CAMPUS SERVICE SERVICE LEVERANCE AFTALE (SLA) MELLEM DTU CAMPUS SERVICE (CAS) OG BRUGER SERVICE LEVERANCE AFTALE SERVICEHÅNDBOG BILAG 1 Lokalitetsspecifikke aftaler mellem Bruger og CAS Senest opdateret 3. december 2015
INDHOLDSFORTEGNELSE CAS SERVICE LEVERANCE AFTALE... 3 1.0 DEFINITIONER... 3 1.1 AFTALEN... 3 1.1.1 AFTALEGRUNDLAG... 3 1.1.2 AFTALENS FORMÅL... 4 1.1.3 AFTALEN... 4 1.1.4 IKRAFTTRÆDELSESTIDSPUNKT... 4 1.1.5 KRAV TIL CAS... 4 1.1.6 KRAV TIL BRUGEREN... 5 1.1.7 SERVICEHÅNDBOGEN... 6 1.1.8 ANSVAR OG FORPLIGTELSER... 7 1.1.9 ØKONOMIADMINISTRATION... 8 2
CAS SERVICE LEVERANCE AFTALE 1.0 DEFINITIONER I nærværende Service Leverance Aftale (SLA) med tilhørende Servicehåndbog og eventuelle brugerspecifikke aftaletillæg har nedenstående udtryk den her anførte betydning, medmindre andet fremgår af sammenhængen. Arbejdsdag betyder alle dage bortset fra lørdage, søndage, officielle helligdage, 1. januar, 5. juni, 24. og 31. december. Dag betyder kalenderdag. Aftalen betyder Service Leverance Aftale med tilhørende Servicehåndbog og eventuelle brugerspecifikke aftaletillæg. CAS forbeholder sig ret til når som helst at ændre i Brugervilkårene (Aftalen) ved opdatering på www.fejlmeld.cas.dtu.dk og www.portalen.dtu.dk. Opdatering finder sted, når der vurderes behov for at sikre en optimal opgaveløsning over for Brugeren, herunder tilpasning ift. teknologi samt gældende lovgivning på Facilities Management (FM) området. Brugeren opfodres således til løbende at genlæse vilkårene. Part eller Parterne betyder ud fra den konkrete sammenhæng Brugeren, CAS eller begge. CAS betyder DTU Campus Service, der varetager Facilities Management (FM) funktionen på DTU s lokaliteter både ejede og lejede. Grundydelserne betyder den standardløsning som CAS på Service Leverance Aftalens betingelser skal etablere hos Brugeren i Brugerens ejendomsdriftsmiljø. Brugeren er den primære bruger af DTU s bygningsmæssige faciliteter og arealer, dvs. DTU institut, DTU afdeling, anden universitetsenhed, eller ekstern lejer/fremlejer hos CAS. 1.1 AFTALEN 1.1.1 AFTALEGRUNDLAG Aftalen fastlægger CAS FM serviceleverancer i forhold til Brugeren samt de mellem Brugeren og CAS indgåede gensidige ansvarsfordelinger og forpligtelser. Hensigten er at etablere og opretholde det bedst mulige samarbejde inden for de givne ressourcemæssige rammer. 3
1.1.2 AFTALENS FORMÅL Aftalen har til formål at skabe klare og entydige rammer for CAS varetagelse af drifts- og udviklingsopgaver i forhold til Brugeren af DTU s ejede og lejede bygningsmasse. Herved afstemmes forventningerne mellem CAS og Brugeren med hensyn til de aftalte serviceleverancer. 1.1.3 AFTALEN Aftalen indgås med alle Brugere, der disponerer arealer i DTU s bygningsmasse. Dette kan være som DTU organisationsenhed eller i tilknytning til eksterne leje- eller fremlejeaftaler. Aftalen omfatter alle grundydelser indeholdt i Servicehåndbogen samt eventuelle særligt aftalte tillægsydelser mellem Brugeren og CAS. Det daglige samarbejde mellem Brugeren og CAS bygger på en åben dialog med løbende forventningsafstemninger, således at det bedst mulige resultat af Aftalen opnås hurtigst muligt. CAS foretager de nødvendige reinvesteringer i selve bygningsmassen, og drifter principielt bygningen til overflade, stikkontakt, fremført forsyningshane og ventilationskanal før eventuelt filter. Brugerspecifikt apparatur eller inventar omfattes ikke af CAS reinvesteringer. Dette gælder også apparatur eller inventar, der eventuelt serviceres af CAS. 1.1.4 IKRAFTTRÆDELSESTIDSPUNKT Aftalen er en obligatorisk del af enhver leje-, fremleje- eller driftsaftale med CAS og tiltrædes i forbindelse med indgåelse eller fornyelse af en sådan. Ikrafttrædelsestidspunktet følger således ikrafttrædelsestidspunktet for den leje-, fremleje- eller driftsaftale som Aftalen tiltrædes i tilknytning til. For institutter, afdelinger og andre universitetsenheder gælder, at Aftalen er en obligatorisk del af Brugerens aftaleforhold med DTU, herunder lokale- og facilitetsdisponering. Aftalen tiltrædes på tidspunktet for disponering af de pågældende lokaler og/eller faciliteter. 1.1.5 KRAV TIL CAS På Aftalens betingelser forventes det, at CAS; Varetager ejendomsadministration af ejede og lejede DTU lokaliteter. Yder bygningsdrift, vedligehold og services i henhold til Servicehåndbogen. Varetager projektstyring af nybygninger, tilbygninger og ombygninger. 4
