EU-udbud af Beskæftigelsessystem og ESDH-system Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen Københavns Kommune UDBUDSBETINGELSER

EU-udbud af Beskæftigelsessystem og ESDH-system Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen Københavns Kommune UDBUDSBETINGELSER EU-udbud nr.: 2015/S 071-125985 Offentliggjort i EU-tidende den 9. april 2015 Version 2.2 Side 1 af 16

INDLEDNING... 4 ORDREGIVENDE MYNDIGHED... 4 2.1 Den juridiske person... 4 2.2 Kundens kontaktpunkt... 4 KONTRAKTENS GENSTAND... 5 3.1 Kort beskrivelse af kontrakten... 5 3.2 Løsningens omfang... 5 3.3 Optioner... 5 UDBUDSPROCESSEN... 5 4.1 Regelsæt... 5 4.2 Udbudsform... 6 4.3 Udbudsmaterialet... 6 4.4 Forventet tidsplan... 7 4.5 Kontakt indtil tilbudsafgivelsen... 8 4.5.1 Kommunikation... 8 4.5.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 8 4.5.3 Ændringer af udbudsmaterialet... 8 4.6 Forhandlingsforbud... 9 4.7 Fortrolighed... 9 4.8 Åbning af tilbud... 9 4.9 Underretning om tildelingsbeslutning... 9 4.10 Stand-still-periode... 10 4.11 Aflysning... 10 VILKÅR FOR TILBUDSAFGIVELSEN... 10 5.1 Tilbudsfrist... 10 5.2 Afleveringssted... 10 5.3 Tilbuddets indhold... 10 5.3.1 Tilbudsbrev... 11 Version 2.2 Side 2 af 16

5.3.2 Ledelsesresumé... 11 5.3.3 Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige... 11 5.3.4 Erklæring på tro og love om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold i øvrigt... 11 5.3.5 Erklæring på tro og love om udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2... 11 Tilbudsgiver skal underskrive og fremsende erklæring vedr. udbudsdirektivet artikel 45, stk. 1 og 2 som en del af tilbuddet (vedlagt udbudsmaterialet som Appendix C).... 11 5.3.6 Ad Kontrakt og samtlige bilag... 12 5.4 Sociale klausuler... 12 5.5 Sprog... 12 5.6 Alternative tilbud eller mulighed for at afgive flere tilbud... 12 5.7 Udskiftning af økonomiske aktører samt brug af underleverandører... 12 5.8 Vedståelsesfrist... 13 5.9 Tilbagelevering af tilbud... 13 5.10 Tilbudsgivers omkostninger... 13 TILBUDSEVALUERING... 13 6.1 Tildelingskriterier... 13 6.2 Instruks til bilag... 14 DOKUMENTOVERSIGT OG CHECKLISTE... 15 7.1 Tilbudsdokumenter... 15 Version 2.2 Side 3 af 16

Indledning Nærværende dokument beskriver udbudsbetingelser og forhold omkring afgivelsen af tilbud på Kontrakt omlevering, implementering, drift og vedligehold af Beskæftigelses-system og ESDH-system til Københavns Kommune. Disse udbudsbetingelser uddyber bekendtgørelse i EU-tidende nummer 2014/S 169-300549. Udbudsforretningen gennemføres som et begrænset EU-udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Ordregivende myndighed 2.1 Den juridiske person Ordregiver under dette udbud er: Københavns Kommune v/ Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen Bernstorffsgade 17 1592 København V (Herefter benævnt Ordregiver ) Ordregiver er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel kontrakt vil skulle indgås med Ordregiver. 2.2 Kundens kontaktpunkt Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til det af Ordregiver udpegede kontaktpunkt, der er: Navn: E-mail: 4. Kontor Udvikling og support BIFKPCF4kontor@bif.kk.dk Al henvendelse skal ske via e-mail. Version 2.2 Side 4 af 16

