Mamut Stellar efaktura Med Mamut Stellar e-faktura er det muligt at afsende og modtage e-fakturaer fra det offentlige og private virksomheder med GLN nummer (tidligere EAN-lokationsummer) via OIOSI eller VANS netværket. Der er forskel på opsætning af e-faktura send, (når du skal sende) kontra e-faktura modtag, (når du skal modtage). Husk at fortælle din leverandør, at formatet til levering af e-faktura, skal sendes i OIOXML. Indholdsfortegnelse 1. Generel opsætning Hvilke oplysninger skal være udfyldt for brug af e-faktura. 2. Opsætning af e-faktura send Hvordan du laver opsætningen til afsendelse og hvilke oplysninger opsætningen kræver. 3. Brug af e-faktura send Hvordan bruges det i praksis. 4. Opsætning til e-faktura modtag Hvordan du laver opsætningen til modtagelse og hvilke oplysninger opsætningen kræver. 5. Definer dokument-proces - Opsætning af arbejdsgang til modtagelse af e- dokumenter. 6. Brug af e-faktura modtag Hvordan bruges det i praksis. 1. Generel opsætning Først skal grundopsætningen være på plads. I menuen Funktioner Systemopsætning Firmaoplysninger, skal navn, adresse og CVR-nr. udfyldes. For at sende eller modtage e-faktura skal du være tilmeldt hos Mamut Stellar Business. For at kunne modtage skal GLN nummer udfyldes. GLN kodeord udleveres af Mamut Stellar Business ved oprettelsen. 1
2. Opsætning af e-faktura send For afsendelse af e-faktura kræves oplysninger ud over dem, der benyttes til almindelig fakturering. Du skal indtaste CVR-nr. i Mamut Stellar. I Mamut Stellar: Funktioner -> Systemopsætning -> Firmaoplysninger, skal CVR-nummer udfyldes. Du skal oprettes til e-faktura hos Mamut Stellar.Vi skal have oplyst dit CVR-nummer, ved tilmelding til e-faktura. Du skal købe klippekort til afsendelse/modtagelse af e-faktura. Bestilles hos Mamut Stellar Business. Under menuen Funktioner Systemopsætning Faktura skal følgende være udfyldt: Fanen Indbetalingskort: Her registreres oplysninger vedrørende betalingsoverførsel fra debitor. Betalingsoverførslen kan til e-faktura ske via indbetalingskort eller kontooverførsel. Indbetalingskort kan kun være kortart 01, 04, 15, 71, 73 og 75. Det er de samme kortarter, som normalt kan anvendes i netbanksystemer. Alle andre kortarter ændres til kontooverførsler på e-fakturaen. For kortarterne 71, 73, og 75 (FIK) kræves ingen yderligere oplysninger ud over kreditornr. For kortarterne 01, 04 og 15 (Giro) kræves følgende oplysninger vedrørende konto: Kreditornr. Bankregistreringsnr. Til BG Bank/Giro Bankkontonr. Til BG Bank/Giro 2
Filialnavn SWIFT nr. (kan udelades) For øvrige kortarter altså kontooverførsler kræves følgende oplysninger vedr. konto: Bankregistreringsnr. til kontooverførsel Bankkontonr. til kontooverførsel Filialnavn SWIFT nr. (kan udelades) Fanen e-faktura: For at kunne anvende e-faktura modulet, skal du registrere en række oplysninger om din virksomhed, så modtageren har de nødvendige oplysninger om dit firma, således at modtager af den elektroniske faktura har mulighed for at kontakte dig og din virksomhed. Fakturaudsteders betalingsadresse: Vejnavn, Husnr. Postnr. og Postdistrikt SKAL udfyldes. Fakturaudsteder vareafsendelsesadresse: Det er valgfrit at udfylde disse felter. Ordrekontakt hos fakturaudsteder: Her skal mindst et felt være udfyldt. Feltet: Benyt ikke OIOSI, skal være blankt. 3. Brug af e-faktura send For at kunne sende e-faktura, skal din opsætning være på plads. Du skal kende modtagerens unikke GLN nummer. Du kan enten udfylde nummeret, hver gang du skal fakturere debitoren, eller du kan lægge det fast på debitorens debitorkort. Under Menuen Debitorer - kartoteker Debitor - Debitorer, vælger du Ret. 3
4
