Systemopsætning Faktura Indholdsfortegnelse Introduktion... 1 Fanen Opsætning... 2 Fanen Momskoder... 3 Fanen Indbetalingskort... 4 Fanen e-faktura... 5 Fanen Indtastning... 6 Fanen Restordre... 7 Fanen Faste konti... 8 Introduktion I menuen funktioner vælges systemopsætning og derefter Faktura. Her oprettes alle standard opsætninger, som benyttes i forbindelse med salgsordre og salgsfakturaer. 1
Fanen Opsætning Bundtekst til faktura/kreditnota: Her kan du evt skrive en tekst, som kommer frem i bunden af hhv. faktura og kreditnota. (husk at sætte felterne på rapporten i rapportdesigneren). Mindste tilbudsnr: Her skrives det nummer, som første tilbud skal have. Mindste ordrenr: Her skrives det nummer, som første ordre skal have. Mindste fakturanr: Her skrives det nummer, som første faktura skal have. Når ordre åbnes: Vis advarsel hvis Kostpris ændret: Mærke her bevirker at du får en advarsel, hvis kostprisen er ændret siden oprettelsen af ordren. Fjern mærket og meddelsen kommer ikke, når du arbejder i tilbud/ordre/faktura. Kostpris er nul (0): Mærke her bevirker at du får en advarsel, hvis kostprisen på den valgte vare er nul (0). Fjern mærket og meddelsen kommer ikke når du arbejder i tilbud/ordre/faktura. Fakturatotal-vinduet Vis tilskud: Mærke her kan bruges af hjemmeservice virksomheder til at få beregnet % tilskud. Desuden vises tilskudsprocenten i fakturaens totalvindue. Tilskudsprocent: Til hjemmeservicefirmaer, her indtastes den generelle tilskudsprocent (kan overskrives på ordren). Vis mulighed for bogfør og betale: Mærke i dette felt betyder at man kan markere en åben salgsordre og få muligheden for at vælge Bogføres og betales NU i sit ordrebillede. Den vil så blive bogført, en faktura udskrevet og Betal-knappen aktivers, så betalingen kan bogføres med det samme. Skærmbillede faktura betalt fremkommer, hvor kontonr vælges. Vis mulighed for at sende elektronisk: Der vises mulighed for at afsende e-faktura med det samme, hvis man på debitoren man sender til, har mærke i: Afsend Faktura som: e-dokument. Sættes på debitorens Debitoroplysninger. 2
Ved bogføring Udskriv faktura ved bogføring af ordre: Mærke her bevirker at fakturaen bliver udskrevet samtidigt med bogføring. Send e-faktura ved bogføring af ordre: e-faktura afsendes automatisk ved bogføring af ordre., hvis man på debitoren man sender til, har mærke i: Afsend Faktura som: e-dokument. Sættes på debitorens Debitoroplysninger. Udskrift Udskriv afgifter sidst på faktura?: Mærke her bevirker at afgiftslinjer skrives sidst med en sum pr. afgift. e-faktura Læs-Ind bureau email adresse: Til brug ved e-faktura, som sendes til læs-ind bureau. Udfyld med den faste e-mailadresse du benytter som Læs-ind bureau. Vi anbefaler dog at man benytter sig af systemets NemHandel-modul. Fanen Momskoder Det er vigtigt at disse felter er udfyldt med dine momskoder for udgående moms, hvis du bruger moms. I det der ellers ikke automatisk beregnes moms af fragt, porto (med moms) og varelinjer uden varenummer. Salg moms kode: Her angives standard momskode for salg. 3
Fragt moms kode: Her angives standard momskode for fragt. Porto moms kode: Her angives momskode for porto. Fanen Indbetalingskort Faktura OCR-linie: Her kan du vælge korttype, alt efter hvilken slags girokort eller indbetalingskort du benytter i forbindelse med indbetalinger fra dine debitorer. Alt efter korttype kan der vælges forskellige data, som bliver skrevet på OCRlinjen, eksempelvis faktura nr., det vil så komme til at stå på jeres kontoudtog og derved lette arbejdet med at finde ud af, hvem der har indbetalt pengene. Har I et banksystem, der kan eksportere FI-indbetalinger, kan disse pakkes i en fil og indlæses direkte i Stellar Office Pro, derved spares en masse indtastningsarbejde. Hvis indlæsning af bankfiler skal benyttes, så er det en god idé, at bruge fakturanummer som betalingsid. På denne måde bogføres og udlignes i en og samme arbejdsgang. Ønsker du FI-kort på kontoudtog og rykkere skal du derimod bruge kundenr. som betalingsid. Tryk OK. E-faktura betalingsoplysninger: Disse oplysninger benyttes alene til e-faktura. 4
