Boligsamarbejdet på Vestegnen Referat af: Bestyrelsesmøde nr. 111 i BO-VEST Onsdag den 22. november 2017 22. november 2017 Mødestart kl. 17.00, Malervangen 1, Glostrup. Middag efter mødet Mødedeltagere: Vinie Hansen, Dorthe Larsen, Kirsten Mogensen Allan Nielsen, Biba Schwoon, Hans Holm Hugo Thuge, Astrid Hansen Anne Kløvgaard Galthen (medarbejdervalgt) Kim Corlin (observatør) Fra Administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Jette Stenholt Desuden deltager: Under punkt 2: Martin Kristiansen, kommunikationsansvarlig, Ledelsessekretariatet Under punkt 3: Torben Hvidsten, projektleder, Teknisk Afdeling Under punkt 4 og 5: Rasmus Nielsen, økonomichef Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden...2 2. Årsberetning 2017 - Godkendelse af nyt layout og input til beretning... 2 3. Præsentation af Maglelunds digitale dørtelefoner... 4 4. Præsentation af ny økonomichef...4 5. Budgetkontrol/prognose for 2018...5 6. Samarbejde med Lejerbo København om administration af Lejerbo Københavns samlede aktiviteter... 5 7. om foretræde for Folketingets Transport-, Bygnings- og Boligudvalg... 5 8. Modernisering af datalinjer til ejendomskontorerne... 7 9. Status på effektiv drift...9 10. Evaluering af Almene Boligdage 2017...11 11. Folkemøde 2018 - beslutning om deltagelse...12 12. Direktionens beretning...13 Praktikpladser for Produktionshøjskolens boligservice-elever... 13
Referat af BO-VES I Bestyrelsesmøde nr. 111,22. november 2017 Moms-sagen... 14 Overenskomstforhandlinger 2017... 14 Lederuddannelse af lederne på ejendomskontorerne afsluttet...14 Evaluering af afdelingernes budgetproces... 14 Julefrokost for medarbejderne...14 Nyt om navne... 14 13. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen... 15 14. Punkter til næste møde...15 15. Flytning af bestyrelsesmøde i juni 2018...16 16. Næste møde og kommende møder... 16 17. Eventuelt... 16 Til drøftelse og beslutning 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen, som den forelå. Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender dagsordenen, som den foreligger. 2. Årsberetning 2017 - Godkendelse af nyt layout og input til beretning Bestyrelsen godkendte administrationens forslag til nyt layout til årsberetningen. Bestyrelsen foreslog følgende emner til direktørens og bestyrelsens beretning: effektiv drift, anvendelse af råderetsskabeloner på afdelingsmøder, temaer om helhedsplaner, team- og opgavebaseret organisering, flytningen til Pakhuset, 10 års jubilæet. Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender forslag til nyt layout - at bestyrelsen kommer med forslag til emner til direktørens og bestyrelsens beretning : Bestyrelsen godkendte på bestyrelsesmødet den 11. oktober administrationens forslag til tidsplan og indhold for årsberetning 2017, samt at layoutet i år ændres. 2
Referat af BO-VES I Bestyrelsesmøde nr. 111,22. november 2017 Martin Kristiansen fra Kommunikation vil på bestyrelsesmødet præsentere et forslag til nyt layout. Det er udarbejdet ud fra et ønske om, at det skal være genkendeligt og samtidigt afspejler, at BO-VEST er en organisation, der udvikler sig. Økonomi Budget for fotos, layout, tryk og levering ca. 150.000 kr., som deles mellem BO-VEST og de tre organisationer. Budget for nyt layout: ca. 15.000 kr. Tidsplan Tidspunkt Aktivitet Formål Oktober 2017 Bestyrelsesmøde i BO-VEST Indhold, form og tidsplan blev godkendt. November December Bestyrelsesmøde i BO-VEST Bestyrelsesmøder i VA, AB, Tranemosegård Godkendelse af nyt layout Forslag til emner til bestyrelsens beretning Godkendelse