FOTdanmark Weidekampsgade 10 2300 København S Tlf.: 33 70 33 70 www.fot.dk Direkte: 3370 3568 e-mail: afr@kl.dk ref.: afr Bygningsgeokodning: Status på proces. Oktober 2012 Resume Nærværende notat beskæftiger sig med en opsamlig på og evaluering af en undersøgelse foretaget af sekretariatet i FOTdanmark i sensommeren 2012, med henblik på at kortlægge hvor mange og hvilke kommuner, der har geokodet deres bygningstema. Opfølgningens resultater fremgår af notatet, der konkluderer, at bygningsgeokodning i stadig højere grad anvendes af de danske kommuner, som et middel til at effektivisere arbejdet i de kommunale forvaltninger. Desuden viser undersøgelsen, at arbejdsgangen for geokodningsprocessen varierer kommunerne imellem, og at erfaringer med den løbende vedligeholdelse af de geokodede bygningstemaer så småt begynder at kunne høstes. Derfor konkluderer sekretariatet i FOTdanmark, at der er fremgang i kommunernes arbejde med bygningsgeokodning.
Indholdsfortegnelse Resume...1 1. Baggrund...3 2. Metode og begrænsninger...3 3. Resultater...4 3.1 Status på kommunernes arbejde med bygningsgeokodning....4 3.2 Størstedelen af landets kommuner køber grundgeokodningen af en konsulentvirksomhed....5 3.3 Erfaringer med den løbende vedligeholdelse...7 3.4 Bygningsgeokodning er ressourcekrævende proces....7 4 Udfordringer og læringspotentiale...8 5 Konklusion...9 Referenceliste... 11 Bilag 1: Mail udsendt til de kommunale medlemmer af FOTdanmark, mandag d. 24.09.12.... 12 2
1. Baggrund I 2004 foretog Rigsrevisionen en undersøgelse af Bygnings- og Boligregistret (BBR) og konkluderede, at datakvaliteten ikke var tilfredsstillende, til trods for at BBR anvendes til en lang række centrale opgaver i henholdsvis stat og kommuner (Erhvervs- og Byggestyrelsen, 2006). For at skabe det fornødne overblik over fejlene i BBR og samtidig genoprette datakvaliteten, uarbejdede Erhvervs- og Byggestyrelsen 1 efterfølgende en handlingsplan, med det formål at iværksætte en række initiativer der skulle [ ] øge alle parters forståelse for, at det er væsentligt, at kvaliteten i BBR s data forbedres (Erhvervs- og Byggestyrelsen, 2006). Handlingsplanen er rettet særligt mod tre interessenter, henholdsvis Økonomiog Erhvervsministeriet, Kommunerne samt landets ejendomsejere og fremstiller 14 initiativer til brug for en forbedring af datakvaliteten (Erhvervs- og Byggestyrelsen, 2005). Et af de initiativer der fremgår af handlingsplanen, er bygningsgeokodning, der varetages internt i de enkelte kommuner, og understøtter en reduktion af fejl i BBR (Ibid.) Bygningsgeokodning refererer til den proces, hvorved man stedfæster en given kommunes bygningsinformationer på et kort, der derved skaber en entydig reference mellem den enkelte bygning i BBR og den tilhørende grafiske repræsentation i det digitale kort (COWI, 2012; NIRAS BlomInfo, 2012). I de seneste år har en lang række af landets kommuner gennemført denne proces for deres bygningstema, enten individuelt eller i grupper (Erhvervs- og Byggestyrelsen, 2011). I februar 2011 skønnedes det ifølge EBST, at godt 1/3 af landets kommuner havde gennemført en hel eller delvis geokodning på deres bygninger. I denne forbindelse har FOTdanmark Sekretariatet foretaget en opfølgning på kommunernes bygningsgeokodning, for at kortlægge hvor mange og hvilke kommuner der har geokodet deres bygningstema i dag, samt processen for kommunernes arbejde med dette. Nærværende notat har til formål at evaluere og samle op på udfaldet af denne undersøgelse. De følgende afsnit vil derfor kort præsentere den anvendte metode samt undersøgelsens begrænsninger, hvorefter de væsentligste resultater opridses. 2. Metode og begrænsninger Til brug for en kortlægning af hvor mange og hvilke kommuner der har geokodet deres bygningstema, udarbejdede FOTdanmark sekretariatet i løbet af september 2012 en række spørgsmål til brug for en kvantitativ 1 I 2011 blev dette arbejde overtaget af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter (MBBL). 3
