Referat fra afdelingsmøde i afd. 2, lørdag den 29. august 2015 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet. 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde. 4. Godkendelse af budget og vedligeholdelsesplan for 2016 5. Indkomne forslag: a. Finansieret råderet b. Skift til B-ordning c. Udskiftning af vinduer d. Frit valg af tv-udbyder 6. Valg: a. Valg af formand for to år (på valg er Max Christensen) b. Valg af 1 bestyrelsesmedlem for 2 år (På valg er Leif Nielsen) c. Valg af suppleant(er) 7. Eventuelt Til stede: 25 beboere fra 16 husstande. Desuden deltog Søren Høgsberg, formand for hovedbestyrelsen. Ad 1. Søren Høgsberg valgt som dirigent, Vibeke Schøler som referent. Ad 2. Forretningsorden godkendt, med bemærkning fra Søren Høgsberg om, at den egentlig er godkendt tidligere, og man fremover kun behøver at godkende den, hvis der er ændringer til den. Ad 3. Beretning: Spørgsmål til beretning: - Der er problemer med, at folks post bliver våd i postkasserne i regnvejr. Der er lavet et forsøg med et låg over, og dette vil blive etableret på alle postkasser. - Den nye ordning med viceværter fungerer godt, og det skulle gerne være billigere. - De problemer, der har været med gulvvarme, skulle gerne være ved at være løst. - Der har været klager over støj fra høj musik, radio og tv. - Ingeniørhonoraret for gulvvarmeprojektet var ca. 220.000 kr (svar på spørgsmål stillet tidligere af en beboer/ref.) - Der arbejdes med at planlægge et beboerarrangement i løbet af september. - Ved årets markvandring var der en del mht. for høje træer. Vi bør af hensyn til hinanden få bragt det i orden. Børge vil gerne vide, hvornår og af hvem det er blevet besluttet at laves male- og elarbejde i værksteder/vaskehuse i forbindelse med nyindflytninger, da det er konstateret, at det er blevet gjort i forbindelse med nogle af de seneste indflytninger. En af de nye beboere påpegede, at de selv havde bestilt og betalt for maling af dette. Ligeledes vil Børge gerne vide, hvorfor der er etableret flisebelægning i
forbindelse med en indflytning, og Bjarne påpegede i den forbindelse, at flisebelægning aldrig har været et afdelingsanliggende. Til det svarede Max, at det ikke blev nævnt under synet af det pågældende lejemål, at der ville blive lagt fliser, og at det i øvrigt pga. Michals ferie var en anden inspektør, der synede lejemålet. Bestyrelsen har gjort opmærksom på det overfor boligkontoret, og de har erkendt, at det var en fejl. Steen bad Søren Høgsberg henstille til inspektørerne, at de ikke træffer egenhændige beslutninger, som er i modstrid med de beslutninger, afdelingsmødet har truffet. Afdelingsmødet pålagde Søren at undersøge den konkrete sag med henblik på evt. tilbagebetaling til afdelingen (via forsikring) og Søren har lovet at beboerne bliver orienteret om sagens udfald i en skrivelse, som omdeles til beboerne. Mht. høje træer, vil Toivo gerne vide, hvad der sker i de boliger, hvor for høje træer ikke har været påtalt ved indflytning hvem betaler for at få dem beskåret/fældet? Grethe kunne tilføje, at det på afdelingsmødet i 2011 blev besluttet, at træerne måtte nå tagrygshøjde (ca 8,5 m), og det derfor er den højde, der er gældende og ikke 5 meter. Dertil føjede Toivo så spørgsmålet hvad så med dem, der efterfølgende har fået besked på at beskære til under 5 meter, og som selv har betalt for det? Max undersøger sagen. Bjarne vil gerne vide, hvor mange penge vi har sparet ved viceværtordningen. Dertil svarede Max, at det endnu ikke har været muligt at beregne. Bjarne gjorde opmærksom på, at han gentagne gange i løbet af de sidste par år har indsendt spørgsmål til bestyrelsen, som han ikke har fået svar på. Det ene af spørgsmålene gik således på, hvem der skal betale beløbet til ingeniørudgiften i forbindelse med gulvprojektet. Bjarne har selv undersøgt det hos Boligselskabernes Landsforening og svaret derfra var, ud fra de oplysninger, Bjarne kunne give, at det var indenfor kollektiv råderet, og at de derfor mener, at det skal betales af de berørte beboere. Steen vil gerne vide, hvordan håndværkerne er aflønnet i forbindelse med istandsættelse ved flytninger, da han synes, det har taget meget lang tid at istandsætte de seneste boliger, hvilket