af indhold for de tre organisationer. Forslag til emner til formandsberetninger December-januar Januar Februar Marts April Tekster til Kort Nyt om afdelingerne skrives Formandsberetninger udarbejdes 2018 Bestyrelsesmøde i BO-VEST Bestyrelsesmøder i VA, AB og Tranemosegård Bestyrelsesmøde i BO-VEST Bestyrelsesmøde i BO-VEST Indhold (minus økonomi) godkendes, forslag til forside mm. drøftes Indhold (minus økonomi) godkendes Samlet layout godkendes Endelig godkendelse - inklusiv økonomi * Med forbehold for begivenheder, der skal tages med i sidste øjeblik. Vurdering Administrationen anbefaler det fremlagte layout, fordi det viser, at BO-VEST udvikler sig og følger med tiden. Samtidig er det nye udseende fuldstændigt anderledes i forholdt til de tidligere års årsberetninger og andre publikationer fra BO-VEST. 3
3. Præsentation af Maglelunds digitale dørtelefoner Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Bestyrelsen bad om at blive orienteret, når de digitale dørtelefoner evalueres. Det vil ske, når de har været i drift i ca. 11A år. Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Maglelund har fået Video-dørtelefoni; det er et nyudviklet produkt, det første af sin art i Danmark. Det særlige ved systemet er, at det ud over at fungere som dørtelefon også kan bruges til foreksempel visualisering af energiforbrug, booking afvaskeri, booking af selskabslokale og push-meddelelser fra ejendomskontor. Det omfatter adgangskontrol med adgangsbrikker til opgange og kældre, som også bruges til vaskerier, selskabslokale, hjertestarter og containergård. Torben Hvidsten, Teknisk Afdeling præsenterer systemet på bestyrelsesmødet. Økonomi Ca. 7 mio. kr., finansieret med tilskud fra dispositionsfonden. 4. Præsentation af ny økonomichef Vinie Hansen bød Ramus Nielsen velkommen, og han præsenterede sig selv. Bestyrelsen tog præsentationen til efterretning. - at bestyrelsen tager præsentationen til efterretning. : Den 1. november 2017 blev Rasmus Nielsen ansat som økonomichef i BO-VEST. Rasmus kommer fra en lignende stilling i FA09 og har arbejdet i den almene sektor i 14 år. Han er uddannet i regnskabsafdelingen i FSB. Rasmus deltager under punkterne 4 og 5. 4
5. Budgetkontrol/prognose for 2018 Bestyrelsen tog prognosen for 2018 og kommentarer til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager budgetkontrollen for 2018 til efterretning. Der er mange usikkerheder omkring 2018, men med den nuværende viden viser prognosen et overskud på 334.000 kr., hvilket er ca. 80.000 kr. lavere end budgettet. Der blev budgetteret med et overskud på 414.000 kr. Bilag - 51. Budgetkontrol pr. 31.12.2018-5.2 Kommentarer til prognose for 2018 og egenkapitalforhold 6. Samarbejde med Lejerbo København om administration af Lejerbo Københavns samlede aktiviteter Bestyrelsen har nedsat et forhandlingsudvalg, der arbejder henimod et samarbejde med Lejerbo København. 7. om foretræde for Folketingets Transport-, Bygnings- og Boligudvalg Bestyrelsen besluttede ikke at anmode Transport-, Bygnings-, og Boligudvalget, om foretræde vedrørende 61a i ændring om bekendtgørelse om vedligeholdelses- og fornyelsesplaner. Emnet tages op på BL s bestyrelsesmøde den 27. november. Sagen blev sendt tilbage til Tranemosegårds bestyrelse. - at bestyrelsen beslutter, om bestyrelsen skal anmode om foretræde for Transport-, Bygnings-, og Boligudvalget. - at bestyrelsen i givet fald godkender forslaget til beskrivelse til udvalget. 5