Dette giver adgang til alle oplysninger på den pågældende debitor. Under fanen Debitoroplysninger - Fanen e-faktura kan der udfyldes med GLN nummeret. Tryk OK. Hvis du handler meget med samme virksomhed, og virksomheden benytter Internt konteringsnummer, eller altid har samme personkontakt, kan disse 2 felter med fordel udfyldes. 5
Ved ordrebehandling anvender du den almindelige forretningsgang. Det vil sige, at du går i Ordre/Tilbud/Faktura. Vælger Ordre og Ny. Vælger den debitor samt de varer eller tjenesteydelser, som skal faktureres på ordren. Når ordren er færdigbehandlet, vælger du Marker/Afmarker og dernæst vælger du Bogfør. Nu finder du fakturaen under fanen Fakturaer. Fakturaer, hvor der er tilknyttet GLN nummer, ligger ligeledes også under fanen e-faktura. Det er muligt, at sætte GLN nummer på en bogført faktura, ved at dobbeltklikke på den eller trykke Ret, når du står på den. For at sende fakturaen elektronisk, skal du i modulet e-faktura. Vælg menuen e-faktura send. Når du åbner menuen, får du adgang til et oversigtsbillede, som viser dig hvilke fakturaer, der er klar til at blive sendt. På skærmbilledet vises bogførte fakturaer, hvor GLN nummer er angivet. Billedet indeholder fanebladet e-faktura. Oversigten indeholder oplysninger om fakturanr., dato, kundenr., navn, beløb, forfald og GLN nummer. 6
Du markerer de fakturaer, du ønsker at sende. Klik på Send. Det er nødvendigt, at have Microsoft.Net installeret, samt have en e-faktura komponent registreret for at kunne sende e-faktura. Systemet er lavet, så der kontrolleres om komponenten er tilgængelig fra din pc, ellers skal denne installeres. Tryk Ja, for at installere. Installationen af Microsoft.net starter automatisk, hvis ikke den er tilgængelig på maskinen. Dette kan tage tid og skal downloades. 7
Tryk Next. Installationen starter, Tryk OK. De næste 2 billeder minimeres og ses kun fra din proceslinie, at der sker noget. Vent indtil overførsel og installation afsluttes. 8
Installationen er fuldført. Tryk Afslut. Der kan ikke sendes e-faktura før Installationen er fuldført. Installationen af komponenterne er fuldført. Tryk OK. 9
Du skal genstarte Mamut Stellar og kan derefter trykke Send igen, på din e-faktura i e- Fakturamodulet. Du kan efter afsendelse følge din faktura, hvis du har mærke i Vis alle i e-faktura sendoversigten. Når alle er vist, er det de gråmarkerede som er afsendt. Her har du mulighed for at vælge en log eller en status for fakturaen. Log: Lokal log som viser, hvad der skete på din maskine, da en e-faktura blev sendt - Marker en af de lysegrå afsendte og tryk på Vis Log. 10
Billedet viser dato og tid for afsendelse. Hvilken windowsbruger (den der er logget på maskinen). Hvilken Mamut Stellar bruger (den der er logget på programmet), hvis der anvendes profil/brugeradgang i Mamut Stellar. Hvilket GLN nummer der sendes til. Status: Viser hvad der skete på e-dokument serveren, da en e-faktura blev sendt - Marker en af de lysegrå afsendte og tryk på Status. Du ser Modtager GLN nummer. En markering for testkørsel eller normal kørsel. Hvornår fakturaen er modtaget på eserveren og hvornår den er afsendt til det elektroniske posthus Mamut Stellar benytter. Du kan øverst se, hvor mange gange fakturaen er afsendt. Du kan få vist fakturaen. Tryk på Vis faktura. Du får vist indholdet af den fil, der er afsendt. Nederst kan du følge hvor mange elektroniske fakturaer du endnu har klip til at afsende/modtage i e-faktura OIOXML format. 11
