Tranemosegård Referat af: Organisationsbestyrelsesmøde nr. 2/2013 Tirsdag den 9. april 2013, kl. 16.30, Malervangen 1, Glostrup. Mødedeltagere: Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge Stig Rasmussen Lars Jensen Fra administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Vibeke Rømming Martin Kristiansen, deltog under pkt. 2 Andreas Gysting Frederiksen, deltog under pkt. 3 Kenn Erik Hansen, Erik Cederberg deltog under pkt. 6-9 Øvrige deltagere: Revisor Jesper Petersen, KPMG, deltog under pkt. 6-9 Revisor Louise Bjerggard Thomsen, KPMG, deltog under pkt. 6-9 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af layout til årsberetning 2012 3. E-manual for frivillige 4. Orientering om beboertilfredshedsundersøgelsen 5. Boligsocial årskonference for frivillige den 1. juni 2013 6. Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 7. Oversigt over underskrevne pantebreve 8. Godkendelse af Tranemosegårds årsregnskab for 2012 9. Godkendelse af afdelingsregnskaber for afdelingerne 1 Tranevænget, 3 Maglelund, 4 Tranehaven, 6 Moserne, 12 Gillesager/ Lindeager, 13 Silergården og 15 Gurrelund/ Bjerrelund 10. Udskiftning af varmecentraler i afdeling 1 Tranevænget 11. Udskiftning af afløbs- og vandinstallationer i afdeling 4 Tranehaven 12. PCB-undersøgelser i afdeling 13 Silergården 13. Ekstra P-pladser i Ulsøparken og Tranumparken i afdeling 13 Silergården 14. Tab på fraflyttere 15. Opsætning af antenner til mobiltelefoni 16. Repræsentantskabsmøde i Tranemosegård den 21. maj 2013
17. Mødeplan for 2014 18. Orienteringssager BO-VEST v/dorthe Larsen 19. Orienteringssager BIB v/dorthe Larsen 20. Orienteringssager BL v/allan Nielsen 21. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme v/hugo Thuge 22. Orienteringssager fra administrationen 23. Næste møde 24. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsordenen Dagsorden blev godkendt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. 2. Godkendelse af layout til årsberetning 2012 Bestyrelsen gennemgik beretningen og med enkelte ændringer, blev årsberetningen godkendt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender layoutet til årsberetning 2012. Bilag: Udkast til beretning 2012 3. E-manual for frivillige Andreas Gysting Frederiksen gennemgik E-manualen, der er lavet til frivillige for at få inspiration, idéer samt kontakt til andre frivillige. Manualen kommer til at ligge som et link på hjemmesiden. Bestyrelsen drøftede og kom med input til E-manualen og tog den derefter til efterretning. Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager E-manualen til efterretning 2
- at bestyrelsen drøfter konkrete forslag til E-manualen Beskrivelse Administrationen har som led i BO-VESTs frivillighedspolitik i løbet af efteråret og vinteren udarbejdet en digital værktøjskasse kaldet E-manual for frivillige. Formålet med E-manualen er at gøre det lettere at komme i gang, hvis man som beboer ønsker at arbejde som frivillig i sin boligafdeling I E-manualen kan den frivillige derfor finde vejledning, konkrete værktøjer samt mulighed for at skabe kontakt til andre frivillige på tværs af boligafdelinger. Herunder findes der i E-manualen en liste over, hvem man kan kontakte i sin afdeling, hvis man gerne vil i gang med et projekt samt oplysninger om, hvor man kan henvende sig, hvis man vil søge om penge, lokaler eller frivillige til et projekt. E-manualen kan hjælpe den interesserede med hvert enkelt trin lige fra idé til handling. BO-VEST bestyrelsen fik på sit seneste møde den 13. februar 2013 præsenteret E- manualen. Bestyrelsen ønskede, at der tilføjes flere konkrete projekter i E-manualen og besluttede derfor, at organisationsstyrelserne drøfter og indsender forslag til konkrete eksempler på frivillighedsprojekter. E-manualen kan findes på www.emanual.bo-vest.dk og en indholdsbeskrivelse af E-manualen vedlægges som bilag. Økonomi og ressourcer Til etablering af E-manualen er der afsat 21.000 kr. til teknisk support ved web-firmaet Dis-play samt en akademisk praktikant fra BO-VEST til udarbejdelse af indholdet på E-manualen. Driften af E-manualen forestås af Kommunikation & Udvikling i BO-VEST. Strategirelevans E-manualen vil bidrage til at sikre BO-VESTs strategiske hovedspor om et stærk og aktivt beboerdemokrati med fokus på frivillighed. Tidsplan 13. februar: BO-VEST godkender E-manualen Februar/marts/april: Organisationsbestyrelserne bidrager med konkrete eksempler til E-manualen Vurdering Administrationen vurderer, at E-manulen er et vigtigt redskab i arbejdet med at styrke det frivillige arbejde i afdelingerne. Bilag: Indholdsbeskrivelse af E-manual for frivillige E-manualen kan findes på: www.emanual.bo-vest.dk 3
