AARHUS UNIVERSITET. Møde den: 12. maj 2014 kl Afbud: Aase Bak, Jesper Bo Jensen Suppleant: Ingen Forplejning: Ingen

Transkript

1 Møde den: 12. maj 2014 kl Referat Sted: Bygning Videolink Ordinært LSU-møde AU Kommunikation (2014-4) Faste deltagere: Jesper Bo Jensen, Knud Holt Nielsen, Peder Holm-Pedersen, Sandra Trefzer, Lykke Ankersen, Mette Gebauer, Christina Troelsen, Henriette Stevnhøj, Aase Bak, Anders Frølund, Christina Breddam, Dorthe Laursen (referent). Gæst: Hanne Kaiser Deltagere via videolink: Knud Holt Nielsen og Peder Holm-Pedersen (lokale Emdrup A112) Afbud: Aase Bak, Jesper Bo Jensen Suppleant: Ingen Forplejning: Ingen B/=Beslutning, D/=Drøftelse, M/=Meddelelse, T/=Temadrøftelse Dato: 26. maj 2014 Ref: dla Side 1/6 1. B/ Godkendelse af dagsorden for møde , herunder valg af ordstyrer 2. M/ Status på økonomien AF 3. D/Erfaringsopsamling på økonomiprocessen 2014 (bilag/ekstraheret referat af møde af Forslag til spørgsmål til brug under erfaringsopsamling ) giver det anledning til yderligere bemærkninger? CBR 4. D/ Mailkultur (bilag) AF 5. D/ Evaluering af MUS og indsatsen for kompetenceudvikling med fremadrettet AU KOMfokus (bilag/au KOM-mailbesvarelse) CBR 6. M/ Gensidig orientering 1. Orientering fra formand (projekt Tættere På ) og næstformand (TR-valg/LSU-valg) 2. Orientering fra diverse samarbejdsfora i AU 3. Orientering fra Arbejdsmiljøgruppen/AF 7. D/ Forslag til ændring af LSU-forretningsorden - i konsekvens af LSU-referaternes offentliggørelse på Medarbejderportalen efter mailgodkendelse (bilag/udkast til ny forretningsorden) CBR 8. D/ Organisering og samarbejde (bilag vedlagt/yderligere 1 bilag følger senere) CBR 9. Eventuelt. Ad 1 B/ Godkendelse af dagsorden for møde , herunder valg af ordstyrer Mette meldte sig som ordstyrer. Dagsordenen blev godkendt med bemærkning, at B- siden ønskede tilføjet punktet Godkendelse af referat fra sidste møde. Ad 1.1 Nyt punkt: Godkendelse af referat fra sidste møde. B-siden havde flere gange på sidste møde spurgt ind til, hvorfor besparelserne kun var sket fra bunden. Spørgsmålet fremgik ikke af det officielle referat, ligesom man efterlyste et svar. CBR svarede, at det ikke havde været et mål i sig selv kun at afskedige menige medarbejdere, idet man havde set på opgaveløsningen. Man har reduceret 3 ud af 4 team- Stab Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej Aarhus C kommunikation@au.dk

2 lederfunktioner, da denne konstruktion var den mest hensigtsmæssige. Der er ikke noget, der tilsiger at skære mere i cheflaget. Side 2/6 Ad 2 M/ Status på økonomien AF AF oplyste, at man kører en stram proces for at monitorere økonomien og sideløbende holde øje med lønbudgettet i forhold til afskedigede/frivilligt fratrådte medarbejdere. Der har været afholdt møder efter 1. kvartal med funktionscheferne. Man er også optaget af barselsorlovsstillinger, der ikke slås op. Man er klar over arbejdspresset og følger det nøje. Inden sommerferien gennemregnes økonomien med henblik på at se, om sparemålene opnås og om der skal ske omprioriteringer i efteråret, f.eks. hvis nogle af de afskedigede får andet arbejde. B-siden udtrykte bekymringer i forhold til, om der kommer en ny afskedigelsesrude og hvordan budgettet kommer til at se ud i 2015? Hvor meget kan LSUmedlemmerne fortælle deres kolleger? Kunne man være mere åben om, hvad ledelsen går og pusler med? Man efterlyste samtidig mere transparens omkring udmøntningen af besparelserne, f.eks. hvad frugtordningen har givet. CBR svarede, at LSU får en særlig information. Efter 2. kvartal får vi som nævnt bedre overblik. CBR kunne f.eks. tage det med i sin nyhedsmail. Budget 2015 er meget præmaturt endnu. CBR har været til dekanmøder og vil spørge på FALK, hvordan vi indtænker medarbejderinvolvering. Ad 3 D/Erfaringsopsamling på økonomiprocessen 2014 (bilag/ekstraheret referat af møde af Forslag til spørgsmål til brug under erfaringsopsamling ) giver det anledning til yderligere bemærkninger? CBR CBR henviste til sidste mødes drøftelse; der er nu igangsat en erfaopsamlingsrunde, der tager pulsen på processen og foreslog tilføjet et afsnit, der går generelt på økonomiprocessen. Hun ville gerne vide, om der udover bemærkningerne fra sidste møde var noget, LSU med udgangspunkt i inspirationsspørgsmålene ville have tilføjet. Herefter går besvarelsen til rektors mailboks og herefter samlet til HSU-drøftelse med henblik på fremadrettet læring i store processer. B-siden ønskede følgende tilføjet: Det har været meget ubehageligt at opleve i debatten omkring besparelserne, at man som administrativ medarbejder tilsyneladende ikke blev regnet som en ligeværdig kollega af en del af de øvrige fastansatte medarbejdere. Vi er på nogle møder og i offentligheden nærmest blevet omtalt, som Dansk Folkeparti plejer at tale om udlændinge. Der har været en manglende respekt for de administrative medarbejderes kompetencer, kvalifikationer, faglighed og arbejdsindsats. Der stortrives en dem-ogos tænkning på AU, som er destruktiv, og det er tydeligt, at en del medarbejdere udenfor administrationen reelt ikke har nogen som helst ide om, hvor mange opga-

