8. april 2014 Ekstraordinært afdelingsmøde i Niverød IV Afholdt den: 3. april 2014 Referent: Edel Holm Hansen Dagsorden: 1) Valg af dirigent, referent og stemmeudvalg 2) Godkendelse af afdelingens driftsbudget for året 2014/2015 3) Orientering om seneste nyt vedrørende stiprojektet budget vedlagt 4) Antenneanlægget 5) Behandling af indkomne forslag A) Forslag vedrørende prisen på vaskemønter stillet af afdelingsbestyrelsen B) Forslag om retablering af solnedgangspladsen stillet af 3 beboere C) Forslag vedrørende stiprojektet stillet af Berit Haut 6) Eventuelt Formand for afdelingsbestyrelsen Henrik Harsberg bød velkommen til det ekstraordinære afdelingsmøde, og præsenterede herefter deltagerne i panelet. Der var fremmødt 37 lejemål med i alt 42 beboere til mødet. Berit Haut bad flere gange om ordet inden første punkt på dagsordenen. Henrik Harsberg fastholdt, at der først skulle vælges en dirigent, så mødet kunne blive ledet korrekt. 1. Valg af dirigent, referent og stemmeudvalg John Resting meldte sig som dirigent, og en beboer foreslog forretningsfører Annette Birkov. Berit Haut gav udtryk for, at hun hverken kunne acceptere John Resting eller Annette Birkov, da hun mente, at ingen af dem var neutrale. Annette Birkov ønskede ikke at stille op som dirigent. John Resting blev herefter valgt som dirigent. Edel Holm Hansen blev valgt som referent. Margit Darling, Cindy Juhl Svendsen og Helle Brix-Olesen blev valgt som stemmeudvalg. Berit Haut ønskede ordet, og gjorde indsigelse mod indkaldelsen med bemærkning om, at mødet skulle have været indkaldt som et ordinært afdelingsmøde. Den 17. marts 2014 blev det lovet, at udbudsmaterialet ville blive omdelt med dagsordenen, hvilket ikke er sket, og det, der er vedlagt, er utilstrækkeligt uddybende. Berit Haut har tidligere udtrykt ønske om en liste med navne på
styregruppens medlemmer, hvilket ifølge Berit Haut heller ikke var fremsendt. Herudover ønskede Berit Haut, at mødet blev suspenderet, og indkaldt med lovlige varsel. Annette Birkov svarede på Berit Hauts kommentar omkring dagsordenen: I henhold til vedtægterne er der forskellige punkter, der skal fremgå af dagsordenen. Forslag skal være omdelt 8 dage før. Indkaldelse og dagsorden var korrekte, men der var sket en procedurefejl ved at forslagene ikke var blevet omdelt. KAB s juridiske afdeling har vurderet, at når mødet var lovligt indvarslet og dagsordenen var korrekt, blev mødet den 17. marts 2014 suspenderet pga. en procedurefejl. Dette var Berit Haut ikke enig i, da der på dagsordenen stod forslag A og B, men ikke noget om forslag C. John Resting afviste indsigelsen, og mødet kunne fortsætte. John Resting startede med at nævne, at hvis der var nogen til stede, der optog dette møde, ville han bede dem om at melde sig, så afdelingsmødet kunne tage stilling til, om det var i orden, at mødet blev optaget. Der var ingen, der meldte sig. 2. Godkendelse af afdelingens driftsbudget 2014/2015 Henrik Harsberg gennemgik afdelingens driftsbudget. Der bliver en lejeregulering på 1,50 % eller 14,11 kr. m 2 på årsbasis. Stigningen bliver fordelt over 11 måneder og ikke 12 måneder. Herefter kom en del tilkendegivelser og spørgsmål fra salen: Omkring gulvene blev bl.a. nævnt, at de er meget slidte, og at ejendomskontoret bør tjekke, om de bliver lakeret tre gange. Endvidere nævnte en beboer sin sag i beboerklagenævnet, som hun havde fået medhold i, men intet var sket. Herudover blev der udtrykt ønske om, at ejendomskontoret tjekker rengøringen i lejemålene. En beboer gjorde opmærksom på, at de indkøbte køleskabe og komfurer er meget forskellig i kvalitet. Der blev spurgt, om der er sat penge af til nye tage i langtidsbudgettet, og det blev bekræftet, at det er der. Plankeværkerne blev drøftet, herunder blev der spurgt, om man selv må male, og om der er afsat penge til maling i langtidsbudgettet. Søren Martinussen oplyste, at der er afsat penge til maling i 2022, det samme gælder maling af skurene. Henrik Harsberg tilføjede, at det giver et meget uensartet udseende, hvis beboerne selv maler, da dette ikke sker samtidigt. Det blev nævnt, at træet er af dårlig kvalitet. Henrik Harsberg oplyste, at Teknologisk Institut har været indover, og træet svarer til det materiale, der er bestilt. Beboermødet forslog, at bestyrelsen stiller forslag om maling af plankeværkerne til efterårsmødet. Der blev endvidere spurgt, om ruderne bliver udskiftet i år. Henrik Harsberg, der under budgetgennemgangen havde nævnt at beløbet hæves fra 200.000 kr. i år til 300.000 kr. næste år, oplyste, at udskiftningen sker over flere år, men hvis ruderne er mælkehvide, skal de skiftes nu. Er det kun dug, så skal man skrives op på en liste hos Ina Kjærulf på ejendomskontoret, og så sker udskiftningen i puljer. Ina Kjærulf oplyste, at der bliver udsendt brev til de beboere, der skal have udskiftet ruderne.
