Notat Sag Kunde Notat nr. Til Fra Udbud af lønadministration Odder Kommune OFFENTLIGGØRELSE PÅ HJEMMESIDEN Rambøll Management Olof Palmes Allé 20 DK-8200 Århus N Denmark Tlf: 8944 7800 Direkte tlf: +45 8944 7987 Fax: 8944 7833 mab@r-m.com www.ramboll-management.dk Spørgemødet den 17. januar 2008 Nr. Spørgsmål Svar 1. IT-systemer: Hvornår skal lønsystemet i udbud? Odder kommune stiller lønsystemet til rådighed i den samlede kontraktperiode. Tilbudsgiveren skal i tilbuddet tage udgangspunkt i kommunens nuværende løsning. Dato 2008-01-17 Ref Hvilke tillægsmoduler er omfattet og hvilke påtænker kommunen at anskaffe? Hvilke moduler/dele indeholder systemet i dag? (Indeholder det f.eks. Aftalespecifikation, håndtering af lokalaftaler samt barselsudligningsmodulet?) Er det muligt at få udleveret en angivelse af moduler/dele? Hvilke omkostningsdele er der i forhold til KMD s lønsystem? Det fremgår af skrivelsen fra KMD, at KMD gerne laver snitfladeløsninger til andre leverandørers systemer. Hvem skal betale for dette? Se bilag med specifikation, idet bemærkes at kommunen ikke har aktuelle planer om nyanskaffelser. Se bilag med specifikation. Se bilag med specifikation. Se bilag med specifikation. Leverandøren.
Hvornår forventer kommunen at implementere KMD s nye Lønberegner? Odder Kommune implementer ikke KMDs Lønberegner forud for overdragelse til leverandøren. Det vil således være leverandørens ansvar at gøre dette. Side 2 2. Vederlagsbilaget: Skal bilaget også indeholde omkostninger til lønsystem? Ja, leverandørens udgifter til lønsystemet skal indregnes i vederlaget. Prisbilaget er jo et mindstekrav, og kan således ikke ændres. Desuden er der ikke indarbejdet mulighed for prisregulering. 3. Overvejer kommunen at afholde udgifterne til lønsystemet? Nej. 4. IT-sikkerhed: Hvordan forholder det sig mht. ITsikkerhed i forhold til kommunens egne systemer, adgang til server, intranet mv., såfremt leverandøren ikke fysisk sidder på Rådhuset? Kommunen er klar over, at der er en IT-sikkerhedsmæssigt problemstilling, der skal løses. I dag er det sådan, at alle har adgang til alle dokumenter i kommunens elektroniske arkivsystem. Det er ikke sikkerhedsmæssigt muligt/ønskeligt at give en ekstern leverandør den samme adgang. Det skal derfor undersøges, om der findes en teknisk løsning, der gør, at adgangen til personalesager kan afgrænses. Udgangspunktet for udbuddet er, at data i lønsystemet er korrekte ved overtagelsen, samt at kommunen selv forestår selv arkiveringen af fremtidige bilag. Hvis der i den fremtidige opgavevaretagelse er behov for fremfinding af gamle bilag, vil kommunen finde bilagene på anmodning fra leverandøren. 5. Hvis ikke adgang til personalesager: Hvordan forestiller kommunen sig, at leverandøren så skal kunne foretage f.eks. beregning af fiktiv Ja, kommunen vil stille ressourcer til rådighed, jf. ovenfor.
