Daginstitution Personale Institutionernes Daglige Administration
Indholdsfortegnelse Institutionens stamdata... 3 Bruger... 3 Opret personale... 3 Personaleliste... 4 Normperiode, stillingskategorier og stillingsbetegnelser... 6 Ansættelse af personale... 8 Ferie, seniordage og puljer... 8 Ferie... 8 Seniordage... 9 Puljer... 9 Hændelsestyper til kalenderen... 10 Arbejdsplan... 10 To tilsyn samme dag (kræver markering, se under Institutionens stamdata)... 10 Arbejdsplan i den personlige arbejdstidskalender... 13 Kalender... 13 Møder m.m. i kalenderen... 13 Lukkedage... 14 Den personlige arbejdstidskalender... 15 Udskrift af den personlige arbejdstidskalender... 15 Faktisk arbejdstid i den personlige arbejdstidskalender... 15 Korrektion... 16 Fravær i den personlige arbejdstidskalender... 17 Udskrift af ugeskema med den faktiske tid... 17 Resttid... 17 Arbejdstid... 17 Status for arbejdstid når normperioden slutter... 18 Puljetid... 19 Løn og fravær... 20 Opgør medarbejder... 20 Fortryd opgørelse... 21 Medarbejder afsluttes (kræver at der er en efterfølgende beskæftigelse)... 21 Print... 22 Hjælp og support... 22 2
Institutionens stamdata I institutionens stamdata sætter du din institution op, så den passer til din hverdag. Det er ligeledes her institutionens stamdata og din brugerprofil vedligeholdes Bruger Det er vigtigt at din brugerprofil altid er opdateret, da Tabulex bruger de oplysninger til at sende opdateringsmeddelelser Adviser ved opstart giver mulighed for at modtage advis, når medarbejder retter/tilføjer tid under Mine Timer Opret personale 3
Personaleliste Personalelisten er alle ansatte. I den venstre kolonne Stilling står aktuel beskæftigelse. (Den er derfor tom til en start) Skriv cpr.nr. og klik på Hent Kaldenavnet skal være unikt. Der er mulighed for at skrive stue, afdeling, initialer etc. foran medarbejderens navn Kontaktperson er til at registrere, hvem der skal ringes til, hvis der sker medarbejderen noget Startdato er anciennitetsdato og viser, hvornår medarbejderen startede i institutionen Webadgang er til medarbejder der skal rette/tilføje i Mine timer Skjult er til at skjule medarbejder på personaleliste 4
Ønsker du at rette i en medarbejders stamdata: Marker medarbejderen i personalelisten Vis Ret. Bemærk, at du i kontaktinformationer har mulighed for at skrive telefonnummer, mail m.m. benyt Tilføj tasten. Du kommer tilbage til personalelisten ved at vælge Personale i øverste menulinje 5
Normperiode, stillingskategorier og stillingsbetegnelser I afsnittet bliver der gennemgået, hvordan den korrekte arbejdstidsaftale bliver sat sammen med de stillingsbetegnelser, I benytter i institutionen. Det betyder, at programmet skal kende de lokalaftaler, som I har i kommunen. Opret normperiode: Institution Normperioder Ny Udfyld navn Ferie år, længde (du kan vælge med pil ned) 1 år og startdato 1. maj Opret ny stillingskategori: Institution Stillingskategori Ny Udfyld navn Årsnorm (som er en kombination af aftale og normperiode) Aftalen OK 11 Årsnorm Normperiode vælg Ferie år og Øvrig tid 218 Opret stillingsbetegnelse: Institution Stillingsbetegnelse Ny Udfyld navn Pædagog OK 13 og vælg Kategori Årsnorm OK 13 (se evt. Kategori detaljer med detaljeret information om kategorien) 6
Udelad fra arbejdsplan er til stillingsbetegnelser tilknyttet personale, som ikke skal planlægges sammen med børnene, men stå på personalelisten, f.eks. en køkkenmedarbejder Opret stillingsbetegnelserne og forarbejdet i skemaerne. Start med normperiode og bevæg dig mod højre. Det er vigtigt at bruge tid på at forstå opbygningen af en stillingsbetegnelse Norm Navn Længde Startdato Ferie år 1 år 1 maj Halvår Halvår 1 juni/december Stillingskategorier Navn Aftale NormPeriode Årsnorm OK 11 Årsnorm Ferie år Studerende OK 11 ½ års Studerende Halvår Timelønnet OK 11 Timelønnet Ferie år Stillingsbetegnelser Navn Kategori Pædagog Årsnorm Studerende Studerende Vikar Timelønnet Det er muligt at rette og slette normperioder, stillingskategorier og stillingsbetegnelser. Du skal dog være opmærksom på, at de ikke må være i brug. Ønsker du f.eks. at slette en normperiode, må den ikke være benyttet af en stillingskategori. Ønsker du at rette en stillingsbetegnelse, så må den ikke være benyttet af en beskæftigelse 7