4. Orientering om beboertilfredshedsundersøgelsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og gav udtryk for, at det var en god idé at bestyrelsen inden udsendelse af næste tilfredshedsundersøgelse gennemfører en besvarelse. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. BO-VESTs bestyrelse vedtog den 30. marts 2011, at der i 2013 skal gennemføres en beboertilfredshedsundersøgelse, som den der blev gennemført i 2010. På bestyrelsesmøde den 20. marts 2013, godkendte bestyrelsen oplægget til gennemførelse af undersøgelsen og der lægges op til, at 2013-undersøgelsen tager udgangspunkt i de spørgsmål, der blev stillet i 2010-undersøgelsen. Lige som i 2010 vil der også blive sendt et spørgeskema ud til alle beboerdemokrater. Beboer-spørgeskemaet sendes ud til 1000 tilfældigt udtrukne beboere fordelt på de 3 boligorganisationer AB, VA og Tranemosegård. Gennem lodtrækning vil det være muligt, at vinde 10 gavekort på 1.000 kr. ved besvarelse af spørgeskemaet. Spørgeskemaet sendes ud til beboerne den 22. marts 2013 og der er sat en svarfrist til den 15. april 2013. Resultaterne vil blive forelagt BO-VEST bestyrelsen på bestyrelsesmøde den 14. maj 2013. 5. Boligsocial årskonference for frivillige den 1. juni 2013 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Boligorganisationerne AB, VA og AKB-Hedemarken afholdt i 2012 en boligsocialt årskonference om frivilligt arbejde. Årskonferencen var en succes og det blev derfor besluttet, at afholde et tilsvarende arrangement den 1. juni i år. Arrangementet henvender sig til alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer, men frivillige aktive beboere er også velkomne til at deltage. Tranemosegård har i år valgt også at deltage i årskonferencen og bidrager med 2 workshops, som begge afholdes i Tranehaven. Workshop 1: Samarbejde på tværs af afdelinger om en motionsklub, v/ Stig Rasmussen Workshop 2: Frivilliges adgang til beboerlokaler v/ Esther Genker og Hugo Thuge 4
Der vil være en deltagerbetaling på 1.430 kr. pr. person. Bilag: Program for boligsocial årskonference 2013 6. Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt Økonomichef Kenn Erik Hansen orienterede, at der er kommet ny lovgivning omkring lejetab. Der er stadig enkelte uvisheder og han har derfor henvendt sig til BL, hvorfra han venter svar. Da der på dispositionsfonden, ifølge lovgivningen, fremover skal stå mere til rådighed end der gør nu på Tranemosegårds dispositionsfond, bedes administrationen undersøge, om der skal til at indbetales til den. Det er vigtigt, at pengene på trækningsretten bruges. Der er mulighed for at bruge 5 år frem, selv om de ikke er indbetalt endnu. Danske Capital har forrentet pengene fint på kapitaloversigten. Dette er tilfredsstillende. Oversigterne blev herefter godkendt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigterne til efterretning. Bilag: Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 7. Oversigt over underskrevne pantebreve Bestyrelsen tog oversigten til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Bilag: Oversigt over underskrevne pantebreve 8. Godkendelse af Tranemosegårds årsregnskab for 2012 Revisionsprotokollatet blev omdelt på mødet og gennemgået af revisor Jesper Pedersen. 5
Bestyrelsen fandt en enkelt fejl i protokollatet omkring hjemfaldspligt, som vil blive rettet. Det viser sig, at der er blevet udbetalt 88 kr. for meget i bestyrelsesvederlag. Dette skyldes, at der er opgivet 2 lejemål for meget. Administrationen bedes til næste møde finde ud af, hvordan denne fejl er opstået. Regnskabet viser et overskud på kr. 94.017.- som overføres til arbejdskapitalen. Der var enkelte redaktionelle ændringer til regnskabet, som blev orienteret af Kenn Erik Hansen. Regnskabet blev herefter godkendt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender årsregnskabet for 2012. Bilag: Årsregnskab 2012 9. Godkendelse af afdelingsregnskaber for afdelingerne 1 Tranevænget, 3 Maglelund, 4 Tranehaven, 6 Moserne, 12 Gillesager/ Lindeager, 13 Silergården og 15 Gurrelund/ Bjerrelund Afdelingernes regnskaber blev præsenteret af regnskabschef Erik Cederberg. Der er et fint overskud i næsten alle afdelinger, som skyldes besparelser på renovation samt en bedre forrentning. Underskuddet i afdeling 1 Tranevænget skyldes