har givet en meget lang ledighedsperiode. Bjarne efterlyste information fra bestyrelsen om, hvad der arbejdes med, f.eks i form af referater fra bestyrelsesmøder. Bestyrelsen var af den opfattelse, at når der ikke rigtig sker noget, er der ikke noget at informere om. Beretning godkendt. Ad 4. Budget Søren Høgsberg gennemgik budgettet, som er omdelt til samtlige beboere forud for mødet. Den stigning på 116 kr pr lejemål pr måned er på linie med den strategiplan, der tidligere er vedtaget. Spørgsmål til budgettet: Børge foreslog, at vi udsætter malingen af vinduer mod syd i to år og dermed udskyder udgiften på 119.000 kr for at nedsætte det beløb, der skal optages lån for. Toivo mente, at det er nødvendigt med en fagmands vurdering deraf, da vinduerne først skal skiftes i 2024 og derfor gerne skulle kunne holde så længe. Steen understregede, at det ikke er en fagmands vurdering, der ligger til grund for intervallerne i langtidsplanen, og at det derfor ikke er sikkert, at de behøver males så tit. Bjarne efterlyste at kunne se i budgettet, at vi faktisk sparer penge på viceværtordningen, da der ikke er sket en nedsættelse i udgiften til vedligeholdelse i budgettet for næste år. Hertil svarede Søren, at bl.a. er administrationsbidraget er faldet fra ca. 178.000 til ca. 150.000 kr
Grethe undrer sig over posten til udskiftning af køkken ved fraflytning, da det er den nye lejer, der skal betale for det. Hertil svarede Søren, at det er fordi, det er afdelingen, der finansierer det, men at det ganske rigtigt er lejeren, der betaler, det og pengene derfor kommer tilbage. Bjarne undrede sig over den store stigning på 73 % til ydelse på forbedringslån. Søren Høgsberg har lovet at undersøge sagen. Bjarne mener, der bør laves en helhedsplan, så der kommer en sammenhæng i, hvornår de forskellige arbejder laves. Der blev lavet en afstemning om, hvorvidt malingen af de sydvendte vinduer skal udskydes 2 år. 3 undlod at stemme, 1 stemte imod, resten stemte for forslaget blev dermed vedtaget. Toivo bemærkede, at der var stillet forslag til mødet, som ville påvirke budgettet, og dermed gør det svært at stemme om budgettet. Dertil svarede Søren, at man godt kan godkende budgettet med anmærkninger. Budgettet blev godkendt (2 undlod at stemme) med anmærkning om, at maling af vinduer mod syd udskydes i to år, samt at der kommer en forklaring på stigningen på 73 % på forbedringslån. Vedligeholdelsesplanen blev godkendt. Ad 5a, Finansieret råderet. Begrundelsen for forslaget er, at da mange gerne vil have lavet forbedringsarbejder, er de 500.000 som nu kan bevilges pr år er i underkanten. Bestyrelsen vil derfor gerne have beløbet sat op til 700.000. Der var lidt forvirring omkring, hvad det indebærer ligesom det er uklart, hvilke forbedringsarbejder, der kan finansieres via råderetten. Ifølge Bjarne blev der for 5-6 år siden udarbejdet og vedtaget et råderetskatalog, som beskriver, hvad der kan laves via råderetten. Steen og Bjarne opfordrede til, at dette katalog genudsendes til alle beboere, evt. sammen med referatet. Bente gjorde opmærksom på, at det også er vigtigt, at administrationen er bekendt med råderetskataloget, så beboerne får de rigtige svar, når de spørger til, hvad der kan lade sig gøre. Børge forslog at vi stemmer for forslaget og at bestyrelsen skal arbejde på at få lavet et regelsæt, som kan forståes. Forslaget blev vedtaget. 3 undlod at stemme og 1 stemte imod. Ad 5b. Skift til B-ordning Som lovet på sidste års afdelingsmøde har bestyrelsen denne gang sat forslaget på dagsordenen om skift til B-ordning, da nogle mener, det vil være en fordel, da vi bor længe i vores boliger. Der udspandt sig en længere diskussion og der fremkom en del spørgsmål til ordningen: - Hvis vi skifter til B-ordningen, vil det så blive betragtet som misligholdelse, hvis jeg f.eks. aldrig har malet i vaskehuset eller værkstedet og vil jeg derfor blive opkrævet for dette, hvis jeg flytter? - Hvad sker der med det indskud, vi har betalt, da vi flyttede ind? - Bliver vi låst af aftaler med bestemte leverandører af maling mm. og bestemte håndværkere, hvis man ønsker håndværkere til at udføre arbejdet? - Hvad kan man få lavet af de penge, der står på ens vedligeholdelseskonto?
