1 of 13
2 of 13 INDHOLDSFORTEGNELSE INDHOLDSFORTEGNELSE...2 Aftale for drift i 2014...3 Faktaboks om virksomheden...4 Aftale...6 Aftaleparter:...6 Aftalens periode:... 6 Aftalens grundlag:... 6 Centrale politikker, der indgår som grundlag:... 6 Det økonomiske grundlag:... 6 Mål:... 9 Fælles mål:... 9 Områdemål Natur, Teknik og Miljø, der har betydning for Natur- og Vejservice:... Error! Bookmark not defined.12 Institutionsmål Natur- og Vejservice:... 10
3 of 13 Aftale for drift i 2015 Natur- og Vejservice Virksomhed
4 of 13 Faktaboks om virksomheden Ledelse Adresse Driftsleder Bo Worsøe Natur og Vejservice Adresse Lerbakken 21, Følle 8410 Rønde Lovgrundlag Virksomhedens ansvarsområde reguleres primært efter følgende love og bestemmelser: Generelle love og bestemmelser Lov om kommuners styrelse, Forvaltningslov, Lov om offentlighed i forvaltningen samt afgifts-, skatte- og momsregler. Love og regler vedrørende Vejvæsenet: Vejvæsenet arbejder desuden ud fra en række vejrelaterede love, bekendtgørelser og cirkulærer, regulativer, vejledninger, lokale bestemmelser, standarder, normer og anvisninger. Primærlovene er: Lov om offentlige veje, Lov om vintervedligeholdelse og renholdelse af veje samt Lov om private fællesveje. Planloven i forbindelse med arealer til vej- og stianlæg. Færdselsloven i forbindelse med udførelse af skiltning og afmærkning. Herunder indhentes politiets godkendelse til udførelse af vejarbejder, der har betydning for trafiksikkerhed og afvikling. Miljøloven med hensyn til grønne arealers pasning og pleje. Hegnsloven i forbindelse med vedligeholdelse af beplantning og hegn ved eller over vejarealer. Miljøloven og arbejdsmiljøloven, der har betydning for et vejarbejdes praktiske tilrettelæggelse, samt for benyttelse af maskiner, redskaber, mandskabsfaciliteter, beklædning, hjælpemidler m.v. Kerneopgaver / Nøgletal/ kritiske faktorer Der er i Syddjurs 1000 km kommuneveje, 65 km sti og 363 km vandløb. Samlet opgørelse over grønne områder, park, natur, skov foreligger ikke. Der er et samlet budget for vejdriftområdet på ca. 46 mio. kr. i
5 of 13 2014. Natur og Vejservice s opgave er at udføre driftsopgaver på grundlag af driftsaftale og kontrakter indeholdende funktionsbeskrivelser og driftsforskrifter. Natur og Vejservice skal kunne vedligeholde kommunens udvendige anlæg og arealer, såsom veje og pladser, parker og grønne områder, idrætsanlæg, naturområder, vandløb, havne og strande m.m., således at værdierne bevares og de fastsatte serviceniveauer over for borgere og brugere holdes. Driftsenheden skal ligeledes kunne afgive tilbud på kommunale anlægsopgaver i kommunen ved interne aftaler eller i konkurrence. Andet Der er i Natur- og Vejservice ansat ca. 60 medarbejdere hvoraf 6 medarbejdere er sæsonansat i perioden 1. april 31. oktober. Medarbejderne har en uddannelsesmæssig baggrund som specielarbejder, gartner, smed, mekaniker, håndværker, assistent og teknisk designer..
