Arbejdsmarkedsstyrelsen Anden aktør Dokument: Afrapportering af findings fra AMS Taskforce Ansvarlig: Troels Høgh/Peter Buch Version: 1.0 Status: Udsendt
AMS BI Team Side 2 af 11
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 INDLEDNING 4 1.1 RAPPORTENS FORMÅL 4 1.2 BAGGRUND FOR TASKFORCEN 4 2 TASKFORCENS KONKLUSIONER 6 2.1 SYSTEMATISKE FEJLKILDER 6 2.2 ØVRIGE FEJLKILDER 7 2.3 TIDSPLAN RETTELSE AF FEJLKILDE 1, 2, 3 OG 5 FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET. 2.4 ENKELTSTÅENDE FEJL 8 2.5 ØVRIGE SAGER SOM IKKE INDEHOLDTE FEJLKILDER 9 3 BILAG 11 1. SAGSOVERSIGT (EXCELARK) 11 2. ANALYSE-PAPIRER PÅ DE ENKELTE SAGER (PDF-DOKUMENT) 11 3. DESIGN OG TIDSPLAN FOR FEJLRETTELSE PÅ FEJLKILDE 1 OG 2 11 AMS BI Team Side 3 af 11
1 Indledning 1.1 Rapportens formål Denne rapport beskriver konklusioner fra fem afholdte møder i den nedsatte Taskforce fra september til november 2013. Konklusionerne vedrører de generelle fejlkilder, der er identificeret efter analyse af 79 sager, som er indmeldt af Jobrådgivernes Brancheforening (BRANCHEFORENINGEN) - samt opfølgende tiltag til, hvordan problemerne kan afhjælpes bagudrettet og fremadrettet. Sagerne har været gennemgået i fællesskab af AMS, Brancheforeningen, repræsentanter for de berørte andre aktører samt de kommunale leverandører (KMD og Medialogic). Efter gennemgang af sagerne, er der er i taskforcen enighed om konklusionerne. De generelle konklusioner på fejlkilder samt opfølgende fejlretningstiltag bagud og fremadrettet er beskrevet nedenfor. Rapporten indeholder følgende bilag Excel-regneark hvor de enkelte indmeldte sager er listet og hvor taskforcens konklusioner på sagerne fremgår PDF-dokument med alle sager på excel-skemaet. De enkelte sager gennemgås detaljeret, herunder konklusionen på sagen Aftalte regler for rettelse af fejl for fejlkilde 1 og 2 samt tidsplan for deraf følgende genafstemning 1.2 Baggrund for Taskforcen Jobrådgivernes Brancheforenings medlemmer har siden foråret 2013 indmeldt en række sager (ved Taskforcens start i alt 76 sager), som man ønskede AMS analyse af. Sagerne vedrører primært forløb under rammeaftaler under Serviceudbud fra 2011 og LVU-udbud fra 2010, men der figurerer også forløb fra tidligere landsdækkende rammeaftaler. Brancheforeningen finder, at der er sket et markant fald i værdien af faktureringsgrundlaget og mener, at kunne påvise dette gennem en række forskellige sager, hvor der efter Brancheforeningens opfattelse er fejlagtig drifts- og bonusberegning. Brancheforeningen påpeger især følgende forhold som baggrund for at analysere de enkelte sager nærmere: - Markant fald I bonusudbetalinger efter konvertering I forbindelse med kommunaliseringsprojektet - som gik i luften januar 2012 - har affødt mistanke om tab af CPR-numre/sagsforløb efter konverteringen af forløb til de kommunale sagsbehandlingssystemer i jan 2012 (Denne mistanke bestyrkes iflg. Brancheforeningen af, at faktureringsgrundlaget nu igen er nået op på det hidtidige niveau) - Påfaldende mange sager, hvor anden aktør forløb afbrydes i utide i de kommunale sagsbehandlingssystemer - Utryghed omkring validitet af de udstillede fakturerings- og afstemningsrapporter i de kommunale sagsbehandlingssystemer - Ønsket om at sikre, at allerede konstaterede fejl nu er rettet på tilfredsstillende vis AMS BI Team Side 4 af 11
Taskforcen havde til formål at gennemgå de indmeldte sager og identificere evt. fejlkilder i forhold til de drifts- og bonus beløb, som udstilles via de kommunale sagsbehandlingssystemer, herunder komme med forslag til hvordan problemerne kan afhjælpes bagudrettet og fremadrettet. AMS BI Team Side 5 af 11
