Fraværende: Johnny Laursen (AR), Mads Kristian Warming (studenterrepræsentant)

Transkript

1 Møde den: 16. april 2015 kl Nordre Ringgade 1, 8000 Aarhus C, bygning 1431, lok. 015 Referat Møde i hovedarbejdsmiljøudvalget på AU Deltagere: Brian Bech Nielsen, Marianne Hokland (HE), Jane Kraglund (ADM), Jørgen B. Jespersen (ST), Anja Zimmerdahl (Aarhus BSS), Ole Rahn (ADM), Per H. Christensen (HE), Niels Relsted (Aarhus BSS), Hans-Peter Degn (AR), Dorete W. Jensen (ST), Iben S. Vejen (referent). Fraværende: Johnny Laursen (AR), Mads Kristian Warming (studenterrepræsentant) 1. Godkendelse af dagsorden og referat Der var ingen bemærkninger til dagsorden eller referat. Der var en præsentationsrunde af medlemmerne i udvalget. 2. Arbejdsmiljøorganisationen på AU Iben Skrydstrup Vejen (ISV) orienterede om, at valget til AU AMO blev afsluttet d. 27. marts, hvor HAMU medlemmerne kom på plads. Et organisationsdiagram over Arbejdsmiljøorganisationen på AU blev præsenteret. I alt er 342 personer medlem af arbejdsmiljøorganisationen enten som formand for et udvalg, som leder- eller arbejdsmiljørepræsentant. Efter gældende regler er medlemmerne valgt for en 3 årig periode, og der er valg igen i Medlemmerne bliver rapporteret ind i AU s personalesystem AUHRA. Dato: 16. april 2015 Sagsnr.: Ref: Side 1/8 3. Fysisk APV Brian Bech Nielsen (BBN) orienterede om Fysisk APV I efteråret 2015 skal der laves fysisk APV på hele AU. Spørgeskemaet er det samme som i 2012, dog med småjusteringer ud fra de evalueringer der blev lavet på alle fakulteter og i administrationen. Spørgeskemaet: Hans-Peter Degn (HPD) nævnte, at der under afsnittet med anonymitet i stedet burde stå Der gøres opmærksom på, at undersøgelsen modsat den psykiske APV ikke er anonym, da arbejdsmiljøgruppen har behov for at kunne tage kontakt til de personer, der har angivet konkrete problemer med det fysiske arbejdsmiljø. Niels Relsted (NR) spurgte, om det var muligt, at der var felter, der var anonyme og som kun kom videre til arbejdsmiljøgruppen. Jørgen B. Jespersen (JBJ) nævnte, at handlingsplanerne skal være tilgængelige for medarbejdere og arbejdstilsyn, så det kunne blive vanskeligt. NR nævnte, at der i spørgeskemaet kunne stå Hvis du har ting, du ikke vil have frem så kontakt din arbejdsmiljøgruppe. Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 Dette blev anerkendt. NR nævnte endvidere, at vigtigt i overskriften ikke burde fremhæves på denne måde. Dorete W. Jensen (DWJ) nævnte, at der i titlen burde stå Fysisk arbejdspladsvurdering, så man kunne undgå for mange forkortelser. BBN anerkendte dette og konkluderede, at der i titlen skulle stå Fysisk arbejdspladsvurdering. Vigtigt. BBN konkluderede derudover, at HR skulle udarbejde en mail til institutledere, vicedirektører og administrationschefer, så de kan varsle deres medarbejdere om udsendelse af Fysisk APV spørgeskema. I mailen skal det gøres tydeligt, at det er den fysiske APV, og at den psykiske kommer senere. Side 2/8 Beslutning: Med forbehold for ændringerne blev spørgeskemaet godkendt. Tidsplanen: Udvalget drøftede APV