Repræsentantskabsmøde afholdtes torsdag den 13. juni 2013 kl på Radisson SAS, Scandinavia Hotel Aarhus, Margrethepladsen 1, 8000 Aarhus C.

Transkript

1 Repræsentantskabsmøde afholdtes torsdag den 13. juni 2013 kl på Radisson SAS, Scandinavia Hotel Aarhus, Margrethepladsen 1, 8000 Aarhus C. Dagsorden 1. Valg af dirigent. 2. Godkendelse af repræsentantskabsprotokol. 3. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning for det forløbne år. 4. Godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor samt forelæggelse af budget. 5. Indkomne forslag. 6. Valg af formand for bestyrelsen. På valg er: Erik Piilgaard. 7. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer. På valg er: Dan Christensen, Birthe Dypevåg og Karin Jørgensen. 8. Valg af 2 suppleanter. På valg er: Anders Nielsen, afd. 25 og Lene Schødt, afd Valg af sekretær for repræsentantskabet. På valg er: Dan Christensen. 10. Valg af revisor. På valg er: KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Bestyrelsens indstiller revisionsfirmaet til genvalg. 11. Eventuelt. Erik Piilgaard bød, på foreningens vegne, repræsentantskabet, afdelingsbestyrelsesmedlemmer, Funktionærer, tillidsrepræsentanter samt revisorerne velkommen til repræsentantskabsmødet. 1. Valg af dirigent. Peter Kragballe blev valgt som dirigent. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at mødet ifølge foreningens vedtægter var indkaldt rettidigt, hvorved mødet var beslutningsdygtigt. Dirigenten oplæste herefter den udsendte dagsorden som blev godkendt. Dirigenten nedsatte herefter følgende stemmeudvalg: Else Høgh, afd. 6, Jan Holst, afd. 19, Karen Kappel, ad. 23, Niels Ole Nielsen, afd. 24, Frank Ebert, afd. 28, Betina Hansen, afd. 53, Karen Olsen, afd. 75 samt Katrine Sørensen, AAB administration.

2 Godkendelse af repræsentantskabsprotokol. Anne Lise Jessen, afd. 58, ville gerne have præciseret, at essensen af hendes indslag, på repræsentantskabsmødet den 29. november 2012, var, at opfordre til at der indføres en arbejdsklausul, der sikrer at arbejdet udføres ud fra løn og ansættelses vilkår, der matcher danske forhold. Anne Lise Jessen præciserede, at hun intet har mod udenlandsk arbejdskraft, så længe disse arbejder under danske overenskomster. Erik Piilgaard konstaterede at dette var i overensstemmelse, med hvad han udtrykte på repræsentantskabsmødet. Repræsentantskabet tilsluttede sig ovenstående. Repræsentantskabsprotokollen fra den 29. november 2012 blev herefter godkendt. 3. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning for det forløbne år. Skriftlig beretning Projektafdelingen Nybyggeri Afdeling 65, Æblelunden Der var første spadestik den 7. maj, og byggeriet er i gang. Den endelige aflevering er fastsat til 1. juli Der vil være etapevis aflevering. Afdeling 66, Gartnerlunden Den gamle gartnerbolig, der blev købt i 2012, er nedrevet, og grunden vil indgå i det kommende byggeri. Der er ikke givet kvotetilsagn endnu. Afdeling 40, Veri I Afdelingen har på dette års afdelingsmøde givet tilslutning til, at mulighed for opførelse af ungdomsboliger på afdelingens areal ved Vikærsvej undersøges. Det er afdelingens ønske, at byggeriet udover ungdomsboliger kan indeholde selskabslokaler og bedre forhold til personalet og evt. andre fællesfaciliteter. Skimmel og Legio Nella I takt med den megen fokus på energi og energibesparelse, er de ældre boligafdelinger kommet til et kritisk punkt med hensyn til nødvendig opvarmning. Vi kan i forbrugssystemet se, at mange i dag kun opvarmer boligen delvis og i perioder helt undlader at opvarme. Dette er en farlig kurs, da det flytter dugpunktet ind i boligen. Alle boliger har nye eller nyere vinduer, der isolerer langt bedre end de oprindelige. Kondens kommer derfor på væggene eller bag møbler, gardiner og skabe. På varmtvandssiden ser vi ligeledes en kedelig udvikling. Der blev omkring årsskiftet 2012/2013 konstateret legionellabakterier i mængder over Miljøstyrelsens grænseværdier i vandinstallationerne, i Afd. 30 Frydenlund. Vandinstallationerne blev udskiftet komplet i 2012, hvor man gik fra

