Glostrup, den 02.05.2011 LLR/SA Referat Den 17. maj 2011 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl. 16.45 2860 Søborg Deltagere: Erik Andersen Birgith Hansen Torben Rønnebæk Larsen Birgit K. Nielsen Henrik Segato Gunnar Christensen Mikkel V. Frank Per Nielsen Kurt Kristensen John Ejsing Johnny Ryttersson Lone Lund-Rasmussen Ivan Hjort Olsen formand (EA) næstformand (BH) bestyrelsesmedlem (TRL) bestyrelsesmedlem (BN) bestyrelsesmedlem (HS bestyrelsesmedlem (GC) bestyrelsesmedlem (MF) bestyrelsesmedlem (PN) bestyrelsesmedlem (KK) bestyrelsesmedlem (JE) bestyrelsesmedlem (JR) direktør gæst Dagsorden: 1. Godkendelse af protokol fra de sidste bestyrelsesmøder 2. Organisationsbestyrelsens konstituering 3. Organisationsbestyrelsens habilitetsforhold (bilag 1) 4. Afdelingernes driftsbudgetter 2011/2012 (bilag 2) 5. Udlejningsstatistik (bilag 3) 6. Forhøjelse af indskud (bilag 7) 7. GAA-dag 8. Status på E-flyt 9. Forbedring af afkøling af fjernvarme Marielyst og Kildevænget (bilag 4) 10. Lukket dagsorden (bilag 5) 11. Ansøgning om tilskud til forundersøgelse af helhedsplan for Mørkhøjvænge (bilag 6) 12. Orientering om fugtskader 13. Nyt fra afdelingerne 14. Eventuelt 1
Erik Andersen bød velkommen til Torben Rønnebæk Larsen og takkede Ivan Hjort Olsen for hans mangeårige indsats i organisationsbestyrelsen. 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde Referatet af organisationsbestyrelsesmøderne den 17. februar og 14. marts 2011 er forinden udsendelse rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer. at referaterne godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referaterne af 17. februar og 14. marts 2011. Referaterne er lagt på GAA s hjemmeside. 2. Organisationsbestyrelsens konstituering Organisationsbestyrelsen konstituerer sig selv med en formand og næstformand. Erik Andersen og Birgith Hansen er i perioden frem til mødet den 17. maj 2011 valgt som henholdsvis formand og næstformand. at organisationsbestyrelsen konstituerer sig med formand og næstformand. Organisationsbestyrelsen konstituerede sig med Erik Andersen som formand og Birgith Hansen som næstformand. 3. Organisationsbestyrelsens habilitetsforhold På mødet den 26. maj 2010 afleverede samtlige af de fremmødte bestyrelsesmedlemmer en skriftlig habilitetserklæring, hvori alle bekræfter, at de op- 2
fylder og stedse har opfyldt habilitetsbetingelserne i henhold til Lov om Almene Boliger 17 og 18. På mødet den 17. maj 2011 anmodes organisationsbestyrelsens medlemmer om, at forholde sig til habilitetsbetingelserne på ny og skriftligt afgive en erklæring herom, senest på mødet den 17. maj 2011. Bilag 1: Habilitetserklæring. at organisationsbestyrelsen forholder sig til habilitetsbetingelserne og underskriver erklæring herom jfr. Lov om Almene Boliger 17 og 18. Alle habilitetserklæringer blev afleveret til Lone Lund-Rasmussen, og organisationsbestyrelsen besluttede, at habilitetserklæring skal underskrives en gang årligt. 4. Afdelingernes driftsbudgetter for 2011/2012 Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. oktober 2011 30. september 2012 er ved udarbejdelse af denne dagsorden under behandling på afdelingsmøderne. Budgetterne forventes at være behandlet og inden udgangen af maj 2011. at organisationsbestyrelsen forholder sig til budgetterne på mødet den 17. maj 2011, og at de i deres godkendelse tager forehold for vedtagelser på afdelingsmøderne i de afdelinger, hvor de respektive budgetter endnu ikke har været til behandling. Som bilag 2 vedlægges afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. oktober 2011 30. september 2012. 3