pension eller check af oplysninger? Side 3 Bliver der stillet en ressource til rådighed? 6. Hvor langt er kommunen i forhold til at gøre personalemapper elektroniske? 7. Udbudsbetingelser, s. 4 - tildelingskriterier: Kan vi få at vide, hvad den pris er, kommunen maksimalt ønsker at betale? Kommunens personalemapper har været elektroniske i flere år. På grund af IT-sikkerheden kan der dog ikke umiddelbart gives leverandøren adgang hertil, jf. ovenfor. Der er tale om en udbudsteknisk finesse, idet formålet med formuleringen er, at kommunen sagligt skal kunne aflyse udbuddet, såfremt samtlige modtagne tilbud overstiger omkostningerne ved kommunens egen varetagelse af lønadministrationen. Kommunen ønsker ikke at oplyse de nuværende omkostninger. 8. Kontrakt, pkt. 23, forsikring: Hvad forstås ved de nødvendige forsikringer? Det fremgår af kontrakten, at leverandøren og eventuelle underleverandører er forpligtet til at tegne og i kontraktens løbetid at opretholde lovpligtige og nødvendige forsikringer, der sikrer medarbejdere og kunden mod skader og andet tab opstået ved leverandørens handlinger eller undladelser. Det er således op til leverandøren at vurdere, hvilke forsikringer udover de lovpligtige, der er nødvendige. Der er ikke stillet krav til bestemte forsikringer eller bestemte dækningssummer. 9. Kontrakt, pkt. 23, forsikring: Forstås ved medarbejdere leverandørens medarbejdere? Kan der gives konkrete eksempler på skader, skadelidte, krav mv.? 10. Kontrakt, pkt. 35.3, rettigheder til materialer: Ja, herunder også de medarbejdere, der overtages. Der kan ikke gives konkrete eksempler, idet dette vil afhænge af de konkrete forhold, herunder de konkrete forsikringsforhold. Det er begrænset, hvad der ligger af materialer udover det materia-
På hvilket niveau er kommunens nuværende materialer (instrukser, arbejdsgangsbeskrivelser mv.)? Er de ajourførte? le, der allerede fremgår af udbudsmaterialet. Generelt er kommunens materialer dog ajourførte. Side 4 Rutiner er ikke skriftligt beskrevet. 11. På hvilket niveau forventer kommunen at materialerne skal være ved tilbagelevering i forbindelse med kontraktophør? Det forventes, at leverandøren udarbejder driftsplaner, jf. bestemmelserne herom i kontrakt og bilag. Herudover stilles der ingen eksplicitte krav til forbedring af materialerne. Det skal selvfølgelig ikke afholde leverandøren fra at gøre dette. 12. Kontrakt, pkt. 10.1: Kan der gives eksempler på hhv. almindelige og ekstraordinære ændringer? Kommunen ønsker ikke at give eksempler herpå, da man ved at angive eksempler løber en risiko for, at eksemplerne opfattes som udtømmende angivet. Almindelig og ekstraordinær skal således betragtes som retlige standarder på linie med væsentlig, rimelig, nødvendig mv. Det vil således være op til en konkret fortolkning fra gang til gang, hvorvidt ændringen er almindelig eller ekstraordinær. 13. Bilag 1, pkt. 2.2: Det fremgår, at kommunen kun har få lokale aftaler. Hvordan har udviklingen været historisk og hvordan vurderes udviklingen at blive? Der tænkes her især på en sikring af den løntekniske sammenhæng, så leverandøren ikke risikerer at skulle opfylde krav til lønnen, som kommunen ensidigt har aftalt uden at tænke på den løntekniske sammenhæng. 14. Bilag 1, pkt. 2.3: Det fremgår, at der løbende kan påregnes ændringer i antallet af institutioner. Det er kommunens indstilling, at der ikke skal indgås flere forhåndsaftaler end allerhøjst nødvendigt. Der er ikke nogen forventning om, at dette skulle ændre sig. I dag er det sådan, at kommunens ledere forhandler sådanne aftaler med bistand fra Institutionsservice. Nej, der er ingen umiddelbare planer. Det er ikke nogen enkel proces at
