27. december 2013 REFERAT Møde - Følgegruppen for rækkehusene Tirsdag den 17. december 2013 kl. 16.30-19.30 på Malervangen 1, BO-VEST Til stede var Beboerdemokrater: Bente Baudier (VA), Jens Arne Nielsen (VA), Inge-Lise Jørgensen (VA), Hans Kristian Andersen (VA), Biba Schwoon (VA), Hassan Ameri (VA), Dennis Kragh (AB), Flemming Holm (AB), Elisabeth Holm (AB), Reno Kragh (AB), Karl Neumann (AB), Majbritt Brander (AB). Rådgivere: Merete Nielsen/Wissenberg. Administration: Berit Djarling, Gert Pedersen, Jesper Rasmussen, Michael Willumsen, Rikke Dahl (delvis). Afbud/ej til stede Beboerdemokrater: Astrid B. Hansen (VA), Finn Stubtoft (VA), Ole Jensen (VA). Administration: Tine Refsgaard, John Hald. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Valg af mødeleder 3. Godkendelse af referat fra følgegruppemøde den 30. oktober 2013. Bilagt dagsordenen er: Mail fra Jesper Rasmussen med bemærkning til referatets punkt 4. Mail fra Majbritt Brander med bemærkning til referatets punkt 5 Drøftelse af molokker. 4. Planlægning af møderække i 2014 5. Drøftelse af: Placering af hække, rio-net og evt. ombygning af skure ved EUDP-blokken Udformning og opsætning af pergolaer Notat med bemærkninger til referenceblokken herunder bl.a. : Resultat af lydmålinger ved forsøg på flytning af forsatsvæg til 1. sal i en bolig. Udvendig gennemgang af blokkene Gennemgang af udearealer i Fiskens Kvarter Gennemgang af landskabsarkitektprojekt 6. Status på: Indsatsen med afklaring af årsag til problem med fuger i klinkegulve samt tilknyttet forsøg på afhjælpning C:\Users\RDA\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\7WP2M9G5\Referat følgegruppemøde 17 12 2013.doc 1
Indsatsen med at sikre parkering i overensstemmelse med kommunens parkeringsvedtægter. Tilvalgskataloget 7. Orientering om: Vægge i trapperum Revner mellem væg og loft på 1. sal Procedure for udførelse og afhjælpningstiltag på pudsede facader. Problemer i enkelte boliger med leverancer iht tilvalgskataloget Afleveringer, indflytninger og mangelafhjælpning Solafskærmning BSim beregninger hvad betyder 8h -1? 8. Beslutning om tilkøb af ekstra brønde samt tilbagegang 9. Evt. Ad 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt, med Flemmings forslag om tilføjelse af et punkt 9: Evt. Ad 2. Valg af mødeleder Jesper blev valgt. Jesper præsenterede Rikke Dahl, der er ansat hos BO-VEST til bl.a. at forestå kommunikation om flere igangværende renoveringssager herunder rækkehusene i Syd. Herudover er Rikke 10 timer ugentligt afdelingssekretær for VA 4 Række. Ad 3. Godkendelse af referat fra følgegruppemøde den 30. oktober 2013 Dagsordenen var bilagt: Mail af 14. november 2013 fra Jesper Rasmussen med bemærkning til referatets punkt 4. Jeg savner, at der i pkt. 4 er indføjet det om tidsfrister omkring udsendelse af dagsorden og referat jf. din egen tekst i mail af 25. oktober til følgegruppen: Vedhæftet dagsorden med bilag for næste følgegruppemøde. På baggrund af en drøftelse mellem afdelingsbestyrelsen i AB Syd og Byggechef Jesper Rasmussen foreslår BO-VEST administrationen, at følgegruppen beslutter nærmere retningslinjer for følgegruppemøderne. Det vedrører, at - dagsordener udsendes senest 1 uge før mødet - referat udsendes senest 14 dage efter mødet - der som hovedregel ikke kan behandles og besluttes punkter, der ikke fremgår af dagsordenen - hvis det i særlige tilfælde alligevel er nødvendigt at behandle et punkt, der ikke fremgår af den udsendte dagsorden skal der gives udvalget en frist for svar så beboerrepræsentanter i følgegruppen har mulighed for at drøfte punktet med afdelingsbestyrelsen Det må så noteres i næste referat. Mail af 14. november 2013 fra Majbritt Brander med bemærkning til referatets punkt 5 Drøftelse af molokker. Tak for referatet. Jeg har 2 orienterings bemærkninger: Vi i AB kunne desværre ikke deltage i det planlagte møde vedr. hel-/delvisnedgravede affaldssystemer. Vi, bestyrelsen i AB, har ikke lavet nogen aftaler eller beslutninger overhovedet vedr fremtidens renovering. Vi har haft et orienteringsmøde med Agendacenteret. C:\Users\RDA\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\7WP2M9G5\Referat følgegruppemøde 17 12 2013.doc 2
