Microsoft Development Center Copenhagen, November 2008 Factsheet Løn Microsoft Dynamics C5 2008 SP1 Denne vejledning gælder også for Microsoft C5 4.0 SP1 Årsafslutning 2008
Indholdsfortegnelse Rettelser / fornyelser i årsafslutning 2008... 5 Tilpasning af lønopsætningen... 7 Backup af lønopsætningen... 7 Check af lønarter, tælleværker mv.... 7 Ændring af nummer ved evt. konflikter... 8 Import af den nye lønopsætning... 9 Tilføj lønarten 2451, IP Pension af Fritvalgskonto til lønsedlen... 9 Tilpasning af lønopsætningen... 10 Tilpasning af lønart... 10 Tilpasning af tælleværker... 11 Check af lønmodulet... 14 Indlæs nye løngrupper... 15 Knyt medarbejderne til de nye løngrupper... 16 Rettelse til systemparameteret Fritvalg... 16 Beskæftigelseskode 09 ny til udenlandske eksportchauffører... 16 Oprettelse af nye felter...16 Benyt det eskattekort, der er gyldig på udbetalingsdagen... 17 Barselsudlignings ordning... 17 År til dato tal på bundlinjerne på lønsedlen følger udbetalingsdato... 17 Arbejdsstedskode til DA/DS statistik og eindkomst... 17 Oprettelse af arbejdsstedskoder...18 Indtastning af arbejdsstedskoden på den enkelte medarbejder...18 Kopiering af arbejdsstedskoden til andre medarbejdere...19 Årskørsel... 20 Udskriv feriekort, afstemningsliste mv.... 20 Kontroller saldi... 20 Manuel indtastning af evt. sygeferiepenge... 21 Evt. udskrift af afstemningslisten... 21 Årskørsel for timelønnede medarbejdere.... 22 Afregning af resterende SH-penge og sygeferiepenge...23 Indberetning til FerieKonto...24 Udskrift af feriekort...24 Udskrift af Feriepengeoversigt...25 Klargøring af lønmodulet til år 2009... 26 Rekvirer eskattekort... 26 Indlæsning af eskattekort... 26 Nye satser på ATP... 28 Vedligeholdelse af perioder... 30 Kørselsgodtgørelse, rejsegodtgørelse mv.... 31 Evt. vedligeholdelse af regnskabsår... 31 2
Vedligeholdelse af kalender... 31 Klargøring af fraværsstatistik... 32 Klargøring af DA/DS statistik... 32 Bilag 1: Systemparametre til feriekort og eindkomst... 41 3
Forord Så er det endnu engang tid til at tænke på årsafslutningen. For første gang skal der ikke indberettes S74 til SKAT. Men der plejer jo at komme en opdatering til årsafslutning, så hvorfor ikke benytte denne tid på året til at udsende nyheder og ændringer til lønmodulet. Det er også nu, at det er sidste chance for at rette på de saldi, der er indberettet til eindkomst. I skrivende stund er der desværre ikke det bedste afstemnings muligheder på SKATs hjemmeside, men det er lovet fra SKAT, at der vil komme mulighed for blandt andet eksport til Excel af de oplysninger som SKAT har modtaget. Den største ændring ved ikke at indberette S74, men løbende at indberette til eindkomst, er nok det faktum at vores mulighed for at rette noget i næste lønperiode er indsnævret en del. Det drejer sig om: - Indberetninger med felt 68 kode må ikke være negative. Dette kunne være en medarbejder der har fået sygedagpenge, men skulle have haft sygeløn. - Indberetning af negativ AM-bidragspligtig indkomst (felt 13) Løsningen er at annullere lønberegningen og derved danne fil til eindkomst. For så at lave en ny lønberegning på den eller de medarbejdere, hvor lønberegningen er annulleret. Med andre ord, det er ikke længere muligt at rette i næste lønberegning, hvis der er en kode 68, eller hvis AM-bidragspligtig indkomst ender med at blive negativ. Retter man i fx A-Skat, må denne aldrig samlet blive negativ for året. Vigtigt! Denne vejledning kræver man først har fulgt Installation Guide C5 2008 SP1 hvis man benytter Microsoft Dynamics C5 2008, eller Microsoft C5 4.0 SP1 Opdatering af DIS-lag såfremt man benytter C5 version 4.0. 4
Rettelser / fornyelser i årsafslutning 2008 Der er udarbejdet en række ændringer til applikationen, men også til opsætningen. De forskellige ændringer vil efterfølgende blive gennemgået. Nyheder: - Ny sum type til bundlinjer på lønsedlen, således man kan vise AM-bidragspligtig løn skatteår til dato, og samtidig have Ferieberettiget løn kalenderår til dato. - Det vil for fremtiden være disponibel dato der styre hvilket eskattekort der skal benyttes. - Kvitteringslisten ved dannelse af fil til eindkomst er udvidet med AM-bidragsfri indkomst. - Datostyring af satser kunne udløse en fejl beskrivelse: mere end 10 referencer til anden lønart for satsangivelsen. - Flere værdier at vælge i mellem for lønarter der skal have kode 68 værdi på. - Kun de fraværstyper som har en DA-kode på vil komme med i fraværsstatistikken, når man danner en DA/DS fraværsstatistik. - Ny beskæftigelseskode 09 til udenlandske eksportchauffører. - Ved bestilling af eskattekort kommer standard medarbejder ikke med i filen til SKAT. - Ny lønart så pension af fritvalgskonto kommer med i A-indkomsten - Rettelser til eindkomst så samme medarbejder kan have flere kode 68 værdier. Såfremt der ikke er nogen AM-bidragspligtig løn, så kommer felt 13 ikke ud. R (rettelses markeringen) i record 5000 kommer nu kun med de linjer der er rettelser på. Det vil sige at der kan forekomme flere record 5000 på samme person. CVR nummeret i record 6000 hentes nu fra firmakartoteket. - Rettelse til DA/DS statistik IL type 24 og 29 - Feriepenge af fritvalgskonto er med i lønkørslen Ovf. Ferie. - Systemsats 3005 Frikort rest vil få værdien 0,00 når SKAT meddeler at frikortet er opbrugt. - Samlet indbetalt ATP pr. medarbejder, må ikke overstige kr. 3.240,- i 2009 - Beregning af bidrag til DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond, samt en kontokode til overførsel af bidraget via PBS. 5
Rettelser: - I lønkladden har det nye felt til sammentælling af antal på den medarbejder man står på, fået ny tekst så det ikke kan misforstås, at det er antal der tælles sammen. Ønsker man kun at se antal timer, skal man danne en kladde til timer og en anden kladde til kørsel mv. Kun C5 Dynamics 2008. - Ved lønfordeling af finansposter var der et problem, hvis man havde flere linjer med forskellige afdelinger og bærer, og en positiv samt en negativ linje. (Korrektion af en allerede opdateret løn) - Lønkladdens gem/hent funktion opdateres inden man forlader kladden. - Tælleværk 6010 rettet så lønart 1802 ikke kommer med to gange. - Standard valuta på finansposterne manglede, når lønnen bogføres. - Forsæt knappen virkede ikke under eindkomst i C5 version 4.0 6
