Udgiv materialevalgslister Maj 2011
Indhold Udgiv materialevalgslister 1 Start af Udgiv materialevalgslister 3 Udgiv materialevalgsliste 4 Søgning i DanBib 4 Simpel 4 Avanceret 4 Favoritter 5 Søgeresultater 6 Vælg poster til materialevalgslister 8 Enkelt post 8 Alle poster i et søgeresultat 8 Gruppering/Sortering 8 Redigering af materialevalgsliste 10 Din note 10 Indkøb af materialer, der ikke findes i DanBib 11 Udskriv materialevalgsliste 12 Eksportér indkøbsprojekt eller materialevalgsliste til PDF- eller TIFF-format 13 Udgiv din materialevalgsliste 15 Udløbsdato 16 Samarbejde om en materialevalgsliste 17 1. Skiftevis redigering af materialevalgsliste 17 2. Overtagelse af en Materialevalgsliste fra anden bruger 19 Slet materialevalgsliste 20 Samlet indkøbsstatistik 21 Opsætning af klargøringsinstrukser 22 Installationsopsætning 23 Valg af standardydelse for hver enkelt leverandør 25 Indeks 26 2
Udgiv materialevalgslister UDGIV MATERIALEVALGSLISTER Udgiv materialevalgslister henvender sig primært til skolebibliotekskonsulenten eller til skolebibliotekernes kontor og understøtter og forenkler arbejdet med at lave materialevalgslister. Programmet gør det let at publicere listerne, og med Køb materialer kan bibliotekernes indkøbsansvarlige overfører poster direkte fra en materialevalgsliste til en materialebestilling. Den enkelte skolebibliotekar kan også have glæde af programmet til at oprette inspirationslister og lign. Start af Udgiv materialevalgslister Hvis du vil arbejde fra din egen eller en af skolens computere, der ikke er forbundet med Dantek BiblioMatik, skal du installere en genvej til Dantek MaterialeValg på computeren. Dette har den fordel, at du fx kan sidde derhjemme og lave materialevalgslister. På Danteks hjemmeside www.dantek.dk kan du under Produkter > Dantek MaterialeValg > Kvalitet i materialeanskaffelse finde link til, hvordan du gør. Det er altid muligt at tilgå Dantek MaterialeValg via fjernskrivebordet med Dantek Biblio- Matik. Start sådan: Windows programmenuen > Dansk MaterialeValg > Udgiv materialevalgsliste Log ind med dit UNI-login eller dit Dantek-login 3
Udgiv materialevalgsliste For at søge titler til din materialevalgsliste skal du åbne programmets søgefunktion. Søgning i DanBib Klik på fanebladet Bibliografisk søgning i DanBib i skærmens højre side. øverst til højre, fjernes søgeskær- (A) Klikker du på nålen men igen. (B) Du kan nu enten lave en fritekst-søgning (Simpel) eller bruge Avanceret- eller Favoritter-funktionen, der bl.a. rummer Folkeskoleegnede titler. Info: DanBib indeholder den danske nationalbibliografi samt alle offentlige forsknings- og folkebibliotekers beholdning af materialer Simpel Her tilbydes fritekstsøgning i DanBib. Du kan søge fx en titel, forfatter, emneord, noter eller id-numre (ISBN, Faust). NB Fritekstsøgning kan give rigtig mange hits. Avanceret Muligheden tilbyder kombinationssøgninger af bibliografiske begreber. (A) Du kan fx vælge at søge ud fra forlagsserie, ISBN, titel, forfatter, emne, udgivelsesår m.v. (B) Du kan kombinere de forskellige bibliografiske begreber ved at klikke på Tilføj. (C) Vælg hvordan søgningen skal kombineres skal det være og/eller/ikke. (D) Du kan lukke en søgelinje ved i boksens højre side at klikke på krydset. 4
