Business case Kommunikationsløsning til 0 6 års løsning Frederikssund Kommune NOTAT
Projektets navn: Kommunikationsløsning til 0 6 års området Projektets ejer: Projektleder: Paw Holze Nielsen Mette Ankjær Andersen og Majbritt Hansen Dato: 21. februar 2014 Captia sagsnr.: 021724-2013 Version: 1.0 (anvendes i takt med at der udarbejdes flere versioner i samme projekt, f.eks. flere udkast og endelig version) 2/26
Generelt om business case Modellen er beslutningsgrundlaget, når der skal gennemføres digitaliseringprojekter i Frederikssund Kommune. Formålet er at sammenfatte oplysninger/dokumentation, der gør det muligt at vurdere om projektet er godt og lønsomt, samt at vurdere investeringens kortsigtede og langsigtede mål I Frederikssund Kommune skal der udarbejdes business case for alle digitaliseringsprojekter. Ved digitaliseringsprojekt forstås: Projekter som følger af fællesoffentlige eller fælleskommunale digitaliseringsstrategier (e2015, edage m.v.) Projekt, der omfatter omkostninger til it-systemer, hardware, software, systemudvikling Reinvesteringsprojekt (projekt, hvor eksisterende system skal videreudvikles eller erstattes) Business Casen udarbejdes af projektlederen/-ejer, evt. i samarbejde med en af kommunens digitaliseringskonsulenter. Projektlederen og dennes chef godkender indholdet i business casen (punkt 6) og fremsender denne til Digitaliseringsstyregruppen til endelig godkendelse. 3/26
Indholdsfortegnelse Business case... 1 Kommunikationsløsning til 0 6 års løsning... 1 Frederikssund Kommune... 1 Generelt om business case... 3 1. Ledelsesresume... 6 App, ipad & SMS... 7 2. Projektbeskrivelse... 10 Projektets navn eller kort beskrivelse... 10 Formål... 10 Mål... 10 Baggrund (se Den brændende platform )... 11 Succeskriterier / Resultatkrav... 11 Interessenter (se Interessentanalyse)... 12 Hvem skal anvende løsningen... 12 Hvem kan herudover have glæde af løsning eller dets data... 12 Afhængighed til andre projekter... 12 Kommunikationsplan (se Kommunikationsplan)... 13 Lovgivningsmæssige hensyn... 13 Udbudsmæssige hensyn... 13 IKT-mæssigt omfang... 13 Krav til server, PC er, netværk m.v.... 14 IKT-mæssig løsningsbeskrivelse... 14 Snitflader til andre systemer... 14 Sikkerhedsrisikovurdering... 14 Bemærkninger til/fra IKT-dritsafdelingen... 15 Datamæssige hensyn... 15 Datatilsynet... 15 Konvertering af data... 15 Arkivmæssige hensyn... 15 3. Økonomiske konsekvenser... 17 Hvad koster projektet?... 17 Eksterne serviceforbedringer... 19 Interne serviceforbedringer... 19 Risici (se Risikoanalyse)... 19 Identificerede risici... 19 Økonomisk risikovurdering... 21 4. Implementering... 21 Implementeringsstrategi... 21 Tidsplan for projektets implementering incl. milepæle (se Tids- og handlingsplaner)... 22 5. Ejerskab... 24 Projektejer (fagchef) og projektleder... 24 Organisering (se Skabelon Organisationsdiagram )... 24 4/26
Leverandører... 24 6. Godkendelse... 25 7. Opfølgning/ Evaluering... 26 5/26
1. Ledelsesresume (Kort og præcist) Beskriv baggrunden for projektet: Siden 2007 har det været et stort ønske fra området, at få etableret en kommunikationsløsning, således at dagplejere, børnehuse og forældre kunne få mulighed for gensidig informationsudveksling. Siden indførelsen af områdeledelse i 2012 er behovet for intern kommunikation mellem ledelse og medarbejdere og mellem medarbejdere og medarbejdere ligeledes øget. Beskriv nuværende situation og komplikationer ved nuværende situation: Forældresamarbejde er en stadig vigtigere hjørnesten for dagtilbuddenes virke og succes. Behovet for at formidle budskaber hvad end de er af praktisk karakter eller af faglig karakter er voksende. Mange forældre efterspørger en elektronisk kommunikationsløsning til erstatning af papirsedler, plancher etc. Beskriv løsningsforslaget og de væsentligste gevinster ved at implementere løsningen både økonomiske og kvalitative: Gevinsten ved at implementere en kommunikationsløsning vil i første omgang være bedre service i forhold til forældresamarbejdet. Det vil således være en