at lånene til deres renovering er optaget før arbejdet er færdiggjort. Underskuddet vil derfor blive neutraliseret i 2013 regnskabet i forbindelse med afslutning af renoveringssagen. I afdeling 4 Tranehaven er der en voldgiftsag i gang vedr. altanerne. Dette bør nævnes i regnskabets noter. Regnskaberne blev herefter godkendt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender afdelingernes regnskaber. Overskud/ underskud i 2012: Afdeling 1 Tranevænget: Underskud på kr. 276.117* Afdeling 3 Maglelund: Overskud på kr. 264.767 Afdeling 4 Tranehaven Overskud på kr. 739.240 Afdeling 6 Moserne Overskud på kr. 390.948 Afdeling 12 Gillesager/Lindeager Overskud på kr. 528.815 Afdeling 13 Silergården Overskud på kr. 70.168 Afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund Overskud på kr. 481.008 6
* Underskuddet skyldes primært flere udgifter på afskrivning og lån til forbedringsarbejder, samt færre renteindtægter. Udgifterne modsvares delvis af besparelser på renovation, el og renholdelse samt flere lejeindtægter. Bilag: Afdelingsregnskaber 2012 for afdelingerne 1 Tranevænget, 3 Maglelund, 4 Tranehaven, 6 Moserne, 12 Gillesager/ Lindeager, 13 Silergården og 15 Gurrelund/ Bjerrelund 10. Udskiftning af varmecentraler i afdeling 1 Tranevænget Bestyrelsen godkendte byggeregnskabet samt endelig finansiering. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender byggeregnskabet for udskiftning at Tranevængets to varmecentraler, herunder godkender endelig finansiering. På organisationsbestyrelsens møde den 10. februar 2011, godkendte bestyrelsen udskiftning af Tranevængets to varmecentraler med økonomisk støtte. Den samlede anlægsudgift var budgetteret til 2,4 mio. kr. Grundet afdelingens dårlige økonomi besluttede organisationsbestyrelsen, at Tranevænget betaler en tredjedel selv, modtager en tredjedel i tilskud fra dispositionsfonden og låner den sidste tredjedel af dispositionsfonden over 20 år. Budget Tilskud fra dispositionsfonden Lån fra dispositionsfonden over 20 år Afdelingens egen del Samlet budgetteret anlægsudgift 800.000 kr. 800.000 kr. 800.000 kr. 2.400.000 kr. Byggeregnskab Byggeregnskabet viser en samlet udgift på 2.105.700 kr. Byggeregnskab vedlægges. Administrationen foreslår, at mindreudgiften fordeles ligeligt mellem de tre finansieringskilder så den endelige finansiering er således: Tilskud fra dispositionsfonden 701.900 kr. Lån fra dispositionsfonden over 20 år 701.900 kr. Lån af egne midler 701.900 kr. Samlet anlægsudgift 2.105.700 kr. Byggeregnskabet er fremsendt til revisor. Bilag: Byggeregnskab pr. 31. marts 2012 7
11. Udskiftning af afløbs- og vandinstallationer i afdeling 4 Tranehaven Bestyrelsen godkendte projektet om udskiftning af faldstammer og stigstrenge for vand samt finansieringsforslaget. Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender projektet om udskiftning af faldstammer og stigstrenge for vand til en samlet udgift på ca. 38 millioner kr. - at projektet finansieres ved egne midler på kr. 8,5 millioner og et 30 års realkredit lån på kr. 29,5 millioner. - at bestyrelsen godkender en gennemsnitlig huslejestigning på 66,88 kr. pr. m 2 år ligt eller svarene til en stigning på 10,21 %. - at spørgsmålet om etablering af decentrale varmecentraler søges afklaret i den videre planlægningsproces. Baggrund: Organisationsbestyrelsen besluttede på møde med afdelingsbestyrelserne den 22. august 2012, at der skulle foretages yderligere tekniske undersøgelser i sagen med henblik på at afdække muligheder for at decentralisere varmecentraler for at reducere varmetab fra rør i jord og med henblik på, at ansvar for ledninger i jord kunne overgå til Varmeforsyningen. Ingeniørfirma Thermwork aps. har forestået undersøgelserne, der er dokumenteret i den reviderede rapport af 26. marts 2013. Som det fremgår af rapporten, er det Thermworks vurdering ud fra et økonomisk synspunkt, at den fælles varmecentral bevares med mindre, der planlægges en omlægning af det eksisterende radiatoranlæg indenfor en 5-10 års periode. Det indgår i grundlaget for Thermworks vurdering, at tilbagebetalingstiden for den ekstra investering i etablering af decentrale varmecentraler vil være på ca. 31 år. Det er medtaget i den reviderede rapport, at det bør undersøges nærmere, hvilken konsekvens en prisstigning af fjernvarmen i Brøndby vil have for tilbagebetalingstiden. Administrationen vurderer, at afdelingen ikke har økonomisk mulighed for at omlægge radiatoranlæg indenfor denne tidshorisont på 5 til 10 år, idet der bl.a. må påregnes store investeringer til tagrenovering indenfor en kortere årrække. Administrationens samlede anbefaling er, at der på grundlag af ovenstående arbejdes videre med afdækning af de tekniske og økonomiske muligheder for at etablere decentrale varmecentraler og at dette sker parallelt med, at administrationen sætter gang i udbud af rådgivning m.v. 8
