Baggrund Intet nyt er aldrig godt nyt for ansatte i organisationer, der flytter sammen. Føler de ansatte sig ikke tilstrækkeligt informerede om, hvad der sker og skal ske, opstår der rygter og myter, som skaber utryghed og modstand. De ansatte er nøglen til succes i processen. Derfor er det afgørende vigtigt, at der fra første fase i fusionsprocessen mellem Skagen, Frederikshavn og Sæby, er fastlagt en strategi for den interne kommunikation i forhold til politikerne, de nuværende og kommende ansatte. Formålet med strategien at understøtte fusionsprocessen og at medvirke til at sikre indsigt, forståelse og ejerskab blandt politikere samt nuværende og kommende ansatte i de tre kommuner. De er alle vigtige aktører i realiseringen af en optimal ny kommune, der kommer godt, hurtigt og effektivt fra start. Kommunikationsstrategien dækker de knap to år, som fusionsprocessen varer, med de justeringer, der kan blive nødvendige undervejs. Strategien skal angive retningen for, hvordan der skal kommunikeres undervejs i processen for at opnå de ønskede mål. Hver gang en beslutning skal formidles ud i organisationen, er det vigtigt at forholde sig til kommunikationsplanen. Begrebsafklaring For at undgå forvirring om de centrale begreber, der omtales i strategien, følger herunder en begrebsafklaring, der definerer betydningen af de enkelte begreber. Kommunikationsstrategi: En overordnet plan, der beskriver, hvordan vi gennem en målrettet kommunikationsindsats når målet om en vellykket fusion. Politikere: Omfatter samtlige byrådsmedlemmer i de tre kommuner. Leder: Nærmeste leder, der har personalemæssigt ansvar. Ansatte: Omfatter alle - såvel ledere som medarbejdere, der er ansat i en af de tre kommuner. Den administrative styregruppe: Består af de tre kommuners kommunaldirektører/ordførende direktør. 1 Direktionsgruppen: Består af direktionerne i de tre kommuner, inkl. cheferne for det økonomiske område. Sekretariatsgruppen: Består af de tre kommuners sekretariatschefer. Sekretariatsgruppen er stabsfunktion til Den administrative styregruppe og varetager praktiske opgaver for denne. 1 De forskellige grupper er omtalt i dokumentet, der beskriver den administrative projektorganisation 1
MED-sekretærgruppen: De tre kommuners MED-sekretærer danner en MED-sekretærgruppe, der koordinerer og er sekretærer for arbejdet i den fælles MED-organisation. MED-sekretærgruppen referer og arbejder som stabsfunktion til Den administrative styregruppe. Analysegruppen: Består af medarbejdere, der til daglig arbejder i lignende funktioner i de tre kommuner. Kommunikationsgruppen: Specialgruppe, der refererer til Den administrative styregruppe. Kommunikationsgruppen består af fire medlemmer en fra Skagen, to fra Frederikshavn og en fra Sæby. Arbejdsgrupper: Arbejdsgrupperne nedsættes af direktionsgruppen og består typisk af 3-9 personer med repræsentation fra hver kommune. Hvorfor? - formål og mål med kommunikationen På tærsklen til en kæmpe fusionsproces har de ansatte et fælles behov for at forstå, hvad fusionen går ud på. De er optagede af, hvorfor fusionen er nødvendig, hvilke konsekvenser den får, hvad den indebærer for dem personligt, og hvad tidsperspektivet er. Den administrative styregruppe har ansvaret for at sikre, at de signaler, der udsendes internt stemmer overens med de signaler, der udsendes eksternt. Ledere med personaleansvar skal kommunikere og hjælpe med at skabe overblik og bevidsthed om, hvad der skal ske samt inddrage sine medarbejdere i at realisere mål og beslutninger. De er vigtigt, at alle ansatte også tager ansvar for selv at opsøge og tilegne sig information og at deltage i dialog. Formålet med kommunikationen er at: sikre, at alle får den information de har brug for ( need to know ) al kommunikation tager udgangspunkt i modtageren koordinere informationen, så den er entydig og har samme indhold synkronisere tidspunktet for kommunikationen afdramatisere situationen ved at give overblik og skabe gennemskuelighed i processen og den nye organisation give den nødvendige tid og mulighed for at være i dialog give mulighed for indflydelse klæde de ansatte på til fusionen gøre de ansatte til ambassadører for fusionen skabe grundlag for fremtidig fælles kommunikation 2