Tilpasning af lønopsætningen NB! Afslut Consol-versionen af Microsoft Dynamics C5 2008, og tilpas lønopsætningen i Windowsversionen. For at få implementeret diverse ændringer og nyheder i lønopsætningen skal der foretages en tilpasning af lønopsætningen. De forskellige steps i forbindelse med tilpasningen af lønopsætning vil herefter blive gennemgået: Backup af lønopsætningen For at sikre at det altid er muligt at komme tilbage til lønopsætningen, som den så ud inden opdateringen, anbefales det at tage en backup af lønopsætningen. Dette gøres på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Beregning/Eksport 2. I feltet Filnavn indtastes stiangivelse og filnavn (f.eks. c:\lon.kom) 3. I feltet Kontering angives det med Ja (flueben) eller Nej (boksen forbliver blank), om konteringen på lønarter og tælleværker ligeledes ønskes eksporteret 4. Efter godkendelse af de indtastede værdier, eksporteres den aktuelle lønopsætning. NB! Såfremt der skal ske en opdatering af lønopsætningen i flere regnskaber, anbefales det at anvende forskellige filnavne, så en allerede eksporteret lønopsætning ikke overskrives af lønopsætningen fra et andet regnskab. Check af lønarter, tælleværker mv. Eftersom der indlæses nye lønarter, tælleværker og satskode, skal den eksisterende lønopsætning kontrolleres for evt. konflikter. Nedenstående er en liste over de nye lønarter, tælleværker og satskode, der er i minifilen, og det skal derfor kontrolleres, hvorvidt der i den eksisterende lønopsætning allerede findes lønarter, tælleværker eller satskode med nedenstående numre. Såfremt en eller flere lønarter eller tælleværker findes i forvejen, så se afsnit Ændring af nummer ved evt. konflikter for yderligere oplysninger om ændring af nummeret på disse. Når nedenstående liste er kontrolleret, og der ikke er nogen konflikter, indlæses lønarterne, tælleværkerne og satskoderne enten som beskrevet under afsnit Import af den nye lønopsætning, Der er ingen automatisk opdatering denne gang, da det er meget begrænset, hvad der er af rettelser til eksisterende tælleværker.. Nye lønarter: 2451 IP Pension af Fritvalgskonto 8101 Uddannelsesfond Fastløn 8102 Uddannelsesfond Timeløn Nye tælleværker: 2005 ATP, max bidrag 2451 IP Pension af Fritvalgskonto 7
5807 Fradrag i ferieberettiget løn 8101 DA/LO Oplysnings-og uddannelse Ny Satskode: 2023 ATP max bidrag Ændring af nummer ved evt. konflikter Såfremt der skulle være evt. konflikter, ryddes disse af vejen først. Dette gøres ved at ændre nummer på f.eks. lønarten, der allerede forefindes i den eksisterende lønopsætning. Det anbefales i den forbindelse at anvende et femcifret nummer for at undgå konflikter med standard lønopsætningen. NB! Der gøres opmærksom på, at ændringen kan tage lidt tid, såfremt det f.eks. er en ofte anvendt lønart eller tælleværk. Lønarter ændres på følgende måde: 1. Gå til Løn/Periodisk/Ændre nummer/lønart 2. Angiv følgende oplysninger: - det eksisterende nummer - det nye nummer og skriv teksten Ændre 3. Herefter godkendes indtastningerne Tælleværker ændres på følgende måde: 1. Gå til Løn/Periodisk/Ændre nummer/tælleværk 2. Angiv følgende oplysninger: - det eksisterende nummer - det nye nummer og skriv teksten Ændre 3. Herefter godkendes indtastningerne Satskoder ændres på følgende måde: 1. Gå til Løn/Periodisk/Ændre nummer/satskode 2. Angiv følgende oplysninger: - det eksisterende nummer 8
- det nye nummer og skriv teksten Ændre Herefter godkendes indtastningerne Import af den nye lønopsætning Den aktuelle lønopsætning er nu klar til at blive udvidet med nye lønarter, tælleværker og satskoder. Dette gøres på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Beregning/Import 2. Efter aktivering af menupunktet fremkommer stifinderen, og der skiftes til folderen, hvori minifilen er gemt. Dobbeltklik på filen: - C5YearEnd.kom Tilføj I feltet svares Ja til at tilføje ikke-eksisterende lønarter, tælleværker, og satskoder 3. Efter godkendelse af de indtastede værdier, importeres de nye lønarter, tælleværker og satskoder 4. Når importen er afsluttet, kan der udskrives en kvittering over de importerede lønarter, tælleværker og satskoder til enten printer, skærm, spoolfil eller tekstfil 5. Kontroller at de lønarter, tælleværker og satskoder, der ikke eksisterede på forhånd, er blevet indlæst. Tilføj lønarten 2451, IP Pension af Fritvalgskonto til lønsedlen For fremover at få udskrevet den nye lønart vedr. IndustriensPension af Fritvalgskonto på lønsedlerne skal denne lønart tilføjes på lønsedlerne. Det gøres på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Opsætning/Lønsedler 2. Skift til lønsedlen Timelønnet 3. Tilføj følgende nye lønart: - 2451 IP Pension af Fritvalgskonto Såfremt lønarten også benyttes til funktionærer skal den også tilføjes denne. 4. Skift til lønsedlen Funktionær 9
Tilføj følgende nye lønart: - 2451 IP Pension af Fritvalgskonto Tilpasning af lønopsætningen Efter at have indlæst minifilen skal der foretages en opdatering af lønopsætningen. Tilpasning af lønart Tilpasningen af lønarter foregår på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Beregning/Opsætning/Lønarter 2. Find lønart 8001, ATP, arbejdsgiver 3. Placer markøren i feltet Fra type Tælleværk Fra og ændre tælleværket 2001 til tælleværk 2005. Hvis feltet ikke vises er det fordi simpel visning er slået til, dette ændres ved at trykke på knappen Simpel/avanceret. Lønarten skal se ud som følgende: 10
Tilpasning af tælleværker I forbindelse med tilpasningen af tælleværkerne er der under dette punkt i mange tilfælde tilføjet en tabel for at illustrere ændringen på tælleværkernes beregningslinjer. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at der i feltet F(ør ansættelse) enten er angivet, eller at feltet er blankt. Værdien svarer til Ja og blank til Nej. Tilpasningen af tælleværker foregår på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Beregning/Opsætning/Tælleværker 2. Find tælleværk 2008, ATP-bidrag af løntimer 3. Placer markøren på 1. beregningslinje og ænder fra 2001, til fra 2005, så tælleværket ser ud som følgende: 4. Find tælleværk 3011, A-Skattepligtig indkomst 5. Placer markøren på 3. beregningslinje og ret fra lønart så der står 2006, dernæst placer markøren på 4. Beregningslinje og opret en ny beregningslinje benyt F2, og tilføj tælleværk fra 2008. Så tælleværket ser ud som følgende: 6. Find tælleværk 5151, Optjente feriepenge 7. Placer markøren på 6. beregningslinje og opret en ny beregningslinje benyt F2, og tilføj lønart fra 5873, så tælleværket ser ud som følgende: 11