- Hvis man få slebet sit gulv, hvem skal så betale, hvis gulvbrædderne er så slidte, at der går hul på dem? Til dette spørgsmål kunne Søren svare, at det er afdelingen, der skal betale. - Hvad er fordelen fremfor selv at lave en konto, hvor man sparer op? - Det er uklart, om man kan benytte sig af håndværkerfradrag i forbindelse med istandsættelse. Mindst to beboere har fået håndværkerfradrag i forbindelse med, at de selv har finansieret udskiftning af køkken (til inspiration). Da der var så mange uafklarede spørgsmål blev forslaget trukket igen, med opfordring til at få det gennemarbejdet mere inden det stilles igen. Ad 5c. Udskiftning af vinduer Reenberg, forslagsstiller, begrundede sit forslag med, at vinduet i deres badeværelse er i meget dårlig stand, og at de har fået at vide ved boligkontoret, at det ikke vil blive skiftet før den planlagte udskiftning i forbindelse med skift af tagbelægning i 2017. Forslagsstiller vil derfor gerne have fremrykket hele dette arbejde til 2016, men erkendte efter en diskussion af, at det ville ændre det netop vedtagne budget så kraftigt, at hun trak sit forslag. Til gengæld mente Børge, at de skal henvende sig til boligkontoret igen og bede om at få skaderne udbedret eller om nødvendigt få udskiftet vinduet, da det må være en del af den almindelige vedligeholdelse, om afdelingen står for. Ad 5d. Frit valg af tv-udbyder Reenberg, forslagsstiller, begrundede sit forslag med, at han ønsker, alle beboere skal have frit valg til at vælge en tv-udbyder. Der udspandt sig også i dette spørgsmål en livlig debat, og her vil kun blive opsummeret på de spørgsmål og kommentarer, der fremkom: - Hvem har ejerskabet til kablerne? - Max svarede, at det gør Yousee! - Ifølge Max, er der flere udbydere, der har sagt, at de kun vil grave kabler ned, hvis hele afdelingen er med. - Hvad vil der ske, hvis vi siger ja til forslaget, og hvad vil det koste? - Toivo mener vi er nødt til at ændre i husordenen, da det muligvis vil være nødvendigt at montere en digital-modtager udvendigt på husene, og at dette ikke er tilladt iht den nuværende husorden. - Man kan allerede nu godt vælge en anden tv-udbyder, men man er stadig tvunget til at betale til den kollektive tilslutning til Yousee. - Ifølge Jamal behøver man ikke kabeltilslutning for at modtage tv fra andre udbydere, så diskussionen om, hvem der ejer kablerne er irrelevant. - Hvad vil det betyde for de beboere, der ikke ønsker at skifte fra Yousee vil det blive dyrere for dem? - Max har undersøgt det og det vil stige 80 kr! - Ifølge Toivo, så lukkes der helt for det analoge signal fra 1/1 2016 og på det tidspunkt forsvinder begreberne med Lille, mellem og stor pakke, og man vil selv frit kunne sammensætte, hvilke kanaler, man kan modtage, det vil måske gøre det mindre interessant at skifte udbyder. - Det er korrekt, at aftalen med Yousee ikke længere er bundet og derfor kan opsiges, men det er der ikke truffet nogen beslutning om, at den skal og den er derfor stadig gældende som en kollektiv aftale.
- Flere følte sig ikke klædt ordentlig på til at træffe en sådan afgørelse, og savnede at administrationen havde forholdt sig til det, så den kunne svare på nogle af spørgsmålene. Forslagsstilleren valgte at trække forslaget og afdelingsmødet bad bestyrelsen arbejde videre med spørgsmålet med henblik på at komme med noget veldokumenteret materiale, som beboerne ved en urafstemning kan tage stilling til det behøver ikke vente til næste års møde! Ad 6a. Valg af formand Børge Sørensen blev valgt til ny formand. Ad. 6b. Valg af bestyrelsesmedlem for 2 år Max Christensen blev valgt som bestyrelsesmedlem Ad 6c. Valg af suppleant Peter? (Haugesundsvej 23) blev valgt som suppleant til bestyrelsen. Bestyrelsen består således af: Børge Sørensen, Haugesundsvej 21 (formand), Max Christensen, Stockholmsgade 39 og Henning Jul Pedersen, Stockholmsgade 37 og Peter?, Haugesundsvej 23 (suppleant) Ad 7. Eventuelt Børge takkede Max for sin tid som formand. Toivo fortalte, at han har haft en dialog med kirken angående generende lys fra biler på parkeringspladsen efter hækken er blevet formindsket (eller?) Kirken skal i gang med en tilbygning og opfordrer i den forbindelse bestyrelsen til at være i dialog med kirken angående støj i den forbindelse. Bjarne opfordrede til at genoptage tidligere tiders samarbejde med de gamle afdelinger 4 og 6 (som nu hedder henholdsvis afd. 10 og afd. 20). Det kunne være der kunne findes fælles løsninger omkring f.eks. tvudbyder.