Vækst og Bæredygtighed

Transkript

1 Vækst og Bæredygtighed VÆKST OG BÆREDYGTIGHED

2 Indhold Indledning... 3 Nuværende kontrakter... 3 Afgrænsning af opgaven... 4 Data... 4 Mængder... 5 Vejkapital... 5 Servicemål/administrationsgrundlag... 5 Ressourcer... 6 Administrative ressourcer... 6 IT-understøttelse... 6 Økonomi... 6 Muligheder i fremtiden... 6 Udbud i Kontrakttyper... 7 Funktionskontrakter... 7 Partnering... 8 Rammeaftaler... 9 Omvendt udbud... 9 Samarbejder med andre kommuner... 9 Hvad siger markedet? Konklusion og Anbefaling/Indstilling

3 Indledning Holbæk Kommune har fire kontrakter på asfaltområdet, som vedrører de gamle kommuner inden kommunalreformen i Kontrakterne har en årlig værdi på ca. 23 mio.kr. (i 2017 tal) udløber fra medio 2018 til ultimo Kontakterne har en løbetid på mellem 11 og 15 år. De fire kontrakter er med til at sikre den nuværende vejkapital, som betyder, at borgerne kan færdes sikkert på kommunes vejnet. Kontrakternes samlede volumen medfører, at opgaven er udbudspligtig og at det er hensigtsmæssigt at udarbejde en fremtidig indkøbsstrategi. Da to af kontrakterne udløber i løbet af 2018, skal det ligeledes afklares, hvordan eller om området skal aftaledækkes frem til 31. december 2020, hvorefter der kan gennemføres et samlet udbud af opgaven. Dette notat beskriver de nuværende kontrakter, resultat af foreløbig markedsdialog samt en anbefaling til den fremtidige indkøbsstrategi. Notatet vedrørende alene de såkaldt sorte kontrakter, dvs. kontrakter vedrørende slidlag, belægning og lapning af huller på vejene og tillægsydelser relateret dertil. 1 Notat er udarbejdet af arbejdsgruppe bestående af to repræsentanter fra Vækst & Bæredygtighed Kommunal Drift og en repræsentant fra Koncernservice Indkøb, hvis fokus i strategien har været at opnå en fremtidssikret og fleksibel kontrakt. En samlet kontrakt hvor Holbæk Kommune får mere indflydelse, hvor vejkapitalen fastholdes og hvor der bl.a. tages hensyn til byudvikling og kommuneplan. Nuværende kontrakter 0 Område Leverandør kontraktstart kontraktslut Forlænges til Værdi A Gl. Holbæk Colas 1. juni maj 2018 Kan ikke forlænges ,00 B Gl. Tornved Pankas 1. september december december ,00 C Gl. JTS Colas 1. marts december december ,50 D Tidl. Amtsveje Colas 1. januar december december , ,50 Kontrakt A, Colas, vedligeholdelse af gammel Holbæk Kommunes vejnet: Gældende fra 1. juni 2003 til den 31. maj Det fremgår ikke af kontrakten, at den kan forlænges. Kontrakt B, Pankas, vedligeholdelse af (tidl.) Tornved Kommunes vejnet: Gældende fra 1. september 2004 til 31.december Kontrakten kan forlænges i op til 4 år med senest udløb den 31. december Der skal senest anmodes om forlængelse den 31. december Dette notat vedrører ikke de grønne kontrakter (fx renhold af veje, slåning af græsrabatter) og hvide kontrakter (snerydning). Der blev i 2015/2016 gennemført en potentialeafklaring vedr. det grønne område, som viste et muligt effektiviseringspotentiale på 4,5 mio.kr. En projektgruppe bestående af Klima- og miljøudvalget, medarbejdere og ledelse fra Vækst & Bæredygtighed samt 3F fandt efterfølgende de nødvendige interne effektiviseringer til implementering i De hvide kontrakter (snerydning) administreres på baggrund af kommunens vinterregulativ af Vej & Park. 3

