04. Rådgivers ydelsesbeskrivelse Nyt fælles kommunalt administrationscenter

04. Rådgivers ydelsesbeskrivelse Nyt fælles kommunalt administrationscenter Vordingborg Kommune 3. oktober 2013 Vordingborg Kommune Valdemarsgade 43 4760 Vordingborg

Indholdsfortegnelse 1 Bygherreorganisation... 3 1.1 Proces... 3 1.2 Kommissorier... 5 1.3 Møder... 6 2 Udbudsform... 7 3 Beskrivelse af faser og opgaver under programmering, projektering og udførelse... 8 3.1 Byggeprogram og dispositionsforslag... 8 3.2 Projekteringen... 8 3.3 Udførelse og aflevering... 10 4 Sikkerhed og Sundhed... 11 5 Omgivende miljø... 12 6 Kvalitetsstyring... 12 6.1 Generelt... 12 6.2 Projektgranskning... 12 6.3 Procesgranskning... 13 6.4 Projektgennemgang... 13 6.5 Projektkontrol... 13 6.6 Kvalitetsstyringsaktiviteter i relation til udførelsen... 14 7 Tidsstyring... 15 8 Økonomi- og budgetstyring... 15 9 Overordnet kommunikationsstrategi... 16 2 / 16

1. Bygherreorganisation 1 Bygherreorganisation Vordingborg Kommune Postboks 200 Valdemarsgade 43 4760 Vordingborg Bygherrens projektledelse er: Peter Tommerup, Bygningschef Kommunale bygninger Østergårdstræde 1 A 4772 Langebæk Direkte: 55 36 24 11 Mobil: 21 78 27 47 Fax: 55 36 25 00 PET@vordingborg.dk Projektorganisationen er illustreret i nedenstående diagram: 1.1 Proces Totalrådgiveren skal sikre en stor grad af brugerinddragelse i processen, så medarbejderne opnår indflydelse på - og ejerskab til det nye administrationscenter, og der lægges vægt på, at medarbejdernes erfaringer og ideer til nyt administrationscenter indarbejdes i det endelige byggeprogram. Byggeudvalg Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling varetager rollen som byggeudvalg. Byggeudvalget følger planlægnings- og byggeprocessen og sikrer, at beslutninger truffet i projektgruppe og styregruppe følger de for projektet vedtagne rammer og forudsætninger i implementeringen af projektet. 3 / 16

1. Bygherreorganisation Styregruppe Styregruppen varetager bygherrens overordnede ledelse af byggeriet og sikrer, at projektet til enhver tid følger projektets målsætninger indenfor de vedtagne rammer og forudsætninger og kommunens politikker og strategier i øvrigt samt, at de økonomiske og tidsmæssige rammer for projektet overholdes. Styregruppen er sammensat af direktionen og består af: Kommunaldirektør Lau Svendsen-Tune Børne- og Kulturdirektør Lisbeth Mogensen Social- og arbejdsmarkedsdirektør Helle Linnet Udviklingsdirektør og projektejer Torben Gleesborg. Sekretariat for styregruppen: Bygningschef Peter Tommerup Bygherrerådgiver. Projektgruppe Projektgruppen har ansvaret for projektets planlægning og realisering i overensstemmelse med de af styregruppen, byggeudvalg og kommunalbestyrelsen vedtagne mål, rammer og retningslinjer, indgåelse af aftaler med rådgivere, faglige rådgivning og brugerinvolvering. Projektgruppen sikrer projektets fremdrift i henhold til tids- og procesplanen indenfor de overordnede rammer og forudsætninger. Projektgruppen refererer til styregruppen. Projektgruppen er sammensat af: Udviklingsdirektør og projektejer Torben Gleesborg. Bygningschef Peter Tommerup (projektleder) Medarbejderrepræsentant Nina Andersen Bygherrerådgiver Totalrådgiver Arbejdsgruppen Arbejdsgruppen bidrager til projektets fremdrift gennem sparring med projektgruppen vedrørende processen og overordnede faglige temaer, herunder tilvejebringelse af nødvendige oplysninger til afdækning og kvalificering af projektets overordnede tekniske, planmæssige og økonomiske forudsætninger. Dette omfatter bl.a. vurdering af finansieringsmodeller, arbejdsmiljøkrav, mv. Arbejdsgruppen har endvidere til opgave at bidrage til projektets fremdrift ved at tilvejebringe samtlige nødvendige oplysninger vedrørende areal- og funktionskrav for udarbejdelse af bygge- og rumprogram for det samlede byggeri, hvilket vil sige rumprogrammer for de enkelte forvaltninger og stabe samt fællesfunktioner som mødeog kantinefaciliteter, tekniske faciliteter og miljø- og bygningskrav i øvrigt. Arbejdsgruppen forestår også indsamling af faktuelle data til funktions- og behovsanalyser. Analysen foregår på såvel forvaltningsniveau som afdelingsniveau og omhandler emner som beskrivelse af forvaltningen/afdelingen, organisation, medarbejdere, særlige nærhedskriterier, lokalebehov (reception, møderum, arkiver o.l.), særlige funktioner, særlige installationer og øvrige bemærkninger. Totalrådgiver udarbejder et specielt skema til indsamling af data til denne analyse. Gruppen refererer til projektgruppen og er sammensat som følgende: 1 repræsentanter fra Udvikling 1 repræsentant fra Kommunale Bygninger 1 repræsentant fra Plan, miljø og naturområdet 1 repræsentant fra Økonomi 1 repræsentanter fra HR 1 repræsentant fra IT 1 repræsentant fra fællessekretariatet 4 / 16

