Bilag november 2014 Affald & Trafik

Transkript

1 Bilag 3 Beskrivelse og vurdering af Potentiale i funktionsudbud, partnering eller rammeaftaler for asfaltvedligehold Besvarelse af udsendt spørgeskema DOB I/S 1 4. november 2014 Affald & Trafik

2 Læsevejledning til Horsens Byråd Kære Politikere Dette er et spørgeskema som Horsens Kommune har udsendt til følgende asfaltentreprenører: 1. NCC Roads A/S 2. Arkil Asfalt A/S 3. Colas Danmark A/S 4. Munck Asfalt A/S 5. Pankas A/S 6. Lemminkäinen A/S 7. DOB I/S (Dansk Overflade Behandling A/S) 8. Inreco A/S 9. SR-Gruppen A/S 10. Horsens Kommune, Service og Beredskab Spørgeskemaet blev udsendt den 14. maj 2014 med en svarfrist til den 6. juni Svarfristen var valgt ud fra at Horsens Kommune havde licitation på 2. runde af asfaltarbejder denne dag, og entreprenører om ønsket kunne medbringe svaret denne dag. Den 6. juni var der ikke indkommet svar på spørgeskemaet, og de entreprenører der var mødt frem til licitationen begrundende den manglende besvarelse med ekstrem travlhed med tilbudsudregning m.m. Endelig bemærkede man, at spørgsmålene fra Horsens Kommune havde et meget stort omfang. Fristen blev herefter forlænget til den 14. juni 2014 kl og ved fristens udløb var der indkommet besvarelser fra: a) NCC Roads A/S b) Arkil Asfalt A/S Et lille stykke tid efter fristens udløb kom yderligere besvarelse fra: c) DOB I/S Horsens Kommunes spørgsmål og betragtninger er skrevet ind i tekstbokse med blå baggrund, som denne tekstboks Entreprenørens svar er afleveret som råtekst, der efterfølgende kopieret ind i gule tekstbokse, som denne, for læsbarhedens skyld. Der er ikke redigeret i entreprenørernes svar og svarende er bragt i deres fulde længde. Alle pdf-filer vedrørende Beskrivelse og vurdering af potentialet i funktionsudbud, partnering eller rammeaftaler for asfaltvedligehold sendes til asfaltentreprenørerne til orientering. God fornøjelse med læsningen 4. november

3 Indhold Indhold 0. Indhold Introduktion til asfaltentreprenører Lidt om jeres baggrund som asfaltentreprenør Flerårig aftale med lang tidshoristont (8 15 år) Flerårig aftale med kortere tidshorisont (3 til 5 år) Enårige entrepriser opdelt entreprisemæssigt efter jobtyper Helhedsorienteret drift Økonomi Administrativt og eksterne rådgivere Ordet frit Asfaltentreprenørens anbefaling til Horsens Kommune