Referat af BO-VLST Bestyrelsesmøde nr. 111,22. november 2017 Bestyrelsen anmodede på bestyrelsesmødet den 6. september administrationen om at undersøge for at få foretræde for Folketingets Transport-, Bygnings-, og Boligudvalg vedrørende ændring om bekendtgørelse om vedligeholdelses- og fornyelsesplaner. Foretrædet skal specifikt handle om den tilføjede 61a i ændringen, der vedrører ekstern granskning af vedligeholdelses- og fornyelsesplaner 61a i ændringen, der vedrører ekstern granskning af vedligeholdelses- og fornyelsesplaner. 61a har følgende ordlyd:»den rapport om ejendommens tilstand, der er nævnt i 60, stk. 1, og den vedligeholdelses- og fornyelsesplan, der er nævnt i 61, stk. 3, skal hvert 5. år granskes afen ekstern uvildig byggesagkyndig med henblik på at vurdere, om rapport og plan er retvisende og omfatter de nødvendige aktiviteter.«det er bestyrelsens holdning, at den eksterne granskning med stor sandsynlighed vil påføre boligafdelingerne og dermed beboerne en ekstraomkostning til noget, som vil have begrænset eller ingen værdi, eftersom boligafdelingerne jo udarbejder ppv-planer (der i loven omtales som vedligeholdelses- og fornyelsesplaner) i et samarbejde mellem afdelingsbestyrelse, ejendomskontor og administration ud fra et grundigt forarbejde med blandt andet markvandring. Hertil kommer, at kommunerne har en forpligtelse til at føre tilsyn med, om boligafdelingerne vedligeholdes efter reglerne, jf. 117 i Lov om Almene Boliger: "Kommunalbestyrelsen kan om fornødent påbyde udførelse af nødvendige vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder og de arbejder, der er nævnt i 41 i lov om almene boliger m.v. Det vil sige, at der jo inden forden oprindelige lovgivnings rammer er en ekstern kontrol af vedligeholdelsestilstanden. Administrationen har kontaktet Transport-, Bygnings-, og Boligudvalget og fået lovning på foretræde inden jul. Der skal i forbindelse med et foretræde indsendes en kort beskrivelse af det problem, bestyrelsen ønsker at drøfte. Et udkast til dette notat er vedhæftet. Lovgivning - Bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om drift af almene boliger, maj 2017 - Lov om Almene boliger 117 Tidsplan Hvis bestyrelsen beslutter sig for at anmode om foretræde for udvalget: - 24. november 2017: Administrationen anmoder om foretræde - December 2017: Forventet foretræde -Varighed ca. 15 minutter 6
Referat af BO-VES I Bestyrelsesmøde nr. 111,22. november 2017 Vurdering Administrationen vurderer, at det giver god mening at drøfte den obligatoriske eksterne granskning af ppv-planerne med udvalget, da ordningen for vores veldrevne afdelinger meget vel kan tænkes at være en overflødig omkostning. Bilag 7.1 Udkast til notat til Transport-, Bygnings-, og Boligudvalget 7.2 Bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om drift af almene boliger, maj 2017 8. Modernisering af datalinjer til ejendomskontorerne Bestyrelsen tog etablering af datalinjer til efterretning og udtrykte utilfredshed med, at organisations- og afdelingsbestyrelser ikke var blevet forelagt etableringen til godkendelse. Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender den foreslåede model for etablering og finansiering af modernisering af datalinjer til ejendomskontorerne. I forlængelse af overgangen til Domea.dks it-administrationsplatform, implementering af Windows 365 og nye forretningsgange har en række ejendomskontorer oplevet lange responstider i den daglige brug af vores it-systemer. Nogle har oplevet samme lange responstider, som før, og andre har endog oplevet forlængede responstider. Administrationen ønsker at sikre, at responstiderne ved brug af it-systemerne både nu og