ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 4. juli 2013 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT til ordinært møde torsdag den 27. juni 2013 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Ryno Scheil, Steen Pedersen, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit H. Jørming, Finn Sørensen, Erik Bengtsson, Ole Juel Larsen, Erik Andersen, Michael Kristensen Administrationen: Afbud: Fraværende: Lone Larsen, Jesper Loose Smith Anne Schiøler, Mogens Rysgaard, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Henning Juul Hovmand Ole Skrald Rasmussen Åben del Sag 8196 Godkendelse af referat Sag 8197 Revisionsprotokol Sag 8198 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8199 Udlejningsforhold Sag 8200 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8201 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8202 Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel Sag 8203 Buddingeparken Sag 8204 Energiaftale mellem Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe og Gladsaxe Kommune Sag 8205 Styringsdialog Sag 8206 Afdelingens budgetter 2013/14 Sag 8207 Bemyndigelse for juli måned 2013 Sag 8208 Orientering fra administrationen Sag 8209 Kredsudvalget Sag 8210 Fritidsudvalget Sag 8211 BL-cirkulærer Sag 8212 Eventuelt Sag 8213 Næste møde Sag 8214 Øvrige datoer Lukket del Sag 8215 Eventuelle sager til behandling
Åben del 8196 Godkendelse af referat B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 23. maj 2013 er udsendt den 30. maj 2013. 8197 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 21. februar 2013 vedrørende regnskabet for 2011/12, siderne 576-592 er godkendt på bestyrelsesmødet den 21. februar 2013. 8198 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret på mødet den 23. maj 2013 * Dagsorden for dialogmøde med Gladsaxe Kommune Udsendt den 30. maj 2013 * LB orienterer nr. 604 af den 24. maj 2013 vedrørende Digitalisering af Landsbyggefonden orienterer * Høje Gladsaxe Bladet nr. 5 maj 2013 Udsendt den 6. juni 2013 * Indbydelse til indvielsesarrangement i Buddingeparken Udsendt den 13. juni 2013 * Boligbladet juni 2013 2
8199 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for maj 2013 er udsendt den 13. juni 2013. b. Fælles fleksibel udlejningsaftale i Høje Gladsaxe B-sag Med henvisning til beslutning på Organisationsbestyrelsens møde den 21. februar 2013, foreligger der nu en endelig fælles fleksibel udlejningsaftale i Høje Gladsaxe (udsendt med dagsordenen), som er i overensstemmelse med beslutningen. Aftalen er godkendt af Gladsaxe Kommune og foreligger til endelig godkendelse. 8200 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Afdeling 03 Stengårdsparken køkkenudskiftning ved fraflytning/indflytning B-sag I henhold til forretningsgangen omkring køkkenudskiftning ved fraflytning/indflytning skal forslaget fra den enkelte afdeling forelægges og godkendes af Organisationsbestyrelsen. Stengårdsparken har på deres afdelingsmøde den 2. maj 2013 godkendt køkkenudskiftning ved fraflytning/indflytning. Udskiftning til et standardkøkken vil andrage ca. 80.000 kr. med en huslejestigning på 635 kr. pr. måned i 15 år. Den månedlige husleje for en bolig på 76,3m² er pr. 1/10-2013 4.866 kr. Det indstilles, at godkende køkkenudskiftningen ved fraflytning/indflytning i Stengårdsparken. 3
b. Afdeling 03 Stengårdsparken Overdækkede terrasser/pergolaer - Kollektiv råderet B-sag Stengårdsparken har på deres afdelingsmøde den 2. maj 2013 besluttet, at den kollektive råderet skal udvides med mulighed for opsætning af overdækket terrasse/pergola. Det indstilles, at godkende udvidelse af den kollektive råderet vedrørende opsætning af overdækket terrasse/pergola. c. Afdeling 13 Stationsparken 1 Husorden B-sag Husorden for afdeling 13 Stationsparken 1 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 16. april 2013 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne er markeret i margen. d. Afdeling 20 Mølleparken 2 - Husorden B-sag Husorden for afdeling 20 Mølleparken 2 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 14. maj 2013 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne er markeret i margen. e. Afdeling 24 Pileparken 7 tillæg til husorden garager B-sag Tillæg til husorden garager for afdeling 24 Pileparken 7 der vedtoges på afdelingsmødet den 13. maj 2013 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. 4
f. Afdeling 33 Egeparken 2 Husorden B-sag Husorden for afdeling 33 Egeparken 2 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 22. maj 2013 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Ændringerne er markeret i margen. 8201 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 8202 Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel E-sag Mangelafhjælpning forventes afsluttet medio juni 2013. Selskabet er ved at gøre klar til teknisk byggeregnskab. Selskabet har modtaget varsling fra Byggeskadefonden om det forestående 1-års eftersyn for renoveringen af Triumfvej 47. Afleveringsdatoen er den 25. februar 2013, og garantiåret udløber derfor 25. februar 2014. 5-års ansvarsperioden udløber 25. februar 2018, og forinden er der afholdt 5-års eftersyn. Asfalt bærelag er pålagt på P-pladsen planmæssigt ultimo april 2013. Slidlag og afstribning udføres efteråret 2013. 5
