Dagsorden bestyrelsesmøde d. 2/10 2017 kl. 15.30-18.00 Seebladsgade 1, 5000 Odense C. Lokale A0.07 1 Godkendelse af referat fra seneste møde og underskrift (bilag) 2 Indstilling vedr. Strategisk rammekontrakt 2018-2021 mellem EAL og UVM (bilag) Undervisningsministeriet har introduceret et nyt styrings- og dialogkoncept, der skal erstatte den eksisterende udviklingskontrakt: Den strategiske rammekontrakt (jf. Bilag). Ambitionen med det nye koncept er det skal styrke grundlaget for bestyrelsernes strategiske ledelse af uddannelsesinstitutionerne og dialogen med ministeriet samt mindske behovet for detailregulering. Det nye koncept adskiller sig fra udviklingskontrakterne primært ved: De strategiske rammekontrakter skal være institutionsspecifikke. Sondringen mellem pligtige og selvvalgte ma l, som kendes fra de nuværende udviklingskontrakter, ophæves. De strategiske rammekontrakter vil have en funktionsperiode pa 4 a r mod de nuværende udviklingskontrakters 3 a r. Rammekontrakterne skal som udviklingskontrakterne - danne basis for en løbende dialog om og opfølgning på fremdrift og resultater i relation til den enkelte institutions strategiske udfordringer. For ministeriet er det væsentligt, at den strategiske rammekontrakt og institutionens overordnede strategi er afstemt. Den strategiske rammekontrakt bliver til i en dialog med ministeriet, hvor mål og konkrete indsatser fastsættes: 2. november 2017, 1. forhandlingsmøde: 1. forhandlingsmøde skal understøtte en gensidig forventningsafstemning og en fælles forståelse af den enkelte institutions strategiske mål, udfordringer og styrkepositioner i forhold til kerneopgaverne, og hvad der overordnet skal sættes mål for. Der forventes også en indledende drøftelse af mål på 1. forhandlingsmøde, som udgør forarbejdet til udarbejdelse af kontraktmål. 20. marts 2018, 2. forhandlingsmøde: De konkrete mål og indsatser diskuteres og fastsættes. Frem mod juni 2018 underskrives den strategiske rammekontrakt. Følgende elementer bør være væsentlige i dialogen: Fa og velvalgte ma l i rammekontrakten bør være et ma l i sig selv Følgende mål er væsentlige for akademiet og bør indgå i dialogen o Fremragende uddannelse - med fokus på forhold som bedre gennemførelse, høj studieintensitet og praksisnær forskning og udvikling med involvering af studerende o Uddannelsernes relevans med fokus på dimittendernes beskæftigelsesgrad og aftagernes tilfredshed med dimittendernes kompetencer o Effektivisering med fokus på ressourceeffektivitet i læringsaktiviteter, administration og service o Digitalisering med fokus på dimittendernes kompetencer og ressourceeffektivitet
Det indstilles, at formanden gennemfører dialogen med UFM med henblik på at få etableret den strategisk rammekontrakt for EA Lillebælt. Den strategiske rammekontrakt er fast punkt på bestyrelsesmøderne frem til udløbet 31.12.2021. 3 Kvalitets- og udviklingsrapport 2017 (bilag) Erhvervsakademiet Lillebælt skal have et velfungerende kvalitetssystem, der sikrer kvaliteten af erhvervsakademiets udbud af uddannelser. Bestyrelsen skal vurdere om den formulerede Kvalitetsstrategi og politik ( Sa dan gør vi ) er den rette for at skabe grundlaget for løbende udvikling af kvaliteten. Endvidere skal bestyrelsen vurdere om den foreliggende kvalitetsrapport viser en tilfredsstillende status og om de indstillede overordnede mål i tilfredsstillende omfang og grad forholder sig til de udfordringer i kvaliteten som rapporten afspejler. Erhvervsakademiet Lillebælt har indledt institutionsakkreditering i 2017 og et afprøvet velfungerende kvalitetssystem er en betingelse for positiv akkreditering. