Bank Microsoft Dynamics NAV 2009 Rollebaseret Side 1
Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form - uden forudgående skriftlig tilladelse fra Naddon. Naddon kan træffes på: Sct. Cathrine Vej 21, 9800 Hjørring Tlf. 70 200 222 e-mail: kursus@naddon.dk www.naddon.dk Udgivet: November 2012 Side 2
Indhold 1. Indledning.... 6 Generelt.... 6 Forudsætninger.... 7 Opgaver.... 8 2. Opsætning.... 9 BANK - Opsætning.... 9 BANK Kalender / Bankhelligdage.... 10 BANK - Om... 11 BANK Udligningslinjer... 12 Købsopsætning.... 13 BANKkonto opsætning... 13 Generelt.... 14 Bogføring.... 15 Overflytning.... 15 Integration.... 16 FIK... 20 Afstemning.... 21 Oprettelse af flere banker... 23 Noter til banksystemer... 24 Opgave kapitel 2.... 25 3. Betalingsoplysninger på kreditor.... 26 Kreditor opsætning.... 26 Kreditorposter.... 30 Udenrigshandel.... 31 Generelt om elektronisk betalingsformidling.... 33 Kontooverførsel.... 33 Fælles IndbetalingsKort (FIK)... 33 Almindeligt girokort.... 34 Giro IndbetalingsKort (GIK)... 34 Opgave kapitel 3.... 35 4. Udbetalingskladde.... 36 Udbetalingskladden.... 36 Opsætning.... 36 Andre opsætninger i Udbetalingskladde.... 37 Side 3
Udbetalinger.... 37 Lav betalingsforslag... 38 Linjer i udbetalingskladden.... 41 Yderligere filtrering.... 42 Relaterede oplysninger til udbetalingskladden... 43 Advis... 43 Betaling... 44 Ny bilagsnummerering... 44 Ny bogføringsdato... 44 KNAPPEN: Udlæsning til bank.... 44 Bogføring af udbetalingskladde.... 44 Repetition: Betalingsprocedure i punktform.... 45 Opgave kapitel 4.... 46 5. Købskladde.... 47 Opgave kapitel 5.... 50 6. Købsordre.... 51 Købsordre FIK/GIK.... 51 Købsordre konto-til-konto.... 52 Købsordre Udlandsbetaling.... 54 Opgave kapitel 6.... 55 7. Købsfaktura.... 56 Købsfaktura FIK/GIK.... 56 Købsfaktura konto-til-konto.... 57 Afvent købsordre.... 58 Kreditnota.... 59 Ændre forfaldsdato og kontantrabatdato... 59 Købsfaktura Udlandsbetaling.... 60 Opgave kapitel 7.... 61 8. Indbetalinger.... 62 Opsætning af Indbetalingskladde.... 62 Indlæsning af betalingsfil.... 64 Betalingsidentifikationens opbygning.... 65 Repetition: Indbetalingsprocedure i punktform.... 66 Opgave kapitel 8.... 67 9. Bankafstemning.... 68 BANK Importer bankposter.... 68 Side 4
Hvad sker der i indlæsningen?... 68 BANK - Bankafstemning... 69 Fornyet afstemning... 70 Opgave kapitel 9.... 71 10. Periodiske aktiviteter... 72 BANK Slette bankkontoudtog... 72 BANK Afstemning Auto... 72 11. Rapporter... 74 Opgave kapitel 11.... 76 Appendix A. Opgaveløsning.... 77 Opgave kapitel 2 eksempelvis løsning.... 77 Opgave kapitel 3 eksempelvis løsning.... 79 Opgave kapitel 4 eksempelvis løsning.... 79 Opgave kapitel 5 eksempelvis løsning.... 80 Opgave kapitel 6 eksempelvis løsning.... 81 Opgave kapitel 7 eksempelvis løsning.... 83 Opgave kapitel 8 eksempelvis løsning.... 83 Opgave kapitel 9 eksempelvis løsning.... 84 Opgave kapitel 10 eksempelvis løsning.... 84 Appendix B. RIM konfigurationsspørgeskema.... 85 Cronus Bank opsætning forud for kursusdemo.... 87 Appendix D. Eksempler på filindhold ved eksport/import til /fra bankprogram.... 90 Udbetalingsfil med kun én post (Kasel)... 90 Indbetalingsfiler (Portalbank).... 90 Afstemningsfil (kontoudtog til Portalbank).... 90 Appendix E. Adviseringsliste.... 91 Side 5
1. Indledning. Generelt. BANK er en funktionalitetsudvidelse til Microsoft Dynamics NAV og er bindeled til danske bankprogrammer. Med BANK bliver det bl.a. muligt at: a. Håndtere betalinger med alle FIK/GIK typer. b. Foretage kontooverførsler. c. Foretage udlandsbetalinger. d. Minimere fejl, da betalingsdata kun indtastes én gang. e. Integration til alle danske banker. Kursusmaterialet gennemgår - udover opsætning - følgende scenarier: 1. Købskladden. 2. Købsordre. 3. Købsfaktura. 4. Købskreditnota. 5. Lav Betalingsforslag. 6. Udbetalingskladde. 7. Indbetalingskladde. 8. Bankafstemning. Diagram Udbetalinger Start Købskladde (1) Diagram afstemning Købsordre (2) Kreditorposter (forfaldsdato kontantrabatdato) Lav betalingsforslag (5) Udbetalings -kladde (6) Bank Poster Købsfaktura (3) Bankprogram Kontroller filoverførsel Bogfør Købskreditnotaer(4) Betaling til kreditorer Side 6