1. Bygherreorganisation 1 repræsentant fra arbejdsmarkedsområdet 1 repræsentant fra vej og trafik 1 repræsentant fra intern service / kantine 1 repræsentant fra MED systemet Fokusgrupper Fokusgrupper skal etableres i forbindelse med opstart på udarbejdelse af byggeprogram og dispositionsforslag. For at sikre ejerskab i hele organisationen skal der etableres decentrale fokusgrupper i samarbejde med Arbejdsgruppen. Fokusgrupperne skal organiseres både ift. kommunens organisering og tematik. Fokusgrupperne skal sikre dialog mellem medarbejdere og ledelse i egen organisation (forvaltning, stabe, ad hoc-områderne) eller på tværs af forvaltning og stabe, afhængigt af fokusgruppens tema. Fokusgrupperne bidrager med input til areal- og funktionskrav (rumprogram) for eget administrationsområde eller til tværgående temaer, som f. eks tekniske og miljømæssige forhold samt fællesfaciliteter og funktioner. Totalrådgiver udarbejder i samarbejde med kommunens projektleder de mere detaljerede rammer for formål, og hvem og hvordan fokusgrupperne refererer til opad i bygherres organisation. 1.2 Kommissorier Der er fastlagt følgende kommissorier for kommunens interne udvalg og grupper: Byggeudvalget Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling godkender detaljeret byggeprogram og dispositionsforslag, samt projektforslag godkender licitationsresultat. Styregruppe varetager bygherrens ledelse af byggeriet, herunder sikre fremdriften i henhold til tids- og procesplanen, indenfor de af kommunalbestyrelsen fastlagte rammer godkender hovedprojekt indstiller licitationsresultat fra fagentrepriseudbud til ØPU s godkendelse Projektgruppen er omdrejningspunktet nedad og opad i organisationen har ansvaret for projektets planlægning og realisering i overensstemmelse med de af styregruppen, byggeudvalg og kommunalbestyrelsen vedtagne mål, rammer og retningslinjer, indgåelse af aftaler med rådgivere, faglige rådgivning og brugerinvolvering. sikrer projektets fremdrift i henhold til tids- og procesplanen indenfor de overordnede rammer og forudsætninger. Arbejdsgruppe bidrager og medvirker til analyse og kvalificering af projektets forudsætninger bidrager og medvirker til kvalificering af processen. medvirker i udarbejdelse af byggeprogram i samarbejde med totalrådgiver. Fokusgrupper udarbejder input til byggeprogram i samarbejde med totalrådgiver/gruppens repræsentant i arbejdsgruppen. Bygherrerådgiver Bygherrerådgiveren er bygherrens nærmeste rådgiver og har til opgave at sikre at mål og visioner følges, samt at projektet realiseres indenfor de givne rammer. 5 / 16