Herudover ingen yderligere kommentarer til referatet. Ad 4. Planlægning af møderække i 2014 Med aflevering af 1. etape foråret 2014 bør de fleste projektafklaringer og tilknyttede løsninger samtidigt være på plads. Først på året foreslås følgegruppemøder derfor afholdt hver anden måned, og hvis det viser sig muligt kan møderækken over året ændres til 1 gang pr. kvartal. Følgende møder blev fastlagt: Tirsdag den 25. februar 2014 kl. 16.30-19.30 på Malervangen 1. Tirsdag den 8. april 2014 kl. 16.30-19.30 på Malervangen 1. Ad 5. - Drøftelse af: Placering af hække, rio-net og evt. ombygning af skure ved EUDP-blokken Låger i skurgavle i EUDP-blokken er placeret, så løsning som i øvrige rækker med rio-net og hække i haven og fri af stien ikke er mulig. Den på sigt optimale driftsmæssige løsning er, at ombygge gavlene, så alle stier udføres ens. Tilslutning til, at driften forestår ombygningen, hvorefter MTH opsætter rio-net og forsøger, at flytte de nuværende hække. Der tages forbehold for om hække kan komme i vækst igen efter flytning, hvis ikke plantes nye hække. Flemming anbefaler, at evt. genplantning sker med højere hækplanter. Biba gjorde opmærksom på, at rio-net ved Fiskens Kvarter 3 buler og er udført uden fastgørelse på midten. Der følges op på dette. Bente gjorde opmærksom på evt. udfordringer, hvis beboerne i EUDP-blokken måtte have isoleret skure eller udført andre individuelle arbejder, der besværliggør ombygning af gavlene. Driften har ikke fået henvendelser om udførelse af individuelle arbejder på skurene og det blev understreget, at der skal søges tilladelse til alle individuelle arbejder eksempelvis også isolering af skure. Hans Kristian mindede om, at dette skal indskrives i husordenen. Opsætning af lys i køkkener kan ligestilles med opsætning af øvrige lamper i boligen, hvilket der ikke skal søges tilladelse til. Principielle drøftelser om individuelle tiltag med/uden tilladelser vedrører drift og husorden og aktualiseres blot af byggesagen. Udformning og opsætning af pergolaer Først opsatte prøve på pergola blev kasseret, da glas blev oplagt. Næste prøve er efter justeringer udført iht Rubow s tegninger og godkendt. C:\Users\RDA\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\7WP2M9G5\Referat følgegruppemøde 17 12 2013.doc 3
Ved glasoverdækkede pergolaer vil det blive vanskeligt at rense tagrender driften har ansvaret for dette arbejde. Dennis har bemærket, at der i den første udgave af beboervejledningen stod årlig rensning af tagrender, men dette er nu rettet til rensning efter behov. Michael oplyste, at hyppigheden af rensning kan fastsættes i samråd mellem driften og afdelingsbestyrelserne, men umiddelbart stiles mod årlig rensning. Notat med bemærkninger til referenceblokken herunder bl.a.: Merete orienterede om, at den senest udsendte reviderede udgave med bemærkninger til referenceblokken i store træk primært er suppleret med bemærkninger til udearealer og udvendige arbejder på blokken. Evt. kommentarer og suppleringer sendes gerne pr. mail til Merete. Resultat af lydmålinger ved forsøg på flytning af forsatsvæg til 1. sal i en bolig. Af notatet ses, at opsætning af forsatsvæg i stuen reducerer lyd/støj mellem boligerne. Forsøget med flytning af forsatsvæggen til 1. sal blev udført i forventning om, at der næsten