6 of 13 Aftale Aftaleparter: På kommunens vegne: Arne Gynther Veje og ejendomme På virksomhedens vegne: Bo Worsøe Driftsleder for Natur- og Vejservice Adresse Lerbakken 21, 8410 Rønde Aftalens periode: 01. januar 2015 31. december 2015 Aftalens grundlag: - Vision for Syddjurs Kommune - Værdigrundlag - Ledelsesgrundlag - Kompetenceplan - Koncept for aftalestyring Centrale politikker, der indgår som grundlag: MED-aftalen, personalepolitik, arbejdsmiljøpolitik m.v. Det økonomiske grundlag: Budget, kr. Vedtaget budget for 2015 - Natur og vejservice udfører dele heraf, som nærmere defineres i en dialog mellem afdelingschefen for Veje og ejendom gældende for vejområdet. Derudover udføres arbejde for afdelingerne Natur- og miljø, Forsyning, PUK og Team Ejendomme samt for enkelte institutioner. Aftalestyring Der opstilles et budget for aftalestyring mellem Natur- og Vejservice og afdelingschefen for Veje og ejendom for den del der angår driftsopgaver på vejdelen og hvor det anføres, hvor stort budgettet er for driftsopgaver i Natur- og Vejservice. På
7 of 13 denne måde kender Natur- og Vejservice det samlede beløb, som stilles til rådighed fra Veje og trafik. For øvrige afdelinger hvor der ikke er aftalestyring opsætter Natur- og Vejservice et budget ud fra forventede opgaver, budgettet tager udgangspunkt i tidligere år sammenholdt med vedtaget budget for 2015. Opgaver kan her variere en del fra år til år hvilket er en udfordring i forhold til planlægning af medarbejdere og materiel. Budget forudsætninger Natur- og Vejservice skal drives som en virksomhed, der hviler i sig selv. Der udføres i 2015 den samme opgavemængde for Veje og trafik som i 2014 reduceret med vedtagne besparelser. Natur- og Vejservice har en årlig omsætning på ca. 40 millioner kr. Indtægterne fremkommer ved salg af ydelser (løn og maskintimer) til afdelinger og institutioner m.m. Alle beløb ved salg af ydelser faktureres til bestiller af ydelsen. Ydelser faktureres ud fra følgende: Afregning på timepris Tilbudsarbejde Ratefakturering Fast pris Økonomi og kvalitetsmål (serviceniveau) hænger sammen. Kunsten er at få så højt kvalitetsniveau og opgaveløsning i driften som muligt for det budget, der stilles til rådighed. Det er 1. prioritet at de årlige budgetter overholdes, og at der gennemføres ledelsestilsyn på de enkelte aftaler. Overførselsadgang Adgang til overførsel af overskud og underskud fremgår af budgetprincipperne. Overskud og underskud i den samlede nettoramme overføres til følgende budgetår. Underskud opstår som udgangspunkt ikke. Overførsel af beløb større end 2 % af årsbudgettet skal forelægges til godkendelse. Øvrige vilkår Stabene servicerer og rådgiver i alle forhold vedrørende drift og er sparringspartner i forhold til bl.a. organisation, styring og ledelse: IKT yder service og vejledning vedrørende IT drift og
8 of 13 indkøb HR/Løn og personale yder service og rådgivning om samtlige løn- og personaleforhold Regnskabsafdelingen og budgetafdelingen yder rådgivning og støtte i alle spørgsmål vedrørende den økonomiske styring af budget, budgetopfølgning og regnskab Direktionssekretariatet yder juridisk bistand vedrørende lovgivning, procedureregler, klager og retssager samt bistand vedrørende forsikringer. Direktionssekretariatet yder desuden service og rådgivning vedrørende journalisering, udvalgsbetjening, kommunikation og øvrige fællesadministrative spørgsmål.
9 of 13 Mål: Fælles mål: Tema Mål /effekt Veje til målet Bemærkninger 1. Kvalitet Både borgere og erhvervsliv har naturlige forventninger til, at Syddjurs Kommune yder opgaveløsning og service af høj faglig kvalitet, der samtidig er tilgængelig og anvendelig i forhold til borgerens og virksomhedens dagligdag og virkelighed. Dette skal ske i samspil og i tæt dialog med borgerne og virksomhederne. Borgere og virksomheder ved tydeligt hvilke ydelser og service de kan forvente. At Syddjurs Kommune leverer ydelser til både borgere og virksomheder af høj faglig kvalitet. At borgere og virksomheder oplever Syddjurs Kommune som en serviceorienteret kompetent samarbejdspartner. At ledelsesorganisationen har fokus på både at udvikle og understøtte kvaliteten på de enkelte områder. At der i Syddjurs Kommune arbejdes med både myndigheds- og serviceydelser, og at det sker med inddragelse af borgere og virksomheder. Koncernledelsen har fokus på den eksterne kommunikation til både borgere og virksomheder samt det politiske niveau. 2. Mindre sygefravær Sygefraværet på de kommunale arbejdspladser er en klar indikator for arbejdsmiljøet. Et godt arbejdsmiljø skaber en attraktiv arbejdsplads og øger samtidig produktiviteten/effektiviteten. Der er administrativt de seneste år gjort en stor ledelsesmæssig indsats for at nedbringe sygefraværet. Denne indsats forstærkes yderligere, og der følges særskilt op på områder, hvor sygefraværet ligger højt. Det er målet at sygefraværet i Syddjurs Kommune på alle områder som minimum ligger under landsgennemsnittet ved udgangen af 2015 Koncernledelsen drøfter løbende indsatserne for at styrke arbejdsmiljøet lokalt og nedbringe sygefraværet, og koncernledelsen vil arbejde med at udbrede de gode erfaringer. At der i ledelsesudviklingen sættes særligt fokus på arbejdsmiljøet samt den forebyggende indsats. Økonomiudvalget og HU orienteres halvårligt om status på sygefraværet med henblik på at styrke indsatsen.