4 1. Introduktion til asfaltentreprenører 14. maj 2014 Kære asfaltentreprenører Horsens Kommune er, på lige fod med den øvrige offentlige sektor, løbende på udkig efter måder at gøre tingene smartere eller mere effektive på, i den hensigt enten at få mere værdi for pengene, eller at reducere omkostningerne til de opgaver vi udfører. I den sammenhæng vedtog Byrådet i forbindelse med budgetbehandlingen for 2014, som fandt sted i august 2013, at driften af vore asfaltbelægninger skal gøres til genstand for en mere tilbundsgående analyse, med særligt fokus på potentialet i funktionskontrakter eller partneringkontrakter (flerårige rammeaftaler). I denne sammenhæng vil der også indgå en analyse/vurdering af fordele og ulemper ved de forskellige modeller. Horsens Kommune har en formuleret politik om at vi arbejder for helhedsorienteret drift og myndighedsbehandling. I denne sammenhæng vil det sandsynligvis betyde, at en eventuel anden måde at løse driften af asfaltbelægninger på, bør beskrive følgende: Veje udenfor tættere bebygget område: Entydig placering af ansvaret for driftsopgaver der har indflydelse på asfaltbelægningernes levetid: 1) Drift og fornyelse af asfaltbelægninger. Udfaldskrav. 2) Drift og fornyelse af rabatarealer (Kantfyldning, rabathøvling, afstribning, afvanding). Udfaldskrav? Nødvendig vedligehold for at entreprenøren kan stå inde for 1)? 3) Levetid for belægninger. Udfaldskrav for asfaltbelægninger er ofte skadespoint, der alene beskriver overfladen. Hvorledes beskrives udfaldskrav til forberedende/levetidsforbedrende arbejder? 4) Sammenhæng i økonomi så økonomi/ansvar hænger sammen. 5) Fastlåsning af økonomi fordele og ulemper? 6) Optimal aftalelængde? 7) Effektiviseringspotentiale 8) Andet? Veje indenfor tættere bebygget område: Entydig placering af ansvaret for driftsopgaver, der har indflydelse på asfaltbelægningernes levetid og helhedssyn på opgaver, der hænger sammen. F.eks. kan følgearbejderne for et nødvendigt asfaltarbejde have store konsekvenser i form af udskiftning eller opretning af kanstene og fortove, der ofte vil udgøre et væsentligt større beløb end selve asfaltarbejdet: 1) Drift og fornyelse af asfaltbelægninger. Udfaldskrav. Udfordring med ledningsarbejder. Hvordan beskrives udfaldskrav til en funktionskontrakt. 2) Drift og fornyelse af kantsten og fortovsbelægninger, som et nødvendigt følgearbejder forud for nyt asfaltslidlag. 3) Udskiftning af rendestensriste og genetablering af kørebaneafmærkning, spoler til lyssignaler m.m.. 4) Myndighedsbehandling af opgravningstilladelser. Del af entreprenørkontrakt? 5) Tilsyn med ledningsopgravninger og retableringer, der dårligt udført har indflydelse på asfaltbelægningers levetid. 6) Sammenhæng i økonomi. Hvordan får man kontraktmæssigt arbejder udenfor og indenfor bebygget område til at hænge sammen, så man ikke suboptimerer f.eks. landområder på bekostning af byområder. Ideélt set bør det være muligt fra år til år at ændre balancen imellem investeringer i land og by, afhængig af vejenes tarv. 4

5 7) Fastlåsning af økonomi fordele og ulemper? 8) Optimal aftalelængde? 9) Effektiviseringspotentiale? 10) Andet? Horsens Kommunes administrative personale og eksterne rådgivere: 1) Ændring eller nedlæggelse af administrativ bestillerfunktion? 2) Myndighedsopgave? 3) Fagtilsyn? 4) Effektiviseringspotentiale? 5) Andet? 6) Ekstern rådgivning. Tilstandsvurdering, Målinger af vejteknisk tilstand (bæreevne, sporkøring, friktion etc.). Økonomi. Effektivisering eller forøgede omkostninger. I rapporten til Horsens Byråd vil indgå indhentede informationer fra: Vejdirektoratets vurderinger og anbefalinger vedrørende funktionsudbud og partnering. Indhentede erfaringer vedrørende funktionsudbud fra kommune eller kommuner. Indhentede erfaringer og anbefalinger fra asfaltentreprenører. Affald og Trafiks analyse og vurdering af det indsamlede materiale. Jeg forventer, at I kommunikerer jeres vurderinger uden filter, og kalder en spade for spade lige som vi plejer, når vi drøfter tingene. Men for god ordens skyld skal samtidig understreges, at det ikke er tanken, at svarene er anonyme. De vil blive videreformidlet med oplysninger om hvilket firma og hvilken medarbejder der har udfyldt skemaet. Det er naturligvis frivilligt at hjælpe os med dette skema, men jeg vil være meget taknemmelig for jeres hjælp. At udforme et spørgeskema er en stor udfordring, da der hurtigt kan blive en grad af styring i denne. Jeg har valgt at undlade skemaformen, men lagt op til prosaformen for at give entreprenøren maksimal frihedsgrad. For at svarene alligevel skal passe ind i samme sammenhæng, har jeg dog formuleret nogle overskrifter, som en ramme for jeres svar. MEN der er plads til alle jeres synspunkter om ikke andet under overskriften Ordet frit. I denne indledning er der luftet nogle problemstillinger og understreget ønsket om en helhedsorienteret drift, hvor økonomisk/teknisk ansvar og kompetencen til at udfylde en sådan aftale skal hænge sammen. Dette indebærer også, at en aftalemodel skal skabe helhed i hele vejnettet både på land og i by. På forhånd tak. Steinar Sørensen 5

