REFERAT Bestyrelsesmøde Ledelsessekretariatet 31. marts 2016 Torsdag den 31. marts 2016 Buddinge Hovedgade 80, 2860 Søborg Til stede: Afbud: Mødeleder: Referent: Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Carsten Koch, Klaus Nørskov, Else Sommer, Jesper Würtzen, Anne Dorthe Hermansen, Helene Østergaard Christensen, Daniel Kollberg, Michael Egelund, Agi Csonka, Niels Peter Møller, Gitte Funch, Kirsten Jensen, Katja Zarp, Bergur Løkke Rasmussen, Laust Joen Jakobsen, Anne H. Sørensen, Martin Dons Demsig, Tove Hvid Persson, Lisbeth Harsvik, Charlotte Bender, Under punkt 1-4 revisor Carsten Nielsen, revisor Simon Høgenhav Daniel Kollberg, Amalie Kjærgaard Eybye Carsten Koch Ulla Baarts Dagsorden blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra mødet den 3. februar 2016 et blev godkendt. 3. Meddelelser Status ansøgninger til kvote 2 Den 15. marts udløb fristen for ansøgninger til kvote 2. Det samlede antal førsteprioritetsansøgninger til UCC s uddannelser er steget med ca. 7% i forhold til 2015.Førsteprioritetsansøgninger til læreruddannelsen i UCC er steget med 25% i forhold til sidste år. Oversigt over ansøgningstal blev omdelt. Tre nye vicedirektører og ny uddannelseschef I forbindelse med den nye organisation har UCC ansat tre vicedirektører og en ny uddannelseschef pr. 1. april 2016. Katja Munch Thorsen er ansat som vicedirektør for læreruddannelse, formidling og videreuddannelse. Lotte Nyboe er ansat som vicedirektør for pædagoguddannelse, internationalisering og uddannelsernes fællesfunktioner Annegrete Juul er ansat som vicedirektør for sundhedsuddannelse. Anne Kjær Olsen er ansat som uddannelseschef for PAU og efter- og videreuddannelse på det pædagogiske område Tegnsprogstolkeuddannelsen i Århus Rektor har besøgt Tegnsprogstolkeuddannelsen i Århus, og drøftet uddannelsens udfordringer, muligheder og fremtid. Side 1 af 7
Henvendelse fra underviserne på Læreruddannelsen Bestyrelsen behandlede på mødet i februar en henvendelse fra underviserne på Læreruddannelsen UCC om konsekvenserne af de gennemførte besparelser på budget 2016. Bestyrelsen besvarede undervisernes henvendelse med brev af 5. februar Underviserne genfremsendte den 4. marts en konkret invitation til et fælles møde den 29. marts mellem underviserne i læreruddannelsen, bestyrelsen og direktionen. Bestyrelsens formandskab behandlede denne henvendelse på formøde den 14.marts og der blev udarbejdet et svar, som blev fremsendt den 17.03 med besked om, at formandsskabet ikke havde mulighed for at deltage i mødet, men at rektor og dekan ville deltage. Mødet blev herefter aflyst. Efterfølgende har underviserne med mail anmodet om et nyt møde med direktion og bestyrelse. Formanden og/eller næstformanden vil deltage i et sådant møde sammen med rektor og læreruddannelsens ledelse. Henvendelse fra Biblioteksudvalget ved Pædagoguddannelsen København Biblioteksudvalget Pædagoguddannelsen København har på vegne af Pædagoguddannelsen Storkøbenhavn, Pædagoguddannelsen Sydhavn, Pædagoguddannelsen Frøbel, Pædagoguddannelsen Nordsjælland og Pædagoguddannelsen København med brev af 8. marts rettet henvendelse til bestyrelse og direktion om de besparelser, der er gennemført på biblioteksområdet. Formandsskabet har behandlet henvendelsen på formøde den 14. marts. Der udarbejdes et svar på henvendelsen. UCCledelsen er opmærksom på udfordringen. Reform af bevillingssystemet Sektoren, herunder UCC, har indsendt skriftlige indspil frem til 29. januar 2016. Dialogmøde blev afholdt den 4. februar 2016 Et internt embedsmandsudvalg, UFM, FM nedsat. Der er nedsat en teknisk referencegruppe med repræsentanter fra uddannelsesinstitutionerne. Direktør Anne Hasling Sørensen, UCC og økonomichef Torben Mark Buch, UC indgår. Dialoggruppe med repræsentanter fra LO, AC, DE, DI, FTF, Djøf, DM, Danske Regioner, KL m.fl. Løbende drøftelse med uddannelsesinstitutioner, studenterorganisationer m.fl. Orientering om debat ifm. Danske Professionshøjskolers forslag om at flytte midler fra SU til uddannelse Carsten Koch har som formand for Danske Professionshøjskolers bestyrelsesforening haft debatindlæg i pressen om en reform af su-systemet. Formanden redegjorde for baggrunden. Årsmøde i danske Professionshøjskoler den 12. maj 2016 Væsentlige punkter fra dagsorden blev nævnt, herunder debat om susystemet. Side 2 af 7