fremtidigt er så gode som muligt, så personalet på ejendomskontorerne kan arbejde så smidigt og hurtigt, som systemerne tillader. Som konsekvens af dette har Administrationen i samarbejde med Domea.dks it-afdeling i september og oktober 2017 undersøgt mulige årsager til de lange responstider og gennemgået en række løsningsmuligheder. Konklusionen på dette arbejde var, at der er behov for såkaldte dedikerede datalinjer til ejendomskontorerne - altså linjer, som udelukkende rummer datatrafik relateret til arbejdet på ejendomskontorerne. Administrationen har herefter i samarbejde med Domea.dk indhentet tilbud på etablering af dedikerede linjer til ejendomskontorerne fra to forskellige leverandører; Nianet og Dansk Kabeltv. Her var firmaet Nianets tilbud det bedste. Hertil kommer, at Domea.dk også anvender Nianet som leverandør af datalinjer til ejendomskontorer og servicecentre, hvilket vil lette det fremtidige arbejde på dette område. For at få igangsat arbejdet hurtigst muligt, skrev Administrationen umiddelbart herefter, d. 6. oktober 2017, under på aftalen og igangsatte dermed arbejdet. 7
Under normale omstændigheder burde en sådan beslutning have været forelagt organisationsbestyrelserne før igangsættelse i forhold til beslutning om økonomi og øvrige eventuelle forhold. Da der imidlertid hos Administrationen ikke var tvivl om, at vi skal modernisere forbindelserne, valgte Administrationen at orientere ejendomskontorerne og igangsætte arbejdet umiddelbart. Administrationen opstiller under økonomipunktet et forslag til model for finansiering af moderniseringen. Evaluering Der er før etableringen af de dedikerede datalinjer gennemført måling af responstider m.v. på samtlige ejendomskontorer. Når linjerne er etableret, vil der blive gennemført måling af såvel responstider som tilfredshed hos ejendomskontorernes personale for at sikre, at den ønskede effekt er opnået. Økonomi og ressourcer Den samlede etableringsomkostning (primært udgifter til gravearbejde) beløber sig for samtlige ejendomskontorer til 628.000 kr. + moms. Etableringsomkostningerne fordeler sig ikke ligeligt mellem ejendomskontorerne, men afhænger af omfanget af gravearbejderne det enkelte sted. Prisen for det enkelte ejendomskontor fremgår af det vedhæftede bilag. Udover etableringsomkostningerne vil der være et årligt gebyr på 1.350 kr. + moms (pris pr. afdeling). Da udgiften ikke er indarbejdet i boligafdelingernes budgetter for 2018 foreslår Administrationen, at etableringsomkostningerne bogføres på BO-VESTs balance i 2018, hvorefter de indarbejdes i boligafdelingernes budgetter for 2019 på konto 116. I 2019 udgår omkostningerne af BO-VESTs balance. Alternativt, vil den enkelte organisation kunne beslutte en anden håndtering af etableringsomkostningerne i 2019-budgetterne. Det årlige gebyr indarbejdes ligeledes i de årlige budgetter for boligafdelingerne som en driftsudgift. Tidsplan De første etableringer er gennemført, og arbejdet fortsætter. De sidste linjer vil være etableret inden udgangen af 2017. Budgetterne for 2019 for boligafdelingerne udarbejdes inden sommerferien 2018 og behandles på afdelingsmøderne i september 2018. 8
