AAU s APV 2012-2015 Fælles arbejdspladsvurdering og trivselsproces 2012-2015 Disposition Baggrund Formål Mål Faser og indhold Formidling Projektorganisation Projektets konkrete aktiviteter Understøttelse af samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgene arbejde gennem APV-processen Budget/ressourcer Resumé AAU gennemførte i årene 2009-2012 den første 3-årige APV-proces dækkende den lovpligtige psykiske og fysiske arbejdspladsvurdering (APV) samt trivselsundersøgelse. På baggrund af erfaringen og evalueringen heraf foreslås herved, at der iværksættes et udviklingsarbejde med henblik på styrkelse af den kommende APV- proces for årene 2012-2015. 1. Formål Projektets overordnede formål er at sikre et professionelt grundlag for arbejdsmiljøarbejdet på AAU, således at AAU kan arbejde mod et sikkert og sundt arbejdsmiljø til gavn for trivsel og produktivitet. Godt arbejdsmiljøarbejde handler dels om at gøre noget ved de arbejdsmiljøproblematikker, der altid vil dukke op, og dels om kontinuerligt at forbedre arbejdsmiljøet og implementere relevante initiativer. Den reviderede proces for den APV en er en følge af den metodeudvikling, som erfaringen og evalueringen kalder på: en hyppigere overvågning af arbejdsmiljøet, justering af kortlægningsmetoderne for APV, større mulighed for lokal tilretning af kortlægningsmetode, system- og konsulentstøtte i alle projektets faser mm. 2. Mål Projektets mål er at APV'en leverer handlingsplaner til det løbende arbejdsmiljøarbejde i institutter, afdelinger m.fl. APV'en er et 3-årigt forløb, hvor der kortlægges (via spørgeskemaer og interviews) vurderes og sammenfattes i handlingsplaner. Udviklingsprojektet skal sikre, at APV en og efterfølgende arbejdsmiljøarbejde i de lokale organisationer sker på baggrund af data og information skabt gennem forskningsbaserede metoder til arbejdsmiljøkortlægning samt veltilrettelagte processer omkring analyse, beslutning og løsning af ar- 1
bejdsmiljøproblemer. Projektet skal endvidere sikre, at der kan ske videndeling om arbejdsmi ljøet på tværs i AAU-organisationen. Metodeudvikling Udviklingsprojektet skal udvikle den generelle metode, hvormed arbejdsmiljøet kortlægges og analyseres samt platformen for, hvordan handlingsplaner udformes og løbende følges op. System- og konsulentstøtte i alle faser Udviklingsprojektet skal sikre, at alle institutter, afdelinger mv. støttes af HR-afdelingen med konsulentbistand i arbejdet med APV'ens kortlægningsmetoder, analyse, udformning og iværksættelse af handlingsplaner samt løbende opfølgning og evaluering i det almindelige arbejdsmiljøarbejde. Ligeledes skal udviklingsprojektet sikre at alle faser i arbejdet systemunderstøttes af egnede værktøjer. En del af projektet vil således bestå i udviklingen af et elektronisk værktøj til understøttelse af handlingsplaner, som udvider overskuelighed og anvendelighed af handlingsplanerne ift. tidligere. I forbindelse med brugen af systemerne vil der også være konsulentbistand fra HR-afdelingen. Uddannelse og læringsaktiviteter Udviklingsprojektet skal sikre undervisning og læringsstøtte til samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgene for at kvalificere ledere og medarbejdere til alle APV ens og arbejdsmiljøarbejdets faser og bl.a. sikre grundlaget for videndeling på tværs i organisationen. Sær-APV, når det ikke falder ind i APV-forløbets almindelige kadence Ifølge arbejdsmiljøloven skal APV-processen revideres, når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder og arbejdsprocesser m.v. og disse ændringer har betydning for sikkerhed og sundhed under arbejdet. Udviklingsprojektet skal derfor udvikle en særlig metode, som tages i anvendelse, når der fx sker større ændringer i arbejdet eller organisationen og disse falder uden for APV-projektets overordnede kadence. Information og fælles retning Udviklingsprojektet skal sikre grundlaget for en fælles forståelse i hele organisationen af værdien ved APV og en fælles accept af principper og metoder for den samlede proces inkl. det efterfølgende arbejdsmiljøarbejde. Dette skal initieres via information til medarbejdere, ledere, samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg, uddannelse af nøglepersoner (workshops), lederudviklingsprogrammer mv. Figur 1. AAU's APV-organisering 2