Diagram Indbetalinger Fakturaer m/fik ID Debitorposter Indbetaling af fakt. (7) Bankprogram Indbetalings -kladde Bogfør Automatisk udligning af debitorposter Bogfør Diagram afstemning Diagram Afstemning Bogførte Bankposter Kontoudtog sfil fra banksystem BANK afstemning (8) Bogfør Automatisk afstemning af bankposter Bankprogram Forudsætninger. For at benytte BANK forudsættes adgang til Microsoft Dynamics NAV samt at BANKudvidelsesobjekter er installeret. Det forudsættes at kursisten er øvet Navision bruger og bekendt med Økonomimodulet ind-/udbetalingskladder samt den rollebaserede udgave. Skærmbilleder. I den rollebaserede udgave afhænger menustien af den rolle; man benytter sig af til at udføre funktionerne i banksystemet. Under hvert skærmbillede er menustien angivet. Dette letter en senere brug af undervisningsmaterialet som opslagsværk.som opsætningen for filstier <server><filsti> er der i materialet brugt T:\NP-Bak\Kursus\. Se appendix C. Side 7
Opgaver. Opgaverne er nummeret i relation til kapitelnumre og findes sidst i respektive kapitler. Figur 1.0-1 Eksempel på den rollebaserede visning for Afdelinger. Side 8
2. Opsætning. Installation af BANK i Microsoft Dynamics NAV udvider denne med en række felter og funktionaliteter. Opsætningen kan ske manuelt, eller man kan få et RIM konfigurationsspørgeskema (Rapid Implementation Methodology), hvor man taster oplysningerne ind i et excel regneark, som derpå indlæses i regnskabet. Konfigurationsspørgeskemaet kan med fordel bruges som checkliste forud for en manuel opsætning. Se appendix B RIM konfigurationsspørgeskema. Se appendix C Yderligere opsætningsparametre. Figur 2.1 Afdelinger/Opsætning/Programopsætning BANK BANK - Opsætning. BANK har sin egen opsætning under Afdelinger/Opsætning, hvor helligdagskalenderen, udligningslinjer og ikke mindst web-hjælpen opsættes se nedenståede skærmbillede. Figur 2.2 - Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/BANK Bank Opsætning Side 9
Felt Aktivere Webhjælp Forklaring En markering af dette felt gør, at du kan tilgå det internet baserede hjælpesystem ved klik på knappen Webhjælp. Ved markering af feltet gøres du også opmærksom på følgende: Figur 2.3 Aktivering afwebhjælp udløser denne tekstbox. Denne registrering har udelukkende det formål at gøre denne webhjælp endnu bedre! Finanskladde Nummerserie afstemnings skabelon Ved et klik på pilen i højre side af feltet, fremkommer de finanskladder, der allerede er oprettet. Vælg én eller lav eventuelt en helt ny. Ved et klik på pilen i højre side af feltet, kommer man direkte til nummerserier og vælge eller opretter en som passer til afstemningsskabelon til bankafstemning. Nummerserie afstemnings liste Ved et klik på pilen i højre side af feltet, kommer man direkte til nummerserier og vælge eller opretter en, som passer til afstemningslisten til bankafstemning. BANK Kalender / Bankhelligdage. Udover lørdage og søndage kan BANK tage højde for bankhelligdage. Det kræver, at man indlæser bankhelligdage. Xml-fil med bankhelligdage downloades fra www.naddon.dk. Følg menuen Opsætning/Administration/Programopsætning/BANK BANK - Kalender. Vælg: Indlæs bankhelligdage. Der er mulighed for at indsætte filter, hvis man eks. kun vil indlæse for et bestemt datointerval. Når filter er valgt tast Ok, og man får mulighed for at indlætte tekstfilen hentet fra banksystemet. Side 10
Figur 2.4 - Opsætning/Administration/Programopsætning/BANK BANK Kalender BANK - Om På dette Oversigtspanel findes oplysninger om BANK, dens versionsnummer, hvilken version af Microsoft Dynamics NAV osv. Figur 2.5 - Opsætning/Administration/Programopsætning/BANK Om BANK Side 11