3 varmtvandsbeholdere til varmevekslere i de 4 blokke. Bakterierne menes, at stamme fra de nu fjernede varmtvandsbeholdere, hvor vækstbetingelserne for bakterier sandsynligvis har været gunstige. Problemet er afhjulpet med en gennemskylning med 75 grader varmt vand i alle tapsteder for varmt vand i de berørte blokke. På baggrund af erfaringerne fra afd. 30, bliver legionellabekæmpelsen en del af VVSarbejdet ved kommende og større renoveringsopgaver. Energi Siden den første energikrise har der været fokuseret på energibesparelse, men som nævnt giver energitiltag andre problemer, derfor får energiforsyning, ikke mindst i lyset af de stigende afgifter og bedre vilkår for alternative energikilder et større fokus i AAB. I projektafdelingen er ansat civilingeniør Signe Friis Christensen, der skal koordinere initiativer på energiområdet. Naturligvis også alternativer som f. eks. sol, varmepumper og lign. Det er AABs mål, at energireducerende tiltag skal tænkes i helheder, således at der altid fokuseres på at skabe et sundt og komfortabelt indeklima sammen med mulige energibesparelser og inden for en økonomisk ramme, der passer til den enkelte afdelings økonomi. I afd. 41 er det første projekt med montering af solceller i eksisterende byggeri påbegyndt. Dette projekt vil skabe erfaringsgrundlag for fremtidige projekter af denne slags, som vi håber der bliver mange af. Et nyt lovforslag fra foråret 2013, vil sidestille lejere i almene boliger med andre beboere i deres ret til at forbruge el fra eget (afdelingens) solcelleanlæg. Nye IT systemer Implementeringen af den nye Driftsbekendtgørelse og forvaltningsklassifikationen stod sin prøve ved budget Oplysninger fra det tidligere planlægningssystem er indtastet i det nye system for planlægning af bygningsdrift MDOC FM Programmet rummer naturligvis mange muligheder det tidligere system ikke havde, og der skal tilvænning til at udnytte det fuldt ud. For afdelingerne betyder det, at ønsker om nyt, eller ændringer til afdelingernes vedligeholdelses-plan kan opdateres direkte i drift og vedligeholdelsessystemet. Drifts- og vedligeholdelsessystemet MDOC FM kan anvendes administrativt, men der hører også en WEB service til, så det vil blive muligt for afdelingsbestyrelser at se det materiale, der lægges til grund for budgetter. De erfaringer vi har indvundet i samspillet mellem projekt- drifts- og økonomiafdelingen, vil blive brugt til at optimere og dermed smidiggøre budgetfasen. AAB har i samarbejde med NTI CADcenter fået bevilget kr fra Ministeriet for by, bolig og landdistrikter, til at udvikle et infosystem, der via en QR kode på en tablet PC giver medarbejdere adgang til stamkort i vores drifts- og vedligeholdelsessystem. Systemet skal kunne betjenes uden kendskab til almindelig PC brug, og besked skal kunne skrives, men også indtales. Vi kalder projektet fasthold de gode hænder. Systemet forventes færdigt til september. Optegning af grundmateriale i Revit 3D skrider godt frem. Følgende afdelinger ligger nu i Revit: 6,7,8,12,13,20,21,22,24,25,29,30,37,47,48 og 75 og følgende arbejdes der på: 1,17,23,34 og 60. Nye afdelinger, som afdeling 65, Æblelunden vil blive optegnet i Revit i byggeperioden.

4 Der er naturligvis et stykke vej endnu, men med det arbejde, der er lavet er der et godt grundlag for det fremtidige projektarbejde, især når der skal holdes temamøder med beboere. Driftsafdelingen Udvikling og synlighed Gennem de sidste par år er der arbejdet med udviklingen af serviceviften. Serviceviften er nu ved at blive til virkelighed, vores kommunikationsleverandør CZOO er sammen med it leverandør Relation House ved at programmerer systemet, der skal bruge til at synliggøre servicen i afdelingerne. Vi forventer at teste systemet i juli måned på tre afdelinger, der har givet tilsagn om at være prøveafdelinger. Prøveperioden forventes afsluttet i oktober og resultatet fremlægges på repræsentantskabskonferencen i Rebild. Alle afdelinger forventes implementeret i løbet af foråret Besparelser I Afd. 28 er der arbejdet med udskiftning af opgangsbelysning. Alle lamper med glødepære er udskiftet til lamper med sensor og LED belysning. De forventes at kunne reducere strømforbruget med op til 75 %. I afd. 60 er der blevet ansat eget rengøringspersonale til trappevask, der er 6 ansatte og afdelingen sparer ca ,- kr. Havepasning Vi har i samarbejde med juristerne ændret arbejdsgangen for tilbagetagelse af vedligeholdelses-pligten af haver som ikke passes iflg. vedligeholdelsesreglementet. Vi har udarbejdet et system, der fra start til slut tager 30 dage. Tidligere kunne der gå væsentligt længere tid. Synsworkflow Igennem ca. et år har et nedsat udvalg bestående af lokalinspektører og varmemestre arbejdet med nye forslag til at håndtere syn af lejemål på. Udvalget har konkluderet, at der er ting, som kan forbedres væsentligt. Der kan skæres i antallet af medarbejdere som fysisk udfører syn. I dag er der ca. 50 medarbejdere der syner. Den anden del er at ændre de administrative arbejdsgange, som udføres af personale som primært er uddannet til at håndtere håndværksarbejde. Som løsning på ovenstående har udvalget foreslået at oprette et synskorps samt flytte den administrative sagsgang over til HK uddannet personale. Der er påbegyndt et forsøg, der omfatter afd. 6,8,21,22,29 & 60, som udgør et af de fremtidige synsområder. Forsøget, der varer 6 måneder og er påbegyndt 15. april 2013, skal synliggøre den forbrugte tid som flyttes mellem driftsassistenterne og de nuværende