1. Bygherreorganisation 1.3 Møder Mødeaktivitet forventet beskrevet nærmere i totalrådgivers procesbeskrivelse som er en del af tilbuddet. Nedenstående skal alene ses som minimums aktivitet. Møder i projekteringsfasen I projekteringsfasen afholdes styremøder med bygherren minimum hver anden uge. Såvel arkitekt- som ingeniørrådgiver skal være repræsenteret ved møderne. Totalrådgiveren udarbejder referat. Styremøder suppleres med møder i forbindelse med brugerinddragelse, ad-hoc arbejdsgrupper m.v. For disse møder udarbejder totalrådgiveren også referat. Møder i udførelsesfasen I udførelsesfasen afholdes byggemøder med fagentreprenørerne efter behov ca. hver anden uge. Totalrådgiveren udarbejder referat. Herudover afholdes bygherremøder med bygherren ca. hver 4. uge. På disse møder repræsenteres totalrådgiveren som minimum af projektlederen og byggelederen. Totalrådgiveren udarbejder referat. 6 / 16

2. Udbudsform 2 Udbudsform Byggeriet er omfattet af reglerne i EU s udbudsdirektiver. På baggrund af hovedprojekt skal totalrådgiveren udbyde opførelsen af byggeriet i fagentrepriser, hvor totalrådgiveren forestår byggeledelse og fagtilsyn. Entrepriseafgrænsning aftales nærmere mellem bygherre og totalrådgiver. Der skal dog forventes minimum 10 fag-entrepriser samt en række mindre entrepriser og indkøb. 7 / 16

3. Beskrivelse af faser og opgaver under programmering, projektering og udførelse 3 Beskrivelse af faser og opgaver under programmering, projektering og udførelse 3.1 Byggeprogram og dispositionsforslag Totalrådgiveren skal udarbejde endeligt byggeprogram, som tager afsæt i det overordnede byggeprogram. Totalrådgiver udarbejder et byggeprogram i en proces med udpræget brugerinddragelse og i overensstemmelse med projektorganiseringen som beskrevet i afsnit 1. Byggeprogrammet er en koordineret sammenfatning af bygherrens og brugernes krav og ønsker til byggeriet. Byggeprogrammet skal som minimum beskrive: Byggeopgavens forudsætninger Grundens disponering Logistik Udearealer Omfang af byggeriet Funktion og indretning Arkitektur Indeklimakrav Energiramme Alternativ energiformer Tekniske kravspecifikationer Inventar og udstyr Bygherreleverancer. 3.2 Projekteringen Totalrådgivningen leverer de ydelser som beskrevet i bilag 2 til nærværende ydelsesbeskrivelse: Afgrænsning af rådgiverydelser, dateret 3. oktober 2013. Totalrådgiveren forestår projektering herunder indhentning af input fra brugerne samt udbud af entrepriseopgaverne. Arbejdet tilrettelægges og sker i nært samarbejde med kommunens projektleder og dennes organisation. Udarbejdelse af dispositionsforslag Samtidig med byggeprogram reviderer totalrådgiveren sit tilbudsprojekt til et dispositionsforslag. Udarbejdelse af projektforslag Totalrådgiverens dispositionsforslag bearbejdes yderligere i et egentligt projektforslag. Projektforslaget danner grundlag for bygherrens endelige godkendelse af byggeriets omfang, funktion, indretning og udseende. Projektforslaget skal danne baggrund for udbud af de entreprisearbejder, hvor entreprenøren med fordel kan inddrages på et tidligt tidspunkt i færdiggørelsen af detailprojektet. Brugerinddragelse Arbejdsgruppen inddrages i arbejdet med udarbejdelse af byggeprogram, dispositionsforslag og projektforslag. Arbejdsgruppen og projektgruppen arbejder tæt sammen om denne opgave. Der vil herudover ske brugerinddragelse i forbindelse med valg af farver, inventar m.v. Udarbejdelse af forprojekt (myndighedsprojekt) og hovedprojekt Efter at projektforslaget er godkendt, fortsætter totalrådgiveren udarbejdelsen af forprojekt til myndighedsbehandling samt af hovedprojekt. Eventuelle projektændringer og endeligt hovedprojekt godkendes af styregruppen. 8 / 16

