på organisationsniveau: Tolerance Fakturatotal Fakturalinjer Beløb +/- 10 kr. Antal varer Præcis Fordeling af beløbafvigelse (indenfor tolerancence) Ligelig fordeling indenfor afvigelsen her 1. kr. Validering af kontering Tjek kontering fra ordre inden match På sigt (ultimo 2015) vil instituioner selv kunne sætte afvigelseskriterier op. Her vil det også være muligt at opsætte på specifikke undtagelser, fx at på en leverandør vil andre kriterier være gældende. 3. Varemodtagelse på ordren 3.1. Varemodtagelse på ordre Varen bør ankomme før faktura. Det vil typisk være indkøber som varemodtager på ordren. 1. Varemodtagelsen skal altid ske på ordren i ordremodul (ikke på faktura). Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 2
2. Gå ind på dokumentet og varemodtag. Varemodtagelse sker i antal 3. Ved varemodtagelse angives det antal som er modtaget evt. delvis 4. Ordren ændrer status til Fuldt Varemodtaget (evt. delvis modtaget) 5. Sættes ikke påkrævet ved ordreafgivning, stemples ordren Fuldt varemodtaget Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 3
3.2. Tjek varemodtagelse er overført til fakturamodul Når ordren er varemodtaget i ordremodulet, vil der automatisk blive sendt en kopi til indkøbsordrearkiv i fakturamodulet. Det er vigtigt at varemodtagelsen sker på ordren, da koblingen går herfra til fakturamodulet. 1. Under Indkøbsordrearkiv vil du kunne se om ordren er varemodtaget. v 2. Tilgængeligt beløb vil svare til det varemodtagede antal omregnet til beløb. 3. Vises Tilgængeligt beløb identisk med Bestillingsbeløb, er der fuldt varemodtaget på ordren. Ved delvis modtagelse er det kun det modtagne antal, som er tilgængeligt. 4. Fakturaens beløb skal svare til Tilgængeligt beløb for at der sker automatch. Når der er foretaget match, vil Fakturet blive udfyldt og Tilgængeligt beløb vil blive udlignet. Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 4
4. Match håndtering 4.1. Auto-match Auto-match kan ske, når en faktura ankommer til løsningen og når en indkøbsordre er varemodtaget i indkøbsmodulet. Løsningen er som standard sat op til at kunne auto-matche en faktura op imod en indkøbsordre, hvis følgende kriterier er overholdt: 1. Ordrereferencen skal fremgå på fakturaen 2. Indkøbsordren skal være varemodtaget i indkøbsmodulet 3. Det/de matchede beløb skal være inden for afvigelsesgrænserne 4. Antal på linjer mellem ordre og faktura skal stemmer overens Når en faktura auto-matches, bliver den automatisk godkendt og overført til Navision Stat. Fakturaen får konteringslinjer påført fra ordren. Hurtigste af tjek på automatch er at gå ind på ordrehistorik på fakturaen. Her kan man se på tidsstempel at match er sket samtidig med fakturamodtagelsen. Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 5
4.2. Routing af fakturaer med manglende match I IndFak2 vil faktura med fejlmatch, routes til den Indkøber, som står på ordren. Indkøber er betegnet som Rekvirent i Fakturadelen. Hvis ordren ikke har påført korrekt ordrereference skal fakturafordeler distribuere til indkøber/rekvirent eller der opsættes routing på leverandører i fakturadelen. 1. Faktura har status til varemodtagelse uanset fejlårsag, når den lander hos Indkøber/Rekvirent 2. Åbn fakturaer til behandling v 3. Ordrereference er angivet korrekt, men faktura kan ikke automatches. Årsag til fejlmatch undersøges og håndteres. v 4. Hvis der ikke er angivet korrekt ordrerefence vil faktura ikke automatisk routes til indkøber. Her vil faktura være distribueret fra fakturafordeler eller på angivet personreference. Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 6
4.3. Smart match (manuel tilknyttet ordrereference) Smart match fungerer som udgangspunkt på samme måde som automatisk matching. Smart match bruges primært på fakturaer, hvor leverandøren ikke har påsat en ordrereference. Fremgår ordrereferencen ikke korrekt af fakturaen, kan man søge efter indkøbsordre udfra fx leverandørnavn. Her efter tilknyttes ordren og der foretages et SMART match 1. Faktura ligger med forkert/ingen angivet ordre reference 2. Faktura opdateres med korrekt reference - indtast ordrereference og klik på Smart matching tryllestav, hvorefter systemet forsøger at automatche 3. Hvis der er tvivl om det korrekte ordrenummer, kan der søges for at se åbne ordrer Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 7
5. Håndtering af fejlmatch Typiske årsager til fejlmatch er Manglende varemodtagelse Forkert antal på linje Beløbsafvigelse Dette betyder at indkøber skal håndtere match manuelt. Faktura vil få påført kontering fra ordrelinjer, hvor validering af kontering vil være foretaget inden ordreafsendelse. 5.1. Behandling af fejlmatchet faktura Når faktura fejler routes den til behandling hos indkøber. Faktura ligger til varemodtagelse og indkøber kan se at der er en ordrereference som skal matches mod ordre. Dokumentet vil have status åben. 1. Klik på ikonet Match mod indkøbsordre for at lave ordrematching v 2. Klik på ikonet Gå til indkøbsordre. 3. Indkøbsordren og fakturaen skal nu holdes op mod hinanden. Nedenfor beskrives de forskellige scenarier for fejlmatch og håndtering af disse. Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 8