2 Taskforcens konklusioner Der er enighed i taskforcen om de følgende konklusioner. Gennemgangen af sagerne viser, at der i mange af sagerne er fejl i grundlaget for beregning af drifts- og bonusbeløb. Gennemgangen viser imidlertid også, at det ikke er selve betalingsmodellens regnemaskine, der beregner forkert, men at det oftest er brugerfejl eller de datakilder, som leverer data til AMS regnemaskinen, som er fejlbehæftede. Konklusionen er således, at betalingsmodellen efter de gældende regler beregner drifts og bonus-beløb korrekt baseret på de data den modtager. På et enkelt punkt har der dog været uklarhed omkring implementering af betalingsmodellen beregningsregler (beregning når der ligger to forløb (typisk 52 uger) hos samme aktør i forlængelse af hinanden dette uddybes nedenfor fejlkilde 2). I relation til taskforcens analyse af fejl i ovennævnte datakilder, har taskforcen identificeret nedenstående fejlkilder samt tiltag til at sikre fejlrettelse. 2.1 Systematiske fejlkilder Følgende systematiske fejlkilder er identificeret: Fejlkilde 1: Fejlregistrering i Jobcentrene af forløbslængden hos anden aktør I mange tilfælde angiver Jobcentrenes sagsbehandlere i de kommunale sagsbehandlingssystemer forkert forløbslængde for den ledige, som er henvist til anden aktør. Mange sager viser således, at aa-forløb på 52 uger fejlagtigt afbrydes, for eksempel fordi den ledige går i beskæftigelse, og henvises til nyt aa-forløb ved ny ledighed. Dette er i strid med rammeaftalens bestemmelser (Hvor forløb kun kan afbrydes, hvis den ledige skifter kommune, ydelse eller når jobcentret afbryder samarbejdet med aktøren),herunder betalingsmodellens udformning, og medfører fejlagtig beregning af drift- og bonus. Fejlkilde 2: Beregning af bonus når der ligger to forløb i forlængelse af hinanden hos samme aktør I en række sager udløses bonus fra første forløb ikke, efter start af nyt forløb hos samme aktør. Der er i taskforcen enighed om, at betalingsmodellens regelsæt betyder, at der for de pågældende forløb bør udbetales bonus henhørende til første forløb, uanset at den ledige starter hos aktøren i nyt forløb. Med henblik på at sikre, at sikre at bonus-beregningen på disse berørte forløb foretages korrekt foretages følgende datagenopretning: Fejlrettelse - Fejlkilde 1 (afbrudte forløb): Alle cpr. nr- forløb på samme rammeaftaler (med fælles betallingsmodel) som er påbegyndt i 2010, og afsluttet inden udgangen af 2012, skal lægges samme efter følgende regler: Fra første startdato efter 1.1. 2010 tælles 52 uger frem og forløb inden for denne periode lægges sammen til 52 uger. Hvis det sidste forløb af de forløb som lægges sammen går ud over 52 uger opdeles og oprettes som nyt selvstændigt forløb med start og slutdato. Forløb under de landsdækkende LVU-rammeaftaler afskæres dog altid senest 30.6.12, dog således at referenceperioden for optjening af gode bonusuger fortsat er 15 uger efter forløbsafslutning. Afbrudte forløb med sammenhængende datoer som går ind i 2013 omfattes ikke disse forløb omfattes af en senere fejlrettelse. AMS BI Team Side 6 af 11
Fejlrettelse - Fejlkilde 2 (2x52 uger): I forlængelse af fejlretning på fejlkilde 1 (hvor forløbslængden blev korrigeret til hele 52 ugers forløb) behandles to forløb hos samme aktør med míndre end 15 uger mellemrum efter følgende regler: Beregning af bonus for forløb 1, hvor gode bonusuger ligger inden for 15 uger efter forløbsafslutning på forløb 1, kan indgå i bonusopgørelse fra 1. forløb - uanset start på forløb 2 ligger inden for de første 15. uger. Gode bonusuger inden for de 15 uger, som udløser bonus nulstilles i forhold til forløb 2 Disse bonusuger kan således ikke indgå som gode bonusuger i forløb 2, men forløb 2 i øvrigt udløser bonus efter gældende regler (regler for ny bonus efter udløst bonus). I forbindelse med konverteringen af anden aktør forløb fra Arbejdsmarkedsportalen til de kommunale sagsbehandlingssystemer i januar 2012 er en række forløb muligvis forsvundet (jvf. Fejlkilde 3 i tidl. version af rapporten). Disse forløb er efterfølgende blevet oprettet i KSS som nye forløb. Dette har medført fejlagtig beregning på disse forløb. Taskforcen har ikke identificeret omfanget af denne mulige fejlkilde. Eventuelt fejlbehæftede forløb løses dog automatisk med fejlretningen på fejlkilde 1 og 2, da alle berørte konverterede forløb vil komme til at ligge rigtigt, når rettelsen på fejlkilde 1 og 2 er gennemført. Genafstemning nr. 1 Genberegning på bonus for ovenstående forløb vil ske via genafstemning nr. 1, som sendes ud til jobcentrene og anden aktør via den kommunale support snarest muligt og senest ultimo december 2013. Genafstemningen sker efter sædvanlig praksis, hvor der via de kommunale supporter vil blive udsendt excel-ark til jobcentre og anden aktør med de nye bonusbeløb for de pgl. Cpr. nr forløb. Der henvises i øvrigt til bilag 3 for yderligere beskrivelse af rettelse af fejlkilde 1 og 2. 