10 of 13 Institutionsmål Natur- og Vejservice: Tema Mål /effekt Veje til målet Bemærkninger 10
11 of 13 1. Styrket indsats ved borgerhenvendelser Målet er tydelig kommunikation om henvendelser og forventet service Der er fokus på en god kommunikation mellem medarbejdere og borgere. Oplysninger videreføres altid til de rette instanser hurtigst muligt Henvendelser, der behandles af Natur- og Vejservice, behandles så enkelt og hurtigt som muligt. Udarbejdelse af procedure for hurtige svartider Skabeloner til svarskrivelser Udarbejdelse af interne procedurer for kommunikation til borgere herunder borgerhenvendelser Informationsstrategi vedr. driftsopgaver 2. Natur- og Vejservice skal løbende udvikle, effektivisere og strukturere administrations- og driftsopgaver for til stædighed at opnå driftsoptimering samt sikre at opgaverne altid udføres til konkurrencemæssige priser og at udførslen lever op til borgernes forventninger. At Natur- og Vejservice servicere vores kunder så kvalitet matcher kundernes ønsker, og prisniveauet afspejler konkurrencedygtighed At vi udvikler vores opgaveløsninger, ud fra de økonomisk udmeldte rammer. At vi gennem driftsoptimering skaber råderum for nye opgaver. At Natur- og Vejservice er det naturlige valg ved valg af leverandør. At vi fremstår som en pålidelig og effektiv samarbejdspartner, som skaber tilfredsstillende resultater.. Videreudvikling af servicekonceptet. Udvikling af nye initiativer. Fortsat udvikling af vores teamstruktur Tilpasse forretningsgangen, således at vi er forretningsorienterede, servicemindede og fagligt kompetente i alle faser af den leverede service. Sikring af investeringer i det mest optimale grej. At opgaveløsningen for afdelingen sker ud fra omkostningsægte priser, hvor konkurrenceevne og service er afdelingens eksistensberettigelse. Stor grad af medarbejderindragelse. 3. Digital strategi og digitalisering i Natur og Vejservice (Flerårigt mål overført fra 2014) 1. Digitalt indberetningssystem for skader og mangler indenfor vej og parkområdet (målet er flerårigt) Der er i 2014 arbejdet på at udvikle et digitalt indberetningssystem der kan udgøre et målrettet strategisk arbejde omkring drift og vedligehold på vej og trafikområdet til gavn for borgerne og til effektivisering af en række interne arbejdsgange. I samarbejde med GIS afdelingen at anskaffe og udvikle et samlet webbaseret system der kan håndtere borger og bestillerindberetning samt indberetning fra eget tilsyn i marken vedr. skader og mangler. Systemet tænkes som en videreudvikling af eksisterende opgavesystem i Natur- og Vejservice 11
12 of 13 Implementering i forår 2015 af et fælles system til indberetning af skader på vej og parkområdet. Indberetningssystemet skal både kunne benyttes af borgere, kommunale bestillere af driftsopgaver samt egne medarbejdere. Med denne løsning kan borgerne selv tage aktiv del i forbedringer af kommunens områder og samtidig bidrage til en hurtig og effektiv behandling af problemet. Målet er at forenkle arbejdsgangen fra indberetning til færdigmelding i driftsafdelingen Digitaliseringen skal sikre forbedret service for borgere og samarbejdspartnere. 2. Opmåling, registrering og digitalisering af grønne områder (målet er flerårigt) Registrering og opmåling af et eksisterende grønne områder, der indeholder både græs, befæstede arealer og planter Opmålinger skal danne grundlag for forbedret prisfastsættelse, prisstyring og pleje I første omgang vil vi sikre, at der udarbejdes relevant, konkret og opdateret registrering af grønne områder. På sigt vil vi sikre, at borgerne kan finde relevant, konkret og opdateret information om pasning og pleje af grønne områder. I samarbejde med GIS afdelingen er der anskaffet et digitaliseringssystem der kan håndtere opmåling og registrering af grønne områder Eksisterende beskrivelser og datagrundlag anvendes og ajourføres. Grønne områder med tilhørende elementer opmåles og digitaliseres. Der afsættesen ressource i 2015 og 16 til opmåling registrering 12
13 13 of 13