Der blev spurgt, hvorfor der er mindre udgifter i tab ved lejeledighed. Afdelingsbestyrelsens andel af udgifterne bliver lavere, da dispositionsfonden dækker en del af tabet. Der blev stillet en del opklarende spørgsmål omkring sportshallen. Omkring beboerlokalet, gjorde en beboer opmærksom på, at lønninger er faldet drastisk. Søren Martinussen oplyste, at Lademoster nu er fastansat med 20 timer om ugen, og at hendes løn ikke er med under selskabslokalerne, men under lønninger. Der blev spurgt til administrationsbidraget. Annette Birkov oplyste, at KAB fortsat har fokus på administrationsbidraget. Fredensborg Boligselskab tilkøber ekstra driftsfunktion, hvilket medfører et forholdsmæssigt højt administrationsbidrag. Der blev spurgt til bidraget til Nivå Nu, og John Resting oplyste, at det er Fredensborg Boligselskab, der har besluttet, at der skal gives bidrag til Nivå Nu, og at beløbet er på ca. 4-500.000 kr. over en 4-årig periode. Der blev spurgt, hvor man kan se m 2 -priserne på boligerne i kommunen i øvrigt. Henrik Harsberg svarede, at m 2 -priserne i Niverød IV er ret høje på grund af renoveringen. Omkring Laden blev der spurgt til, hvorfor indtægterne er gået ned. Henrik Harsberg oplyste, at der er indgået ny lejekontrakt med kommunen for Sportshallen, og at kommunen betaler 200.000 kr. om året. I forbindelse med den nye lejekontrakt er der endvidere udført et bygningssyn (a la fraflyttersyn). Der blev spurgt, om det er nok med 1.000 kr. til rengøring. Henrik Harsberg oplyste, at beløbet er til rengøringsmaterialer, og at der er opsat reglement om, at brugerne selv gør rent efter sig. På spørgsmål om maling af hoveddørene oplyste Søren Martinussen, at dette snarest igangsættes. Herefter blev budgettet godkendt. 3. Orientering om seneste nyt omkring stiprojektet Udbudsbudgettet udgør i alt 12 mio. kr. inkl. moms. Der har været licitation den 2. april 2014, og F. J. Poulsen har vundet entreprisen med et bud, der samlet set er knap ½ mio. kr. under budgettet. Berit Haut gav udtryk for, at hun havde ønsket udbudsmaterialet udleveret inden licitationen. Henrik Harsberg oplyste, at det var ikke muligt, da tilbudsgiverne så kan få adgang til materialet inden der gives tilbud. Beboerne ønskede endvidere at få udleveret tallene fra F. J. Poulsen, men da kontrakten endnu ikke er underskrevet, er dette ikke muligt. En beboer foreslog, at vi får kædeansvar. Der er både 1-års og 5-års eftersyn. Henrik Harsberg mente ikke, at dette er nødvendigt, da der aflønnes efter dansk overenskomst, og der skal være en på pladsen, der kan tale dansk. Rådgiver skal udøve fagtilsyn, om det udførte lever op til kravene i udbudsmaterialet. Annette Birkov oplyste, at entreprisekontrakter altid er specificeret, men at hun ikke kender Fredensborg Boligselskabs traditioner omkring projekter, men det er sådan, at beboerne får forelagt et budget med de samlede entrepriseudgifter samt øvrige udgifter i forbindelse med projektet. Det er ualmindeligt, at budgettet fremlægges ned til mindste detalje. Endvidere oplyste Annette Birkov, at KAB er bygherres repræsentant, og samarbejder med rådgivere, sikrer godkendelse i
kommunen m.v., og til spørgsmål omkring rådgiverhonorar oplyste Annette Birkov, at det er normalt med honorarer på 10-15 %, men det afhænger bl.a. af sagens størrelse. Der blev givet udtryk for, at det er en mangel ved bestyrelsen, at de ikke søger viden undervejs. Der blev spurgt om, hvorfor der ikke er kommet nye medlemmer i styregruppen ved fraflytninger. Den udsendte liste over medlemmerne blev forklaret. Berit Haut citerede John Resting for på sidste møde at have sagt, at gruppen har været der længe, og den kan der ikke laves om på. Til det svarede John Resting, at der suppleres automatisk ved fraflytning m.v., og at det er styregruppen, der tager stilling til, om der skal suppleres. Der blev spurgt om et evt. overskud ved stiprojektet, kunne gøre, at der undgås en huslejestigning, til dette svarede