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter Erhvervsakademiet Lillebælts kvalitetsstrategi og politik, Sa dan gør vi samt Kvalitets- og udviklingsrapport for Erhvervsakademiet Lillebælt. September 2017 med tilhørende ma l og godkender disse. 4 Beslutningsgrundlag vedr. fusion med UCL (bilag) LUKKET PUNKT: Beslutning om fusion mellem EAL og UCL På møder i marts og april 2017 bemyndigede bestyrelserne for EAL og UCL ledelsen af de to institutioner til i samarbejde at udarbejde et beslutningsgrundlag, der skal fremlægges for bestyrelserne med henblik på en beslutning om, hvorvidt der er grundlag for fusion mellem de to institutioner. Desuden tiltrådte bestyrelserne, at der blev nedsat en styregruppe bestående af formandskaber og rektorer for UCL og EAL, som fik ansvaret for at tilvejebringe beslutningsgrundlaget. Til at bistå processen med udarbejdelse heraf blev der i forlængelse af bestyrelsesmøderne nedsat hhv. en rektoratsgruppe bestående af de to rektorater og et fusionssekretariat med deltagelse fra begge institutioner. På baggrund af seminarer med de to bestyrelser og mellem ledere og samarbejdsudvalg på de to institutioner samt øvrige indkomne input fra medarbejdere og studerende, samt fra dialoger med interessenter, er der udarbejdet et beslutningsgrundlag, så bestyrelserne kan træffe en beslutning om, hvorvidt man ønsker en fusion mellem EAL og UCL. Der lægges op til en såkaldt uegentlig fusion mellem EAL og UCL. Modsat en egentlig fusion, hvor de fusionerende institutioner nedlægges for at danne en ny og tredje institution, betyder det, at den ene institution indfusioneres i den anden. Lovgrundlaget forudsætter, at den fortsættende institution er professionshøjskolen. Valget af en uegentlig fusion skyldes hensynet til, at kun herved kan begge institutioner gennemføre akkrediteringsprocessen uden forsinkelse. Beslutningsgrundlaget (bilag punkt 4.) er bygget op således, at det adresserer nogle af de fokuspunkter, der er afdækket i dialogen med bl.a. bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere. Dokumentet fokuserer på potentialerne i en fusion, ligesom rammerne for den eventuelt fremtidige organisation er beskrevet. Beslutningsgrundlaget For at kvalificere indholdet i beslutningsgrundlaget og få input til især afdækning af potentialerne samt opmærksomhedspunkterne i en fusion afholdtes både et fælles bestyrelsesseminar og et fælles HSU/SU- og ledelsesseminar i juni, samt et møde for HSU/SU-medlemmer i august. Med baggrund i drøftelserne på seminarerne blev der nedsat fem arbejdsgrupper med deltagelse af ledere fra begge institutioner til at beskrive de udvalgte potentialeområder, der vurderes at være strategisk mest betydende for en fremtidig organisation: 2
Uddannelser Læring Digitalisering Forskning og udvikling Efter- og videreuddannelse Der har desuden været afholdt møder med aktive studerende fra begge institutioner mhp. at få foretaget en første afdækning af de muligheder og opmærksomhedspunkter, de kunne se ved en fusion. På bestyrelsesmøderne i marts og april blev der desuden lagt vægt på, at der skulle kommunikeres åbent om fusionsprocessen. Dette har resulteret i etableringen af et fælles fusionssite (fusionsnyt.dk) samt afholdelsen af en række informationsmøder for medarbejdere på begge institutioner, herunder specifikke møder for stabsmedarbejderne. Der har desuden løbende været dialog med Uddannelses- og Forskningsministeriet mhp. at få afklaret bl.a. regelgrundlaget for fusionen, håndtering af de igangværende institutionsakkrediteringsprocesser og udformningen af rammekontrakter. Med udgangspunkt i den forventede fremtidige udvikling, uddannelsespolitiske tendenser samt gennemgåede potentialer, der knytter sig til udviklingen indenfor områderne læring, uddannelser, forskning og innovation, digitalisering og efter- og