Vurdering Det er Administrationens vurdering, at de dedikerede datalinjer til ejendomskontorerne vil sikre bedre responstider ved brug af it-systemerne og samtidigt udgøre en fremtidssikring af linjerne, så de kan bære den formodede fremtidige stigning i data, der skal transporteres til og fra ejendomskontorerne. Det er ligeledes Administrationens vurdering, at den optimale rækkefølge for behandling af sagen havde været at forelægge sagen for bestyrelsen, før kontrakten blev underskrevet og arbejdet igangsat og, at der samtidig var blevet kommunikeret til afdelingsbestyrelserne om de planlagte arbejder. Bilag 8.1 Aftale med Nianet om etablering af linjer 8.2 Tidsplan for etablering af datalinjer i afdelingerne 9. Status på effektiv drift Bestyrelsen tog status på projekt effektiv drift til efterretning. - at bestyrelsen tager status på projekt effektiv drift til efterretning. Idékataloget Idékataloget er præsenteret for alle ejendomsledere/mestre i de fleste afdelinger i AB og VA. Planen er, at alle afdelingsbestyrelser i AB og VA har fået en gennemgang senest i slutningen af november eller starten af december. Effektiviseringsplaner Effektiviseringsplanerne for Tranemosegård mangler stadig at blive godkendt på et organisationsbestyrelsesmøde. Planerne er blevet omformuleret, hvor det tydeliggøres, at skemaerne kun er idéer og debatoplæg, som via afdelingsbestyrelserne kan blive forelagt beboerne på afdelingsmøder. De vil blive fremlagt på organisationsbestyrelsesmødet i december. Administrationen har løbende møder med de afdelingsbestyrelser, der ønsker at arbejde videre med effektiviseringer. I Damgårdsarealet er effektiv drift lagt ud til 9-rådet. Det er besluttet, at der skal afholdes et temamøde en weekend i det nye år, hvor effektiviseringsforslagene drøftes, herunder bl.a. indkøb og organisering af afdelinger med henblik på besparelser også på de områder. Både beboerdemokrater og interesserede beboere kan deltage denne weekend. 9
I Etagehusene er der nedsat et udvalg med interesserede beboere, der skal drøfte effektiviseringsforslagene. Møde i effektiviseringsudvalget Effektiviseringsudvalget besluttede på mødet den 6. november, at der skal afholdes et møde om indkøb for alle beboerdemokrater i BO-VEST. Kommunikation Effektiviseringsudvalget og administrationen har i forbindelse med projekt effektiv drift besluttet at udarbejde en kommunikationsstrategi- og plan, så både afdelingsbestyrelser, beboere, samarbejdspartnere og medarbejdere løbende orienteres om arbejdet med effektivisering. Kommunikationsplan og -strategi er under udarbejdelse. Økonomi og ressourcer For BO-VEST betyder kravene fra BL, KL og Finansministeriet en besparelse på ca. 2.500 kr. pr. bolig. Forventet besparelse for hver afdeling vil fremgå af de endelige effektiviseringsplaner. Udgifter og medarbejdertimer forbundet med effektiviseringsindsatsen herunder udviklingen af idékatalog og effektiviseringsplaner dækkes af administrationsbidraget. Tidsplan November/december 2017: Afdelingsbestyrelser, der ikke har fået præsenteret idékataloget, får en præsentation i løbet af november/december. I AB og VA præsenteres afdelingsbestyrelserne også for effektiviseringsplanforslagene, og der arbejdes videre med planerne. Administrationen arbejder videre med formuleringen af forslag til effektivisering i Tranemosegårds afdelinger. Effektiviseringsudvalget mødes den 13. december. Administrationen arbejder med procesopstart i VA s og AB s afdelinger. December 2017: Tranemosegårds bestyrelse præsenteres for de omformulerede forslag til effektiviseringsplaner. Organisationsbestyrelserne orienteres om arbejdet med effektiv drift i hver af deres afdelinger, når effektiviseringsplanerne er gennemgået i alle afdelinger. Januar/februar 2018 Tranemosegårds afdelinger præsenteres for effektiviseringsforslagene, hvis de godkendes af bestyrelsen på decembermødet, og der arbejdes videre med effektiviseringsplanen i de enkelte afdelinger. Lovgrundlag I 2016 indgik BL, KL og Finansministeriet en aftale om, at den almene sektor frem til og med 2020 skal reducere udgifterne med 1,5 mia. kroner gennem en mere effektiv drift i de almene boligorganisationer. 10