spørgeskemaundersøgelse. For at ulejlige kommunerne mindst muligt bestod undersøgelsen af et samlet sæt af 10 spørgsmål, hvoraf 3 var udformet som underspørgsmål (se evt. Bilag 1). Spørgsmålene var udformet med det formål, at følge op på om de enkelte kommuner har igangsat bygningsgeokodning, og i så fald, om kommunen har efterbehandlet grundgeokodningen internt i kommunen (og hvordan), om kommunen har påbegyndt vedligeholdelsesprocessen (og hvad der skal til), samt om hvad kommunerne mener om læringspotentialet. Kommunerne havde to ugers frist til at besvare spørgsmålene (dvs. til og med mandag d. 8. oktober 2012). Dog er alle besvarelser sendt til sekretariatet senest fredag d. 12. oktober taget med i den samlede population. Besvarelser tilsendt herefter er altså ikke taget med i evalueringen af undersøgelsen. På baggrund af disse betingelser har 44 kommuner deltaget i undersøgelsen. Undersøgelsen skal dermed ikke forståes som værende repræsentativ for landet som helhed, men som en indikator for hvor langt de enkelte kommuner er med geokodningsprocessen. Undersøgelsen er derfor relevant for en forståelse af processen, de tanker kommunerne gør sig om denne, hvad der skal til for at vedligeholde datasættet efterfølgende, og hvad læringspotentialerne er. 3. Resultater 3.1 Status på kommunernes arbejde med bygningsgeokodning. Af undersøgelsen fremgår det, at 27 kommuner ud af den samlede population på 44 indtil videre har geokodet dele af kommunens bygningstema. Givet at disse tal kan danne et billede af, hvor langt kommunerne er på landsplan, må vi således antage, at ca. 61,4 % af landets kommuner er i gang med geokodningen af deres bygningstema. Dette tal er beregnet ud fra den betragtning, at 27 kommuner har påbegyndt geokodning af deres bygninger ud af de samlede 44 kommuner, hvis arbejde med bygningsgeokodning sekretariatet har kendskab til. Dette estimat er væsentligt større end de af Erhvervs- og Byggestyrelsen vurderede 33,33 % (1/3 af landets kommuner) i februar 2011. Derudover svarer to kommuner, at grundgeokodningen forventes at finde sted inden for den nærmeste fremtid. Dertil har sekretariatet i FOTdanmark fra andre veje 2 kendskab til mindst 14 andre, i undersøgelsen ikke deltagende kommuner, 2 Fra Devoteam-rapporten Notat om forudsætninger for og gevinster ved digital indberetning fra MDB til BBR og FOT samt Kort- og Matrikelstyrelsen (KMS). 4
der har geokodet dele af kommunernes bygningstema. Derfor er de 61,4 % et realistisk etsimat for antal af kommuner, der er i gang med geokodning af deres bygninger. Laver man et lignende estimat, beregnet på hvor mange bygninger der samlet i kommunerne er geokodet indtil videre, kan vi fra undersøgelsens resultater konkludere, at ca 51 % af de deltagende kommuners bygninger er geokodet. For at kortlægge hvor langt de kommuner, der geokoder, er, har FOTdanmark Sekretariatet beregnet på procentsatserne for antal geokodede bygninger i de enkelte kommuner 3. Heraf fremgår det, at : Ca 15 % har geokodet samme antal eller flere bygninger, end de har registreret i deres BBR-bygningstema, hvilket indikerer, at de er færdige med bygningsgeokodningen, og at geokodningen har hjulpet til at rette en række fejlregistreringer i BBR Ca 59 % har geokodet mellem 76 % og 99 % af kommunens bygningstema 7 % har geokodet mellem 51 % og 75 % af kommunens bygningstema 19 % har geokodet under 25 % af kommunens bygningstema For at anskueliggøre disse estimater fremgår de også af nedenstående tabel. Antal geokodede BBR-bygninger (procentintervaller): < 25 % 26-50 % 51-75 % 76-100 % > 100 % Antal kommuner: 5 0 2 16 4 Antal kommuner, beregnet i procent: 19 0 7 59 15 Figur 1 viser fordelingen af de deltagende kommuner samt hvor mange bygninger kommunerne har geokodet på nuværende tidspunkt. Sammenlagt kan det konkluderes, at mange af kommunerne er langt i geokodningsa processen. 3.2 Størstedelen af landets kommuner køber grundgeokodningen af en konsulentvirksomhed. 3 Grundet mangelfuld information vedr. kommunernes antal bygninger registreret i FOT, er dette beregnet ud fra kommunernes geokodning af BBR-bygninger. 5