2.2 Øvrige fejlkilder Taskforcen har identificeret følgende yderligere fejlkilder i jobcentrenes afregning med anden aktør: Fejlkilde 1a (variant af fejlkilde 1): Fejlagtig brug af de landsdækkende rammeaftaler: Jobcentrene har i en række tilfælde henvist personer til forløb hos aktørerne, som ikke opfylder rammeaftalernes betingelser for at blive henvist til aktøren, bl.a. kravet om at den ledige ikke må være i deltidsbeskæftigelse på mere end 20 timer, når den ledige henvises til aktøren eller at den ledige fx er registreret i voksenlærlingsforløb på udlægningstidspunktet, og hvor der derfor ikke beregnes drifts og bonus på forløbet. Fejlrettelse Fejlkilde 1a: Der er tale om en fejlkilde, som AMS ikke kan håndtere via en datagenopretning. Afklaring af hvad der skal ske med de pågældende forløb, er et anliggende mellem den enkelte aktør og Jobcenter. AMS vil undersøge om de potentielt berørte ledige kan udsøges til brug for jobcentrene og aktørernes videre dialog. Fejlkilde 4: Manglende mulighed for registrering tilbage til tid i de kommunale sagsbehandlingssystemers Anden aktør-løsninger bl.a. som følge af valideringer i webservices til DFDG (Det fælles data grundlag i AMS): I flere tilfælde har sagsbehandlere ikke kunnet tilbagedatere start dato hos anden aktør. Dette medfører, at sagsbehandleren ikke kan registrere de oplysninger, som er forudsætning for at AMS kan foretage en korrekt beregning af drifts og bonus-beløb. AMS BI Team Side 7 af 11
Fejlrettelse Fejlkilde 4: Jobcentrene og anden aktør skal melde samtlige berørte forløb ind til AMS landssupport (udover hvad Brancheforeningen allerede har meldt ind). Herefter vil AMS sikre datagenopretning samt ny beregning af bonus via genafstemning nr. 2 (se nedenfor). Fejlkilde 5: Ændringer i data i afstemningsrapporter fra anden aktør-løsningerne i de kommunale sagsbehandlingssystemer: I visse tilfælde oplever anden aktør, at data i de kommunale sagsbehandlingssystemers afstemningsrapporter ændrer sig over tid. Dette bør ikke være tilfældet. Fejlkilden opstår, når AMS gennemfører genafstemninger (hvor de nye beregninger udsendes via excelark). Disse slår igennem på afstemningsdata, så disse ændres over tid, efter de er udstillet til de kommunale sagsbehandlingssystemer. Fejlrettelse Fejlkilde 5: AMS skal antageligvis stoppe den webservice, som (utilsigtet) løbende opdaterer afstemningsdata med genafstemningsdata til de kommunale sagsbehandlingssystemer (og som betyder afstemningsgrundlag som udstilles i de kommunale sagsbehandlingssystemer ændres over tid). Fra primo 2014 bør der kun udstilles fastfrosne afstemningsdata for hver måned dvs. data som ikke ændrer sig over tid. Genafstemninger som gennemføres fremadrettet vil således kun ske via de excelark, som udsendes til jobcentrene via de kommunale supporter, og ikke slå igennem på allerede udstillede afstemningsdata. Endeligt løsningsdesign for denne fejlkilde pågår. 2.3 Enkeltstående fejl Herudover er følgende enkeltstående fejltyper er identificeret ved gennemgang af sagerne. Fejl i oprettelse af rammeaftaler: Manglende priser på lokale delaftaler. Fejl ved oprettelse af aftalen kan medføre, at der ikke tilgår pris information til Betalingsmodellen. Konsekvensen bliver, at selvom bonus konstateres, bliver faktureringsinformation 0 da prisen mangler. Opsplitning af forpligtigende samarbejde mellem eksempelvis Langeland og Svendborg: Har for en række delaftalers vedkommende betydet, at forløb ikke har kunnet registreres i ny kommune. Jobcentersagsbehandlere anfører