I udbudsbekendtgørelsen vil vi eventuelt lade den del af opgaven være en option. Det kan efter aftale med den nye rådgiver, projekteres og udbydes, hvorved vi vil få afdækket de faktiske priser m.v. Handlings- og tidsplan Sagen har en økonomisk størrelse, der forudsætter udbud af den tekniske rådgivning. Dette vil ske i samarbejdet med det rådgivende ingeniørfirma Birger Lund A/S. Udvælgelse af ny rådgiver og kontrakt med denne, vil være på plads ca. den 1. juli 2013. Projektering og beskrivelse, samt udbud med licitation frem til ca. den 1. november 2013. Arbejdet igangsættes januar 2014 og forventes at løbe i ca. 1½ år. Af den bevilgede budgetramme på 100.000 kr. er der brugt 60.625 kr. på rapporten. Bilag: Rapport fra Ingeniørfirmaet Thermwork 12. PCB-undersøgelser i afdeling 13 Silergården Bestyrelsen godkendte at administrationen arbejder videre med en plan for afværgeforanstaltninger i "den røde lejlighed" samt PCB sanering af tandlægeklinikken. Resultatet af undersøgelserne forventes at være klar sidst i april måned. Der vil muligvis blive indkaldt til et ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender at administrationen arbejder videre med udvikling af en konkret plan for iværksættelse af midlertidige afværgeforanstaltninger i den røde lejlighed samt for PCB sanering af tandlægeklinikken. Baggrund: Organisationsbestyrelsen har senest i februar fået beskrevet PCB omfanget og heraf efterfølgende oversigt i form af en skematisk oversigt i farvekodning over de måleresultater, der foreligger i Tranumparken 1 (T1). Rapporten Resultatoversigter over PCB-målinger i indeluften udarbejdet af Golder Associated med skematiske oversigter i farvekodning for alle 3 boligselskabers PCB kontaminerede lejemål,foreligger nu. Rapporten vedlægges denne indstilling, og der er udtrykt ønske fra BAB om at dette dokument behandles med diskretion. Administrationen har igangsat SBS med at udarbejde et oplæg til måleprogram for T1 (målinger af alle resterende lejemål), hvilket forventes klar medio/ ultimo uge 15. Administrationen har bedt SBS om, at der sideløbende hermed færdiggøres en plan for vores kontaminerede boliger jf. nedenstående 2 oplæg: 9
Oplæg til plan for håndtering af det (foreløbigt) ene røde bolig-lejemål: I højhusboligen T1.2.2 har Golder målt en PCB-koncentration i indeluften på 3.419 ng/m3. Ved koncentrationer over 3.000 ng/m3 anbefaler Sundhedsstyrelsen jf. Golder, at der gribes ind uden unødig forsinkelse. Den pågældende bolig kan herefter anvendes til gennemførelse af et pilotprojekt for fuldskalatest af midlertidige afværgeforanstaltninger. Oplæg til plan for håndtering af tandlægeklinikken i Tranumparken 1: I lejemålet beliggende T.1.1 har Golder målt en PCB-koncentration i indeluften på 1.640 ng/m3. Ved koncentrationer i intervallet 300 2.000 ng/m3 anbefaler Sundhedsstyrelsen jf. Golder, at der maksimalt går to år fra konstatering til arbejdet med varig løsning for at bringe koncentrationen under 300 ng/m3 påbegyndes. I perioden frem til renoveringens start anbefales det, at der iværksættes midlertidige afværgeforanstaltninger herunder ventilation og rengøring. Klinikken bør PCB-renoveres af én omgang (ikke successivt), hvorunder klinikken formentlig bedst kan genhuses i en klinikpavillon af en varighed på ca. ½ år. Golders oplæg vil være klar medio/ ultimo uge 15. I oplægget behandles spørgsmålet om udluftning som midlertidig eller permanent løsning. Den 21. marts 2013 er der afholdt fælles afdelings- og organisationsbestyrelsesmøde om PCB, renovering og genhusninger. På mødet gav Golder en generel orientering om problematikken, orienterede om status for undersøgelser og fremkom med deres foreløbige anbefalinger omkring planlægning af håndtering af problemet. Der drøftedes strategi i forhold til beboerinformation, afholdelse af fællesmøder for beboerne og genhusning. Det var administrationens opfattelse, at beboerrepræsentanter ikke har en fælles opfattelse. Det er dog tillige administrationens opfattelse, at der er en fælles forståelse for, at initiativer overfor beboerne bør være afstemt og koordinerede. Projektgruppen vil arbejde videre med henblik på at fremkomme med oplæg til fælles strategi og initiativer. Projektgruppen af alle boligselskabernes projektledere og SBS har været på ekskursion til Farum Midtpunkt, hvor boligselskabet KAB gennemgik projekterne og fortalte om deres erfaringer med PCB renovering i stor skala. Økonomi Som nævnt ovenfor, arbejder Golder og SBS på udarbejdelse af et foreløbigt oplæg til plan for: 1) Hvor den røde bolig i Tranumparken 1, udvælges til et ventilations/ udluftnings forsøg. 