4 Kontrakt C, Colas, vedligeholdelse af (tidl.) Jernløse, Svinninge og Tølløse Kommuners vejnet: Gældende fra den 1. marts 2006 til 31. december Kontrakten kan forlænges i op til 4 år med udløb den 31. december Der skal senest anmodes om forlængelse den 31. december Kontrakt D, Colas, vedligeholdelse af de tidligere amtsveje i Holbæk Kommune: Gældende fra 1. januar 2009 til 31. december Kontrakten kan forlænges i op til 4 år med senest udløb den 31. december Der skal senest anmodes om forlængelse den 31. december Afgrænsning af opgaven Følgende afsnit beskriver hvordan Holbæk Kommune er aftaledækket på vejområdet. De nuværende kontrakterne er alle funktionskontrakter. Entreprenørerne lægger nye slidlag og belægning, vedligeholder belægning og lapper huller på offentlige veje og udfører diverse tillægsydelser. Holbæk Kommunes egen Vej & Park afdeling har ligeledes små lappeopgaver, dog kun på fortove, stier og veje som ikke er indeholdt i kontrakterne. Vej og Park har ikke udstyr til større belægningsopgaver/udrulninger og såfremt Vej og Park ikke har kapacitet til at løse opgaverne, bliver funktionskontraktpart hyret ind til opgaven. Arbejdsgruppen gør opmærksom på, at såfremt opgaver, som ikke kræver maskiner inkluderes i det kommende udbud, vil det betyde en reduktion i opgaveporteføljen hos Vej og Park. Der er forskel på hvilke tillægsydelser og områder, der er indeholdt i de nuværende kontrakter: Afmærkning (3 kontrakter) Kantfyld og afretning (3 kontrakter) Afhøvling til afvanding (1 kontrakt) Vejbrønde/riste udskiftes evt. ved nyt slidlag (bygherreleverance) (3 kontrakter) Meterbrønde/dæksler til vandspindler (forsynings leverance) (3 kontrakter) Cykelbane inkluderet i kørebanen (4 kontrakter) Cykelstier afgrænset fra kørebanen (1 kontrakt) P-arealer (Delvis 4 kontrakter) Tilkobling til tilstødende veje (4 kontrakter) Følgende er ikke med i de eksisterende kontrakter, men det undersøges hvorvidt de kan inkluderes i det kommende samlede udbud i 2020: P-lommer uanset afgræsning til kørebane Asfalterede fortove Stier Det vil være hensigtsmæssigt, at inkludere tillægsydelser i det kommende udbud, således at alle områder i Holbæk Kommune håndteres ens. Alternativt kan nogle af tillægsydelserne (f.eks. fortove), udbydes som selvstændige eller være delaftaler eller optioner i det samlede udbud. Data Alle veje i de nuværende kontrakter er registreret som mængder og med tilstandsvurdering ud fra vejdatabase registrering i tidligere kommuner. Data er registreret i 2 vejdatabaser alt efter kontrakt. Data skal opdateres og veje bør have et hovedeftersyn umiddelbart inden udbud. 4

5 Alle nye veje (nyetablerede og nyerhvervede) og asfalterede p-arealer er endnu ikke tilstandsvurderet. Holbæk kommunes officielle vejregister ligger i dag i vejman.dk og er mængde-opdateret i forhold til veje og P-pladser. Der arbejdes på at få tilstandsvurderet fortovsbelægningerne inden udbuddet i Holbæk Kommune har på nuværende tidspunkt ikke registreret stier, derfor er der ikke et fuldt overblik over mængderne, tilstand og evt. efterslæb. Der differentieres mellem cykelbaner, som er en del af kørebanen og cykelstier afgrænset fra kørebanen med enten kantsten eller rabat. Billede 1 Cykelbaner er en del af kørebanen Billede 2 Cykelstier er adskilt fra kørebanen Mængder Holbæk kommune har følgende mængder på området: 870 km offentlig veje (ca. 850 km er med i de eksisterende funktionskontrakter) 311 km fortov med forskellige belægninger Den samlede mængde af cykelstier og cykelbaner kan ikke oplyses pga. manglende registrering P-arealer er ikke oprettet som arealer i databasen. Dette vil blive tilrettet inden et udbud. Vejkapital SAMKOM 2 har i en rapport fra marts 2016 med resultaterne af en landsdækkende analyse af kommunevejenes tilstand lavet en beregningsmodel for hvornår, der er balance mellem investeringsniveau og efterslæb på vejområdet. Når vejbelægningen har en restlevetid på 50 procent, er den anbefalede balance opnået. Det vurderes, at Holbæk Kommunes vejbelægninger har en restlevetid på 28 procent. Gennemsnittet for landets kommuner ligger på 41 procent. Dette indikerer, at Holbæk Kommune har et større efterslæb på dette område end landsgennemsnittet. Servicemål/administrationsgrundlag Administrationsgrundlag for vejdrift er godkendt af Udvalget for Klima og Miljø den 24. maj 2011 med administrative korrektioner i forhold til budget SAMKOM er et samarbejde mellem landets kommuner og Vejdirektoratet 5