videreuddannelse m.v., vil en fusion kunne bidrage til: At dyrke organisationernes fælles erhvervs- og professionsbaserede DNA og skabe afsæt for at styrke profilen og det tværgående samarbejde mellem professionerne. At sikre fælles udvikling af kerneydelsen fremragende uddannelser for dermed bedst muligt at kunne udvikle uddannelsernes kvalitet og relevans for aftagerne. At skabe en solid platform for forskning, innovation og vækst i vores dækningsområde. At anvende og udvikle potentialet i teknologi og digitalisering som grundlag og motor for fremtidssikring generelt af uddannelserne og for udvikling af nye uddannelses- og leveranceformer samt effektiv ledelse og drift. At understøtte de generelle uddannelsespolitiske mål og samtidig styrke vækst og velfærd generelt. En fusion vil således være til gavn for aftagere, nuværende og kommende studerende samt den kommende institutions mange medarbejdere. På baggrund af de identificerede potentialer og den foreslåede organisering af en ny institution er det vurderingen, at en fusion er det bedste svar på fremtidens behov, jf. beslutningsgrundlaget. Indstilling Det indstilles, at bestyrelserne træffer beslutning om en fusion mellem EAL og UCL, og at der med baggrund heri tages initiativ til at udarbejde en sammenlægningsredegørelse, der efter endelig godkendelse i bestyrelserne i foråret 2018 fremsendes efterfølgende som grundlag for Uddannelsesministerens godkendelse af den nye institution, med tilbagevirkende kraft fra 1.1.2018. 3
godkender forslag til overordnet organisering, herunder bestyrelsessammensætning, ledelse af bestyrelse, navn og besættelse af poster i direktionen, udviklingen af campusstrategier for hver af de fire campusbyer Vejle, Odense, Jelling og Svendborg samt hjemtagningen af EAL s outsourcerede administrative opgaver (IT, personale, og økonomi). 5 Udmøntning af beslutning om fusion (bilag) LUKKET PUNKT: Udmøntning af beslutning om fusion I den løbende dialog med Uddannelses- og Forskningsministeriet er en række rammevilkår for en eventuel fusion blevet afklaret. I bilag punkt 5. er de forhold, der kan have indflydelse på fusionsprocessen, søgt beskrevet. Processen med udmøntning af principbeslutning om fusion af UCL og EAL vil således blive planlagt ud fra den forudsætning, at de uafklarede forhold, der fremgår af bilag punkt 5, falder positivt ud. Sammenlægningsredegørelsen forventes forelagt bestyrelserne til godkendelse på bestyrelsesmøder i marts/april 2018. I umiddelbar forlængelse heraf indsendes fusionsanmodning indeholdende åbningsbalance og sammenlægningsredegørelse til Uddannelses- og Forskningsministeriet. Uddannelses- og forskningsministeren forventes på denne baggrund at kunne godkende fusionen i umiddelbar forlængelse her (formodentlig inden for en måneds tid). Indstilling Det indstilles, at bestyrelserne godkender, at den allerede nedsatte styregruppe fortsætter, frem til ministergodkendelse af den ny institution foreligger godkender, at der søges om dispensation for hhv. udvidelse af beskikkelsesperioden for de eksisterende bestyrelser samt for antal bestyrelsesmedlemmer i den ny bestyrelse bemyndiger rektor for EAL og rektor for UCL til at udpege vicedirektører og stabschefer til den kommende institution bemyndiger styregruppen og direktionen for den kommende institution til at planlægge arbejdet frem mod den endelige ministergodkendelse af den ny institution, idet der dog skal ske løbende orientering om fremdriften i fusionsprocessen til de to institutioners bestyrelser som fortsat ansvarlig for de to institutioner frem til godkendelse og konstituering af ny institution godkender de i beslutningsgrundlaget udstukne rammer for arbejdet med de strategiske og politiske forhold, herunder vision og værdier, økonomi og dialog med aftagere. 