3. Beskrivelse af faser og opgaver under programmering, projektering og udførelse Valg af entreprenør(er) Totalrådgiveren udarbejder oplæg til udbudsproces og entrepriseopdeling, der godkendes af styregruppen. Totalrådgiveren forestår prækvalifikation, udbud, bedømmelse og kontraktindgåelse med entreprenør(er). Prækvalifikation Totalrådgiveren foretager en udvælgelse af de entreprenør(er), der indbydes til at afgive tilbud, gennem følgende aktiviteter: Oplæg til kriterier for udvælgelse af deltagere Valg af kriterier for udvælgelse af deltagere Udbudsbekendtgørelse og annoncering Modtagelse og registrering af ansøgninger Gennemgang af ansøgninger Indstilling af bydende Valg af bydende Svar til ansøgerne. Udbud Totalrådgiveren færdiggør udbudsmaterialet til udsendelse, og der indhentes tilbud. Oplæg til valg og vægtning af bedømmelseskriterier Valg og vægtning af bedømmelseskriterier Projektmateriale Udbudsbrev og tilbudslister Øvrige udbudsbetingelser Udsendelse af materiale til deltagerne Besvarelse af spørgsmål Modtagelse og registrering af tilbud. Bedømmelse Totalrådgiveren bedømmer de indkomne tilbud, og det mest fordelagtige for hver entreprise vælges. Gennemgang og vurdering af tilbudsmaterialet Udarbejdelse af vurderingsnotat Indstilling af det økonomisk mest fordelagtige tilbud for hver entreprise Valg af det økonomisk mest fordelagtige tilbud for hver entreprise godkendes af styregruppen Licitationsresultatet godkendes Svar til tilbudsgiverne. Kontrakt Totalrådgiveren forestår kontraktindgåelse med entreprenørerne. Udarbejdelse af kontraktudkast Afklaring af eventuelle spørgsmål med entreprenørerne Indsamling af kontraktbilag Færdiggørelse af kontraktmateriale til underskrift. 9 / 16

3. Beskrivelse af faser og opgaver under programmering, projektering og udførelse 3.3 Udførelse og aflevering Udførelse Totalrådgiveren forestår byggeledelse og fagtilsyn under udførelsen jf. bilag 2 Afgrænsning af rådgiverydelser, dateret 3. oktober 2013. Aflevering Aflevering af det færdige byggeri til bygherren for ibrugtagning varetages af totalrådgiveren og omfatter: Mangelgennemgang med entreprenøren Udarbejdelse af som udført tegninger Udarbejdelse af driftsvejledning Kontrol af entreprenørens kvalitetssikringsmateriale Kontrol af entreprenørens mangelafhjælpning Færdiggørelse af byggeregnskab. 10 / 16

4. Sikkerhed og Sundhed 4 Sikkerhed og Sundhed Det påhviler totalrådgiveren at varetage alle forpligtigelser, der følger af arbejdsmiljølovens bestemmelser om planlægning og koordinering af bygge- og anlægsarbejder. Totalrådgiveren skal udpege en arbejdsmiljøkoordinator før opstart af hhv. projekterings- og udførelsesfasen. På bygherrens vegne, skal totalrådgiveren således, udføre alle bygherrens forpligtigelser angivet i Bekendtgørelse nr. 117 af 5. februar 2013 om Bygherrens pligter, herunder: koordinere i forbindelse med projektering, undersøgelse og opførelse af byggeriet tage hensyn til de generelle principper for forebyggelse på området for sikkerhed og sundhed udarbejde grundlag, færdiggøre og ajourføre plan for sikkerhed og sundhed. udarbejde journal, som er tilpasset byggeriets karakteristika, og som indeholder en liste over de særlige forhold vedrørende sikkerhed og sundhed, der bør tages hensyn til i forbindelse med eventuelle fremtidige drifts- og vedligeholdelsesarbejder. afgrænsning og koordinering af sikkerhedsforanstaltninger på fællesområder afholde og koordinere sikkerhedsmøder ved personlig tilstedeværelse og kontakt på byggepladsen at gennemføre en passende kontrol. planlægning af byggepladsen, samt anmeldelse af byggepladsen til Arbejdstilsynet Totalrådgiveren skal redegøre for arbejdsmiljøkoordinatorens kvalifikationer i form af kursusbevis fra den lovpligtige arbejdsmiljøkoordinatoruddannelse og CV med referencer inden for arbejdsmiljøkoordinering fra relevante projekter. Totalrådgiveren skal i hele byggesagens forløb, opdatere bygherren på stadet af de overdragede bygherrepligter, og skal til bygherren som minimum fremsende kopi af: arbejdsdokumenter, der er udarbejdet på baggrund af gældende bekendtgørelse om Bygherrens pligter journal, herunder ajourføringer grundlag til plan for sikkerhed og sundhed færdiggørelse af plan for sikkerhed og sundhed ajourføringer af plan for sikkerhed og sundhed mødereferater (i projekterings- og udførelsesfasen) anmeldelse af byggepladsen til Arbejdstilsynet. Endvidere er totalrådgiveren også forpligtet til at overholde bekendtgørelse nr. 574 af 21. juni 2001 Bekendtgørelse om projekterendes og rådgiveres pligter m.v. efter lov om arbejdsmiljø, samt bekendtgørelse nr. 1422 af 27. december 2008 Ændringsbekendtgørelse til Bekendtgørelse nr. 574 om de projekterendes pligter. Totalrådgiveren skal senest 14 dage efter indgået kontrakt redegøre detaljeret for, hvordan arbejdsmiljøkoordinatoren varetager bygherrens pligter i projektorganisationen, samt redegøre for at arbejdsmiljøkoordinatorens kvalifikationer i form af kursusbevis fra den lovpligtige arbejdsmiljøkoordinatoruddannelse og CV med referencer inden for sikkerhed og sundhed fra aktuelle projekter. Som udgangspunkt accepteres ikke, at totalrådgiveren overdrager opgaven til en eventuel entreprenør uden bygherrens accept heraf. 11 / 16