Til brug for en kortlægning af hvordan kommunerne arbejder med bygningsgeokodning, blev kommunerne også spurgt om, hvorledes de har grebet geokodningsopgaven an. Af handlingsplanen udarbejdet af EBST i 2005 fremgår initiativet vedrørende bygningsgeokodning som en anbefaling til kommunerne. Derfor konkluderer EBST, at der ikke kan peges på en bestemt organisatorisk model, idet dén arbejdsgang der er mest hensigtsmæssig for den enkelte kommune i høj grad afhænger af kommunens størrelse, forvaltningens organisation, valg af ITsystemer, og ressourcer i øvrigt (Erhvervs- og Byggestyrelsen, 2006). I 2009 udgav Hovedstadsregionens Kortsamarbejde (HRKS) derfor et notat, ment som et hjælpeværktøj til at påbegynde opgaven med geokodning af bygningstemaet i en given kommune. Heri foreslår HRKS, at der overordnet er to muligheder når geokodningen påbegyndes; at enten kommunen selv eller en konsulentvirksomhed foretager geokodningen (Hovedstadsregionens Kortsamarbejde, 2009). Denne distinktion er god i forhold til en kategorisering, der kan hjælpe til at anskueliggøre hvilken organisatoriske model, der er den mest anvendte i kommunerne. Dog fremgår det af undersøgelsen, at der også er enkelte kommuner der vælger mellemvejen, altså et samarbejde hvor både kommunen selv og en konsulentvirksomhed varetager en del af grundgeokodningen. Fordelingen mellem de tre mulige organisatoriske modeller kan dermed illustreres således: Grundgeokodning varetages af konsulentvirksomhed. Grundgeokodning varetages af kommunen selv. Grundgeokodningen varetages af kommunen i samarbejde med anden virksomhed. Efterbehandling sker i kommunen. Hele processen sker i kommunen. Processen sker i samarbejde mellem privat og kommunalt ansatte. 20 kommuner (74,1 %) 4 kommuner (14,8 %) 3 kommuner (11,1 %) Figur 2 viser de tre mulige organisatoriske modeller og den i undersøgelsen fremgående fordeling mellem kommunerne. Det ses at 74,1 % af de kommuner, der geokoder, har valgt den organisatoriske model hvorved grundgeokodningen varetages af en konsulentvirksomhed. Heraf har 51,8 % af kommunerne selv varetaget efterbehandlingen ved hjælp af 6
en manuel gennemgang af bygninger og punkter, der ikke kunne placeres med sikkerhed i et GISprogram. 3.3 Erfaringer med den løbende vedligeholdelse Af undersøgelsen fremgår det, at 6 ud af de 27 kommuner, altså 22,22 % af de, der har svaret, at de geokoder, er gået i gang med den løbende vedligeholdelse af det geokodede bygningstema. Sammenlignet med de 81,4 % af kommunerne der har påbegyndt arbejdet med grundgeokodning førend januar 2012, udgør de 22,22 % en forholdsvis lille andel af kommuner, der har påbegyndt arbejdet med det efterfølgende vedligehold. Kommunerne svarer, generelt at de finder, at det er en udfordring at udvikle en rutine for vedligeholdelse af de geokodede bygningstemaer. Der kan dog også være andre faktorer, der spiller ind, i forhold til om vedligeholdelsen af de geokodede bygningstema er igangsat eller ej.. Eftersom anvendelsen af geokodningen i kommunerne stadig er relativ ny, må vi antage, at denne proces fra at grundgeokodningen udføres, til at efterbehandlingen er foretaget, og vedligeholdelsen er igangsat medfører en delvis omlægning af nogle af arbejdsgange i kommunerne. Dette kan derfor angiveligt være en forholdsvis langsommelig proces ved det, at der internt i kommunerne skal skabes retningslinjer og procedurer for vedligeholdet. Af de organisatoriske modeller for bygningsgeokodning som præsenteret i det ovenstående afsnit, foreligger ingen specifikke retningslinjer for det efterfølgende vedligehold. Af samme grund efterspørger en del af kommunerne en standardideret proces for vedligeholdelsen af det geokodede bygningstema.. Ikke desto mindre er der, som nævnt i ovenstående, 6 kommuner for hvem det er lykkedes at igangsætte vedligeholdelsesprocessen. Derfor må vi antage, at denne proces også er undervejs, og at det over tid vil lykkes for stadig flere kommuner at vedligeholde deres geokodede bygningstema. Altså burde erfaringer med den løbende vedligeholdelse af de geokodede bygningstema efterhånden så småt at kunne høstes. 3.4 Bygningsgeokodning er ressourcekrævende proces. Eftersom geokodning omhandler den proces, hvorved man stedfæster en given kommunes bygningsinformationer på det tekniske kort, og dermed linker to registreringer til hinanden, er bygningsgeokodning en ressourcekrævende, og i somme tilfælde, en lang proces. 7
