Praktiske værktøjer til At forberede det konstruktive møde At lede mødet situationsbestemt At arbejde med forståelige dagsordener, der gør det muligt at være aktiv mødedeltager At være klædt på til at lede og bidrage til et konstruktivt møde At styrke anvendelsen af illustrationer At være med til at skabe en god atmosfære og en professionel mødekultur
Det konstruktive møde Dagsorden kl. 17.00 Indledning: Præsentation af kurset, programmet Præsentation af deltagere, forventningsafstemning kl. 17.30 Indkredsning af Det Konstruktive Møde. Grupper, fælles dialog Kommunikation i vanskelige situationer kl. 18.30 kl. 18.50 kl. 20.00 kl. 20.30 Kl. 21.15 Kl. 21.30 Pause + sandwich Case: Evakueringsplanen. Introduktion til case, fordeling af roller, forberedelse 2-4 grupper med observatør Om feedback Mulighed for feedback i grupper Illustrationer: modeller og mindmaps Kommunikation i vanskelige situationer Evaluering af møder og evaluering af i dag Tak for i dag Præsentation Hej, jeg hedder Jeg kommer fra Mine største udfordringer mht. møder Det jeg gerne vil sætte fokus på
Instruere Aftale Informere Formål Mægle + så såmeget andet Planlægge Problemløse Beslutte Koordinere Mødeledelse - Involvering 100% 100% Involvering Involvering Leder Gruppe Information Instruktion Problemløsende Gensidig information Kreativitet
Sagen eller relationerne i fokus? 100% 100% Fokus Fokus Sagen Relationerne Short, sharp, to the point Resultatorienteret Lære hinanden at kende Procesorienteret Hvad karakteriserer et konstruktivt møde? Mødeindkaldelsen Dagsordenen Mødelederen Mødedeltagerne Referatet Mødeformen
Mødeindkaldelsen og dagsordenen Formålet: At få deltagerne til at sætte tid af til mødet At motivere deltagerne til at deltage At skabe fælles forventninger til indholdet At give deltagerne en reel chance for at forberede sig til mødet
Mødelederen Stikord til det ideelle klassiske møde: Præciser formål, roller, dagsorden, tid, mødets præmisser Sørg for optakt til hvert punkt Skab overblik ved delkonklusioner Luk hvert punkt med en konklusion Klare aftaler, hvem er ansvarlig for hvad Værdsættende tilgang Variér de faste møder
Mødelederens tjekliste 1. Målrettet dagsorden; undgå standard-dagsorden 2. Opdeling af af punkterne ii orientering diskussion beslutning 3. Prioriter punkterne (hvilke punkter kan udskydes) 4. Lav en en tidsplan, for dig selv eller offentliggør den. FØR 5. Dagsorden ud ud på påmail i i god tid inden mødet. Lad deltagerne spille ind. 6. Hvilken information skal deltagerne have inden mødet?, hvilken information gives under mødet? 7. Hvordan træffes beslutninger og og afslutte punkter; mødeleder, konsensus, uddelegering 8. Hvem skal være referent? (Forbered/aftal med referenten) 9. Alle mødedeltagere til til stede under alle punkter eller komme og og gå efter aftale 10. Lokale og og bordopstilling til til formålet. Kaffe / the 11. White board, flipover (kan flipover-ark hænges op), overhead, projektor 12. Skal mødet holdes i i andre omgivelser end normalt. Mødelederens tjekliste UNDER 13.DU er er mødeleder, vær aktiv, procesorienteret 14.Alle til til orde (mødediamanten) 15.Opret evt. talerliste. Kvittér synligt, når en en deltager vil vil til til orde 16.Hold tidsplanen 17.Lyt til til indlæggende til til ende. Spørg ind til til intentioner eller mening. 18.Drag delkonklusioner, brug referenten 19.Ved beslutning; Ved alle hvad beslutningen vil vil indebære? 20.Hvad har været godt (og mindre godt) ved mødet 21.På næste møde vil vil jeg / gør vi. EFTER 22.Følg op op på påbeslutninger 23.Informér de de ikke-tilstedeværende mødedeltagere 24.Godkend referat, få fådet ud ud hurtigst muligt. Indsigelsesfrist. 25.Er HVem, HVad, HVornår klart beskrevet
Mødelederen som facilitator Foreslår skift i formen: skriv hver et par ideer ned, sum med naboen, kort pause Sætter rammer for f.eks. brainstorm: kun bygge videre på hinandens ideer Visualiserer undervejs Time out: hvordan kommer vi bedst videre? Mødedeltagerne Verden tilhører den forberedte Tag ansvar fra sidelinjen, tilbyd din hjælp Forberedt hvad du kan byde ind med under de enkelte punkter Vær den gode rollemodel : Tilpas indsats og tid
Typer af magt i organisationer Investeret Ekspertise Kontrollerende (gatekeeping) Erfaring Personlig Investeret i den rolle eller position man har i organisationen ikke i personen Den personlige viden, kompetencer, kunnen, faglighed Kontrol over adgang til ressourcer, mennesker o. lign. Personlig historie og anciennitet i organisationen Personlighed, relationer, kommunikationsevner o. lign. Baseret på forskning af Margaret Ryan Den argumenterende disposition En stærk åbning om emnet Det klare budskab: Jeg mener,.. i én sætning Præsenter få velvalgte argumenter Eksemplet: Forestil jer Indvendinger: Nu vil nogen sikkert sige.. / Ulempen er Resume: Så kort sagt Afsluttende: Derfor vil jeg foreslå
Skab fokus F.eks. ved sætninger som Det her er et spændende punkt. Lad os gi det den tid, det fortjener og tage det næste gang Det parkerer vi under eventuelt. Vi har 5 minutter tilbage, så jeg vil foreslå at Jeg har mistet overblikket.. jeg er usikker på, hvor vi er i dagsordenen..
21