Er der planer/forventninger herom pt.? lave strukturen om men af og til er der tanker selvfølgelig tanker/ønsker herom i det politiske system. Side 5 15. Bilag 1, pkt. 2.4: Hvor mange medarbejdere er overtaget fra amtet? Der er overtaget ca. 100 medarbejdere samt 40 brugere, der får dusør. 16. Bilag 1, pkt. 4.3 - antal tjenestemænd: Det fremgår af bilag 1, punkt 3.17, at der er ca. 358 tjenestemænd. 17. Er der i relation til udbudsmaterialet sket væsentlige ændringer i forhold til, hvordan der laves løn i dag? 18. Strukturen i Institutionsservices: Er de angivne ydelser/opgaver i Institutionsservice lig med de ydelser/opgaver leverandøren skal levere? Hvordan forholder det sig i givet fald til myndighedskrav? Det er ikke korrekt. Der er ca. 40 tjenestemænd. Forudlønnede er typisk tjenestemænd. Nej, udbudsmaterialet afspejler den verden, vi kender i dag. Der har kun i forhold til mængdeangivelserne været behov for at anvende historiske tal. Institutionsservice består i dag af 22 medarbejdere, så lønfunktionen udgør kun en del af Institutionsservice. Leverandøren skal derfor ikke varetage samtlige ydelser/opgaver, der pt. ligger i Institutionsservice. Institutionsservice leverer alt, hvad en institutionsleder har brug for af administrative hjælpeforanstaltninger. Kommunen varetager selv myndighedsopgaver som afskedigelse mv. Udarbejdelse af ansættelsesbreve er omfattet af udbuddet. Der henvises i øvrigt til afgrænsningen i bilag 1, pkt. 4.2. 19. Leverandøren skal deltage i beregning af fleksjob. Betragter kommunen ikke dette som en myndighedsopgave? Nej. 20. Bilag 1, pkt. 4.7, refusioner: Pkt. 7.4 er fejlagtigt med i udbuddet og udgår.
Hvad er forskellen på nr. 7.3 og 7.4? Side 6 21. Hvad er årsagen til, at I selv sender dagpengeskemaer ud, når KMD kan gøre dette? 22. Bilag 1, pkt. 4.7, nr. 7.7: Hvem tænkes der på? 23. Bilag 1, pkt. 4.7, nr. 7.7: Er kommunens 3 eksterne kunder også omfattet? Kommunen kunne selv lige så godt gøre det, men er ikke kommet så langt endnu. Der tænkes på f.eks. handicaphjælpere eller andre, der er ansat privat hos folk, og som ikke selv har adgang til at indberette. Ja, men i praksis er der ingen. 24. Kommunens eksterne kunder: Hvor mange ansatte drejer det sig om? Ligger der et aftalegrundlag mellem kommunen og de eksterne kunder? Handicaphjælpere m.v. ca. 125 personer og Aftenskoler m.v. ca. 100 personer, i alt ca. 225 personer. Nej. Der er ingen aftale mellem kommunen og de eksterne kunder. For så vidt gælder aftenskolerne er det lovbestemt. Betaler de særskilt? Kommunen afholder alle udgifter til lønadministration. Hvordan er de oprettet i systemet? 25. Foreligger der materiale, der belyser kvaliteten af forholdet mellem de decentrale institutioner og Institutionsservice, f.eks. i form af brugerundersøgelser? Som ansatte ved kommunen. Der er foretaget en brugerundersøgelse for 1-2 år siden. Formålet var at tage temperaturen på forholdet mellem de decentrale institutioner og Institutionsservice. Undersøgelsen retter sig imidlertid ikke specifikt mod lønadministrationen, men derimod mere generelt mod institutionsledernes adgang til konsulentbistand fra Institutionsservice. 26. Bilag 1, pkt. 5.6, bod: Hvordan håndteres fejl i KMD s lønsystem skal leverandøren også hæfte for disse? Nej, leverandøren er kun ansvarlig for egne ydelser. Dette fremgår af følgende formu-