Målet med kommunikationen er, at politikerne og de ansatte: føler sig velinformerede, dvs. at de oplever, at de ved, hvad der skal ske og hvorfor, og de ved, hvor langt vi er i processen kan arbejde selvstændigt og engageret og være i stand til at træffe beslutninger forstår meningen med fusionen oplever, at de bliver set, hørt og forstået får mulighed for at indgå i dialog og debat får en viden om, hvad fusionen og dermed forandringen betyder, og hvilke reaktioner og følelser forandringen fremkalder bliver ambassadører for fusionsprocessen Hvem? - målgrupper for kommunikationen Kommunikationsstrategien retter sig mod politikere og ansatte, som har forskellige forudsætninger og kommunikationsbehov. Derfor er det vigtigt at være bevidst om de forskellige målgrupper for kommunikationen. Herunder er nævnt en række af dem. Politikere Ledere med personalemæssigt ansvar Gruppeledere Ansatte i administrationen Medlemmer af arbejdsgrupper, der vedrører fusionen MED-repræsentanter og SISU-repræsentanter Ansatte, der berøres direkte af fusionen (er professionelt involverede i fusionen) Ansatte, der ikke berøres direkte af fusionen Ansatte i institutionerne Ansatte på skolerne Dagplejere Ansatte i hjemmeplejen Ansatte i park- og vejvæsen Ansatte i forsyningen Kommende ansatte Der ligger en stor udfordring i at sikre, at alle ansatte får en fælles, entydig og samtidig information om beslutninger, som har afgørende betydning for mange ansatte. Derfor skal den administrative styregruppe aftale, hvem der kommunikerer om hvad til hvem og hvornår. Administrativt ansatte har alle adgang til kommunens digitale netværk via deres pc, og det er derfor muligt at udsende information via e-mail til alle administrativt ansatte samtidigt. Formidling via intranettet er også en mulighed. Øvrige ansatte har ikke adgang til pc, og mange af dem arbejder ude i private hjem, på veje, i parker mv. Det er derfor vanskeligt at sikre, at de får information samtidigt med de administrative medarbejdere. For at sikre, at de øvrige ansatte får informationen nogenlunde samtidigt, stiller det høje krav til ledere med personaleansvar om at sørge for, at deres medarbejdere bliver informeret enten skriftligt eller mundtligt minimum samme dag, informationen bliver udsendt til de administrativt ansatte. 3
Hvad? - centrale budskaber i kommunikationen Kommunikationens indhold: Information om, hvad der skal ske, hvordan processen skrider frem, ny organisation, visioner, handlingsplaner, tidsplaner, strategier, krisehåndtering mv. Information om udfordringer og barrierer i fusionsprocessen, og hvordan forandringer påvirker den menneskelige psyke Åbenhed og kommunikation om de forskellige kulturer, og hvordan man kan sammensmelte kulturer Fortællinger og billeder, der giver fusionen et meningsfuldt udtryk, og som giver en oplevelse af, hvem vi er, hvor vi skal hen, og hvad vi får ud af det Fortælle hvornår det forventes, at vigtige beslutninger træffes Budskaberne skal tilpasses den enkelte målgrupper, det vil sige, at kommunikationen skal tage udgangspunkt i den enkelte målgruppes forhåndskendskab, øvrige viden og behov. Budskaberne skal formuleres i et let