5. Omgivende miljø 5 Omgivende miljø Totalrådgiveren er ansvarlig for at gøre entreprenører opmærksomme på, at de skal begrænse støj, vibrationer og støvudvikling i forbindelse med byggeriet. Pligten til varsling i forhold til naboer ved arbejder, der kan forventes at kunne give gener, eller hvor byggeloven kræver varsling i forhold til udgravning, ramning m.m., påhviler totalrådgiveren. I så fald har totalrådgiveren pligt til minimum 1 måned før arbejdet påbegyndes, at varsle/informere naboer, samt foretage fotoregistrering af eksisterende bygninger. Desuden skal totalrådgiveren i relevant omfang holde nærmeste naboer og genboer orienteret om byggeriet, og kommende aktiviteter på byggepladsen. 6 Kvalitetsstyring 6.1 Generelt Bekendtgørelse nr. 1117 af 29. september 2010 Kvalitetssikring af byggearbejder samt tilhørende vejledning er gældende for kvalitetsstyringen i forbindelse med projekteringen og udførelsen af nærværende byggeri. Kvalitetsstyringen skal være en integreret del af den kommende projektering og udførelse, og anvendes som et styringsværktøj til målrettet at forebygge fejl og svigt gennem hele processen. Bygherren kan gennemføre audits med henblik på at kontrollere totalrådgiverens kvalitetsstyring. Totalrådgiveren, øvrige rådgivere og entreprenører skal indsamle materiale og stå til rådighed ved bygherrens audits / evalueringsbesøg. Totalrådgiveren skal sikre, at: kvalitetsstyringen sker i et samarbejde mellem byggesagens parter gennem det samlede forløb og omfatter en målrettet afdækning af de områder, hvor risikoen for svigt, og konsekvensen heraf, er stor. konkurrenceprogrammets fastsatte kravspecifikationer og dermed fastsatte kvalitetsniveau efterleves i såvel projektet som byggeriet. kontroller udføres rettidigt. Endvidere skal der gøres opmærksom på, at kvalitetsstyringen er en kontraktlig ydelse, hvorfor forsinkelse eller mangler i relation hertil betragtes og behandles som enhver anden forsinkelse eller mangel. De nedenfor angivne kvalitetsstyringsaktiviteter skal ikke opfattes som en udtømmende oversigt, men alene en påpegning af særligt vigtige indsatsområder. 6.2 Projektgranskning Totalrådgiveren skal inden afgivelse af deres projektdel have gennemført projektgranskning. Totalrådgiveren og dennes underrådgivere skal hver især udføre faseopdelt projektgranskning. Granskning består i, at hver rådgiver herunder entreprenører og leverandører med projekteringsopgaver ved egen hjælp eller udefrakommende hjælp gennemgår sit materiale med henblik på at opdage og rette fejl, ufuldstændigheder, undladelser, manglende sammenhænge, uhensigtsmæssige valg af løsninger eller at afdække særlige risici. 12 / 16