4. Økonomi UCC s revisor PricewaterhouseCoopers v. statsaut. revisorer Simon Høgenhav og Carsten Nielsen deltog ved fremlæggelsen af årsrapport 2015 med bilag. Ved fremlæggelsen blev anvendt en PowerPoint præsentation, der sendes med referatet. Forslag til årsrapport for 2015 inkl. afrapportering på udviklingskontrakt samt beretning blev fremlagt med henblik på bestyrelsens godkendelse. Årets resultat viser et underskud på 0,6 mio. kr. I resultatet er blandt andet indeholdt et mindre forbrug af Forsknings- og Udviklingsmidler på 6,8 mio. kr., en nedskrivning af UCC s bygninger på 9,5 mio. kr. og hensættelser til de fratrædelsesaftaler, der er indgået i forbindelse med de nødvendige personalemæssige tilpasninger, der følger af regeringens besparelser på Finanslov 2016, tilpasninger til aktivitetsniveau og effektiviseringer i forbindelse med sammenflytningen i Campus Carlsberg. Årsrapporten omfatter en afrapportering på UCC's udviklingskontrakt for 2015. De præsterede resultater i forhold til udviklingskontraktens mål for 2015 vurderes som tilfredsstillende. Inden for udviklingskontraktens otte hovedformål er fastlagt 16 centrale indikatorer, der gennem milepæle konkret udmønter de resultatkrav, som er aftalt mellem UCC og Uddannelses- og Forskningsministeriet. Af udviklingskontraktens 16 indikatorer vurderes 11 milepæle som nået, 4 som delvist nået samt 1 som ikke nået. Bestyrelsen kommenterede og drøftede årsrapporten. Fremlæggelse af revisionsprotokollat vedrørende forberedende revision og revisionsprotokollat til årsrapport Revisionsprotokollat vedrørende forberedende revision blev fremlagt og kort kommenteret. Hovedkonklusionen på protokollatet er en såkaldt blank påtegning. Revisionsprotokollat til årsrapport 2015 blev fremlagt og kort kommenteret. Hovedkonklusionen på protokollatet er en blank påtegning. Der blev henvist til bemærkning i afsnit 11 om et nyt edb-system, Aktør, der er udviklet og tages i brug på baggrund af tidligere observationer og anbefalinger fra revisor og som bl.a. forventes at bidrage til effektiv opfølgning, herunder vedr. efterkalkulationer i forbindelse med indtægtsdækket virksomhed. Bestyrelsen fremhævede en formulering i afsnit 57 vedrørende klagesag om EU-udbud af løst inventar som tidligere er behandlet i bestyrelsen. Formuleringen i protokollatet giver indtryk af, at UCC-ledelsen forventer at skulle betale 2 mio kr i erstatning i forbindelse med en eventuel sag. Det er ikke korrekt. UCC-ledelsen har forsigtigt afsat et beløb på kr. 2 mio, idet UCC Side 3 af 7
har fået oplyst, at der kan være en procesrisiko forbindelse med sagen. UCCledelsen forventer ikke at UCC bliver dømt til at betale erstatning. Der kan eventuelt blive tale om at indgå et forlig om et mindre beløb. Revisor oplyste, at formuleringen skal ses som en regnskabsteknisk bemærkning. Ledelsen gentog, at det er ikke ledelsens bedste skøn, at sagen vil ende med 2 mio kr. Det anbefales, at der anvendes en anden formulering i et efterfølgende protokollat. Der blev spurgt til om det vil være muligt for revisionen at arbejde med Undervisningsministeriets nye paradigme ved fremtidig revision med henblik på bl.a. mindske omfanget af fremtidige revisionsprotokollater. Revisor vil se på om det er muligt og lovligt at ændre procedure. Fremlæggelse af Rigsrevisionens afrapportering på årsrevisionen Rigsrevisionen har erklæret sig enig i revisionens vurderinger og anbefalinger og rapporten giver ikke anledning til yderligere bemærkninger. Fremlæggelse af ledelsens svar på protokollater Forslag til bestyrelsens svar på protokollater til godkendelse Der var ikke yderligere bemærkninger til de fremlagte svar og forslag til svar på protokollater. Bestyrelsen godkendte og underskrev forslag til årsrapport 2015 Bestyrelsen kommenterede de to protokollater og tog dem til efterretning. Protokollaterne blev underskrevet. Bestyrelsen tog ledelsens svar på protokollater til efterretning og godkendte forslag til bestyrelsens svar til Styrelsen for videregående uddannelser. Forslag