Henrik Harsberg nej. Der blev stillet spørgsmål til de 12 mio.kr., som er sparet op siden 2004, og hvad de er sparet op af? De er sparet op af gevinsten ved omprioritering fra 2004 på ca. 1,6 mio. kr. om året. Der blev udtrykt ønske om pynt i kummerne ved Niverødvej. Efterfølgende blev der spurgt om, hvad der er besluttet omkring bom ved skolestien. I projektet er indarbejdet, at bilerne ikke kan køre ind på stierne. Der vil ske en afspærring med nøgler, så brandvæsen m.v. kan komme ind. Det blev nævnt, at Mariehøj 326 og 338 er et problematisk område i forbindelse med eventuel brandslukning, og om der var noget nyt omkring dette. Det blev oplyst, at brandvæsenet har godkendt forholdene. Efter en mindre pause, blev mødet genoptaget kl. 21.00. 4. Antenneanlægget Jette Wiese forespurgte, hvorfor afdelingsbestyrelsen ikke har noget web-udvalg. Henrik Harsberg oplyste, at Nicolai Brix-Olesen har gjort en stor indsat for hjemmesiden, der kom op at køre i weekenden. Henrik Harsberg oplyste, at der havde været foretaget to gennemgange af antenneanlægget af henholdsvis Dansk Kabel TV og Peter Peitersen. Forstærkere og fordelerskabe er også blevet gennemgået. Afdelingsbestyrelsen har besluttet, at man ikke vil foreslå, at der bruges 1,5 mio. kr. på at forberede til nye kabler. Konklusionen på undersøgelserne var, at det eksisterende anlæg fremover stadig kan vedligeholdes. Jette Wiese vil gerne ind i et antenneudvalg, og oplyste, at Tobias Larsen, Mariehøj 338 også har udtrykt ønske om at være med. Der blev spurgt, om der har været udbud i forbindelse med You- See. Til dette blev svaret, at der ikke har været noget udbud Der blev udtrykt ønske om, at alle dokumenter omkring pkt. 4 udsendes sammen med referatet. Henrik Harsberg præsenterede kapitel 11 i Almenlejeloven, der viser, hvordan man betaler for et antenneanlæg. Alle skal være med til at betale til selve antenneanlægget. Til spørgsmål omkring fælles internet, blev der svaret, at det ikke er muligt med det nuværende anlæg og at der ikke er mulighed for individuelle valg af TV-pakker.
5. Behandling af indkomne forslag A) Forslag vedrørende prisen på vaskemønter stillet af afdelingsbestyrelsen Berit Haut foreslår, at beløbet sættes til 7 kr. i stedet for 5 kr. Det blev oplyst, at alle i Fredensborg Boligselskab har mulighed for at benytte vaskeriet. Det blev foreslået, at afdelingsbestyrelsen kommer med et overslag til efteråret, der viser strøm- og vandforbruget. Forslaget blev vedtaget. B) Forslag om retablering af solnedgangspladsen stillet af 3 beboere Retablering af solnedgangsplads lige ved ejendomskontoret. Beskæringen er ifølge en beboer ikke pæn. Henrik Harsberg syntes, at det er et godt forslag. Forslaget blev vedtaget. C) Forslag vedrørende stiprojektet stillet af Berit Haut Berit Haut trak begge forslag. 6. Eventuelt Der blev spurgt, om beboerne selv har betalt udgiften i forbindelse med rotteproblemerne. Det blev oplyst, at denne udgift er taget fra afsatte midler i byggeregnskabet. Henrik Harsberg oplyste, at der forhåbentlig bliver opsat husnumre inden næste afdelingsmøde. Der blev spurgt om, hvor mange huse der står tomme, og om hvor stor udflytningen er. Ina Kjærulf oplyste, at der sker fem udflytninger før påske, hvoraf halvdelen af boligerne er udlejet igen. Der står ingen tomme boliger. Afdelingen ligger på omkring 10 % i gennemsnitlig flyttefrekvens inkl. interne rokeringer. Om beplantning ved nr. 377 blev der spurgt til beskæringen. Henrik Harsberg svarede, at der for at redde planterne nogle steder var sat planter ned midlertidigt. Der blev opfordret til, at der lægges flere referater på hjemmesiden. Henrik Harsberg takkede for et engageret møde, og mindede om, at man skal huske at være hjemme, når hoveddørene skal males, og oplyste, at der inden renoveringen af stierne, vil blive afholdt et orienteringsmøde. Mødet sluttede kl. 21.40. Referatet er den 6. maj 2014 godkendt af Henrik Harsberg Formand John Resting Dirigent