8. Find tælleværk 5811, Fritvalg berettigende løn 9. Placer markøren på 6. beregningslinje og opret en ny beregningslinje benyt F2, og tilføj lønart fra 5806 til 5807. Samt flytte 0,00 i minimum fra 5. beregningslinje til 6. beregningsline. Så tælleværket ser ud som følgende: 10. Find tælleværk 6010, Periodens løntimer 11. Placer markøren på 4. beregningslinje og slet beregningslinje benyt Alt F9. Så tælleværket ser ud som følgende: 12. Find tælleværk 9111, Beløb efter A-Skat 13. Placer markøren på 4. beregningslinje og ret fra lønart så der står 2006, dernæst placer markøren på 5. Beregningslinje og opret en ny beregningslinje benyt F2, og tilføj tælleværk fra 2008. Så tælleværket ser ud som følgende: 12
14. Find tælleværk 9201, ATP 15. Placer markøren på 1. beregningslinje og ret fra tælleværk så der står 2005. Så tælleværket ser ud som følgende: 16. Find tælleværk 9804, Bruttoindkomst inc. pens ATP 17. Placer markøren på 2. beregningslinje og ret fra tælleværk så der står 2005. Så tælleværket ser ud som følgende: 13
Check af lønmodulet Efter at have opdateret den eksisterende lønopsætning med de nye lønarter, tælleværker, satskode og gennemløb, kan der med fordel foretages et check af lønmodulet. Checket kan både omfatte stamoplysningerne i diverse kartoteker og/eller posterne i lønmodulet. Checket foretages på følgende måde: 1. Gå til Generelt/Periodisk/Check database 2. Der vælges mellem, om resultatet af checket skal udskrives til printer, skærm, spoolfil eller tekstfil. 3. Efter godkendelse af valg af f.eks. printer, promptes der for følgende oplysninger: Periode: I felterne Fra og Til angives fra og til dato for perioden, der ønskes checket (f.eks. 01/01-xx til 31/12-xx). Den angivne periode er udelukkende interessant i forbindelse med et check af posterne. Check diskfil I feltet svares der Nej Fix diskfil I feltet svares der Nej Løn Kartotek: Eftersom formålet med at køre et check af lønmodulet er at konstatere evt. uhensigtsmæssigheder i lønopsætningen, svares der Ja til at checke kartotekerne. Løn Poster: Det anbefales at foretage et check af posteringerne genereret i lønmodulet for at konstatere evt. fejl i posteringerne. NB! Der gøres opmærksom på, at såfremt der svares Ja til at checke lønposterne, kan det tage lidt tid at afvikle checket. 4. Efter markering af Kartotek og evt. Poster godkendes indtastningerne, og checket foretages. 5. Der kvitteres med en liste, hvoraf evt. fejl i lønopsætningen og evt. posteringerne fremgår. 6. NB! Der gøres opmærksom på, at evt. fejl og uhensigtsmæssigheder i lønopsætningen selvfølgelig bør rettes. Det er ok at følgende tælleværker kommer på fejllisten: 1811 Mindsteløn, 3109 Frikort, nedskriv restsaldo, 5505 Neg. fradrag i ferieb.løn, 5506 Fradrag i ferieberettiget løn, 5507 Fradrag i ferieberettiget løn, og 5508 Ferieb.løn til Fritvalgsord. De har alle relation til Fritvalgskonto fase 1. 14
Indlæs nye løngrupper Ministamdatafilen indeholder to nye løngrupper. De to nye løngrupper er: - DAUdd f, DA-Uddannelsesfond funktionær På løngruppen er der angivet en lønlinje med lønart 8101, Uddannelsesfond Fastløn, der beregner DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond ud fra et fast beløb pr måned. Lønarten er som standard sat op til månedlig lønberegning, idet satsen på lønarten er sat til kr. 43,-. Er funktionærerne på deltid, skal lønlinjen enten tastes direkte på medarbejderen under Løn/Kartotek/Lønlinjer med et antal der svare til det forholdsmæssige antal timer. (fuld tid er beregnet til 138,972 timer). Såfremt der fra og med den 1. januar 2009 skal beregnes DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond efter normaltimer, knyttes medarbejderne til denne løngruppe under Løn/Tilpasning/Opsætning/Løngrupper. NB! Husk at datostyre medlemskabet af løngruppen, så der ikke fejlagtigt beregnes DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond før 1. januar 2009. - DAUdd t, DA-Uddannelsesfond timelønnede På løngruppen er der angivet en lønlinje med lønart 8102, Uddannelsesfond Timeløn, der beregner DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond efter antal arbejdstimer i lønperioden. Såfremt der fra og med den 1. januar 2009 skal beregnes DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond efter arbejdstimer, knyttes de relevante medarbejdere til denne løngruppe under Løn/Tilpasning/Opsætning/Løngrupper. NB! Husk at datostyre medlemskabet af løngruppen, så der ikke fejlagtigt beregnes DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond før 1. januar 2009. For at lette arbejdet med oprettelsen af disse løngrupper, er der udarbejdet en ministamdatafil, der blot skal importeres. Dette gøres på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Beregning/Import stamdata 2. Efter aktivering af menupunktet fremkommer stifinderen, og dermed en mulighed for at søge efter ministamdatafilen. Navnet på ministamdatafilen er: C5PayYearEndSt.kom 3. Efter at have udpeget filen, fremkommer følgende prompt: 15
Der vælges Tilføj ud for Løngrupper for at få tilføjet de to nye løngrupper. Godkend med OK. 4. Løngrupperne tilføjes herefter. Knyt medarbejderne til de nye løngrupper Efter indlæsning af løngrupperne, skal de relevante medarbejdere knyttes til de nye løngrupper. Dette gøres på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Opsætning/Løngrupper 2. Placer markøren på den første af de nye løngrupper 3. Aktiver menupunktet Indsæt og afgræns f.eks. på medarbejdernummeret 4. Efter godkendelse af en evt. afgrænsning, vil de udvalgte medarbejdere blive knyttet til løngruppen. NB! Eftersom DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond først træder i kraft den 1. januar 2009, anbefales det at datostyre medlemskabet af de to løngrupper, så der ikke fejlagtigt beregnes DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond før tid Rettelse til systemparameteret Fritvalg Tælleværket vedr. fritvalgskonto som overføres til feriekortet, skal være netto fritvalgskonto som anført i bilag 1 systemparametre til feriekort og eindkomst. Gå til Løn/Tilpasning/Systemparametre find systemparameteret Fritvalg og ændre tælleværket til 5873 hvis feriepengene forbliver i huset, eller tælleværk 5874 hvis feriepenge sendes til Feriekonto. Beskæftigelseskode 09 ny til udenlandske eksportchauffører Såfremt man har behov for denne nye beskæftigelseskode på medarbejderne, skal denne oprettes som frie felter for at kunne håndtere denne oplysning. Oprettelsen af dette nye frie felt vil efterfølgende blive gennemgået: Oprettelse af nye felter Selve oprettelsen af det nye felt foregår på følgende måde: 1. Gå til Generelt/Tilpasning/Udviklingsmenu/XAL/Kør 2. Find og aktiver kørslen PayUpdateEIncome 3. Herved oprettes feltet udenl.chf - Udenlandsk chauffør under de frie felter på fanen Felter under Løn/Kartotek Der markeres med X såfremt beskæftigelseskode 09 ønskes benyttet. 16