3. Faser og indhold APV'ens forløb er 3-årigt. I 2012 udføres udviklingsarbejdet i HR-afdelingen. I APV'ens 3-årige forløb skal indeholde fysisk, kemisk/biologisk og psykisk arbejdspladsvurdering 1 samt trivselsundersøgelse 2 ; det hele under et efterfølgende benævnt som APV. Der iværksættes "den store" APV-måling i december 2012 og derefter sandsynligvis en mindre APV-opfølgningsmåling i hhv. december 2013 og december 2014. Udviklingsprojektets "output" evalueres årligt og afsluttes efter den 3-årige periode ligeledes med en samlet evaluering. Projektet udføres i disse overordnede faser: Figur 2. APV'ens faser. Fase 1, 2012 - Forberedelse Fase 1 består af HR-afdelingens udvikling, forberedelse og planlægning af det samlede APV-forløb i hele AAU. Metodeudviklingen sker på baggrund af evaluering, erfaringer og forskningsbaseret viden på området. Den overordnede APV-kortlægning foregår med udgangspunkt i en spørgeskemaundersøgelse, der afdækker medarbejdernes oplevelse af arbejdsmiljøet i tre dele 1) det psykosociale arbejdsmiljø, 2) det fysiske arbejdsmiljø og 3) det kemisk/biologiske arbejdsmiljø. På det psykosociale område suppleres kortlægningen centralt af en kvalitativ undersøgelse af et eller to emner valgt af APV-udvalget under HSU/HAMiU. Der foretages fokusgruppe-interviews med hvert institut og en sammenfattende problembeskrivelse sendes til institutter og enheder som yderlige datakilde i forbindelse med dialog og fortolkning. Kortlægningen suppleres med universitetets nyeste sygefraværsstatistik. Det psykosociale arbejdsmiljø Kortlægningen bygges op om et spørgeskema. Spørgeskemaet dækker områder som: job og organisation, indflydelse, ledelse, samarbejde, læring og udvikling, krav i arbejdet, psykosociale risikofaktorer, engagement og tilfredshed. Kortlægningen vil bestå af et antal obligatoriske spørgsmål, som giver et sammenligningsgrundlag på tværs af hele universitetet. Ønsker det lokale SU/AMiU at arbejde med en bredere kvantitativ måling og fortolkningsgrundlag tilvælges et antal fastlagte spørgsmål. Til slut vælger enhederne, om de ønsker op til fem unikke spørgsmål gældende for deres egen enhed, det kan fx handle om opfølgning på forrige APV eller enhedsspecifikke arbejdsmiljøudfordringer. Det fysiske arbejdsmiljø Kortlægningen bygges også her op om et spørgeskema. Spørgeskemaet afdækker en række relevante fysiske og ergonomiske forhold. Skemaet vil dække områder som: arbejdsstedet indretning, indekli- 1 ArbejdsPladsVurdering krav fra Arbejdsmiljøloven om gennemførelse af APV mindst hvert 3. år 2 Samarbejdsaftalen fordrer, at der foretages en trivselsundersøgelse blandt medarbejderne mindst hvert 3. år 3
ma, ergonomiske forhold, indendørs og udendørs sikkerhed/ tryghed og ulykkesfarer samt sygefravær. Det kemisk/biologiske arbejdsmiljø Til kortlægningen af det kemiske og biologiske arbejdsmiljø anvendes også spørgeskema til afdæ k- ning af arbejdsmiljøproblemer. I tilknytning til den kemisk/biologiske APV foretages en sikkerhedskulturanalyse. Her anvendes et tillægs-spørgeskema, som skal el se ord n ledelse og ed r e dere AA for older s g t l forebyggelse, risici og ulykker indenfor det kemisk/biologiske område. Resultaterne bearbejdes overordnet for hele det kemisk/biologiske område og på de enkelte institutter. Fase 2, 2012 - Kortlægning Spørgeskemaerne udsendes 1. december 2012. HR-afdelingen indsamler data og udarbejder den information, der skal ud til institutter, afdelinger mv. som input