Til samtlige centre / afdelinger REGNSKABSPROCEDURER OMKRING MÅNEDSSKIFTET JUNI / JULI 2015 15-06-2015 I henhold til bestemmelserne i den kommunale styrelseslov samt bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, skal kommunerne udarbejde halvårsregnskab samt prognose for det forventede regnskabsresultat for 2015. Konkret betyder det, at der skal udarbejdes følgende: 1) Halvårsregnskab opgjort pr. 30. juni 2015 2) Prognose for forventet regnskabsresultat for 2015 Ad 1 Halvårsregnskab opgjort pr. 30. juni 2015 For at kunne udarbejde et halvårsregnskab pr. 30. juni 2015 skal der foretages en periodisering af de regnskabsmæssige transaktioner omkring månedsskiftet. Der er i tråd med den supplementsperiode som vi kender fra årsskiftet indført en supplementsperiode som løber fra den 1. juli til og med den 12. juli 2015. GULDBORGSUND KOMMUNE BUDGET & REGNSKAB PARKVEJ 37 4800 NYKØBING F. TLF +45 54731000 WWW.GULDBORGSUND.DK SAGSNR. 15/24012 SAGSBEHANDLER: BENT CHRISTIANSEN DIR +45 54731857 MOB +45 25181090 BCHR@GULDBORGSUND.DK CVR NR. 29 18 85 99 TELEFONTIDER MAN ONS KL. 9.00 15.00 TORS KL. 9.00 17.00 FRE KL. 9.00 12.00 Det betyder, at udgifter og indtægter, der kan henføres til første halvår 2015 (perioden 1. januar 30. juni) skal bogføres i regnskabet for første halvår. På tilsvarende vis skal udgifter og indtægter, der kan henføres til andet halvår 2015, bogføres i regnskabet for andet halvår. Eksterne regnskaber Ud over den sædvanlige håndtering af indkomne fakturaer og udskrivning af egne fakturaer skal opmærksomheden særlig henledes på områder, hvor kommunen sædvanligvis modtager eksternt udarbejdede regnskaber til brug for efterfølgende bogføring, f.eks. regnskaber for selvejende institutioner (haller/daginstitutioner), kommunens udlejningsejendomme, herunder ældreboliger. I disse tilfælde er det af væsentlig betydning, at der sker bogføring svarende til nettovirkningen for første halvår. Særlige områder For korrekt periodisering af tilskud og statsrefusion, der udbetales efter bekendtgørelse om statsrefusion og tilskud, henvises til afsnit 7.6.5 Bogføring i forbindelse med udarbejdelsen af halvårsregnskabet opgjort pr. 30. juni i Budget- og Regnskabssystem for kommuner.
SIDE 2/5 På tilsvarende vis henvises til samme afsnit for så vidt angår korrekt periodisering af den aktivitetsbestemte kommunale medfinansiering på sundhedsområdet. Udgifts- / indtægtsrestancer Optagelse af eventuelle væsentlige udgifts- og indtægtsrestancer kan ske ved henvendelse til Budget & Regnskab. Det skal samtidig præciseres, at der ikke skal ske ændring i periodiseringen i forhold til tidligere gennemførte transaktioner. Fakturabehandling i supplementsperioden KMD-Opus I praksis betyder det, at udgifter vedrørende levering af varer og tjenesteydelser, der er modtaget til og med 30. juni, og hvor fakturaen modtages i perioden 1. juli til og med 12. juli, skal bogføres med bogføringsdato 30-06-2015 i KMD-Opus, jf. nedenstående vejledning: Bogføringsdato: 30-06-2015 Fakturaer modtaget til og med 30. juni, hvor varen eller tjenesteydelsen kan henføres til 2. halvår 2015 (forudbetaling), skal bogføres med bogføringsdato 01-07-2015, idet øvrige datofelter bibeholdes uændret. Omposteringsbilag - KMD-Opus Ved oprettelse af eventuelle omposteringsbilag i perioden 1. juli til og med 13. juli, hvor bogføringen skal indgå i regnskabet for første halvår, skal der i lighed med ovenstående indberettes 30-06-2015 som bogføringsdato.
SIDE 3/5 Indkøbsordrebundne bilag Opus Indkøb Også indkøb via Opus Indkøb skal periodiseres, jf. ovenstående procedure. I Opus Indkøb forefindes datofeltet Bogføringsdato under fanebladet Top, jf. nedenstående vejledning. Bogføringsdato: 30.06.2015 Fakturaudskrivning i supplementsperioden Opus Faktura Analogt til periodisering af udgiftssiden skal der tilsvarende ske en periodisering på indtægtssiden. Det betyder, at der skal fremsendes fakturaer for varer og tjenesteydelser leveret i første halvår 2015. For at henføre indtægten til første halvår (perioden 1. januar 30. juni) skal bogføringsdatoen indberettes med 30.06.2015, jf. nedenstående vejledning. På indberetningsbilledet ZDKD_opret_faktura - side 2 - er det feltet bogføringsdato der bruges til styring af supplementsperioden. Dette gælder også ved oprettelse af faktura via den RolleBaseredeIndgang (RBI).
SIDE 4/5 Bogføringsdato: 30.06.2015 Ad 2 - Prognose for forventet regnskabsresultat for 2015 I forlængelse af halvårsregnskabet skal der udarbejdes en prognose for det forventede regnskabsresultat for året 2015. Budget & Regnskab vil i samarbejde med centrene udarbejde en prognose for forventet regnskab for 2015. Prognosen over det forventede regnskab for 2015 vil tage udgangspunkt i fagudvalgenes budgetopfølgning pr. 31. marts, suppleret med eventuelle ændrede forudsætninger siden udarbejdelse af budgetopfølgningen. I det forventede regnskab vil ligeledes indgå en vurdering af den forventede anlægsaktivitet i 2015. På såvel drifts- som anlægssiden vil der blive korrigeret for et skøn over forventede drifts- og anlægsoverførsler fra 2015 til 2016.
SIDE 5/5 Formkrav til halvårsregnskab/forventet regnskab 2015 Formkravene til såvel halvårsregnskabet som det forventede regnskab for 2015 fremgår af afsnit 7.6 Procedure- og formkrav til halvårsregnskabet i Budget- og Regnskabssystem for kommuner. Der skal således udarbejdes følgende oversigter: Regnskabsopgørelse svarer til den udgiftsbaserede resultatopgørelse i årsberetningen Regnskabsoversigt svarer til bevillingsoversigten i kommunens budget Begge oversigter skal, godkendt af Byrådet, indsendes til Økonomi- og Indenrigsministeriet senest den 1. september 2015. Herudover skal der foretages følgende indberetninger: Detaljerede regnskabsoplysninger pr. 30. juni skal indberettes den 15. juli Forventet regnskab for 2015 skal indberettes senest den 1. september Halvårsregnskabet, suppleret med forventet regnskab for 2015, vil blive forelagt økonomiudvalget den 10. august og byrådet den 20. august. Såfremt der er spørgsmål til denne skrivelse kan henvendelse ske til Budget & Regnskab. Nærværende skrivelse bedes distribueret til relevante medarbejdere/afdelinger m.v. Med venlig hilsen Bent Christiansen Leder af Budget & Regnskab