Tilbudsbetingelser Kontrakt om levering af velfærdsteknologi til styrkelse af såvel fysisk som kognitivt funktionsniveau SOSU Nord
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Ordregiver... 3 3. Tilbudsmaterialet... 3 4. Udbudsform... 4 5. Kontraktens genstand... 4 6. Kontraktvilkår... 5 7. Forventet tidsplan... 5 8. Spørgsmål til tilbudsmaterialet... 5 9. Aflevering og behandling af tilbud... 6 10. Udvælgelseskriterier... 7 11. Tildelingskriterium... 7 11.1 Kvalitet og service... 7 11.2 Pris... 8 11.3 Uddannelse... 8 12. Behandling af tilbud... 9 13. Forbehold... 9 14. Aktindsigt... 10 Side 2
1. Indledning SOSU Nord er en erhvervsskole med spidskompetence indenfor social- og sundhedsområdet. Der skal etableres et nyt videnscenter i samarbejde med SOSU Fyn og Social- og sundhedsskolen Fredericia-Vejle-Horsens, som vil have navnet Velfærdsteknologisk Videnscenter (Vestdanmark), hvori der indgår et uddannelsesforløb vedrørende velfærdsteknologi. I den forbindelse skal der indkøbes velfærdsteknologi til styrkelse af såvel fysisk som kognitivt funktionsniveau, som skal indgå i undervisningen. Ordregiver inviterer derfor til at afgive tilbud på levering af de efterspurgte produkter. 2. Ordregiver Ordregiver for indkøbet er: SOSU Nord På Sporet 8 A 9000 Aalborg www.sosunord.dk Ordregiver anvender ekstern advokat i forbindelse med tilbudsindhentningen, hvorfor kontaktperson for indkøbet er følgende: Aumento Advokatfirma Advokat Henrik Holtse Ny Østergade 3 1101 København K 3. Tilbudsmaterialet Tilbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Tilbudsbetingelser Kontrakt Tro- og love-erklæringer om udelukkelsesgrunde og social ansvarlighed Side 3
4. Udbudsform Den udbudte opgave har CPV-kode 33196100 (Hjælpemidler til ældre) med supplerende CPV-kode 33196200 (Hjælpemidler til handicappede). Værdien af kontrakten vurderes at være under tærskelværdien, jf. udbudsloven 7. Det vurderes, at indkøbet har en klar grænseoverskridende interesse. Processen gennemføres efter reglerne i udbudsloven (Lov nr. 1564 af 15/12/2015) Afsnit IV om indkøb under tærskelværdien med klar grænseoverskridende interesse samt Bekendtgørelse nr. 1572 om annoncering af offentlige indkøb under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse, kapitel 2. Der er offentliggjort en annonce på www.udbud.dk Det samlede tilbudsmateriale er offentliggjort på www.sosunord.dk 5. Kontraktens genstand Indkøbet omfatter velfærdsteknologi til styrkelse af såvel fysisk som kognitivt funktionsniveau. Konkret ønskes tilbud på 3 stk. interaktivt gulv/væg. Det skal være en mobil enhed med mulighed for projektering af interaktiv flade på gulv og/eller på væg, med spil og træningsfunktioner til sansestimulation og funktionstræning fysisk og kognitivt. Derudover ønskes tilbud på 3 sæt interaktive brikker/plader til at ligge ud på gulvet, som er forbundet til en central enhed, og som kan bruges til leg, spil og træningsfunktioner til sansestimulation og funktionstræning fysisk og kognitivt. Tilbud skal omfatte alle de oplistede produkter. Produkterne skal indgå i undervisningsøjemed. Tilbuddet skal omfatte såvel hardware som tilhørende software. I tilfælde af der skal indgås en licensaftale vedrørende software, skal tilbuddet omfatte licens for 4 år. Derudover skal der i tilbuddet være inkluderet en serviceaftale på 3 år, som omfatter en forpligtelse til at udføre løbende relevant service samt mulighed for akut support i tilfælde af nedbrud. Side 4