Kontraktens genstand 3.1 Kort beskrivelse af kontrakten Københavns Kommune ønsker med dette udbud at anskaffe brugsret og migrere til nye beskæftigelses- og ESDH-systemer, der er primære IT-systemer i beskæftigelsesindsatsen i Københavns Kommune. Systemerne bruges f.eks. til opfølgning på borgernes ledighedsforløb og dokumenterer aftaler med borgerne. Systemerne skal anvendes af ca. 2.800 brugere. Opgaven indeholder drift, support og vedligehold af de ny standardsystemer samt implementering i kommunen. De nye systemer forventes implementeret sidst i 2015. 3.2 Løsningens omfang Følgende ydelser er en del af udbuddet: Implementering af standard servicebureauløsning Datakonvertering af eksisterende data Drift, vedligehold og support af servicebureauløsning Uddannelse af udvalgte brugergruppe Integrationer Konsulentbistand 3.3 Optioner Følgende optioner er en del af udbuddet: Funktionelle optioner, jf. udbudsbekendtgørelsen punkt II.2.2: - Ekstra revisorerklæring - Virksomhedsmodul - Konvertering af VIAS - Breve - Undervisningshold - Udviklingsmål (UM) / KBHIJOB - Konvertering af Udviklingsmål (UM) / KBHIJOB - KK s Input Output Management Solution - Tilkøb af snitflader - Etablering af test- og uddannelsesmiljø Tidsmæssige optioner, jf. udbudsbekendtgørelsen punkt II.2.3: - Mulighed for forlængelse af kontrakten på 2 x 12 måneder Udbudsprocessen 4.1 Regelsæt Version 2.2 Side 5 af 16

Udbuddet gennemføres i overensstemmelse med udbudsdirektivet, jf. direktiv 2004/18/EF. Ordregiver er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med direktivet, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Tilbudsgiver må derfor påregne, at Ordregiver vil afvise tilbud, der er fejlbehæftede eller mangelfulde. Det er Tilbudsgivers risiko, at et tilbud afgives i overensstemmelse med EU s udbudsregler. Ordregiver forbeholder sig inden for de gældende regler herom ret til at tillade berigtigelse af fejl og mangler i udbud, men Ordregiver er ikke forpligtet hertil. Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Ordregiver i særdeleshed at henlede tilbudsgivernes opmærksomhed på: at Ordregiver er berettiget og kan være forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold for grundlæggende elementer, jf. punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet..2, at Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb på den angivne adresse, jf. punkt 5.1 og 5.2, og at det er Tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra Tilbudsgiver, påhviler udelukkende Tilbudsgiver. 4.2 Udbudsform Udbuddet gennemføres som offentligt udbud. 4.3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende materiale: Opfordringsskrivelse Udbudsbetingelser (Nærværende dokument) Kontrakt med Bilag og Underbilag, herunder kravspecifikationen: Bilag 0 Ordbog Bilag 1 Tidsplan Bilag 2 Kundens IT-miljø Underbilag 2 A Københavns Kommunes IT-sikkerhedspolitik Underbilag 2 B IT-sikkerhed Underbilag 2 C Ophørsassistance Underbilag 2 D Aflevering til Stadens Arkiver Underbilag 2 E Regulativ for IT-sikkerhed i Københavns Kommune Underbilag 2 F Databehandleraftale Underbilag 2 G Tavshedserklæring for firma Underbilag 2 H Kundens dokumentskannere Version 2.2 Side 6 af 16