til dialogen og problemanalysen. Fase 2, 2013 - Dialog og fortolkning I denne fase modtager ledelse og samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgene resultaterne af kortlægningen. Ledelsen skal sammen med samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgene fortolke resultaterne. Dialogog fortolkningsformen er afhængig af valg af indhold i spørgeskema, størrelse og sammensætning af enheden. Endvidere anvendes der forskellige metoder til analyse og fortolkning af hhv. psykisk, fysisk og kemisk/biologisk APV, ligesom der er forskellige støttemuligheder til rådighed indenfor område r- ne i denne fase. Det psykosociale arbejdsmiljø Dialog- og fortolkningsfasen understøttes af læringsaktiviteter, hvor nøglepersoner tilbydes at deltage i workshops, hvor der undervises i metoder til inddragelse af medarbejderne i processen med at prioritere de væsentligste fokusområder. Læringsaktiviteterne sikrer, at enhederne kan gennemføre processer, hvor øvrige medarbejdere inddrages i arbejdet med at fortolke resultaterne og prioritere i de problemstillinger, der viser sig. Workshops skal ligeledes sikre vidensdeling på tværs af enhederne og sikre den synergi, der potentielt ligger i at flere enheder arbejder med forholdsvis ensartede problemstillinger. HR-afdelingen udfører analyser sideløbende med APV-forløbet, hvor det undersøges, hvad der er karakteristisk for arbejdsmiljøet de steder, hvor det fungerer rigtig godt. Resultaterne vil blive inddraget i APV-forløbet, hvor det er hensigtsmæssigt. Det fysiske arbejdsmiljø Institutternes og afdelingernes dialog- og fortolkningsfase på det fysiske område består primært i at tilrettelægge og gennemføre en rundering og hermed samtale med medarbejderne, som har besvaret spørgeskemaet. I samtalen med de enkelte medarbejdere indkredses problemerne og mulige løsninger drøftes. 4
Det kemisk/biologiske arbejdsmiljø Institutternes og afdelingernes dialog- og fortolkningsfase på det kemisk/biologiske område består ligeledes primært i at tilrettelægge og gennemføre en rundering og samtale med medarbejderne, som har besvaret spørgeskemaet. I samtalen med de enkelte medarbejdere indkredses problemerne og mulige løsninger drøftes. Fase 2, 2013 - Handlingsplan Afslutningen på den anden fase er udformning, beslutning og prioritering af en handlingsplan i de enkelte institutter, afdelinger mv. En handlingsplan beskriver de problemområder, som ledelsen sammen med samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg prioriterer at arbejde med, de konkrete indsatser man vil gennemføre, påtegnelse af ansvarlig for udførelsen af de enkelte handlinger, og hvornår handlingerne skal udføres og evalueres. Arbejdet med udarbejdelse og opfølgning på handlingsplaner understøttes af HR-arrangerede workshops, hvor samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgene kan få inspiration til håndtering af centrale problemområder for arbejdsmiljøet på universiteterne og dele erfaringer. De forskellige workshops vil både indeholde eksterne ekspertoplæg og intern vidensdeling og erfaringsudveksling. Fase 3, december 2013 - Kortlægning (mindre) Der vil være mulighed for at gennemføre lokale supplerende, evaluerende målinger i mellemårene. Disse målinger kan give nye input til handlingsplanerne. Fase 3, 2014 - Dialog og fortolkning De supplerende, evaluerende målinger fortolkes i dialog mellem ledelse og SU/AMiU i institutte r, afdelinger mv. Fase 3, 2014 - Revision af handlingsplan Institutternes og afdelingernes (mv.) handlingsplaner revideres på baggrund af resultaterne fra de supplerende målinger, erfaringer og konsekvenser fra implementeringen af handlingsplanerne, MUS/GRUS og øvrigt input fra det løbende arbejdsmiljøarbejde. Fase 4, december 2014 - Kortlægning (mindre) Der vil være mulighed for at gennemføre lokale supplerende, evaluerende målinger i mellemårene. Disse målinger kan give nye input til handlingsplanerne. Fase 4, 2015 - Dialog og fortolkning De supplerende, evaluerende målinger fortolkes i dialog mellem ledelse og SU/AMiU i institutter, afdelinger mv. Fase 4, 2015 - Revision af handlingsplan Institutternes og afdelingernes (mv.) handlingsplaner revideres på baggrund af resultaterne fra de supplerende målinger, erfaringer og konsekvenser fra implementeringen af handlingsplanerne, MUS/GRUS og øvrigt input fra det løbende arbejdsmiljøarbejde. 5
