Ad. l- Valg af dirigent. Til dirigent valgtes Carina Jensen, der konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig.

Transkript

1 KI E LBERG t t ej e n dom sad m i n ise ~ at i o n År 2017, den 24. april kl afholdtes der ordinær generalforsamling i Ejerforeningen Gartnergården, hos Kielberg Ejendomsadministration, Hunderopvej 71, 5100 Odense C. Mødt var Henning Pedersen, 2 HD Holding ApS v/fuldmagt til administrator, Thi Cue Thuy Truong v/fuldmagt til administrator, Flemming Georg N. Schultz, Karin Bergholdt, Advokat Claus Vogel, Christian Brandt Jørgensen, Knud Bjørnholt, Marianne Kjær Jensen, Per Nyhuus v/fuldmagt til Helle Nyhuus, Julia Fakkenor, Jens Erik Blumensaadt Jensen, Erik Nielsen, Tine Lund Hansen, Teddy Tofte Hansen, Claus Damkilde Rasmussen, C. Dam v/fuldmagt til administrator og ejendomsadministrator Carina Jensen. Der blev behandlet følgende DAGSORDEN: l. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. 3. Resultatopgørelse og balance med påtegning af revisor. 4. Bestyrelsens forslag til budget for det løbende regnskabsår, herunder eventuelt ændring af fællesudgifterne for at øge vedligeholdelsesniveauet. 5. V al g af medlemmer til og suppleanter for bestyrelsen, der fungerer indtil næste generalforsamling, hvor valg er på dagsordenen. På valg er: Julia Fakkenor, Flemming Schultz og Jens Erik B. Jensen, der alle modtager genvalg. 6. Valg af revisor, der fungerer indtil næste generalforsamling, hvor valg er på dagsordenen. 7. Forslag fra bestyrelsen eller medlemmer -Bestyrelsen foreslår afholdelse af 1-2 arbejdsdage pr. år, for at reducere fællesomkostningerne og øge fællesskabet i ejerforeningen 8. Eventuelt. Ad. l- Valg af dirigent. Til dirigent valgtes Carina Jensen, der konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig. Ad. 2 - Bestyrelsens beretning for det seneste år. Formand Jens Erik Blumensaadt Jensen afholdt bestyrelsens beretning, som vedlægges dette referat. Han startede med at præsentere den nuværende bestyrelse. Der var følgende kommentarer til beretningen: Da der er mange tillæg til ejerforeningens vedtægter, har bestyrelsen fået lavet en sammenskrevet version af vedtægterne, som ligger på ejerforeningens hjemmeside disse kan også fremsendes til ejerne pr. mail, såfremt man skulle ønske dette. Der blev oplyst om, at man skal forvente at alle vinduerne skal skiftes inden for ca. 5-1 O år, og dette vil være en meget stor udgift, som vil kræve at der optages lån i ejerforeningen. Med hensyn til parkeringspladserne i gården, er der ikke plads til en bil på p-plads m. l. Bestyrelsen vil undersøge om man kan lave om på placeringen af parkeringspladserne, så der