forkerte aktiviteter eller afslutter ikke aktivitet (for eksempel offentligt løntilskud, voksenlærling) på den ledige med fejlagtig drifts- og bonusberegning som konsekvens. Registrering af særligt løntilskud (rettet mod ledige over 55 år) som offentligt løntilskud udløser ikke bonus. Særligt løntilskud er privat løntilskud og bør udløse bonus. Afbrydelse af forløb ved fremtidig afmelding med fejlagtig drifts- og bonusberegning som konsekvens. (en variant af fejlkilde 1) Manglende mulighed for registrering af samtale ved fremtidig afmelding med fejlagtig drifts- og bonusberegning som konsekvens. AMS BI Team Side 8 af 11
Jobcenterets manglende afbrydelse af eksempelvist offentligt løntilskud med fejlagtig drifts- og bonusberegning som konsekvens. Fejlrettelse - Enkeltstående fejl: Jobcentrene og anden aktør skal melde alle berørte forløb ind til AMS landssupport (udover hvad Brancheforeningen allerede har meldt ind), hvorefter AMS vil sikre datagenopretning og ny beregning af bonus via genafstemning nr. 2 (se nedenfor). Genafstemning 2. Fejlrettelser på fejlkilde 4 og enkeltstående sager sker via genafstemning nr. 2 (pt. ikke dato fastsat forventeligt februar 2014 skal aftales og planlægges endeligt). Mhp at sikre at øvrige afregningsmæssige udeståender mellem anden aktør og Jobcenter bliver bragt i orden tages følgende initiativeri nævnte rækkefølge: 1. I forlængelse af genafstemning 1 (på fejlkilde 1 og 2) udsender AMS til Brancheforeningen en liste over de genafstemninger, som tilbage i tid er udmeldt til Jobcenter og anden aktør via de kommunale sagsbehandlingssystemer. 2. Brancheforeningen skal herefter melde ind til AMS' Landssupport hvilke aktører som - efter afregning med Jobcenter på genafstemning nr. 1 - fortsat har udeståender på følgende: a) Afstemninger på delaftaler (enten hele delaftale ID eller cpr. nr tilknyttet Delaftale ID) b) Tidligere udsendte genafstemninger, som IKKE er gennemført, dvs hvor anden aktør og Jobcenter ikke har afregnet endeligt på basis af den udsendte genafstemning. AMS udsender herefter til de kommunale sagsbehandlingssystemer for de indmeldte delaftale-identer/ cpr. nr. en samlet genafstemning (genafstemning nr. 2), som viser de endelige og aktuelt beregnede korrekte drift og bonusbeløb, som anden aktør og Jobcentret kan ligge til grund for afregningen. 2.4 Øvrige sager som ikke indeholdte fejlkilder Følgende mulige systematiske fejlkilde er analyseret og ikke fundet til at være en fejlkilde Manglende dagpengedata: I en række af sagerne stammer dagpengeoplysninger, som tilgår AMS, ikke overens med de oplysninger om borgeren som anden aktør har om ledighedsstatus. Brancheforeningen mener i mange tilfælde, at manglende registrerede dagpenge er årsag til manglende gnist og bonusberegning. Analyse af 13 sager viser, at AMS dagpengeoplysninger (RAM) er valide, og at der er forklaringer på manglende dagpengeregistreringer, foreksempel fradrag for arbejde mv. Kun i én af sagerne tyder på mangelfuld a-kasse indberetning af dagpengeoplysninger til RAM. --------- Nedenstående tabel viser hvorledes ovenstående fejlkilder fordeler sig på de enkelte sager. Tabel 1: Fejlkilder Fejltype Konsekvens Sager I alt sags-id Fejlregistrering i Jobcenter Afbrudte forløb 2, 3, 4, 5, 7, 12, 18, 21, 26, 27, 37, 40, 46, 47, 59, 65 Verificering af dagpengedata (Manglende dagpengedata) Manglende effekt 14, 19, 36, 42, 44, 49, 58, 60, 64, 66, 69, 70 16 13 AMS BI Team Side 9 af 11
Faktureringsgrundlag fra KSS (afstemning) Registeringer i KSS applikation tilbage i tid Manglende fakturering? 9, 11, 84 3 Manglende effekt 20, 62, 78, 85 4 AA-Konvertering jan 2012 til KSS Manglende borgere/sager 24, 79 2 Fejl i oprettelse af rammeaftaler Manglende pris info 22, 23, 2 Beregning på 2x52 ugers forløb Nulstilling af bonus tælleværk 34, 35, 51, 61, 63 5 Andre Ingen fejl 34 AMS BI Team Side 10 af 11
3 Bilag 1. Sagsoversigt (excelark) 2. Analyse-papirer på de enkelte sager (pdf-dokument) 3. Regler og design for fejlrettelse på fejlkilde 1 og 2 AMS BI Team Side 11 af 11