2) At der lægges en plan for orientering og renovering af tandlægens lejemål. Dette foreløbige oplæg udarbejdes inden for en aftalt økonomisk ramme på 25.000 kr.. 10
SBS rådgivning vurderer at punkt 1, forsøgsprojektet i Tranumparken 1, vil kunne overgå til at blive finansieret i fordelingsnøglen med de øvrige boligselskaber. Det skal bemærkes, at det er administrationens vurdering, at de samlede udgifter vil kunne indgå som støtteberettiget udgift i helhedsplanen. Specielt situationen i tandlægeklinikken indebærer særlige økonomiske og juridiske udfordringer. På grundlag af det foreløbige oplæg fra Golder og SBS vil administrationen indlede en nærmere drøftelse med tandlægerne med henblik på at få aftalt nærmere vilkår for håndtering af pcb forureningen af klinikken. Bestyrelsen vil senere få forelagt et egentligt beslutningsoplæg omkring den konkrete plan for pcb sanering af tandlægeklinikken. Tids og handlingsplan Da ovenstående beskrevede forsøgsprojekt bliver nødt til at indgå i en fælles og sammenhæng-ende tidsplanlægning vurderes det, at der kan forventes en tidsplan i april måned. Bilag: Rapport fra Golder vedr. resultatoversigt over PCB-målinger i indeluften 13. Ekstra P-pladser i Ulsøparken og Tranumparken i afdeling 13 Silergården Bestyrelsen godkendte indstillingen med den bemærkning, at projektet finansieres af egne midler og tilbagebetales over 10 år. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender forslaget om etablering af P- pladser med den beskrevne økonomi. - at der etableres yderligere 25 p-pladser i afdeling 13 til i alt 800.000 kr. - at projektet finansieres af egne midler og tilbagebetales over 10 år. - at der godkendes en huslejestigning på 0,75 kr. pr. m2 pr. år. Baggrund: Det seneste P-plads projekt har omfattet etablering af 136 stk. nye parkeringspladser samt opholdsarealer i og omkring servicegaden. Arbejdet er afsluttet og byggeregnskab under udarbejdelse. Da der i afdelingen fortsat er behov for yderligere p-pladser er der i samarbejde med afdelingsbestyrelsen og med teknisk bistand fra Witraz Arkitekter udarbejdet et nyt projekt med etablering af yderligere et antal p-pladser. Forslaget blev fremlagt på det ordinære afdelingsmøde den 20. marts 2013, hvor det blev godkendt. 11
P-plads projekt Projektet omfatter etablering af 6 stk. p-pladser ved Ulsøparken, 6 stk. ved Tranumparken og 13 stk. parallelt med Ulsøparken. Arbejdet udføres i forlængelse af det andet p-plads projekt. Der er indhentet underhåndstilbud fra Køge Bugt Anlægsgartner. På grundlag heraf, er der opstillet et samlet anlægsbudget på 800.000 kr. Projektet bliver finansieret af egne midler og vil blive afskrevet over 10 år med en årlig udgift på ca. 80.000 kr., svarende til en huslejestigning på 0,75 kr./ m 2 / p.a. Der skal ikke ansøges om kommunal godkendelse, da der ikke skal ske optagelse af realkreditlån. Tidsplan Der forventes en sagsbehandlingstid i Brøndby Kommune på ca. 1 måned. Byggearbejdet forventes opstartet i forsommeren 2013 og fortsætter over sommeren 2013. 14. Tab på fraflyttere Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Da der stadig er enkelte uklarheder omkring den nye lovgivning som administrationen venter svar på, vil administrationen vende tilbage på næste møde med mere information. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der er sket lovændringer der træder i kraft den 19. marts 2013. I forlængelse af Tranemosegårds diskussion om store tab på fraflytninger er følgende blevet vedtaget og træder i kraft 1. april 2013. 20, stk. 2, 1. pkt., ophæves, og i stedet indsættes:»en afdelings udgifter til tab som følge af lejeledighed og uforholdsmæssigt store tab som følge af fraflyttede lejeres manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtelsen dækkes af dispositionsfonden. Dispositionsfonden dækker ikke udgifter til tab som følge af lejeledighed og udgifter til tab som følge af lejeres manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtelsen ved fraflytning, hvis udgifterne er omfattet af reglerne om kommunal betaling af leje og garanti ved fraflytning.«administrationen bemærker følgende i ovenstående: Tab der opfylder kravene dækkes af dispositionsfonden Dispositionsfonden kan således ikke afslå at dække udgiften uden videre. (Der findes regler for 12