Favoritter Fanebladet Favoritter tilbyder prædefinerede søgninger. Det er fx Folkeskoleegnede titler eller Digitale materialer disse søgninger kan kombineres med en tidsperiode, så man kan finde relevante titler, der er registreret inden for bestemte uger eller dage. Når du benytter den prædefinerede søgning Folkeskoleegnede titler, får du den fordel, at søgeresultatet finder poster, der skønnes relevante for et skolebibliotek. De bagvedliggende søgekriterier er valgt af DBC. I ovenstående eksempel er brugt den prædefinerede søgning Folkeskoleegnede titler og der er søgt udelukkende i uge 6. Resultatet indeholder nu alle titler, der skønnes folkeskoleegnede, og som blev registreret i DanBib i uge 6. På denne måde kan man let holde sig opdateret om nye titler. Info: At en titel er registreret i DanBib i en given uge er ikke ensbetydende med, at den er udkommet den pågældende uge. Det kan tage over et halvt år fra udgivelse til registrering i DanBib. NB! Hvis du søger i den aktuelle uge, skal du være opmærksom på, at du først fra torsdag middag, kan forvente, at alle relevante titler er med. 5
Søgeresultater Resultatet af din søgning vises under søgefeltet: (A) Du kan selv bestemme, hvordan posterne skal grupperes ved at højreklikke i ruden med grupperingen: Hvis du kun er interesseret i et bestemt emne og kender DK5-koden, er det smart at gruppere efter klassificering. Så kan du hurtigt finde materialer inden for netop dit emne. Eksempler på gruppering: Efter klassificering Efter type (B) For at se en detaljeret visning af alle posterne, skal du klikke på et plus. 6
Nu fremkommer en detaljeret visning for hver enkelt post. Den er sorteret efter klassifikation og derpå forfatternavn. Du kan ændre sortering ved at højreklikke på en post: 7
Vælg poster til materialevalgslister Enkelt post For at overføre en enkelt post til din materialevalgsliste dobbeltklikker (A) du på posten eller trækker den over i venstre side ved at klikke på den og holde knappen nede (B). Den vil så vises i venstre side. Alle poster i et søgeresultat Hvis du ønsker at overføre alle posterne i søgningen til din materialevalgsliste, klikker du på søgeresultatet i Søgehistorik-spalten, holder knappen nede og trækker søgningen over i venstre side af skærmen. Når du slipper vises søgningens poster. Gruppering/Sortering Ved hjælp af gruppering/sortering kan du vælge, i hvilken rækkefølge du vil have posterne vist. I Udgiv materialevalgslister sorteres søgeresultater som standard: Grupperet/sorteret. Nederst i skærmbilledet kan du ændre dette: Når du nu tilføjer en ny post placeres den i forhold til de valgte indstillinger for sortering. 8
Du kan vha. højreklikmenuen vælge, hvordan posterne skal grupperes og hvordan de skal sorteres: 9
Redigering af materialevalgsliste Du kan slette titler, som du alligevel ikke finder relevante. (A) For at slette højreklikker du på posten og vælger Slet eller bruger genvejstast Delete. Din note Du har mulighed for at tilføje hver enkelt post en note. Det kan være en anbefaling, oplysning om klassemålgruppe eller lign., der kan hjælpe bibliotekernes indkøbsansvarlige med at vælge materialer. 10
Indkøb af materialer, der ikke findes i DanBib Det kan ske, at du vil medtage en titel, der er så ny, at den ikke findes i DanBib. Så er du nødt til selv at oprette en post, som kan bruges i din bestilling. Vælg Funktioner > Ny bibliografisk post (se nedenstående illustration) (A) De oplysninger om emnet, du har kendskab til, indtaster du i formularen fx titel og/eller ISBN. (B) Drejer det sig om en bog, vælg da tekst under Generel materialebetegnelse. (C) Når du ikke har flere oplysninger at indtaste, klikker du på Tilføj. Nu optræder den nye post i din materialevalgsliste 11
Udskriv materialevalgsliste Du har mulighed for at lave en udskrift af din materialevalgsliste. Det kan være nyttigt, hvis du fx ønsker at drøfte listen med en kollega før udgivelse. Vælg Filer > Udskriv > Komplet format eller genvejstast Ctrl + P for en udskrift, der viser alle postens oplysninger. For en kortere udgave vælg Forkortet udgave eller Ctrl + R Ønsker du at se udskriften, før den bliver printet, vælg Filer > Vis Udskrift > Komplet format eller Ctrl + F2. Du kan også højreklikke på en post i materialevalgslisten og så vælge Udskriv eller Vis udskrift. 12