kvalitetsforbedring/et kvalitetsløft i dette samarbejde. Samtidig vil kommunikationen og vidensdeling mellem medarbejderne imellem højnes. Bedre overblik over fremmøde i dagpleje og børnehusene, herunder bedre styring af normering og feriedækning. Der er med andre ord en mulighed for, en forbedret opgaveløsning. Vi opfylder med løsningen den fællekommunale digitaliseringsstrategi for 2010 2015 punkt 3.4 som omhandler digital kommunikation og vidensdeling mellem forældre og daginstitution. Løsningen indeholder følgende elementer: Til børnehusene: Barnets aftaler: Personlige informationer såvel som aktivitetsstyring i dagligdagen Barnets stamdata opdateres hver nat via CPR, hvilket reducerer den manuelle vedligeholdelse af kontaktoplysninger. Telefonnumre kan mor og far selv ændre via forældreindgangen. Systemet giver overblik over syge- og feriemeldinger. Systemet håndterer ligeledes aftaler fra forældre som for eksempel, at barnet har en legeaftale eller hentes af farmor. Nemt for forældrene App til Smartphone og Tablets 6/26
SMS-service Nemt for personalet Overblik over aftaler Mere tid til børnene Forældre og personale slipper for papir, kalendere, post-it beskeder og diverse afkrydsningslister Integration Systemet tilgås for forældrene via NemID Opdatering fra CPR med opdateringer hver nat Log ind via institutionens egen hjemmeside App, ipad & SMS Kommunikationen mellem landets mange institutioner og forældre foregår overvejende mundtligt eller med papir sedler. Det er i mange henseender en tidskrævende måde at kommunikere på for de ansatte, lige som mange forældre savner at kunne give en hurtig besked til institutionen. Tabulex samler al information og styrker kommunikationen mellem institution og forældre. Forælder app Med Tabulex Forælder app, kan forældre oprette eller ændre en henteaftale, på farten. Med Tabulex Forælder på smartphone har forældre adgang til alle de smarte features - plus lidt ekstra. F.eks. kan forældre få vist vej til barnets legekammerater og se barns status. Med Tabulex Forælder App kan man: Se barns status (f.eks. Kommet kl. 08.30, Gået hjem kl. 15.40) Se hvor barnet befinder sig på institutionen lige nu (f.eks. Legepladsen, puderummet osv.) Se barns aftaler 5 hverdage frem Oprette, redigere og slette aftaler (f.eks. Hentes og Lege-aftaler) Melde sygdom/fridag Finde telefonnummer og adresser på andre børn i institutionen Forælder app bruges sammen med et af Tabulex' børne-programmer og kræver et Tabulex-login. Forældre kan nemt oprette et Tabulex-login ved at gå på www.sfoweb.dk (hvis man har barn i SFO) eller www.borneweb.dk (hvis man har barn i daginstitution) og benytte NemID. Tabulex-login oprettes derefter nemt under fanen "Stamkort". Nemt for personalet Personale-app en gør det muligt for personalet at have overblikket med sig overalt. Med app en kan personalet tjekke børn ind og ud, se overblik over dagens aftaler eller ændre en hente-aftale, uanset om de er på tur eller på boldbanen. Personalet kan via app få adgang til barnets stamkort og lægeoplysninger. 7/26
SMS-service Forældrene kan også sende en SMS til institutionen med beskeder om, hvornår barnet bliver hentet. Endvidere kan personalet sende SMS til én eller flere forældre. Til dagplejerne: Dagplejemodulet består af et administrationsmodul som er et dagligt redskab til det administrative personale og dagplejekonsulenterne/dagplejepædagogerne, et dagplejermodul som er den enkelte dagplejers daglige redskab og et forældermodul hvori forældrene kan opdatere oplysningerne om dem selv og deres barn. Systemet er webbaseret. Der opnås adgang til systemet ved at indtaste en bestemt internetadresse i en browser og logge ind med et tildelt brugernavn og adgangskode. Systemet kan i princippet anvendes på alle enheder med internetforbindelse og en af de gængse browsere installeret (Internet Explorer, Google Chrome, Firefox eller Safari). De forskellige moduler deles om alt data, så data indtastes kun én gang i et af modulerne og er umiddelbart derefter tilgængeligt i alle andre