5 varmemesterområder i ovenstående afdelinger. Synliggørelsen skal ske ved, at medarbejderne noterer forbrugt tid pr flytning i de 6 måneder forsøget varer. Mens forsøgsperioden pågår, evalueres forløbet løbende. Blandt andet ved hjælp af meningsmålinger hos fra- og tilflyttere, personale samt afdelingsbestyrelser. Dette vil indgå i den samlede anbefaling om eventuelle ændringer af synsworkflowet. Service og Tryghed I 2012 blev der leveret endnu et negativt regnskab. Der blev gjort mange tiltag for at trimme serviceorganisationen, både i forhold til mandskab, men også i forhold til de rutiner, der benyttes dagligt for at drive forretningen. Desværre viste ændringerne sig ikke at være tilstrækkeligt for at udvikle afdelingen i den rigtige retning, og derfor flyttes varmemesterdelen og håndværkerdelen fra Service & Tryghed i løbet af året. Den gode nyhed er at alle medarbejdere følger med opgaverne ud i de afdelinger, der har benyttet sig af Service og Trygheds ydelser gennem de godt 5 år afdelingen har eksisteret. Service & Tryghed fortsætter med at varetage videoovervågning m.v. Personale: Ni varmemestre har bestået den Grundlæggende Lederuddannelse ll. En driftsassistent, fire varmemestre og ni førstemænd har bestået den Grundlæggende Lederuddannelse l. Fire nye voksenmeritelever er startet på ejendomsservicetekniker uddannelsen. Alle varmemestre og førstemænd har været på kursus, hvor fokus områder var god ledelse, målsamtaler, styrkebaseret fedback og hjælp til konkrete vanskelige situationer i hverdagen. De af ejendomsfunktionærerne som ikke har ejendomsserviceteknikeruddannelsen, har været på individuel kompetence afklaring. Der er ansat en ny ejendomsservicetekniker elev: Søren Skou. Der har været afholdt synskursus. Vi er kommet med i projektet gruppen BYG OP under Det Boligsociale Fællessekretariat i Århus. Formålet med projektet er at skabe lokale fritidsjobs samt lære- og praktikpladser i forbindelse med de mange bygge- og renoveringssager i boligforeningerne i Aarhus. Det skal være med til at øge den fremtidige erhvervs- og uddannelsesfrekvens blandt de lokale unge. Økonomiafdelingen I 2012 har vi i afdelingen fået ny afdelingsleder, da Ole Nielsen har valgt at gå på pension den Den nye afdelingsleder er Kenneth Nielsen. Som ny medarbejder i afdelingen er ansat Kristian Amdi Konradsen. Regnskaber 2012 Alle regnskaber er afsluttet og godkendt af revisionen. Der er ingen afdelinger der har haft underskud i år, og der er ingen afdelinger, der har akkumuleret underskud. Alle afdelinger har i 2012 haft overskud og for de fleste afdelinger skyldes det, at vi har budgetteret med en rente på 3 % af mellemregningen, men det faktiske opnået afkast for 2012 er på 4,38 % samt en bonusrente på 1,5 %, som bestyrelsen valgte at give, da

6 egenkapitalen boligorganisationen har nået det mål de har sat. I alt har afdelingerne fået forrentning på 5,88 %. Som beboer i AAB kan man være stolt over den flotte forretning, og vi tror ikke der er mange andre boligorganisationer, der kan matche dette flotte afkast. For afdelingerne har det betydet, at afdelingerne har fået 21 millioner mere i rente end budgetteret. Overskuddene er overført til afdelingens resultatkonto og som udgangspunkt har vi budgetteret med en 1/3 af overskuddet som indtægt i afdelingernes budgetter for Ultimo juni primo juli 2013 vil alle beboere i AAB modtage de komprimerede regnskaber for Disse regnskaber har vi forsøgt at gøre mere beboervenlige ved at ændre layout. Vi har fastholdt den samme stil som i budgettet. Vi håber beboerne vil tage godt imod det og håber på positive tilbagemeldinger. Budgetter 2014 Budgetter for 2014 er udarbejdet og til behandling på afdelingsmøderne. Der er 28 afdelinger, som ikke får stigning i forhold til Der er 8 afdelinger med huslejenedsættelse, og 22 har stigning mellem 0,5 % og 6,9 %. Det er historisk lave huslejestigninger, og der er ingen i AAB, der kan huske at de tidligere har været så lave. I gennemsnit stiger beboerne 0,04 % i husleje, og det svarer til en samlet stigning på kr ud af et samlet budget på boligafgifter på ca. 426 millioner. EU udbud I 2012 har vi haft 2 EU udbud. Vi har holdt EU udbud på vores daglige bankforbindelse. Dette har ikke betydet besparelse på udgifterne til banken, men vi er blevet bekræftet i at den nuværende aftale med Danske Bank har været god, da det var dem der vandt udbuddet. Det andet EU udbud var på forsikringerne, og det har betydet et fald på forsikringsudgiften i afdelingerne på ca. 15,5 %. Vi er i EU udbud med forsikringerne ca. hver 5 år. Ejendomsskat Der har de senere år været en del skriverier i pressen om, at kommunerne uretmæssigt har opkrævet for meget i ejendomsskatter. AAB har derfor tilbage i 2007 igangsat en række sager ved SKAT, med henblik på at sikre, at vores afdelinger betalte det korrekte i ejendomsskat hverken mere eller mindre. AAB har derfor ført sager ved SKAT samt vurderingsankenævnet og senest også ved landsskatteretten. Vi har i alle de færdigbehandlede sager fået helt eller delvist medhold. Vi er derfor stolte over at kunne meddele, at vi indtil april 2013, har fået tilbagebetalt over 4,3 mio. kr. til vores afdelinger, og der er meget mere på vej, da vi kun har færdigbehandlet ca. 18 % af sagerne. I de afdelinger, der har fået penge tilbage, kan der i mange tilfælde forventes en lavere ejendomsbeskatning i årene fremover. Beløbet tilfalder den pågældende afdeling. Afdelingsbestyrelsen kan ikke disponere over beløbet, førend dette er besluttet på et afdelingsmøde. Beløbet vil således indgå i afdelingens resultat for året, hvilket som udgangspunkt vil medføre en lavere huslejestigning de kommende tre budgetår. Udlejning og kommunikation AARHUSbolig AAB står for opkrævninger af gebyr til AARHUSbolig. Der udsendes påmindelsesmail