Eksportér indkøbsprojekt eller materialevalgsliste til PDF- eller TIFF-format Dette er kun relevant i det tilfælde, at du ønsker at maile dit indkøbsprojekt eller din materialevalgsliste til én, der ikke har adgang til Dantek MaterialeValg. Forudsætningen er, at du har tilgang til en dokument-skriver det kan være MS Office Document Writer, MS Office Document Image Writer eller en PDF-skriver (fx PrimoPDF - den er gratis og kan downloades på www.primopdf.com). For at finde ud af det, kan du trykke Ctrl + P og se, hvilke printmuligheder du har. Sådan gør du: Vælg Filer > Udskriv eller genvejstast Ctrl + P Nu fremkommer et vindue med dine printmuligheder. I det viste tilfælde kan der vælges mellem Microsoft Office Document Image Writer eller PrimoPDF de andre er rigtige printere og ikke programmer og vil derfor ikke kunne bruges til dette formål. OBS! På fjernskrivebord med Dantek Biblio- Matik har du adgang til MS Document Writer 13
1) I eksemplet vælges Microsoft Office Document Image Writer, der klikkes på Udskriv 2) Et nyt vindue åbnes. Vælg filnavn og placering - gem filen. Filen er nu gemt, og du kan vedhæfte den til en e-mail. Sådan kan det se ud, når filen åbnes: 14
Udgiv din materialevalgsliste Når du har færdiggjort din liste og er klar til at udgive den, vælger du: Filer > Udgiv eller Ctrl + U som genvejstast Info: Hvis de indkøbsansvarlige tager udgangspunkt i en af dine materialevalgslister, kan du vælge, om de skal have lov til selv at vælge klargøring og leverandør, eller om dine indstillinger skal være låst. Nu skal du angive indstillinger for materialevalgslisten, hvis det ikke allerede er sket: (A) Du kan redigere listens titel (B) Vælge leverandør (C) Vælge, hvordan materialet skal klargøres (D) Opstille konditioner: - Må brugeren skifte leverandør? - Må brugere bestille titler, der ikke indgår i materialevalgslisten? - Må brugeren vælge en anden klargøring? - Må brugeren vælge en udgave til en anden pris? (E) Angive en udløbsdato, der kan medvirke til at fremme beslutningsprocessen på skolerne efter denne dato vil materialevalgslisten ikke længere være til rådighed for brugerne. Afslut ved at klikke OK, og svar Ja til udgivelse. Nu er din materialevalgsliste udgivet, og brugerne af Dantek MaterialeValg kan bruge den, når der skal købes nye materialer. Når du udgiver en materialevalgsliste, udsendes en e-mail til alle brugere om udgivelsen. Brugerne kan dog have valgt ikke at modtage information herom. Se Køb materialer > Funktioner > Personlige indstillinger 15
Udløbsdato Udløbsdatoen for en publiceret materialevalgsliste kan du ændre sådan: Åbn en liste, og tast F4, eller vælg Filer > Egenskaber Ret udløbsdato og klik Gem. 16
Samarbejde om en materialevalgsliste Det er naturligvis muligt at samarbejde om udarbejdelsen af en materialevalgsliste. Det kan gøres på to måder: 1. Skiftevis redigering af materialevalgsliste I skiftes til at arbejde på listen. Den ene markerer sig færdig, før den næste overtager. 2. Overtagelse af en materialevalgsliste stadig under udarbejdelse I arbejder samtidig på listen. Den ene overtager listen uden varsel fra den anden. Det er en god ide indbyrdes at aftale, hvordan og efter hvilken metode et samarbejde skal foregå. 1. Skiftevis redigering af materialevalgsliste Denne metode kan med fordel benyttes, hvis man ikke ønsker at andre blander sig, før man tydeligt markerer, at man ikke længere arbejder på listen. Her skiftes man til at arbejde på listen. Når du ønsker at vise dine kolleger, at du er færdig med din redigering af listen, skal du afslutte redigeringen: 1) Vælg Filer > Gem eller tast Ctrl + S 2) Derefter Filer > Afslut redigering Nu ændrer materialevalgslisten status: Før: Titlen er markeret med en åben hængelås. Du kan stadig redigere listen. Efter: Titlen er markeret med en lukket hængelås, og du kan ikke længere redigere (medmindre du vælger Filer > Start redigering) 17
