Ordrebehandling og fakturering I Mamut Stellar dannes en ordre. Ved bogføring af ordren dannes fakturaen. Indholdsfortegnelse Ordre/tilbud/faktura... 1 Indtastning i ordrehovedet... 2 Indtastning af varelinjer på ordren... 4 Udskrifter fra ordrebilledet... 5 Arbejdsseddel:... 5 Label:... 5 Ordre:... 5 Følgeseddel:... 5 Plukliste:... 5 Restordre... 5 Brug af Dellevering... 6 Symboler/ikoner i forbindelse med indtastning... 6 Indtastning af ordrelinier, når Listesystemet til Skat benyttes... 7 Fakturabilledet... 7 Dan kreditnota... 8 Betale Faktura... 8 Udskrifter fra fakturabilledet... 8 Label:... 8 Faktura:... 8 Følgeseddel:... 8 Plukliste:... 8 Ikonforklaring til reminder for udskrift... 9 Ordre/tilbud/faktura I modulet Debitor vælges menuen Ordre/Tilbud/Faktura. 1
Nedenstående skærmbillede som viser Ordrelinier, er det samme som vises for Tilbudslinier, Fakturalinier og e-faktura på henholdsvis Ordre og Tilbuds - fanen. Derfor er vejledningen gældende for alle fire områder. Alt efter hvilket af fanebladene man står på, er skærmbillederne lidt forskellige. For tilbuds- og ordreoversigten gælder, at man kan rette og ændre i oprettede tilbud og ordre, som ikke er bogført. Der kan ikke oprettes fakturaer direkte i systemet, derfor sker al indtastning på en ordre. Når en ordre bogføres, bliver den automatisk til en faktura og placeres på faktura fanen. Indtastning i ordrehovedet Stå i fanen ordrer i menuen Ordre/Tilbud/Faktura og tryk Ny. 2
Ordrehovedet består af 5 faneblade. (For at skifte faneblad i ordrehovedet benyttes Ctrl + PageUp eller PageDown). Det gælder generelt, at hvis der er en pil ved siden af feltet, så kan du vælge at bruge F8 i stedet for at klikke på pilen. Endvidere kan du hoppe fra felt til felt med TAB. Fanebladet Generelt: Ordrenr: Oprettes automatisk med udgangspunkt i systemopsætningen for faktura. Dato: Dato ordren oprettes på (kan rettes). Forfald: Dato for forfald, beregnes automatisk med udgangspunkt i betalingsbetingelser. Bogføres med en anden fakturadato, flytter forfaldsdatoen sig tilsvarende. Kundenr: Når en ny ordre oprettes, skal der først vælges en kunde, klik på pilen eller F8 og debitoroversigten åbnes. Find den ønskede kunde og klik på vælg/enter eller Alt + V, så bliver kunden tilknyttet ordren. Dette felt skal udfyldes - de øvrige felter udfyldes efter behov. Kontakt: Her fremkommer hovedkontaktpersonen, men du kan tilknytte en anden kontaktperson ved at klikke på pilen ved side af feltet eller klikke F8. Betal.Beting: Her fremkommer kundens faste betalingsbetingelser, du kan vælge en anden betalingsbetingelse ved at klikke på pilen. Forfaldsdato beregnes med udgangspunkt i betalingsbetingelsen. Vedrørende: Fritekstfelt. Kundens ref: Fritekstfelt. Indbetalingsmåde: Tilknyttes hvis der skal indbetales på en speciel måde. Levering: Kode for levering. Lev. dato: Leveringsdato kan udfyldes. Rekvisitionsnr: Fritekstfelt. Leverandørnr: Hvis du har tilknyttet dit leverandørnummer til kunden, medtages dette fra debitoroplysninger. Alternativt kan det indtastes på ordren. 3
Fanebladet Dimension: Afdeling: Tilknyt evt. afdeling med F8. Projekt :Tilknyt evt. projekt med F8. Bærer: Tilknyt evt ønskede bærer med F8. Salgskode: Vælg sælger/medarbejder, kan benyttes til varestatistik. Jobkode: Kan benyttes som ekstrafelt til sælger. Fanebladet Udlandshandel: Valuta: Vælg den ønskede valutakode (Hvis der skal faktureres i regnskabets valuta - typisk danske kroner - så er det IKKE nødvendigt at tilknytte en valutakode. Kurs: Fremkommer når der vælges en valuta, kursen kan overskrives. Sprog: Vælg fakturasprog med F8, så bliver alle varelinier, hvor teksterne er oversat til det pågældende sprog oversat. Fanebladet Brugerfelter: 10 felter til fritekster af max. 20 tegn. Disse felter kan udfyldes med valgfri tekst og når felterne er tilknyttet dit udskriftslayout, vil teksten fra felterne komme med på layoutet. Fanebladet Bemærkning: Her kan indtastes en bemærkning - til internt eller eksternt brug. Skal bemærkningen med på fakturaen, så skal feltet tilknyttes dit fakturalayout. Bemærkningen kan altid læses også når ordren er bogført. Dette