3 ver, der bliver løst af administrative medarbejdere, og hvordan deres egen hverdag ville sejle, hvis ikke der var administrative medarbejdere ved AU. Set som menige administrative medarbejdere har det været helt uacceptabelt, at rektor og den øvrige ledelse, der altså også er ledelse for de administrative medarbejdere på AU, ikke tydeligere er skredet ind og har sagt fra både i debatten og konkret på møder. Det er helt absurd, som nogle medarbejdere tilsyneladende tror, at menige administrative medarbejdere sidder og opfinder deres egne arbejdsopgaver, og ledelsen bør tage ansvar og stoppe det her, hvis den ellers ønsker at fastholde kvalificerede administrative medarbejdere ved AU fremadrettet. Side 3/6 A-siden udtrykte forståelse for dette synspunkt. Ad 4 D/ Mailkultur (bilag) AF Christina T., Jetthe og AF har siddet i arbejdsgruppen, der mente, at vi i arbejdet med en god mailkultur bør starte hos os selv UDEN at det opfattes som en løftet pegefinger. Emnet bør tages op og drøftes i egen gruppe/enhed. B-siden mente, at det nogle steder kunne virke banalt, men fint med gode tips. Hanne spurgte ind til eventuel drøftelse på FALK og fordelene ved koordinering på tværs. Hertil svarede CBR, at konklusionen på FALK-drøftelsen havde været, at man ville lave det på eget VD-område og lade sig inspirere af hinanden, så det ikke opleves instruktivt. Det kører ad uformelle kanaler. Der var ros til arbejdsgruppen for et godt dokument, der rammer væsentlige ting. Godt, hvis vi lever op til det. Der var forslag om, at dokumentet til inspiration kunne lægges ind på medarbejderportalen, ligesom der kunne laves en morsom artikel, f.eks. i Omnibus, eller en historie til medarbejdere.au.dk. Ad 5 D/ Evaluering af MUS og indsatsen for kompetenceudvikling med fremadrettet AU KOM-fokus (bilag/au KOM-mailbesvarelse) CBR CBR oplyste, at det var næstformandens idé at bruge AU KOM-besvarelsen som afsæt til at se på det fremadrettet, da det var relevant at høre LSU s refleksioner og efterfølgende lade ledelsen byde ind. LSU drøftede herefter oplevelsen af MUS. CBR finder det vigtigt at tydeliggøre, at MUS er en gensidig samtale om den enkeltes kompetencer og behov set i relation til det job, man p.t. sidder i og de opgaver man skal løse. Der bør være en fælles forventningsafstemning, og det er både leders og medarbejders ansvar at fylde indhold i samtalen. Man talte også om efteruddannelse, karriereveje og kompetenceudvikling med større tydelighed i forhold til mulighederne. Deltagelse i konferencer er f.eks. også kompetenceudvikling.