Underbilag 2 J Baseline Bilag 2 A Leverandørens krav til Kundens IT-miljø Bilag 3 Leverancebeskrivelse Underbilag 3 A Test processer Underbilag 3 B ESDH Underbilag 3 C Ledelsesinformation (LIS) Underbilag 3 D Konvertering af data Underbilag 3 E Uddannelse Underbilag 3 F Optioner Underbilag 3 G Snitflader og Software grænseflade Del A Underbilag 3 G Snitflader og Software grænseflade Del B LTAS integration fra DFDG mod KMD Opera Underbilag 3 G Snitflader og Software grænseflade Del C Eksempler på kommunikation med KMD Opera Underbilag 3 G Snitflader og Software grænseflade Del D Udbudsportalen Underbilag 3 H KOMBITS Støtte- og Servicesystemer Bilag 4 Dokumentation og rapportering Bilag 5 Drift og Vedligeholdelse Bilag 6 Support Underbilag 6 A - Fejlhåndtering Bilag 7 Servicemål, bod og bonus Bilag 8 Kvalitetssikring Bilag 9 Tilkøbsydelser Bilag 9 A Kundens tilkøbsanmodning Bilag 10 Samarbejdsorganisation Bilag 11 Kundens deltagelse Underbilag 11 A Oversigt over Kundens bidrag Bilag 12 Priser og betalingsbetingelser Bilag 12 A Leverandørens tilbudte priser Bilag 13 Leverandørens samfundsansvar samt Arbejdsklausul Bilag 14 Prøver Bilag 15 Licensbetingelser Eventuelle meddelelser og rettelser fremsendt i tilbudsperioden. 4.4 Forventet tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående forventede tidsplan: Aktivitet Dato Offentliggørelse af materiale Torsdag den 9. april 2015 Frist for modtagelse af spørgsmål Fredag den 15. maj Tilbudsfrist Tirsdag den 26. maj, kl. 12.00 Demonstration af testprocesser I perioden 8. juni til 15. juni Version 2.2 Side 7 af 16

Meddelelse om tildelingsbeslutning Fredag den 26. juni Udløb af stand-still-periode Tirsdag den 6. juli Dialogmøder med forbigåede tilbudsgivere I perioden 1. juli til 5. juli Indgåelse af kontrakt (forventet) I perioden 7. juli 2015 til 20. juli 2015 Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afvigelser vil blive offentliggjort på tilbuddets hjemmeside. 4.5 Kontakt indtil tilbudsafgivelsen 4.5.1 Kommunikation Medmindre andet klart og tydeligt angives af Tilbudsgiver, vil Ordregiver stile eventuelle meddelelser under udbudsforretningen til den medarbejder hos Tilbudsgiver, som leverandøren har angivet som kontaktperson. Tilbudsgiver kan til enhver tid udpege en anden kontaktperson. Ordregiver vil offentliggøre alt materiale, herunder spørgsmål og svar, på udbuddet hjemmeside på http://www.kk.dk/indhold/udbud-af-beskæftigelsessystem-og-esdh-system 4.5.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiverne kan til brug for deres tilbud skriftligt stille spørgsmål om udbudsmaterialet. Alle spørgsmål, der stilles senest 15. maj 2015, vil blive besvaret. Spørgsmål skal være skriftlige, på dansk, og skal rettes pr. e-mail til Københavns Kommunes under afsnit Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. angivne kontaktperson. Alle spørgsmål skal ved henvendelse angives som SPØRGSMÅL Kontrakt om levering, implementering, drift og vedligehold af beskæftigelsessystem og ESDH-system i emnefeltet. Spørgsmål, der stilles senere end 15. maj 2015, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest seks (6) dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end seks (6) dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form løbende blive sendt til tilbudsgiverne samtidigt. 4.5.3 Ændringer af udbudsmaterialet Ordregiver vil udsende rettelsesblade om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet til alle tilbudsgiverne der har registreret deres interesse til Kundens kontaktperson. Rettelsesblad vil blive fremsendt til den af Tilbudsgiver angivne kontaktperson samt offentliggjort på Ordregivers hjemmeside, som angivet under punkt 4.5.1. Såfremt en Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks via spørgsmål/svar processen, jf. pkt. 4.5.2, gøre Ordregiver opmærksom herpå, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Version 2.2 Side 8 af 16

Tilbudsgiver opfordres desuden til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, såfremt Tilbudsgiver har opfattelsen af, at enkelte krav er uhensigtsmæssigt formuleret eller såfremt de konkrete krav vil afholde Tilbudsgiver fra at byde på opgaven. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen kan ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. 4.6 Forhandlingsforbud Ordregiver gør opmærksom på, at der under begrænset udbud ikke gennemføres forhandlinger inden kontrakttildelingen, ligesom der ikke finder egentlig kontraktforhandling sted efter tildeling af kontrakten. Tilbudsgiver bør derfor sørge for, at tilbud er udformet på sådan en måde, at kontrakten principielt kan indgås uden foregående drøftelser mellem Ordregiver og Tilbudsgiver. I den forbindelse bør tilbudsgiver sikre sig, at tilbuddet er fyldestgørende, indeholder alle nødvendige oplysninger, behandler alle relevante forhold og er præcise i enhver henseende. 4.7 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i Tilbudsgivers tilbud, som angår Tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudsdirektivets art. 6. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor Tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt angivet i tilbuddet, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning. Ordregiver er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af Ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. 4.8 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne er ikke berettiget til at være til stede ved åbningen af tilbuddene. 4.9 Underretning om tildelingsbeslutning Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende Tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med Tilbudsgiveren men alene underretning om, at Tilbudsgiver efter Ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Version 2.2 Side 9 af 16

Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede Tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i overensstemmelse med pkt. 5.8. 4.10 Stand-still-periode Ordregiver er i medfør af Lov om håndhævelse af udbudsreglerne 3, stk. 1, nr. 1, forpligtet til efter underretningen om tildelingsbeslutningen at afvente udløbet af en stand-still-periode, forinden indgåelse af kontrakt. 4.11 Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af Ordregiver kunne aflyses, hvis Ordregiver har en saglig grund til aflysning, herunder såfremt der ikke opnås bevillingsmæssig hjemmel. Vilkår for tilbudsafgivelsen 5.1 Tilbudsfrist Tilbud skal for at være rettidigt og kunne tages i betragtning under udbuddet være afleveret på den i 5.2 angivne adresse senest tirsdag den 26. maj 2015, kl. 12.00. 5.2 Afleveringssted Tilbud skal afleveres eller sendes til: Københavns Kommune Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen Bernstorffsgade 17 1592 København V Att. Jakob Franck Tilbuddet skal være lukket og mærket Tilbud på Kontrakt om levering, implementering, drift og vedligehold af beskæftigelses-system og ESDH-system må ikke åbnes i posten. Tilbuddet skal afgives i 1 komplet originaleksemplar og 7 papirkopier med begrænset indhold, se punkt 7.1. Tilbud skal derudover samtidig afleveres i 1 elektronisk og komplet eksemplar (gerne på USB-medie). Ved uoverensstemmelser har originaleksemplaret forrang. I det omfang tilbud afleveres personligt, kan Tilbudsgiver få udleveret en kvittering udvisende dato samt tidspunkt for aflevering af tilbuddet. Tilbuddet kan ikke afgives pr. e-mail eller i øvrigt fremsendes elektronisk. 5.3 Tilbuddets indhold Der gælder ingen begrænsninger for så vidt angår tilbuddets sidetal. Tilbudsgiverne opfordres til at formulere sig så kortfattet og præcist som muligt og til kun at vedlægge det relevante. Tilbudsgiverne opfordres til Version 2.2 Side 10 af 16