blev opnået samme virkning med ny køkkenvæg/køkkenskabe. Målingerne viser ikke resultat som forventet, hvorfor det anbefales at fortsætte med forsatsvæg i stueetagen. Væg ved lejlighedsskel i stueetagen er malet med blyholdig maling, hvorfor flytning af forsatsvæg til 1. sal vil indebære ekstra udgifter til afrensning af væg, som vil belaste byggesagens økonomi. Opsætning af forsatsvæg koster mindre end afrensning af blyholdig maling, hvorfor skift fra fortsatsvæg til afrensning ikke anbefales. Hertil kommer, at der ikke er krav om afrensning af blyholdig maling. Den oprindelige løsning med opsætning af forsatsvæg i stueetagen fastholdes. Beboere med evt. støjgener ved lejlighedsskel kan via råderetten vælge selv at opsætte supplerende forsatsvæg på 1. sal. Udvendig gennemgang af blokkene Rambøll/Witraz har været blokkene i Fiskens Kvarter igennem og har med tilsynsnotat påtalt forhold der skal afhjælpes på afleverede blokke og ændres fremadrettet. Herunder bl.a.: Enkelte huller i pudsede facader Overgang mellem puds og skifer på facader C:\Users\RDA\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\7WP2M9G5\Referat følgegruppemøde 17 12 2013.doc 4
Fugning omkring vinduer MTH sene færdiggørelse af referenceblokken samt blokke i Fiskens Kvarter ift deadline for mangelafhjælpning den 1. november 2013 betyder, at beboerne i Fiskens Kvarter igen skal varsles om afhjælpning af udvendige mangler. Påtalte huller i pudsede facader ved Hvalen 5B er meldt videre til MTH. Mhp at sikre korrekt udførelse udføres stikprøvevis destruktive undersøgelser af pudsede facader. Blokke i Fiskens Kvarter gennemgås inden jul af MTH, underentreprenør og Rambøll/Witraz. Herefter afventes MTH s plan for afhjælpning. Reno gjorde opmærksom på at den udvendige vandhane ikke sidder i samme højde i alle boliger. Gennemgang af udearealer i Fiskens Kvarter + Gennemgang af landskabsarkitektprojekt Rambøll/Witraz har været også udearealer ved i Fiskens Kvarter igennem og har med tilsynsnotat påtalt forhold der skal afhjælpes i Fiskens Kvarter og ændres fremadrettet. Herunder bl.a.: Lunker i belægningerne For stort fald på stier mellem blokkene og ned/op til bagstier ift normer for tilgængelighed Fald mod husene frem for mod stierne MTH er bedt om dokumentation for grubning og det er aftalt, at der stikprøvevis udføres tjek af jordkvalitet. Rambøll/Witraz har anbefalet MTH at stoppe videre arbejde på udearealer indtil der er opnået enighed om udførelsen og kvaliteten heraf. MTH fortsætter deres arbejde uagtet denne anbefaling. Den umiddelbare vej for at sikre den ønskede kvalitet er at tilbageholde penge ved fakturering, hvilket sker løbende. Følgegruppen pegede på nogle steder ved Hvalen 9 og 11 samt Hvalen 6 og 8, hvor der vil være risiko for fald og erstatningskrav ved evt. frostvejr. Dette følges op. Flemming bemærkede, at sti ved Hvalen ikke har samme bredde som øvrige stier ved Hvalen 9 er stibredde 120 cm. Dennis husker, at der tidligere er lovet sokkel på 8 cm ved skure, men dette ses ikke ved udførelsen. Merete tjekker projektmateriale og udførelse. C:\Users\RDA\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\7WP2M9G5\Referat følgegruppemøde 17 12 2013.doc 5
