MARSELISBORG GYMNASIUM. Referat af bestyrelsesmøde tirsdag den 29. marts 2011 kl 15:30

Transkript

1 1 Referat af bestyrelsesmøde tirsdag den 29. marts 2011 kl 15:30 Tilstede ved mødet: Erik Meineche Schmidt, Kjeld Holm, Lars Fournais, Marianne Rosenholm, Margrethe Bogner, Asbjørn Arildsen, Johan Møller Dybro, Claus Just Andersen, Kjeld Knudsen Jensen og Arvid Bech Revisor Susanne Varrisboel, PricewaterhouseCoopers, deltog i mødet under punkt 3 Årsregnskab og økonomi. Arkitekt Michael Hylleborg, Sahl Arkitekter, deltog i mødet under punkt 4 Bygninger. Sekretær: Per S. Andreassen ad 0 ad 1 ad 2 ad 3 Underskrivelse af referat Referat fra mødet den 12. januar 2011 blev underskrevet. Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen blev godkendt. Præsentation af nyt bestyrelsesmedlem Erik Meineche Schmidt (EMS) bød det nye medlem af bestyrelsen, adm. direktør Lars Fournais, velkommen. Herefter fulgte en gensidig præsentation af bestyrelsen. Årsregnskab og økonomi Revisor Susanne Varrisboel (SV) gennemgik årsrapporten og revisionsprotokollatet. Årsrapporten udviser et resultat af gymnasiets aktiviteter på 1,8 mio kr og en negativ egenkapital på 0,4 mio kr. SV pointerede, at der er tale om en forbedring af årsresultatet for 2010 på 0,9 mio kr sammenholdt med 2009, og at stigningen kan henføres til overtagelsen af bygningen, der isoleret set har bidraget med 3,2 mio kr. Skolen har således modtaget nye bygningstilskud i 2010 svarende til 4,8 mio kr, mens de nye bygningsomkostninger i 2010 har beløbet sig til 1,6 mio kr. Alt andet lige har den øvrige drift dermed udviklet sig negativt i forhold til 2009 med 2,3 mio kr. Per Selmann Andreassen (PA) gennemgik årsregnskabet set i forhold til halvårsregnskabet, hvor den væsentligste afvigelse findes under bygningsdriften, hvor regnskabet udviser et underskud i forhold til forecastet på 1,7 mio kr. PA forklarede afvigelsen på bygningsdriften med, at der i halvårsregnskabet ikke var indregnet, at skolen med overtagelsen af bygningen selv skulle betale leje af idrætsfaciliteter udenfor skolen samt de opsatte pavilloner. Endvidere forøges omkostningerne med ejendomsskatten. Meromkostningerne hertil er i alt på 1,1 mio

2 2 kr. Desuden har der i 2010 været flere renoveringsprojekter på skolen. Kælderrum, kantine og udendørs trappe har gennemgået en betydelig renovering, som samlet har belastet driftsregnskabet med 0,7 mio kr. Specielt renoveringen i kælderen har vist sig dyrere end budgetteret. SV pointerede i sin gennemgang af revisionsprotokolatet, at SV som følge af den store overskridelse af kælderprojektet har drøftet forbedringsmuligheder i den løbende opfølgning på byggeprojekter og herunder anbefalet, at der indføres nye rutiner til imødegåelse af overskridelser på de efterfølgende byggeprojekter. Arvid Bech (Be) oplyste, at der nu er indført nye rutiner, som tager højde herfor. EMS pointerede, at overskridelse af økonomien i forbindelse med byggeprojekter skal undgås, specielt når de kommende byggeplaner til 70 mio kr tages i betragtning. Be oplyste, at SAHL Arkitekter sammen med Søren Jensen Tegnestue er totalrådgivere i forbindelse med påbuddene fra Arbejdstilsynet samt bygherrerådgivere i forbindelse med den nye undervisningsfløj og den nye multihal, og at SAHL Arkitekter sammen med Søren Jensen Tegnestue er medvirkende til at sikre økonomistyringen. SV omtalte desuden vigtigheden af at forbedre og udbygge gymnasiets økonomistyring og den løbende perioderapportering. PA oplyste, at der har været ekstra fokus på periodisering og afstemning af alle væsentlige konti, således at der i 2011 er mulighed for at lave mere brugbare økonomirapporteringer. Bestyrelsen besluttede, at der fremover skal laves kvartalsregnskaber udover de aftalte halvårsregnskaber. Under gennemgangen af årsrapporten var der desuden fokus på frafaldsprocenten på 2,0 %, hvilket af bestyrelsen blev opfattet som et acceptabelt resultat. Dette er imidlertid et nettotal (beregnet som elever, der forlader skolen fratrukket elever, der kommer til i løbet af et undervisningsår). På opfordring af Margrethe Bogner (MB) besluttedes det at sætte en nærmere belysning af frafaldet på dagsordenen ved det seminar, der afholdes senere på foråret. Be omtalte i øvrigt skolens fastholdelsespolitik som et aktivt virkemiddel. Endelig var der fokus på profilen mm i personalet, og bestyrelsen ønskede en gennemlysning af personalesituationen, hvilket ligeledes vil komme på dagsordenen ved det kommende seminar. Be gennemgik planerne for reorganisering af kantinen, idet skolen ønsker en personaleforening med en bestyrelse til at drive kantinen. Be fremlagde budget for den fremtidige kantine.