handlingsplanssystemet. ISV nævnte, at det nye system var forbedret. NR nævnte vigtigheden af, at systemet var hurtigere at arbejde i, da folk ellers ville vælge en anden metode. DWJ nævnte, at garanti for support var vigtigt. HDP nævnte, at man skulle overveje en backup metode i fald, systemet ikke levede op til forventningerne. BBN konkluderede, at alle arbejdsmiljøgrupper gerne skulle benytte sig af handlingsplanssystemet, men at en plan B kunne være et Excel ark. Hvis dette blev aktuelt, skulle det tydeligt kommunikeres ud i organisationen. På HPD s opfordring konkluderede BBN endvidere, at handlingsplanssystemet inden offentliggørelse af resultaterne skulle afprøves af HR. Anja Zimmerdahl (AZ) nævnte, at der burde ske målrettet kommunikation til Arbejdsmiljøorganisationen ift. temadag og uddannelse allerede før sommerferien som angivet i tidsplanen, men at alle medarbejdere først lige op til undersøgelsen (august/september) burde have besked. BBN anerkendte dette. Beslutning: Tidsplanen blev tiltrådt med ovennævnte ændringer. 4. Arbejdstilsynets besøg på AU BBN orienterede om Arbejdstilsynets tilsynsbesøg. Aarhus Universitet har i perioden 18. december 2013 til 4. juni 2015 fået varslet 92 tilsynsbesøg og 2 uvarslede besøg. Der er givet påbud på 20 arbejdssteder, hvoraf hovedparten allerede har fået løst de problemer, Arbejdstilsynet gav påbud for og derfor fået en grøn smiley. Tilsynsbesøgene har et bredt arbejdsmiljømæssigt fokus. Påbud, der vedrører det fysiske arbejdsmiljø, omhandler fx forsvarlig indretning af arbejdspladsen, udar-

3 bejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger og indeklima. Påbud og vejledninger, der vedrører det psykiske arbejdsmiljø, omhandler særligt arbejdsbelastning, stress, trivsel og ledelse. Derudover omhandler påbuddene forhold, der relaterer sig til APV, bl.a. handlingsplanernes tilgængelighed. Påbud og vejledninger fra Arbejdstilsynet indebærer forpligtigelser for hele AU i forhold til at arbejde med at forbedre arbejdsmiljøet. Side 3/8 BBN bad hvert fakultet og administrationen om at give en status på opfølgningen. AR: HPD fortalte, at den psykiske APV handlingsplan er blevet opdateret med opmærksomhedspunkter, der skal løses i Der er særligt fokus på arbejdsbelastning og stress samt kollegialt fællesskab og kultur. Påbuddene fra AT bliver løst i god gænge. Herefter var der en drøftelse om Arbejdstilsynet som godkendelsesinstans. Erfaringen var, at Arbejdstilsynet ikke skriftligt vil godkende, men at de hellere vejleder. Jane Kraglund (JAK) nævnte, at hun har erfaring for, at de kan give et rådgivningspåbud. Det gør de, hvis arbejdspladsen tilkendegiver, at de ikke ved, hvordan man løser et evt. påbud. Per Christensen (PC) nævnte, at de har god erfaring med at ringe til Arbejdstilsynet og spørge om hjælp i specifikke situationer. MH nævnte, at de også har et godt samarbejde med dem ift. nybyggeri. Aarhus BSS: NR fortalte, at alle enheder ved Aarhus BSS har en arbejdsmiljømappe med alle de relevante papirer. AZ supplerede med at fortælle, at Aarhus BSS i første besøgsrunde