Benyt det eskattekort, der er gyldig på udbetalingsdagen På Satskode kartoteket er der kommet et nyt felt, så der kan styres om satskoden skal kikke på opgørelses dato eller disponibel dato ved lønberegningen. 1. Gå til Løn/Tilpasning/Beregning/Opsætning/Satskoder 2. Find satskode 3001 Trækprocent 3. Sæt et flueben i feltet D, Benyt dispositionsdato på datostyringen 4. Find satskode 3002 Dagsfradrag 5. Sæt et flueben i feltet D, Benyt dispositionsdato på datostyringen 6. Find satskode 3003 Periodefradrag 7. Sæt et flueben i feltet D, Benyt dispositionsdato på datostyringen 8. Find satskode 3005 Frikort rest 9. Sæt et flueben i feltet D, Benyt dispositionsdato på datostyringen Barselsudlignings ordning Bemærk at SKAT har ændret i kodeværdierne, så benytter man den lovbaserede barselsudligningsordning skal der indberettes kode 5 på satskode 8070 Barselsudligningsordning. År til dato tal på bundlinjerne på lønsedlen følger udbetalingsdato Er der en lønperiode der slutter i det gamle kalenderår, og udbetalingen er i det nye år, så har vi en udfordring med år til dato tallene på bundlinjerne. Dette er løst, så der nu er to typer sum, nemlig Sum-Disp.dato og Sum-Opg.dato Sum-Disp.dato tager udgangspunkt i udbetalingsdato, så fx AM-bidragspligtig indkomst følger skatteåret. Sum-Opg.dato erstatter den gamle Sum som følger perioden angivet på tælleværket. Arbejdsstedskode til DA/DS statistik og eindkomst NB! Dette punkt kan springes over såfremt der allerede er angivet en arbejdsstedskode på alle medarbejdere, og man har husket at påføre et produktionenhedsnummer på arbejdsstedet hvis man har flere arbejdssteder. I forbindelse med både lønstatistikken til Dansk Arbejdsgiverforening og eindkomst til SKAT, skal der angives en arbejdsstedskode på den enkelte medarbejder. (Danmarks Statistik har allerede oplysningen). Dette gøres på følgende måde: 17
Oprettelse af arbejdsstedskoder NB! Der gøres opmærksom på, at såfremt der kun er et arbejdssted, skal DA/DS koden for arbejdsstedet være = 1 Selve arbejdsstedskoderne oprettes på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/DA/DS statistik 2. Aktiver menupunktet Arbejdssteder 3. Udfyld de forskellige felter med følgende oplysninger: DA I feltet angives koden for det pågældende arbejdssted. Såfremt der er tale om kode nul, skal felterne blot være blanke Adresse 1, Adresse 2, Postnr./By I felterne angives arbejdsstedets adresse Produktionenhedsnummer I feltet angives arbejdsstedets produktionenhedsnummer. Dette kan findes på www.cvr.dk NB! Såfremt der er tale om flere lokationer og der er tvivl om arbejdsstedskoderne, kan disse oplyses af Danmarks Statistik. Hvert arbejdssted har hver sin produktionenhedsnummer! Indtastning af arbejdsstedskoden på den enkelte medarbejder Eftersom der er en kopieringsfunktion i Lønmodulet, der letter arbejdet med indtastningen af arbejdsstedskoden på de forskellige medarbejdere, anbefales det at angive arbejdsstedskoden på f.eks. den første timelønnede medarbejder og den første funktionær, eftersom dette gør det lettere at kopiere arbejdsstedskoden til de øvrige medarbejdere. NB! Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at såfremt der allerede eksisterer en arbejdsstedskode på en medarbejder, så vil denne ikke blive erstattet af den nye oplysning i forbindelse med kopieringen. Til gengæld vil den nye arbejdsstedskode blive tilføjet på den enkelte medarbejder, hvilket medfører to linjer med arbejdsstedskoder. Selve indtastningen foregår på denne måde: 1. Gå til Løn/Kartotek 2. Find f.eks. den timelønnede medarbejder eller funktionær, der har det laveste nummer 3. Aktiver menupunktet Opsætning og efterfølgende menupunktet DA/DS statistik 4. Skift til den nederste blok 5. Udfyld følgende felter: Fra 18
I feltet angives datoen fra hvilken medarbejderen har været tilknyttet det aktuelle arbejdssted. Til I feltet angives evt. datoen til og med hvilken medarbejderen har været tilknyttet det aktuelle arbejdssted. DA I felterne angives DA koden for det aktuelle arbejdssted. Såfremt der er tale om kode nul, skal feltet blot forblive blank Arbejdssted I feltet vises Adresse 1 fra arbejdsstedet automatisk. Kopiering af arbejdsstedskoden til andre medarbejdere Eftersom der ofte er tale om den samme arbejdsstedskode for en lang række medarbejdere, kan denne oplysning med fordel kopieres fra den medarbejder, hvor arbejdsstedskoden allerede er angivet til de øvrige medarbejdere. Kopieringen foregår på denne måde: 1. Gå til Løn/Kartotek 2. Find den medarbejder, hvor arbejdsstedskoden allerede er inddateret 3. Aktiver menupunktet Opsætning og derefter DA/DS statistik 4. Aktiver menupunktet Kopiering. 5. Angiv evt. afgrænsninger. Det anbefales i den forbindelse at udfylde følgende felter: Nummer Nummeret på den aktuelle medarbejder overføres automatisk som afgrænsning, idet en kopiering selvfølgelig kun kan foregå fra den aktuelle medarbejder Medarbejder I felterne Medarbejder under kartoteket Medarbejder angives et interval af medarbejdere, hvortil den aktuelle type ønskes kopieret til. Husk i den forbindelse at afgrænse udenom den medarbejder, der kopieres fra. 6. Indtastningerne godkendes og efterfølgende promptes der for følgende oplysninger: Personoplysninger Ønskes der foretaget en kopiering af personoplysninger (Ja eller Nej) i dette tilfælde Nej Arbejdssteder Ønskes der foretaget en kopiering af arbejdssteder (Ja eller Nej) i dette tilfælde Ja 19