moduler. Dagplejekonsulenterne oprettes som brugere af administrationsmodulet med rettigheder til en eller flere grupper. Dagplejerne oprettes i reglen i systemet fordelt i legestuegrupper, og hver gruppe får deres egen indgang (internetadresse) til dagplejermodulet. Gæstehuse oprettes som separate grupper. Grupperne oprettes af IST. Inden for gruppen kan dagplejerne se oplysninger om hinandens børn (en dagplejer kan godt oprettes som bruger i flere grupper). I administrationsmodulet kan dagplejekonsulenterne håndtere f.eks. morgenvagt og tilsynsregistrering. Se i øvrigt illustration på næste side. Dagplejemodulet er fuldstændigt integreret med Tabulex Daginstitution, men kan også fungere selvstændigt. Hvis kommunen benytter Tabulex Daginstitution har dagplejerne også adgang til: kommunikation med forældre og hinanden, netværksgrupper, opslagstavle med nyheder til forældre, billedgallerier og fremmøderegistrering. Desuden kan dagplejekonsulenterne, hvis kommunen benytter Tabulex Forvaltning, udnytte de funktioner der ellers ligger i systemet: udsendelse af information til både dagplejere og forældre i de grupper de har adgang til og oprettelse af tværgående netværksgrupper. Forældremodulet er som udgangspunkt tilgængeligt for forældremyndighedsindehavere (der kan frit oprettes yderligere brugere på et barn), som kan logge ind i systemet med deres NemID (her kan de oprette et valgfrit brugernavn og adgangskode, som de kan bruge efterfølgende), så snart deres barn er indskrevet i systemet. Systemet har snitflader til KMD Pladsanvisning samt IST Hypernet. Herfra kan importeres børn indmeldt i dagplejen og for IST s vedkommende også børn i tilbud. Desuden kan der til IST afleveres information om godkendelse af en tilbudt plads samt information om hjemmepasning ved omplacering, så dette kan trækkes fra i forældrebetalingen. 8/26
Beskrivelse af statistik/ledelsesinformation I systemet er det muligt at trække statistik data ud på følgende områder: Barnets historik Fremmødehistorik Belægningsgrad Belægningsgrad i ferie Overtrædelse af tidsbegrænsede moduler Udtræk kan ske på datointervaller, hele år m.v. Medarbejdernes brug af løsningen: Det er besluttet at medarbejder i dagplejen og børnehusene som i forvejen ikke er oprettet i AD et IKKE oprettes. Dels ville det kræve licenser og en del ressourcer fra IKT og Digitalisering til oprettelse og vedligeholdelse af brugere i AD et. Behovet og brugsmønstret der forventes er: At dagplejerne bruger sin Ipads til komme/gå registrering, kommunikation til forældre, fagområdet og kollegaer imellem og dermed ikke har en større gevinst af en oprettelse i AD et. At personalet i Børnehusene bruger Ipad en til kommunikation til forældre, ledelse og kollegaer imellem, samt til overblik på turer og information med billeder af aktiviteter og ture. Det vil ikke være praktisk muligt at have mail/kalender på Ipad en, i det der er mange forskellige brugere der anvender samme Ipad. På baggrund af ovenstående er der i økonomien ikke indret CAL licenser da medarbejderne ikke tilgår AD et men kun den hostede løsning via en browser. Redegør for hvilke omkostninger der er forbundet med anskaffelsen (incl. alt), hvad den fremtidige årlige driftsudgift udgør, samt hvornår løsningen kan være i drift. Software kr. 114.000 Snitflade til KMD Institution kr. 25.000 9/26
Teknisk support kr. 50.000 Implementering intern tovholder kr. 225.000 Intern lønudgift for personalet der undervises kr. 371.000 Uddannelse fra Tabulex kr. 186.000 Hardware kr. 544.000 Køb og drift af 3G simkort kr. 25.000 Drift af løsning ½ år samt SMS service kr. 51.000 Møder og andre interne ressourcer kr. 15.000 Samlet udgift år 1. kr. 1.606.000 Drift år 2. kr. 173.000 hertil 225.000 til intern tovholder Drift år 4 inkl. Hardware udskiftning kr. 677.000 Løsningen forventes idriftsat 1. august 2014 for børnehusene og 1. september 2014 for dagplejen. 