4. Opsætning til e-faktura modtag For modtagelse af e-faktura kræves oplysninger ud over dem, der benyttes til almindelig fakturering. Du skal have et GLN nummer til modtagelse. For at kunne modtage e-faktura (OIOXML via VANS netværket), skal du have et GLN nummer, der identificerer dig. GLN numre købes hos GS1. (GS1, Hammershusgade 17, 2100 København Ø, tlf. 39278527, www.gs1.dk). Fra skemaet du skal udfylde til GS1, er Rubrik B nok til Mamut Stellar e-faktura modtag. Skemaet kan også hentes fra Stellar Serviceportal. Du skal oprettes til e-faktura i Mamut Stellar, og have tildelt et Kodeord. Vi skal bruge CVR-nummer og modtager GLN nummer, så der kan genereres et kodeord, som du skal have oplyst. Vi tilmelder dig VANS netværket Derefter modtager du kodeord fra Mamut Stellar Business. Du skal indtaste CVR.nr., GLN nummmer og kodeord i Mamut Stellar. I Mamut Stellar: Funktioner -> Systemopsætning -> Firmaoplysninger, skal CVR-nummer, GLN nummer samt kodeord udfyldes. Du skal have tilkøbt kliks/klippekort til afsendelse/modtagelse af e-faktura. Bestilles hos Mamut Stellar Business. OBS. Du skal være opmærksom på, at e-faktura Modtag, kun er modtagelse af faktura/kreditnota. Der bogføres på kreditorkonto og varer lægges på lager. Pt. Understøttes Købsordre/Rekvisitioner IKKE ved modtagelse af e-faktura. Så hvis du benytter Købsordre/Rekvisitioner i Mamut Stellar til at bestille og modtage varer med, udlignes disse købsordre/rekvisitioner IKKE, og vil stadig fremgå i Købsordre/Rekvisitionsoversigten. Der kan for e-faktura modtag defineres et proces-forløb for modtagelse af e-faktura. Hvis der ikke defineres andet, vil e-faktura modtag, kun bestå af et enkelt trin, hvor der kan godkendes. Yderligere opsætning laves i e-faktura menuen: Definer dokument-proces. 12
5. Definer dokument-proces Under modulet e-faktura Definer dokument-proces, kan der defineres procestrin for godkendelse af en modtaget e-faktura, og hvorledes disse trin skal afhænge af hinanden, (hvilken rækkefølge de skal udføres i). Rækkefølgen er vigtig. Man kan beskrive hvad der skal gøres på et trin, hvem der skal godkende hvad og hvem der er afhængig af videre godkendelse før der overføres til købsfaktura og til sidst bogføres. Når du åbner første gang vil billedet være blankt. I Mamut Stellar er der foruddefineret et Sidste trin, som er nok til brug af e-faktura modtag. Som standardnavn i Mamut Stellar er det kaldt Alt udført. Du kan omdøbe Alt udført, hvis du synes det skal hedde noget andet. Tryk på Sidste trin, og der kan omdøbes. Tryk OK. 13
Hvis du ønsker at oprette og beskrive et nyt procestrin tryk Ny. Navn: Hvad procestrinet skal defineres som (Afdeling eller personnavn). Beskrivelse: Hvad der skal tjekkes for. Tryk OK. Når der er defineret flere Procestrin, kan man vælge hvilke tidligere procestrin der evt skal være afhængig af det trin, man står på. Det første trin kan ikke være afhængigt af noget, men her er defineret yderligere et trin Bogholderiet. Stå på trinet og tryk Tilføj. 14
Så kan du vælge mellem de andre procestrin. I dette tilfælde kun varemodtagelsen. Tryk Vælg. 15
Processen vi har opsat ser nu sådan ud: Her er valgt at Bogholderiet først skal vente på godkendelse i Varemodtagelse, før man følger sin beskrivelse og godkender. Du kan vælge at have niveauer, som ikke er afhængig af de andres godkendelse før man godkender. Dog skal der godkendes på alle trin, før der kan afsluttes og den modtagne e-faktura kan bogføres og blive overført til købsfaktura. Du kan se det endelige resultat af din opsætning af Definer proces-trin, når du åbner e-faktura modtag. Her kan du altid se Alt udført, trods ingen andre procestrin er defineret. 16
