JUNI 2014 LEJRE KOMMUNE GENUDBUD AF VINTERTJENESTE 2014-2019
ADRESSE COWI A/S Havneparken 1 7100 Vejle TLF +45 56 40 00 00 FAX +45 56 40 99 99 WWW cowi.dk JUNI 2014 LEJRE KOMMUNE GENUDBUD AF VINTERTJENESTE 2014-2019 PROJEKTNR. A046431-001 DOKUMENTNR. A046431-2.01 VERSION 1.0 UDGIVELSESDATO 11. juni 2014 UDARBEJDET ATG KONTROLLERET MTTH/MAEA GODKENDT ATG
3 INDHOLD 1 Bestemmelser om udbud og tilbud 4 1.1 Generelt 4 1.2 Udbudsmaterialet 5 1.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet 6 1.4 Tilbudsafgivelse 7 1.5 Udvælgelse 8 1.6 Tildeling 9 1.7 Huskeliste 10
4 1 Bestemmelser om udbud og tilbud 1.1 Generelt Lejre Kommune (i det følgende benævnt "Ordregiver") udbyder ved nærværende udbud udførelse af glatførebekæmpelse og snerydning i vintertjenesten på ca. 267 km kommuneveje og stier samt sideanlæg, buslommer, rastepladser mm. Arbejdet er udbudt som et offentligt EU-udbud ved udbudsbekendtgørelse fremsendt til Kontoret for Den Europæiske Unions Officielle Publikationer, som er bekendtgjort i TED. Dette udbud omfatter 11 entrepriser, i henhold til Bilag 2 Entrepriseoversigt, vedrørende kørsel i 5 vinterperioder: 2014/2015, 2015/2016, 2016/2017, 2017/2018 og 2018/2019, med mulighed for forlængelse i op til yderligere 3 x 1 vinterperioder. En vinterperiode defineres fra 15/9 til 30/4 det efterfølgende år. Beredskabsperioden (perioden hvor leverandøren skal stå til rådighed for kørsel i vintertjenesten) defineres fra 15/10 til 15/4 det efterfølgende år. Entreprisernes (ruternes) beliggenhed er angivet på rutekort, rutebeskrivelser og tilbudslister. Ordregiver stiller spredere og plove til rådighed til lastbiler og traktorer på kørebaner samt spreder, plov og kost til traktorer på stier. Ordregiver leverer salt, evt. saltlage og evt. grus til anvendelse i entrepriserne. Ordregiver stiller spredere og plove til rådighed på entrepriserne. Leverandørens køretøjer skal overholde de i Vilkår kap. 3.6 nævnte krav. Ordregiver leverer og monterer derudover nødvendige beslag, frontplader og sammenkoblingsudstyr på tilbudsgivers lastbiler og traktorer ved entreprisernes opstart, eller 1 (én) gang i kontraktperioden på 5 år, for korrekt sammenkobling med sne-
5 plove og spredere. Ordregiver leverer og monterer derudover, om nødvendigt, ligeledes nødvendige beslag, frontplader og sammenkoblingsudstyr på tilbudsgivers lastbiler og traktorer ved opstart af evt. kontraktforlængelsesperiode eller 1 (én) gang i kontraktforlængelsesperioden på op til 3 år, ligegyldigt om kontrakten bliver forlænget i 1, 2 eller 3 år. Såfremt tilbudsgiver skifter lastbil eller traktor i kontraktperioden udover ovenstående afholder tilbudsgiver selv alle omkostninger ved fornyet tilpasning. Såfremt tilbudsgiver skifter lastbil eller traktor i eventuelle forlængelser af kontraktperioden udover ovenstående, afholder tilbudsgiver selv alle omkostninger ved fornyet tilpasning. Ordregivers materiel må kun anvendes til opgaver omfattet af nærværende entreprise. Rutelængderne er anført i Bilag 2 Entrepriseoversigten, på tilbudslisterne (TBL), i rutebeskrivelserne og på rutekort, for entrepriser, hvor der skal udføres glatførebekæmpelse til fast pris. Al snerydning samt kombikørsel udføres efter timeprisafregning. Længderne af snerydningsruterne er også anført på Bilag 2 Entrepriseoversigten, på tilbudslisterne (TBL), i rutebeskrivelserne og på rutekort til orientering. Såfremt leverandøren afgiver tilbud på flere entrepriser, end han ønsker overdraget, skal der tydeligt på tilbudssamlelisten anføres det maksimale antal entrepriser, der ønskes overdraget. 1.2 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter af juni 2014: Eventuelle rettelsesblade offentliggjort efter offentliggørelsen af udbudsmaterialet Betingelser for udbud og tilbud (BUT) Særlige Betingelser (SB) inkl. Bilag A og Bilag B (vedlagt som særskilte filer) Vilkår for lastbiler og traktorer Instruks for lastbiler og traktorer Rutekort for 11 entrepriser med rutebeskrivelser på udvalgte kort 11 stk. tilbudslister med tilbudssamleliste (TBL) Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) Bilag 1, Oversigt Emmisionsstandarder (vedlagt som særskilt fil)