2. Projektbeskrivelse Projektets navn eller kort beskrivelse (anvend 1-2 linjer) Projektets navn Kommunikationsløsning til 0 6 års området Dagpleje og daginstitutioner Formål (sæt et eller flere krydser) Forbedre servicekvalitet (f.eks. hurtigere sagsbehandlingstid eller øget mulighed for borgerselvbetjening) Effektivisere forretningsprocesser eller reducere driftsomkostninger (f.eks. automatisering af processer) x x Effektivisere it-applikationer (f.eks. udskiftning af gammel applikationslogik eller integrere applikationer) Effektivisere it-infrastruktur (f.eks. konsolidering af servere, reducering af antal platforme) Forbedre fleksibilitet i forretningsarkitektur (Bla. arbejdsgange) (f.eks. understøttelse af standardiserede processer) x Forbedre fleksibilitet i it-arkitektur (f.eks. indføring af åbne standarder) Opfylde lovgivning (hvis projektet sikrer opfyldelse af lovgivning) x Andet: Mål (hvad er det overordnede mål med projektet) Mål 10/26
En forbedret opgaveløsning. Mere tid til børnene og bedre service overfor forældrene. Et bedre overblik over den reelle belastning i dagplejen og børnehusene. Baggrund (se Den brændende platform ) Nulløsningen As is (hvad er scenariet hvis der ikke foretages noget, hvordan løses arbejdsprocesserne?) Forslået løsning To be (hvordan er scenariet når projektet er gennemført) Fordele i forhold til foreslået løsning? Ulemper i forhold til foreslået løsning? Hvilke alternative løsninger er der? Bemærkninger til alternative løsninger, evt. fordele og ulemper. Der arbejdes løbende på at effektivisere opgaveløsningen. Fokus er her på børnene. Dette betyder ofte at formidlingen af aktiviteter og faglige begrundelser overfor forældrene nedprioriteres også selv om der er fokus på at gøre det modsatte. Med en fælles kommunikationsplatform mellem dagplejere, børnehuse og forældre og mellem personaler vil informationer hurtigere kunne formidles. Kommunikationsmuligheder, email på alle brugere, mulighed for statistik. Kræver indkøring og enhver indkøring er svær. Området er ikke IT-kyndigt og der skal derfor tænkes i implementering. Der findes andre leverandører, Infoba, KMD m.v. vi har set løsningen fra KMD. Projektgruppen har vurderet at løsningen fra Tabulex dækker de behov vi har, løsningen er færdigudviklet og parat til at tage i brug (Dagpleje 1.8) endvidere anvender vi i forvejen Tabulex i SFO og Klubber (Klubber forventes idriftsat forsommeren 2014) og for forældrene giver det en mere smidig adgang til data, med samme login får de adgang til alle børn uanset hvilken institution de går i eks. dagpleje og SFO. Succeskriterier / Resultatkrav Succeskriterier angiver, hvordan projektets succes skal måles. Succeskriterierne skal dokumentere, om projektet har været effektfuldt. Succeskriterier Forældretilfredshed De pædagogiske tilsyn MED-systemet Konkrete målepunkter (skal der måles på ressourcer, kvalitet, service?) Vi spørger årligt til forældretilfredshed blandt andet i forhold til den kommunikation der er imellem børnehus og forældre Vi kan spørge ind til anvendelsen gevinster m.m. Vi kan have implementeringen som opmærksomhedspunkt i vores MED-udvalg Målemetode til målepunkter (hvordan vil du måle, hvor ofte osv.) Årligt overfor forældrene Årligt overfor personalet Løbende i både MED-udvalg og koordinerende udvalg. 11/26
Lav Middel Høj Lav Middel Høj Interessenter (se Interessentanalyse) Hvilke interessenter er berørt (borgere, virksomheder, andre fagområder, ledere, medarbejdere, andre) Involvering i dialog omkring løsningen (sæt ét kryds) 1 Forældre x x x 2 Pædagoger x x x 3 Dagplejere x x x Ledelse x x x Ja Nej Påvirket af løsning Indflydelse på løsning Beskrivelse af involvering (kun, hvis der har været en involvering) Hvem skal anvende løsningen Brugerkategori (borgere, virksomheder, ansatte eller andre) Forældre (2 pr. barn) til børn i dagplejen og børnehusene Ansatte i dagplejen og børnehusene Forvaltningen Antal 2900 450 10 Hvem kan herudover have glæde af løsning eller dets data Brugerkategori (borgere, virksomheder, ansatte eller andre) Løsningen vil give ledelsesinformation om belastningen i hele 0 6 års området og brugsmønster m.v. Vil kunne anvendes i forhold til budgetlægning samt til det politiske niveau Antal - Afhængighed til andre projekter Hvis projektet er afhængig af andre sideordnede projekter eller hvis projektet indgår i andre delprojekter, skal det beskrives hvilke projekter det drejer sig om og hvori afhængigheden består. Kommunikationsløsning har tidligere været en del af et fælles udbud på 0 18 års området som ikke blev gennemført. Nu ønskes indkøbt løsninger til hhv. 0 6 års området og til klubområdet hvor der ligeledes udarbejdes en business case 12/26