Vurdering Det er effektiviseringsudvalget og administrationens vurdering, at hvis boligorganisationerne ønsker at realisere effektiviseringer og besparelser og samtidigt leve op til de krav, BL, KL og Finansministeriet stiller, så skal driften omlægges og ændres i hver boligafdeling. Administrationens erfaring er generelt, at tidsplanen har været for optimistisk, og at processen og tidsplanen skal tilrettes den enkelte afdeling. 10. Evaluering af Almene Boligdage 2017 Bestyrelsen fandt, at Almene Boligdage havde været et meget vellykket og velorganiseret arrangement. Dog var stående frokost ikke nogen god idé, og lokalet til middagen med optræden på scenen var ikke hensigtsmæssigt, da ikke alle havde udsyn til scenen. BO-VESTs arrangement gik godt og blev rost af deltagerne - der var 60 deltagere. - at bestyrelsen evaluerer Almene Boligdage. Almene Boligdage 2017 holdes i Århus. Det er et stort arrangement med oplæg, workshops m.m. rundt om i Århus og omegn. Idéen har været, at det skal være lidt Folkemøde- eller festivalagtigt. BL har oplyst, at der er ca. 1200 tilmeldte deltagere, heraf 36 beboerdemokrater fra BO-VEST, foruden repræsentanter fra ledelsen og deltagere på vores arrangement. BO-VESTs arrangement "Inspirerende ventetid - mens vi venter på helhedsplanen (nr. FE7) afholdes fredag den 17. november kl. ca. 13.30-15.00. Der er 50 tilmeldte. Den ene halvdel af tiden handler det om Bloklands "idélaboratorium, og den anden om T13s prøveopgang i Kisumparken 92. Foruden medarbejdere fra administrationen har Gertrud Gelting og Hugo Thuge fra hhv. Bloklands og T13 s afdelingsbestyrelser deltaget i planlægningen - og begge har også en rolle på selve dagen. Medarbejdere fra Al deltager i oplægger om T13, og en grafisk facilitator tegner de mange initiativer i Blokland, samtidig med at oplægget og debatten afholdes. Ulrik Brock Hoffmeyer er ordstyrer på vores egen paneldebat i "den inspirerende ventetid. Derudover deltager han i Domeas paneldebat om "Effektiviseringer gennem samarbejde på tværs af branchen og i BL s/greve Nords minikonference om "Naboer med psykiske lidelser i de almene boligområder. 11
Referat afbo-ves'l Bestyrelsesmøde nr. 111,22. november 2017 Tidsplan Arrangementet afholdes 17. november kl. ca. 13.30-15.00. Økonomi og Ressourcer Arrangementet inkl. plancher, tegner, leje af lokale, transport, fotos, og forplejning Deltagelse i Almene Boligdage og transport for administrative medarbejdere og oplægsholdere: ca. 45.000 inkl. moms ca. 40.000 inkl. moms Vurdering Almene Boligdage er en vigtig sammenkomst for den almene sektor. Det er her, man mødes, viser hvad vi hver i sær er gode til, netværker og udveksler erfaringer. Administrationen anser det for vigtigt for BO-VEST at være til stede både som tilskuere og aktive spillere. Bilag 9. Velkomstplakat til BO-VESTs arrangement 11. Folkemøde 2018 - beslutning om deltagelse Bestyrelsen besluttede, at to medlemmer fra hver organisation kan deltage i Folkemøde 2018. Administrationen sørger for at booke fly og undersøger mulighederne for overnatning til en rimelig pris. Bestyrelsen kontaktes inden booking. - at bestyrelsen beslutter, om BO-VESTs bestyrelse skal deltage i Folkemødet i 2018. Nogle medlemmer af bestyrelsen har både i 2016 og 2017 været på en endagsturtil Folkemødet på Bornholm. I 2017 deltog Biba Schwoon, Flugo Thuge og Jørgen Fahlgren. Vinie Flansen har deltaget i BL-regi. Fra administrationen har Ulrik Brock Floffmeyer deltaget sammen med andre fra ledelsen. Tidsplan Hvis bestyrelsen beslutter at deltage i Folkemøde 2018, vil den aktuelle dato for en en- dagstur være den 15. juni 2018. Økonomi og ressourcer Fly: ca. 2000 kr. inkl. moms pr. billet tur/retur. Hertil kommer forplejning. 12