BANK Udligningslinjer Det er nu blevet muligt at indlæse bankfiler, hvor afsender ikke har skrevet de ønskede oplysninger i betalingsidentifikationen. Det er således blevet muligt at sætte en-eller-anden-tekst på den enkelte debitor, således at debitoren kan identificeres med henblik på bogføring af posten. Funktionaliteten sættes op under Bank / Opsætning og kan f.eks. for Debitor nr. 10000 være en fast tekst i dette tilfælde markeret som 103001* eller *Kontorcentralen*. Det betyder, at hvis en af disse oplysninger er medsendt i betalingen fra debitoren, vil posteringen blive indlæst og den korrekte debitoroplysning vil blive præsenteret i BANK. Felt Type Kode Filtrer tekst Forklaring Vælg mellem: Debitor - debitorliste Kreditor - kreditorliste Bankkonto - bankliste Finanskonto - kontoplan Peger på den konto der skal afstemmes/indlæses på. *enellerandentekst* Der kan filtreres på hvilken som helst tekst, dog er det oplagt, at der skal filtreres på de typiske oplysninger, som indbetaleren vil sende med i sin betaling. F.eks. debitornummer, telefonnummer, måske CVR-nummer og beløb. Filter på beløb kan dog alene bruges, hvor det samme beløb indbetales hver gang, der indbetales typisk ved kontingenter. Ulempen ved dette er at der skal rettes i filtreringen, når der Side 12
ændres kontingentsatser. Der skal laves en linje for hver tekst der ønskes at filtrere på hver enkelt debitor/kreditor/bank/finans. Kun hvis stemmer Flueben Ej flueben Dan kladdelinje Flueben Ej flueben Bruges for at vise at informationerne skal være identiske for at de kan tages med over til udligning. JA poster medtages NEJ poster medtages ikke Bruges for at fortælle hvad der skal ske hvis der blev fundet poster under de opstillede kriterier. JA der dannes kladde linje. NEJ der dannes ikke kladdelinje. Købsopsætning. Ved registrering i købsdokumenterne med BANK spiller kreditors fakturanummer en stor rolle til bl.a. dannelse af betalingsidentifikation. Derfor skal feltet Eksternt bilagsnr. Obl. markeres. Figur 2.6 Køb/Opsætning/Købsopsætning BANKkonto opsætning På Bankkontokortet findes de øvrige felter, som skal opsættes i forbindelse med Naddon BANK. Der oprettes et kort til hver bankkonto, der er tilknyttet regnskabet. I det efterfølgende omtales kun felter, der har umiddelbar betydning for Naddon BANK. Side 13
Figur 2.7 Økonomistyring/Likviditetsstyring/Bank Generelt. På Oversigtspanelet Generelt oprettes de generelle informationer. Figur 2.8 Økonomistyring/Likviditetsstyring/Bank Oversigtspanel: Generelt Side 14
Felt Nummer Bankregistreringsnr. Bankkontonr. Forklaring Hver bankkonto oprettes med et nummer eller kode, hentet fra den nummerserie, der er oprettet i tabellen Nummerserie (tryk evt. F1 i denne tabel for at hjælp). Der kan oprettes et uendeligt antal bankkonti, der hver især kan tildeles en profil. Her angives det registreringsnummer på den banken, der er tilknyttet bankkontokortet. Bankkontonummeret - samme som ovenstående. Bogføring. BANK bruger felterne på dette Oversigtspanel i forbindelse med bogføring. Figur 2.9 Økonomistyring/Likviditetsstyring/Bank Oversigtspanel: Bogføring Felt Valutakode Forklaring Anvendes bankkontoen i indenlandsk valuta efterlades feltet blankt. Det vil stadig være muligt at genere og trække beløb i andre valutaer. Feltet udfyldes alene ved opsætning af bankkonti i valuta. Valutakoden vælges ved direkte opslag i valutakodetabellen. Overflytning. BANK bruger felterne på dette Oversigtspanel i forbindelse med kontooverførsler. Side 15