Kommunikationsplan (se Kommunikationsplan) Hvem skal videre noget om projektet Hvem Hvorfor Hvornår Hvordan Forældre Dagplejere Pædagoger De bliver en central spiller De bliver en central spiller De bliver en central spiller Bestyrelserne 5. april (bestyrelsesdag) Personalemøde Ledermøde Koordinerende Lokaludvalg P-møder Paw fremlægger ideer og tidsplan for systemet. Mette fremlægger ideer og tidsplan for systemet. Lovgivningsmæssige hensyn Beskriv eventuelle lovgivningsmæssige hensyn, ( f.eks. lovkrav om løsningens implementering eller funktionalitet) I den fælleskommunale digitaliseringsstrategi for 2010 2015 er beskrevet: Punkt 3.4 Digital kommunikation og vidensdeling mellem forældre og dagtilbud formålet er beskrevet således: Initiativets primære formål er at frigøre personlige ressourcer til den primære arbejdsopgave pasning af børn i børnehaver og vuggestuer og samtidig få forældrene til at føle sig bedre orienterede og få et tættere samarbejde med deres børns dagtilbud. Udbudsmæssige hensyn Kræver investeringen at der gennemføres udbud? Hvordan løftes udbudsforpligtelsen? (eget udbud, indkøb på FM/SKI-aftale, KOMBIT eller andre former for fællesudbud?) Tidspunkt for forventet afsluttet udbud Bemærkninger fra Udbud- og Kontraktenheden Ja Nej x Investering i software er under 500.000,- kr. og i samarbejde med udbud og kontrakt har vi været i dialog med flere firmaer og valgt løsningen fra Tabulex. Hardware indkøbes på en direkte tildeling via SKI, evt. på ny forpligtende aftale med opstart 1.7, alt efter hvornår projektet godkendes. Ingen yderligere kommentarer IKT-mæssigt omfang Navn på system Type (finansiel; Leverandør (egenudvikling Platform (skal 13/26
selvbetjeningsløsning; logistik; fagsystem; eller andet.) ; ekstern leverandør (hvis muligt angiv hvilken)) være Windows, Citrix eller Hosted) Tabulex Daginstitution/Dagpleje Online registrerings- og kommunikationsværktøj til institutionernes medarbejdere og forældre Ekstern - Tabulex Hosted Krav til server, PC er, netværk m.v. Datsbasetype (produktnavn) Særlige krav til netværk, PC er eller andet Lagring/ backup (SAN; NAS; ) Platform for adgang (stationær pc; bærbar pc; PDA/mobil; stemmestyret; hvis andet, angiv da) Netværksydelse (data LAN/WAN; video; telefoni; internetadgang; ASP) Ingen krav da løsningen hostes hos Tabulex Der er ikke særlige krav Ikke relevant Tablet med IOS eller Android, Windwos PC, med Internet Explorer, Google Chrome, Firefox eller Safari, support af 2 versioner tilbage Internetadgang min 2 Mbit. Til Touchskærme anbefales kablet netværk, elle et stærkt trådløst netværk. IKT-mæssig løsningsbeskrivelse Overordnet beskrivelse af den tekniske arkitektur. (Evt. fra systemudbyder, f.eks. illustration) Ikke relevant hostet løsning Snitflader til andre systemer System Dataindhold Kommentarer KMD Institution Der er behov for 2 services EWS Institutionsoplysninger og EWS Aktive børn Herfra hentes løbende oplysninger om indmeldte børn, som læses ind i Tabulex Institution Sikkerhedsrisikovurdering Skal der udarbejdes sikkerhedsrisikovurdering for Ja X (1) 14/26