gøres via Fakturaoversigten, hvor fakturaer med bemærkning vil kunne ses ved at knappen notat har store bogstaver - dvs. der står NOTAT på knappen. Klik på den og bemærkningen kan læses. Fanebladet e-faktura: Her kan man alene rette oplysningerne tilknyttet e-fakturaens elektroniske adresse (dvs. EAN kode på debitoren m.v), således behøver du ikke lave en kreditnota, hvis du har glemt at påføre oplysningerne eller hvis der er tastet forkert. Du kan nøjes med at klikke på RET. Indtastning af varelinjer på ordren Hvor mange kolonner, der er synlige på varelinier afhænger af din fakturaopsætning (Se evt vejledning for Fakturaopsætning). Hvis alle kolonner er markeret til at være synlige, så er rækkefølgen: Varenr: Klik F8 eller tast hele eller dele af varenummeret, hvis der skal tilknyttes varenr. Tekst: Varetekst eller en fritekst. Antal: Indtast antal som skal sælges. 4
Hvis du indtaster antal efter en fritekst (uden brug af varenr.) og dernæst en salgspris, betragter Stellar dette som et varesalg af en diverse vare uden vareforbrug. Hvis du indtaster en KREDITNOTA, så tast - (minus) foran antal. Kolli: Antal kolli, tages fra varen eller indtastes. Vægt: Tages fra varen eller indtastes, HUSK at benytte samme enhed på alle varer, ellers vil vægttotalen blive forkert på fakturaen. Enhed: Kommer fra varen, men du kan selv skrive en anden enhed Salgspris: Varens salgspris, denne kommer fra varen, fra Øvrige Priser eller fra Rabatter - alt efter jeres opsætning. Moms: Varens momskode, anden kode kan tilknyttes via F8 - hvis Listesystemet til T&S benyttes, se nedenfor.. Rab%: Rabatprocent på linjen, indtastes eller fremkommer fordi der er tilknyttet en rabat på varen, kan overskrives eller ændres. Rabat beløb: Her kan indtastes en rabat som et beløb, eller den fremkommer fordi der er tilknyttet en rabat på varen, kan overskrives eller ændres. Ialt: Summen af varelinien ex. moms. Hvis du placerer markøren i varenr.feltet og trykker F8, slår du op i vareregisteret og kan her vælge varer fra vareregisteret. Varerne kan markeres, så alle vare numre kommer med tilbage på ordren på en gang. Valg af varer med evt serienummer: Hvis der skal sælges flere af den samme vare med serienummer vælges varerne i vareoversigten og dernæst fremkommer billede med serienumre, her markeres det antal serienumre man ønsker og alle serienumre tages med tilbage på ordrelinierne. Udskrifter fra ordrebilledet Når ordrelinjer er indtastet, kan der vælges at udskrive ordre, følgeseddel, plukliste eller arbejdsseddel vha klik på de enkelte muligheder. Arbejdsseddel: Udskrift af arbejdsseddel til fx montør. Label: Muligt at udskrive en label, hvis labelprinter er sat til. Ordre: Udskrift af ordre. Følgeseddel: Udskrift af følgeseddel. Plukliste: Udskrift af plukliste til lager ifm fx styklistevarer. Restordre Hvis man har lagerstyring på sine varer, og der ingen varer er på lager af en indtastet vare, vil varen gå i restordre. Ved restordre dannes der en ny ordre på 5
ordrefanen. Når man igen har varen på lager, trykker man Ret på ordren, der er dannet med restordren. For at tildele varen igen til ordren trykkes i ordrebilledet på knappen Restordevare. Brug af Dellevering Fanebladet Levering er kun aktuelt, hvis du ønsker at lave en dellevering på salgsordren. Fanen indeholder følgende felter: Varenr. Viser varenummer Tekst: Viser varetekst beskrivelsen Ialt Bestilt: Summen af antallet på denne ordre og en eventuel tidligere ordre. Antal: Viser antal på denne ordre for varen Alle?: Dette felt bliver automatisk markeret, når du opretter en ordre, ønskes en delelevering afmarkeres Alle? Lever antal: Når Alle? er afmarkeret er det muligt at indtaste det antal, som du ønsker at levere på denne ordre. Tidligere leveret: Viser antal fra tidligere ordre. Hvis der er delleverance på ordren, så vil det indtastede antal blive faktureret ved bogføring af ordren, og restantallet vil blive overført til en ny åben ordre. Når alle oplysninger i ordren er indtastet, trykkes OK og der kan bogføres. Eller Marker ordren i ordrebilledet og vælg Bogfør. - Det er muligt at udskrive ordren eller en