Hvis du nu vælger: Filer > Åbn kan du se, at der ikke er anført noget navn i kolonnen Redigeres af : Nu kan en anden starte en redigering af listen. Det gøres sådan: 1) Vælg Filer > Åbn eller tast Ctrl + O 2) Udpeg den ønskede og vælg OK eller dobbeltklik på den. 3) Vælg Filer > Start redigering Når vedkommende ikke længere ønsker at redigere listen, kan denne enten udgive den eller vælge at afslutte redigering og dermed lade en anden udgive eller videreredigere den. Materialevalgslister med dette symbol er markeret færdigredigeret og kan derfor redigeres af en anden fra samme institution. Fortryder du din redigering, kan du, inden du afslutter eller gemmer listen, gøre gjort ugjort: Vælg Filer > Fortryd Redigering 18
2. Overtagelse af en Materialevalgsliste fra anden bruger Du kan overtage materialevalgslister oprettet af en af de andre brugere fra din institution. Du skal være opmærksom på, at din kollega ikke skal give grønt lys, før du kan overtage listen. Vælg Filer > Åbn eller tast Ctrl + O I vinduet, der åbnes, ser du materialevalgslister, som er under udarbejdelse, er udgivet eller som er klar til redigering. Du kan overtage lister markeret med dette ikon Dobbeltklik på den ønskede liste, eller markér det, og klik OK. Den åbnes: Du kan stadig ikke redigere i listen det indikeres af to ting: (A) Hængelåsen er stadig lukket (B) Du har ikke mulighed for at tilføje en note. 19
For at overtage projektet og begynde at redigere: Vælg Filer > Overtag rettighed til skabelon Hængelåsen skifter nu til åben, og du har mulighed for at redigere projektet. Med Filer > Afslut redigering i topmenuen har du mulighed for at markere din redigering for afsluttet. Slet materialevalgsliste Du kan slette udgivne materialevalgslister på denne måde: Vælg Filer > Åbn i topmenuen eller tast Ctrl + O Et nyt vindue åbnes med udgivne og gemte materialevalgslister. Højreklik på den liste, du vil slette og klik Slet: Info: Selvom en udgivet materialevalgsliste har overskredet sin udløbsdato, optræder den stadig i Udgiv materialevalgsliste. Den ses dog ikke længere i Køb materialer. Nu vises et rødt kryds ud for den slettede liste. Næste gang, du åbner dette vindue, vil du kunne se, at listen ikke længere optræder. 20
Samlet indkøbsstatistik Du finder den samlede indkøbsstatistik i menuen Funktioner > Statistik Udpeg den skole i venstre rude hvis data du vil se. Du kan vælge historiske data for den tid, som Dantek MaterialeValg har været i funktion. Obs! Vær opmærksom på, at alle prisoplysninger kan være behæftede med usikkerheder. Nogle priser kan stamme fra DanBib-posterne (incl. moms). Andre priser stammer fra prisopslag hos jeres leverandør (excl. oms) eller leverandører, hvis der har været skift undervejs! Statistikkens antalsmarkeringer repræsenterer de antal eksemplarer, som der er afgivet ordere på. 21