afslag andet sted, men dette kræver bl.a. dårlig økonomi samt kommunalbestyrelsens godkendelse.) Ordet uforholdsmæssigt skaber rig gro bund for diskussion. Reglerne kan ikke benyttes med tilbagevirkende kraft, hvorfor fraflytninger før den 1. april 2013 ikke skal dækkes af dispositionsfonden. Administrationen regner med at komme til at høre meget til denne regel, da driftsbekendtgørelsen ikke er opdateret endnu, og der derfor kan komme meningsudvekslinger om, hvornår et tab er uforholdsmæssigt stort. På organisationsbestyrelsesmødet den 5. februar 2013, blev administrationen bedt om at finde ud af, om de penge kommunen skylder i fraflytningssager er blevet betalt samt hvor mange penge det drejer sig om. Det drejer sig i alt om kr. 939.961,33. Pengene er modtaget den 28. oktober 2012. Bilag: Opgørelse over tab på istandsættelse af lejligheder ved fraflytning i perioden 14. januar 2007-31. december 2011. 15. Opsætning af antenner til mobiltelefoni Bestyrelsen godkendte at underskrive en fuldmagt til administrationen om tegningsberettigelse for opsætning af mobiltelefonantenner. Administrationen skal være opmærksom på, afdeling 1 Tranevængets ønske om ikke at få opsat antenner i afdelingen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. På organisationsmødet den 5. februar 2013 blev administrationen bedt om at lave en oversigt over indtægter fra mobiltelefonantenner, således at priserne kunne sammenlignes: Afdeling 1 Tranevænget Ingen antenner opsat. Afdeling 3 Maglelund Telenor kr. 38.329,17 Hi3G kr. 39.428,23 Afdeling 4 Tranehaven TDC kr. 29.731,89 13
Afdeling 6 Moserne Telenor kr. 41.071,12 TDC kr. 36.666,67 (for 11 måneder) Afdeling 12 Gillesager/Lindeager Telia kr. 81.171,68 + kr. 50.000 i engangsbetaling i 2012 for udvidelse af antenne kapacitet Hi3G kr. 59.519,46 Telenor kr. 30.050,00 Afdeling 13 Silergården Telia kr. 98.912,84 TDC kr. 26.400,00 Afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund Hi3G kr. 30.970,73 Administrationen gør opmærksom på, at en egentlig sammenligning af priser er vanskelig. Aftalerne og lejen afspejles typisk af: Tidspunktet for aftalens indgåelse Nogle placeringer er mere attraktive (bygningsplacering, bygningsstørrelse, konkurrence med nabobebyggelser mv.) i forhold til antennesignalet Forskellige vilkår i forhold til omfang (plads til antenner og elektronik) Administrationen blev tillige bedt om at skrive ud til alle afdelingsbestyrelse, for at finde ud af hvilke afdelinger, der ikke ønsker opsat antenner. Som det fremgår, er det kun afdeling 1 Tranevænget, som ikke pt. har antenner monteret. Det bemærkes, at masteloven som udgangspunkt ikke giver mulighed for at nægte opsætning, såfremt bygningen er over 8,5 meter. Ved fremtidige anmodninger fra teleselskaberne om opsætninger af antenner, vil afdelingsbestyrelserne i lighed med tidligere altid blive kontaktet for at høre om deres holdning til opsætning, placering og økonomi. Bilag: Udkast til fuldmagt til tegningsberettigelse 16. Repræsentantskabsmøde i Tranemosegård den 21. maj 2013 Bestyrelsen drøftede afholdelsen af repræsentantskabsmødet og godkendte dagsordenen, der udsendes den 19. april 2013. 14
Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter afholdelsen af repræsentantskabsmødet. På bestyrelsesmødet den 5. februar 2013, bad bestyrelsen administrationen om, at finde ud af om Hanne Schiøler og Birgitte Mortensen ønskede genvalg som suppleanter til bestyrelsen. Dette har de begge takket ja til. Torben Saxtorff har takket ja til at stille op som kritisk revisor samt som dirigent på repræsentantskabsmødet. 17. Mødeplan for 2014 Bortset fra at møde den 8. april rykkes til den 10. april 2014, godkendte bestyrelsen mødeplanen for 2014. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender mødeplanen for 2014. Bestyrelsesmøder: Torsdag den 30. januar 2014 Tirsdag den 8. april 2014 Onsdag den 21. maj 2014 (i forbindelse med repræsentantskabsmødet) Onsdag den 27. august 2014 Onsdag den 24. september 2014 Tirsdag den 2. december 2014 Repræsentantskabsmøde: Onsdag den 21. maj 2014 18. Orienteringssager BO-VEST v/dorthe Larsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Til BO-VESTs repræsentantskab er alle indstillet til genvalg. Dorthe Larsen orienterede om det ny kursuskatalog, som BO-VESTs kursusudvalg er ved at planlægge. Der har været nogle artikler i Boligen om BO-VEST omkring udlicitering. Bestyrelsen mente, at administrationen skal være bedre til at adskille de tre organisationer ad, da udlicitering er et VA projekt og intet har med Tranemosegård at gøre. Det er vigtigt at vi ikke udliciterer. Til gengæld skal vi blive bedre til at beskrive det vi laver; det er en meget bedre service over for beboerne. 15