7 for betaling af gebyr, inden betalingsfristen, for at hjælpe så mange som muligt til at huske at betale. Der udsendes desuden rykkere til alle, der ikke har betalt deres girokort til tiden. Det sidste er en lempelse i lovgivningen, der er sket i år. Tidligere skulle vi slette folk på ventelisten, når de ikke havde betalt til første betalingsfrist. Der er generelt stor efterspørgsel på AABs boliger og vi oplever sjældent udlejningsvanskeligheder. Der er dog i nogle afdelinger en tendens til, at vi skal sende et boligtilbud ud til flere på ventelisten for at få boligen udlejet. Der arbejdes i AARHUSbolig på at ensrette regler for fortrin i afdelinger med fleksibel udlejning. Når man som boligsøgende svarer nej til et tilbud i AARHUSbolig, skal man nu tage stilling til om man stadig vil søge bolig i boligafdelingen. Dette sker i håbet om at de boligsøgende ikke skriver sig op til alt, fordi det er muligt, men fordi de reelt ønsker at søge en bolig i afdelingen. I AAB ringer vi, eller sender mails til de der har fået en bolig. Tidligere udsendte vi brev, og skulle så vente flere dage for at få et endeligt svar fra de boligsøgende. Det har effektiviseret vores arbejdsgange, og de boligsøgende er glade for at blive kontaktet hurtigt. Her i foråret er det blevet muligt at sende en sms fra systemet, så vi har fået flere muligheder for at kontakte de boligsøgende. Der er nu i alt personer tilmeldt ventelisten. Personale Rikke Meincke, der varetager den daglige ledelse i udlejningen har bestået den grundlæggende lederuddannelse 1, som flere medarbejdere i AAB har deltaget på. Det er planen at Rikke fortsætter på den videregående lederuddannelse. Lone Brock overgik til kommunikation 1. februar, hvor hun sammen med Ajâja Hyttel varetager kommunikationsopgaver bl.a.; BeboerNyt, beboerarrangementer, vedligeholdelse af hjemmesider og intranet. Kommunikation har i foråret haft glæde af en praktikant, der har speciale i sociologi. Praktikanten har bl.a. arbejdet med nedennævnte beboerundersøgelser. Hjemmesider Hjemmesider for organisation og afdelinger er nu i drift. Der afholdes kursus i hjemmesiderne i maj og i juni. Der laves i øjeblikket udviklings- og budgetplan for hjemmesiden for sidste halvår af 2013 og for Der er indkommet ønsker til funktioner fra afdelingsbestyrelserne, og nogle af disse vil blive prioriteret i samarbejde med afdelingsbestyrelserne. Det vil ske via afstemning, så det er flertallet der vil få indflydelse på, hvilke funktioner der sættes i drift. Bedre beboerdemokrati Der arbejdes videre med idekatalog til afdelingsmøder, skabeloner til beboervalgte, årshjul for afdelingsbestyrelser mv. En del af materialet kommer til at indgå i workshops på årets repræsentantskabsweekend. Produkterne bliver integreret på både intranet og hjemmesider. Beboerundersøgelser Kommunikation er ved at udvikle en beboertilfredshedsundersøgelse, som vil blive testet på enkelte afdelinger hen over Fremover vil beboerundersøgelser indgå som et måleværktøj for administrationen i forhold til den oplevede service og i forhold til tilfredsheden i boligafdelingerne. Undersøgelserne, der er elektroniske og formidles via