Der promptes endvidere for angivelse af følgende: Fra (dato) I forbindelse med angivelse af oplysningerne om Fra-datoen kan der vælges mellem Samme (samme dato, som på medarbejderen, der kopieres fra), Ansættelse (ansættelsesdatoen, der hentes fra den enkelte medarbejder), Systemdato (systemets egen dato) eller Angivet (en angivet dato, der angives i det efterfølgende felt). I de fleste tilfælde sættes datoen til Ansættelse. Til (dato) I forbindelse med angivelse af oplysningerne om Til-datoen kan der vælges mellem Samme (samme dato, som på medarbejderen, der kopieres fra), Fratrædelse (fratrædelsesdatoen, der hentes fra den enkelte medarbejder), Systemdato (systemets egen dato) eller Angivet (en angivet dato, der angives i det efterfølgende felt). I de fleste tilfælde sættes datoen til Fratrædelse. 7. Der godkendes hvorefter oplysningerne kopieres til de udvalgte medarbejdere. Gentag om nødvendigt kopierings proceduren, såfremt der er flere arbejdsstedskoder. Årskørsel Udskriv feriekort, afstemningsliste mv. Udskrivning af feriekort mv. kan sagtens vente til efter den første lønkørsel i år 2009. Fremgangsmåden er beskrevet i de følgende afsnit: Kontroller saldi Kontroller saldoen for de beregnede feriedage på samtlige medarbejdere både funktionærer og timelønnede. Dette gøres hurtigst på følgende måde: NB! 1. Gå til Løn/Periodisk/Saldi/Alle 2. I felterne Periode og Dato angives datoen 31/12-08. 3. Skift blok og find tælleværk 5101, Beregnede feriedage 4. Skift blok endnu engang og angiv eventuelle ændringer i kolonnen Manuel dato 5. Gå tilbage til blokken med tælleværker og find tælleværk 5105, Beregnede ferietimer 6. Skift blok endnu engang og angiv eventuelle ændringer i kolonnen Manuel dato, så saldoen på de beregnede ferietimer svarer til antal feriedage på tælleværk 5101 x omregningsfaktoren på satskode 5611, Ferietimer, omregningsfaktor på medarbejderen under Løn/Kartotek. 20
Der gøres opmærksom på, at punkt 5 og 6 kan springes over, såfremt ferie afholdes i dage. Manuel indtastning af evt. sygeferiepenge Er der i løbet af året eller senest i forbindelse med årets sidste almindelige lønkørsel ikke inddateret oplysninger om evt. sygeferiepenge, kan dette stadig nås, idet disse oplysninger kan inddateres som manuelle saldi på tælleværk 5112 og 5119. Dette gøres hurtigst på følgende måde: 1. Gå til Løn/Periodisk/Saldi/Alle 2. I felterne Periode og Dato angives datoen 31/12-08 3. Skift blok og find tælleværk 5112, Beregnede sygeferiepenge 4. Skift blok endnu engang og angiv eventuelle ændringer i kolonnen Manuel dato 5. Gå tilbage til blokken med tælleværker, find tælleværk 5119, Beregnede feriepenge i alt og angiv eventuelle ændringer i kolonnen Manuel dato Efterfølgende køres lønkørslen Afr. ferie for at få sygeferiepengene beskattet. NB! Skal der beregnes arbejdsmarkedspension af sygeferiepengene, skal sygeferiepengene med i den sidste lønkørsel i året. Evt. udskrift af afstemningslisten Under Løn/Rapporter/Formularer kan der udskrives en afstemningsliste, som kan anvendes i forbindelse med afstemning af f.eks. AM-bidrag, A-skat mv. både ved årsafslutningen eller i løbet af året. Listen er opbygget så den kan udskrives på baggrund af enten opgørelses- eller dispositionsdato, samt med en mulighed for selv at angive forskellige tælleværker, der er interessante i forbindelse med afstemningen. Afstemningslisten udskrives på følgende måde: 1. Gå til Løn/Rapporter/Formularer/Afstemningsliste 2. Efter aktivering af menupunktet, kan der frit afgrænses på Medarbejdernummer, Afdeling, Termin mv. 3. Efter godkendelse af evt. afgrænsninger, promptes der for følgende: Periode Fra/Til I felterne angives Fra- og Til-dato, f.eks. fra 01/01-08 til 31/12-08 Benyt dispositionsdato til afgrænsning Såfremt der svares Ja, tages der udgangspunkt i dispositionsdatoen, hvorimod der tages udgangspunkt i opgørelsesdatoen, såfremt der svares Nej Tælleværk 1, 2, 3. I felterne kan der frit indtastes numre på de tælleværker, der ønskes udskrevet på afstemningslisten, f.eks.: 9813 AM-bidragspligtig indkomst er indberettet til eindkomst i felt 13 21
9814 AM-fri indkomst er indberettet til eindkomst i felt 14 9815 A-skat i alt er indberettet til eindkomst i felt 15 9816 AM-bidrag i alt er indberettet til eindkomst i felt 16 9819 Værdi fri bil er indberettet til eindkomst i felt 19 9822 Svensk pension er indberettet til eindkomst i felt 22 9823 AM-bidrag af svensk pension er indberettet til eindkomst i felt 23 9836 B-indkomst incl. AM-bidrag er indberettet til eindkomst i felt 36 9838 B-indkomst excl. AM-bidrag er indberettet til eindkomst i felt 38 9839 Hædersgaver er indberettet til eindkomst i felt 39 9846 ATP-bidrag der ligeledes omfatter det særlige ATP-tillæg af dagpenge. Værdien er indberettet til eindkomst i felt 46 9848 Skattefri rejse og befordring er indberettet til eindkomst i felt 48 9854 Værdi af fri telefon, er indberettet til eindkomst i felt 54 9883 Sødage er indberettet til eindkomst i felt 83 4. Herefter godkendes der endnu engang, hvorefter udskriften påbegyndes Årskørsel for timelønnede medarbejdere. Eftersom feriepengene løbende beskattes, kan der i forbindelse med årskørslen kun være tale om en beskatning af resterende SH-penge, såfremt disse ikke udbetales med årets sidste løn. Endvidere kan der være tale om evt. sygeferiepenge, der er inddateret som en manuel saldo efter at årets sidste almindelige lønberegning er opdateret. Såfremt disse løbende er inddateret via lønart 5112 Beregnede sygeferiepenge, er de automatisk blevet afregnet sammen med de beregnede feriepenge under den almindelige lønberegning, og skal derfor ikke afregnes særskilt. Fremgangsmåden i forbindelse med afregning af resterende SH-penge samt evt. manuelt inddaterede sygeferiepenge er som følger: NB! Er der hverken resterende feriepenge eller SH-penge til beskatning, skal der kun udskrives feriekort eller en indberetningsliste til FerieKonto. For yderligere oplysninger henvises der til følgende afsnit i denne vejledning: Udskrift af feriekort Udskrift af feriepengeoversigt Indberetning til FerieKonto 22
Afregning af resterende SH-penge og sygeferiepenge NB! Skal skatten afregnes den 30/12 2008, det vil sige man er Stor virksomhed set med SKAT s øjne, skal lønkørslen Afr.ferie være kørt inden den 30/12 2008. Er man i kategorien Små eller mellemstore virksomheder er afregnings datoen 17/1 2009. Og man kan dermed vente frem til senest den 17/1 2009 med at køre Afr.ferie. Der foretages nu en afregning af resterende SH-penge og evt. manuelt inddaterede sygeferiepenge på følgende måde: 1. Gå til Løn/Periodisk/Lønberegning 2. Afregningen foregår som en almindelig lønberegning, dog med nogle enkelte ændringer til følgende felter: Opgørelse I feltet angives datoen 31/12-2008 Disponibel I feltet angives f.eks. datoen 31/12-2008 Bogføring I feltet angives datoen for bogføringen i Finans Lønkørsel I feltet angives Afr.ferie Tælleværk I feltet angives f.eks. tælleværk 5174 Afregnede feriepenge, Netto, 5175 FerieKontoafregnede feriepenge, Netto, 5373 Afregnede S/H, Netto eller 5374 FerieKontoafregnede S/H, Netto Lønseddel I feltet angives Ferie/S&H 3. Der foretages herefter en Udvælgelse af de medarbejdere for hvem der skal afregnes sygeferiepenge og resterende SH-penge, som ved en almindelig lønkørsel 4. Selve afregningen sættes i gang ved at aktivere menupunktet Beregning 5. Efter beregningen kan der udskrives en Lønseddel til medarbejderne, samt en Bogføringsliste. 6. Opdateres afregningen som en almindelig lønkørsel ved at aktivere menupunktet Opdatering 7. Til sidst skal der dannes en fil til eindkomst. 23