Endelig er det et krav, at leverandøren, umiddelbart efter levering har fundet sted, forestår uddannelse af personale, hvilket omfatter i alt 3 kurser (et på hver fysisk lokation) med op til 10 deltagere. Uddannelsens varighed afhænger af kompleksiteten, men den skal være tilstrækkelig grundig til at give personalet en grundig indføring i de leverede produkters funktionalitet og anvendelsesmuligheder. 6. Kontraktvilkår Kontrakten forventes at træde i kraft den 19. marts 2018. Bindende kontrakt er først indgået, når den er underskrevet af Ordregiver. For yderligere forhold vedrørende kontraktvilkår henvises til kontrakten. 7. Forventet tidsplan Indkøbsprocessen forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Dato Aktivitet 7. februar Offentliggørelse af tilbudsmateriale 23. februar Frist for spørgsmål til tilbudsmaterialet, kl. 14:00 2. marts Svar på spørgsmål 9. marts Tilbudsfrist, kl. 14:00 12. marts Forventet tildelingsbeslutning 13. marts Underskrivelse af kontrakt 19. marts Kontraktstart Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. 8. Spørgsmål til tilbudsmaterialet Såfremt der er uklarheder i tilbudsmaterialet, eller der ønskes yderligere oplysninger, kan der fremsendes skriftlige spørgsmål pr. e-mail til kontaktpersonen. Spørgsmål skal være stillet senest inden den i tidsplanen angivne frist med præcise henvisninger til tilbudsmaterialet. Side 5
Der er mulighed for at stille spørgsmål i god tid inden fristen for modtagelse af spørgsmål, og Ordregiver vil bestræbe sig på at besvare indkomne spørgsmål løbende. Spørgsmål og besvarelser vil blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside. 9. Aflevering og behandling af tilbud Frist for modtagelse af tilbud er angivet i tidsplanen. Tilbuddet skal være skriftligt og sendes til/afleveres på følgende adresse: Aumento Advokatfirma Advokat Henrik Holtse Ny Østergade 3 1101 København K Det er også muligt at indsende en indscannet version af tilbuddet pr. e-mail til hh@aumento.dk Tilbuddet skal udarbejdes på dansk, ligesom kommunikation i en efterfølgende kontraktperiode foregår på dansk. Tilbuddet skal udarbejdes for egen regning og returneres ikke. Tilbudsgiver er bundet af det afgivne tilbud indtil 2 måneder efter tilbudsfristens udløb (vedståelsesfrist). Vedståelsesfristen ophører ved underskrift af kontrakt med den vindende tilbudsgiver (ikke ved meddelelse om tildelingsbeslutning). Ordregiver forbeholder sig ret til, efter modtagelse af tilbud, ved møder eller på anden måde at indhente oplysninger mv., uden det betyder accept eller forkastelse af de modtagne tilbud. Samtlige rettidigt modtagne tilbud vil først blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem i rette tid og i rette form. Side 6
10. Udvælgelseskriterier Forud for evalueringen af de afgivne tilbud vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgivernes egnethed. Tilbudsgiver skal underskrive og fremsende en tro- og love erklæringer vedr. følgende forhold: Ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. udbudsloven 135, stk. 3, og udelukkelsesgrundene i udbudsloven 135, stk. 1 og 137, stk. 1 Social ansvarlighed Erklæringer til udfyldelse og underskrift er vedlagt tilbudsmaterialet. 11. Tildelingskriterium Tildelingen af kontrakt sker ud fra kriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene for egnethed, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil indgå i bedømmelsen. Der vil i den forbindelse blive anvendt følgende underkriterier: Kriterier Vægtning i procent Kvalitet og service 40 Pris 40 Uddannelse 20 11.1 Kvalitet og service Tilbudsgiver bedes vedlægge en beskrivelse af de tilbudte produkter, herunder i form af relevant marketingsmateriale og tekniske specifikationer. Ordregiver vil foretage en vurdering af de tilbudte produkters kvalitet, herunder særligt i lyset af deres anvendelighed i uddannelsesøjemed. Side 7