8 hjemmeside og sms, skal desuden indgå i den årlige styringsdialog. SMS- service SMS service har haft sin spæde start, og skal benyttes til at informere beboere om igangværende arbejde og til at informere om akutte opståede skader. Der er kommet mange positive tilbagemeldinger, og kun ganske få har frameldt sig ordningen. Kursusudvalget Kursusudvalget tilbyder henover året kursus i: Rettigheder og pligter for afdelingsbestyrelser Afholdelse af afdelingsmøder Det er grundlæggende kurser som primært henvender sig til nye medlemmer af afdelingsbestyrelserne. Men alle er velkomne til at melde sig til for at få opfrisket viden og få de nyeste opdateringer på området. Der har været afholdt kursus i afholdelse af afdelingsmøder i foråret med rigtig god tilmeldingsprocent. I efteråret afholdes kursus i Rettigheder og pligter. I sommer og efterår afholdes også kursus i: Grundlæggende brug af intranettet Økonomikontrol Syn Hjemmesider HUSK at kurserne opslås på intranettet og det er også her tilmelding foregår. Redaktionsudvalget Arbejdet i redaktionsudvalget fortsætter med at følge den røde tråd som udvalget har besluttet på et tidligere tidspunkt. Dette uagtet den kontinuerlige udskiftning i redaktionen, sidst hvor Hans Sejr, afd. 53, afløste Kim Lenler Nielsen, afd. 8. Det er stadigvæk håbet, at opnå en større kontinuitet i redaktionsudvalget. Igen præciseres behovet for, at man gør sig selv bevidst om, hvad det betyder at indtræde, da der selvfølgelig stilles krav til samtlige af udvalgets medlemmer. Alle skal deltage og bidrage, ikke kun på redaktionsmøderne, men selvfølgelig også med artikler, da det er udvalgets hensigt, at levere så meget materiale som muligt, til samtlige numre af beboernyt. Det er stadigvæk meget svært at mobilisere beboerne, samt repræsentantskabet, til at levere indlæg til bladet, hvilket selvfølgelig er problematisk, da det er vigtigt at modtage bidrag/indlæg fra så mange som muligt. Dette udelukkende for at BeboerNyt afspejler den mangeartede beboer-sammensætning, der er blandt beboerne i AAB. Det er derfor vigtigt, at bevare fokus og til stadighed, at forsøge, at udvikle arbejdet og strukturen omkring beboernyt, så det hele tiden er aktuelt, spændende samt et vigtigt bidrag til beboerne i forhold til AAB. Både i forhold til mulighederne og tilbuddene der

9 forefindes i en almen boligforening Dette er beskrevet tidligere, faktisk på sidste repræsentantskabsmøde, og det nævnes igen, for at understrege vigtigheden af at fastholde, ikke kun redaktionsudvalget, men også repræsentantskabet i det fælles mål, som er essentielt for at bevare og udvikle beboernyt i en stadig positiv retning. Vil gerne takke Kim Lenler Nielsen for hans mangeårige deltagelse i redaktionsudvalget, og samtidig sige velkommen til Hans Sejr, med ønsket om et frugtbart samarbejde til gavn for beboernyt og for beboerne i AAB. Slutteligt skal der lyde en stor tak til redaktionsudvalget for samarbejdet i den forgangne periode. Fritidsudvalget Det forgangne halve år har fritidsudvalget haft mange gode arrangementer med stort fremmøde. Vi startede op med italiensk vinsmagning med delikatesser. I februar var der i AABs kantine besøg af Niels Ole Frederiksen der kunne fortælle interessante ting om Horsens Statsfængsel, hvor han var opvokset, da hans far var ansat og boede ved Horsens Statsfængsel. Sexologen Joan Ørting trak også fuldt hus i mødelokalerne i Langelandsgade. I april var der udflugt til Horsens Statsfængsel hvor 52 forventningsfulde AAB beboere i bus drog til Horsens for at besøge fængslet, som lukkede i 2006 og nu er omdannet til museum. Med en brugerbetaling på kr. 100 pr person var der indlagt en flot frokost, hvor måltidet bestod af Danmarks største og bedste Pariserbøf med tilbehør. Efter frokost var der indlagt et besøg på Industrimuseet. Vi sluttede foråret af med 2 byvandringer i Aarhus Midtby og et besøg på ARoS. I efterårssæsonen er der allerede planlagt en stor aften med Peter Mygind den 24.9 samt foredrag af den fra TV kendte foredragsholder Lisbeth Zornig Andersen. Vi har endvidere planlagt rundvisning i en kongelig udstilling på ARoS, blomster og juledekorationsbinding i november og Julemarked i den Gl. By den Vi indfører ny tilmeldingsprocedure til beboerarrangementerne, hvor al tilmelding skal via Der kan være få undtagelser, som f.eks. ved arrangementer, hvor der er deltagerbetaling o. lign. Mundtlig beretning Erik Piilgaard orienterede om nedenstående emner; Politik Milliarder fra Landsbyggefonden De 4 milliarder, sammen med de i forvejen bevilgede bevillinger, giver i alt en ramme, for perioden 2011 til 2016, på i alt 29 milliarder. De ekstra projekter der nu kan sættes i gang, svarer til ca. 100 boligområder hvor renoveringen kan sættes i gang. Vi skal dog huske, at det er vores egne penge vi bruger. Det er også en hjælp til de familier der er ramt af den krise vi står i.

10 Energi aftalen Det er nu sikkert, at vi kan vi kan sælge el fra vores solceller i almene boliger. Det er fantastisk at vore venner på Christiansborg kan være så lang tid om at tage en så rigtig beslutning. Udsatte bolig områder Der er nu vedtaget flere målepunkter for klassificering af boligområder. Om det er godt eller dårligt er svært at sige. Det der burde være det vigtigste er, at der fortsat bliver arbejdet med at løse problemerne. Udsættelser I fælles områder som f.eks. Vollsmose, bliver der nu åbnet op for at de enkelte foreninger kan underrette hinanden om opsigelser pga. vold og hærværk, således at man ikke uden videre kan blive i området. Det bliver spændende at se hvad der bliver vedtaget. BL og BL 5 kreds Tilbagekøbssklausuler BL 5 kreds, med John Jensen, Niels Sørensen, Anders Rønnebro samt BL s tidligere direktør Gert Nielsen, har sammen med Aarhus kommune lavet en aftale om tilbagekøb af klausulerne. De har forhandlet en rabat på 72 % hjem. Det skal nu godkendes i byrådet og i de andre involverede boligorganisationer. Altså alle skal være enige. AAB er efter aftale med de andre, dem der starter debatten. Hvorfor går AAB så med til det? Hvis vi ikke gør noget, vil vi om få år ikke kunne optage 30 årige lån til at finansiere ombygninger i de berørte afdelinger. Vi har en resolution senere vi skal tage stilling til og vi tager debatten under pkt. 5. Kommunikationsstrategi 5 kreds arbejder med at skabe støre fokus på sit arbejde. Man vil starte med at sætte fokus på vækst og beskæftigelse, og den betydning det har for beskæftigelse i Aarhus. Det første synlige resultat var den konference som 5. Kreds holdt med lokale politikkere i Aarhus om de almene foreningers arbejde. AAB fik et svagt tilsagn om kvote til Skovgårdsparken afd. 24 En god konference for os alle. Struktur i BL 5 kreds. Repræsentantskabet i 5 kreds har debatteret den nye struktur fra sidste år og mener at den fungerer og skal fortsætte. Man har også debatteret profilen for den kandidat der skal vælges som formand næste år, når John Jensen træder tilbage. AAB s bestyrelse indstiller vores direktør Anders Rønnebro som formand. Der er planer om at optage Lejerbo som fast medlem af repræsentant skabet. Bygge kvoter Til og med 2016 kan der bygges 986 ungdomsboliger og 210 almene boliger.