Skal ikke udfyldes hvis kortart 71, 73 eller 75 benyttes. Til indtastning af bankoplysninger ved brug af e-faktura. For kortart 01, 04, 15 indtastes oplysninger for: Regnr.: giro registrerings nummer. Kontonr.: giro kontonummer. Filialnavn: Giro-Bankens filialnavn SWIFT: Giro-bankens SWIFT kode, står typisk på kontoudtoget. Øvrige: For alle øvrige kortarter og for bankoverførsler, har nye regler for udfyldelse af betalingsoplysninger, nødvendiggjort en ekstra opsætning. For Øvrige kortarter eller ved kontooverførsel udfyldes de tilsvarende fire felter under øvrige. Fanen e-faktura For at kunne anvende e-faktura modulet, skal du registreres en række oplysninger om din virksomhed, så modtageren har de nødvendige oplysninger om dit firma. Således at modtager af den elektroniske faktura har mulighed for at kontakte dig og din virksomhed. Fakturaudsteders betalingsadresse: Vejnavn, Husnr. Postnr. og Postdistrikt SKAL udfyldes. Fakturaudsteder vareafsendelsesadresse: Det er valgfrit at udfylde disse felter. Ordrekontakt hos fakturaudsteder: Her skal mindst et felt være udfyldt. Tryk OK, når udfyldt. 5
Fanen Indtastning Fakturaindtastning, hvor du afmærker, hvilke felter der skal være tilgængelige, når du indtaster i salgsordre eller tilbud. Indtast kostpris, afgør hvordan værdien af dit vareforbrug bliver beregnet, når du bogfører en salgsordre - her er 2 muligheder 1) Ja, ved bogføring benyttes de kostpriser, som står eller er indtastet på salgsordrens varelinier. En selvstændig kolonne bliver synligt på salgsordren, som viser varens kostpris, i kolonnen kan kostpriserne rettes. Denne metode anbefales alene, hvis du f.eks benytter projektmodulet, hvor faktisk vareforbrug skal bogføres. Med andre ord vil denne metode tilsidesætte varerens faktiske vægtede kostpriser, på det tidspunkt der bogføres. Derved bliver det endnu sværer at have kontrol med værdien af dit varelager. 2) Nej, ved bogføring benyttes de aktuelle kostpriser, som står på varevarekortet. Her opdateres kostpriserne, og programmet benytter varens aktuelle vægtede kostpris på det tidspunkt salgsordren bogføres. Denne metode anbefales af Mamut Stellar. Indtast priser: Her vælges om salgspriser skal indtastes med eller uden moms i salgsordren. Dimensioner: Her markeres om dimensionerne skal angives på ordrehoved eller på ordrelinier, og hvilke hvilke dimensioner som anvendes (afdeling, projekt, bærer). 6
Opdel finanspostering efter dimensioner. Debitorpostering forbliver én post: Skal der på finanssiden opdeles efter dimensioner, der er brugt. Trods opdeling er der kun en post på debitoren. Fanen Restordre Her opsætter du om restordreinformation skal skrives eller ej på ordre, faktura og følgeseddel. Skriv restordre på ordre (benyttes på udskriftstidspunktet) vælg mellem: Skriv restordrevarer Udelad restordrevarer Medtag ALLE varer (alle varer medtages i beregningen) Skriv restordre på følgeseddel for ordre (benyttes på udskriftstidspunktet) vælg mellem: Skriv restordrevarer Udelad restordrevarer - Følgeseddel for faktura udskrives som faktura Skriv restordre på faktura (benyttes på bogføringstidspunktet) vælg mellem: Skriv restordrevarer Restordreinformationen omdannes til bemærkningslinier på bogføringstidspunktet Udelad restordrevarer 7
Fanen Faste konti Her har du mulighed for, at angive på hvilke konti fra din kontoplan der skal bogføres på i forbindelse med bogføring af en ordre. Faste konti er de generelle konti, der skal bogføres på i Finans. Disse kan dog overstyres af oplysninger i Debitorgrupper og/eller oplysninger på den enkelte debitor. Det vil sige, at alle systemkonti kan tilsidesættes af opsætning under vare, varegrupper, debitor og debitorgrupper. Der trykkes Ret og du får nu mulighed for at vælge faste konti ud fra din Kontoplan. Vælg og tryk OK. Konto: Debitorer: Samlekonti for debitorer. Varesalg: Konto for bogføring af salg. Varesalg forbrug: Konto til bogføring af vareforbrug. Varelager: Konto til bogføring af lagerafgang ved salg. Varesalg rabat: Konto til bogføring af linierabat. Varesalg fakturarabat: Konto til bogføring af fakturarabat (tilknyttet totalbillede ordre). Varesalg fragt: Konto til bogføring af fragt (Totalbillede). Varesalg fragt/m moms: Konto til bogføring af fragt m. moms (Totalbilledet i ordre) Varesalg porto: Konto til bogføring af porto (Totalbillede). Varesalg porto/m moms: Samme blot med moms. Debitor Renter: Konto til renter, når rykkersystemet benyttes. Debitor gebyr: Konto til gebyrer, når rykkersystemet benyttes. Debitor eksp. Gebyr: Konto til bogføring af ekspeditionsgebyr (Totalbillede i ordre). Salg kasserabat: Konto, hvor kasserabat ved salg bogføres. 8
Vare i produktion: Konto, til bogføring af værdi ved produktion af varer. Varelagerregulering: Hvis udfyldt, bogføres kostværdi af varer ved lagerreguleringer. Varekøb ej lager: Konto til bogføring af varer, som ikke er lagervarer. Tryk OK. 9