8203 Buddingeparken E-sag Jf. tidligere information, har der været en del udvendige arbejder, som har været udført efter indflytningen. De udskudte arbejder har været til større gene overfor de nye beboere end forventet. Dette sammenholdt med uvisheden om, hvordan det fremtidige samarbejde med boligselskabet skulle foregå gjorde, at selskabet afholdte et beboermøde i Buddingeparken, hvor vi forklarede beboerne om de beboerdemokratiske processer, præsenterede indkaldelse og dagsorden til Det første afdelingsmøde samt gav en status på byggesagens mangelgennemgang og færdiggørelse af udskudte arbejder. I byggetilladelsen blev der stillet krav til at luftskifte og varmetab skulle leve op til BR10. Det betød, at der skulle etableres ventilation med ind-/ud blæsning samt varmegenvinding. Indblæsning vil altid føles som træk, og hvis der i de små lejligheder er begrænsede muligheder for møblering kan det hurtigt blive til en gene man ikke kan indrette sig efter. En del beboere oplever dette. Selskabet søger at finde en teknisk løsning på dette, så beboerne ikke modarbejder ventilationsanlæggene. Mangelgennemgang i boligerne generelt er afsluttet. På fællesarealer udestår der følgende som følge af leverancetider: - Haveside, inddækninger på kældervinduer mellem altanerne - Kælder, skift af kælderdøre - Rådgivers gennemgang af fællesarealer undtaget Buddingeparkens tag. Den 20. juni 2013 kl. 17.30 afholdes der indvielse for Buddingeparken, hvor bl.a. borgmesteren vil holde tale. I samme forbindelse præsenteres selskabets logo på Buddingeparken, der ophænges på trappetårnet. Indvielsen følges op af Buddingeparkens første afdelingsmøde, der indledes med fælles spisning. På Organisationsbestyrelsens møde var der en nærmere orientering omkring Buddingeparkens indvielse og første afdelingsmøde, som begge var forløb rigtig godt. 8204 Energiaftale mellem Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe og Gladsaxe Kommune E-sag I forlængelse af orientering på sidste møde i Organisationsbestyrelsen den 23. maj 2013 fremsendtes til orientering materiale omkring projektet Energirigtig boligventilation. Herudover har det i projektsamarbejdet vist sig muligt at søge om støtte til projektet hos Knud Højgaard Fond. Der søges om støtte til energioptimering af 1 opgang med forskellige løsninger materialet udsendtes med dagsordenen. 6
8205 Styringsdialog E-sag Der blev den 28. maj 2013 afholdt et rigtig godt Styringsdialogmøde med Gladsaxe Kommune. Udkast til referat og aftale udsendtes med dagsordenen til orientering. På mødet var der en orientering og dialog herom. Der var 2 rettelser, som fremsendes til kommunen. 8206 Afdelingens budgetter 2013/14 B-sag I april og maj måned 2013 er der på de ordinære (obligatoriske) afdelingsmøder sket behandling af afdelingens budgetter for 2013/14 (pr. 01.10.2013 30.09.2014). Oversigt med angivelse af dato for afdelingsmøder, godkendelsesforhold samt lejereguleringsprocent og oversigt over gældende etage m² pris pr. 01.10.2013 udsendtes med dagsordenen. Der var ikke valgt afdelingsbestyrelse i: Afdeling 06 Hulegårdsparken Afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution Afdeling 40 Buddinge Mølle Organisationsbestyrelsen er derfor afdelingsbestyrelse i disse tilfælde. Der har i henhold til gældende vedtægter været afholdt afdelingsmøder i afdeling 06 Hulegårdsparken og afdeling 40 Buddinge Mølle På afdelingsmødet for afdeling 06 Hulegårdsparken og afdeling 40 Buddinge Mølle, foretoges godkendelse af budgetterne. Afdeling 46 Søborgparkens budget 2013/14 er godkendt af beboerne på afdelingsmødet den 23. maj 2013. Dette skal ifølge Gladsaxe Kommunes afgørelse af 16. januar 2013 forelægges og godkendes af Gladsaxe Kommune, som orienteret om på Organisationsbestyrelsens møde den 24. januar 2013. Til orientering er lejeforhøjelsen blevet varslet overfor beboerne med oplysning om, at det er under forudsætning af Gladsaxe Kommunes endelige godkendelse. Alle øvrige afdelingsbudgetter er godkendt på de respektive afdelingsmøder, og eneste ikke godkendte afdelingsbudget er således budgettet for afdelingen 34 Stationsparkens Børneinstitution. 7