11 Vi forventer at få 40 almene boliger til anden etape af afd. 65 Æblelunden. Når vi har fået dem, er der kun 35 almene boliger tilbage af kvoten frem til AARHUSbolig Kører flot og med et godt samarbejde foreningerne i mellem. Der nu tilmeldte, er skrevet op til ny bolig og 92 % er på elektronisk opnotering. Anciennitetssager Landsretterne øst /vest ser forskelligt på spørgsmålet om tolkning af, hvordan man sender breve ud. AARHUSbolig havde sendt breve ud, modtageren havde ikke modtaget det og vi blev dømt. AAB København havde ikke sendt brev ud, pga. manglende adresse, og blev frikendt. Vi har undersøgt om vi skulle sende brevene anbefalet. Det skulle vi ikke. Vi går derfor til højesteret sammen med BL. Det er et tegn på dårligt arbejde fra Christiansborg, når Landsretterne er uenige. Helhedsplaner Ringkøbingvej afd. 7 Planen er godkendt på et ekstraordinært afdelings møde. Projekteringen er påbegyndt. Projektet følges op med informationsmøder og et byggeudvalg, med beboere og afdelingsbestyrelse samt samarbejdspartnere. Klostervangen afd. 25. Der er ved at blive udarbejdet et byggeprogram som blev præsenteret på et beboermøde i sidste uge. Vi har fået forhånds tilsagn fra landsbyggefonden. Vorrevangen 1, afd. 17 Der er udarbejdet byggeprogram og en tilstandsrapport er næsten færdig, så man kan søge landsbyggefonden om støtte. Processen skal nu følges op med flere beboermøder. Veri 2 afd.41 Der opsættes solceller på afdelingen. Det bliver spændende at følge. Bedre beboerdemokrati og synlig service Hjemmesider Der bliver løbende holdt kurser for afdelingsbestyrelserne. Det er en unik måde til at få offentliggjort dagsordner og referater fra møderne i jeres afdeling. Der kommer nye funktioner på hjemmesiderne, f.eks. tilmelding til kurser og møder. Film på nettet. Vi har også fået ros for de AAB film vi har lagt på vores hjemmeside og intranet. I har selv kunne læse artiklen i boligen. Med til historien hører, at BL filmen Hvem er de

12 andre?, ja der måtte man kontakte Gert Nielsen, BL s tidligere direktør, om hvorfor den var blevet optaget. Årsregnskab i samme stil som budget. Gruppen af medarbejdere, der modtog vores initiativs pris, har lavet et tilsvarende layout af regnskaberne til vores beboere. Serviceviften Der arbejdes videre med forskellige oplæg. Det er et stort arbejde, men med det gode samarbejde beboer, afdelingsbestyrelser og administration imellem, så glæder vi os til oplægget her i SMS til beboerne Vi vil tage dette system i brug. Formålet er at givet en bedre service til beboerne. Energi Solceller Med baggrund i det politiske forlig om solceller og salg af energi, har AAB startet et program til opsamling af data og registrering af energi produktion og forbrug. Der er ansat en civilingeniør, Signe Friis Christensen, der skal koordinere vores initiativer på energi området, samt naturligvis også initiativerne vedrørende solenergi og varmepumper. Vi er parate til at servicere alle afdelinger der er interesseret i solceller. Vi prioriterer de største afdelinger først. Det er en tiårs aftale om betaling af salg af el til fast pris, der gør at vi prioriterer sådan. Byggeri Afd. 65 Æblelunden Vi har taget det første spadestik. Afdelingen får luftvarme, solceller og salg af el fra første dag. Vi forventer de første indflytninger i sommeren 2014 Ungdomsboliger Godsbanen. Et projekt vi arbejder meget med og forventer vi får kvote til. Kommunen har ikke taget endelig stilling, men AAB er klar når de siger start. Afd. 40 Veri I Afdelingen ønsker et beboerhus og søger om kvote på 90 ungdomsboliger. Ombygning af kontorhuset Vi har jo, som i jo ved, renoveret vores underetage i Langelandsgade. Vi flytter luftkanalerne i udlejningen og økonomi afdelingen, og får malet bygningen udvendig