IKT-løsningen? Nej Udarbejdet d. (1) Dagtilbud udarbejder en sikkerhedsvurdering, den skal omhandler hvad vi gør i forhold til kommunikationsløsningen, hvis der kommer et længerevarende nedbrud, eks hvordan sikre vi intern og ekstern kommunikation. Der er ikke behov for en IKT sikkerhedsvurdering på løsningen i det den er hostet hos Tabulex. Bemærkninger til/fra IKT-dritsafdelingen Bemærkninger omkring det it-mæssige, samt krav til server, PC er, netværk m.v. Til IKT-driftsafdelingen Løsningen er dybest set identisk med Tabulex SFO som vi i forvejen anvender. Fra IKT-driftsafdelingen IKT-drift har ingen indvendinger/kommentarer til denne løsning. Det må dog forudses, at der kan forekomme et øget behov for IT support. HUSK. KMD snitflade skal bestilles i god tid, før forventet ibrugtagning. Datamæssige hensyn Datatilsynet Skal databehandlingen i løsningen anmeldes til Datatilsynet? Ja Nej x Angiv navn på ansvarlig for anmeldelse Paw Holze Nielsen Konvertering af data Beskriv i hvilket omfang (systemet) kræver konvertering af data fra andre systemer Der er ingen eksisterende løsninger, så der er ingen data at konvertere. Arkivmæssige hensyn Beskriv hvordan løsningen sikrer overholdelse af arkivloven. På Statens Arkivs d-guldliste fremgår systemet Tabulex SFO, som er en identisk løsning, at data ikke skal bevares. For at sikre der ikke kommunikeres i løsningen med arkivpligtige data, vil der blive udarbejdet guidelines til personale og forældre i samarbejde med vores arkivar om hvilke type indhold der må kommunikeres om. 15/26
Bemærkninger fra Stadsarkiv I mail har Christoph Klinge skrevet Efter samtale med Tabulex indstiller SFK, at systemløsningen i den præsenterede form ikke er bevaringsværdige for den nævnte målgruppe 16/26
3. Økonomiske konsekvenser Hvad koster projektet? Omkostninger År 1 År 2 År 3 År 4 Projektledelse 0 0 0 0 Andre interne ressourcer 10.000 0 0 0 (møder, konsulenter m.v.) Mødeforplejning 5.000 0 0 0 Implementering (1) 225.000 225.000 0 0 Konvertering af data 0 0 0 0 Driftsudgifter - systemer 26.000 52.000 52.000 52.000 Løn ifm. undervisning af 371.000 0 0 0 personale 458 medarb. á 3 timer á 270,- kr. Uddannelse 186.000 0 0 0 (kursusaktivitet) Eksterne ressourcer 0 0 0 0 Programmørtimer - udvikling 0 0 0 0 Programmørtimer tilpasning/videreudvikling 0 0 0 0 Hardware 60 Ipads (3) 240.000 0 0 240.000 67 stk. 3G kort 5/1 mb 25.000 31.000 31.000 31.000 (4) 40 stk. 23 Touch skærme 304.000 0 0 264.000 til børnehusene (5) Software 114.000 0 0 0 Licenser snitflade til 25.000 15.000 15.000 15.000 KMD institution (7) Teknisk support (6) 50.000 10.000 10.000 10.000 SMS beskeder (2) 25.000 25.000 25.000 25.000 Omkostninger i alt 1.606.000 398.000 173.000 677.000 Finansiering Sparede lønninger 0 0 0 0 /Arbejdstid (gentagelser* tid * løn) Fra driftsbudget 36.000 173.000 173.000 677.000 Fra eget lønbudget (Uddannelse) 370.000 0 0 0 Kvalitetsmidler til bedre 1.200.000 225.000 0 0 dagtilbud, behandles i Udd. Udvalget 3/3-14 Finansiering i alt 1.606.000 398.000 173.000 677.000 Gevinster i alt -1.606.000-398.000-173.000-677.000 (1) Implementering, der frikøbes intern bistand til implementering herunder pædagogisk support i ca. 1.666 timer á 270,- kr. pr. time svarende til knapt et 17/26
årsværk. Den frikøbte bistand vil også stå for support af tidligere indkøbte ITkufferter. (2) SMS der er beregnet 2 sms er pr. barn i børnehusene i alt 944 børn pr. uge i 50 uger á kr. 0,26. (3) Ipads, der er 67 dagplejere, i forvejen råder de over 12 Ipads, der indkøbes 55 samt 5 i reserve i alt 60 stk. (Ipads Air, 32 GB WIFI og 4G) stk. pris 4.000,- Ipads er valgt som Tablet, der er i 2013 er indkøbt 112 Ipads til hele dagtilbudsområdet, hermed sikre vi at allerede opnåede erfaring og viden på IOS kan genbruges direkte i den nye løsning. (4) 3G Simkort, 5/1 Mbit, oprettelse kr. 100,- pr. måned kr. 35,- opstart 1.6.2014 (5) Touch skærme, endeligt valg er ikke truffet men flere kommuner har købt Lenovo Thinkcentre m93z 10 ad, 23 til en stk. pris på kr. 6.600,- hertil er lagt 1.000,- kr. til vægbeslag, strøm m.v. Der er forudsat, at det trådløse netværk i samtlige børnehuse kan benyttes. Det skal i hvert enkelt børnehus testes, om der er trådløs dækning hvor Touch skærme monteres, alternativt skal der ske kabelfremføring. Beløbet er mindre i år 4, da det forudsættes at vægbeslag, strøm m.v. kan genbruges (6) Teknisk support, der ønskes teknisk support fra IKT og Digitalisering, på de 67 Ipads og Touch skærmene. Fagchef Paw Holze Nielsen vil indkalde til møde, for at drøfte mulig support dels af ovenstående, men ligeså af de tidligere indkøbe IT kufferter samt Surface til skoleområdet. Der er skønsmæssigt afsat 50.000,- pr. år til teknisk support. I 2014 er ligeledes afsat 50.000,- trods der er kun er drift ca. et ½ år, idet der her vurderes at være et ekstra opstartsarbejde i forhold til opsætning af Ipads og Touch skærme. (7) Snitflade til KMD Institution hhv. EWS Institutionsoplysninger og EWS Aktive børn. Oprettelse 10.000,- pr. services samt drift hhv. årligt kr. 9.000,- og kr. 4.500,- 18/26