6. Kvalitetsstyring Efterfølgende skal totalrådgiveren og dennes underrådgivere i samarbejde udføre faseopdelt tværfaglig projektgranskning, hvor uoverensstemmelser og grænseflader mellem de projekterendes ydelser afdækkes. Resultaterne af projektgranskningerne skal videreføres i det efterfølgende arbejde med kontrol- og tilsynsplaner. Resultatet af den enkelte projektgranskning skal fremgå af kvalitetssikringsmaterialet i referatform. Kopi af disse referater fremsendes til bygherren. 6.3 Procesgranskning Totalrådgiveren skal inden projektgennemgang have gennemført procesgranskning. Totalrådgiveren skal udføre procesgranskninger, hvor udførelses- og arbejdsplaner, anvendelse af ressourcer samt produktionsforhold, gennemgås med henblik på at sikre, at arbejdsgangene fører til de tilsigtede resultater. På baggrund af procesgranskningerne planlægges kontrol, kontrolniveau og kontrolfrekvens. Resultatet af den enkelte procesgranskning skal fremgå af kvalitetssikringsmaterialet i referatform. Kopi af disse referater fremsendes til bygherren. 6.4 Projektgennemgang Totalrådgiveren indkalder til projektgennemgangsmøder for hvert fag/entreprise. Formålet med projektgennemgangene er at: redegøre for eventuelle udførelsesmæssige forhold, som afviger fra almindelig praksis afdække eventuelle forhold, som kan føre til svigt redegøre for forhold, hvortil der er knyttet særlige kontrolprocedurer inddrage de udførendes udførelsesmæssige sagkundskab løse projektmæssige forståelsesproblemer vurdere arbejdsmiljøet Totalrådgiverens udpegede arbejdsmiljøkoordinator skal efter behov deltage i projektgennemgangsmøderne. Relevante underrådgivere skal deltage i projektgennemgangen, og inden hver projektgennemgang skal rådgiverne have gennemført projektgranskning, totalrådgiveren have gennemført procesgranskning og fagentreprenører skal være velforberedte. Resultatet af den enkelte projektgennemgang, herunder afledte projektændringer, skal fremgå af kvalitetssikringsmaterialet i referat- eller notatform. Der fremsendes kopi af disse referater/notater til bygherren. 6.5 Projektkontrol Alt projektmateriale skal kontrolleres. Projektkontrol skal være afsluttet inden den tværfaglige granskning af hovedprojektet. Der skal udarbejdes en plan for projektkontrol, som sendes i kopi til bygherren. 13 / 16

6. Kvalitetsstyring Projektkontrol skal dokumenteres og forudsættes som minimum at: omfatte kravspecifikationer i kontrakt med tilhørende bilag, og eventuelle senere aftalte kravspecifikationer er indarbejdet i projektet være i overensstemmelse med mål og koter, også de enkelte fagområder indbyrdes myndighedskrav er opfyldt. Senere projektændringer skal ligeledes kontrolleres. 6.6 Kvalitetsstyringsaktiviteter i relation til udførelsen Kontrolplaner Totalrådgiveren udarbejder kontrolplaner for hver arbejdstype inden for hvert fagområde. Bygherren skal forelægges paradigme for kontrolplan til bygherrens godkendelse. Kontrolplanerne udarbejdes på basis af projekt-/procesgranskningerne, projektgennemgangsmøderne, arbejdsbeskrivelserne, samt øvrige kvalitetskrav og skal entydigt og overskueligt redegør for: kontrolpunkter kontrolmetoder kontrolansvarlige acceptkriterier dokumentationsform. Den enkelte kontrolplan skal omfatte såvel modtage-, proces- og slutkontrol samt udtagning af prøver og førstegangs produktioner. Kontrolplanerne for samtlige fagområder fremsendes til bygherren for godkendelse. De udførendes kontrolplaner opbevares på byggepladsen. Bygherren har på anmodning ret til at gennemgå materialet for at sikre sig, at kontrollerne udføres i tide, i det aftalte omfang og med den aftalte dokumentation. Som dokumentation skal anvendes fotografier. Tilsynsplaner Totalrådgiven udarbejder tilsynsplaner for hvert fagområde. Tilsynsplanerne udarbejdes på basis af projekt-/procesgranskningerne, projektgennemgangsmøderne og arbejdsbeskrivelserne samt øvrige kvalitetskrav, og skal entydigt og overskueligt redegøre for: kontrolpunkter kontrolmetoder kontrolomfang kontrolansvarlige acceptkriterier dokumentationsform. Tilsynsplanerne for samtlige fagområder fremsendes til bygherren for godkendelse. 14 / 16