Indberetning til FerieKonto Skal de afregnede feriepenge og evt. SH-penge overføres til FerieKonto, udskrives der enten en indberetningsliste eller der genereres en fil. NB! Der gøres opmærksom på, at indberetningen selvfølgelig først kan foregå efter at de resterende SHpenge og evt. manuelt inddaterede feriepenge er afregnet. Indberetningen foregår på følgende måde: Udskrift af feriekort 1. Gå til Løn/Rapporter/Formularer/FerieKonto-liste 2. Eftersom der både er mulighed for at indsende oplysningerne til FerieKonto på en indberetningsliste og som en fil, promptes der for følgende oplysninger: Kvartal og år Indberetningsperioden i dette tilfælde 4. kvartal 2008. I felterne tastes derfor 4 og 2008 Feriedage I det første felt indtastes tælleværk 5165, FerieKontoafregnede feriedage I andet felt indtastes tælleværk 5163, Afregnede feriedage Feriepenge Tælleværk 9221, FerieKonto Udskriv formular Foretages indberetningen via liste - Ja eller Nej Dan diskfil Foretages indberetningen via fil - Ja eller Nej Kundenummer Virksomhedens kundenummer hos FerieKonto Filnavn Stiangivelse samt filens navn Udskriften af feriekort foregår på følgende måde: 1. Gå til Løn/Rapporter/Formularer/Feriekort timelønnede 2. Efter aktivering af menupunktet promptes der for følgende oplysninger: Optjeningsår Optjeningsår i dette tilfælde 2008 3. De angivne oplysninger godkendes, hvorefter udskriften påbegyndes. NB! 24
Der gøres opmærksom på, at samme udskrift kan aktiveres under Løn/Kartotek/Funktioner/Fratrædelse/Feriekort timelønnede. Udskrift af Feriepengeoversigt Sidst men ikke mindst kan der udskrives en Feriepengeoversigt, der viser de samlede beløb mht. feriepenge og S/H-penge, der er afregnet i løbet af året. Feriepengeoversigten kan udleveres til alle medarbejdere eller alle de medarbejdere, der ikke får udleveret et feriekort. Udskriften foregår på følgende måde: 1. Gå til Løn/Rapporter/Formularer/Feriepengeoversigt 2. Efter aktivering af menupunktet, kan der frit afgrænses på Medarbejdernummer, Afdeling, Termin mv. 3. Efter godkendelse af evt. afgrænsninger, promptes der for følgende oplysning: Optjeningsår Optjeningsåret er i dette tilfælde 2008 4. Der godkendes endnu en gang, hvorefter udskriften påbegyndes 25
Klargøring af lønmodulet til år 2009 Rekvirer eskattekort Det er muligt at rekvirer eskattekort fra C5 under Løn/Periodisk/Bestil eskattekort Dette menu punkt benyttes til at sende ansættelsesoplysninger til eindkomst og bestille eskattekort. Indsendelse af ansættelsesoplysninger og bestilling af eskattekort er i samme arbejdsgang, og skal kun indsende en gang. Dette vil også ske, hvis der køres løn på en medarbejder, som lige er ansat, så behøver man ikke efterfølgende at sende en bestil eskattekort ind på vedkommende. 1. Når menu punktet aktiveres fremkommer en boks magen til den, der er kendt fra udlæsning af eindkomst filen, det eneste der skal rettes er, hvor man ønsker at gemme filen. 2. Der er også mulighed for at genbestille eskattekort, dette gøres ved at sætte et flueben i feltet genbestilling. Dette kan benyttes ved årsskifte, hvis der ikke automatisk er kommet eskattekort på alle medarbejder fra SKAT. 3. Der godkendes, og efterfølgende kan man afgrænse på den eller de medarbejdere der ønske at danne ansættelsesoplysninger på. 4. Filen oploades derefter på eindkomst s hjemmeside under Indberet lønoplysninger filupload. Se vejledning fra SKAT http://www.skat.dk/skat.aspx?oid=1714396 Indlæsning af eskattekort I forbindelse med indlæsning af eskattekort er der datostyring på medarbejderens satskoder. Datostyringen betyder, at de eksisterende skatteoplysninger forbliver i systemet, samtidig med at de nye skatteoplysninger for 2009 indlæses med gyldigheds dato oplyst fra SKAT. Det anbefales dog fortsat - før indlæsningen af de nye skatteoplysninger at angive en standard trækprocent på 60, samt et dagsfradrag, periodefradrag, ekstra trækprocent og frikort rest på 0,00 for det nye år primært for at få stoppet skatteoplysningerne fra 2008, men også for at få et overblik over situationen. Klargøringen af de fem satskoder omkring skatteoplysningerne foregår på følgende måde: 1. Gå til Løn/Periodisk/Medarbejderparametre/Kolonner 2. I øverste blok er det muligt at angive numre på både tælleværker og satskoder. For at kunne inddatere de nye skatteoplysninger sættes typen til Satskode og følgende satskoder angives: - 3001 Trækprocent - 3002 Dagsfradrag - 3003 Periodefradrag - 3004 Ekstra trækprocent - 3005 Frikort rest 26
Der promptes for en startdato for de nye skatteoplysningers gyldighed. Der gøres opmærksom på, at startdatoen skal sættes til 01/01-09 eller første dato i den nye lønperiode i det nye år. 3. Skift til den nederste blok, hvor skatteoplysningerne for 2008 vises. 4. For ændring af f.eks. Trækprocenten placeres markøren i kolonnen med trækprocenter. 5. Aktiver herefter menupunktet Ændring, hvorefter der frit kan afgrænses på et interval af medarbejdernumre. Dette vil f.eks. være relevant i forbindelse med opdatering af skatteoplysninger på forudlønnede. I de fleste tilfælde skal skatteoplysningerne på de bagudlønnede på det tidspunkt være uændrede. 6. Efter godkendelse af evt. afgrænsninger, promptes der for en værdi, som trækprocenten ønskes ændret til, f.eks. 60,00 eftersom der skal trækkes 60 % i skat på medarbejdere, der ikke foreligger et skattekort for. 7. For ændring af Dagsfradraget placeres markøren i kolonnen med dagsfradrag. 8. Aktiver menupunktet Ændring og foretag en evt. afgrænsning på et interval af medarbejdernumre. 9. Efter godkendelse af evt. afgrænsninger, promptes der for en værdi, som dagsfradraget ønskes ændret til, f.eks. 0,00. 10. For ændring af Periodefradraget placeres markøren i kolonnen med periodefradrag. 11. Aktiver herefter menupunktet Ændring, hvorefter der igen frit kan afgrænses på et interval af medarbejdernumre. 12. Efter godkendelse af evt. afgrænsninger, promptes der for en værdi, som periodefradraget ønskes ændret til, f.eks. 0,00. 13. For ændring af Ekstra trækprocent placeres markøren i kolonnen med ekstra trækprocent. 14. Aktiver menupunktet Ændring og foretag en evt. afgrænsning på et interval af medarbejdernumre. 15. For ændring af Frikort rest placeres markøren i kolonnen med frikort rest. 16. Aktiver menupunktet Ændring og foretag en evt. afgrænsning på et interval af medarbejdernumre. Lønmodulet er nu klar til indlæsning af eskattekort, der foregår på følgende måde: 1. Gå til Løn/Periodisk/Indlæs eskattekort 27