Kommunerne giver også udtryk for, at de finder processen for bygningsgeokodning omfattende og ikke mindst ressourcekrævende. Enkelte af kommunerne svarer, at der ligger et væsentligt stykke arbejde i at sørge for restbygningerne, og at de konsulenter der bistår med grundgeokodningen desuden laver fejl, idet de ikke har adgang til alle oplysninger som f.eks. bygningstegningerne. Derfor er det svært for kommunerne at drage konklusioner, om hvor vidt det er en fordel med grundgeokodning, eller om kommunernes egne tilgange i virkeligheden er bedst.. En del af de i undersøgelsen deltagende kommuner svarer,, at de finder, at der skal afsættes meget tid til kvalitetssikringen og efterbehandlingen af grundgeokodningen, som dog lettes, hvis kommunen har mulighed for at stille fagligt uddannet personnel, der kender til GIS, BBR og byggesagsbehandling, m.m., til rådighed for opgaven. Dette må imidlertid betragtes som en engangsinvestering, idet geokodningen i sin helhed kun skal foretages en enkelt gang. Odense Kommune skriver f.eks. at det er et [ ] stort arbejde, men absolut indsatsen værd, [idet at BBRbygningsgeokodning i dag bruges] bredt i den daglige sagsbehandling, bl.a. ved bygge- og miljøsager samt ved udarbejdelse af beslutningsgrundlag til brug for større anlægsprojekter. Effektiviseringspotentialerne i processen forekommer altså, når den fulde geokodning er foretaget, og kommunen således efterfølgende kan høste af sit arbejde med bygningsgeokodningen. 4 Udfordringer og læringspotentiale Af undersøgelsen fremgår det, at en af de nærliggende udfordringer ved processen er at få igangsat vedligeholdelsen af de geokodede bygningstema. En del af kommunerne ønsker derfor, som nævnt i ovenstående, en standardiseret rutine for vedligeholdelsesprocessen. Ikke desto mindre er det svært for kommunerne at drage nytte af hinandens viden, hvis de alle geokoder på forskellige vis, idet fremgangsmåden for dette arbejde i så høj grad afhænger af den enkelte kommunes ressourcer, valg af IT-systemer, størrelse og øvrige organisation, m.m.. Desuden svarer en del af kommunerne, at der ligger en udfordring i dét, at standarderne for registreringen af bygninger i henholdsvis FOT og BBR er forskellige. En enkelt af kommunerne uddyber dette ved at svare, at de har; [ ] erfaret et væsentligt problem med bygningerne i FOT. Når bygningerne modtages fra fotogrammetrisk ajourføring er alle bygninger, som har været omfattet af en ændring, eks. en tilbygning, blevet nyregistreret, hvilket medfører at adskillelseslinier ikke følger bygningskroppen, hvilket igen medfører at den 8
nye bygning ikke kan opdeles uden manuel tilpasning af adskillelseslinien [ ] Der er også observeret mange fejl i BBR, hvor bygningsarealet ikke stemmer overens med bygningens areal i FOT. Der er en naturlig afvigelse pga. den forskellige standard for registrering (sokkelmål vs. tagudhæng), men de mange uoverensstemmelser besværliggør geokodningen. Forskelligheden i standarderne for registrering af bygninger i henholdsvis FOT og BBR forlænger dermed sandsynligvis processen for kommunernes arbejde med bygningsgeokodning, hvilket bør medtages i det videre arbejde.. 5 Konklusion Nærværende notat har beskæftiget sig med en opsamling på og evaluering af undersøgelsen foretaget af sekretariatet i FOTdanmark, med henblik på at kortlægge hvor mange og hvilke kommuner, der har geokodet deres bygningstema, samt processen for kommunernes arbejde med dette. På baggrund af denne undersøgelse som har været foretaget i løbet af sensommeren 2012, kan vi konkludere, at: 61,4 % af landets kommuner er i gang med bygningsgeokodning. Heraf har: Ca 15 % geokodet samme antal eller flere bygninger, end de har registreret i deres BBR-bygningstema, hvilket indikerer, at de er færdige med bygningsgeokodningen, og at geokodningen har hjulpet til at rette en række fejlregistreringer i BBR Ca 59 % geokodet mellem 76 % og 99 % af kommunens bygningstema 7 % geokodet mellem 51 % og 75 % af kommunens bygningstema 19 % geokodet under 25 % af kommunens bygningstema Desuden kan vi af undersøgelsen udlede, at: 74,1 % af landets kommuner køber grundgeokodningen af en konsulentvirksomhed. 