forståeligt, enkelt, præcist og direkte sprog - uanset hvilken kommunikationskanal, der anvendes. Hvordan? - kommunikationskanaler og aktiviteter For at gøre kommunikationen tilgængelig for de forskellige målgrupper er det vigtigt at være bevidst om valg af kommunikationsform og kanaler. Herunder beskrives nogle af de kanaler, som vil være centrale i den interne kommunikation i fusionsprocessen, men det er vigtigt at tænke kreativt og gerne afprøve nye former og kanaler undervejs. Nyhedsbreve De tre kommuner sender i dag nyhedsbreve ud til alle medarbejdere. I Skagen og Frederikshavn får de administrativt ansatte tilsendt nyhedsbrevet via mail, og de øvrige ansatte får adgang til en papirudgave via deres leder. I Sæby kan de ansatte læse nyheder på intranettet. Under fusionsprocessen udsendes efter behov et fælles nyhedsbrev til politikerne og alle ansatte i de tre kommuner. Kommunikationsgruppen udgør nyhedsbrevets redaktion, som refererer til den administrative styregruppe. Personaleblade Frederikshavn Kommune har i dag et personaleblad (KOM-MED), som udsendes til samtlige ansatte fem gange årligt. Skagen og Sæby har ikke et personaleblad. Når Sammenlægningsudvalget tiltræder i 2006 kan man overveje at udsende et internt blad eller en avis med uddybende artikler om fusionsprocessen til politikerne og samtlige ansatte i de tre kommuner. Fælles hjemmeside Med en fælles hjemmeside vil det være muligt for politikerne, nuværende og kommende ansatte, der ikke har adgang til en pc med internet opkobling på deres arbejdsplads, at følge med i processen. Derfor er disse målgrupper også målgrupper for den fælles hjemmeside. Intranet Intranettet er en god informationskanal for de ansatte, der har adgang til pc på deres arbejdsplads. Sæby har i dag et velfungerende og opdateret intranet, hvilket ikke er tilfældet i 4
Skagen og Frederikshavn. Derfor bliver den fælles hjemmeside også de ansattes adgang til information om fusionsprocessen. Orienteringsmøder Det er vigtigt, at politikere og ansatte i de tre kommuner får mulighed for at stille spørgsmål og indgå i mundtlig dialog med ledere og andre ansatte, som er direkte involverede i det forberedende arbejde. En måde at sikre denne form for kommunikation er at afvikle orienteringsmøder efter behov med korte oplæg om, hvad der skal ske, og hvor langt vi er i processen samt med mulighed for at stille spørgsmål og indgå i dialog. Informationsmateriale Kommunikationsgruppen udarbejder i samarbejde med Analysegruppen, MED-sekretærgruppen og Sekretariatsgruppen informationsmateriale, som ledere kan anvende, når de informerer deres medarbejdere om fusionsprocessen. Fælles aktiviteter på tværs af kommunerne fx kick off, fyraftensmøder, dialogcirkler, konferencer, seminarer, guidede ture rundt i de tre kommuner. Andre medier/aktiviteter Opslagstavler Referater Projektgrupper/arbejdsgrupper Møder Personlige breve MED/SISU Hvornår? - hvem kommunikerer om hvad til hvem og hvornår I en fusionsproces, hvor alt er i spil, og vi ikke bare kan spole filmen tilbage, er direktionsgruppen og den administrative styregruppe ansvarlige for at sikre information, kommunikation, inddragelse og involvering i forhold til politikerne og de ansatte i de tre kommuner. Det er vigtigt, at Den administrative styregruppe og Direktionsgruppen sikrer, at kommunikationen koordineres og synkroniseres. Derfor skal de hver gang, de træffer beslutninger, som har betydning for de ansatte, tage stilling til, hvad der skal kommunikeres, hvem der skal kommunikere, hvordan der skal kommunikeres til hvem og hvornår. Det er tilsvarende et lokalt ansvar for den enkelte leder med personalemæssigt ansvar at informere og tage hånd om egne medarbejdere. 5