5.2. Tjek varemodtagelse er på ordren Hvis der ikke er varemodtaget eller delvis varemodtaget, kan der ikke ske automatch. Typisk går man ind via den fejlmatchede faktura, for at tjekke om der er varemodtaget på ordren. 1. Åbn Faktura indkøbsordre - tjek modtaget beløb 2. Hvis der ikke er udfyldt beløb under modtaget, skal der der varemodtages på ordren. Se afsnit 3. Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 9
5.3. Tjek afvigelse på antal En af de ovennævnte årsager til fejlmatch er, hvis der på fakturalinjen er angivet et andet antal end på ordren. Hvis der er forskel vil der foretages manuelt match, hvor systemet vil komme med et forslag, når der laves ordre matching. 1. Åbn Faktura - Tjek afvigelse på antal på faktura og ordre 2. Vælg match ordrelinjer og ret foreslået antal på faktura, så det svarer til ordren Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 10
5.4. Tjek af afvigelse på beløb En årsag til fejlmatch er, hvis totalbeløb på fakturaen afviger fra ordren inkl. den opsatte tolerancegrænse. Se afsnit 2. 1. Faktura åbnes og vælg match mod indkøbsordre 2. Her kan man se, om det tilgængelige beløb svarer til det fakturerede beløb og den afvigelse som skal håndteres. Nedenfor er beskrevet forskellige scenarier for afvigelse på beløb. Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 11
5.5. Håndtering af afvigelse på beløb (difference på linjen højere pris) Eksempel. Pris på varelinje er steget 1. Tjek afvigelse på beløb 2. Her er pris på varelinje ændret 3. Vælg Match ordrelinjer. Rediger balancelinje -Marker linjer Gem. 4. Afvigelsen vil blive sat på en ny konteringslinje. Hvis der er flere afvigelser vil beløb blive sammelagt og linjen kan opsplittes. Denne løsning er under forbedring, så afvigelser følger varen. 5. Vælg alle linjer og bekræft matching linjer med ordrereferencer bliver godkendt Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 12
6. Afvigelsen konteres og sigende bilagstekst angives. 7. Afvigelsen sendes i godkendelses flow enten ved bekræft varemodtagelse (automatisk til disponent) eller videresend til disponent 8. Disponenten får afvigelsen til godkendelse Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 13
5.6. Håndtering af afvigelse på beløb (difference på totalbeløb) Eksempel: Der er ikke lagt fragt på ordren. Der er en ekstra linje på faktura 1. Tjek difference 2. Håndtering af difference matchordrelinjer 3. Rediger konter linjen med differencen -gem 4. Bekræft matching for at godkende linjer uden difference og differencelinje sendes i godkendelsesflow Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 14
5.7. Håndtering af afvigelse på beløb (difference på moms) Eksempel: På ordren er fragt med moms. Leverandøren har sendt faktura, hvor der ikke er moms på fragt 1. Vælg match ordrelinjer 2. Momsen fra ordre ligger som en selvstændig linje Nulstil for retur 3. Match ordrelinjer. Retter tax til 0 4. Bekræft matching for godkendelse Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 15
5.8. Visning af tilknyttet ordre Hvis man har matchet en faktura op imod en indkøbsordre, kan man altid klikke på ikonet Gå til indkøbsordre (matchet), som vist nedenfor, for at se den pågældende indkøbsordre. Indkøbsordren vil derefter blive vist i en separat pop-up. Indkøbsordren kan altid tilgås fra fakturaen, selvom den stadig ligger til behandling i løsningen, eller fakturaen er overført til Navision Stat. Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 16
6. Bilag Flowdiagrammer Samspil mellem ordrearkiv i ordredel og fakturadel Fase Fakturadelen Indkøbsdelen Ordre sendt Ordrearkiv sendt til leverandør Overføres til Indkøbsordrearkiv ordreref bestillingsbeløb Er varen modtaget? Ja Der varemodtages på ordren Ordrearkiv fuldt varemodtaget delvis varemodtaget Indkøbsordrearkiv Opdateres tilgængeligt beløb varemodtaget stk. * enhedspris Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 17
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 18
Håndtering af match Faktura modtages Er der ordrematch? Ja Godkendt faktura m. ordre overført til Navision Nej Er der påført korrekt ordrereference? Ja Er der varemodtaget på ordren? Ja Stemmer antal på faktura med ordren? Ja Stemmer beløb på ordren? Stemmer kontering på ordren? Ordre tilknyttes og smartmatch udføres Nej Nej Nej Nej Varemodtag på ordre (indkøbsdel) Ret foreslået antal og bekræft match Foretag Match ordrelinjer og bekræft matchning Skal afvigelse godkendes? Ja Beløbsafvigelse sendes i godkendelsesflow Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 19
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 20