Vis hjælpelinjer som er en hjælp ved placering af billeder gitter og hjælpelinjer Vis Indsæt dato September 2017

Transkript

1 Aftaler i IndFak

2 Aftalemodul i IndFak Samler leverandøraktivering, aftaleadministration, kataloggodkendelse og varegruppehåndtering i ét modul. Rammeaftaler og Aftaler er opbygget som paraply-aftaler Rammeaftalen er den overordnede kontrakt Aftalen kan tilknyttes en Rammeaftale Aftalen er typisk en delaftale og derfra hvor der e-handles (eller hvor der er e-katalog) Aftaler som er underlagt en rammeaftale, nedarver info fra rammeaftalen. 2

3 Indkøb på aftaler Aftaler udstyres med Etiketter, som viser om aftalen fx er forpligtende. Etiketter nedarves til varerne. For at handle korrekt, opfordrer Statens Indkøb til at Indkøber orienterer sig i information på Rammeaftalen/Aftalen inden varer indkøbes. Indkøbskaskaden * 3

4 Aftaler i IndFak Den indholdsansvarlige sørger for at nødvendige aftaler er tilgængelige i IndFak SI/SKI leverandør Statens Indkøbs Program (SI) Lokal leverandør Institution a Statslige ØSC institutioner Ministerområde 1 Regnskab (Bogføringskreds) Institution b IndFak Prod Statslige ikke ØSC institutioner Fællesskab 1 Selvejende Statsinstitutioner Institution y Institution x Regnskab SI/SKI Aftale 1. SI/SKI håndteres på IndFak Prod niveau og deles med indholdsansvarlige i underliggende organisationer. 2. SI-aftaler deles på 2. niveau af Statens Indkøb. 3. Indholdsansvarlige kan dele med brugere og evt. afgrænse yderligere på varegrupper. 4. Først efter deling kan brugerne se aftalen og e- handle på den. 5. Når en aftale er delt, vil opdateringer blive nedarvet. Lokale leverandører 1. Lokale aftaler oprettes af indholdsansvarlig på organisationsniveau og deles med egne brugere. 2. Katalog sendes til ean-nummer på organisationsniveau og tilknyttes aftalen. 3. Katalog godkendes og deles ned i org.hierarki. 4. Først efter deling kan brugerne se aftalen og e-handle på den. 5. Når en aftale er delt, vil opdateringer blive nedarvet. 4

5 Aftalemodulet Roller og ansvar Statens Indkøb (SI) Står for deling af rammeaftaler og aftaler i Statens Indkøbsprogram Tricom Står for deling af e-handelsaftaler (SKI), og har ansvar for administration i IndFak af de aftaler i Statens Indkøbsprogram, hvor SKI er kontraktholder. Indholdsansvarlig Sørger for deling af aftaler og oprettelse af lokale leverandører og lokale aftaler Rollen SI Aftaleadgang Giver adgang til at se rammeaftalerne delt fra Statens Indkøb 5

6 Den Indholdsansvarliges ansvarsområder En indholdsansvarlig kan se og redigere aftaler på det organisationsniveau, han/hun befinder sig på og nedefter. Den indholdsanvarliges opgaver er følgende: Dele aftaler: Sørge for at gøre aftaler og e- handelskataloger tilgængelige for sine rekvirenter og indkøbere Oprette lokale leverandører: Guides til oprettelse af leverandører: og Oprette lokale aftaler og godkende lokale kataloger samt opdateringer til disse Hvis der er fejl i kataloger fra SKI eller Statens Indkøb kan Statens Indkøb kontaktes på statensindkob@modst.dk 6

7 Rammeaftaleoversigt Rammeaftaler i Aftalemodulet, giver bedre styring af aftaler, hvor der er flere underaftaletyper Rammeaftaleoversigten giver mulighed for filtrering og oprettelse af egne quickfiltre Der er mulighed for deling af læse-adgang eller redigeringsrettigheder til brugere eller grupper Information fra en rammeaftale nedarves til underliggende aftaler. 7

8 Eksempel på rammeaftale Vedhæftede dokumenter 8

9 Aftaleoversigt Visning af aftalehierarki (Klik på stjerne-ikonet med grøn baggrund) Mulighed for filtrering og oprettelse af egne quickfiltre 9

10 Aftaleoversigt - Rammeaftalevisning 10

11 Aftaletyper Hvis der er tale om en e-handelsaftale (katalog), kan du se et indkøbsvogn-ikon: Ved klik på dette, sendes du til Varesøgning, med en aktiv søgning, filtreret på den pågældende aftale: 11

12 Visning af aftaler og rammeaftaler Nedarvning af informationer fra en rammeaftale til underliggende aftaler ret kun informationer ét sted og se det slå igennem på alle relevante aftaler Mulighed for opsætning af flere etiketter på samme aftale Etiketter nedarves til varerne på aftalen og fremgår dermed i varesøgningen og giver filtreringsmulighed på etiketter 12