følgeseddel. Symboler/ikoner i forbindelse med indtastning Under indtastning af linier kan følgende symboler bruges til at hjælpe med at redigere linierne. Herunder beskrives de andre funktioner i indtastningsbilledet for linier. Er du i tvivl om hvad de enkelte knapper kan, skal du bare holde musen over knappen et øjeblik, så vil du automatisk få et tip. Pil op: Flyt udpeget linie op. Pil ned: Flyt udpeget linie ned. Indsæt Ny linie: under den udpegede linie. Indsæt varens beskrivelse: fra vareregisteret. Rediger tekstlinjerne: Derudover kan dette felt benyttes, såfremt man ønsker at lave en beskrivelse tilknyttet fakturaen. Klik i kolonnen Tekst på en tom linie - klik på Rediger tekstlinierne og indtast den ønskede tekst afslut med OK. 6
Slet udpegede linie: Sletter linjen. Varer: Slå op i vareregisteret. Faktura adr.: Vedligehold fakturaadresse. Her kan indtastes en fakturaadresse. Eller en specielt fakturaadresse tilknyttet debitoren vil stå her, eller du kan vælge at tilknytte en af de fælles fakturaadresser - (Se hhv. "Debitorer eller "Adresser ). Lever adr.: Vedligehold leveringsadresse. Her kan indtastes en leveringsadresse, eller en specielt leveringsadresse tilknyttet debitoren vil stå her, eller du kan vælge at tilknytte en af de fælles leveringsadresser - (Se hhv. Debitorer eller Adresser. Indtastning af ordrelinier, når Listesystemet til Skat benyttes Modulet Finans Finansfunktioner - Listesystem. Fremgangsmåden ved fakturering af en debitor med EU-moms er følgende: Salg til debitor med momsberegning = EU-moms. (momsberegningen tilknyttes den enkelte debitor, på fanebladet Debitor oplysninger) På ALLE ordrelinier, som skal med i Listesystemet, SKAL feltet MOMS UDFYLDES. På ALLE ordrelinier, der IKKE skal med i Listesystemet som varesalg - men derimod som ydelsessalg, SKAL feltet MOMS være TOMT. "Varerne" på totalskærmbilledet indgår IKKE i listesystemets beregninger. Man skal i stedet bruge et rigtigt varenummer, til eksempelvis fragt. Tilknytning af listesystemets landekode Under Debitor, Debitor kartoteker, Landekoder, NY eller Ret, findes feltet Listesystem, her indtastes den landekode listesystemet skal benytte. Det er væsentligt, at du indtaster den korrekte kode. (Tjek dem eventuelt på Skats hjemmeside). Fakturabilledet Gælder fanerne Fakturaer og e-faktura. (For afsendelse af e-faktura, skal du i e- Fakturamodulet). Når ordren er bogført, kan faktura udskrives fra Fakturafanen. Marker den valgte faktura. Vælg layout og tryk OK. 7
Forklaring til nogle knapper. Nogle af knapperne går igen fra Ordrefanen. Marker/Afmark.: Markere eller afmarkere valgte linie. Interval: Kan vælge et interval og alle fakturaer i intervallet markeres. Afmarker alle: Afmarkere alle. Notat: Muligt at tilknytte bemærkning til faktura til eget brug. Kopi til klippebord: Fakturalinjer kopieres og kan fx åbnes i Word med CTRL + V. Ret: Der kan rettes EAN-oplysninger på faktura. Luk: Lukker billedet. Hjælp: Hjælpemenuen åbnes. Dan kreditnota: Der dannes kreditnota. (Dannes til ordre, der skal bogføres fra ordrefanen). Betale Faktura: En betaling kan bogføres og udlignes med Betalt knappen. Hvis en faktura er betalt, vælges knappen Betalt og der kan indtastes oplysninger om konto. Der kan vælges at fakturaen udlignes fra Debitorens konto med det samme. Udskrifter fra fakturabilledet Label: Muligt at udskrive en label, hvis labelprinter er sat til. Faktura: Udskrift af faktura. Følgeseddel: Udskrift af følgeseddel. Plukliste: Udskrift af plukliste til lager ifm fx styklistevarer. 8
Ikonforklaring til reminder for udskrift Gælder fanerne Ordre, Fakturaer og e-faktura. Ikonet efter type viser som en husker, hvordan kunden ønsker sin faktura tilsendt. Opsætning af dette sker på den enkelte debitor under debitoroplysninger. I Systemopsætningen kan man opsætte hvilken standard man ønsker foruddefineret hver gang man skal oprette en ny Debitor. Man kan fx opsætte en husker til at denne kunde skal have faktura som PDF-fil via mail. Dog skal der være opsat en email-klient i Systemopsætningen for at sende via PDF. Ikonforklaring Papir e-faktura e-faktura + PDF E-Faktura + Papir PDF 9