22,22 % af de deltagende kommuner, der har svaret, at de geokoder, har påbegyndt den løbende vedligeholdelse af de geokodede bygningstema. Der efterspørges dog nogle retningslinjer for procedurer og arbejdsgange til brug for vedligeholdelsesprocessen. 9
Bygningsgeokodning er en forholdsvis ressourcekrævende proces, der menes at medføre et potentielt stort effektiviseringspotentiale når arbejdet med grundgeokodning, efterbehandling og kvalitetssikring er udført. Sammenlagt kan vi konkludere at bygningsgeokodning, i større og større grad anvendes af de danske kommuner som et middel til at effektivisere arbejdet med at vedligeholde deres bygningstema. 10
Referenceliste Bygnings- og Boligregistret (2012): Datakvalitet. Sidst besøgt d. 01.10.2012 på: http://www.bbr.dk/datakvalitet. COWI (2012): Bygningsgeokodning. Sidst besøgt d. 01.10.2012 på: http://www.cowi.dk/menu/service/geografiskinformationogit/gisogit/raadgivnin gogkonsulentydelserindenforgisogit/bygningsgeokodning/pages/default.aspx. Devoteam (2012): Notat om forudsætninger og gevinster ved digital indberetning fra MDB til BBR og FOT. Identifikation af forudsætninger og skøn over gevinster i forbindelse med sammenhæng mellem Byg og Miljø (MDB) og indberetning til BBR og FOT. Erhvervs- og Byggestyrelsen (2005): Handlingsplan: Forbedring af datakvaliteten i Bygnings- og Boligregistret (BBR). Ervhervs- og Byggestyrelsen (2006): Kvalitetssikring i BBR-arbejdet. En sammenfattende vejledning om hvordan datakvaliteten i BBR kan forbedres. Erhvervs- og Byggestyrelsen (2011): Samfundsgevinster ved geokodning af bygninger i Bygnings- og Boligregistret, BBR. Hovedstadsregionens Kortsamarbejde (2009): Geokodning af bygninger. Strategi for geokodning af bygninger. NIRAS Blominfo (2012): BBR Bygningsgeokodning. Sidst besøgt d. 01.10.2012 på: http://www.niras.dk/forretningsomraader/kortlaegning/digitalisering-ogdatakonvertering/bbr-bygningsgeokodning.aspx.
Bilag 1: Mail udsendt til de kommunale medlemmer af FOTdanmark, mandag d. 24.09.12. Kære medlemskommune, I FOTdanmark Sekretariatet er vi gået i gang med en opfølgning på bygningsgeokodningsprojektet, for at kortlægge hvor mange og hvilke kommuner der har geokodet deres bygningstema, samt hvor langt de enkelte kommuner er med dette. I denne forbindelse håber vi, at I vil være behjælpelige med at bruge et øjeblik på at besvare nedenstående spørgsmål. 1. Hvor mange bygninger har kommunen registreret i BBR? (angiv venligst antal bygninger) a. Hvor mange bygninger er der i kommunen registreret i FOT? (angiv venligst antal bygninger). 2. Hvor mange af disse bygninger er indtil videre geokodet? (angiv venligst antal bygninger). 3. Hvem har stået for grundgeokodningen? a. Hvornår blev grundgeokodningen udført? 4. Er geokodningen efterfølgende viderebehandlet internt i kommunen? a. Hvis ja, hvordan? 5. Er kommunens geokodede bygninger blevet indlagt i FOT2007? 6. Er I gået i gang med den løbende vedligeholdelse af det geokodede bygningstema? 7. Såfremt I er helt eller delvist færdige med geokodning af jeres bygningstema, kunne vi godt tænke os at vide hvad I har lært af det. Skriv gerne et par sætninger herunder. Og i så fald, må jeg da evt. ringe til jer med uddybende spørgsmål? Såfremt det er en anden i kommunen vi skal have fat på, håber vi, at I vil være behjælpelige med at videresende denne mail til rette vedkommende. Det ville være en stor hjælp hvis I sender jeres svar til mig på denne mail (afr@kl.dk) senest om to uger, dvs. mandag d. 8. oktober 2012. På forhånd mange tak for hjælpen. Venlig hilsen, Anja Schäffer Student FOTdanmark Sekretariatet. 12