6 2. Lidt om jeres baggrund som asfaltentreprenør. Jeg vil gerne vide lidt om, hvor omfattende jeres erfaringer er med funktions- og partnering/rammeaftaler. a) Hvor mange funktionskontrakter har I og igennem hvor mange år har I arbejdet med dem? b) Hvor mange partneringaftaler eller rammeaftaler har I og igennem hvor mange år har i arbejdet med dem? Entreprenørens beskrivelse Vi har erfaring med funktionskontrakter i og med at vi udfører meget overfladebehandling i disse kontrakter. Vi arbejder som andet led idet DOB typisk er underentreprenør for de gængse asfaltfirmaer som hjemtager og varetager kontrakterne. a) Vi har i 19 funktionskontrakter i samarbejde med vores moderselskaber og samarbejdspartnere. Vi har arbejdet med funktionskontrakter siden 2004, hvor vores moderselskaber vandt de første kontrakter. b) Vi har i alt 4 partneringsaftaler/rammeaftaler, som vi igen har i samarbejde med vores moderselskaber og samarbejdspartnere. Dem har vi udført overfladebehandling i siden år

7 3. Flerårig aftale med lang tidshoristont (8 15 år) Funktionskontrakter bliver ofte fremhævet for bl.a. følgende: a) Styring efter skadespoint kombineret med lang kontraktperiode giver ofte entreprenøren et incitament til at investere mange penge i de første år, og få penge i de sidste. Altså en form for afbetalingsordning for kommunen. b) Et fremrykket vedligehold hvor slidte åbne vejbelægninger lukkes, fremhæves ofte som et billiggørende element, da vandnedtrængning i underlaget accelererer nedbrydning af belægninger. c) Frit valg af belægninger uden begrænsninger eller med få begrænsninger som f.eks. forbud af OB-belægninger på gennemfartsveje, cykelstier og i byer fremhæves ofte som et billiggørende element. d) Funktionskontrakter udråbes ofte som velegnede udenfor tættere bebygget område og mindre velegnede indenfor tættere bebygget område. e) Det er kompliceret at gennemføre kontraktændringer i perioden og bestiller må leve med at entreprenøren som udgangspunkt bestemmer i kontraktperioden. f) Aftaleformen stiller store krav til at samle opgaver der kan påvirke asfaltbelægningens levetid hos entreprenøren. g) Aftaleformen har ry for at fremme køb af asfalt på afbetaling. Endelig er følgende interessant for os: h) Asfaltteknologi og regler (f.eks. afmærkning af vejarbejder) ændrer sig løbende over tid. Hvordan sikrer Horsens Kommune sig en fornuftig kontrakt på dette grundlag. i) Entreprenørens anbefaling til Horsens Kommune vedrørende funktionskontrakter. j) Hvad er den ideelle kontraktlængde? k) Hvordan vil denne kontraktform påvirke kvaliteten af vore veje. Umiddelbart er vores vurdering at kontrakter som strækker sig over en 4-årig periode er at gamble både teknisk og økonomisk for alle parter. Trafikintensitet, trafikmønster, underlagets beskaffenhed ved overtagelse samt fremtidige strategiske beslutninger omkring udbygning af industriområder, beboelsesområder m.m., gør det svært at gennemskue det rigtige valg af belægningstype år 0. Erfaring viser, at der er et meget nuanceret forhold til hvilke krav og i hvilket omfang belægninger skal leve op til ved kontraktens udløb. Vores umiddelbare vurdering som et primært OB-firma er, at overfladebehandlinger er et fremragende godt produkt, hvis og såfremt det bliver udlagt på de rigtige steder under de rigtige forhold. Dog er tendensen at dette produkt ofte bruges som prispresser, herunder at få totalsummen ned, uden at tage højde for de forskellige OB tyder der findes herunder ikke mindst bitumenvalg. - Med andre ord er det typisk den laveste fællesnævner der vinder i disse langvarige funktionskontakter og dette er ikke til gavn på langt sigt hverken for borgerne, kommunen eller entreprenøren. 7