2 !j en d o m sad m l n ist atio n bliver bedre plads til bilerne. Der er oprettet en lukket Facehook-side for ejerforeningen, bestyrelsen arbejder videre med dette. Der er efterhånden mange motorcykler i gården, så der er rift om pladsen, der blev talt om man evt. kan bruge en af parkeringspladserne til bil til motorcykelparkering. Det blev påpeget at man ikke må starte sin motorcykel eller knallert/scooter i gården, der er nogen der synes der bliver gasset meget op inde i gården, dette er ikke tilladt. Formanden takkede bestyrelsen, administrator, Flemming Nielsen som vedligeholder ejerforeningens hjemmeside og alle de medlemmer som kommer med gode input til bestyrelsen. Beretningen blev godkendt. Ad. 3 -Resultatopgørelse og balance med påtegning af revisor. Carina Jensen gennemgik regnskabet for 2016, som blev godkendt af generalforsamlingen. Regnskabet er godkendt af ejerforeningens revisor. Ad. 4 - Bestyrelsens forslag til budget for det løbende regnskabsår, herunder eventuelt ændring af fællesudgifterne. Carina Jensen forelagde budget for året 2017, som blev gennemgået og godkendt af generalforsamlingen. Forsikringen stiger meget i præmie, da der de seneste år har været en del skader. Der er indhentet tilbud fra 4 forsikringsselskaber, men det er ikke muligt på nuværende tidspunkt at få en billigere forsikring, på grund af foreningens skadesstatistik Forsikringsmægleren anbefaler at man afventer et par år, hvor der forhåbentlig ikke kommer nogen skader, hvorefter det burde være muligt at indhente bedre tilbud på forsikring. Der er afsat kr ,00 i budgettet til udskiftning af vinduerne i opgangene samt to altaner som er i meget dårlig stand. Prisen er ikke endelig, da bestyrelsen stadig er igang med forhandlinger med tømreren, så det kan blive billigere end det afsatte beløb. Vinduerne som bliver sat i, er træ/aluvinduer med støjreducerende ruder. Der er indhentet tilbud på Rationel vinduer og man afventer tilbud fra en anden vinduesproducent Vinduerne bliver uden matteret glas, og det bliver muligt at åbne vinduerne. Der var en diskussion om nødvendigheden af at skifte vinduerne i opgangen ud. En af de fremmødte mente godt at man kunne bibeholde de gamle vinduer, og blot skifte ruderne til termoglas. Formanden mente ikke dette var muligt, da termoglassene er meget tykkere end de nuværende glas. Såfremt man vælger kun at skifte ruderne, skal man desuden påregne udgift til maling af vinduerne, da dette ikke blev gjort da de andre vinduer blev malet, fordi man forventede at vinduerne skulle udskiftes.

3 K l E ~L BERG Flertallet af de fremmødte ønskede udskiftning af vinduerne. Vinduerne på bagtrapperne bliver ikke skiftet i denne omgang. ej e n dom sad m i n i strati o r. Bestyrelsen ønsker at hæve tællesudgifterne med kr. 2,00 pr. fordelingstal, således at man stiger ca. kr. l pr. måned, alt efter hvor stor en lejlighed man har. Mange af de fremmødte synes det er en god ide at sætte fællesudgifterne op, da bl.a. opgangene trænger til renovering. Alle de fremmødte syntes at renovering af opgangene er vigtigere end udskiftning af vinduerne på bagtrapperne. Der blev udtrykt utilfredshed med rengøring af opgangene. Nogle mente at opgangene kun bliver fejet og ikke vasket. Man vil gerne vide hvomår rengøringen kommer, så man kan se om det bliver gjort ordentligt. Det blev også nævnt, at det kan være svært at se om gulvet bliver vasket, da belægningen i opgangene er så slidt at det ser grimt ud uanset hvad. Der er mange døde insekter og tyggegummi i vindueskarmene. Nogle af de fremmødte synes det kwme være en god ide at lade beboerne sørge for at trapperne bliver vasket, da det er mange penge ejerforeningen kan spare ved dette. Administrator oplyste, at man ikke kan pålægge beboerne i de lejligheder der er lejet ud, at vaske trapperne, og derudover siger erfaringen at sandsynligheden for at kvaliteten bliver bedre ved at indføre denne ordning er meget lille. Administrator tager kontakt til rengøringsfirmaet, og beder dem stramme op på kvaliteten af arbejdet, og derudover skal de meddele hvomår der bliver vasket trapper, så man kan holde øje med, om det bliver gjort ordentligt. Renovering af opgangene, det vil sige maling samt udskiftning af gulvbelægningen vil beløbe sig til ca. kr ,00. En af de fremmødte tilbød at komme med tilbud op maling af opgangene, han vil mene det kan gøres for kr ,00 pr. opgang, hvis det er uden træværket. Det blev vedtaget, at fællesudgifterne stiger pr i henhold til forslaget fra bestyrelsen. Ad. 5- Valg af medlemmer til og suppleanter for bestyrelsen, der fungerer indtil næste generalforsamling, hvor valg er på dagsordenen. På valg er: Julia Fakkenor, Flemming Schultz og Jens Erik B. Jensen, som alle modtager genvalg Julia Fakkenor og Flemming Schultz blev sidste år valgt som suppleanter til bestyrelsen, men er i løbet af året indtrådt i bestyrelsen, da Carsten Krogh og Camilla Nexø er udtrådt afbestyrelsen. Alle tre medlemmer blev genvalgt til bestyrelsen. Bestyrelsen består herefter af følgende medlemmer: Julia Fakkenor, Gyldenløvesgade 6, l. tv. Flemming Schultz, Gyldenløvesgade 2A, st. th. Jesper Ræbild, fra Jela af 14. februar 2006 ApS, Hestehavevej 3, 8270 Højbjerg. (ejer af 14 ejerlejligheder i foreningen) Jens Erik Blumensaadt Jensen, Gyldenløvesgade 8, l. th. Claus Damkilde Rasmussen, Schacksgade 2, l. th.