Fremadrettet vil budgetter blive udsendt til afdelingsbestyrelserne ca. 1. april. Organisationsbestyrelsen tog bemærkningerne til efterretning og godkendte budgetterne under forbehold for vedtagelse på afdelingsmøderne. Lone Lund-Rasmussen blev bedt om at undersøge, om en afdeling, der ikke er boligafdeling, skal have forrentet egne midler. Efterfølgende kan det oplyses, at en afdeling med erhverv skal behandles på samme måde som boligafdelinger. 5. Udlejningsstatistik Fraflytningsstatistik for perioden 2008-2010 og Fraflytningsstatistik for perioden 1. januar 30. april 2011 vedlægges som bilag 3. at statistikkerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen besluttede, at antallet af de interne flytninger følges tæt. 6. Forhøjelse af indskud Alle afdelinger betaler indskud på 100kr./m 2. I henhold til lovgivningen kan organisationsbestyrelsen beslutte at forhøje indskud til maksimalt 216 kr./m 2 (2011 niveau)uden særlig godkendelse i kommunen. Eksempler på forhøjelse af indskud for udvalgte boliger vedlægges som bilag 7. at afdelingsbestyrelserne, inden organisationsbestyrelsesmødet tager stilling til, hvorvidt afdelingsbestyrelserne ønsker iværksat en forhøjelse af indskuddet. Forhøjelsen kan alene ske for kommende lejere. 4
De enkelte afdelinger vil behandle forslaget på et afdelingsbestyrelsesmøde. Lone Lund-Rasmussen får besked om forhøjelserne fra de enkelte afdelinger. 7. GAA-dag at organisationsbestyrelsen drøfter og beslutter afholdelse af en GAA-dag i 2011. Arbejdsudvalget har oplyst, at GAA dagen bliver ændret til lørdag den 1. oktober 2011 med emnerne kommunikation og samarbejde samt en rundtur til nogle af afdelingerne. Johnny Ryttersson, Erik Andersen, Henrik Segato, Birgit K. Nielsen og Birgith Hansen står for arrangementet. Første møde aftaltes til onsdag den 15. juni 2011 kl. 19.00. 8. Status på E-flyt Indførelsen af E-flyt betyder, at alle lejemål i afdelinger med A-ordning skal opmåles, og istandsættelsesarbejder, f.eks. malerarbejde og snedkerarbejde, skal prissættes. I afdelinger med B-ordning skal der alene indhentes m 2 priser. Det er hensigten at starte med Ved Stadion, der har B-ordning. Administrationen overvejer at ansætte en teknisk assistent til, i samarbejde med ejendomsmestrene og de lokale håndværkere, at få samlet de nødvendige informationer til afdelingerne med A-ordning. at oplysningen tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen besluttede, at punktet status på E-flyt skal være på dagsordenen fremover. 5
9. Forbedring af afkøling af fjernvarme Marielyst og Kildevænget Der er udarbejdet rapporter vedrørende renovering af varmecentralen for Marielyst og Kildevænget. Resumé for forslag til renovering af varmecentralerne vedlægges som bilag 4. Resuméet oplyser om de arbejder, som ingeniørfirmaet Henrik Larsen foreslår igangsat. Det er overfor administrationen oplyst, at ingen af afdelingsbestyrelserne ønsker projekterne gennemført. at oplysningen tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der skal indkaldes til møde med teknisk forvaltning for at høre kommunens holdning til de anslåede besparelser. Indledningsvis afholdes et møde med ejendomsmestrene, administrationen og afdelingsbestyrelserne om status. Johnny Ryttersson og Birgith Hansen deltager. 10. Lukket dagsorden 11. Ansøgning om tilskud til forundersøgelse af helhedsplan for Mørkhøjvænge På baggrund af de huslejemæssige konsekvenser ved gennemførelsen af den påtænkte renoveringssag har afdelingsbestyrelsen besluttet, at der skal laves en helhedsplan på et niveau, der kan godkendes af Landsbyggefonden, således at afdelingen kan få gennemført renoveringen med støtte fra LBF. Da det er relativt dyrt at få udarbejdet et så stort materiale, ansøger afdelingsbestyrelsen om tilskud til betaling af teknikerhonorar samt særlige forundersøgelser. Budgetvurdering for gennemførelse af renoveringssagen samt ansøgningen om til skud vedlægges som bilag 6. 6