6 Bilag 2, Entrepriseoversigt (vedlagt som særskilt fil) Bilag 3, Afmærkning af chauffører og maskinfører (vedlagt som særskilt fil) Bilag 4, Brohøjder (vedlagt som særskilt fil) Bilag 5, Oplysningsskema Lastbil og chauffører (vedlagt som særskilt fil) Bilag 6, Oplysningsskema Traktor og chauffører (vedlagt som særskilt fil) Udbudsdokumenter og eventuelle rettelsesbreve vil fremgå på Lejre Kommunes hjemmeside på følgende adresse: http://www.lejre.dk/nyheder/?type=udbud. Det er de bydendes eget ansvar, at sørge for at holde sig orienteret om eventuelle rettelsesblade eller meddelelser vedrørende udbuddet. 1.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet Det forudsættes, at de bydende inden tilbud afgives har gjort sig bekendt med arbejdets omfang og forholdene på entrepriserne/ruterne. Der afholdes et fælles Orienterings- og spørgemøde tirsdag den 1. juli 2014 kl. 13.00, på flg. adresse: Lejre Kommune Vej & Park Horseager 6 4330 Hvalsø Tilbudsgiverne vil her blive orienteret om opgaven og få lejlighed til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle spørgsmål vil blive nedskrevet og indgå i referatet fra mødet, der lægges på Lejre Kommunes hjemmeside jf. ovenfor under afsnit 1.2. Spørgsmål, der ikke er mulige at besvare på mødet, vil efterfølgende blive besvaret skriftligt og offentliggjort på Lejre Kommunes hjemmeside jf. ovenfor under afsnit 1.2. Tilbudsgiver kan derudover skriftligt stille spørgsmål til nærværende materiale og udbudsforretningen i øvrigt. Spørgsmål, der fremsendes senest den 4. august 2014 kl. 12.00 vil blive besvaret senest den 5. august 2014. Spørgsmål der fremsættes efter den 4. august 2014 kl. 12.00 vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest den 5. august 2014. Spørgsmål skal stilles skriftligt til: COWI A/S
7 Ane Toftegård Grosmann pr. mail på: ATG@COWI.DK Skriftlige spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil blive anonymiseret og vil blive offentliggjort som rettelsesblade på Lejre Kommunes hjemmeside, jf. afsnit 1.2. Det er de bydendes eget ansvar, at sørge for at holde sig orienteret om eventuelle rettelsesblade eller meddelelser vedrørende udbuddet. 1.4 Tilbudsafgivelse Tilbudsgiveren skal ved tilbudsafgivelsen udfylde tilbudssamlelisten og de relevante tilbudslister samt medsende den i kapitel 1.5 krævede dokumentation. Der kan afgives tilbud på én eller flere af de anførte entrepriser, idet de dertil svarende tilbudslister skal benyttes. Tilbudsgiver skal på tilbudssamlelisten anføre det antal lastbiler og traktorer, der tilbydes (kapaciteten) samt det antal entrepriser, der maksimalt ønskes overdraget. Tilbud som indeholder forbehold vil ikke indgå i evalueringen af tilbuddene. Der modtages ikke alternative tilbud. Tilbud med øvrige materieltyper end lastbiler og traktorer til entrepriserne vil ikke indgå i tilbudsevalueringen. Tilbuddet skal være skrevet på dansk. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Tilbud indsendes elektronisk til COWI A/S, Ane Toftegård Grosmann pr. mail på: ATG@COWI.DK senest tirsdag den 12. august 2014, kl. 12.00. Alle sider i tilbuddet bedes mærket med firmanavn, f.eks. stempel eller lign. Tilbudsgiver vil modtage en kvittering for modtagelse af tilbuddet ved indsendelse. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud frem til entreprisestart den 15. oktober 2014. Der vil ikke være lejlighed til at tilbudsgivere kan overvære åbningen af tilbuddene.