13 Aftaleinformation e-handel På Aftaler fremgår: Leveringsinformationer Fragt og gebyrer Information til bestiller popper op ved køb på pågældende aftale Etiketter - findes under Information om aftalen Bilag - findes under clips -ikonet Ligger aftalen under en rammeaftale, så arves bilag fra rammeaftalen 13

14 14 Opret ny aftale

15 Opret ny aftale I/II Du skal sikre at leverandør er oprettet (se mere under leverandøraktivering) Gå herefter til Aftaler og klik på + 15

16 Opret ny aftale II/II Udfyld valgte skabelon Tilføj etiketter Gem Herefter kan aftalen deles 16

17 Deling af aftaler Tricom deler SI og SKI e-handelskataloger med alle Indholdsansvarlige Den Indholdsansvarlige kan herefter dele aftalen til egen institution/brugere Hold musen over aftalen og vælg hvordan du ønsker at dele aftalen Vælg Brugere, Grupper (roller), Organisationer, du ønsker at dele med. Klik OK. Brugere har nu adgang til aftalen. Er der tale om et katalog, vil brugere med rekvirent, indkøber og disponentrolle nu have adgang til at se varerne under Varesøgning. Det er også muligt at ekskludere brugere på aftaler Ekskludering vægter højere end inkludering. Så hvis en aftale er delt med en rolle, og en bruger med pågældende rolle ekskluderes, så har brugeren IKKE adgang til aftalen! 17

18 Varegrupper del specifikke sortimenter Det er muligt at samle og dele specifikke varesortimenter via Varegrupper Varegrupper kan oprettes lokalt og deles ligesom aftaler Opret en Varegruppe Gå til Aftaler Varegrupper Klik på + Navngiv og tilføj varer Klik OK Del Varegruppen ligesom en aftale deles 18

19 Overvågning af aftaler Det er muligt at overvåge aftaler, så man får besked, når/hvis andre brugere ændrer i dem: Klikker man på øjet, vil man modtage besked, hvis andre brugere ændrer i aftalen. Klikker man igen, slår man overvågningen fra: Som udgangspunkt får ejeren af aftalen altid besked (på nær hvis det er ejeren selv, der laver rettelsen). 19

20 20 Leverandører og e-handel

21 Leverandøroversigt Visning af alle leverandører, som den enkelte bruger kan se/redigere aftaler fra Mulighed for at oprette nye leverandører 21

22 Leverandøraktivering For at sikre at få de rette informationer, der skal bruges til den elektroniske samhandel, anbefaler vi følgende proces, når der skal handles med en ny leverandør. Læs mere her: Leverandøraktivering i IndFak Leverandøraktiveringsprocessen Velkomstmail til leverandør Leverandørregistrering og leverandørsupport 22

23 Oprettelse af en lokal leverandør og fritekstaftale 23

24 Leverandøroprettelse og aktivering Aftaler Leverandører Klik på Plus-ikon for at oprette en ny leverandør Søg på CVR nr. for at se om Leverandøren allerede findes og dermed kan aktiveres i egen organisation Administratorer kan se hvor ordre ordrer leveres (end points) i Dataadministration - Dokumentintegration 24

25 Kataloggodkendelse Når et katalog er modtaget fra en lokal leverandør (indsendes til organisationens EANnummer) vil brugere med rollen indholdsansvarlig få en med besked om, at der er et katalog som kræver godkendelse. SKI-kataloger er opsat til automatisk at blive godkendt. Godkendelse af katalog foretages under Aftaler Kataloggodkendelse. Automatisk søgning på afventende kataloger 25

26 Fritekstaftaler Hvis man skal tilføje en fritekst-linje på en rekvisition, så skal leverandøren oprettes med en Fritekstaftale, som herefter tilknyttes rammeaftalen. 26

27 Indmelding af sager til leverandørsupport Alle fejl ifm. lokale kataloger/ordreintegrationer osv. hvad end oplevet af Leverandør eller Institution kan indmeldes til Som udgangspunkt, starter support-samtaler med en henvisning til de nedskrevne hjælpetekster/e-learning videoer. Hvis disse ikke giver den ønskede hjælp, arbejder Supporten ud fra nedenstående retningslinjer (support timepris = 800 kr. ekskl. moms): Ved ændringer i leverandøropsætningen, faktureres Leverandøren pr. påbegyndt time. Ved fejl i leverandøropsætninger foretaget af Institutionen, faktureres Institutionen pr. påbegyndt time. Hvis Institutionen oplever fejl, faktureres denne pr. påbegyndt time, for fejlsøgning/tilretning. Hvis Leverandør ønsker hjælp til kataloger, anbefaler Support katalogkursus - og ellers ydes support og faktureres pr. påbegyndt time. Hvis katalog ikke validerer, meldes det som udgangspunkt til Leverandøren, at de skal tjekke med en validator. Hvis de ønsker Tricom Supports gennemgang og validering, faktureres dette pr. påbegyndt time. 27