Opsætning af klargøringsinstrukser NB! Denne opsætning vil normalt være gennemført af Dantek på forhånd. Man kan udarbejde en specifik instruks til den enkelte leverandør angående klargøringsønsker ud fra nogle prædefinerede muligheder. Her kan opsættes retningslinjer omkring, hvilke former for klargøring, det skal være muligt at vælge i mellem, når de indkøbsansvarlige bestiller nye materialer. Fx indbindingstyper, stregkoder, bibliografiske labels etc. Ydelserne kan være knyttet til særlige konditioner, Vælg Funktioner > Leverandører og ydelser (A) Vælg leverandør Man får nu en række leverandør-specifikke muligheder for klargøring og indbinding. Disse er opsat i programdelen Leverandørens Portal og beror på oplysninger fra leverandøren. NB! Kontakt Dantek Support før du ændrer i den leverede opsætning. 22
Installationsopsætning Under installationsopsætning kan du vælge standardindstillinger for en række forhold i Dantek MaterialeValg. Vælg Funktioner > Installationsopsætning (A) Vælg hovedleverandør og den klargøring, der som standard tilbydes, når du fx udgiver materialevalgslister (B) Her har du mulighed for at vælge, hvordan der skal tilbydes at søge i ElevWeb, når linket Find titler der ligner aktiveres ved postvisning i søgefunktionen (C se nedenstående figur). Valgmuligheder for Find titler der ligner (B) 23
(D) For at undgå at der pga. fejltastninger eller andet bestilles alt for mange eksemplarer, er det muligt at sætte et maksimum på antallet af titler i en ordre. Det er også muligt at sætte maksimumpris for et eksemplar i en ordre. (E) For at reducere risikoen for dobbeltbestillinger, kan du aktivere et check af alle bestillinger. Hvis der er gengangere inden for den angivne periode, bliver brugeren advaret og må så tage stilling til, om bestillingen skal gennemføres alligevel. (F) Sættes der flueben i dette felt, skal der vælges opstilling og udlånstid for alle materialer i et indkøbsprojekt baseret på en materialevalgsliste. Hvis opstilling og udlånstid ikke er valgt, kan bestillingen ikke gennemføres. Dette er vigtigt i de tilfælde, hvor leverandøren leverer materialerne med påtrykt label med opstilling. 24 HUSK! Genstart Udgiv materialevalgsliste, inden du udgiver en materialevalgsliste.
Hvis den bestillende skolebibliotekar i sit bestillingsprojekt ikke vælger opstilling og udlånstid, kan projektet ikke bestilles og denne fejlmeddelelse vises: (G) Her vælges stregkodestandard Klik OK for at godkende de nye valg Valg af standardydelse for hver enkelt leverandør I installationsopsætningen har du også mulighed for at vælge, hvilken ydelse, der skal være markeret som standard Køb materialer: 25
Indeks A Afslut redigering;17 Avanceret søgning i Danbib;4 dobbeltbestillinger;24 D Eksportér indkøbsprojekt eller materialevalgsliste til PDF- eller TIFFformat;13 E F Favoritter, soegning i DanBib;5 Forkortet udgave, udskrift;12 Fortryd Redigering;18 Gruppering;8 G Indkøb af materialer, der ikke findes i DanBib;11 indkøbsstatistik;21 Installationsopsætning;23 I K klargøringsinstrukser;22 Komplet format;12 M materialer, der ikke findes i DanBib;11 materialevalgsliste, eksport af;13 materialevalgsliste, overtag fra anden bruger;17 materialevalgsliste, redigering af;10 materialevalgsliste, udskriv;12 materialevalgslister, udgivelse af;4 O Opsætning af klargøringsinstrukser;22 Overtag en materialevalgsliste fra en anden bruger;17 Overtagelse af en Materialevalgsliste fra anden bruger;19 PDF;13 periode, sikring mod dobbeltbestilling;24 poster, grupperet/sorteret;8 Publicering af materialevalgsliste;15 P R Redigering af materialevalgsliste;10 Samarbejde om en materialevalgsliste;17 Sortering;8 Start af Udgiv materialevalgslister;3 Søgeresultater;6 Søgning i DanBib;4 S T TIFF-format;13 tjek for dobbeltbestillinger;24 U Udgiv materialevalgslister;1 Udgivelse af materialevalgsliste;se Publicering af materialevalgsliste Udgivelse af materialevalgslister;4 udløbsdato, materialevalgsliste;15 Udløbsdato, materialevalgsliste;16 Udløbsdato, ændr;16 Udskriv materialevalgsliste;12 Æ ændr udløbsdato, materialevalgsliste;16 26