6. Brug af e-faktura modtag For at kunne modtage en e-faktura, skal din opsætning være på plads. Du kan i menupunktet Definer dokument-processer have opsat regler for modtagelsen. Du behøver ikke kende kreditorens (afsenderens) CVRnr. eller GLN nummer for at modtage en e-faktura. Men du har mulighed for at lægge et GLN nummer fast på kreditorens kreditorkontokort, så du ved indlæsning automatisk får valgt den rigtige kreditor til fakturaen. Under Modulet Kreditorer - kartoteker Kreditor Kreditorer, vælger du Ret på den pågældende kreditor. Under fanen Generelt kan du udfylde CVRnr. Under fanen Kreditoroplysninger e-faktura udfylder du GLN nummer. 17
Når du vil se de tilsendte dokumenter, går du i modulet e-faktura og vælger menupunktet e- Faktura modtag. Øverst ses dokumenter på serveren, som kan indlæses eller afvises. Du kan vælge Vis faktura, for at se det modtagne dokument inden du vælger Indlæs. Oversigten viser dem du ikke har indlæst eller afvist. Hvis du har markeret Vis alle, kan du se alle som er modtaget. Indlæste dokumenter er lysegrå. Hvis det er dokumenter, du har afvist, vil de være røde. (Husk evt at give afsender besked, hvis du afviser en faktura). En faktura der har været afvist, kan dog indlæses alligevel. Du kan i billedet se, hvor mange kliks du har tilbage. Nederst ses indlæste dokumenter, der ikke er bogført. De indlæste dokumenter bliver behandlet i den proces, vi evt. har defineret under menupunktet Definer dokument-processer, for til sidst at blive overført til købsfaktura og bogført. Hvis du ikke har defineret noget, vil der kun være et trin - Alt udført. Du har mulighed for at vise, rette eller slette det indlæste dokument. Hvis teksten er rød, mangler der oplysninger, før der er klar til godkendelse. Når du evt. har fulgt et proces-trin og er tilfreds trykker du på Udført, og dokumentet rykker ned til næste proces-trin til videre godkendelse. Sådan fortsættes til Alt udført. 18
Du har mulighed for at trykke Ret, og derved ændre eller tilpasse det modtagne dokument. Hvis der mangler oplysninger om en kreditor, eller andre oplysninger før du kan godkende, tryk på Find kreditor og du kommer til en oversigt over dine kreditorer. Her kan du søge en kreditor efter forskellige kriterier. 19
Hvis det er en kreditor du endnu ikke har i dit system, så tryk på Ret i stedet for Find kreditor, og du har mulighed for at komme til dit kreditorbillede og derved oprette din nye kreditor/leverandør. Hvis varenummeret ikke er udfyldt, skal du tilknytte varenummeret fra dit Stellarsystem, så der kan blive bogført, og varerne automatisk kan blive lagt på lager. Tryk på Ret varelinje og du kan nu tilknytte varenummeret fra dit varekartotek, eller du kan tilknytte et kontonummer, hvis der ikke er tale om en vare. 20
Når du har tilknyttet et varenummer, kan du klikke på Opret lev.vare. Derved vil du i dit varekartotek under leverandører, kunne se dette varenummer tilknyttet til leverandørens varenummer for denne vare. Næste gang du modtager denne vare, vil varenummeret automatisk være på din modtagne e-faktura til godkendelse. OBS. Hvis du endnu ikke har oprettet et varenummer, skal du oprette i Modulet Lager under Vare, før du kan gå tilbage til dokument-processen og vælge at tilknytte varenummeret. Tryk OK, når oplysningerne er indtastet. 21
Du kan undervejs i processen trykke på Proces status, og se hvem der udførte og godkendte hvad. Når du når Sidste trin, og er klar til endelig godkendelse, trykker du på Bogfør. Dermed overføres der til købsfaktura og bogføres. Med mærke i Vis bogførte, kan du se tidligere godkendte dokumenter. 22
Dokumentet er nu færdigbehandlet og kan findes i dit købsfakturabillede, hvor den indlæste faktura nu ligger og er bogført. Modul kreditor købsfakturaer. Med mærke i Vis bogførte, vil du kunne finde den. 23