Udfører rådgivning og vejledning ifm. nybygninger, tilbygninger og ombygninger. Informerer Brugeren ved driftsforstyrrelser og andre hændelser, som har indflydelse på Brugeren, på de lokaliteter CAS er driftsansvarlige på. Varetager vedligeholdelse af terræn og grønne områder, på de lokaliteter CAS er driftsansvarlige på. Gennemfører kvartals- og årlig rapportering til DTU koncernledelsen vedrørende drifts- og investeringsøkonomi. Yder bistand til drift af forskningsfaciliteter. Benchmarker egne services. Foretager Brugertilfredshedsundersøgelser via Portalen. Leverer årlig oversigt over arealtildelinger i det efterfølgende budgetår. Driver og vedligeholder fejlmeldings- og bestillingssystemet. Varetager grønne regnskaber. 1.1.6 KRAV TIL BRUGEREN På Aftalens betingelser forventes det, at Brugeren; Udpeger beslutningsdygtige kontaktpersoner som CAS definerer at have brug for. Udpege og informere CAS Administration om: - Bygningsansvarlig - Adgangskortansvarlig Overholder alle gældende regler og love (herunder arbejdsmiljø mv.), der findes for Brugerens aktivitetsområde. I god tid giver feedback om væsentlige ændringer i forventningerne til CAS ydelser. Overordnet er ansvarlig for input af information, der ikke fødes i CAS. I fejlmeldingssystemet elektronisk indrapporterer fejlmeldinger og meddelelser vedrørende skader/mangler. Sikrer kvalitet og rettidighed, i samarbejde med CAS, vedrørende data om areal og facilitetsbehov. Håndterer affald og sortering i henhold til CAS affaldsvejledning, og tilstræber energibesparende adfærd. Overholder de fastsatte forpligtelser på bygningsområdet. Er ansvarlig for, at bygnings- og facilitetsanvendelse er i overensstemmelse med gældende regler, politikker, retningslinjer og sikkerhedsforhold. 5
Varetager ansvaret for egne forskningsapparaturer/-installationer. Sikrer, at der ikke er opbygget/opbygges dobbelt kompetence for opgaver og funktioner, der varetages af CAS. Overholder generelt fastsatte administrative retningslinjer for årshjulet. Leverer årlig indberetning over arealbehov og -tilpasninger til CAS. Formidler kontakt direkte mellem CAS og Brugerens øvrige leverandører, når dette er relevant for CAS opfyldelse af Aftalen. 1.1.7 SERVICEHÅNDBOGEN CAS overordnede serviceportefølje blev fastlagt ud fra DTU s direktions ønske om at samle DTU s bygningsdrift, administration og udvikling i ét fælles DTU Campus Service. CAS varetager, under ansvar over for DTU s direktion, alle opgaver tilknyttet bygningsdrift og -udvikling samt relationerne til Brugeren vedrørende bygnings- og facilitetsanvendelse. CAS driver, udvikler og rådgiver om serviceydelser inden for: Ejendoms- og serviceforvaltning. Bygningsdrift og vedligeholdelse. Bygningsudvikling, herunder rådgivning, projektering og projektstyring. Ejendomsadministration og regnskab. Rapportering, brugerundersøgelser og ledelsesinformation. Servicehåndbogen, der altid ligger tilgængelig i sin funktionelt opdaterede og gældende form på www.fejlmeld.cas.dtu.dk samt www.portalen.dtu.dk, indeholder procedurer for indberetning og rapportering, kontakt til relevant CAS enhed samt en oversigt over Aftalens grundydelser, der leveres til Brugeren inden for følgende 6 kategorier: 1. Ejendomsadministration af såvel ejede som lejede DTU lokaliteter. 2. Bygningsdrift, vedligehold og services for samtlige DTU lokaliteter, herunder terræn og grønne områder. 3. Sparring og vejledning i forhold til Brugeren i forbindelse med bygningsmæssige omkostninger og konsekvenser. 4. Ny-, til- og ombygninger, herunder tilpasning af bygningsmæssige faciliteter til nye aktiviteter. Ansvar for forskningsapparatur eller -installationer er ikke omfattet heraf. 5. Bistand til drift af forskningsfaciliteter. 6
