Nyt i regnskabsdelen af Blåt Medlem, januar 2010 Denne vejledning beskriver de nye ting, der indføres i Blåt Medlem i januar 2010 indenfor regnskabsområdet. Indholdsfortegnelse: 1 Saldo på bankkonto, kasse, mv. vises i bogføringsbilledet... 2 2 Sortering af projektnavne... 3 3 Sortering af posteringer i bogføringsbilledet... 4 4 Slette posteringer fra kontokortet... 5 5 Posteringstype for PBS-indbetalinger... 5 6 Posteringsliste til revisor... 6 7 Bedre understøttelse af op- og nedskrivninger... 8 8 Kun bogføre i det aktuelle regnskabsår... 9 9 Slettede posteringer i kontokort-billedet... 9 10 Information om projektnavn... 100 11 Revisorpostering - "fri posteringstype"... 100 12 Navne på regnskabsrapporter... 100 13 Betaler-oplysninger med på eksporter... 111
2 1 Saldo på bankkonto, kasse, mv. vises i bogføringsbilledet Saldo for bankkontoen + 3 valgfrie konti vises nu i toppen af bogføringsbilledet og ajourføres hver gane en postering gemmes. Hvis man bogfører efter en bankkontoudskrift kan man derfor let se, om man har tastet rigtigt undervejs. De valgfrie konti vælges i bunden af billedet og huskes fra gang til gang. Det er kontienes saldi ved udgangen af det aktuelle regnskabsår, som vises.
3 2 Sortering af projektnavne Projektnavne sorteres nu alfabetisk de steder, hvor man kan vælge projektkode: Før: Nu:
4 3 Sortering af posteringer i bogføringsbilledet Når man sorteret posteringerne efter faldende dato, bliver posteringer på samme dato nu sorteret efter faldende bilagsnummer, og omvendt. Den samme sammenhæng er der også når man sorterer efter bilagsnummer - så bliver posteringer med samme bilagsnummer sorteret efter dato i samme rækkefølge som man sorterer bilagsnumrene. Eksempel: Sortering efter faldende dato; posteringer på 01-01-2010 sorteres efter faldende bilagsnummer: Eksempel: Sortering efter faldende bilagsnummer; posteringer på bilag 2009-100 sorteres efter faldende dato:
5 4 Slette posteringer fra kontokortet Man kan nu slette en postering direkte fra kontokort-billedet. Det gør man ved at klikke på skraldespanden til højre for posteringen. I samme omgang er der blevet indført en rette-blyant, som man skal klikke på for at redigere posteringen. Tidligere skulle man klikke på selve posteringsteksten, men det er nu blevet ændret, så det virker på samme måde som i andre billeder: 5 Posteringstype for PBS-indbetalinger Indbetalinger, som indlæses fra PBS, blev tidligere posteret med posteringstypen "Indtægt medlem via kontingent". Det var en uheldig misbrug af denne posteringstype, da det jo netop ikke er en indtægtspostering, men en indbetalingspostering, og det gjorde det meget besværligt at rette en PBS-postering. Derfor bruges fremover den rigtige posteringstype "Indbetaling, medlem".
6 6 Posteringsliste til revisor Der er kommet en ny regnskabsrapport som producerer kontokort for alle konti på én gang. Det er en udskrift som er en stor hjælp for revisoren. Rapporten findes både under menuen "Rapporter" og under "Regnskab" > "Udskrifter" > "Posteringsliste": Rapporten kan dannes for en selvvalgt regnskabsperiode:
Rapportens indhold er alle posteringer i den valgte periode, opdelt efter kontonummer, og med primo- og ultimosaldi. Bemærk at rapporten ikke kan udskrives direkte, men kun eksporteres til en såkaldt CSV-fil, som for eksempel kan åbnes i et regnearksprogram som Microsift Excel: 7
8 7 Bedre understøttelse af op- og nedskrivninger Opskrivninger og nedskrivninger, som foretages direkte over egenkapitalen (formuen) udenom resultat-regnskabet, kunne ikke ret godt komme med i regnskabsudskriften. Det er der repareret på nu med indførelsen af en ny linjetype i regnskabsudskriften. Vi laver for eksempel en opskrivning på ejendoms-kontoen 3060 direkte over egenkapitalen på konto 4050: På status-udskriften opretter vi en ny linje i den del, der forklarer egenkapitalen/formuen, og bruger den nye linjetype "Formue, bevægelser". Denne linjetype vil vise summen af alle posteringer direkte på formuekontoen, dvs. lige præcis summen af op- og nedskrivninger: Resultatet er, at man ser den rette sammenhæng mellem gammel og ny formue:
9 8 Kun bogføre i det aktuelle regnskabsår For at mindske risikoen for fejl er der indført en spærring mod at bogføre på en dato som ligger udenfor det aktuelle regnskabsår. Der er ikke noget i vejen for at lave en sådan postering, hvis det pågældende regnskabsår ikke er lukket, men man må altså først manuelt skifte regnskabsår. Spærringen gælder også ved postering af kontingent og ved indlæsning af betalinger fra PBS. Hvis man i kontokort-billedet prøver at redigere en postering, som ligger udenfor det aktuelle regnskabsår, bliver man dog tilbudt at skifte regnskabsår automatisk: 9 Slettede posteringer i kontokort-billedet Man kan se slettede posteringer i kontokort-billedet, men det var ikke let at finde ud af hvordan. Det er forhåbentlig lidt tydeligere nu: Som det kan ses, er det (naturligvis) ikke muligt at redigere eller slette posteringer som allerede er slettede.
10 10 Information om projektnavn Når man holder musemarkøren hen over en "projekt-farveklat" i bogføringsbilledet og kontokort-billedet får man nu at vide, hvilket projekt som er lagt på posteringen. Det er på samme måde som man kan se medlem og virksomhed: 11 Revisorpostering - "fri posteringstype" Mange har efterspurgt en mulighed for at kunne lave en vilkårlig postering uden at være begrænset af de forud bestemte posteringstyper. Det kan man nu, og vi har valgt at kalde den for en "revisorpostering" for at antyde, at det er en posteringstype man kun skal anvende, hvis man ved, hvad man gør... Posteringerne indtastes som alle andre posteringer. Her laver vi en postering, som tidligere ikke kunne laves direkte, nemlig en indtægt som modposteres på en passivkonto i stedet for en aktivkonto: I de to kontonummerfelter kan man vælge frit mellem alle indtægts-, udgifts-, aktiv-, og passivkonti, og alle tre felter til projekt, medlem, og virksomhed er åbne. 12 Navne på regnskabsrapporter Nu kan man ikke længere oprette to regnskabsrapporter med det samme navn. Hvis der allerede findes sådanne dubletter i jeres gruppe/division vil de være blevet omdøbt, så der står f.eks. (1), (2),... efter navnene for at gøre dem forskellige.
11 13 Betaler-oplysninger med på eksporter I forbindelse med omlægningen af pårørende-funktionaliteten i Blåt Medlem blev der indført en skelnen mellem primær kontaktperson og betaler. Vi fik ikke ved den lejlighed oplysninger om betaler med på eksporterne fra fanebladene "5 Funktioner" og "6 Personer". Men de er med nu: Feltet "Medlem betaler selv" er et lidt specielt felt. Det indeholder "0" hvis der for medlemmet er angivet en betaler, og "1" hvis ikke der er angivet en betaler. Ellers er der alle de samme felter til rådighed for betaler som er til rådighed for primær kontaktperson.