6 Kapacitetsbegrænsning i optag 2018 (bilag) Der er udarbejdet en analyse af beskæftigelsessituationen for akademiets dimittender. Der er udfordringer på en del af vores uddannelser ift. høj ledighed blandt dimittender. En del af disse udfordringer kan tilskrives den kraftige vækst i vores uddannelser, en vækst som bl.a. kan henføres til en række nye uddannelser, som ikke endnu har gjort sig tilstrækkelig kendte på arbejdsmarkedet. Der er således behov for at justere optaget på en række uddannelser, heraf nogle, der forventes udtaget til dimensionering, som ministeriet udmelder senere på efteråret. 4
Der er i vores indstilling til kapacitetsbegrænsning taget udgangspunkt i tal fra Danmarks Statistik, men der indgår også aktuelle prognoser for udviklingen i erhverv og brancher. På baggrund heraf indstilles, at bestyrelsen giver mandat til, at direktionen dimensionerer/kapacitetsbegrænser uddannelsesudbuddet konkret i overensstemmelse med perspektiverne for beskæftigelse, kapacitet og bæredygtighed. 7 Perioderegnskab pr. 31 august 2017 med forecast (bilag) Regnskabet for 2. tertial 2017 for Erhvervsakademiet Lillebælt viser et overskud på 25,8 mio. kr., hvilket er overordentligt fornuftigt. Først og fremmest har fastholdelses- og gennemførelsesindsatsen det seneste år båret frugt. Det er således lykkedes os pr. 31. august at opnå 100 flere taxameterudløsende STÅ end budgetteret. En del af disse vedrører efteruddannelsesområdet, og er periodeforskydninger i aktivitetsintensiteten, men for hele 2017 er forventningen en stigning i taxameterudløsende STÅ på 64 STÅ. Samtidig denne aktivitetsstigning er sket med anvendelsen af færre ressourcer såvel på antallet af medarbejdere som omkostninger til en række poster, især campus-driften i Odense, rejser og konferencer samt at det ikke har været nødvendigt at bruge de økonomiske buffere, der var hensat i budgettet til imødegåelse af uforudsigelige budgetsvigt. Det indstilles, at bestyrelsen tager 2. tertials regnskab til efterretning. 8 Opfølgning på MTU 2017 (bilag) I marts 2017 gennemførte EAL medarbejdertilfredshedsundersøgelse (MTU). Med udgangspunkt i MTUresultaterne og den overordnede tolkning heraf blev der iværksat en opfølgningsplan, som blev forelagt bestyrelsen i juni 2017. I vedhæftede opsamling, som behandles på SU-møde den 26/9 2017, gøres status på både lokale og centrale initiativer. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 9 Ændring af ansættelsesvilkår for rektor og prorektor i EAL Med henblik på at understøtte en fastholdelse af den overordnede ledelse i EAL, indstiller formandskabet til bestyrelsens beslutning at indgå åremålskontrakter med rektor og prorektor. Det vil betyde en lønmæssig fremgang for rektor/prorektor og bringe dem på niveau med kolleger på andre akademier, ligesom det vil indsnævre lønforskellen mellem rektoratet på EAL og på UCL. Ministeriet har oplyst at denne overgang kan ske umiddelbart og uden opslag af stillinger. Formandskabet indstiller, at bestyrelsen bemyndiger formandskabet til at indgå åremålskontrakter med rektor/prorektor. 10 Meddelelser fra formand og rektor 10.1 formand: 10.2 rektor: - Aktiviteter siden sidst (bilag) - Orientering om godkendte studieordninger siden sidst: Pba. i Digital konceptudvikling Pba. i Softwareudvikling 5
Pba. i International handel og markedsføring. Automationsteknolog Logistikøkonom Byggekoordinator Serviceøkonom Markedsføringsøkonom Multimedesigner 11 Bestyrelsesmøder i 2018 Bestyrelsesmøde den 11/4 kl. 15.30-18.00 Bestyrelsesmøde den 21/6 kl. 15.30-18.00 Bestyrelsesseminar den 23. og 24/10 kl. 12.00-12.00 Bestyrelsesmøde den 19/12 kl. 16.00-20.00 (inkl. middag) 12 Eventuelt 6