BO-VEST er ikke en forretning, vi har beboere ikke kunder. Det er meget vigtigt, at BO-VESTs hjemmeside er opdateret med nyheder også dem, der ikke er så positive. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Orienteringssager BIB v/dorthe Larsen Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Orienteringssager BL v/allan Nielsen På seneste møde blev der diskuteret finansieringsselskaber og det blev konstateret, at der ikke må stilles sociale klausuler. Vedr. sagen om social dumpning, er der som noget nyt lavet overenskomst med Marguerit-køkkener. BL-konferencen gik fint. Det havde dog været en god idé hvis deltagerne på forhånd havde vidst, at de selv skulle have deltaget mere aktivt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme v/hugo Thuge Fjernvarmen har fremlagt deres budget samt de nye tariffer for fjernvarme. Disse ville betyde, at alle ældre murstensejendomme ville få forholdsvis større ekstraregninger, hvis vinteren bliver meget kold. Budgettet blev ikke vedtaget. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16
22. Orienteringssager fra administrationen I punktet omkring hjertestartere er det naturligvis ikke på ejendomskontorene, at de skal placeres. Det skal være ved ejendomskontorerne eller på et centralt sted i afdelingen. Udbuddet om energimærkning skal gå om, på grund af en fodfejl fra rågivers side. Udlejningsproblemerne i afdeling 13 Silergården skyldes problemer med at udleje de helt store boliger. Administrationen bedes gøre et forsøg på at undersøge muligheden for at udleje en stor lejlighed til flere lejere eks. studerende. Administrationen er i gang med at undersøge muligheden for opsættelse af solceller på tagene i afdeling 13 Silergården. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Meddelelse fra Landsbyggefonden om afsatte støttebeløb Hvert år i februar måned meddeler Landsbyggefonden status på afsatte støttebeløb til de renoveringssager, der endnu ikke har modtaget skema A tilsagn. Den 28. februar 2013 er der modtaget skrivelser fra Landsbyggefonden med meddelelse om afsatte beløb m.v. til følgende afdelinger: Afd. 12, Gillesager/Lindeager 82,6 mio. kr. med forventet tilsagn i 2016 Afd. 13, Silergården 104 mio. kr. med forventet tilsagn i 2016 På trods af udmeldingen om forventet tilsagnstidspunkt opfodrer fonden til at sagerne fremmes mest muligt så de gøres klar til skema A behandling. Fonden tager i øvrigt forbehold for Folketingets vedtagelse af merbevilling på 4 mia. kr. Rekruttering af teknik- og driftschef samt bolig- og HR-chef Teknik- og driftschef Den 1. april tiltrådte Jeannette Pagh Tøiberg Schüler stillingen som Teknik- og Driftschef i BO-VEST. Jeannette får i stillingen det øverste ansvar for den daglige drift af de 36 afdelinger, som administreres af BO-VEST og dermed for ca. 140 mand (m/k), hvor de fleste er beskæftiget i de enkelte boligafdelinger, og en god håndfuld har deres gang i Driftscenteret på Malervangen. Jeannette kommer fra en stilling som faglig leder af driften i FSB. Hun har 20 års erfaring fra den almene boligbranche, hvor hun startede som ejendomsfunktionærelev og sidenhen har arbejdet sig op igennem systemet. Det er altså en leder, der selv har prøvet det meste inden for almen boligdrift. Bolig- og HR-chef Den 15. maj går udlejningschef Lene Rixen på pension efter mange år på posten i først Tranemosegård og siden i BO-VEST. Samme dag starter Carsten Brank som ny 17