Ansættelse af personale Personalet er ansat med en beskæftigelsesgrad/timer ugentligt og i en normperiode eller en del af den. Beskæftigelsen skal fornys, når normperioden udløber. Med beskæftigelsen kommer også beregningen af arbejdstid, som kan ses på fanebladet Arbejdstid Du kan altid rette i beskæftigelsen. Du skal dog være opmærksom på, at det påvirker den samlede arbejdstid. Forkorter du en beskæftigelse, vil du blive advaret om, at alt planlagt arbejde vil blive slettet Ferie, seniordage og puljer Ferie Personale på årsnorm bliver tildelt 30 dages ferie jfr. arbejdstidsaftale, som trækkes ud af årsnormen. Du kan altid justere på ferie, hvis der er overført ferie, eller de fem ferie/fridage ikke skal afholdes. Tallet til højre er altid de feriedage, der bliver trukket ud 8
Seniordage Seniordage trækkes ud af årsnormen på samme måde som ferie. Ud fra medarbejderens tilbagemelding skriver du antal dage Puljer Puljer er til arbejdstid, som ikke er indregnet i arbejdsplanen, f.eks. tid til TR-arbejde, sikkerhedsrepræsentant osv. Puljer kan oprettes så medarbejderen kan trække tid fra den gældende pulje fra Mine timer Hvis der bliver sat flueben i Låst, kan der ikke trækkes tid fra den gældende pulje å Arbejdstidsfanebladet har du et regnskab med fordelingen af tiden ved normens start. Den kan printes ud nederst på siden Klik på Print Vælg Arbejdstidsfordeling 9
Hændelsestyper til kalenderen Hændelsestyper skal bruges i kalenderen til at planlægge primært den øvrige tid. Programmet skal derfor have de typer, der er i brug i institutionen Planlægning Medarbejdernes tid kan planlægges og bruges 3 steder i programmet: I fanebladet Arbejdsplan (størstedelen af tiden), Pulje tid (afsatte Puljer under fanebladet Arbejdstid) og i fanebladet Kalender. Det planlagte tidsforbrug samt resttid kan ses i medarbejderens Personlige arbejdstidskalender Alt omkring forbrug bliver behandlet i afsnittet Den daglige drift Arbejdsplan En arbejdsplan er en skabelon. Du opretter derfor de skabeloner, du har brug for, gemmer dem under et passende navn og kan bruge dem igen og igen To tilsyn samme dag (kræver markering, se under Institutionens stamdata) Tast på plusset i skemaskabelonen, og du vil få en ekstra række En god hjælp til at oprette arbejdsplaner er en udskrift af, hvor meget den enkelte medarbejder skal arbejde om ugen. Udskriften Planlægningsliste 10
DT = Dagstotal UT = Ugetotal Når du har udfyldt arbejdsplanen, skal du udrulle skemaet, hvor beregningen vil være i Personlig arbejdstidskalender I ferieperioderne er der mulighed for at Arbejdsplanen er anderledes. 11
Skemaet er nu udrullet i medarbejdernes Personlige arbejdstidskalender I udrul kan du vælge et datointerval fra til eller uger (den rigtige oplistning af uger ser således ud: 1,2,3,4 eller 1-4,8,10). Bemærk at datointerval i uge(r) er opdelt i to linjer med hvert sit udrulnings år Vær opmærksom på hvad og hvornår du udruller arbejdsplanen..det er det sidst udrullede der gælder!!!! 12
Arbejdsplan i den personlige arbejdstidskalender Når arbejdsplanen er rullet ud, kan du kontrollere, om tiderne er i den Personlige arbejdstidskalender. Kalender Kalenderen er til møder og andre kalenderhændelser. Du skal vælge, om der skal trækkes arbejdstid eller puljetid for deltagelse i hændelsen Møder m.m. i kalenderen Møder m.m. oprettes i kalenderen med de tidligere oprettede hændelsestyper. Er et møde en fast dag måned efter måned, kan det oprettes på én gang. Når der oprettes i kalenderen, skal der tages stilling til, hvordan tiden skal trækkes: IT intet tidstræk, TT tilsynstid, ØT øvrig tid eller PT - puljetid 13
Lukkedage Typen Lukkedag har Tabulex oprettet og vil efter anvendelse optræde med en markering i medarbejdernes Personlige arbejdstidskalender. Her skal du bestemme, om det er en feriedag, seniordag, omsorgsdag, nul dag, etc. 14