13 Ny driftsservice til afdelingerne Vagt ordning. Til august vil vi spørge om der er interesse for at deltage i en vagtordning, som tidligere beskrevet på formandsmødet. Siger over 50 % ja, vil vi lave en gratis prøveperiode fra 1. oktober 2013 frem til 30. juni 2014, med betaling fra den 1. juli På afdelingsmøderne i 2014 skal prisen på 36,00 eller 72,00 kr. så vedtages. Så nu har afdelingerne en periode på 9 måneder til at prøve ordningen. Afdeling 97, Service og Tryghed Afdelingen omorganiseres, men lukkes ikke. Fremtidige arbejdsopgaver bliver video overvågning, intern it-kontrol og kontrol af netværk som fortsat bliver i afdelingen. De arbejder der er aftalt med afdelingen, vil selvfølgelig blive overholdt. Ejendomsfunktionær ordning Der skal laves aftaler om varmemester timer til afdelinger uden varmemestre. Det er timer til syn af boliger ved fraflytning samt udskrivning af rekvisitioner Økonomi Bankudbud Den Danske Bank blev valgt, da de gav det bedste tilbud. Ejendoms beskatning Vi har lige fået 1.9 million til afd. 35 Der er et flot stykke arbejde som administrationen har lavet, sammen med et eksternt firma. Og der er forhåbentlig flere på vej. Salg af Veri Centeret Vi har truffet denne beslutning ud fra ønsket om, at vores beboere i området får et mere kundevenligt center. Vi kan ikke, som lovgivningen er dags dato, bruge penge til de ombygninger som er tiltrængt i centeret. Skal det være et moderne indkøbs center, til glæde for beboerne i området, er det det rigtige tidspunkt at sælge. Vi skal under pkt. 5 behandle resolutionen om salg. Andelsfonden Vi arbejder videre med det formål at lægge den ind i Dispositionsfonden. Hjælp til afdelingsmøder Forslag Kursus udvalget vil tilbyde at afdelingerne hjælp med at håndtere forslag til afdelingsmøderne. Det er vigtigt at afdelingsbestyrelserne tager stilling og har en klar holdning til forslagene, så de kan rådgive beboerne. Jeg vil også opfordre at man spørger AAB og afdelingens kontaktperson hvis man har brug for hjælp. Håndbog for folkevalgte Arbejdshåndbogen for folkevalgte giver også svar på mange spørgsmål som kommer op

14 på afdelingsmøderne. Til sidst en tak til repræsentantskabet, bestyrelsen og alle i administrationen for et godt samarbejde. Det er så bestyrelsens mundtlige beretning som vi sammen med den skriftlige beretning nu sætter til debat og forhåbentlig godkendelse. Else Høgh, afd. 6 Ville gerne at der laves en håndbog for afdelingsbestyrelserne, som kan bruges som et opslagsværk, således det ikke er nødvendigt at udskrive fra internettet. Henning Edvardsen, afd. 12 Synes det er beklageligt, at muligheden for at udskrive rekvisitioner, fratages afdelingsbestyrelserne. Synes at bestyrelsen knægter beboerdemokratiet. Synes endvidere at det er sørgeligt at andelsfonden nedlægges. Erik Møller, afd. 40 Forespørger til at der skal bygges 90 ungdomsboliger i afdelingen. Mener at tallet rettelig er 34 ungdomsboliger. Erik Piilgaard Svarede Else Høgh, at der tidligere fandtes en papirudgave. Dette var problematisk i forhold til rettelser m.m. Endvidere er dette omkostningstungt. Der vil derfor ikke blive udskrevet sådanne til afdelingsbestyrelserne, som selv kan hente den på intranettet. Svarede Henning Edvardsen at det er i tidens ånd at nedlægge andelsfonden. Svarede Henning Edvardsen at afdeling 12 blev frataget retten til at udskrive rekvisitioner for flere år siden, og fortalte hvad begrundelsen til ændringen var, som også afdelingsformændene blev orienteret om på formandsmødet. Henning Edvardsen, afd. 12 Vedrørende rekvisitioner, så mente Henning Edvardsen at uagtet ændringerne, så var han af den overbevisning at det kunne man sagtens finde ud af i afdelingerne. Foreslog at mangfoldighed tillades i de enkelte afdelinger. Erik Piilgaard Svarede Henning Edvardsen og orienterede kort om årsagen til hvorfor der var sket en forandring. Arne Tollaksen Forklarede Erik Møller proceduren omkring kvoteansøgning. Erik Einfeldt, afd. 39 Forespurgte til hvem der skal betale når eksperter skal syne boligerne. Anders Rønnebro Svarede Erik Einfeldt at der skal laves et synskorps, der skal fokusere på hvad der skal