Figur 2.10 Økonomistyring/Likviditetsstyring/Bank Oversigtspanel: Overflytning Felt Transitnr. SWIFT-kode IBAN Forklaring Her kan du indtaste dit eget bank-id nummer. Du kan bruge op til 20 tegn (både tal og bogstaver). Som regel bruges dog bankens transitnummer. Dette felt skal indeholde SWIFT-koden (internationalt bank-id) på den bank, hvor du har bankkontoen. SWIFT (eller SWIFT-BIC) står som regel på kontoudtog. Dette felt skal indeholde bankkontoens internationale bankkontonummer. IBAN-nummeret kan som regel findes på kontoudtog. Integration. På dette Oversigtspanel findes de indstillinger, som BANK benytter i forbindelse med kreditorbetalinger. Side 16
Figur 2.11 Økonomistyring/Likviditetsstyring/Bank Integration Felt Banksystem Forklaring Her vælges det banksystem, som pågældende konto benytter sig af. Der kan vælges mellem følgende: Nordea Kasel DBTS Bankdata BG-Office Jyske Netbank Bankernes EDB Central Nordea 4.20 BBS-Norge Er der brug for andre banksystemer skal du rette henvendelse til din Microsoft Dynamics NAV forhandler. Version af banksystem Kort advis tekst Gælder kun Bankdata: Her indtastes den aktuelle Bankdata-version, 3.20 eller 4.00. Her kan der angives en kort advistekst, der medsendes ved kontooverførsler. Man kan selv skrive en kort tekst, eller man kan bruge en indbygget maske, hvor; %1 = Vores kontonummer %2 = Eksternt bilagsnr. (kreditors fakturanr.) Efterlades feltet tomt, vil beskrivelsen fra udbetalingskladden blive anvendt som kort advis. Posteringstekst i udb. kladde Der kan her indsættes en anden posteringstekst i udbetalingskladden end den, systemet foreslår. Teksten kan dannes ud fra følgende værdier: %1 = Kreditors nr. %2 = Kreditors navn %3 = Kreditors fakturanr. (eksternt bilagsnr.) %4 = Bilagsnr. ( Internt - via faktura, kreditnota eller kladde.) Side 17
Tekst eget kontoudtog Eksport filnavn Nr.Serie udligningsid Her kan man vælge tekst til sit eget kontoudtog. Der kan vælges mellem Kreditors navn, Beskrivelse (fra udbetalingskladden) eller Kort advis (se evt. ovenfor). Her angives den fulde sti for betalingsfilen. Med hensyn til navnet på betalingsfilen henvises til vejledningen for det pågældende bankprogram. Hvis feltet efterlades tomt, vil BANK bruge Eksternt bilagsnr. som udligningsnummer. NB: Hvis man arbejder med flere åbne udbetalingskladder og samme kreditor optræder i flere kladder, skal udligning af betalingsbilag ske fra en nummerserie: Figur 2.12 Økonomistyring/Likviditetsstyring/Bank Oversigtspanel Integration felt: Nr. Serie UdligningsID Er nummerserien ikke oprettet eller skal den rettes, kan det gøres på følgende måde: I vinduet Nummerserie trykkes Ny for at indsætte en ny linie og Avanceret for at tilrette en eksisterende nummerserie. Der indtastes en kode i feltet Kode og i Beskrivelse skrives en oplysende tekst. Figur 2.13 Økonomistyring/Likviditetsstyring/Bank Side 18
Oversigtspanel Integration felt: Nr. Serie UdligningsID felt: Startnr. Stå på startnr. Og vælg OK for at komme ind i vinduet Nummerserielinjer: Figur 2.14 Økonomistyring/Likviditetsstyring/Bank Oversigtspanel Integration felt: Nr. Serie UdligningsID felt: Startnr. Nummerserielinjer I feltet Startdato kan man indtaste en dato fra hvilken nummerserien skal være gældende, f.eks. hvis man gerne vil have forskellige udligningsnumre år for år. Seriens start- og slutnumre angives i henholdsvis Startnr. og Slutnr. I Advarselsnr. skrives det nummer i rækken, der skal udløse en advarsel om, at nummerserien er ved at være opbrugt. I feltet Forøg med skrives hvor meget nummerserien skal springe med ved udtagelse af et nyt nummer. Vinduet forlades med OK og tilbage i vinduet Nummerserie vinges der af i feltet Standardnumre for at sikre at kun nummerseriens numre kan bruges. Der bør med andre ord ikke vinges af i feltet Manuel nummerering, da det kan give uorden i numrene. Betaling før bankhelligdag Sekvensno. BBS Tildelt kundenr. BBS Hvis feltet er blankt foretages betaling den første hverdag efter en bankhelligdag eller week-end. Ved markering i feltet foretages betalingen dagen før bankhelligdag eller week-end. Se BANK Opsætning for indlæsning af kalender. I dette felt indtastes det sekvensnummer, man får tildelt fra det norske BBS, og som bruges ved betalinger gennem BBS. Her indtastes det tildelte kundenummer fra BBS. Side 19