Tidsplan Hvis bestyrelsen beslutter at deltage i Folkemøde 2018, vil den aktuelle dato for en endagstur være den 15. juni 2018. Flybilletter bestilles så snart, der er klare tilkendegivelser om deltagelse. Vurdering Deltagelse i Folkemødet er relevant for beboerdemokrater, da det er et helt særligt samlingssted, hvor meningsdannere og beslutningstagere udveksler holdninger og mødes med borgerne og de frivillige. BL spiller en markant rolle på Folkemødet med mange relevante boligpolitiske oplæg. 12. Direktionens beretning Ulrik Brock Hoffmeyer havde følgende tilføjelse: Momssagen En ny EU-dom gør det formentlig umuligt at få fritagelse formoms. Selskaber, der tidligere er blevet fritaget for moms, bliver sandsynligvis frataget retten til momsfritagelsen. Bestyrelsen kommenterede: Lederuddannelsen Kim Corlin roste på ejendomsledernes og -mestrenes vegne uddannelsen. Praktikpladser for Produktionshøjskolens boligservice-elever Allan Nielsen kommenterede, at der er tale om en uddannelse, der er forberedende i forhold til ejendomsservice-teknikeruddannelsen. ESL er ikke enig i, at uddannelsen bør etableres, men parterne er i dialog om sagen. Bestyrelsen tog herefter direktionens beretning til efterretning. - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Praktikpladser for Produktionshøjskolens boligservice-elever Allan Nielsen bad i mail af 27. oktober 2017 bl.a. BO-VESTs bestyrelse om en tilkendegivelse af, om de ville være indstillet på at gå i dialog om at bidrage til at sikre et antal årlige praktikpladser til eleverne på den nye Boligservice-uddannelse i regi af produktionshøjskolen i Brøndby. Administrationen er p.t. i dialog med BL om uddannelsen, og BL afventer svar fra fagforbundet ESL, som de har kontaktet i sagen. 13
Moms-sagen Der er afsagt nogle domme i EU-regi, som har betydning for BO-VESTs og BL s momssag. Der orienteres mundtligt på mødet. Overenskomstforhandlinger 2017 De centrale overenskomstforhandlinger er afsluttet, og der er taget initiativ til forhandlinger om lokale aftaler. Emnet tages op på et senere møde. Lederuddannelse af lederne på ejendomskontorerne afsluttet BO-VESTs ejendomsledere og ledende ejendomsmestre blev fejret den. 25. oktober, fordi de over de seneste to år har gennemført en uddannelse i ledelse. Uddannelse er forløbet dels med undervisere fra BO-VEST, dels med eksterne undervisere. Blandt emnerne har været dels generelle ledelseskompetencer såsom værktøjer til at udvikle nye talenter, rekruttering, situationsbestemt ledelse og mødefacilitering, dels specifikke kompetencer for en leder af en boligafdeling, for eksempel: håndtering af råderet, udlejningsregler, budget og regnskab, syn og klagesager. De nyuddannede ledere fik den afsluttende dag mange rosende ord med på vejen af blandt andre Ulrik Brock Hoffmeyer med en opfordring til at fortsætte det gode arbejde, der er i gang. Evaluering af afdelingernes budgetproces Skema til evaluering af budgetprocessen er sendt ud til afdelingsbestyrelserne i slutningen af oktober med svarfrist den 22. november. Evalueringen behandles på bestyrelsesmødet den 30. januar. Julefrokost for medarbejderne Der holdes julefrokost for alle BO-VEST-medarbejderne