Dennis oplyste, at nogle arbejder på udearealerne udføres efter mørkets frembrud og uden arbejdsbelysning, hvilket ses på kvaliteten. Generel undren over fremdrift på gartnerarbejdet uden færdiggørelse af forudgående arbejder. Ad 6. Status på: Indsatsen med afklaring af årsag til problem med fuger i klinkegulve samt tilknyttet forsøg på afhjælpning Årsag til fugeproblemer er fortsat ikke afklaret. Der er uden at finde årsag og mulig løsning for afhjælpning udført forsøg på afhjælpning af fugeproblemer i en bolig Fisken 3. Beboeren er lovet huslejekompensation i 2 måneder mens videre forsøg på afklaring af årsag og afhjælpningstiltag pågår. Huslejekompensation afholdes af MTH. Der er i forskelligt omfang konstateret fugeproblemer i 54% af boligerne i Fiskens Kvarter. Gert oplyste, at der primært konstateres problemer i Fiskens Kvarter, lidt i Krebsen, men ellers ses ikke fugeproblemer. Indsatsen med at sikre parkering i overensstemmelse med kommunens parkeringsvedtægter. MTH forsøger, at gøre underentreprenører opmærksomme på overholdelse af pareringsvedtægter og undgå generende parkering i bebyggelsen. MTH oplyser, at der også parkeres biler uden relation til byggesagen. Ingen har mere ret end andre til at benytte parkeringspladserne. Der arbejdes fortsat på at bedre situationen. MTH har opsat skilte med oversigtstegninger for arbejder og parkeringsmuligheder på de enkelte pladser. Tegningerne stemmer ikke overens med faktiske forhold, hvorfor det anbefales at justere tegninger. Reno udtrykte utilfredshed med, at dumper parkeres på vejen uden afmærkning, at maskiner er uden nr.plader og at der køres for stærkt. Der følges op på punkterne mhp at sikre forbedring. Tilvalgskataloget Inden længe kører det digitale tilvalgskatalog. C:\Users\RDA\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\7WP2M9G5\Referat følgegruppemøde 17 12 2013.doc 6
Beboerne kan udfylde kataloget hjemme og underskrive hos Berit, hvor valg samtidigt gennemgås. Majbritt efterlyste beslutning om procedure med digitalt tilvalgskatalog, som AB har meldt at de ikke ønsker at deltage i af frygt for misforståelser om valg. Berit orienterede om, at der sker misforståelser i valg af f.eks. køkkenpakker, men disse valg rettes ifm Berits gennemgang sammen med beboerne. Nogle beboere har misforstået muligheden for fravalg af opsætning af kroge og toiletrulleholder og må selv opsætte ved indflytning, hvilket kan indebærer forkert opsætning ift fliser og membram. Flemming ser gerne, at der sendes separat melding, når opkrævning sker for tilvalg. Berit vender forslag med driften. Ad 7. Orientering om: Vægge i trapperum Oprindeligt indgik udskiftning af trappen og opretning af 1. salen ikke i renoveringen, men med MTH udskiftning af 1. sal og senere tilkøb af trappeudskiftning og det generelt højere kvalitetsniveau ses den manglende opretning af vægge i trapperum nu tydeligt. MTH har mod merbetaling tilbudt opretning af vægge i trapperum. Vægge er behandlet med blyholdig maling, hvorfor MTH alene kan spartle men ikke slibe. Byggesagen kan ikke dække udgifter til opretning af vægge. Beboere kan selv istandsætte efter indflytrning. Revner mellem væg og loft på 1. sal Generelt konstateres revner mellem vægge og lofter på 1. sal. Der er forsøgt fuget og opsat lister, men efterfølgende har revner igen været synlige. Videre tiltag afventer 1 års gennemgang, hvor evt. udvikling i revneomfang afklares og forslag til afhjælpning kan fastlægges. Jens Arne gjorde opmærksom på, at revner i egen bolig er så store at lys ses mellem værelserne. Dette skal forsøges afhjulpet nu evt. ved opsætning af lister. Gert følger op på punktet. Procedure for udførelse og afhjælpningstiltag på pudsede facader. Notat med beskrivelse af udførelse af pudsarbejdet blev omdelt. Punktet er også på dagsordenen på næste følgegruppemøde, hvor der vil blive orienteret om destruktive undersøgelser og efterfølgende afhjælpninger. C:\Users\RDA\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\7WP2M9G5\Referat følgegruppemøde 17 12 2013.doc 7