bolig- og HR-chef og får således ansvar for ledelsen af både udlejning og HR i BO- VEST. Carsten Brank er uddannet Socialformidler og har siden taget diplomuddannelsen i Ledelse på Professionshøjskolen og efterfølgende Master of Public Governance på CBS. Han har 20 års erfaring fra den kommunale verden og 14 år fra det private erhvervsliv, heraf ca. 17 år som leder, blandt andet som borgerservicechef i Københavns kommune. Senest har han arbejdet som forretningsspecialist i Udbetaling Danmark, specielt med udbetaling af boligstøtte via boligorganisationer. Elev- og praktikantpolitik i BO-VEST På seneste organisationsbestyrelsesmøde blev høring om elev- og praktikantpolitikken i BO-VEST behandlet. Tranemosegårds organisationsbestyrelse var positiv overfor forslaget og foreslog endvidere, at omkostningerne til eleverne finansieres af både organisationen og afdelingerne. AB og VA havde samme holdning. BO-VEST bestyrelsen godkendte på sit møde den 13. februar elev- og praktikantpolitikken og besluttede, at elever finansieres ved, at omkostningerne deles 50/50 pct. mellem boligafdelingerne, der har eleverne, og organisationen (arbejdskapitalen). Administrationen udarbejder notat om retningslinjer for ansættelse og administration af elever. Hjertestartere Som en naturlig følge af de seneste års fokus på sikkerhed med bl.a. brandkursus og førstehjælpskurser, er der fra medarbejderside givet udtryk for det vil være betryggende - både for personale og beboere - hvis der findes en hjertestarter på alle ejendomskontorer. Administrationen vil derfor anbefale over for de tre organisationsbestyrelser, at de opfordrer deres afdelingsbestyrelser til at afsætte midler til hjertestartere i det kommende budget. Kortlægning af frivilligt arbejde i BO-VEST BO-VEST handlingsprogram 2012-13 kræver fokus på rekruttering af frivillige. I efteråret 2012 har administrationen på baggrund af ønske fra BO-VEST bestyrelsen foretaget en kortlægning af det frivillige arbejde i de tre boligorganisationer. Formålet har været at skabe overblik over omfanget af det frivillige arbejde, over hvilke typer af frivilligt arbejde der udføres, samt hvilke beboere der deltager. BO-VEST bestyrelsen tog på sit seneste bestyrelsesmøde kortlægningen af det frivillige arbejde til efterretning. BO-VEST bestyrelsen besluttede endvidere, at der udarbejdes en pixiudgave af rapporten, så resultaterne kan udbredes til en bredere kreds, samt at der udarbejdes en kommunikationsplan for udbredelse af undersøgelsens resultater. Bilag: Rapport om kortlægning af frivilligt arbejde i BO-VEST Bilag 1 frivilligt arbejde Bilag 2 frivilligt arbejde 18
Energimærkning afdeling 1 Tranevænget Orientering om høringsskrivelse fra Energistyrelsen vedr. manglende Energimærkning for afd. 1 Tranevænget. Bilag: Høringsskrivelse fra ENS, Besvarelse fra BV, Tidsplan for energimærkning Status på ledige lejemål i Tranemosegård, pr. 31. december 2012 Antal ledige lejemål Boliger: 1 Erhvervslejemål: 1 Institutioner: 0 Kommentarer til lejemål: Følgende lejemål giver lejetab pga. udlejningsproblemer: Maglelund 22, 2.tv. Lejetab: 1. januar - 15. januar 2013 kr. 2.804,50 Ulsøparken 6-11-4 Lejetab: 1. januar - 30. marts 2013 kr. 27.078,00 Ulsøparken 6-7-4 Lejetab: 1. februar - 15. februar 2013 kr. 4.315,50 Ulsøparken 20, st.tv. Lejetab: 1. marts - 15. marts 2013 kr. 2.764,00 Erhverv: Gillesager 280, st. (kiosken) Lejetab: 1. februar - 30. marts 2013 kr. 12.340,00 Dette lejemål er udlejet som frisørsalon fra 1. april 2013 Opsigelses- og fraflytningsstatistik Bilag: Opsigelses- og fraflytningsstatistik for januar til februar 2013 Til- og fratrædelser Tiltrædelser Administrationen: Gitte Nielsen, økonomimedarbejder, 1. februar 2013 Jørgen Bach, projektleder i BYG, 1. marts 2013 Jeannette Pagh Tøiberg Schüler, teknik- og driftschef, 1. april 2013 19
Carsten Brank, bolig og HR-chef, 15. maj 2013 Boligafdelingerne: Martin Andersson Stendersø, EF i Silergården, 11. marts 2013 Søren Steffensen, varmemester i Tranehaven, 1. april 2013 Fratrædelser Administrationen: Marianne Albrecht, boliggruppen, pension pr. 27. marts 2013 Lene Rixen, udlejningschef, pension pr. 15. maj 2013 Boligafdelingerne: Claus V. Kristiansen, afdeling 13 Silergården, afgået ved døden 26. januar 2013 René Have, er den 1. marts 2013 rykket fra Tranehaven til Kanalens Kvarter 23. Næste møde Næste møde afholdes tirsdag den 21. maj 2013 i forbindelse med repræsentantskabsmødet. 24. Eventuelt Administrationen bedes til næste møde undersøge om bestyrelsen er berettiget til telefonpenge ud over honoraret. Afdeling 13 Silergården har for nogle år tilbage fået afslag fra Brøndby Kommune om opførsel af en miljøstation. Nu viser det sig, at BB har fået opført en miljøstation med tilsvarende placering, som den afdeling 13 havde foreslået. Dette skal kommunen komme med en forklaring på til det næste styringsdialogmøde. Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge Stig Rasmussen Lars Jensen 20