8 4. Flerårig aftale med kortere tidshorisont (3 til 5 år). Partneringaftaler/rammekontrakter bliver ofte fremhævet for bl.a. følgende: a) Flerårige aftaler skaber tryghed for entreprenøren, der kender sin ordrebeholdning i en længere periode. b) Et større volumen i udbuddet i kraft af flere års asfaltarbejde contra vore nuværende et-årige udbud, giver øget konkurrence. c) Asfaltentreprenøren kan komme tidligere i gang på sæsonen, når man ikke skal afvente udbud, og får en øget chance for en bedre udnyttelse af materiel og mandskab. d) Partneringaftaler er mere fleksible, da bestiller og entreprenør indenfor rammerne af aftalen, aftaler hvilke arbejder der skal udføres i de enkelte år. e) Partneringaftaler har ry for at være velegnede indenfor tættere bebygget område, hvor mange elementer indgår. f) Partneringaftaler indbyder ikke til køb af asfalt på afbetaling. Endelig er følgende interessant for os: g) Asfaltteknologi og regler (f.eks. afmærkning af vejarbejder) ændrer sig løbende over tid. Hvordan sikrer Horsens Kommune sig en fornuftig kontrakt på dette grundlag. h) Entreprenørens anbefaling til Horsens Kommune vedrørende partneringaftaler. Partneringkontrakter/rammeaftaler vurdere vi, er en god løsning til at sikre sig en god og holdbar kontrakt både for kommunen og entreprenøren. Dels er der mere kontakt og dialog mellem entreprenøren og kommunen og dels kan man i fællesskab fremkomme med løbende alternative belægningstyper/løsninger. Kommunen/udbyderen fastholder også ekspertisen indenfor fagområdet, til gavn på lang sigt. Partnering er oftest anvendt indenfor bynære områder, da der er mange forhold der spiller ind på den løbende vedligeholdelse. 4 årige rammeaftaler bliver ofte lavet både i by og land og ses mere og mere anvendt, da det er en overskuelig periode for alle parter og stadig med store fordele. Der er løbende dialog omkring fornuftige løsningsmuligheder og der er en god fleksibilitet i kontrakten både for kommunen og entreprenøren. 8

9 5. Enårige entrepriser opdelt entreprisemæssigt efter jobtyper. a) Dette er den model Horsens Kommune udbyder efter p.t. b) Modellen er velegnet til at blive tilpasset efter regelændringer og asfaltteknologi. c) Volumenet pr. entreprise er beskedent. d) Værktøjskassen er stor, f.eks. kan remix-belægninger med mulighed for alternativer udbydes e) Modellen giver ingen mulighed for køb af asfalt på afbetaling. f) Løsninger vælges af bestiller men der er en grad af vidensdeling imellem bestiller og entreprenører. En gængs udbudsform, hvor vi som firma har mulighed for at byde direkte. Det er en kortsigtet løsning, hvor det typisk kun er prisen der er afgørende. Her kunne man med fordel gøre gavn af firmaernes ekspertise og vurdere strækninger sammen og dermed give mulighed for at højne standarden med alternative løsninger. 9