6 Ressourcer Administrative ressourcer Kontrakterne er forankret i Vækst & Bæredygtighed Kommunal Drift. Bestillerteamet består af 5 medarbejdere. De nuværende ressourcer kan håndtere funktionskontrakter. Hovedeftersyn af vejenes tilstand varetages af 3. part. På 3 af de nuværende kontrakter afholdes udgiften af leverandørerne. På den sidste kontrakt afholder Holbæk Kommune selv den årlige udgift på ca. kr ,- (2016 tal). IT-understøttelse Holbæk Kommune benytter Vejman 3 som vejdatabase til styring af data samt funktionskontrakter. Derudover benytter vejteamet også NetGIS og Giv et praj. Sidstnævnte er bl.a. en app-løsning, hvor borgerne kan give et praj, hvis de oplever huller i vejen, vand på kørebanen mv. Beskeden modtages og håndteres i Kommunal Drift. Hvis henvendelsen omhandler veje indeholdt i funktionskontrakterne sendes disse direkte til leverandøren med henblik på udbedring. Økonomi Kontrakternes årlige værdi over kontraktperioderne på 11 til 15 år udgør ca. 23 mio.kr. (i 2017 tal). Der tilkøbes ydelser, som ikke er indeholdt i kontrakterne for ca. kr (i 2017). Det er f.eks. forstærkningsbehov og vejarealer, der ikke er indeholdt i funktionskontrakterne. Vej & Park udfører lappeopgaver m.v. for ca. kr årligt. Såfremt der opstår yderligere behov, dækkes de af enten anlægsmidler eller ekstrabevillinger. Muligheder i fremtiden Frem til 2020: Arbejdsgruppen anbefaler, at mulighederne for forlængelse af kontrakten vedrørende Gl Tornved ikke udnyttes. Begrundelsen for ikke at forlænge kontrakten er, at der er tale om funktionskontrakt, hvor funktionskravene er opfyldt ved den ordinære kontraktperiodes udløb, dvs. vejene har ved kontraktens udløb opnået den tilstand, der blev indgået kontrakt om. En forlængelse af kontrakten vil således ikke medføre en forbedring af vejnettet der vil kunne modsvare den betaling leverandørerne ville skulle have. Hvis funktionskontrakterne forlænges, vil der således ske en overbetaling til leverandøren. Arbejdsgruppen anbefaler i stedet at udbyde en samlet rammekontrakt med forskudt ikrafttræden. En samlet kontrakt vil have en årlig værdi på ca. 10 mio.kr. (i 2017 tal) baseret på priserne fra de tidligere funktionskontrakter. For kontrakten gælder, at der i tilbuddet skal gives en pris på vejvedligeholdelse af en allerede defineret liste med veje for år 1 af kontrakten. Endvidere skal tilbudsgiverne oplyse enhedspriser på øvrige ydelser, fx lapning, fortove og stier. 3 Vejdirektoratets vejdatabase 6