15 ses på ved syn. Dette gør syn mere ensartet og bliver ikke fordyrende for afdelingerne. Bettina Muurmand, afd. 52 Forespurgte til den nye tilmeldingsprocedure, ved arrangementer gennem Fritidsudvalget. Mente at den nye procedure er en forringelse for beboerne. Karen Kappel, afd. 23 Mente ikke at afdelingsbestyrelserne skal blande sig i hverken inspektørens eller lokalinspektørens arbejde, hvorfor hun er uenig med Henning Edvardsen. Anne Lise Jessen, afd. 58 Forespurgte om syn, i forhold til de enkelte lejemåls tilstand. Manglede information fra repræsentantskabsweekenden 2012, vedrørende gruppearbejderne. Anders Rønnebro Svarede Anne Lise Jessen vedrørende syn. Erik Piilgaard Svarede Bettina Muurmand, Karen Kappel og Anne Lise Jessen. Henning Jørgensen, afd. 26 Mente at SMS servicen ikke er en gevinst for villaafdelingerne. Foreslog at der i stedet for blev oprettet en WEB SMS service. Synes også at det er en dårlig ide, at afdelingsbestyrelserne er frataget muligheden for at udskrive rekvisitioner. Anders Rønnebro Svarede Henning Jørgensen. Bestyrelsens årsberetning blev godkendt. 4. Godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor samt forelæggelse af budget. Anders Rønnebro fremlagde afdelingernes regnskab 2012 samt hovedforeningens regnskab Herefter orienterede Anders Rønnebro om budget Hovedforeningens samt afdelingernes regnskab 2012 blev godkendt. Hovedforeningens samt afdelingernes budget 2013 blev taget til efterretning.

16 Indkomne forslag Forslag 1. Resolution om tilbagekøbsklausuler Repræsentantskabet for ARBEJDERNES ANDELS BOLIGFORENING beslutter herved at frikøbe tilbagekøbsklausuler for afdelingerne; 20, 21, 22, 29, 30, 37, 42, 71 og 72. Resolution om tilbagekøbsklausuler blev vedtaget. Forslag 2. Resolution Repræsentantskabet for ARBEJDERNES ANDELS BOLIGFORENING bemyndiger herved bestyrelsen til at sælge VERI Centret, Matrikel nr. 9 FH, Vejlby By, Vejlby, beliggende Frijsenborgvej 5, 8240 Risskov. Resolution om salg af VERI Centret blev vedtaget. Forslag 3 (Valg af Kredsdelegerede til 5. kreds) Når der skal vælges til 5. Kreds fra afdelingsbestyrelsen, skal alle have lov til at opstille 2 kandidater. En nr. 1 og en nr. 2. Hvis ikke der er nok der opstiller fra afdelingerne, skal nr. 2 have mulighed for at blive opstillet. Peter Svart, afd. 14 Bakkede op om forslaget. Anni Lise Jessen, afd. 58 Kunne ikke se formålet med forslaget. Bentha Skovgaard, afd. 25 Argumenterede for og præciserede forslaget. Erik Piilgaard Beslutningen ligger hos repræsentantskabet. Mente at den nuværende ordning skulle fastholdes. Forslaget blev forkastet. 6. Valg af formand for bestyrelsen På valg er Erik Piilgaard Erik Piilgaard blev valgt som formand for bestyrelsen. 7. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer På valg er Dan Christensen, Birthe Dypevåg og Karin Jørgensen. Birthe Dypevåg genopstiller ikke til bestyrelsen. Anders Nielsen, afd. 25 samt Karen Kappel Andersen, afd. 23, blev foreslået.

17 Karen Kappel Andersen udtrådte af stemmeudvalget. Dan Christensen 109 stemmer. Karin Jørgensen 97 stemmer. Anders Nielsen 101 stemmer. Karen Kappel 29 stemmer. Dan Christensen, Karin Jørgensen og Anders Nielsen blev valgt til bestyrelsen. 8. Valg af 2 suppleanter. På valg er Anders Nielsen afd. 25 og Lene Schødt, afd. 9. Anders Nielsen og Lene Schødt genopstiller ikke. Bettina Grumsen afd, 75, Herluf Schmidt, afd. 30, Peter Svart, afd, 14 og Karen Kappel Andersen, afd. 23, opstillede som suppleant. Karen Kappel Andersen udtrådte af stemmeudvalget. Bettina Grumsen blev valgt som 1. suppleant og Herluf Schmidt blev valgt som 2. suppleant. 9. Valg af sekretær for repræsentantskabet. På valg er: Dan Christensen. Dan Christensen blev valgt. 10. Valg af revisor. 11. Eventuelt. På valg er KMPG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. KMPG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab blev genvalgt. Hans Jørn Olsen, afd. 59 Forespurgte til tildeling af +55 boliger. Søren Romlund, afd. 56. Syntes at indlægget fra Hans Jørn Olsen var racistisk. Jacob Nielsen, afd. 74 Forespurgte om muligheden for brevstemmer ved afdelingsmøder.

18 Hans Jørn Olsen, afd. 59 Betonede at indslaget ikke var racistisk ment. Anders Rønnebro Svarede Jacob Nielsen. Erik Piilgaard Svarede Hans Jørn Olsen Bettina Bundgaard, afd. 9 Forespurgte om muligheden for stemmeafgivning ved fuldmagt ved afdelingsmødet. Anders Nielsen, afd. 25 Takkede for valget til bestyrelsen. Erik Piilgaard Svarede Bettina Bundgaard. Dan Christensen og Karin Jørgensen takkede for valget til bestyrelsen. Erik Piilgaard takkede dirigenten, de ansatte, repræsentantskabet samt kollegaerne i bestyrelsen for et godt møde. Erik Piilgaard takkede for valget og lykønskede øvrige valgte. Erik Piilgaard takkede Birthe Dypevåg for sin indsats i bestyrelsesarbejdet, både i afdelingen samt i boligorganisationen. Slutteligt ønskede han de fremmødte en god sommer. Birthe Dypevåg takkede for sin tid i foreningsarbejdet i AAB. Referent Sekretær Dan Christensen