Tildelt aftalenr. BBS E-mail Advis Version til e-mail Cc advis e-mail til Send e-mail manuelt ChillKat: smtp adresse Adviseringsliste til kreditor Mappe adviseringsliste Her indtastes det tildelte aftalenummer fra BBS. I de efterfølgende felter sættes de indstillinger, man vil bruge ved e-mailadvisering af betalinger til kreditorer. Her vælges, hvilket e-mailprogram, man bruger i den pågældende installation. Der kan vælges mellem Outlook og ChillKat. Outlook bruges, når der er installeret Outlook/Exchange. I mange hostingcentre, er der af sikkerhedsmæssige årsager ikke installeret e-mail på hostingserverne. Der er der istedet skabt en mulighed med ChillKat, som dirigerer mails direkte til en smtpserver og derfra videre til modtageren. I dette felt kan man indsætte e-mailadressen på en modtager, der skal have en kopi af adviset. Ved afmærkning af dette felt vil alle e-mail advis blive sendt til CC advis e-mailen. Efter kontrol kan man selv videresende advis fra sit mailprogram. I modsat fald sker det automatisk. Her angives adressen på en smtp-server, der videresender advismailen til modtageren (se evt. beskrivelsen ovenfor). Afmærkning af dette felt vil bevirke, at BANK vil generere en liste med adviseringer på de betalinger, der gennemføres. Denne liste kan vedhæftes adviseringsmailen til kreditor. Her angives stien til adviseringslister. FIK Felterne på dette Oversigtspanel udfyldes, hvis virksomheden har knyttet et kreditornummer til den pågældende bankkonto og dermed bruger faktura med betalingsidentifikation. Figur 2.15 Økonomistyring/Likviditetsstyring/BANK Oversigtspanel FIK Felt Indbetalingssystem FIK import filnavn Forklaring Det fastlægges i dette felt, hvilket indbetalingssystem, kontoen bruger. Der kan vælges mellem PBS, som er FIK-standarden i Danmark, og BBS Norge. Her angives den fulde sti for indbetalingsfiler. Med hensyn til navn på indbetalingsfil henvises til vejledningen for det pågæld- Side 20
ende bankprogram. Hvis bankprogrammet benytter fast filnavn, angives dette som del af stien; den fulde sti vil blive vist i feltet FIK import filnavn i Indbetalingskladden. Hvis bankprogrammet derimod tildeler hver indbetalingsfil sit eget navn, skal man i dette felt kun angive stien til mappen. Man skal i Indbetalingskladden vælge den korrekte indbetalingsfil ved opslag fra kladden. Dette gælder bl.a. Danske Banks DBTS. Kladdetekst Her er der mulighed for at definere en fast tekst i indbetalingskladden: %1 = Debitornummer %2 = Debitornavn %3 = Bilagsnummer %4 = Betaler-ID Betalingsdato som bogføringsdato Der krydses af i dette felt, hvis betalingsdatoen fra banken skal være bogføringsdatoen. Hvis der ikke krydses af, vil bogføringsdatoen blive den dato, der angives som bogføringsdato ved indlæsning fra banken. Bilagsnr. pr. bilag Her angives med et om der skal indsættes et nyt bilagsnummer pr. linie. Hvis der ikke mærkes af, vil alle indbetalinger i indbetalingskladden få samme bilagsnummer. NB! Man bør være opmærksom på, at samme indbetalingsnummer på alle indbetalinger i en given kladde kan vanskeliggøre en eventuel senere sporing af en bestemt indbetaling. Samlet modpostering Ved markering af dette felt vil der blive dannet en samlet modpostering af de indlæste indbetalinger i indbetalingskladden. Dette kan være en stor lettelse i afstemningen af den pågældende bankkonto. Hvis feltet ikke markeres, vil hver linie udlignes separat. Modpostering pr. dato En betalingsfil kan indeholde flere forskellige indbetalinger på hver sin dato, f.eks. dato 1: 4 indbetalinger, dato 2: 3 indbetalinger, dato 3: 6 indbetalinger osv., og en markering i dette felt laver så en samlet modpostering pr. dato. Dette felt må ikke forveksles med ovenstående felt Samlet modpostering, der laver en modpostering for hele kladden. Afstemning. I BANK er det muligt at foretage elektronisk afstemning af sine bankkonti ved hjælp af BANK Afstemning, forudsat at banken kan levere kontoudtog i elektronisk form. Side 21