Nye satser på ATP 2. Når menupunktet aktiveres, angives det, om resultatet af indlæsningen ønskes udskrevet til f.eks. Skærm eller Printer 3. Der godkendes, og efterfølgende promptes der for følgende oplysninger: Filnavn I feltet angives filnavnet. Husk stiangivelse (f.eks. a:\ ) Gruppe I feltet angives hvilken løngruppe, der ønskes indlæst skatteoplysninger for. Medarbejderne skal være grupperet, såfremt der både er uge-, 14-dags og månedslønnede medarbejdere, da der i det næste felt angives, hvilket fradrag, der ønskes indlæst (uge-, 14-dags- eller månedsfradrag). Er der både 14-dags og månedslønnede medarbejdere i virksomheden, foretages indlæsningen af to gange. Periodefradrag I feltet angives hvilket fradrag, der ønskes indlæst (uge-, 14-dags- eller månedsfradrag). 4. Efter godkendelse af de indtastede oplysninger indlæses skatteoplysningerne og der kvitteres med en oversigt over resultatet af indlæsningen. 5. Skal der indlæses skattekort på både 14-dags lønnede og månedslønnede, gøres dette ved at følge punkt 1 til 4 for hver gruppe af medarbejdere. Satserne på ATP stiger pr. 1. januar 2009. For ugelønnede og 14-dagslønnede skal de nye satser anvendes fra begyndelsen af første hele lønperiode efter 1. januar 2009. For månedslønnede og løsarbejdere skal satserne anvendes fra og med 1. januar 2009. For forudlønnede anvendes de nye satser, når den første løn for 2009 skal udbetales. 1. Gå til Løn/Tilpasning/Beregning/Opsætning fanebladet Satskoder 2. Find satskoden 2001, benyt Shift F8 for at komme til blokken fra/tíl. Her oprettes en ny linje hvor der i fra tastes 01/01 2009 Derned kommer der automatisk en slut dato i de gamle værdier. Brug Shift F8 for at komme til blokken Kriterie/Værdi hvor de nye satser skal tastes ind. For månedslønnede er satserne: Under 39 timer pr. måned er medarbejderens andel kr. 0,00 Mellem 39 og 78 timer pr. måned er medarbejderens andel kr. 30,00 Mellem 78 og 117 timer pr. måned er medarbejderens andel kr. 60,00 Over 117 timer pr. måned er medarbejderens andel kr. 90,00 28
For 14-dags lønnede er satserne: Under 18 timer pr. 14-dagsperiode er medarbejderens andel kr. 0,00 Mellem 18 og 36 timer pr. 14-dagsperiode er medarbejderens andel kr. 15,80 Mellem 36 og 54 timer pr. 14-dagsperiode er medarbejderens andel kr. 31,60 Over 54 timer pr. 14-dagsperiode er medarbejderens andel kr. 47,40 For ugelønnede er satserne: Under 9 timer pr. uge er medarbejderens andel kr. 0,00 Mellem 9 og 18 timer pr. uge er medarbejderens andel kr. 7,90 Mellem 18 og 27 timer pr. uge er medarbejderens andel kr. 15,80 Over 27 timer pr. uge er medarbejderens andel kr. 23,70 29
Vedligeholdelse af perioder Perioderne i lønmodulet skal kontrolleres, eftersom der skal være oprettet datointervaller på de forskellige lønperioder. Kontroller at der er datointerval på perioderne, ellers angives datointervallerne på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Opsætning/Perioder 2. Kontroller at der som minimum er angivet datointervaller, der omfatter år 2009, på følgende perioder: - Kalender (Kalenderåret) - Kvartal (Kvartaler) - Total (Total periode for lønmodulet) - Ferie (Ferieåret) - Fridage (Feriefridage mv.) idet disse perioder anvendes på tælleværkerne Køres der desuden f.eks. dagløn, ugeløn, 14-dags løn og månedsløn skal der ligeledes angives datointervaller på følgende perioder: - Dag (Dage) - Uge (Uger) - Uge2 (14 dages løn) - Måneder (Måneder) 3. Mangler der datointervaller for 2009, angives disse på følgende måde Aktiver menupunktet Opret Herefter udfyldes følgende felter: Fra og Til ud for Total periode I felterne angives der fra hvilken dato til hvilken dato, der skal oprettes 30
datointervaller. Der gøres opmærksom på, at der sagtens kan oprettes datointervaller for mere end år 2009 Periodelængde Periodelængderne for de forskellige lønperioder er som følger: - Dag = 1 Dag(e) - Uge = 7 Dag(e) - Uge2 = 14 Dag(e) - Måneder = 1 Måned(er) - Kalender = 12 Måned(er) - Kvartal = 3 Måned(er) - Ferie = 12 Måned(er) - Fridage = 12 Måned(er) - Total = f.eks. 250 måneder Kørselsgodtgørelse, rejsegodtgørelse mv. Der er ændringer af satserne for kørselsgodtgørelse, rejsegodtgørelse mv.. Satserne for kørselsgodtgørelse foreligger endnu ikke. Opdateringen af disse foregår på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Beregning/Opsætning 2. Find lønart 4111 og sæt satsen til x,xx Satsen kendes først en gang i december 3. Find lønart 4112 og sæt satsen til x,xx Satsen kendes først en gang i december Satser kan findes på www.skat.dk en gang i december 2008. Evt. vedligeholdelse af regnskabsår Med overgangen til et nyt kalenderår kontrolleres det ligeledes, at der også er oprettet et regnskabsår for år 2009, eftersom der ikke kan opdateres en lønberegning, med mindre der også er oprettet et regnskabsår, der omfatter den angivne bogføringsdato. 1. Gå til Finans/Tilpasning/Perioder 2. Såfremt der ikke er oprettet et regnskabsår som omfatter år 2009, gøres dette ved at aktivere menupunktet Nyt år 3. Felterne til angivelse af regnskabsårets start- og slutdato udfyldes automatisk på baggrund af allerede oprettede regnskabsperioder, hvorfor der kun skal foretages en markering af feltet Skal regnskabsåret oprettes. 4. Menupunktet OK aktiveres, hvorved det nye regnskabsår oprettes. Vedligeholdelse af kalender De forskellige kalendere, der danner grundlag for beregning af ATP på funktionærer skal vedligeholdes, så der er angivet timer for år 2009. Der gøres opmærksom på, at der sagtens kan angives timer for både år 2010, 2011 mv. Kalenderne vedligeholdes på følgende måde: 31