lering s. 32: Side 7 Kunden finder det i udgangspunktet mest relevant og retvisende at måle leverandørens opgaveløsning i forhold til de fejl, som leverandøren selv forårsager. Tilbudsgiver kan lægge til grund, at der vil ske følgende præcisering/tilføjelse efter ovennævnte formulering: Leverandøren er således kun ansvarlig for varetagelsen af egne ydelser. 27. Bilag 1, pkt. 3.1: Hvem er ansvarlig for systemadministrationen Institutionsservice eller leverandøren? 28. Hvem er ansvarlig for LOS, styring af rettigheder mv.? 29. Bilag 1, krav 3: Er kommunen ikke gået over på E-boks? Opgaven overgår til leverandøren for at få et klart ansvar i forhold til lønsystemet. Det er kommunen. Jo, næsten. Rådhuset er på og har været det i 2-3 år. Fra 1.2.2008 skal alle ansatte på E-boks. Der er gennemført en hel kursuspakke for alle medarbejdere. Digital signatur på USB-stik er givet til alle medarbejdere. Kommunen diskuterer pt. med FOA på vegne af dagplejere, der ikke har adgang til PC er derhjemme. Kommunens holdning er imidlertid, at der har været tale om et kompetenceudviklingsprojekt for alle medarbejdere. Ultimo december 2007 var ca. 1000 på e-boks af de ca. 2300 medarbejdere. Der er en forventning om, at tallet er blevet meget større nu. 30. Bilag 1, krav 10: Heri ligger, at der skal foretages
Hvad ligger der i dette krav? en afklaring af, hvem der er ansvarlig for hvad i forhold til snitfladen mellem kommunen og leverandøren. Side 8 Dette kan først gøres, når leverandørens løsning er kendt. Det er givet, at der fortsat vil være data, der f.eks. skal ind til regnskabet, ligesom der vil være sniflader til personaleadministrationen. 31. Bilag 5, Lokaler og inventar: Hvordan forestiller kommunen sig, at anvendelsen af lokaler og inventar rent praktisk vil ske? Skal leverandøren helst hurtigst muligt ud igen? Formålet med denne overgangsfase er at sikre, at overdragelsen af kommunens medarbejdere kan ske i god ro og orden. De 12 måneder betragtes som en rimelig periode, og det er ikke meningen, at leverandøren skal kunne anvende lokalerne herudover. I praksis er der endnu ikke gjort de store overvejelser vedr. håndtering, samarbejde mv., men det er kommunens ønske, at dette kan ske så fleksibelt som muligt. 32. Lokalets funktionalitet: Er det velfungerende? Er der arbejdsmiljømæssige opmærksomhedspunkter? Der har for ca. 1 år siden været klager over hovedpine, måske på grund af fugt, skimmelsvamp mv. Dette er undersøgt nu og afkræftet. Kommunen har desuden lige afsluttet en APV-runde. Det eneste problem har været problemer mht. kulde/varme. 33. Bilag 6, Medarbejderne: Hvordan tror kommunen, at medarbejdersituationen vil se ud pr. 1. august? Den vakante stilling er netop blevet besat. Det er kommunens håb, at alle bliver. Kommunen har udbetalt et fastholdelsestillæg. Pt. er der således en velfungerende lønfunktion.
34. Hvor gamle er medarbejderne? 2 medarbejdere er 49, snart 50 år. Side 9 En medarbejder er 59 år. Endelig er en medarbejder først i 30 erne. Vedkommende er pt. på barsel, men returnerer ca. 1. september. Der er pt. ansat en vikar. 35. Kompetenceniveauet: Se bilag Er det muligt at få udleveret et profilblad vedrørende hver enkelt medarbejder, blot med de mest almindelige data? 36. LBN anvendes stadig i et vist omfang. Er LBN-ekspertisen en del af overdragelsen, det vil sige kommer kompetencen med over? 37. Bilag 6: Hvad omfatter lønudgift på 1,6 mio. kr.? 38. Sker der overdragelse af den ledelsesmæssige ressource? Nej, LBN-kompetencen overdrages ikke. Dette skyldes især, at LBN er under afvikling. Der er tale om den totale lønudgift for de pågældende medarbejdere. Nej, den nuværende leder er ikke omfattet af overdragelsen. Den pågældende person fortsætter i kommunen indtil overtagelsen, hvorefter hun går på pension. 39. Er lønområdet delt op i forhold til medarbejderne? Ja, lønområdet er primært opdelt i hhv. Børn/unge og Ældre. De pågældende medarbejdere i de 2 grupper løser således alle lønopgaver inden for området. 40. Hvor mange refusioner er der på månedsbasis? Tallet kendes ikke. Ansvaret for refusionerne ligger decentralt hos institutionerne. Centralt er der 1 person, der bogfører på lønkonti. 41. Hvordan forholder det sig mht. kommunens økonomisystem? Kommunen er pt. midt i en udskiftningsfase. Der er tale om overgang til Opus Økonomi.