4 B-siden mente, at mange på grund af organisationsforandringerne og besparelserne havde følt sig handlingslammede. Det kunne være en fordel med halvårlige møder med dialog om tilfredshed med eksisterende opgaver og udviklingsområder, så man havde noget at arbejde sig frem imod. Kompetenceudviklingsstrategi efterlystes. Side 4/6 A-siden slog fast, at der er sket et paradigmeskifte og vi må se, hvad vi kan gøre i de nye vilkår, f.eks. arbejde med strategiske sigtelinjer og genvinde følelsen af medindflydelse. Man medgav, at opfølgningen på MUS var mangelfuld. Hanne præciserede, at opfattelsen af MUS er at opgradere medarbejderen i forhold til jobfunktionen. Kompetenceudvikling er andet end kurser; kunne f.eks. være mentorordninger eller som føl at følge en kollega med ønskeopgaver. LSU nåede frem til, at der bør arbejdes videre med systematisk kortlægning af kompetenceprofiler i AU Kommunikation f.eks. for webmedarbejder, partnere, kommunikationsmedarbejder m.v. CBR foreslog en eller flere gruppe(r) nedsat, der skulle lave kompetencebeskrivelser for udvalgte funktioner og det at være medarbejder i AU Kommunikation samt tænke i strategier, og hvad der kunne understøtte disse. Endvidere bør der være klare udmeldinger om, hvor vi er på vej hen, så man kan se sig selv i det. Kompetenceudvikling skal gentænkes løbende. Konklusion: Der nedsættes en gruppe med henblik på udarbejdelse af kompetencebeskrivelser for udvalgte funktioner og det at være medarbejder i AU Kommunikation samt tænke i strategier og understøttelse af disse. A- og B-siden overvejer repræsentanter til gruppen og melder svar tilbage til CBR med c.c. til DLA. Ad 6 M/ Gensidig orientering 1. Orientering fra formand (projekt Tættere På ) og næstformand (TRvalg/LSU-valg) Der er udsendt personaleadministrative retningslinjer (vedtaget på HSU), der lægges på hjemmesiden. AU KOM har lavet egne retningslinjer, og der er ikke noget, der strider mod hinanden. Henriette gjorde opmærksom på, at punktet om flextid/dj måske skulle præciseres. Hanne undersøger nærmere. CBR om Tættere På : Ledergruppen kunne tænke sig at sætte arbejde i gang, forankret i ledergruppen, ovenpå besparelses- og organiseringsdrøftelser. Ledergruppen vil tage pulsen på oplevelsen af den service, vi leverer til vore brugere arbejdet er ikke helt materialiseret endnu. Lykke om valg til LSU: Man vil gøre en indsats for, at alle faggrupper og geografiske områder er repræsenteret. Hun vender tilbage med den nye sammensætning. CBR vender herefter tilbage med lederrepræsentanter. CBR op-

5 lyste, at hun efter TR-valget vil tage et møde med TR erne om Hvordan kunne vi tænke os fremadrettet - inden sommerferien. 2. Orientering fra diverse samarbejdsfora i AU Ingen. 3. Orientering fra Arbejdsmiljøgruppen/AF Der er brugt tid på varslede besøg af Arbejdstilsynet. CBR efterlyste en lille nyhed til vor portal om opfølgning på arbejdsmiljø/apv. Side 5/6 Ad 7 D/ Forslag til ændring af LSU-forretningsorden - i konsekvens af LSUreferaternes offentliggørelse på Medarbejderportalen efter mailgodkendelse (bilag/udkast til ny forretningsorden) CBR CBR mente, det var en god idé, at man umiddelbart efter LSU-mødet på enhedsmøderne kunne tale om, hvad LSU havde drøftet, så medarbejderne ikke følte sig afkoblet. LSU-referatet medtages også på følgende ledergruppemøde. Konklusion: Forslag til ændring af LSU-forretningsorden blev vedtaget under forudsætning af, at referatet udsendes til godkendelse hos LSU som hidtil, og at det er tydeligt for LSU, hvilke ændringer der evt. måtte være foretaget, inden referatet lægges på hjemmesiden. Ad 8 D/ Organisering og samarbejde (bilag vedlagt/yderligere 1 bilag følger senere) CBR B-siden havde på formøde drøftet de forskellige udfordringer ved matrixorganisationen, herunder udnyttelse af synergier og spørgsmålet om, hvorvidt man vidste, hvad hinanden lavede. A-siden taler vedvarende om det i ledergruppen og der er lavet Hvad laver vi i KOMbeskrivelser. Man vil gerne høre, hvordan medarbejdersiden oplever det. LSU drøftede herefter eksempler på manglende koordinering, bl.a. mellem Intern KOM, hovedområderne og Team Adm. CBR bemærkede, at Intern KOM er en specifik efterspørgsel fra medarbejderne. Fælles TRELLO (opgavestyringsværktøj) blev nævnt som et muligt redskab. Der holdes jævnlige møder mellem Ekstern KOM, Intern Kom, Team Adm m.v. Man skulle muligvis foretage et eftersyn. LSU drøftede endvidere ressourcesætning, herunder situationer hvor flere VDområder og BO-chefer skulle tages i ed i samme sag, hvilket gav store udfordringer. Man skal være bevidst om samarbejdsformer. A-siden konstaterede, at der er tale om ny tænkning - at alle tænkes ind og ressourcesættes. Det er vigtigt at synliggøre det samlede ressourceforbrug, og nødvendigt at

6 udfordre, om man skal involveres i alt fra starten. Der skal også være plads til at gøre tingene forskelligt ud fra forskellige udfordringer. Side 6/6 Konklusion: CBR vil bede Svend Aage Mogensen spørge rundt, om der er behov for at se på koordinering i forbindelse med Intern Kommunikation. Ad 9 Eventuelt Intet. Mette takkede for god ro og orden. Mødet hævet kl / dla