4 Der skulle vælge 2 nye suppleanter til bestyrelsen. l KI ELBERG ej e n d o m s adm inistr ation Til suppleanter valgtes: Helle Nyhuus, Gyldenløvesgade 4, 2. th. Christian Brandt Jørgensen, Gyldenløvesgade 2A, 3. th. Ad 6 - Valg af revisor, der fungerer indtil næste generalforsamling, hvor valg er på dagsordenen. Carsten Starbæk blev genvalgt som revisor. Ad. 7-Forslag fra bestyrelsen eller medlemmer Bestyrelsen foreslår afholdelse af 1-2 arbejdsdage pr. år, for at reducere fællesomkostningerne og øge fællesskabet i ejerforeningen Julia Pakkenor forklarede, at grunden til at man har stillet forslaget er, at man ønsker at nedbringe nogle af de løbende vedligeholdelses udgifter i foreningen, og man derudover ønsker at der kommer et godt socialt miljø i ejendommen. Der var ikke stemning for, at maling af opgangene skal være en opgave som ejerne selv skal ordne på en arbejdsdag. For det første fordi, at det måske ikke vil blive udført håndværksmæssigt korrekt, og for det andet fordi, at det kan skræmme deltagere til arbejdsdagen væk, fordi det er en meget stor opgave. Opgaverne som man kan lave på en arbejdsdag, kan f.eks. være oprydning i gården, kælderen og på loftet samt andre små ting, som ikke kræver håndværksmæssig baggrund. Der er store problemer med, at der bliver stillet storskrald torskellige steder på fællesarealeme, især i gården står der ofte møbler m.v. Der er tit uvedkommende i gården, som roder i affalds- og flaskecontainere. Det blev foreslået at flaskecontaineren bliver fjernet, så det ikke tiltrækker uvedkommende til gården. Administrator undersøger om man kan få affaldscontainere med lås på, således at uvedkommende ikke kan få adgang til containerne. Man kan bestille gratis afhentning af storskrald hos Odense Renovation 2 gange årligt. Bestyrelsen vil besigtige gården ved næste bestyrelsesmøde, så man kan diskutere løsning på de forskellige problemer. Det blev nævnt, at andre ejendomme i området har fået nye todelte containere, som en del af en forsøgsordning. Der blev spurgt til, om man kan få flere containere op, da de forreste containere tit er overfyldte, fordi beboerne ikke gider fylde i de bagerste containere. Viceværten flytter rundt på containerne, så der bliver fyldt i alle containere. Der opfordres til, at man sørger for at bruge alle containerne, og ikke bare dem der står forrest.