Side 10 42. Bilag 1, pkt. 4: Hvad forstås ved medvirken ved fastlæggelse af lønbudgetter, lønsummens fordeling på budgetområder, samt personaleopgørelser og analyser til brug ved budget og regnskab? Hvad forstås ved drift, vedligeholdelse og udbygning af kommunens administrative systemer for løn-, ferie-, fraværs- og pensionsadministration? Systemet tages i drift pr. 1. januar 2009, idet budgetlægningen dog sker i systemet allerede i 2008. Der skal stilles oplysninger til rådighed efter anmodning fra kommunen. Leverandøren forventes bl.a. at ajourføre (vedligeholde) div. registre (som ikke ajourføres af KMD) foretage de driftsmæssige justeringer af de nævnte systemer, der i dag varetages af kommunen fx i brugerregistre samt være initiativtager i forhold til såvel KMD som kommunens institutionsledere omkring forslag til udbygning og optimering af systemerne. 43. Er der overvejelser/planer/ideér om ændring af kommunens ESDH-system? 44. Hvordan er decentraliseringsgraden i forhold til indberetning? Sygefravær håndteres decentralt, men ikke feriefravær - hvorfor? Ja, kommunen forventer at overgå til KMD SAG/EDH medio 2009. I KMD s nye Lønberegner bliver det mere enkelt. Feriefravær ville derfor nok være blevet placeret decentralt, hvis kommunen selv fortsat havde skullet forestå lønadministrationen. Det generelle krav i forhold til decentralisering er, at det skal være enkelt. Kommunens Driftscenter/Materielgård indberetter selv i eget ressourcestyringssystem. 45. Hvor mange tastes der ferie ind for? Ca. 6-700 kører automatisk via de decentrale registreringssystemer. Der er tale om en simpel indberetning, der ikke fylder meget i hverdagen. 46. Hvordan skal lønrelaterede spørgsmål håndteres, hvis Det forventes, at leverandøren håndterer de lønrelaterede
spørgsmål vedrører oplysninger, der ligger forud for overdragelsen? spørgsmål. Kommunen er klar over, at man i en overgangsfase må være indstillet på at yde bistand til dette. Side 11 Der arbejdes på at finde en teknisk løsning, der evt. kan sikre leverandøren begrænset adgang til dokumentsiloen. 47. Personlige henvendelser: Hvor mange personlige henvendelser får kommunen i dag? Der kommer ikke mange henvendelser, vel ca. 1 pr. dag. 48. Hvordan har medarbejderinvolveringen været i processen hidtil? Processen har været gennemført med respekt af samtlige krav hertil. 49. Bilag 6, Medarbejdere: Er det muligt at få angivet eventuel lønanciennitet fra tidligere ansættelser? Er det muligt at få revideret bilaget, da der nu er ansat en medarbejder i den vakante stilling? Kommunen orienterer jævnligt medarbejderne om status. Kommunen har erfaring fra tidligere udliciteringer (rådhus, mad, rengøring mv.). Der ligger ikke ideologiske overvejelser bag nærværende udbud. Udbuddet er derfor udtryk for en ønske om sikring af forsyningssikkerhed, besparelser mv. Se bilag. Se bilag. 50. Bliver den nuværende leder erstattet? Nej, den nuværende leder skal ikke medoverdrages. Det vil være op til leverandøren at udnævne en evt. teamleder for de medarbejdere, der overdrages.