Det indstilles således, at * budgetforslag 2013/14 for afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution godkendes og budget 2013/14 for afdeling 46 Søborgparken fremsendes til Gladsaxe Kommune for endelig godkendelse. samt * at øvrige afdelingsbudgetter som vedtaget på ordinære obligatoriske afdelingsmøder i april/maj 2013 ligeledes godkendes. Indstilling om godkendelse af budgetforslag 2013/14 for afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution fulgtes, samt at budget for afdelingen 46 Søborgparken fremsendes til Gladsaxe Kommune for endelig godkendelse. Endvidere fulgtes indstillingen om godkendelse af budgetter for 2013/14 for selskabets øvrige afdelinger, således som vedtaget på ordinære obligatoriske afdelingsmøder i april/maj 2013. 8207 Bemyndigelse for juli måned 2013 B-sag Der afholdes ikke bestyrelsesmøde i juli måned 2013, og under henvisning hertil anmodes der om bemyndigelse til formand og næstformand til at træffe beslutninger for selskabet i juli måned 2013. Bemyndigelse blev givet. 8208 Orientering fra administrationen O-sag a. Fællesmøde med boligselskaberne i Gladsaxe Kommune Ryno Scheil, Henning Juul Hovmand, Anne Schiøler og Jesper Loose Smith deltog i fællesmødet den 11. juni 2013. 8
Udsendte invitation og program beskrev mødets indhold. Der var på mødet en orientering om fællesmødets indhold, herunder den kommende by- og boligpolitik. b. Ny hjemmeside Som tidligere orienteret er vores nye hjemmeside under udvikling. Den oprindelige tidsplan var, at den skulle være færdig inden sommerferien, men på grund af afklaring af design og travlhed hos udvikleren, er igangsættelse udsat. Planen er nu, at den igangsættes 15. september 2013, og at afdelingsbestyrelserne og beboerne orienteres herom i Boligbladet, som udkommer primo oktober 2013. c. Boligbladet juni 2013 Der var på mødet en dialog om bladets indhold, hvor der var flere positive tilbagemeldinger. 8209 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 13. juni 2013. Referat herfra udsendtes med dagsordenen. Næste ordinære møde i udvalget afholdes den 24. september 2013 9
b. Samarbejdsaftale kompetence/roller E-sag Kredsudvalget, Virksomhedsnævnet og medarbejderseminaret har arbejdet med rammer for samarbejde i boligafdelingen. Det endelig dokument forelægges nu til dialog og afklaring i Organisationsbestyrelsen (udsendt med dagsordenen). Der var en meget positiv tilbagemelding fra Organisationsbestyrelsen på mødet med en tilkendegivelse om at arbejde videre med dette dokument. Det er det planen, at der skal afholdes en afdelingsbestyrelseskonference omkring udkastet. De foreløbige rammer for afdelingsbestyrelseskonferencen er, at det afholdes en lørdag fra kl. 09.00 16.00 primo november 2013 med følgende indhold: Oplæg fra BL om afdelingsbestyrelsens arbejde og vores ramme for samarbejdet Gruppearbejde om rammer for samarbejde i boligafdelingerne Gennemgang af udkast til beboervenligt budget Gennemgang af afdelingsbestyrelsernes anvendelse af den ny hjemmeside Forslag fra afdelingsbestyrelserne om mulig optimering af deres beboerdemokratiske arbejde Der var en tilkendegivelse fra Organisationsbestyrelsen om rammerne for afdelingskonferencen, og det besluttedes at nedsætte et udvalg for at forberede afdelingsbestyrelseskonferencen. Udvalget består af Ryno Scheil, Steen Pedersen, Majbrit H. Jørming, Finn Sørensen, Palle Nielsen og Jesper Loose Smith. Der afholdes udvalgsmøde efter Organisationsbestyrelsens møde den 22. august 2013. 8210 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 27. maj 2013. Referat herfra er udsendt den 30. maj 2013. Næste møde i udvalget afholdes den 24. juni 2013. 10
b. Ansøgning om arbejdskapital B-sag Fritidsudvalget ansøger jf. referat fra møde den 24. juni 2013 om en arbejdskapital på 50.000 kr. til afvikling af sensommerfestivalen 2012, som afholdes den 7. september 2013. Ansøgningen om en arbejdskapital på 50.000 kr. til afholdelse af sensommerfestivalen 2013 blev forhåndsgodkendt. Endelig godkendelse foretages på bestyrelsens møde den 22. august 2013. 8211 BL- cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 23 af den 16. maj 2013 vedrørende Arbejdsretlige problemstillinger * BL informerer nr. 24 af den 17. maj 2013 vedrørende Aftale mellem BL og Kooperationen vedr. eksterne advokatbistand i forbindelse med ansættelsesretlige sager * BL informerer nr. 25 af den 31. maj 2013 vedrørende Nøgletal for boligområder 2013 kan bestilles hos Danmarks Statistik * BL informerer nr. 26 af den 31. maj 2013 vedrørende Pulje til grønne ildsjæle * BL informerer nr. 27 af den 4. juni 2013 vedrørende Forvaltningskonference 2013 * BL informerer nr. 28 af den 4. juni 2013 vedrørende Vikarers retsstilling ved udsendelse fra et vikarbureau 8212 Eventuelt O-sag Ingen sager til behandling. 11
8213 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 22. august 2013. 8214 Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 27. juni 2013 er udsendt den 20. juni 2013. * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 27. juni 2013 udsendes den 4. juli 2013 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 11. juli 2013. * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 12. juli 2013. 12
Lukket del 8215 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 13
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x Fjernvarme E.ON sagen x 14