fik to fysiske påbud, der er blevet løst og gerne skulle resultere i en grøn smiley. Institut for Marketing og Organisation har lige haft genbesøg og fik en grøn smiley. Aarhus BSS afventer nye varslede besøg Der var en kort drøftelse af administrationscentrenes ophæng. Disse er dækket af deres eget LAMU, men har ophæng i AAMU og de respektive FAMU. HE: MH fortalte, at påbuddene er efterkommet, og de har nu er blevet til grønne smiley er. HE afventer endnu tre besøg. ST: JBJ fortalte, at ST har haft 12 besøg, hvoraf de har fået 10 grønne smiley er. De største sager har omhandlet arbejdspres og sporgasmålinger. Ift. sporgasmålinger sparrer ST med HE og andre universiteter om arbejdstilsynets krav er rimelige. AU har mange stinkskabe, og det kan blive en bekostelig affære. BBN spurgte ind til sporgasmålinger, og JBJ forklarede, at AU Bygninger og brugere i fællesskab sikrer stinkskabenes effektivitet bl.a. vha lufthastighedsmåling og røgtest, dog uden anvendelse af sporgasmåling. Nuværende kontrolprogram

4 bygger på tidligere aftale med Arbejdstilsynet, men det tyder på, de vil ændre denne praksis. Side 4/8 ADM: JAK fortalte, at administrationen har haft 34 besøg med ti påbud af både fysisk og psykisk karakter. De håndteres i god gænge. Ift. det psykiske arbejdsmiljø, er det uklare krav, der har størst fokus. Løsningerne skal tilpasses lokale behov. Udvalget tog oversigt og status til efterretning. Efterfølgende var der en drøftelse om Arbejdspladsbrugsanvisninger (APB). HPD nævnte, at Arts oplever at skulle have APB på opvasketabs mv. og spurgte ind til, om der kunne laves en fælles AU løsning. MH nævnte, at KIROS rummer APB på en stor mængde rengøringsmidler. AZ foreslog, at Bygningsservice kunne være ansvarlige og give råd om opbevaring. BBN konkluderede, at der skal oprettes APB er, hvor der er behov for det. Det skal undersøges, hvordan dette kan håndteres på tværs af AU. 5. Arbejdsmiljøstatistikker for AU ISV orienterede om statistikker for sygefravær, arbejdsskader og brug af psykologhjælp på AU for HR laver kvartalsvise arbejdsmiljøstatistikker for sygefravær, arbejdsskader og psykologisk rådgivning. Formålet er at informere ledelse og medarbejderrepræsentanter om udviklingen i sygefravær, arbejdsskader og brugen af psykologisk rådgivning. Statistikken er grundlag for lokale drøftelser i arbejdsmiljøorganisationen og samarbejdsorganisationen om forebyggelse. Sygefravær: Antallet af sygefraværsdage er steget med knap 1 dag til 6,5 sygedage pr. ansat i Det er ikke muligt at sige, om stigningen skyldes, at registreringerne er blevet forbedret, eller vi har været mere syge. Antallet af sygefraværsdage har været nogenlunde ligeligt fordelt ud over de fire kvartaler, dog med en lille stigning i 4. kvartal. Administrationen ligger generelt højere end fakulteterne. Det er en kendt problemstilling, at ikke alle registrerer alt fravær på grund af sygdom, og at registreringsdisciplinen formentlig er størst på det administrative område. AU s sygefravær ligger relativt lavt sammenlignet med andre områder i staten og staten som helhed.