Det indgår endvidere i evaluering af kvalitet hvilken leveringstid der tilbydes, idet det vurderes positivt jo hurtigere levering kan finde sted. Tilbudsgiver bedes tillige beskrive den service, der tilbydes som en del af kontrakten. Ordregiver vil foretage en evaluering af den tilbudte service i forhold til det forventede behov. Ved evaluering vil Ordregiver anvende en pointmodel med mulighed for kvarte og halve point ud fra følgende skala: Vurdering Point Særdeles tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 3 Mindre tilfredsstillende 2 Ikke tilfredsstillende 1 11.2 Pris Pris skal angives i danske kroner eksklusive moms. Tilbudsgiver skal angive en fast pris, som omfatter samtlige dele af leverancen, herunder levering af de omfattede produkter, hardware, software, licensaftale for 4 år, serviceaftale for 3 år og uddannelse. Tilbudsgiver bedes udspecificere den faste pris i relevante poster. Ved evaluering af pris anvendes en pointmodel fra 1 til 5, hvor tilbud tildeles point efter en lineær interpolering, hvor gennemsnittet af evalueringsprisen for de indkomne tilbud fastsættes til 3 point, og hvert tilbud tildeles point ud fra forskellen mellem den beregnede gennemsnitspris og den tilbudte pris. 11.3 Uddannelse Tilbudsgiver bedes i sit tilbud beskrive, hvorledes uddannelsen vil forløbe og hvad uddannelsen konkret vil omfatte. Side 8
Ved evaluering af de tilbudte konsulenter vil Ordregiver foretage en evaluering med henblik på tildeling af point ud fra følgende skala: Vurdering Point Særdeles tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 3 Mindre tilfredsstillende 2 Tilfører meget lille værdi 1 12. Behandling af tilbud Efter modtagelse af tilbud vil Ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene er konditionsmæssige, dvs. er modtaget rettidigt, opfylder alle formkrav og indeholder alle relevante oplysninger. Det er kun de konditionsmæssige tilbud, der bliver taget i betragtning. Dernæst foretages en vurdering af tilbudsgivernes egnethed i henhold til udvælgelseskriterierne, jf. punkt 10. Derefter foretages en evaluering af tilbuddene, jf. punkt 11. Ordregiver forbeholder sig ret til at invitere en eller flere tilbudsgivere til forhandling, hvis det findes relevant efter modtagelse af tilbud. En eventuel forhandling kan føre til mulighed for at indsende revideret tilbud. På baggrund af den foretagne evaluering vil Ordregiver træffe en tildelingsbeslutning, som meddeles tilbudsgiverne. 13. Forbehold Der kan ikke tages forbehold overfor grundlæggende elementer i tilbudsmaterialet. Såfremt det sker, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt, og det vil blive afvist. Det beror på en konkret vurdering, hvad der betragtes som grundlæggende elementer. Øvrige forbehold vil så vidt muligt blive prissat og indgå i tilbudsevalueringen. Side 9
Ordregiver vil i det konkrete tilfælde vurdere, om der er tale om et forbehold, og hvorvidt et sådant anses som grundlæggende. Det er således tilbudsgivers risiko, såfremt der tages forbehold. Tilbudsgiver opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder afklaret forud for afgivelse af tilbud. 14. Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for anmodning om aktindsigt, jf. reglerne herom i offentlighedsloven og forvaltningsloven. Tilbudsgiver kan i sit tilbud anføre, hvilke dele af tilbuddet der efter tilbudsgivers vurdering skal undtages fra aktindsigt. Denne vurdering er ikke bindende for Ordregiver, men det gør det unødvendigt at indhente denne vurdering fra tilbudsgiver i tilfælde af at der anmodes om aktindsigt i tilbuddet. Side 10