ikke at vedlægge standardmateriale, brochurer og lignende uden klar angivelse af, til hvilket formål materialet er vedlagt. Krav til indholdet af tilbuddet fremgår nedenfor af under punkt 7.1, hvor indholdet af dokumenterne er yderligere beskrevet og i den rækkefølge, som Ordregiver ønsker, at Tilbudsgiver opbygger sit tilbud ud fra. 5.3.1 Tilbudsbrev Der skal i tilbuddet indgå oplysninger om Tilbudsgivers identitet, hvem der kan kontaktes om tilbuddet samt kontaktoplysninger for den pågældende. Såfremt Tilbudsgiver i tilbudsbrevet benytter følgende formulering: Tilbuddet indeholder ingen forbehold for Københavns Kommunes mindstekrav (MK), anses alle mindstekrav i tilbuddet for opfyldt, og ved uoverensstemmelse mellem kravbokse og tilbudsbrevet har tilbudsbrevet forrang. Det anbefales dog, at Tilbudsgiver sikrer sig, at alle kravbokse er korrekt udfyldt. Tilbudsbrevet skal være underskrevet af Tilbudsgiver. Såfremt tilbudsbrevet ikke er underskrevet af Tilbudsgiver, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt og tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsbrevet bør ikke have et omfang på mere end en (1) A4-side. 5.3.2 Ledelsesresumé Tilbudsgiver kan vedlægge et ledelsesresumé. Ledelsesresumé kan benyttes til orientering internt hos Ordregiver. Ledelsesresuméet indgår ikke i evalueringen af Tilbuddet og kan ikke benyttes som fortolkningsbidrag, hverken som del af tilbuddet eller under en efterfølgende Kontrakt. Ledelsesresuméet bør indeholde en kort beskrivelse af Tilbudsgiver, dennes relevante organisation og den tilbudte løsning. Ledelsesresuméet bør ikke indeholde information om kontraktøkonomien. Ledelsesresuméet bør ikke have et omfang på mere end tre (3) A4-sider. 5.3.3 Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Tilbudsgiver skal underskrive og fremsende Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige som en del af tilbuddet (vedlagt udbudsmaterialet som Appendix A). Erklæringen skal være underskrevet af Tilbudsgiver. Såfremt erklæringen ikke er underskrevet af Tilbudsgiver, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt og tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning. 5.3.4 Erklæring på tro og love om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold i øvrigt Tilbudsgiver skal underskrive og fremsende erklæring på tro og love om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold i øvrigt som en del af tilbuddet (vedlagt udbudsmaterialet som Appendix B). Erklæringen skal være underskrevet af Tilbudsgiver. Såfremt erklæringen ikke er underskrevet af Tilbudsgiver, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt og tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning. 5.3.5 Erklæring på tro og love om udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2 Tilbudsgiver skal underskrive og fremsende erklæring vedr. udbudsdirektivet artikel 45, stk. 1 og 2 som en del af tilbuddet (vedlagt udbudsmaterialet som Appendix C). Erklæringen skal være underskrevet af Tilbudsgiver. Såfremt erklæringen ikke er underskrevet af Tilbudsgiver, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt og tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning. Version 2.2 Side 11 af 16

5.3.6 Ad Kontrakt og samtlige bilag Samtlige Bilag, Underbilag samt andre dokumenter skal medsendes som en del af originaleksemplaret i Tilbuddet, og Bilagene skal udfyldes af Tilbudsgiver i det omfang, det følger af instruktionen i de respektive Bilag. Udbudsbetingelserne punkt 7.1 indeholder en oplistning af, hvilke Bilag der skal besvares af Tilbudsgiver som en del af tilbuddet. Derudover skal tilbudsgiver aflevere 7 kopier med indhold som angivet under punkt 7.1. Visse af dokumenterne er vedlagt som skabelon. 5.4 Sociale klausuler Kontrakten indeholder i bilag 13 sociale klausuler, herunder bestemmelser om Leverandørens samfundsansvar, Arbejdsklausul samt på hvilken måde Københavns Kommune vil efterspørge beskæftigelse af praktikanter. 5.5 Sprog Tilbud skal være på dansk. Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lignende må dog gerne være på norsk, svensk eller engelsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk. 5.6 Alternative tilbud eller mulighed for at afgive flere tilbud I overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen punkt II.1.9) anførte accepterer Ordregiver ikke alternative bud. De afgivne bud skal fremtræde som fuldstændige tilbud, der på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning. Tilbud, der ikke opfylder disse krav, vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen. 5.7 Udskiftning af økonomiske aktører samt brug af underleverandører Tilbudsgiver skal være den af Ordregiver prækvalificerede juridiske person. Tilbudsgiver kan ikke lade sig erstatte af en anden juridisk person, og dette gælder også eventuelle koncernforbundne virksomheder. Hvis prækvalifikationen har omfattet et konsortium bestående af flere ansvarlige tilbudsgivere, skal det være netop disse juridiske personer hverken færre eller flere der afgiver tilbud. Der skal angives en fælles befuldmægtiget, som Ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Tilbudsgiverne gøres opmærksom på, at der gælder snævre grænser for, i hvilket tilfælde der kan tillades udskiftning af økonomiske aktører i forbindelse med udbud. Enhver udskiftning skal således på forhånd godkendes af Ordregiver. Tilbudsgiverne må påregne, at en sådan godkendelse kun gives undtagelsesvis. Tilbudsgiverne opfordres derfor til nøje at sikre, at tilbud afgives af rette juridiske person (eller anden enhed/sammenslutning). Version 2.2 Side 12 af 16