5 BBN kommenterede, at registreringsproblematikken kan gøre det svært at forholde sig til tallene. Han bad HR finde ud af, om det er muligt at sammenligne sig med andre universiteter. Ole Rahn (OR) nævnte, at en sammenligning med andre kræver, at beregningen udregnes på samme måde. Han nævnte endvidere, at det er problematisk at høre, at administrationen har højere sygefravær, blot fordi de er grundigere i deres rapportering. JAK kommenterede, at det er mest interessant at sammenligne sig med sig selv. Ift. indsatser skal sygefraværstal ses i sammenhæng med trivsel og ledelse. År med influenza påvirker også tallene negativt. BBN anerkendte dette og konkluderede, at man skal kunne sammenligne flere år tilbage. Han kommenterede desuden, at registrering også handler om kulturen på området. NR nævnte, at voldsomme hændelser kan give store udsving. Der mangler klassifikationer, fx langtidssygemeldinger og muligheden for at trække lokale rapporter opdelt på VIP og TAP. BBN kommenterede, at der arbejdes på dette. JBJ nævnte, at nogle af tallene ikke var i overensstemmelse med virkeligheden. I forbindelse med registrering af deltidssygemeldinger på et institut har systemet beregnet et alt for stort antal sygedage. HR blev bedt om at tjekke op på dette. Side 5/8 BBN konkluderede, at tallet for de administrativt ansatte er i overensstemmelse med praksis, men dette tal skal ikke sammenlignes med tallene for de videnskabelige medarbejdere. Beslutning: Der følges op på drøftelsen på næste HAMU møde. Psykologisk rådgivning: Der har været 260 rådgivningsforløb i I 2013 var der 173 rådgivningsforløb. Besparelserne og afskedigelserne i 2014 har bidraget til stigningen. Således var der i 2013 én henvendelse vedr. afskedigelse, mens der i 2014 var 37. Henvendelserne er fordelt nogenlunde ligeligt på den anonyme og den visiterede ordning. BBN kommenterede, at tallene er tydelige, som de er. Der er brug for en psykologisk rådgivningsordning. Arbejdsskader: På AU er der i 2014 anmeldt 74 arbejdsskader. Det er på niveau med antallet i Antallet af arbejdsskader er relativt højere i enheder, hvor der arbejdes med dyr, maskiner og rengøring. De fleste af AU s arbejdsskader må karakteriseres som mindre alvorlige og har under 1 dags fravær. Nærvedulykker registreres, og arbejdsmiljøgruppen informeres. Det er altid i arbejdsmiljøgruppen, at der skal følges op.

6 Arbejdsmiljøstatistikkerne blev taget til efterretning. Side 6/8 6. Etablering af AU Kemikalienetværk MH præsenterede indstillingen om kemikalienetværket og fortalte lidt om baggrunden. På HAMU mødet d. 23.oktober 2014 blev der givet tilsagn til oprettelse af et kemikalienetværk, der bl.a. skal beskæftige sig med håndtering af kemikalier i videste forstand - herunder affaldshåndtering og biosikring. Formålet er, at alle på AU har adgang til samme ressourcer, og at håndtering af kemikalier mv. sker på et sikkerhedsmæssigt fuldt forsvarligt niveau. Der skal nu nedsættes en styregruppe med fagpersoner inden for feltet. BBN kommenterede, at flowet til de tørre områder skal sikres og skrives ind i kommissoriet. AZ nævnte, at hvis personer fra Bygningsservice kunne få kendskab til dette, ville de tørre områder sandsynligvis være dækket af disse. HDP anerkendte dette og tilføjede, at det mest er en problematik for de våde områder. AZ oplyste, at hun ville tage emnet op på næste FAMU møde ift. kontaktpersoner og information om netværket. HDP anerkendte dette og tilføjede, at det mest er en problematik for de våde områder. AZ foreslog at tage emnet op på et FAMU møde ift. kontaktpersoner og information om netværket. MH nævnte, hun selv, JBJ eller den affaldsansvarlige kunne kontaktes ved spørgsmål. BBN takkede for arbejdet og konkluderede, at HAMU kun skal orienteres om dette en gang årligt, og at styregruppen sørger for inddragelse af de tørre områder samt information om kontaktpersoner. Kommissoriet blev tiltrådt med forbehold for ændringerne. 7. Orientering om: OK15 ift. arbejdsmiljøindsatser BBN orienterede om, at forhandlingerne om OK15 har ført til øget fokus på at styrke det centrale og lokale samarbejde på de statslige arbejdspladser. Parterne blev også enige om en fælles indsats for et godt psykisk arbejdsmiljø på de statslige arbejdspladser, bl.a. ved at nedsætte et rejsehold og afholde informationsmøde for samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen. Udgangspunktet er at støtte det lokale arbejde med arbejdsmiljø, da det her har en reel effekt.