3 3 Bestyrelsen godkendte planerne for reorganiseringen af kantinen. ad 4 Bygninger EMS påpegede nødvendigheden af en ny undervisningsfløj, idet de nuværende undervisningsfaciliteter er utilstrækkelige, og Be supplerede med, at skolen kan komme til at mangle idrætsfaciliteter i de kommende år, hvis der ikke bygges en hal. Lars Fournais (LF) spurgte, om skolen forventer flere elever som følge af byggeplanerne, idet der samtidig er tale om en hård økonomisk belastning. Hertil svarede Be, at han forventer, at skolen kan være et mere attraktivt tilbud til kommende elever, og at det derfor forventes at smitte af på den i forvejen fine søgning til skolen. Arkitekt Michael Hylleborg (MH), Sahl Arkitekter, gennemgik organisationsdiagrammet i forbindelse med bygherrerådgivningen. EMS undrede sig over, at det var nødvendigt at have en formel styregruppe, når den var identisk med skolens rektor og vicerektor, som jo under alle omstændigheder har det ledelsesmæssige ansvar. Hertil svarede MH, at det var helt normalt med to personer fra den daglige ledelse til at udgøre styregruppen, og at det er nødvendigt, da der løbende i processen skal tages hurtige beslutninger. Kjeld Holm (KH) ønskede, at styregruppen udvidedes med EMS, og resultatet blev, at EMS indgår i styregruppen som associeret medlem. Be oplyste, at EMS løbende informeres, bl.a. med referater fra diverse byggeudvalgsmøder. Herefter godkendte bestyrelsen organisationsplanen. EMS gennemgik en oversigt over den forventede bygningsøkonomi i 2015, som viste et positivt drifts- og likviditetsresultat. MH omtalte kort skriftet vedr organisation og kommissorier, som tages i brug i tilfælde af tvister. MH gennemgik etapeopdelingen i forbindelse med fase 1, som omhandler påbuddene fra Arbejdstilsynet hørende til den gamle hovedbygning. MH orienterede om, at der var tale om en omvendt licitation, således at de økonomiske rammer for fase 1 vil være kendte på forhånd. Hvis der opstår uforudsete omkostninger i forbindelse med fase 1, vil de økonomiske rammer for fase 2, som består af den nye undervisningsfløj og den nye multihal, blive justeret. Med eventuelt justerede økonomiske rammer vil planerne for undervisningsfløjen og multihallen tilsvarende blive justeret. MH forsikrede bestyrelsen om, at økonomiansvaret ligger hos bygherrerådgiveren.

4 4 Bestyrelsen bekræftede beslutningen om at optage et lån på 80 Mkr., som dels kan forrentes og afdrages af bygningstaksametrene og dels, i henhold til de foreliggende overslag, kan finansiere det samlede projekt. Bestyrelsen ønskede dog på ny at bekræfte projektets fase 2, når udgifterne til fase 1 er kendt. ad 5 ad 6 ad 7 Søgetal og studieretninger Be gennemgik fordelingen af ansøgerne på de forskellige studieretninger. Der kan laves 9 klasser, der peger frem mod hele studieretningsklasser, således at der ikke er behov for blandede studieretninger. Be oplyste, at der i Århus by vil være 5 ekstra klasser, der skal placeres. Der var dog enighed i bestyrelsen om, at Marselisborg Gymnasium ikke bør have mere end de planlagte 9 klasser på grund af de forestående byggeplaner. Elevtrivselsundersøgelse Punktet blev udskudt til bestyrelsesseminaret 31. maj Asbjørn Arildsen (AA) spurgte, om det var muligt at få mere materiale fra undersøgelsen, så det kunne fremlægges i elevrådet, og hertil svarede Be, at der pt arbejdes på at tage udtræk af undersøgelsen, således at der sikres en vis grad af anonymisering. Eventuelt Johan Møller Dybro (JMD) pointerede vigtigheden af, at bilag mm til bestyrelsesmøderne blev lagt ud i god tid, således at de enkelte punkter kan tages op i elevrådet. Hertil svarede EMS, at vi fremadrettet vil forsøge at rette op på det. referent Per S. Andreassen

5 5 Til godkendelse af referatet: Erik Meineche Schmidt Margrethe Bogner Kjeld Holm Marianne Rosenholm Lars Fournais Johan Møller Dybro Asbjørn Arildsen Kjeld Knudsen Jensen Claus Just Andersen Arvid Bech