5 K l E ~ L BERG ej e n dom sa d m i n i strati o n Forslaget om afholdelse af arbejdsdag blev vedtaget af de fremmødte. Der vil være et gebyr på kr. 200,00 pr. ejer, såfremt man ikke kommer til arbejdsdagen. Arbejdsdagen vil sikker blive afholdt i september måned. Ejerne vil tå nærmere besked herom. Bestyrelsen vil udarbejde et program for arbejdsdagen, hvor det fremgår hvilke opgaver man forventer der skal laves. Det blev foreslået, at en af opgaverne kunne være at få sat skilte på kælderrummene, eller få skrevet på dem med hvidt, hvilken lejlighed de hører til. Ad. 8-Eventue/L Ventilationsskaktene trænger til rensning. Lys på loftet virker dårligt. Man skal melde det til administrator hvis der er noget der ikke virker i ejendommen. Administrator Carina Jensen oplyste, at Kielberg Ejendomsadministrator er solgt pr til Azets, og ejendomsadministrationen vil derfor fremover hedde Azets Ejendomsadministration. Alle medarbejdere fortsætter som hidtil, og det vil derfor ikke give nogen forandring for ejerforeningen. Ejendomsadministrationen flytter til adressen Sverigesgade 2, l. sal pr. 18. maj Da ejendomsadministrationen fremover ikke længere er en del af et advokatfinna, vil administrator ikke længere have en klientkonto, hvor foreningens penge kan stå, så derfor skal der oprettes en konto til ejerforeningen. Administrator er i gang med at indhente tilbud på dette. Der er fortsat ledige kælderrum til udlejning, man kan kontakte administrator, såfremt man er interesseret i at leje et rum. Bestyrelsen vil desuden sørge for, at det bliver annonceret på hjemmesiden. Der blev spurgt til, hvorfor det ikke er tilladt at holde husdyr i ejendommen. Det er en beslutning der er truffet på en generalforsamling. Grunden til at man ikke ønsker husdyr i ej en dommen er, at det kan være til gene for de omkringboende beboere, det kan være ved støj, lugt eller allergi. Administrator oplever at flere og flere ønsker at købe lejlighed i ejendomme hvor der ikke er tilladelse til husdyrhold. Foreningens medlemmer er velkommen til at stille forslag om ændring af bestemmelsen til næste generalforsamling. Der er stadig problemer med, at der ligger cigaretskodder på jorden, som bliver smidt ud fra altanen. Bestyrelsen vil se på dette ved næste bestyrelsesmøde. Udlejere har mulighed for, at skrive i lejekontrakten at det ikke er tilladt at ryge i lejligheden. Der blev spurgt til, om det er ejerforeningens vedligeholdelsespligt hvis et toilet er stoppet. Det er det hvis problemet er i den lodrette faldstamme. Fra den lodrette del af faldstammen og op i toilettet, er det ejerens vedligeholdelsespligt.

6 KI ELBERG ' -ej en do m sad m i n 1stration En af ejerne har opdaget, at der ikke er jord i stikkontakterne i lejligheden. Der er forberedt til det, men det er ikke trukket ind til lejligheden. Administrator og bestyrelsen undersøger om ejerforeningen er forpligtiget til at få dette lavet, eller om det er de enkelte ejeres forpligtigelse. Generalforsamlingen hævet.