8 1.5 Udvælgelse Forud for tildelingen vil der blandt de konditionsmæssige tilbud blive foretaget en vurdering af tilbudsgiverens egnethed i relation til levering af vintertjeneste. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, risikerer tilbudsgiver, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning, hvorfor tilbudsgivere opfordres til at være opmærksomme på at få samtlige af de efterspurgte oplysninger vedlagt deres tilbud. For at kunne få overdraget en eller flere entrepriser skal tilbudsgiveren i forbindelse med tilbudsafgivelsen angive oplysninger om følgende: Sin retlige form Sin ret til at udføre erhvervet Gæld til det offentlige, Udbudsdirektivets udelukkelsesgrunde samt Arbejdspladsbeskyttelse og arbejdsforhold i øvrigt Sin tekniske og/eller faglige formåen Oplysninger om retlig form Af tilbuddet skal det klart fremgå, hvem der afgiver tilbuddet, herunder om tilbudsgiver er et enkelt firma eller en sammenslutning af firmaer, f.eks. et konsortium eller joint venture. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af firmaer skal der fra samtlige medlemmer i sammenslutningen af firmaer foreligge en skriftlig erklæring om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse for den enkelte entreprises gennemførelse. Desuden skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal angives en fælles befuldmægtiget med fuld prokura over for ordregiver, som ordregiver med bindende virkning for sammenslutningen kan indgå aftale med. Retten til at udføre erhvervet Tilbudsgiver skal have ret til at udføre erhvervet på tidspunktet for tilbudsafgivelse. Dette kan dokumenteres ved at anføre sit CVR-nummer (eller tilsvarende) på tilbudssamlelisten og dermed optagelse i Det Centrale Virksomhedsregister (eller tilsvarende register). Gæld til det offentlige, Udbudsdirektivets udelukkelsesgrunde samt Arbejdspladsbeskyttelse og arbejdsforhold i øvrigt Tro og love erklæring om udelukkelsesgrunde om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige samt arbejdspladsbeskyttelse og arbejdsforhold i øvrigt afgives ved udfyldelse af Bilag A, som er vedlagt i udbudsmaterialet som særskilt fil. Erklæring kan tillige afgives ved udfyldelse af tilbudsgivers egen Tro og Love erklæring, forudsat at denne indeholder tilsvarende formuleringer om udelukkelsesgrunde, om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige samt arbejdspladsbeskyttelse og arbejdsforhold i øvrigt.
9 Hvor tilbudsgiver er en sammenslutning af firmaer, f.eks. et konsortium, skal alle deltagerne i sammenslutningen, hver især aflevere den efterspurgte Tro og Love erklæring. Ordregiver vil udelukke leverandører, der er omfattet af udelukkelsesgrundene, i henhold til "Udbudsdirektivets" artikel 45, stk. 2. Ordregiver vil udelukke leverandører, der har en ubetalt forfalden gæld der er større end 100.000 kr. til det offentlige, medmindre der er stillet sikkerhed for den del af gælden, der overstiger 100.000 kr. senest på accepttidspunktet, eller at der er indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning, og denne ordning er overholdt. Teknisk kapacitet: Tilbudsgivere, der ikke råder over det nødvendige materiel ved tilbudsgivningen, men agter at anskaffe dette, skal vedlægge tilbuddet en erklæring om, at man vil anskaffe det nødvendige materiel, såfremt man får tildelt en kontrakt. Det skal endvidere fremgå af erklæringen, at tilbudsgiveren er i besiddelse af det nødvendige materiel senest en måned inden kontraktstart, således at det kan blive monteret med det nødvendige udstyr, så køretøjet er klar til kørsel efter de fastsatte tidsfrister m.v. Ved tilbuddet skal vedlægges udfyldt Bilag 5, Oplysningsskema Lastbil og/eller Bilag 6, Oplysningsskema Traktor, afhængig af hvilke entreprise(r) der afgives tilbud på. Der skal udfyldes ét oplysningsskema for hvert tilbudt materiel. Ønskes der overdraget f.eks. 2 lastbilentrepriser og 1 traktorentreprise, skal der udfyldes 2 stk. Bilag 5, Oplysningsskema Lastbil og 1 stk. Bilag 6, Oplysningsskema Traktor, dvs. i alt 3 skemaer. Oplysningsskemaerne skal udfyldes omhyggeligt med oplysninger om det tilbudte materiel. Undlades oplysninger eller overholder oplysninger om materiel ikke kravene i henhold til udbudsmaterialets krav iht. "Vilkår, kap. 3.6", risikerer tilbudsgiver, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Såfremt tilbudsgiver i henhold til Udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3 henviser til andres ressourcer, herunder koncerninterne selskaber eller samarbejdspartnere/underleverandører, skal der medsendes dokumentation for, at tilbudsgiver kan råde over disse ressourcer, f.eks. i form af en underskrevet erklæring fra den pågældende virksomhed, der henvises til. 1.6 Tildeling Tildelingskriteriet er "laveste pris". Der kan afgives tilbud på flere entrepriser end tilbudsgiverne har kapacitet til. Leverandøren skal på tilbudssamlelisten anføre det antal køretøjer, der tilbydes (kapaciteten) samt det antal entrepriser, der maksimalt ønskes overdraget.