Problemer i enkelte boliger med leverancer iht tilvalgskataloget I enkelte boliger konstateres fejlleverancer, som først opdages ifm aflevering og forestående indflytning. I de fleste tilfælde findes løsninger i dialog med beboerne, men aktuelt volder levering af vitrinelåger i højglanskøkken lidt problemer, da HTH melder, at der kun kan leveres låger med alukant og matteret glas. I en anden bolig ønskes komposit vask som den på foto viste. Berit følger op, så der sikres acceptable løsninger. Afleveringer, indflytninger og mangelafhjælpning P.t sker afleveringer med deltagelse af Gert, Wissenberg og MTH, herudover inviteres beboer med. Mangelliste fra gennemgangen udarbejdes af MTH. 14 dage efter aflevering skal beboere returnere mangelliste, som gennemgås af gert og beboerne, hvorefter MTH har en uge til afhjælpningen. Hvor der er enighed om, at der ikke afhjælpes sikrer Gert note/brev om lejers friholdelse af afhjælpning ved evt. fraflytning. Umiddelbart tjekkes ikke efter MTH sidste afhjælpning, hvilket Gert gerne ser reaktion på og der arbejdes derfor med brev til beboerne, som kan reagere, hvis mangler ikke afhjælpes som aftalt. Håndværkernes og beboernes udmeldinger, ønsker og forventninger stemmer ikke altid overens. Jesper opfordrede til at tage håndværkernes udmeldinger med en vis forsigtighed og ikke altid betragte disse som gældende for aftaler. Beboernes spørgsmål eller meldinger om manglende afhjælpning skal henvises til besvarelse og opfølgning hos Berit, Gert eller driften. Solafskærmning BSim beregninger hvad betyder 8h -1? Merete oplyste, at 8h -1, står for 8 i minus første og betyder 8 gange i timen. Ad 8. - Beslutning om tilkøb af ekstra brønde samt tilbagegang Der afholdes ekstra ordinært afdelingsmøde den 17. december 2013 i AB med brønde på dagsordenen og tilsvarende i VA medio januar 2014. Dennis har tegning, der angiver at børnde ved facader måske skal flyttes og spørger til om evt. flytning har sammenhæng med senere tilbud om udlægning af brønde. Tegning sendes til Merete, der følger op. C:\Users\RDA\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\7WP2M9G5\Referat følgegruppemøde 17 12 2013.doc 8
Ad 9. Evt. Varmeslanger Reno har fotos fra Krebsen med områder, hvor varmeslanger ikke er udlagt, hvilket frygtes at være generelle udførelsesproblemer med risiko for at afføde opvarmningsproblemer. Dennis vurderer, at der er 1 m brede kolde zoner på gulvene formentligt grundet manglende varmeslanger, Fotos sendes til Merete, der følger op. Styring af gulvvarme Jens Arne har fået hjælp til styring af gulvvarme, der efter sigende kan være følsom og reagere på en åben ovnlåge. Michael er vidende om, at gulv i stueetagen er zonedelt og rumtemperaturen kan regulere gulvvarmen. Tilsvarende kendes fra en radiator, der kan være kold, når rumtemperaturen svarer til termostatindstilling. Der skal skelnes mellem rumtemperatur og ønsket om varme i gulv. Glas- og kummeforsikring Michael oplyste, at afdelingerne ikke umiddelbart har tegnet glas- og kummeforsikring, da den er dyrere end en fleksibel indstilling fra driften til dækning af skader ved hændelige uheld. Driften vurderer evt. misligehold, hvis beboere hyppigt henvender sig om samme type uheld. I AB har almindelig praksis ikke været som beskrevet af Michael. Stormen Bodil Tage der er blæst af under stormen Bodil er på ikke renoverede huse i Løvens Kvarter. Der er ikke konstateret stormskader på renoverede boliger. Ejendomsskatter På Flemming s spørgsmål om BO-VEST er opmærksomme på de aktuelle drøftelser om fastsættelse af grundværdi størrelsen af ejendomsskatter svarede Jesper, at der er kontakt med Rafn & Søn, men at dette vedrører driftsforhold. Næste møde Følgende mødetidspunkter er aftalt for Følgegruppen: Tirsdag den 25. februar 2014 kl. 16.30-19.30 på Malervangen 1. Tirsdag den 8. april 2014 kl. 16.30-19.30 på Malervangen 1. C:\Users\RDA\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\7WP2M9G5\Referat følgegruppemøde 17 12 2013.doc 9