7 Udbud i 2020 Arbejdsgruppen anbefaler at foretage et samlet udbud i 2020 med kontraktstart januar I det følgende beskrives, hvilke muligheder der er: Kontrakttyper Funktionskontrakter En funktionskontrakt er en årig kontrakt med en entreprenør om at vedligeholde et vejnet efter nærmere fastsatte krav til vejenes tilstand (funktion). Kommunen betaler en fast årlig pris for arbejdet, dog reguleret med Danmarks Statistiks omkostningsindeks for asfaltarbejde, således at der tages højde for omkostningsudviklingen. Kommunen beskriver den tilstand vejene skal opfylde. Derudover beskriver kommunen særlige ønsker til materialevalg, udførelse og afhjælpningsforanstaltninger. Entreprenøren skal til enhver tid overholde de fastsatte krav, men er ellers fri til at bestemme hvordan og hvornår vejene vedligeholdes, Tilstanden på vejnettet registerets løbende af en uvildig tredjepart, således at det kan kontrolleres, at kravene overholdes. Vejene skal have en vis standard og det er entreprenørens opgave at sikre, at vejene bibeholder niveauer i kontraktperioden. Kontraktformen indeholder stor fleksibilitet for leverandøren i forhold til tilrettelæggelsen af vejvedligeholdelsen i kontraktperioden. Funktionskontrakter kan være en effektiv måde af indhente et eventuelt efterslæb på vejbelægningerne over en længere årrække. Samtidig opnår man på længere sigt en billigere drift ved at give en entreprenør mulighed for at optimere driften over en lang periode. Funktionskontrakter forudsætter, at servicemålene indenfor det relevante område er velbeskrevne. Idet vejvedligeholdelsen overgår til entreprenøren, kan kommunen spare ressourcer til planlægning og udførelse. Modellen indebærer en manglende fleksibilitet, idet potentielt store midler fastlåses over kontraktperioden. Kommunen specificerer det ønskede serviceniveau, men har ellers begrænset indflydelse på løsningsmetoder og udførelsestidspunkter. I byer er der mange interessenter ift. vedligeholdelse af veje. Der skal koordineres med mange ledningsejere, tages hensyn til borgere, trafik og byudvikling. Der er det ikke hensigtsmæssigt med funktionskontrakter pga. kompleksiteten. Fordele Vejkapitalen fastholdes når budget er sikret Entreprenør investerer i vejnettet Holdbare løsninger mindre vedligehold Ulemper Manglende økonomisk fleksibilitet Det faglige tilsyn er udliciteret Delvis manglende indflydelse Funktionspart planlægger og udfører opgaver Holbæk Kommune orienteres om opgaver Rådgivende 3. part gennemfører årligt hovedeftersyn Der afholdes årlige statusmøder hvor vejenes tilstand gennemgås 7

8 Partnering Partneringsaftaler er kendetegnet ved, at der udarbejdes fælles formål og succeskriterier og er baseret på tillid og samarbejde. En partneringaftale er en tillægsaftale til selve entreprisekontrakten. Den kan i princippet forenes med en hvilken som helst kontraktform. Tidlig inddragelse af alle parter er et nøglepunkt i partnering. Der indgås i partnering en forpligtende aftale mellem parterne, som fastslår hvilke fælles mål, man sammen vil stræbe efter at opnå, således at succeskriterierne er klare. Fælles mål kan f.eks. være fælles koordinering og økonomisk optimering. Der vil typisk være fælles aktiviteter fx kick-off workshops og evalueringsseminarer undervejs i forløbet. Fælles økonomiske interesser kan være aftaler om fordeling af risici og gevinster typisk med incitamenter til at finde bedre og/eller billigere løsninger undervejs. Kontraktformen kræver væsentligt flere ressourcer hos kommunen end øvrige kontrakttyper. Fordele Dialog og samarbejde i højsæde Mulighed for innovativ opgaveløsning Indflydelse på opgaverne Ulemper Højere transaktionsomkostninger Behov for mange ressourcer (interne og eksterne) Usikkerhed omkring fastholdelse af vejkapitalen på længere sigt Holbæk Kommune og leverandør gennemfører eftersyn af vejnettet Holbæk Kommune og leverandør indgår dialog om opgaveløsningen Leverandør udfører opgaver Holbæk Kommune og leverandør gennemfører tilsyn Hjørring modellen Hjørring Kommune udbød i 2016 en ny asfaltkontrakt for 400 km veje i Hjørring Kommune og 200 km veje i Frederikshavn Kommune (samlet kontraktværdi på 50 mio.kr.). Baggrunden for udbuddet var, at man ønskede et længerevarende samarbejde, udfordre de af branchen bestemt vejregler og få mere asfalt for pengene ved at lade leverandøren afprøve nye muligheder og belægninger. Kommune lægger dermed veje til leverandørens forsøg og det er ligeledes kommunen som bærer risikoen, hvis forsøgene fejler. Hvis forsøgene er en succes, er gevinsten tillægsopgaver til udførelse for leverandøren. Samarbejdet er endnu så nyt, at der ikke foreligger resultater og erfaringer. 8