Såfremt Tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af (dele af) den udbudte ydelse, skal navne på den eller de juridiske personer (underleverandører) angives klart og entydigt i tilbuddet med oplysning om, hvilke opgaver de enkelte underleverandører skal forestå. Tilbudsgivers oplysninger om underleverandører skal svare til de oplysninger, Tilbudsgiver har afgivet i forbindelse med prækvalifikation. Hvis prækvalifikationsansøgningen omfattede en eller flere underleverandører, skal disse underleverandører således i forhold til Tilbudsgiver forestå de opgaver, som blev oplyst i forbindelse med prækvalifikationsansøgningen, medmindre Tilbudsgiver har valgt at forestå opgaverne selv. Hvis Tilbudsgiver påtænker at benytte andre underleverandører end oplyst i forbindelse med prækvalifikationsansøgningen, skal Tilbudsgiver redegøre uddybende for, hvilke underleverandører, der er tale om, og hvilke opgaver, de enkelte underleverandører skal forestå. Det samme gælder, hvis underleverandører, der blev oplyst i forbindelse med prækvalifikationen, skal udføre andre opgaver end oplyst i forbindelse med prækvalifikationsansøgningen. Opmærksomheden henledes på, at Ordregiver ikke er forpligtet til at acceptere underleverandører i videre udstrækning end oplyst af Tilbudsgiver i forbindelse med prækvalifikationsansøgningen. 5.8 Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende 3 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiveren er bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået aftale, dog mindst indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgivere allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra deres tilbud. Såfremt Tilbudsgiver får meddelelse om, at Ordregiver har identificeret Tilbudsgiverens tilbud som det vindende tilbud, er Ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved afgivelse af skriftligt påkrav at forlænge vedståelsesfristen for denne med indtil 12 uger. 5.9 Tilbagelevering af tilbud Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra Ordregiver, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. 5.10 Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Ordregiver uvedkommende. Tilbudsevaluering 6.1 Tildelingskriterier Tildelingskriteriet er som anført i udbudsbekendtgørelsen det økonomisk mest fordelagtige bud. Ordregiver vil anvende følgende underkriterier med den for hvert underkriterium anførte vægt: Version 2.2 Side 13 af 16

Underkriterier Andel af tildelingskriteriet Delkriterier Andel af tildelingskriteriet Økonomi 35 % Underbilag 2 I Leverandørens krav til Kundens IT-miljø 35 % Bilag 12 A Leverandørens tilbudte priser Kvalitet 30 % Bilag 1 Tidsplan 3% Bilag 3 Leverancebeskrivelse 5% Bilag 11 Kundens deltagelse 1% Underbilag 3 B ESDH 5% Underbilag 3 C Ledelsesinformation (LIS) 2% Underbilag 3 D Konvertering af data 3% Underbilag 3 E Uddannelse 3% Underbilag 3 F Optioner 2% Underbilag 3 G Snitflade og softwaregrænseflader 4% Underbilag 3 H KOMBITs Støtte- og Servicesystemer 2% Brugervenlighed 15 % Bilag 3 Afsnit 5 Brugergrænseflade 2% Underbilag 3 A Testprocesser 13% Leverancesikkerhed 20 % Bilag 4 Dokumentation og Rapportering 1% Bilag 5 Drift og Vedligehold 1% Bilag 6 Support 2% Bilag 7 Servicemål, bod og bonus 3% Bilag 8 Kvalitetssikring 2% Bilag 9 Tilkøbsydelser 1% Bilag 10 Samarbejdsorganisation 1% Bilag 11 Kundens deltagelse (gentagelse) 1% Bilag 14 Prøver 2% Bilag 12 Priser og betalingsbetingelser 1% Underbilag 2 B IT-sikkerhed 1% Underbilag 2 C Ophørsassistance 1% Underbilag 2 D Aflevering til Stadens Arkiver 1% Underbilag 6 A Fejlhåndtering 2% 6.2 Instruks til bilag Instruks til Bilag og Underbilag fremgår i det gennemgående indledende afsnit til hvert Bilag og Underbilag. Version 2.2 Side 14 af 16