10 Tildelingen sker under hensyntagen til det antal entrepriser tilbudsgiveren maksimalt ønsker overdraget og i øvrigt således: 1. Entrepriser med flere end 1 tilbud. Entrepriserne vil blive tildelt i henhold til rækkefølgen af entrepriserne på tilbudssamlelisten og under hensyntagen til det antal entrepriser tilbudsgiveren maksimalt ønsker overdraget. Eksempel: En leverandør byder på entreprise 1 samt entreprise 2 og er billigst på begge entrepriser i forhold til øvrige tilbudsgivere. Leverandøren ønsker dog kun 1 entreprise overdraget og bliver således tildelt entreprise 1, som er den første entreprise i entrepriserækkefølgen. Den efterfølgende entreprise 2 bliver så tildelt til den leverandør der er andenbilligst på entreprisen, idet det billigste tilbud på entreprise 2 ikke kan tildeles til den lavestbydende, fordi dennes kapacitet er opbrugt. Ved enslydende priser er tildelingsrækkefølgen således, at den tilbudsgiver med færrest tildelte entrepriser på vurderingstidspunktet, får entreprisen tildelt. 2. Entrepriser med kun ét tilbud. Hvis der kun er 1 tilbud på en eller flere entrepriser, tildeles den enkelte entreprise, under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver og den resterende kapacitet efter tildeling af entrepriser med flere tilbud. Tildelingsrækkefølgen er den på tilbudssamlelisten anførte rækkefølge (entrepriserækkefølgen). Ordregiver kan dog vælge at aflyse en eller flere entrepriser med kun 1 tilbud, hvis den afgivne pris er urealistisk i forhold til markedsprisen for den pågældende ydelse eller på grund af manglende konkurrence. Resultat af tildelingen. Hvor der er flere bud på samme entreprise, tildeles entreprisen derfor ikke i alle tilfælde, tilbuddet med den laveste pris. Hvor entreprisen ikke tildeles tilbuddet med den laveste pris, vil entreprisen blive tildelt tilbuddet med den næstlaveste pris, evt. den tredje-laveste pris etc., under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver. 1.7 Huskeliste Til brug for tilbudsgiveren er opstillet en huskeliste, der kan anvendes på eget ansvar. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at de rigtige dokumenter er vedlagt tilbuddet, uanset hvad denne huskeliste indeholder.
11 HUSKELISTE TIL GENUDBUD AF VINTERTJENESTE I LEJRE KOMMUNE 2014 Emne Skal afleveres sammen med tilbuddet Henvisning til udbudsmaterialet Retlig form Klar angivelse af selskabsform og forhandlingsberettiget BUT s. 9 Retten til at udføre erhvervet Gæld til det offentlige Teknisk og/eller faglig formåen Tilbudslisten CVR-nummer (eller tilsvarende) på tilbudslistens tilbudssamlelistens side 2. Udfyldt og underskrevet Tro og Love erklæring. Bilag A kan anvendes. Husk at skrive 0 kr, hvis firmaet ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Erklæring om anskaffelse af materiel, hvis tilbudsgiver ikke har rådighed over det pågældende materiel ved tilbudsafgivelse. Omhyggeligt udfyldt oplysningsskema(er), Bilag 5 og/eller 6 afhængig af, hvilke entreprise(r) der afgives tilbud på. Der skal udfyldes ét oplysningsskema for hvert stk. tilbudt køretøj. Materiel skal overholde krav i Vilkår kap. 1.5. Ved brug af underentreprenører eller andres ressourcer: Dokumentation for at tilbudsgiver kan råde over andres ressourcer, f.eks. i form af en underskrevet erklæring fra den pågældende virksomhed, der henvises til. Udfyldt(e) tilbudsliste(r), inkl. tilbudssamlelistes side 1 og 2. Husk at anvende den seneste revision af tilbudslisten, iht. eventuelle udsendte rettelsesbrev(e). Husk at angive numrene på rettelsesbrev(e). Husk at angive, hvor mange entrepriser der ønskes i de forskellige kategorier af entrepriser. BUT s. 9 BUT s. 9 BUT s. 10 BUT s. 10. BUT s. 10 Tilbudslisten