Hvordan afløftes gevinsterne? Beskriv hvordan ovenstående gevinster afløftes i budgettet År 1 År 2 År 3 År 4 Ingen Ingen Ingen Ingen Som beskrevet i business casen er her ikke en positiv BC, der er et kvalitetsløft i hele 0 6 års området, som omfatter 1.443 børn, 458 ansatte og ca. 2.900 forældre. Det er forventningen at både områdets mulighed for at informere forældrene om centrale tiltag og lokale initiativer samt forældrenes mulighed for at kommunikerer med børnehusene/institutionerne og dagplejen vil blive væsentlig højnet og at dette vil blive afspejlet i den generelle tilfredshed med området. Det er forventningen, at der frigøres tid og økonomi i forbindelse med digitaliseringen af kommunikationen, men samtidig er det også vurderingen at den øgede mulighed for at kommunikerer mellem institution og hjem og omvendt vil medføre et øget tidsforbrug til denne opgave. Endelig vil initiativet betyde, at alle dagplejere fremover vil have egen ipad der dels gør det muligt at anvende den pædagogisk sammen med børnene, men ligeledes gør det muligt for dagplejekontoret at kommunikere elektronisk med den enkelte dagplejer. I dag foregår denne kommunikation via telefon samt via Post Danmark. Denne opgave vil blive løftet af den interne tovholder. Eksterne serviceforbedringer Beskriv hvilke serviceforbedringer projektet medfører i forhold til eksterne parter (borgerne, virksomheder, myndigheder o.l.) Servicemodtager Type af forbedring Beskrivelse Borgerne Øget information, og øget mulighed for kommunikation via mobil og computer. Interne serviceforbedringer Beskriv hvilke serviceforbedringer projektet medfører internt i organisationen (f.eks. fleksibilitet, færre fejl, hurtigere support o.l.) Servicemodtager Type af forbedring Beskrivelse Børnehuse/dagplejere Hurtigere, bedre og for dagplejens vedkommende billigere kommunikation Risici (se Risikoanalyse) Identificerede risici (benyt én række for hver identificeret risiko) Beskrivelse af identificeret risici Risikoområde (organi- Sandsynlighed Konsekvens Håndtering af identificeret risiko (hvordan forebygges risiciene 19/26
Lav Middel Høj Lav Middel Høj og hvordan skal reageres, hvis risiciene realiseres) sation; teknisk løsning; leverandører; interessenter) Leverandør Leverandør Teknik Organisation Tabulex kan ikke levere x x Løsninger er en ASP løsning som i forvejen er i drift i mange kommuner. I kontrakten skal leverandøren komite sig til den aftalte implementeringsplan. I tilfælde af manglende levering indkaldes Tabulex (person med mandat til at træffe beslutninger) IKT og Digitaliseringschefen samt udbud og kontrakt til møde. Manglende levering af Tablets og touchskærme Manglende trådløs dækning samt manglende 3G x x Det er standardvare der indkøbes og i et forholdsvis begrænset antal. Men hvis ikke tablets kan leveres vil løsningen ikke kunne tages i drift. I forbindelse med indkøb vil der være stort fokus på leveringssikkerhed. Endvidere forventes levering at ske minimum 2 måneder inden idriftsættelse. x x x x Trådløst: Manglende trådløs dækning i Børnehusene til brug for Touchskærme vil blive afdækket inden implementering og der vil i nødvendig omfang blive trukket fysiske netværkskabel. 3G dækning: Det er vurderet, at det stort set ikke forventes, at der er dagplejere der ikke har 3G dækning til brug på Ipads, sker det vil de enten kunne benytte eget trådløst net og alternativt indkøber dagtilbud en ADSL forbindelse. Det skal bemærkes at 3G dækningen forbedres markant fra TDCs side løbende i 2014. Pædagoger og dagplejere x x For især dagplejerne men til dels også det pædagogiske personale i børnehusene er det 20/26