i Pakhusets kantine den 15. december. Igennem flere år har julefrokosten været afholdt den sidste fredag i november, men den dato var kantinen ikke ledig. Som sidste tilflytter i Pakhuset måtte vi tage den fredag, der var ledig op til jul. Nyt om navne Tiltrædelser Boligafdelingerne: Jakob Møller Hansen tiltræder den 1. oktobersom ejendomsfunktionær i Silergården. Rasmus Brian Jensen ejendomsfunktionær, Kanalens Kvarter, 1. oktober Tanja Viuf tiltræder den 1. oktober som driftssekretær i Moserne. Britta Skøtte Wilhelmsen, cafémedarbejder, Askerød, 24. oktober Michael Lund, ejendomsleder, T13, 1 november Franklin Belo De Souza, ejendomsfunktionær, Hyldespjældet, 1 november (tidsbegrænset). Boligsociale: Casper Da Silva Friis, studentermedhjælper, Brøndby Strand Projektet(tidsbegrænset), 1. november 14
Administrationen: Christel Balle Nielsen, HR-medarbejder i HR (tidsbegrænset), 1. oktober Rasmus Nielsen tiltræder den 1. november som økonomichef i Økonomi. Mads Lauridsen, bestyrelseskonsulent, Ledelsessekretariatet (barselsvikar), 1. november Jesper Gøeg Petersen, kontormedhjælper, Boligruppen.1. november (tidsbegrænset) Flytninger Dorte Tønder er flyttet fra en stilling som driftssekretær i Moserne til en stilling som projektassistent i Teknisk Afdeling, 1. oktober Fratrædelser Boligafdelingerne: Verner Wiederquist fratræder den 31. oktobersom ejendomsfunktionær i Etagehusene. Henrik Tadesse Lemberg, ejendomsservicetekniker, AB Syd, 31. oktober Michael Egelund, ejendomsmester, Tranehaven 30. november Administrationen: Maiken Trier Kold, regnskabschef, Økonomiafdelingen, 12. oktober Marie Hellesøe, grafiker, Ledelsessekretariatet, 16. oktober Christian Handest fratræder den 31. oktober som jurist i Teknisk afdeling. 13. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Bestyrelsen tog henvendelsen og administrationens orientering om sagen til efterretning. Vinie Hansen svarer Ni-rådet på vegne af bestyrelsen. - at bestyrelsen tager henvendelse og udkast til svar til efterretning. BO-VEST har modtaget en henvendelse fra Ni-rådet på Damgårdsarealet. Henvendelsen er vedlagt som bilag. På bestyrelsesmødet orienterer Ulrik Brock Hoffmeyer orienterer om baggrunden for henvendelsen og administrationens svar. Bilag 12. Henvendelse fra Ni-rådet til bestyrelsen for BO-VEST, 6. november 2017 14. Punkter til næste møde Der var ingen nye punkter. 15
- at bestyrelsen drøfter punkter til næste møde. 15. Flytning af bestyrelsesmøde i juni 2018 Bestyrelsen besluttede, at bestyrelsesmødet i juni 2018 flyttes til den 13. juni. - at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmødet, der er planlagt til torsdag den 14. juni 2018 flyttes til den onsdag den 13. juni 2018. Den 14. juni 2018, hvor der er planlagt bestyrelsesmøde, er formanden forhindret i at deltage. Derfor forslår administrationen, at mødet flyttes til dagen før, den 13. juni. 16. Næste møde og kommende møder Ekstraordinært bestyrelsesmøde: Tirsdag den 19. december kl. 17 Næste ordinære bestyrelsesmøde: Mandag den 30. januar Bestyrelsesmøder i 2018 efter oprindelig plan Tirsdag den 1. marts Tirsdag den 24. april Mandag den 30. april (i tilfælde af behov for ekstra regnskabsgodkendelse) Tirsdag den 22. maj (i tilfælde af forslag) Onsdag den 13. juni Onsdag den 5. september Tirsdag den 9. oktober Torsdag den 22. november Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Tirsdag den 27. februar 2018 Ordinært repræsentantskabsmøde: Tirsdag den 31. maj 2018 17. Eventuelt Der var intet under eventuelt. 16
Glostrup, den 22. november 2017 17