1. Gå til Generelt/Kartotek/Kalender 2. Aktiver menupunktet Skift og find den første kalender, der ønskes vedligeholdt 3. Menupunktet Opbyg aktiveres, hvorefter der promptes for følgende oplysninger: Periode Fra I feltet Fra angives fra hvilken dato, der ønskes tilføjet oplysninger om antal timer, f.eks. 01/01-09 Periode Til I feltet Til angives til og med hvilken dato, der ønskes tilføjet oplysninger om antal timer, f.eks. 31/12-11 Man., Tir., Ons., Tor., Fre., Lør. og Søn. I felterne angives den aktuelle ugedags timetal 4. Skift til den næste kalender ved at aktivere menupunktet Skift, angiv Fra- og Tildato samt antal timer pr. ugedag, og godkend herefter indtastningerne. Klargøring af fraværsstatistik Det har vist sig, at der er en del uklarhed over, hvordan fraværsstatistikken virker. Har man fulgt vejledningen fra sidste år, og altid indtaster i lønkladden, hvilke fravær der har været og antal timer, så er der ingen problemer. Men har man f.eks en langtidssyg man ikke registrerer fravær på, skal man være opmærksom på måden C5 håndterer fravær under Løn/Kartotek/Medarbejder/Lønlinjer/Fraværsregistrering eller Løn/Kartotek/Medarbejder/Forespørgsel/Fravær. Her indtaster man perioden, hvor medarbejderen har været fraværende i Fra og Til, i feltet Timer skal man kun taste en værdi, såfremt timeantallet har været forskelligt fra den kalender vedkommende er tilknyttet. Og det timeantal, der tastes i feltet Timer er timer pr. dag. Eksempel: I kalenderen er angivet 7,4 time pr. dag mandag til fredag. Fra 3/11 2008 til 5/11 2008 i Timer tastes 5. Dette giver et fravær på 15 timer. Fra 3/11 2008 til 5/11 2008 i Timer tastes 0. Dette giver et fravær på 22,20 time Fra 1/11 2008 til 5/11 2008 i Timer tastes 5. Dette giver et fravær på 15 timer. Fra 1/11 2008 til 5/11 2008 i Timer tastes 0. Dette giver et fravær på 22,20 time Da den 1/11 og 2/11 er en weekend. Fra 1/11 2008 til 6/11 2008 i Timer tastes 5. Dette giver et fravær på 20 timer. Fra 1/11 2008 til 6/11 2008 i Timer tastes 0. Dette giver et fravær på 29,6 time Klargøring af DA/DS statistik Gå til Løn/Periodisk/DA/DS Statistik NB! 32
Der gøres opmærksom på, at der tages udgangspunkt i Microsoft C5 s standard lønopsætning, hvorfor der selvfølgelig kan forekomme andre eller yderligere lønarter og tælleværker i egen opsætning. Opsætning af lønstatistikken for tidlønnede. Bemærk der er rettelser til IL Type 24 og 29 I kolonnen Person skal angives følgende typer: 100 200 300 400 700 800 Skift til næste blok Løn-individer og check at der følgende opsætning: Type Felt Type Fra Til Fra felt NB! 10 Beløb Tælleværk 9813 9814 Beløb Antal Lønart 1201 1203 Antal Antal Lønart 1331 1335 Antal Antal Lønart? Antal Ad 1 11 Beløb Tælleværk 9869 Beløb 13 Beløb Tælleværk 5111 Beløb 15 Beløb Tælleværk 9819 9820 Beløb 22 Beløb Tælleværk 1809 Beløb 23 Beløb Lønart 1381 Beløb Beløb Lønart 1391 1395 Beløb Beløb Lønart 1801 Beløb Beløb Lønart? Beløb Ad 2 Antal Lønart 1381 Antal Antal Lønart 1391 1395 Antal Antal Lønart 1801 Antal Antal Lønart? Antal Ad 2 24 Beløb Tælleværk 5161 5162 Beløb Beløb Tælleværk 5361 5362 Beløb Beløb Lønart 1911 Beløb 29 Beløb Tælleværk 5861 5862 Beløb Beløb Lønart 1431 Beløb 35 Beløb Lønart 1339 Beløb Beløb Lønart 1351 1356 Beløb 36 Beløb Lønart 1331 1335 Beløb Antal Lønart 1331 1335 Antal 91 Beløb Lønart? Beløb Ad 3 121 Beløb Tælleværk 2001 Beløb Beløb Tælleværk 2007 Beløb Beløb Lønart 2201 2447 Beløb 122 Beløb Tælleværk 8001 Beløb 33
Beløb Lønart 8201 8447 Beløb 132 Beløb Lønart? Beløb Ad 4 210 Beløb Tælleværk 6005 Beløb Antal Lønart 6221 Antal 232 Beløb Lønart? Beløb Ad 5 332 Beløb Lønart? Beløb Ad 6 Ad 1, Egne lønarter til håndtering af præsterede overtimer. Der er tale om de samme lønarter som benyttes i type 36. Ad 2, Egne lønarter til fravær i forbindelse med egen sygdom, børns sygdom, barsel, ulykke og andet fravær, hvortil der ydes betaling, herunder feriefridage, børnefridage, omsorgsdage mv. Deltagelse i uddannelses- og kursusaktivitet betragtes i denne sammenhæng ikke som fravær. Fraværstimerne skal ikke medtages i opgørelsen af de præsterede timer under type 10. Skal angives med både antal og beløb. Ad 3, Egen lønart til Bruttotrækordninger Ad 4, Egen lønart til Uregelmæssige betalinger: Præstationsafhængige betalinger Ad 5, Egen lønart til Uregelmæssige betalinger: Kompensationsbetalinger Ad 6, Egen lønart til Uregelmæssige betalinger: Andet Opsætning af lønstatistikken for fastlønnede. I kolonnen Person skal angives følgende typer: 100 200 300 400 600 610 620 700 800 Bemærk der er rettelser til IL Type 29 Skift til næste blok Løn-individer og check at der følgende opsætning: Type Felt Type Fra Til Fra felt NB! 34
10 Beløb Tælleværk 9813 9814 Beløb 11 Beløb Tælleværk 9869 Beløb 13 Beløb Tælleværk 5111 Beløb 15 Beløb Tælleværk 9819 9820 Beløb 22 Beløb Tælleværk 1809 Beløb 25 Beløb Lønart 1901 1902 Beløb Beløb Lønart 4903 Beløb 26 Antal Tælleværk 5146 Beløb 27 Beløb Lønart? Beløb Ad 1 Antal Lønart? Antal Ad 1 29 Beløb Tælleværk 5861 5862 Beløb Beløb Lønart 1931 Beløb 34 Beløb Lønart 1391 1395 Antal Tælleværk 5003 Antal Tælleværk 5033 Antal Tælleværk 5063 Ad 2 35 Beløb Lønart 1339 Beløb Beløb Lønart 1351 1356 Beløb 37 Beløb Lønart? Beløb Ad 3 Antal Lønart? Antal Ad 3 91 Beløb Lønart? Beløb Ad 4 121 Beløb Tælleværk 2001 Beløb Beløb Tælleværk 2007 Beløb Beløb Lønart 2201 2423 Beløb 122 Beløb Tælleværk 8001 Beløb Beløb Lønart 8201 8423 Beløb 132 Beløb Lønart? Beløb Ad 5 232 Beløb Lønart? Beløb Ad 6 332 Beløb Lønart? Beløb Ad 7 Ad 1, Egen lønarter til fravær med delvis eller ingen betaling. Feriedage uden betaling medtages i 0026, mens fravær med fuld betaling medtages i type 34. Beløb Beløb skal indberettes, hvis arbejdsgiveren yder en delvis betaling ifm. medarbejderens fravær. Det kan f.eks. være de tilfælde, hvor medarbejderen kun får delvis løn ifm. barsel o.l. Fraværsdage Antal fraværsdage skal altid indberettes, uanset om arbejdsgiveren yder ingen eller delvis betaling til fraværsdagene (ekskl. dagene i type 26 og 34). Ad 2, Egne lønarter til fravær i forbindelse med egen sygdom, børns sygdom, barsel, ulykke og andet fravær, hvortil der ydes betaling, herunder feriefridage, børnefridage, omsorgsdage mv. Deltagelse i uddannelses- og kursusaktivitet betragtes i denne sammenhæng ikke som fravær. Fraværstimerne skal ikke medtages i opgørelsen af de præsterede timer under type 10. Skal angives med både Antal og Beløb. 35