Fase 4, 2015 - Evaluering Hvert år foretager HR-afdelingen en evaluering af APV-forløbet og processerne. Projektet justeres dernæst ift. de erfaringer, som APV-teamet har opnået gennem projektåret. Institutter, afdelinger mv. evaluerer selv deres processer, handlingsplaner og resultater. Evalueringen af indsatserne skal vurdere effekten og tager udgangspunkt i de formulerede handlingsplaner. Fasen afsluttes med revidering af handlingsplaner. HR- fdel ngen t lrettelægger works o s, der sk l understøtte S /AM s arbejde med viden om evalueringsmetoder og vidensdeling om dette. Det samlede APV-projekt afsluttes med en generel og samlet evaluering i 2015, mens et nyt APVforløb 2015-2018 tilrettelægges. HR-afdelingens APV-team foretager den overordnede evaluering af APV-forløbet. 4. Understøttelse af SU/AMiU-arbejdet gennem APV-forløbet HR-afdelingen vil løbende arrangere en række workshops, hvor ledelse og medlemmer af SU/AMiU indbydes til at deltage. De forskellige workshops skal understøtte S /AM s arbejde med APV en. Vægten vil ligge på arbejdet med udvikling af det psykosociale arbejdsmiljø, og formen vil være en blanding af inspirationsoplæg og diskussion med udgangspunkt i konkrete problemstillinger og vidensdeling mellem deltagerne. De konkrete aktiviteter er som følgende: 2012, slutningen af september: Et endags arbejdsmiljøkursus i metoder i arbejdsmiljøarbejde med fokus på APV ens fire faser og udarbejdelse af det enkelte S /AM s egen APV-proces. Målgruppen for dette kursus er SU/AMiU, da APV-arbejdet netop er placeret dér. 2013 og 2014: Der udbydes hvert af de to år to workshops, der skal støtte SU/AMiU i arbejdet med APV ens faser. Følgende temaer kunne være mulige: Procesmetoder til fortolkning gennem inddragelse og dialog Fra problem til handling, hvad virker i det psykiske arbejdsmiljø? Evaluering af indsatsen, hvordan kan vi vide, om det virkede? 2015: En evalueringsworkshop, hvor bl.a. de deltagende samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg kan dele deres bedste erfaringer. Det må forudses, at der kan blive behov for gentagelse af støtte-arrangementer, fordi der naturligt vil være udskiftning på posterne i institutternes og afdelingernes udvalg. 5. Formidling Det er nødvendigt at få skabt en udbredt fælles forst else for APV ens formål, delmål og metoder, da det bør og vil få flere til at engagere sig i arbejdet og dermed sikre højere kvalitet i APV-arbejdet. Derfor skal der foregå en del formidlingsarbejde i løbet af projektet. 6
Generel formidling Artikler i UGlen, nyheds re e, ece o kr ng APV ens 3-årige forløb om: - værdisættet (hvorfor gør vi det her frem for at lade være) - ansvar, pligter og rettigheder - hvem gør hvad, hvornår. (Centralt, lokalt, ledelsen, medarbejderen) - eksempler på god praksis, muligheder, idéer - henvisning til yderligere information - hvor kan man få assistance Formidling til projektets primære partnere Information direkte til ledere og SU/AMiU med handlingsanvisninger, støttemuligheder, skabeloner, idéer, forslag mv. Hvis der skal være en AAU-APV-hjemmeside, der formidler metoder, værktøjer og indsatser, kræver det en særlig indsats, som pt. ikke indgår i HR-afdelingens overvejelser. Men HR forventer at gøre brug af AAU-håndbogen som primær kilde til informationsdeling. 