Figur 2.16 Økonomistyring/Likviditetsstyring/BANK Oversigtspanel Afstemning Felt Banksystem Version af banksystem Bankposter inputmappe Bankposter kopimappe Slette kopi-fil efter input Saldokontrol ved indlæsning af bankposter Maske filnavn Antal dage før bogføring/antal dage efter bogføring Tilladt difference Forklaring Der kan her vælges mellem flere forskellige banksystemer. Gælder kun Bankdata: Her angives Bankdata-versionen x.xx (f.eks 4.00). Angiver mappen for afstemningsfiler. Efter endt afstemning slettes afstemningsfilerne fra mappen. Afstemningsfilerne kopieres til denne mappe ved indlæsning og slettes ikke efter endt afstemning. Hvis dette felt markeres, vil afstemningsfilen ikke blive kopieret. Hvis man derfor gerne vil bevare sine kontoudtog tilbage i tiden, bør dette felt ikke markeres. Dette felt skal markeres, hvis man vil kontrollere at saldoen for de nye bankposter stemmer med de sidst indlæste bankposter. Hvis saldoen ikke stemmer, afbrydes indlæsningen. Hvis man har flere forskellige pengeinstitutter og deres filer ligger i samme mappe, kan man her sætte filter på. Eks. JB* og få alle Jyske Bank filer. Det anbefales dog, at have en overordnet mappe til hver bank og placere de respektive filer heri jfr.nedenfor Oprettelse af flere banker. Antal dage før/efter bogføring anvendes ved selve afstemningen, så BANK Afstemning kan lede efter beløb, der er bogført et antal dage før eller efter dato for bogføring i banken. Det tilladte samlede differencebeløb ved manuel udligning. Side 22
Kontonr. til difference Udligningsdifference Finanskladdetype Udligningsdifference finanskladdenavn. Nummerserie Udlignings-ID Her angives nummeret på den konto, hvorpå eventuelle udligningsdifferencer skal bogføres. Her vælges finanskladdetype til bogføring af eventuel udligningsdifference. Her angives navnet på den finanskladde, der skal bruges ved bogføring af eventuel udligningsdifference. Her angives den nummerserie som anvendes ved manuel udligning. Oprettelse af nummerserien følger de almindelige retningslinjer. Oprettelse af flere banker Hvis man opretter flere banker, er det en god ide, at oprette et filbiliotek til hver enkelt. På denne måde får man ikke overskrevet eksempelvis indbetalingsfil fra det ene pengeinstitut med data fra et andet pengeinstitut. Side 23
Noter til banksystemer. Her er listet en række noter om de forskellige banksystemer, der kan være vanskelige eller irrelevante at indsætte i den ordinære webhjælptekst. NPB version Banksystem Bemærkning 2.11 Nordea 4.20 Længde på meddelelseslinjer og modtagerlinjer er ændret til 35 tegn. 2.11 Nordea 4.20 Der sker ikke overførsel til bank, hvis beløbet er negativt (kreditnota), og kortart er udfyldt. 2.11 Nordea 4.20 Frakonto: Hvis IBAN-nummer er udfyldt, anvendes dette. Ellers bruges registreringsnummer og kontonummer. 2.11 DBTS Frakonto: Hvis IBAN-nummer er udfyldt, anvendes dette. Ellers bruges registreringsnummer og kontonummer. 2.11 BBS-Norge Ved indlæsning fra BBS-Norge kan recordtypen enten være 04 eller 09. 2.11 Alle Linjer af typen FIK 71 indeholder ikke længere kort advis. 2.11 Alle Der kan nu foretages indenlandske betalinger i EUR. 2.11 Jyske Netbank Ved udlandsbetalinger kan man på kreditorkortet angive, om overførslen skal være normal eller økonomi. BEMÆRK, at definitionsfilerne skal være opsat hertil. 2.11 Kasel Udlæs til bank i Udbetalingskladde: Der er lavet numerisk check af modtagers kontonummer ved dannelse af filen. Der udskrives en fejlmeddelelse ved eventuelle fejl. Side 24