7. Tidsstyring Fagtilsyn Fagtilsyn udføres af rådgivere med specialkompetence inden for fagområdet. Fagtilsynets primære opgave er at forebygge forringet kvalitet som følge af: fejl fra entreprenører, dvs. afvigelser fra et målbart, dokumenteret krav i projektet uhensigtsmæssighed fra entreprenører, dvs. afvigelser fra, hvad bygherren med rimelighed kan forvente, uden at der er tale om en afvigelse fra et målbart krav f.eks. afvigelser fra god håndværksmæssig stand. fejl eller uhensigtsmæssigheder i projektet. Såfremt et tilsyn giver anledning til bemærkninger, skal bemærkningerne anføres i et tilsynsnotat. Kvalitetsplanen skal indeholde en beskrivelse af, hvorledes tilsynsbemærkningerne håndteres. Tilsynsnotater skal fremgå af kvalitetssikringsmaterialet og skal fremsendes løbende til bygherrens orientering. Håndtering af fejl og afvigelser Såfremt en kontrol eller prøvning viser, at arbejdet ikke er udført i henhold til gældende projekt, skal totalrådgiveren straks uopfordret lade det pågældende arbejde omgøre eller udbedre. Herefter foretages ny kontrol eller prøvning. Kvalitetsplanen skal beskrive en procedure for håndtering af afvigelser fra gældende projekt og for korrigerende handlinger. Fejl og afvigelser, der afstedkommer projektændringer, skal beskrives i afvigerapporter, der skal fremgå af kvalitetssikringsmaterialet, og som skal fremsendes til bygherrens godkendelse. Bygherre skal have ændringer til godkendelse og forbeholder sig ret til at gøre indsigelse overfor ændringerne. 7 Tidsstyring Totalrådgiveren skal tidsstyre projektets projekteringsfase og overordnet udførelsesfase. Totalrådgiveren skal inden for hovedtidsplanens rammer udføre en detaljeret tidsplan for projekterings- og udførelsesfasen. Tidsplanen skal godkendes af bygherren. Tidsplanen skal løbende ajourføres, og som minimum ved faseskift. Rådgiveren skal kunne påvise at tidsplanen er rummelig i forhold til overholdelse af sikkerheds- og sundhedshensyn. 8 Økonomi- og budgetstyring Totalrådgiveren skal i alle projekteringsfaserne kontrollere (via overslag, kalkulation og prisindhentning) håndværker- og tilslutningsudgifterne samt udgifter til bygherreleverancer, og herefter sikre at udgifterne kan afholdes inden for budgettet. I udførelsesfasen skal totalrådgiveren opstille hovedbudget over de førnævnte udgifter og fremlægge månedlig budgetkontrol og regnskab. Der anvendes de af bygherren anviste paradigmer, for eksempel paradigme for anlægsbudget. 15 / 16

9. Overordnet kommunikationsstrategi 9 Overordnet kommunikationsstrategi Kommunen vil til projektet udarbejdet en kommunikationsstrategi og -plan, der bl.a. skal sikre god kommunikation og brugerinddragelse i forhold til medarbejdere samt kommunikationen generelt til borgerne i kommunen. Kommunikationsstrategien formål er at: være proaktiv og involverende skabe synlighed skabe følelse af medejerskab skabe forståelse hos borgerne kunne formidle effektiviseringstanken bag projektet kunne formidle projektet som en god investering. Kommunikationsplanen skal tilgodese alle interessenter og aktører og samtidig målrette budskabet til de enkelte målgrupper. Totalrådgiveren skal levere input til kommunikationsstrategiens aktiviteter. Dette sker i tæt samarbejde med projektlederen og dennes organisation. j:\32xxx\32374 vordingborg - drejebog\07 prækvalifikation og udbud\udbudsmateriale\tr udbud\04. rådgivers ydelsesbeskrivelse 2013-09-20.docx16 / 16