6. Organisation for udviklingsprojekt og APV Udviklingsprojekt Udviklingsprojektet udføres af HR-afdelingen. HR-afdelingen har nedsat et APV-team bestående af Kjeld Lanng, Ingrid Lindenborg Jensen, Jeanet E. Klindoch, Hanne D. Keller og Lars Brodersen. APVteamet har ansvar for tilrettelæggelse og gennemførelse af udviklingsprojektet samt for konsulentstøtte i forbindelse med den lokale tilrettelæggelse af projektets faser. HR-afdelingen har ligeledes ansvaret for tilrettelæggelse af kortlægningen og konsulentstøtte i fo r- bindelse med den psykiske APV og for udførelsen af de kvalitative fokusgruppeinterviews. APV-processen foreslås understøttet af et APV-udvalg nedsat af HSU/HAMiU med Kjeld Lanng som formand. Projektpartnere APV-teamet har to projektpartnere med betydelige andele i projektet: Arne Nielsen med ansvar for tilrettelæggelsen af kortlægning og konsulentstøtte i forbindelse med den fysiske APV. Barbara Samuelsen med ansvar for tilrettelæggelsen af kortlægning og konsulentstøtte i forbindelse med den kemisk/biologiske APV. Arbejdsmiljøansvarlige Alle personaleledere på AAU er arbejdsmiljøansvarlige. Ansvaret for at initiere og iværksætte handlinger til forbedring af arbejdsmiljøet ligger hos den enkelte personaleleder. Men det daglige a r- bejdsmiljøarbejde foregår naturligvis i samarbejde med enhedens SU/AMiU, AMiU, eller AMGr. APVog trivselsprojektet er en hjælp til håndtering af denne opgave. Projektets vigtigste medspillere er derfor ledelsen og samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgene. 7
Faglig sparringsgruppe Den faglige sparringsgruppe består af et antal videnskabelige medarbejdere, der har faglig viden af relevans for APV-projektet f.eks. indenfor arbejdsmiljø, organisation, kommunikation og læring. Gruppen har til opgave at komme med faglige input til APV-projektet og udforme eller kommentere lærings- og udviklingstiltag, der kan understøtte processen med at forbedre arbejdsmiljøet og skabe organisatorisk læring via vidensdeling på tværs. Samspillet mellem niveau 1, 2 og 3 I udviklingsprojektet lægges der endvidere vægt på tilrettelæggelsen af en dialogmetode som sikrer en videndeling mellem og på tværs af universitetets niveau 1,2 og 3. En grundfilosofi vil derfor være vekselvirkningen mellem top-down/ bottom-up fælles e o og deer fødes nedefr og o ens der ndles o e fr og ned ft. de fælles r ejdsmiljøproblemer, som identificeres. Handlinger som tilrettelægges på niveau 2 (hovedområderne) vil derfor være afhængige af arbejdsmiljødrøftelser, der synliggør de problemstillinger som niveau 3 (institutterne) arbejder med. Ligeledes vil handlinger, som tilrettelægges på niveau 1 være afhængig af arbejdsmiljødrøftelser med niveau 2. 7. Budget/ressourcer HR-afdelingens APV-projektteam tilrettelægger og udfører i perioden 2012-2015 det skitserede projekt og skønner at omfanget vil være ca. 4 interne årsværk fordelt i den 3-årige periode samt et ½ årsværk pr. projektår til kortlægning, analyse samt metoderådgivning og -udvikling. Tilrettelæggelsen og den primære del af projektets understøttelsesaktiviteter kan løses indenfor afdelingens almindelige budget, mens midler til systemindkøb, analysekonsulent og diverse aktiviteter ligger udenfor. HR-afdelingen har estimeret følgende projektbudget: Systemlicenser (Inkl. tilpasninger) System til e-spørgeskemaer, analyser og e-handlingsplaner Samlet udgift i den 3 årige periode Arrangementer (2 om året) Forplejning - også til w orkshops og udvalgsmøder), video-transmission, eksterne foredragsholdere mv. Analysekonsulent Intern analysekonsulent og superbruger af system - ½ AC-årsværk pr. projekt år Arbejdsmiljøpris Layout, oversættelse og trykning Informationsmaterialer og spørgeskema DK til ENG Udvikling af APV i tværgående universitetssamarbejde APV-teamet + projektpartnere (studietur for 7 personer) 180.000 kr. 120.000 kr. 750.000 kr. 10.000 kr. 80.000 kr. 70.000 kr. Total For hele projektperioden Total Pr. projekt år 1.210.000 kr. 403.334 kr. 8