10 6. Helhedsorienteret drift. a) Hvordan effektiviserer Horsens Kommune sin asfaltdrift? b) Hvilke opgavetyper bør indgå i en eventuel flerårig opgaveportefølje? c) Hvilken eller hvilke modeller bør porteføljen bestå af? d) Hvordan sikres effektiv implementering af ny asfalteknologi. e) Hvordan håndteres regelændringer? f) Kan der indgå et element af afbetaling i modellen (funktionskontrakt). g) Hvordan sikres kvaliteten (løsninger med lang levetid). Hvordan sikres sammenhæng imellem by og land, så det ene område ikke suboptimeres på bekostning af det andet. Fastlåste kontrakter med fastlåst beløb til asfaltvedligehold er IKKE nogen fordel, hvis de kun dækker en del af vejnettet. Ved rammeaftaler/partnering er kommunen og entreprenøren i løbende dialog omkring de bedste løsninger på vejnettet. Den oftest 4-årige aftale medfører også, at der opstår et tæt og tillidsfuldt forhold mellem parterne som tillige kan være med til at man i samarbejde kan udvikle nye løsninger til gavn for begge parter. Prisen er som oftest den afgørende faktor, med ved at begge parter i rammeaftaler er i dialog omkring den rette løsning til veje på land og i by, opnår man mere holdbare løsninger, da det ikke kun er billigste pris der er altafgørende. 10

11 7. Økonomi. Markedet er presset i disse år, og priserne for asfaltarbejde er lave. a) Hvad er effektiviseringspotentialet over en flerårig periode, ved at gå over til andre udbudsformer og længere kontraktperiode. Skøn over den under punkt 4 foreslåede løsning. Kommunens budgetter pristalsreguleres efter et løntungt prisindeks. Asfalt påvirkes p.t. meget af prisen på olieprodukter. Hvordan bør man pristalsregulere en 15-årig kontrakt? 15 år er meget lang tid. Hvordan bør man indrette ophævelsesklausuler, hvis bestiller eller entreprenør ønsker at komme ud af kontrakten i utide. A) Se under punkt 6 11

12 8. Administrativt og eksterne rådgivere. Funktionsudbud plejer at bygge på et aftalt antal skadespoint og en aftalt udvikling i disse i kontraktperioden. a) Skadespointene bedømmes af en uvildig rådgiver, godkendt af både bestiller og udfører, typisk Vejdirektoratet, Grontmiij eller COWI, der kører vejsyn. Arbejder udføres p.t. af uvildig rådgiver med en tredjedel af vejnettet årligt, hvilket formentlig er et fornuftigt niveau. b) Hvilke øvrige ydelser kan der være god fornuft i at købe, for at have et godt kontraktgrundlag. Hvordan vil den under punkt 4, af entreprenøren foreslåede udbuds-/aftalemodel påvirke Horsens Kommunes administrative personale. c) Besparelsespotentiale? d) Ændret rolle i den nye model. e) Håndtering af borgerhenvendelser? f) Myndighedsopgaver? g) Sparring? 12

13 9. Ordet frit. Vi har en stor produktion i funktionskontrakter, da der generelt bliver lavet meget overfladebehandling i disse kontrakter. Da markedet er meget presset p.t., bliver overfladebehandling ofte brugt som prispresser uden hensyntagen til de forskellige ob typer og bindemidler der findes, hvilket kan gøre en stor forskel i det færdige OB produkt og endelige løsning. Det er dermed den laveste fællesnævner der vinder i funktionskontrakter, som tiden ser ud nu og med de krav der bliver stillet i kontrakterne. Med mindre dette med tiden bliver forbedret, er vi ikke fortaler for funktionskontrakter. Som tidligere skrevet, er vi for de 4-årige rammeaftaler eller 1-årige udbud, hvor man i fællesskab går i dialog om den rette løsning. Det er et rigtig godt initiativ med dette spørgeskema og vi er glade for, at vi som entreprenører bliver taget med på råd. Vi håber at I finder den rette løsning for Horsens Kommune. 13

14 10. Asfaltentreprenørens anbefaling til Horsens Kommune. Se ovenstående pkt. 9. Firmanavn og underskrift: D.O.B I/S Rugårdsvej Brenderup Charlotte Nyeng 14