7 Ejerforening Gartnergården Generalforsamling d. 24. april 2017 Side 1 af2 Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år: Generalforsamling afholdt i Ejerforeningen Gartnergården d. S. april2016. Bestyrelsen har siden generalforsamlingen afholdt 5 møder (3/5, 13/9, 15/11, 24/1 og 15/3) Bestyrelsens arbejde har i det forløbne år været koncentreret om udvendig maling af vinduerne og sammenskrivning af vedtægterne, som omtalt på generalforsamlingen sidste år d. 5. april. Eksemplar af de sarnmenskrevne vedtægter er udsendt med dagsordenen til denne generalforsamling. Bestyrelsen har derudover beskæftiget sig med: Vedligeholdelse af ejendommen Bestyrelsen har indgående diskuteret hvilke vedligeholdelsesopgaver der er mest presserende af hensyn til at bevare ejendommen i bedst mulig stand. Følgende dele af ejendommen har været diskuteret i forhold til vedligeholdelse: Vinduer- udskiftning til termoruder i alle opgange Udskiftning af varmemålere Udskiftning af hoveddør opgange + låsesystem Maling af opgange Gulvbelægning af fortrapper Faldstammer- badeværelser Renovering af gården Bestyrelsen har diskuteret om det relativt store behov for vedligeholdelse skal fremskyndes ved at øge fællesomkostningerne. En forøgelse af budgettet med vil medføre en forøgelse af fællesomkostningerne med lidt over 2 kr. pr. fordelingspoint, hvilket vil svare til en forøgelse på kr. pr. måned for de fleste lejligheder. Bestyrelsen foreslår at fællesudgifterne for det kommende år forbliver uændret, men tager emnet op til diskussion på generalforsamlingen. Trappevask og vinduspolering Bestyrelsen har grundet diskussionerne omkring trappevask på sidste års generalforsamling pr. 30. juni 2016 indgået serviceaftale med Skibhus Rengøring & Vinduespoling Aps omkring trappevask og vinduespolering i opgangene. Det er bestyrelsens indtryk at kvaliteten af det udførte arbejder er tilfredsstillende. Uoverensstemmelse mellem en ejer og lejer Ejerforeningens bestyrelse har været indblandet i en uoverensstemmelse mellem en ejer og vedkommendes lejer omkring føring af kabel gennem kælder, kældervindue og over fortovet tillejerens køretøj. Bestyrelsen havde gennem meget lang tid påpeget over for en af ejerne, at en lejer uretmæssigt havde koblet et kabel til ejerforeningens net. Det viste sig ikke at være tilfældet, men at kablet var ført tillejerens lejlighed via udluftningskanal. Bestyrelsen har over for lejeren, lejerens advokat og ejeren omkring uoverensstemmelse gjort gældende at den ikke vil have kabler ført gennem luftkanalen, kælderen, åbenstående vinduer og over fortov, og meddelt at uoverensstemmelsen er ejerforeningen uvedkommende. Bestyrelsen har over ejeren indskærpet at: at det er op til ejeren at lejeren dokumenterer, at der mellem lejeren og ejerforeningen er indgået aftale om føring af kablet at der ikke er sket konstruktive ændringer af ejendommen, og at omkostninger til evt. udbedring er ejerforeningen uvedkommende. C:\Users\iei\Oocuments\Data\Privat\Gyldenloevesgade\Bestyrelse\Moeder\Generalforsamling \Generalforsamllng Bestyrelsens beretning.docx /JEJ

8 Ejerforening Gartnergården Generalforsamling d. 24. april 2017 Side 2 af2 Foreningens udlejning af større kælderrum og p-pladser Bestyrelsen har gennemgået alle de lejemål ejerforeningen har med ejere/lejere. Dette arbejde resulterer l at alle lejekontrakter vil blive fornyet, herunder sikring af indeksregulering af lejen. Affald i gi5rden og effekter pi afsatser ved loftsrummene På grund af et stigende problem med affald der flyder i gården og effekter der efterlades på afsatserne ved loftsrummene, har bestyrelsen udarbejdet skiltning og lavet opslag i opgangene, der skal huske ejere/lejere på hvordan man skal forholde sig til affald og de fælles arealer. Hjemmeside Hjemmesiden er opdateret med hjælp fra Flemming Nielsen, ejeren af Gyldenløvesgade 4, l. th., bl.a. med en opdateret udgave af beboerinformationen. Udskiftning af terrassedøre og vinduer l forbindelse med den udvendige maling af vinduerne blev der konstateret råd i et par af terrassedørene. Disse bliver udskiftet snarest, og bestyrelsen har besluttet at disse udstyres med lyddæmpende glas. Samme løsning vil blive anvendt ved udskiftning af vinduerne i opgangene, der p.t. et med et lag glas. C:\Users\jej\Documents\Data\Privat\Gyldenloevesgade\Bestyrelse\Moeder\Generalforsamling \Generalforsamllng Bestyrelsens beretnlng.docx /JEJ