vedr. revideret budget 2016 Forslag om overførsel af midler fra 2015 til 2016 Notat vedrørende forslag til overførsler fra 2015 til 2016 blev kommenteret. UCC s årsresultat udviser et underskud på 0,6 mio. kr. Heri indgår nedskrivning af bygninger på 9,5 mio. kr., hensættelser i forbindelse med fratrædelser og varslinger på 13,4 mio.kr. Uden disse særlige poster er der tale om en forbedring på 34 mio. kr. i forhold til resultatet i estimeret regnskab. Bestyrelsen godkendte at mindre forbruget på 14,9 mio. kr. fra igangværende projekter overføres fra 2015 til 2016 Bestyrelsen godkendte at der overføres yderligere 3,0 mio. kr. af det øvrige mindre forbrug til nye ønsker som beskrevet i notat om overførsel af midler. Side 4 af 7
5. UCC s kommunikationsog markedsføringsaktiviteter v. kommunikationschef Charlotte Bender UCC s kommunikation og markedsføringsaktiviteter blev præsenteret, herunder UCC s presseberedskab, aktuelle brandingkampagne, UCC Magasinet, indsats på web og sociale medier m.v. samtidig blev der orienteret om baggrunde for de valgte prioriteringer på kommunikation- og markedsføringsområdet. Den anvendte PowerPoint præsentation sendes med referatet. Bestyrelsen drøftede og gav synspunkter til orienteringen, hvorfra følgende fremhæves: Hvor meget skal faglighed prioriteres, i forhold til udbredelse af institutionskendskab. Hvor vigtig er UCC s position i pressen. UCC bør måske prioritere holdningsindlæg som en del af de faglige indlæg i pressen. Er det brandet UCC eller Campus Carlsberg, der skal fokuseres på. Det er vigtigt at understregefagligheden. Som studerende er det noget vi har efterspurgt; at vores uddannelse bliver omtalt som noget, der har et højt fagligt niveau. Det medfører stolthed, når Folkeskolen har indlæg ved undervisere fra læreruddannelsen. Faget og læreruddannelsen bør fortsat tales op, ikke mindst på vej ind i campus. Holdningstilkendegivelser på de sociale medier er populært. Dog er Facebook måske på vej ud for de studerende. Bestyrelsen bør have en fælles forståelse af målgrupper og interessenter. Vi skal ikke nedjustere faglighed, men vægtning er vigtig. Skal vi rette os mod kommende studerende eller mod de fagprofessionelle. Den viste kampagne handler meget om UCC måske bør det målrettes tydeligere eksternt hvad UCC kan levere. Kommunikation og markedsføring kunne være en del af det kommende bestyrelsesseminar. UCC kort fortalt UCC kort fortalt blev præsenteret og omdelt. Den indeholder i overskrifter og i form af links, væsentlig, udvalgt information om UCC s aktiviteter til bestyrelsens orientering. Sendes til bestyrelsen med referatet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Bestyrelsens synspunkter vil indgå i det videre arbejde med kommunikation og markedsføring. Side 5 af 7
6. tatus vedrørende salg af ejendomme 7. Forslag til program for bestyrelsens strategiseminar 1. juni 2016 Jesper Würtzen forlod mødet under dette punkt. Status vedrørende salg af ejendomme blev kort uddybet. Status blev taget til efterretning. Det fremlagte forslag til program for bestyrelsens seminar 1. juni blev drøftet. Der blev fremsat forslag om at nedtone kvalitetspunktet. Det blev samtidig bemærket, at bestyrelsen har besluttet løbende at følge kvalitetsarbejdet og at der skal være klarhed over bestyrelsens opgave og forpligtelser i forbindelse med den kommende institutionsakkreditering. Der blev fremsat forslag om at tænke markedsføring og kommunikation ind i seminaret. Der blev fremsat forslag om at drøfte udvikling af forskningsstrategien. På baggrund af de givne bemærkninger udarbejdes et program for bestyrelsens heldagsseminar den 1. juni 2016. 8. Eventuelt Det var de studerendes repræsentant Helene Østergaard Christensens sidste UCC-bestyrelsesmøde. Formanden takkede Helene for hendes engagement i bestyrelsen. Side 6 af 7
et af bestyrelsesmøde den 31. marts 2016 er godkendt den Carsten Koch, bestyrelsesformand Klaus Nørskov, næstformand Agi Csonka Anne Dorthe Hermansen Michael Egelund Kirsten Jensen Niels Peter Møller Else Sommer Bergur Løkke Rasmussen Daniel Kollberg Jesper Würtzen Helene Østergaard Christensen Amalie Kjærgaard Eybye Katja Zarp Gitte Funch Side 7 af 7