7 Udbud af arbejdsmiljøydelser ISV orienterede om, at AU s nuværende kontrakter med eksterne leverandører af arbejdsmiljøydelser udløber 31. august Inden for fysiske arbejdsmiljøydelser har AU primært benyttet sig af COWI, inden for det psykiske har AU primært benyttet sig af Crecea, og så er der Prescriba ift. psykologisk rådgivning. For at finde frem til de mest relevante ydelser og sikre inddragelse, har HR sendt et spørgeskema ud til TR, AMO repræsentanter og ledere og spurgt til deres erfaringer og behov. HR samarbejder med Indkøb om cases, forhandlinger og valg af leverandører. AMO vil få besked om, hvem der er blevet indgået aftale med. Side 7/8 Orientering om brandkurser MH fortalte, at der hos ST og HE bliver afholdt brandkurser. Spørgsmålet er, om der er behov for noget på tværs af universitetet. AZ nævnte, at det også var et spørgsmål om, hvor der er størst risiko for, at der opstår brand. BBN spurgte, hvad der blev gjort fx i forbindelse med brand i et auditorium? HPD nævnte, at evakueringskonceptet ikke virker optimalt, da medarbejderne kun i meget begrænset omfang tilmelder sig eksempelvis hjertestarterkurser. PC fortalte, at deres alarm alarmerer brandvæsenet med det samme. MH nævnte, at der for eks større auditorier stilles særlige krav om instruktion af personale i evakuering. OR anbefalede, at der blev lavet evakueringsøvelser frem for skriftlig kommunikation. Han gav opbakning til brandkurser. JAK nævnte, at HAMU kunne bede FAMU om en status på området. BBN konkluderede, at punktet skal på næste HAMU møde, og inden da skal der laves en status i de respektive FAMU og AAMU. Anders Kragh Moestrup inviteres til punktet for at give en status på projektet. 8. Ergonomi ISV orienterede om ergonomi. Hvis man som enkelt person eller som enhed gerne vil have hjælp til at indrette sin arbejdsplads, har man haft mulighed for at kontakte COWI, som har ergoterapeuter ansat til formålet. På arbejdsmiljøhjemmesiden er der mere information om god ergonomi, og der er forskellige gode råd og værktøjer med billeder, som medarbejderne kan benytte. I den fysiske APV spørges ind til ergonomi. I forbindelse med temamøde om Fysisk APV i september vil ergonomi være del af dagsordenen, hvor der vil være et kort oplæg og nogle øvelser til inspiration. BBN konkluderede at punktet tages op på næste HAMU møde.

8 9. Næste møde Næste fællesmøde mellem HAMU-HSU er fastlagt til d. 22. juni Næste møde i HAMU er fastlagt til d. 12. november Side 8/8 Punkter til næste HAMU møde: Opfølgning på arbejdsmiljøstatistikker Opfølgning på brandkurser, herunder evakuering og beredskab Opfølgning på ergonomi Fysisk APV resultater 10. Eventuelt Der var tre punkter under eventuelt: HPD spurgte, hvordan feedback og beslutninger fra HAMU kommunikeres ud i organisationen. Han forslog, at punktet kom på næste HAMU møde. DJW spurgte, om bilag måtte deles med hendes kolleger. BBN sagde, at bilagene skulle behandles med fornuft, og at der fremadrettet skal skrives fortrolig, hvis bilagene betragtes som dette. DJW spurgte ind til nybyggerier og arbejdsmiljøpolitik: MH nævnte, at Arbejdsmiljøorganisationen skal involveres i nybyggeri. HPD nævnte, at evalueringen af personalepolitikken tydede på, at der var behov for en arbejdsmiljøpolitik. BBN takkede efter drøftelserne for et godt møde.