6. DTU s grønne regnskab (el, vand, varme, affald, CO 2 mv.). Hvis Brugeren og CAS ved konkret aftale finder det nødvendigt, kan der mellem Brugeren og CAS indgås skriftlig aftale i et brugerspecifikt tillæg (Bilag 1), der i detaljeret grad beskriver de Brugerspecifikke ydelser og services samt ydelser, der afviger fra grundydelserne i form af til- og fravalg. Det eventuelle Tillæg specificerer eksempelvis en oversigt over de relevante akkrediteringskrav (Standard Operating Procedures eller lign.) som CAS skal efterleve for, at Brugeren kan overholde eventuelle klarificerede akkrediteringer. Det er Brugerens ansvar eksplicit at definere retningslinjerne for konkrete arbejdsprocedurer, der skal udføres af CAS. Tillægget indgår kun, såfremt det er relevant for Aftalen. Parterne har gensidig oplysningspligt på ny viden samt om ændringer i forudsætningerne for Aftalen. Dette gælder specielt ved ændringer i interne forretningsgange samt bygnings- og facilitetsanvendelse, som kan have betydning inter partes. De arealer, Brugeren er tildelt dispositionsret til og forpligtelser i forhold til, fremgår af DTU s Bygnings- og arealdatabase (Building Information Modelling database, forkortet BIM). BIM databasen kan af alle Brugere med tildelt bygningsansvar gennem leje-, fremleje eller driftsaftale tilgås via http://bim.cas.dtu.dk, hvorfra Brugeren til enhver tid kan udskrive opdaterede bygningstegninger mv. BIM databasen kan endvidere tilgås af alle DTU ansatte. Brugeren er ansvarlig for mindst én gang årligt at kontrollere, at registreringerne for Brugeren i BIM databasen er korrekte samt at tilse, at alle ændringer heri straks meddeles til CAS Administration. 1.1.8 ANSVAR OG FORPLIGTELSER Organisatorisk er CAS en koncernstab i DTU og er således under ledelse af en Campusdirektør med direkte reference til DTU s Universitetsdirektør. CAS varetager selvstændigt relationerne i forbindelse med bygnings- og facilitetsanvendelse med alle Brugere tilknyttet nærværende Aftale. CAS tilser ligeledes alle relationer knyttet til bygningsdriften til DTU s største udlejer Bygningsstyrelsen samt andre udlejere af bygninger og arealer til DTU. 7
1.1.8.1 CAS FORPLIGTELSER CAS har det totale ansvar for, at Aftalens betingelser overholdes, herunder alle aftalte ydelser beskrevet i Servicehåndbogen. Derudover har CAS følgende forpligtelser: CAS sørger for, at der er tegnet forsikring for alle bygninger ejet af DTU. Forsikringen omfatter alene bygningerne, ikke inventar og udstyr. CAS forpligter sig til at have et tilstrækkeligt og velkvalificeret personale til rådighed således, at Brugerens behov opfyldes tilfredsstillende. CAS skal ved Aftalens opfyldelse i videst muligt omfang anvende ansatte, der har relevant viden om Aftalen og kendskab til Brugerens arbejdsgange, forhold samt de ansatte hos Brugeren. CAS forpligter sig til at følge udviklingen og sikre en udbygning af sin kompetence i takt hermed således, at CAS kan opfylde sin rolle som en kompetent serviceleverandør samt rådgiver for Brugeren. CAS sikrer, at der via Portalen er adgang til en opdateret oversigt over kontaktpersoner i CAS til løsning af konkrete opgaver. CAS afholder driftsudgifterne forbundet med levering af ydelserne inden for rammerne af denne Aftale. 1.1.8.2 BRUGERENS FORPLIGTELSER Brugeren er pligtig at foretage nødvendige foranstaltninger til at sikre følsomme anlæg og andet apparatur, herunder computere, servere og andet udstyr, mod forsyningssvigt. Sikringen skal ske efter forud indgået dialog og aftale med CAS (og eventuelle andre relevante DTU-afdelinger eksempelvis AIT). 1.1.9 ØKONOMIADMINISTRATION CAS Administration varetager regnskabsmæssige registreringer af de konkrete opgaver, som varetages af CAS. I de tilfælde, hvor Brugeren rekvirerer opgaveløsninger af CAS, tilser CAS Administration, at Brugeren faktureres herfor. Ekstraarbejder eller tilvalgsydelser, der udføres i tillæg til Aftalen, faktureres direkte til Brugeren i henhold til oplyste fastsatte satser/priser eller efter særskilt aftale. 8