9 Rammeaftaler Rammeaftale kan indgås for fx ét år ad gangen op til 4 år og indeholder enhedspriser. Kommunen kan med fordel garantere leverandøren asfaltarbejder for en vis sum for at sikre en god pris. Rammeaftalen bør være baseret på priser pr. ton/areal ud fra allerede defineret mindstekrav til vejstandarden. Ligeledes kan rammeaftalen indeholde fortove, stier mv. ved at der indhentes enhedspriser på tillægsydelser. Fordele Mulighed for korte kontrakter Valgfrit niveau af samarbejde/dialog mv. Økonomisk og faglig prioritering Ulemper Større transaktionsomkostninger Kræver yderligere interne ressourcer (tilsynsopgaven er hos ordregiver) Usikkerhed omkring fastholdelse af vejkapital på længere sigt Holbæk Kommune definerer hvilke opgaver der skal udføres Leverandøren udfører opgaver Rådgivende 3. part gennemfører årligt hovedeftersyn Holbæk Kommune holder løbende tilsyn med vejene Omvendt udbud Lejre Kommune har gennemført et asfaltudbud med budgetloft og prioriteret vejliste. Kommunen udbød en liste med veje. Entreprenøren fik oplyst den sum, de var garanteret at udføre arbejde for. Den entreprenør der kunne lave flest veje indenfor garantisummen vandt. Samarbejder med andre kommuner Et samarbejde på tværs af kommunegrænserne kan give en gevinst i form af stordriftsfordele og større faglig sparring. Forudsætningen for et samarbejde er, at der er geografisk nærhed mellem parterne og en klar samarbejdsaftale. Det vil ligeledes være optimalt, hvis kommunerne er enige om ens serviceniveauer. For at undgå dobbeltadministration i de deltagende kommuner, kan man indgå samarbejdsaftaler. Kommune Kontraktperiode Form Lejre Løbende Rammeaftale - omvendt licitation Odsherred Funktionskontrakt (og mindre partnering) Sorø Funktionskontrakt Ringsted Løbende Udbyder asfaltarbejder fra år til år Kalundborg Funktionskontrakt Det vurderes ikke at være muligt at indgå i samarbejde med nabokommuner på dette område på nuværende tidspunkt pga. de forskellige kontrakttyper og kontraktperioder, men der vil løbende blive fulgt op på muligheden for at samarbejde på tværs af kommunegrænserne og evt. udbyde samlet. 9