Opgave kapitel 2. Cronus Bank, der er hjemmehørende i Danmark, skal oprettes og opsættes til elektroniske ind/udbetalinger. Udfyld relevante oplysninger i henhold til kapitlet 2 Opsætning. Følgende værdier skal benyttes til denne opgave. Hvor oplysninger ikke er givet i opgaveteksten, skal du selv finde på nogle (f.eks.- adresse) Felt Bankkode Værdi CB Bank registreringsnummer 1199 Bank Kontonummer 7000413 Bank SWIFT-kode 999999999 Bank IBAN Banksystem Kort advis Eksport filnavn Nr. serie UdligningsID Indbetalingssystem FIK import filnavn Kladde tekst Betalingsdato som bogføringsdato Bilagsnr. pr. bilag Bank system (afstemning) Bank inputmappe Bank kopimappe Antal dage før/efter bogføring DK123456789101112132 DBTS (Danske Bank) Vælg selv <drev>\<fil sti>\kursus\betaling.dat UDLIGN PBS <drev>\<fil sti>\kursus\fik import\fiadsv.dat Vælg selv Ja Ja DBTS <drev>\<fil sti>\kursus\adviseringer <drev>\<filsti>\kursus\kopimappe 1 dag før og 2 dage efter. Tillad difference og kontonr. 0,05, 8610 Udlignings differencekladde type Udlignings differencekladde navn Nummerserie Udlignings ID Kasse DBTS (opret finanskladden til udligningsdifference, Nummerserie FIN-KASSE) UDLIGN Side 25
3. Betalingsoplysninger på kreditor. Kreditor opsætning. Ligesom virksomhedens betalingsoplysninger m.m. er blevet indlagt i BANK, skal betalingsoplysninger på hver enkelt kreditor oprettes/opdateres. I BANK drejer det sig om, hvorvidt kreditoren skal modtage betaling via FIK/GIK på sin bankkonto eller på sin girokonto, som i betalingssammenhæng sidestilles med bankkonto. Endelig skal der tages stilling til advistype for hver kreditor, ligesom der skal vælges modtagerbank og valutakode. Figur 3-1 Økonomistyring/Gæld/Kreditorer Kreditoroversigt Kreditors betalingsinformationer opsættes i Oversigtspanelet under Betaling - informationerne her relaterer til BANK. Side 26
Figur 3.2 Økonomistyring/Gæld/Kreditorer/Køb - Ordrebehandling Leverandører Oversigtspanel Betaling Felt Betalingsformskode Samlebetaling Sammenfat betalinger Forklaring Angiv hvilken betalingsform, der skal anvendes til kreditoren. F.eks. Bank, Kontant mm. Hvis betalinger til pågældende kreditor som regel foregår efter et kontoudtog med underliggende fakturaer (typisk for mange tømmerhandler), kan man med fordel sætte i dette felt. Herved samles betalinger på f.eks. 10 linier i udbetalingskladden til én linje i udlæsningen til banken. Linierne i udbetalingskladden bibeholdes. Sæt et her,hvis man ønsker/har aftale om at samle flere betalinger til pågældende kreditor til én linie i Udbetalingskladden. Man kan ved opslag i feltet UdligningsID i udbetalingskladden se, hvilke betalinger, der indgår i linjen. Under forudsætning af, at der er valgt Langt advis i feltet Adviseringsmåde, dannes der et langt advis til kreditor indeholdende de eksterne bilagsnumre, altså kreditors fakturanumre. (Kreditoropsætningen overskriver den opsætning, man har sat globalt på banken eks. kort advis). Funktionen Sammenfat pr. kreditor i Lav betalingsforslag i Udbetalingskladden vil danne én linie pr. kreditor i kladden, og det er ikke altid hensigtsmæssigt. Med funktionen Sammenfatte betalinger, kan det styres, hvilke kreditorer, der kan samles til én linie i kladden, og hvilke, der ikke kan. Man bør derfor ikke vinge af i Sammenfat pr. kreditor ved dannelsen af betalingsforslag, hvis Side 27
man samtidig bruger Sammenfatte betalinger på kreditorniveau. Samlebetaling contra Sammenfatte betalinger Det kan være vanskeligt at holde disse to funktioner ude fra hinanden; følgende kan måske være en hjælp. Samlebetaling samler flere betalinger til samme kreditor til én linie i bankudlæsningen, men beholder de enkelte linier i udbetalingskladden. Sammenfatte betalinger samler flere betalinger til samme kreditor i én linie i udbetalingskladden og én linie i bankudlæsningen. Hvis man kører med automatisk afstemning af bankposter, bør man vælge Sammenfatte betalinger, idet bankposten derved stemmer overens med det bogførte i udbetalingskladden. Sammenfatte