at organisationsbestyrelsen imødekommer ansøgningen. Organisationsbestyrelsen afviser ikke at yde tilskud til rapporten, men anmoder om, at Landsbyggefonden kontaktes inden endelig stillingtagen. 12. Orientering om fugtskader Afd. 1, Højebo:Der har været 4 fugtskader, som alle er beboerrelaterede. Afd. 4, Marielyst: Der har været 16 fugtskader, hvoraf 6 er beboerrelaterede og resten som følge af årstiden. Afd. 5, Kildevænget: Der har været 10 fugtskader, hvoraf 6 er beboerrelaterede og resten som følge af årstiden. Status med hvad der sker og hvad der skal ske. Afd. 6, Mørkhøjvænge: Der har været 2 fugtskader, hvoraf 1 er beboerrelateret og 1 skyldes bygningen. at oplysningerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der fremover skulle være en redegørelse for de enkelte sager, herunder de tiltag, der gøres i de enkelte lejemål. 7
13. Nyt fra afdelingerne Afd. 1, Højebo Mulighederne for helhedsplan undersøges fortsat af rådgiverne. Der er afdelingsmøde onsdag den 18. maj 201. Afdelingsformand Kristina Johansen har meddelt, at hun ikke genopstiller. Afd. 2, Ved Stadion John Kristensen er fratrådt som ejendomsmester. Der vil snarest blive annonceret efter en ny ejendomsmester. Der er ved at blive udarbejdet udbudsmateriale på udskiftning af de gamle stofledninger samt en del udendørs el-arbejde. Der afholdes beboermøde torsdag den 12. maj 2011. Afd. 3, Bakkely Projekt vedrørende renovering af badeværelser sendes i udbud primo maj 2011, med opstart august 2011. Der afholdes beboermøde mandag den 30. maj 2011. 8-3-95-18 Erhvervslejemålet er genudlejet pr. 1. maj 2011 til ny grønthandler.. Supplerende kunne oplyses, at kommunen tager stilling til evt. nedlæggelse af supplement rum medio juni 2011. Afd. 4, Marielyst Der har været afholdt et møde med altanudvalget om haver, altaner og butikscentret. Afdelingen arbejder på at få kollektiv råderet vedrørende køkken og bad. Der afholdes afdelingsmøde mandag den 9. maj 2011. 8
8-4-564-8 Erhvervslejemålet Gladsaxevej 130. st. 1. Nuværende lejer har bedt om ret til afståelse af lejemålet. Forhandlinger pågår stadig. Lejemålet er ikke opsagt. 8-4-570-12 Erhvervslejemålet Gladsaxevej 130. st. 7. Der forhandles med advokat, som vil have kontor på adressen. Overgår evt. til mægler. Johnny Ryttersson gjorde opmærksom på, at lejemålet ikke må benyttes til kontor. Administrationen er opmærksom på dette. Afd. 5, Kildevænget Renoveringen af elinstallationerne i 90 lejemål er afsluttet, og afdelingen overvejer endnu en pulje på 90 lejemål. Der afholdes afdelingsmøde tirsdag den 24. maj 2011, hvor afdelingsbestyrelsen stiller forslag om kollektiv råderet til udskiftning af køkkener. Afdelingens formand Yousef Nielsen har meddelt, at han ikke genopstiller. Afd. 6, Mørkhøjvænge John Kristensen er fratrådt som ejendomsmester. Udskiftning af vinduer, tag samt etablering af ventilation vil give en huslejeforhøjelse på 20%. Afdelingsbestyrelsen har besluttet at få udarbejdet en helhedsplan, således at renoveringen kan blive støttet af Landsbyggefonden. Der afholdes afdelingsmøde onsdag den 18. maj 2011. Afdelingsbestyrelsen stiller forslag om kollektiv råderet for køkkener samt om at overgå til B-ordning. Afd. 7, Kildevængets Børneinstitution Kommunen har bedt om et tilbud på overtagelse af institutionen. Administrationen og formanden udarbejder dette. 9
Afd. 8, Bondehavevej Der afholdes afdelingsmøde torsdag den 26. maj 2011. at oplysningerne om afdelingerne tages til efterretning. Oplysningerne tages til efterretning med kommentar. 14. Eventuelt Næste ordinære møde er torsdag den 8. september 2011 kl. 16.45. Telefon og mailliste på organisationsbestyrelsen vedlægges referatet. 10