10 Hvad siger markedet? Projektgruppen har afholdt dialogmøder med 6 asfaltentreprenører. Munck Asfalt A/S, Colas A/S, NCC A/S, Pankas A/S, Lemmikainen A/S og Arkil A/S var inviteret ind til en uformel snak omkring markedet og deres erfaringer. Ligeledes har der været dialogmøder med Vejdirektoratet og Sweco, som begge rådgiver om vejvedligehold og udbud. Dialogmøderne blev holdt indenfor den samme spørgeramme, hvor der blev diskuteret emner som samarbejde, fordele og ulemper ved funktionskontrakter og partnering, fremtidens opgaveløsning, udbudstrends, udvikling i materialer og materiel, priser, konkurrence og kombinationskontrakter. Alle fik givet deres bud på den optimale samarbejdsform. Størstedelen anbefaler ikke funktionskonktrakter på trods af tydelige fordele for entreprenøren i form af f.eks. fleksibilitet. Kontraktperioderne på op mod 15 år er for lange. Der er meget hård konkurrence og priserne er efterhånden presset helt i bund. Dette har en stor betydning på kvaliteten i udførelsen, da der er en øvre grænse for hvor høje kvalitetskrav man kan stille i funktionskontrakt og mange kommuner har desuden ikke stillet høje kvalitetskrav men kun tilstandskrav. Hvor de gamle kontrakter havde karakter af at bibeholde vejkapitalen, ses det oftere nu, at asfalten smøres tyndere ud og vejkapitalen falder. En funktionskontrakt giver entreprenørerne mulighed for at afprøve nye produkter og være innovative i deres opgaveløsning, men mange er det ikke i praksis pga. den hårde konkurrence. Kontinuitet i kontrakterne forsvinder, da der naturligt sker udskiftninger på begge sider af bordet og et nyt samarbejde og relation skal opbygges på ny. Funktionskontrakter egner sig til asfalt på veje og stier og ikke til andet. De kommuner som har forsøgt at inkludere fortove har oplevet, at priserne var op til 300% højere, oplyser markedet. Priserne er bl.a. høje pga. arbejdet som udføres sammen med belægningsopgaven herunder kantstenslægning m.v. Entreprenørerne peger i stedet på kortere kontrakter som rammeaftaler eller partnering. I rammeaftalen ved man præcis, hvad man betaler for. Det er særdeles vigtigt, at bygherre er skarp på mængder, opdeling og præcise krav og beskrivelser. Det er endvidere muligt at få mange delelementer med i kontrakterne herunder fortove. Jo større mængder, der kan garanteres, jo skarpere priser vil man opnå. Der kan være fordele ved at dele landområder og byområder i hver deres kontrakt, hvis kravene er forskellige. Udover kontrakttyper og samarbejdsformer diskuterede vi også bæredygtighed. Der kan genanvendes opbrudt/afskrællet asfalt i ny belægning. Ift. vejreglerne er der grænser for hvor meget man kan bruge, men branchen tester løbende muligheder for mere genbrug, som sparer værdifulde, naturlige ressourcer og CO2 idet der også spares på transport nye råvarer. Hvad angår økonomi i kontrakterne og fastholdelse af vejkapitalen var en af anbefalingerne, at man primært sikrer vejkapitalen på veje med højeste vejklasse (f.eks. primære trafikveje). Alt i alt anbefaler branchen korte/mellemlange rammeaftaler med fokus på dialog og samarbejde. 10

11 Konklusion og Anbefaling/Indstilling Arbejdsgruppen anbefaler, at der frem til et fælles udbud, indgås en kort rammeaftale, hvor veje og udgifter er defineret på forhånd det første år (Lejre-modellen, se side 9) og bestilling via enhedspriser i rammeaftalen i resten af kontraktperioden. I 2020 skal opgaven udbydes som to kontrakter (evt. med delaftaler). I den forbindelse anbefaler arbejdsgruppen, at der i kontraktmæssig forstand sondres mellem land og by. 1. Rammeaftale (evt. med partnering) i byområder og funktionsaftale, landområder 2. Forskellige rammeaftaler (evt. med partnering) i hhv byområder og landområder Arbejdsgruppen anbefaler ikke partnering på nuværende tidspunkt, idet en sådan kontraktform vil kræve, at der skulle tilgå flere interne og eksterne ressourcer, som ikke giver mere værdi og højere vejkapital. Vækst og Bæredygtighed Kommunal Drift vil bruge perioden fra 2018 til 2021 til at opnå erfaringer med mere dialog og samarbejde og bruger de gode værktøjer fra partneringmodellen. De anbefalede kontraktkombinationer vil betyde, at der opnås større fleksibilitet og at Holbæk Kommune får mere indflydelse på opgaveprioriteringen samtidig med at vejkapitalen fastholdes. Anbefalingen er med forbehold for ændringer såsom indførelse af nye kontraktformer eller markedsændringer. Hvis rammeforudsætningerne ændrer sig væsentlig fra i dag vil indkøbsstrategien blive tilrettet. 11

12 VÆKST OG BÆREDYGTIGHED Kommunal Drift Kanalstræde Holbæk 12