pr. forfaldsdato Samlet bogføring af betalinger Markering af dette felt vil sammenfatte betalinger til kreditoren pr. forfaldsdato. Der vil således komme 1 linie pr. forfaldsdato. Markering af dette felt vil samle flere udbetalingslinier til samme kreditor til én linje i bogføringen. Brug af dette felt forudsætter anvendelse af nummerserie til udligningsid; denne nummerserie opsættes under Bank, felt Nr.Serie UdligningsID på Oversigtspanel Integration. Man kan med fordel bruge dette felt sammen med Samlebetaling, idet afstemningen af bankkontoen lettes ved, at der kun vil være 1 linje i banken og 1 linje på kreditoren/finansbankkontoen. Advistekst 1-4 Disse felter bruges i forbindelse med konto-til-konto betalinger og kan anvendes som faste adviseringstekster til kreditor. Teksterne indsættes på kreditors kontoudtog foran normale adviseringstekster. Afsenderreference (Bankdata) Bruges i forbindelse med banksystem Bankdata og kun i forbindelse med indenlandske betalinger. Feltets indhold indsættes på kreditors kontoudtog. Vores kontonr. Ingen betalingstolerance Adviseringsmåde Vort kontonummer hos leverandøren noteres her. Det må ikke indeholde bogstaver, bindestreger o. lign., kun tal, da det bruges i flere sammenhænge, bl. a. i betalingsidentifikation ved FIK/GIK. Navision standard: Feltet bruges i forbindelse med udligninger og hænger sammen med hele regnskabsopsætningen. Se derfor venligst i dokumentationen til Navision efter yderligere oplysninger om dette felt. Der kan her med opslag (F4) vælges mellem a. Ingen/kort advis: Bruges til leverandører på FIK/GIK, da betalingsidentifikationen fremgår af OCR-linien, samt ved konto- Side 28
til-konto betalinger, hvor man kun ønsker det korte advis. BANK medsender intet advis ved FIK/GIK. b. Lang advis: Bruges til lang adviseringstekst, f. eks. ved samlebetaling på kontooverførsel. I disse tilfælde vil BANK samle alle fakturanumre, der er indeholdt i betalingen og angive disse i adviseringsteksten. c. Mail: Bruges til at danne en advis e-mail til kreditoren, indeholdende lang adviseringstekst. Ved valg af denne option vil BANK medsende adviseringstekst i betalingsfilen. Ved brug af Mail skal kreditorens e-mail adresse være angivet i feltet E- mail advisering. E-mail advisering FIK/IK Kreditornummer Her angives den mailadresse, der skal bruges ved advisering pr. e-mail. Se også ovenfor. Her angives kreditors kreditornummer, enten 7 eller 8 cifret. Feltets indhold medtages ved dannelse af betalingsidentifikation ved oprettelse af købsfaktura eller linier i købskladde. Hvis betaling til kreditor skal foregå som konto-til-konto overførsel (herunder også almindeligt girokort), skal dette felt være tomt. Korttype Maske til betalingsid I dette felt noteres kreditors korttype (04, 71 osv.). Feltets indhold medtages ved oprettelse af købsfaktura eller linier i købskladde på den pågældende leverandør. I dette felt kan der angives en maske til automatisk udfyldelse af betalingsidentifikation med tilhørende modulusciffer ved registrering af køb i købsfaktura eller i købskladde. Det virker også ved senere indtastning i udbetalingskladden. Forudsætningen for, at dette virker rigtigt, er at feltet Korttype er udfyldt med korrekt korttype. Desuden kontrolleres det, om antallet af tegn passer til den valgte korttype. Masken skal angives uden modulusciffer da dette først genereres senere; koderne er K for Vores kontonr. og F for Kreditors fakturanr. (eksternt bilagsnr.) Eksempler: Vores kontonr. er 64825030, Eksternt bilagsnr. er 34567 og Korttype er 71, så skal betalingsid være på 14 cifre + modulusciffer. Masken kan så være følgende: Kun Vores kontonr. i betalingsid = KKKKKKKKKKKKKK (14 K er) giver 00000064825030 + modulus Kun Eksternt bilagsnr. i betalingsid = FFFFFFFFFFFFFF (14 F er) giver 00000000034567 + modulus Hvis både/og = KKKKKKKKFFFFFF giver 64825030034567 + Side 29