Den daglige drift Den personlige arbejdstidskalender Alt, hvad der er udrullet fra arbejdsplanen samt oprettet i kalenderen, er nu ovre i den Personlige arbejdstidskalender. Den planlagte tid kan rettes til med de faktiske arbejdstider og fravær kan tilføjes. Tilretningen kan enten ske på den enkelte dag eller som en månedskorrektion. Udskrift af den personlige arbejdstidskalender Faktisk arbejdstid i den personlige arbejdstidskalender Når medarbejderen afleverer sin faktiske tid til ledelsen, er der to måder, som ledelsen kan registrere den på. Det kan gøres på selve dagen og rettelser vil optræde med orange farve, så du kan se forskel mellem de planlagte vagter og de tilrettede vagter. 15
Hvis institutionens ledelse ønsker at medarbejderne selv tilretter deres arbejdstid, skal IST kontaktes. Se evt. vejledning under Om programmet / Vejledninger (nederst på siden) Korrektion Månedskorrektionen bruges, når det ikke er nødvendigt at kende tidsforbruget på den specifikke dag, men for måneden. En korrektion kan både være plus og minus. 16
Fravær i den personlige arbejdstidskalender En ansat på årsnorm har normalt 30 feriedage, og de skal placeres i den personlige arbejdstidskalender. Hvis du kender dem alle, så er det optimalt. Du kan også lægge dem ind løbende eller placere dem fiktivt. Hvis du placerer ferien fiktivt, skal den tilrettes, når ferieønskerne er besluttet. For en hel ferie- og seniordag gælder det, at tiden går i nul, da ferien er trukket ud af årsnormen (se afsnittet Opsætning). Afspadsering går også i nul Udskrift af ugeskema med den faktiske tid Ugeskemaet tager alt fra medarbejdernes personlige kalendere og lægger det ind i et ugeskema, så det er nemt at få overblikket over næste uges arbejde og fravær Resttid I resttid kan du altid følge med i en medarbejders resttid; dvs. den arbejdstid der er tilbage i resten af normperioden. Ud fra det kan du genplanlægge, så tiden går i nul, når normperioden ophører. I resttid kan du også se, hvad der er tilbage af ferie- og seniordage og på den måde holde øje med, om f.eks. ferien bliver afholdt Arbejdstid På resttidsfanebladet afgør startdatoen den viste resttid. Datoen tæller med i restperioden. Forskellen mellem tilsynstid til venstre og resttid til høje er den forbrugte tid 17
Status for arbejdstid når normperioden slutter For at se om beskæftigelsen går i nul skal alt forbrug tælles op. 18
Puljetid Puljer / Opgaver bliver oprettet under Personale Vis detajler Vælg ansat Arbejdstid Vælg beskæftigelsesforhold Ret Puljetid bliver trukket af årsnormen og er arbejdstid der skal planlægges ud over medarbejderens arbejdsplan Hvis du sætter flueben i Låst har hverken du eller medarbejderen mulighed for at bruge tid fra den gældende pulje Sletter du en pulje vil alle data vedr. denne pulje forsvinde. Der er ikke mulighed for at gendanne forbruget af denne pulje, hverken i den personlige arbejdstidskalender eller i Mine timer Opgaver bliver ikke trukket af årsnormen, men er blot en information / aftale om, hvad arbejdsplanen skal indeholde 19
Under fanebladet Personale Puljer har du mulighed for at følge med i medarbejdernes puljeforbrug Løn og fravær Der kan kun oprettes til løn og fraværsindberetning, hvis programmet er sat op til det. Opsætningen sker efter aftale mellem IST og kommunen. KMD-løn og Silkeborg Data (SD) understøttes. Opgør medarbejder Du skal opgøre en medarbejder, når vedkommende stopper eller normperioden slutter. Når en medarbejder er gjort op, kan du ikke røre ved medarbejderens tid. Du har altid mulighed for at se opgørelsen under Personale Vis detaljer Beskæftigelse Vis opgjorte beskæftigelser. Resultatet afhænger af indtastningerne undervejs 20
Fortryd opgørelse Du kan dog altid fortryde en opgørelse og opgøre den forfra. Opgjorte beskæftigelser ligger skjult på Beskæftigelsesfanebladet. Sletter du en opgørelse skal du være opmærksom på, at lønkontoret evt. skal have besked om ændringerne Medarbejder afsluttes (kræver at der er en efterfølgende beskæftigelse) Samme trin som før, men evt. overtid kan overføres til næste beskæftigelse 21
Print Klik på Print.. og der er mulighed for at udskrive diverse lister Hjælp og support Telefon nr.: 4676 1889 Mandag-fredag 8 17 E-mail: dagtilbud@tabulex.dk Mandag-fredag 8 17 22