Lav Middel Høj en ny teknologi der skal tages i anvendelse, det vil naturligt give en hvis grad af udfordring. I projektet sikres en stor grad af medinddragelse af alle personalegrupper. I små guidelines til personalet beskrives efter Herskind metoden den funktionalitet de skal kunne håndtere, tilsvarende får forældrene guidelines for hvad vi vil anvende løsningen til og hvilken type af kommunikation der må bruges i løsningen så vi sikre at overholde lovgivningen. Hvis løsningen ikke anvendes efter hensigten trods igangsatte tiltag, vil det blive drøfte på personalemøder, legestuemøder m.v. og af samme grund er der sat interne ressourcer af til at afbøde udfordringer i implementeringsperioden. Økonomisk risikovurdering Risiko for, at omkostninger bliver større end angivet i afsnit Sandsynlighed x Konsekvens (angiv ændring i forventede omkostninger og økonomiske gevinster, hvis risiko realiseres) Der kan vises sig et større behov for uddannelse end det estimerede Risiko for, at økonomiske gevinster bliver mindre end angivet i afsnit Projektet indeholder ikke økonomiske gevinster 4. Implementering Implementeringsstrategi Beskriv implementeringsmetode herunder anvendelse af interne og eksterne ressourcer, og om der gennemføres pilotprojekt, om løsningen udrulles trinvist eller samlet., hvordan gevinstrealisering sikres m.v. 21/26
Tabulex implementerer ASP miljøet så det for alle er tilgængeligt inden undervisning opstarter. Tabulex forestår alt undervisning og alle personalegrupperne undervises i 3 timer. Der anvendes intern tovholder til hele implementeringen og løbende pædagogisk support. Tovholderen har samtidig ansvaret for de tidligere indkøbte IT kufferter. Børnehusene: Der udrulles samlet for børnehusene 1/8. Alle har internt benyttet løsningen i minimum 1 måned forinden. De modtager undervisning 12/5 27/6, efter undervisning er Touchskærme tilgængelige i personalestuerne, samtidig kan løsningen anvendes på eksisterende Ipads. Dagplejen: De modtager undervisning 1/8 31/8 og får på kurset Ipad en udleveret og dermed kan blive fortrolige med den, inden de går i drift 1/9. Den interne tovholder vil understøtte dagplejen dels i form at de guidelines der udarbejdes, på ugentlige møder i legestuerne samt support af den enkelte dagplejerne. Inden de går i drift er forældre og dagplejerne informeret om, at vi kun går i drift med enkelte dele, f.eks kommunikation og komme/gå registrering, men f.eks. ikke billeder og beskrivelser af ture. Tidsplan for projektets implementering incl. milepæle (se Tids- og handlingsplaner) 15/5-2014 Intern tovholder 1/6-2014 Intern tovholder Dato Handling/Indhold 15/4 Tabulex opsætter 9/5 ASP miljø 7/4-2/5 Indkøb og klargøring af Touchskærme og opsætning i personalestuerne 15/4 Aftale med KMD 15/5 omkring snitflade 1/5-31- Opsætning af løsning, /5 afdelinger, brugere m.v. 12/5-27/6 1/7-2014 Intern tovholder 16/6-27/6 3 timers undervisning af personalet i børnehusene i alt 384 personer Fysisk opsætning af Touchskærme i børnehusene 1/7-31/7 Information til forældre omkring login og muligheder. Børnehusene går i drift i forhold til forældre 1/7-31/7 Klargøring af Ipads til Dagplejerne 1/8 31/8 15/8 1/9 3 timers undervisning af 67 dagplejere Information til forældre omkring login og muligheder. Dagplejen går i drift i forhold til forældre Milepæle Status /Deadline Ansvarlig Færdig løsning opsat Opsat i alle 38 børnehuse Services implementeret Alle medarbejdere oprettet incl. afdelinger Gennemført undervisning Opsat Touchskærme Udsendt information. Systemet idriftsat Klargjort incl. 3G (udleveres på kurserne) Gennemført undervisning Udsendt information. Ipads udleveret og idriftsat 9/5-2014 Intern tovholder 5/5-2014 Intern tovholder 30/6-2014 Intern tovholder 1/8-2014 Intern tovholder 31/7-2014 Intern tovholder 31/8-2014 Intern tovholder 1/9-2014 Intern tovholder 22/26