Dokumentoversigt og checkliste 7.1 Tilbudsdokumenter Nedenstående skema indeholder alle aftaledokumenter, som danner grundlag for tilbudsevalueringen med oplysninger om Tilbudsgivers udfyldning. Der henvises i øvrigt til bilagsinstruksen til de enkelte bilag. Dokument Skal besvares Skal benytte Skal indgå i af Tilbudsgiver ordregivers dokumentskabelon tilbudskopier Tilbudsbrev Ja - - Ledelsesresumé Ja - - Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til Ja Ja - det offentlige (Appendix A) Erklæring på tro og love om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse Ja Ja samt arbejdsforhold i øvrigt (Appen- dix B) Erklæring på tro og love om udbudsdirektivets artikel Ja Ja - 45, stk. 1 og 2 (Appendix C) Kontrakt - - - Bilag 0 Ordbog - - - Bilag 1 Tidsplan Ja - Ja Bilag 2 Kundens IT-miljø - - - Underbilag 2 A Københavns Kommunes IT-strategi - - - Underbilag 2 B IT-sikkerhed - - - Underbilag 2 C Ophørsassistance Ja Ja Ja Underbilag 2 D Aflevering til Stadens Arkiver Ja Ja Ja Underbilag 2 E Regulativ for IT-sikkerhed i Københavns - - - Kommune Underbilag 2 F Databehandleraftale - - - Underbilag 2 G Tavshedserklæring for firma - - - Underbilag 2 H Kundens dokumentskannere - - - Underbilag 2 I Leverandørens krav til Kundens ITmiljø Ja Ja Ja Underbilag 2 J Baseline - - - Bilag 2 A Leverandørens krav til Kundens IT-miljø Bilag 3 Leverancebeskrivelse Ja Ja Ja Underbilag 3 A Test processer Ja Ja Ja Underbilag 3 B ESDH Ja Ja Ja Underbilag 3 C Ledelsesinformation (LIS) Ja Ja Ja Underbilag 3 D Konvertering af data Ja Ja Ja Underbilag 3 E Implementering og uddannelse Ja Ja Ja Underbilag 3 F - Optioner Ja Ja Ja Underbilag 3 G Snitflader og Software grænseflade Del A Ja Ja Ja Underbilag 3 G Snitflader og Software grænseflade Del B - - - Version 2.2 Side 15 af 16

LTAS integration fra DFDG mod KMD Opera Underbilag 3 G Snitflader og Software grænseflade Del C - - - Eksempler på kommunikation med KMD Opera Underbilag 3 G Snitflader og Software grænseflade Del D - - - Udbudsportalen Underbilag 3 H KOMBITS Støtte- og Servicesystemer Ja Ja Ja Bilag 4 Dokumentation og rapportering Ja Ja Ja Underbilag 4B - Arkitekturbeskrivelse Ja Ja Underbilag 4C - Driftshåndbog Ja Ja Underbilag 4D Eksempel på brugervejledning Ja Ja Underbilag 4E Eksempel på vejledning til systemejer Ja Ja Bilag 5 Drift og Vedligeholdelse Ja Ja Ja Bilag 6 Support Ja Ja Ja Underbilag 6 A - Fejlhåndtering Ja Ja Ja Bilag 7 Servicemål, bod og bonus Ja Ja Ja Bilag 8 Kvalitetssikring Ja Ja Ja Bilag 9 Tilkøb Ja Ja Ja Bilag 9 A Skabelon for Tilkøb - - - Bilag 10 Samarbejdsorganisation Ja Ja Ja Bilag 11 Kundens deltagelse Ja Ja Ja Underbilag 11 A Oversigt over Kundens bidrag Ja Ja Ja Bilag 12 Priser og betalingsbetingelser Ja Ja Ja Bilag 12 A Leverandørens tilbudte priser Ja Ja Ja Bilag 13 Leverandørens samfundsansvar samt Arbejdsklausul - - - Bilag 14 Prøver Ja Ja Ja Bilag 15 - Licensbetingelser Ja Ja Ja -ooo- Version 2.2 Side 16 af 16